135 Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp số 12

135 Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp số 12

Lời nói đầu

Hoạt động trong cơ chế thị trờng có điều tiết vĩ mô của nhà nớc, đồngthời chịu nhiều sự chi phối của nhiều quy luật khách quan của nền kinh tế thịtrờng các doanh nghiệp phải tự lấy thu bù chi và có lãi Để đạt đợc những yêucầu đó cần phải nâng cao công tác quản lý và hạch toán kế toán là một trongnhững công cụ có hiệu quả nhất Nó giám sát và quản lý chặt chẽ, phản ánhkhách quan quá trình sản xuất và giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đã đề ra:giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng lợi nhuận chodoanh nghiệp Trong đó chi phí NVL là yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng lớntrong quá trình sản xuất kinh doanh Sự biến động về nguyên vật liệu có ảnh h-ởng lớn đến các chỉ tiêu trên Do đó quản lý, hạch toán tốt nguyên vật liệucũng là một yếu tố chính trong công tác tổ chức hạch toán và quản lý chungcủa đơn vị để đạt đợc yêu cầu đã đề ra

Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu ở khoá học tôi viết chuyên đềnày hy vọng sẽ vận dụng đợc cơ sở lý luận vào thực tiễn, mong rằng sẽ gópphần nhỏ bé trong ý kiến của mình để hệ thống kế toán ngày càng hoàn thiệnhơn và phát huy tác dụng to lớn của nó trong thực tiễn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm có 3 phần:

Phần I: Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất

kinh doanh

Phần II: Thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp

số 12

Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện.

Tuy nhiên với thời gian và trình độ còn hạn chế nên quá trình nghiên cứu

sẽ không tránh khỏi những sai sót về lý luận cũng nh kiến thức Tôi rất mong

đợc sự góp ý của thầy giáo để bài viết đợc hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Phần I: Lý luận chung về kế toán vật liệu trong quá

trình sản xuất

1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

a Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Là một trong 3 yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất

để hình thành nên sản phẩm mới Do đó nếu thiếu vật t không thể tiến hành

đ-ợc các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và xây dựng nói riêng Trong quátrình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bịtiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không

có ảnh hởng to lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Sản xuất sẽ bị

đình trệ nếu không có nguyên vật liệu, nhng khi có rồi thì nguyên vật liệu đóphải đảm bảo quy cách, phẩm chất thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng đợc yêucầu đặt ra

Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thì chiếm một tỷtrọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm bởi vậy cần tập trungquản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ

và sử dụng nguyên vật liệu nếu hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừngmực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở

để tăng thêm sản phẩm xã hội Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí quantrọng không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất

b Yêu cầu quản lý:

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mòi nền sản xuất xã hội Tuynhiên do trình độ sản xuất khác nhau cho nên phạm vi mức độ và phơng phápquản lý cũng khác nhau Dới chế độ XHCN nền sản xuất ngày càng mở rộng

và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng những nhu cầu vật chất và vănhoá của mọi tầng lớp trong xã hội Việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiếtkiệm có kế hoạch ngày càng đợc coi trọng Công tác quản lý vật liệu là nhiệm

vụ của tất cả mọi ngời nhằm với sự hao phí ít nhất nhng lại thu đợc hiệu quảkinh tế cao nhất

Công tác hạch toán nguyên vật liệu ảnh hởng quyết định đến việc hạchtoán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác việc hạch toán giá thành thìtrớc hết hạch toán vật liệu cũng phải chính xác Xuất phát từ vai trò, đặc điểmcủa vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽvật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng Đó là một

trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp, luôn đợccác nhà quảnlý doanh nghiệp quan tâm Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, xuấtphát từ chức năng của kế toán, kế toán trong doanh nghiệp sản xuất cần thựchiện tốt các khâu sau:

- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầuquản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp hạchtoán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu vềtình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong qúa trình sảnxuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

2 Phân loại và đánh giá vật liệu.

a Phân loại vật liệu:

