66 Kế toán mua hàng và bán hàng cuả Công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn

66 Kế toán mua hàng và bán hàng cuả Công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn

lời nói đầu

Trong nền kinh tế nớc ta hiện nay đang vận động theo cơ chế thị trờng có nhiềuloại hình doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất vật chất và dịch vụ khác nhau

Các doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp, nông nghiệp tạo ra của cải vật chấtphục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng Các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựngtạo ra những công trình, hệ thống cơ sở hạ tầng cho xã hội Các doanh nghiệp thơngmại làm nhiệm vụ là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng Hoạt độngkinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu chuyển hàng hoá

Trong sản xuất hàng hoá, các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển đòi hỏi mỗidoanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi nếu không sẽ không thể đứngvững trớc sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác Muốn vậy các doanh nghiệp phải

tổ chức tốt nghiệp vụ kế toán về kế toán, phân tích tình hình và khả năng kế toán củachính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ đợc tình hình tài chính củamình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ

Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũngluôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác vàcác cơ quan quản lý của Nhà nớc, mối liên hệ này tồn tại một cách khác quan trongtất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loạivật t, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất vàtiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và

Từ đố có thể nói, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền vớicác nghiệp vụ kế toán Xuất phát từ vấn đề đó, qua quá trình thực tập tại Công tyTNHH t vấn trang trí nội thất & xây dựng Song Nguyễn, đợc sự hỡng dẫn nhiệt tìnhcủa cô giáo Phạm Thu Hiền và sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng kế toán Công

ty, tôi tiến hành ngiên cứu đề tài: Kế toán mua hàng và bán hàng cuả công ty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề kế toán của ngời mua và ngời bán

- Tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kế toán phải thu ở khách hàng và phải trả ngờibán

- Đề ra giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán

Đề tài tập trung nghiên cứu mối quan hệ giao dịch trong mua vật t bán sản phẩmhàng hoá theo phơng thức trả chậm và các nghiệp vụ kế toán phải thu của khách hàng

và phải trả cho ngời bán tại cty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng SongNguyễn

§Þa bµn nghiªn cøu: Cty TNHH t vÊn trang trÝ néi thÊt vµ x©y dùng SongNguyÔn

KÕt thóc nghiªn cøu: 16/6/2007

Phần I giới thiệu chung về cơ sở thực tập

I quá trình hình thành và phát triển của công ty

Cty TNHH t vấn xây dựng Song Nguyễn đợc thành lập từ năm 2005 đến nay

đã đợc 6 năm Trụ sở chính của cty nằm ở Hoàn Kiếm, Hà Nội

Tên Cty : Cty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn

Tên giao dịch: Song Nguyen construction – internal design and consultationcompany

ĐC: 28 Hàng Cân - Hoàn Kiếm - Hà Nội

ĐT: 048283722 Fax: 048283722

MST: 0101866966

II cơ cấu tổ chức quản lý của công ty tnhh t vấn trang trí nội thất và xây dựng song nguyễn

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của cty nên cty tổ chức bộ máy quản lý theomô hình trực tuyến chức năng Lãnh đạo cty là GĐ , giúp việc cho GĐ là PGD và các

tổ chức năng khác

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

- GĐ là ngời có quyền lực cao nhất, có trách nhiệm lớn nhất tại cty trớc ban lãnh đạocông ty tnnhh t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn Kế toán trởng là ngờichỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp trên, hoạch định chiến lợc cho cấp d-

ới thực hiện, là ngời bao quát toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị,thông qua cac phòng ban chức năng để từ đó đa ra các quyết định kinh doanh sángcho cty

2.2 Giảng Võ

Tổ bán Kim Mã Thành CôngTổ bán Thống NhấtTổ bán

- PGĐ là ngời giúp biệc chính cho cty trởng, cùng với chị em tổ kho làm công tácnghiên cứu thị trờng, thị hiếu của khách hàng, tìm hiểu nguồn hàng và mua hàng đểbán, dự trữ hàng hoá thời vụ, tổ chức bán ra đôn đốc khâu tiêu thụ để tránh hàng bịtồn đọng nhiều.

- Tổ kế toán tài vụ gồm 10 ngời, là một bộ phận không thể thiếu đợc của bất kỳ một

đơn vị kinh doanh nào và đối với cty cũng vậy Tổ kế toán làm nhiệm vụ ghi chép đầy

đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ hạch toán tại phòng ban kế toán có sự phâncông rõ ràng, mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc cụ thể và tất cả các thànhviên liên kết với nhau tạo thành chuỗi mắt xích quản lý vốn, tiền hàng, tài sản của cty,cung cấp các thông tin cần thiết và tham mu cho ban lãnh đạo đa ra các quyết định

đúng đắn trớc sự biến động liên tục của thị trờng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