Để sản xuất ra sản phẩm các doanh nghiệp thờng phải sử dụng nhiềunguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng và tính năng lý hoáhọc khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp

đủ nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải nhận biết đợc từng thứtừng loại nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thểthuộc các ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trong các doanhnghiệp có sự phân chia khác nhau Song nhìn chung trong doanh nghiệp sảnxuất căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuấtkinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc dựathành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm )

Đánh giá vật liệu là xác định quá trình của chúng theo phơng pháp nhất

định Về nguyên tắc kế toán nhập xuất tồn kho vật liệu phải phản án theo giátrị vốn thực tế

* Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì giá thực tế là giá mua trên hoá

đơn (cha có VAT) + thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế (baogồm chi phí vật chất, bốc xếp bảo quản, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi, tiền phạttiền bồi thờng, chi phí nhân viên) - các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có)

- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tếgồm: giá thực tế vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia côngchế biến

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế làgiá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đếnnơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn

vị nhận gia công chế biến

- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tếvật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá vàcông nhận

- Phế liệu đợc đánh giá theo ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặcbán đợc)

* Giá vốn thực tế xuất kho.

Khi xuất dụng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá, vốn thực tếcủa vật liệu xuất cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau Việc tính giáthực tế của vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phơng pháp sau:

- Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ:

Giá thực tế xuất kho = số lợng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ

- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhậptrong kỳ: về cơ bản phơng pháp này giống phơng pháp trên nhng đơn giá vậtliệu đợc tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá thực tế vật liệu + giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ tồn đầu kỳ

Số lợng vật liệu số lợng vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Giá thực tế xuất kho = Số lợng x đơn giá bình quân

- Tính theo giá thực tế đích danh: phơng pháp này áp dụng cho những loạivật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho đ-

ợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhậpxuất và số lợng xuất kho theo từng lần nhập đó

- Tính theo giá thực tế nhập trớc xuất trớc:

Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho củatừng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theonguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc với lợng xuất kho lần nhập tr-

ớc, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trớc), đợc tính theo

đơn giá thực tế các lần nhập sau Nh vậy giá vật liệu tồn cuối kỳ chính là giáthực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng

- Tính theo giá nhập sau xuất trớc:

Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khixuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện cótrong kho vào lúc xuất sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giáthành thực tế xuất kho

- Phơng pháp giá hạch toán:

Giá hạch toán đợc sử dụng trong suốt cả kỳ hạch toán của doanh nghiệp.Cuối tháng điều chỉnh giá thực tế của số vật liệu xuât kho trong kỳ trên cơ sở

hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán:

Giá thực tế nguyên vật liệu Giá hạch toán Hệ số

xuất trong kỳ XNL xuất trong kỳ chênh lệch

Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tuỳ thuộc vào đặc điểm quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá của NVL có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu.

3 Tổ chức về kế toán chi tiết vật liệu

a Chứng từ sử dụng:

Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kếtoán vật liệu bao gồm:

Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)

Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)

Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT)

Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT)

Thẻ kho (mẫu 06 - VT)

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH)

Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03 - BH)

b Sổ chi tiết vật liệu

Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trongdoanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiếtsau:

- Thẻ kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển

bộ kế toán còn hạn chế

* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

-ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tìnhhình nhập xuất tồn giống nh phơng pháp trên

- ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tìnhhình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liêụ theo từng kho, trên cơ sở cácchứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên Phơng pháp này giảm đợc khốilợng ghi chép nhng việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp và nó chỉ thích hợp chonhững doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố trí riêngnhân viên kế toán chi tiết vật liệu

* Phơng pháp sổ số d:

- ởkho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn vềmặt số lợng, đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho

và số d theo chỉ tiêu số lợng

- ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho sử dụng cho cả năm

để ghi sổ tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu theo chỉtiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị

Phơng pháp này có nhiều u điểm: giảm bớt khối lợng công việc để kiểmtra giám sát thờng xuyên Tuy nhiên do chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị nênkhó kiểm tra về mặt số lợng mà phải xem số liệu trên thẻ kho Do đó nó đợc ápdụng ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên,nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao và trình độ chuyên môn của cán bộ tơng

đối cao

4 Kế toán tổng hợp vật liệu.

Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà sử dụng mộttrong hai phơng pháp sau:

a Phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp này ghi chép một cách thờng xuyên liên tục, nó đợc áp dụng

ở phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và thơng mại kinh doanh những mặthàng có giá trị lớn

* TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu

Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị

Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)Bên có: Giá thực tế NVL xuất kho

Chiết khấu hàng mua giảm giá và hàng mua trả lại

Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL

Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phơng pháp kiểm kê

Bên nợ: + Số tiền đã thanh toán cho ngời bán

+ Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng

+ Giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lạingời bán

+ Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảmtrừ vào nợ phải trả

+ Số tiền ứng trả trớc cho ngời bán, nhng cha nhận đợc hàng hoá lao vụ.Bên có: + Số tiền phải trả cho ngời bán

+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về khi cóhoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

D có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán

D nợ (nếu có) : số tiền đã ứng hoặc trả thừa cho ngời bán

TK 331 đợc mở theo dõi cho từng đối tợng cụ thể, từng ngời bán

TK 151 - Hàng mua đang đi trên đờng

Bên nợ: + Giá trị hàng đang đi trên đờng

+ Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

(theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

Bên có: + Giá trị hàng đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các

đối tợng sử dụng hay khách hàng

+ Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ

(theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng cha nhập kho

Ngoài ra còn có các TK liên quan nh:

Nợ 621, 627, 641, 642

Nợ 632

- Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:

Nếu xác định là của doanh nghiệp: Nợ 152

Có 338 (3381)Nếu thừa không phải của doanh nghiệp kế toán phản ánh vào TK 002 "vật

t hàng hoá nhận giữ hộ hoặc gia công"

- Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh

tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính nếugiá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính

Có 152 (chi tiết liên quan)

- Xuất kho vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài

Nợ 154 (chi tiết liên quan)

Nợ 111 - số bồi thờng vật chất đã thu

Nợ 334 - trừ vào tiền lơng

Ghi đen

Ghi đỏ

Nợ 1388 - số bồi thờng phải thu

Có 152+ Nếu cha rõ nguyên nhân phải chờ xử lý

Nợ 1381

Có 152

- Giảm do đánh giá lại Nợ 412

Có 152 (số chênh lệch giảm)

b Kế toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp này thờng áp dụng ở những đơn vị có nhiều chủng loại vật thàng hoá với qui cách mẫu mã rất khác nhau có giá trị thấp, hàng hoá vật txuất dùng thờng xuyên

Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán

Nhợc điểm: Độ chính xác về giá trị vật t hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị

ảnh hởng của công tác quản lý tại kho quầy bến bãi

Kế toán sử dụng TK 611 - mua hàng

TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật t hàng hoá mua vào vàxuất dùng trong kỳ

Bên nợ: + Kết chuyển giá thực tế vật t hàng hoá tồn đầu kỳ

+ Giá thực tế vật t hàng hoá mua vào trong kỳ

Bên có: + Giá thực tế vật t hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ

+ Giá thực tế vật t hàng hoá xuất trong kỳ

+ Giá thực tế hàng hoá đã gửi bán cha đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ

+ Chiết khấu mua hàng, hàng mua giảm giá trả lại TK 611không có số d và chia thành 2TK cấp 2

- Căn cứ giá thực tế vật liệu hàng mua đang đi đờng tồn cuối kỳ trớc đểkết chuyển vào TK 6111 lúc đầu kỳ.

Nợ 331, 111, 112

Có 611

Có 133+ Giá trị hàng mua trả lại do không đúng hợp đồng

Nợ 111, 112, 1388, 331

Có 611

Có 133+ Giảm giá hàng mua do kém phẩm chất

Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ đợc ghi sổ nh sau:

- Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