- Tổ bán hàng gồm 39 nhân viên đợc chia làm 05 tổ bán hàng Các tổ bán hàng này

đ-ợc sắp xếp bán hàng theo ca và đều nằm dới sự chỉ đạo kinh doanh của ban lãnh đạo.Mỗi tổ bán hàng đều có một tổ trởng, phụ trách mọi công việc của tổ mình nh sắp xếpnhân lực, tổ chức đẩy mạnh bán ra, cùng anh chị em phấn đấu hoàn thành vợt mức kếhoạch đợc giao Các tổ bán hàng đều phải quản lý các mặt hàng về số lợng nhập, xuất,tồn thông qua việc kiểm kê định kỳ (3 ngày một lần)

- Tổ kho gồm 04 nhân viên, mọi việc của kho đều đợc tiến hành theo kế hoạch đề ra

và sự chỉ đạo của cấp trên nh là tiến hành nghiệp vụ dự trữ bảo quản hàng hoá tránhthất thoát hàng, chịu trách nhiệm trong từng lần nhập xuất hàng; tiến hành phân loạihàng hoá theo đúng chủng loại kích cỡ, sắp xếp hàng hoá gọn gàng để tạo thuận lợicho việc lấy hàng đợc dễ dàng nhanh chóng, tận dụng triệt để diện tích kho Ngoài ra

tổ kho còn làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, đề xuất các phơng án kinh doanh cholãnh đạo cty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

- Tổ bảo vệ gồm có 06 nhân viên làm nhiệm vụ giữ an ninh, bảo vệ tài sản, hàng hoátại các điểm bán hàng

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cty

Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của cty thực hiệncông tác tài chính kế toán của cty Để thực hiện đợc các chức năng nhiệm vụ kế toán,

bộ máy kế toán của cty đợc tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trởng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động công tác kế toán tại cty , làmnhiệm vụ theo dõi thu, chi hàng ngày của đơn vị thông qua quỹ tiền mặt Cuối thángtập trung kế toán kép, xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính của

đơn vị, kiểm soát trực tiếp tình hình kế toán tiền hàng cho nhà cung cấp, giúp banlãnh đạo trong kinh doanh nên có kế hoạch bán những mặt hàng gì?

- Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lơng (01 nhân viên): làm nhiệm vụ quản lý thu chiquỹ tiền mặt, séc Thống kê tình hình mua, bán hàng hoá tại cty, hàng ký căn cứ vàocác chứng từ có liên quan (bảng chấm công) kế toán sẽ tính lơng cho cán bộ, nhânviên Theo dõi các khoản vay ngắn hạn của ngân hàng và của cán bộ, nhân viên trongcty hàng tháng trên cơ sở đó tính lãi vay phải trả

- Kế toán theo dõi kho, chi phí và công nợ bán (01 nhân viên) sẽ làm các nhiệm vụsau:

+ Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá

+ Theo dõi toàn bộ chi phí phát sinh tong khâu mua, bán và quản lý kinh doanh+Theo dõi bán buôn hàng hoá cho các đơn vị trong nội bộ công ty, các đơn vịsản xuất kinh doanh, theo dõi xuất bán lẻ cho các quầy bán trong cty

+ Theo dõi công nợ phải thu

- Kế toán theo dõi công nợ mua (01 nhân viên): Theo dõi tình hình mua bán, kế toánvới nhà cung cấp

- Kế toán viên (01 nhân viên): Viết phiếu thu, phiếu chi, định khoản kế toán trênchứng từ thu, chi, làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 04 nhóm máy ở D2 Giảng Võ

- Kế toán quầy hàng đợc phân công nh sau:

Kế toán tr ởng

Kế toán

viên

Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền l ơng

Kế toán quầy hàng

kế toán công nợ bán, kho

và chi phí

kế toán công nợ mua

quầy kim Mã

Quầy Thống Nhất

Quầy Thành Công

Quầy D

2.1 Giảng Võ

Quầy D

2.2 Giảng Võ

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 05 nhóm máy ở D2Giảng Võ, nhặt tồn kho hàng tuần để kế toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo số lợngbán đợc

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy ThốngNhất và quầy May mặc quần áo

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy ThànhCông và quầy Mỹ phẩm ở D2 Giảng võ

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Kim Mã vàquầy đồ nguội ở D2 Giảng Võ

+ Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập trung (tình hình nhập, xuất, tồn tiềnthu từ bán hàng) toàn cty một tháng một lần khi các kế toán quầy lên cân đối chuyểnsang đồng thời tiến hành làm mã số, mã vạch các loại hàng hoá tại đơn vị

Tóm lại, các nhân viên kế toán đều phải theo dõi cập nhật hàng ngày tình hìnhtiêu thụ hàng hoá trong bán buôn và bán lẻ Giữa các bộ phận kế toán thờng xuyên có

sự trao đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp đợc chính xác

Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoá trong nội bộcty Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếuvới quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho Để phù hợp với đặc điểm

và quy mô kinh doanh và công tác kế toán đợc thuận lợi trong ghi chép và quản lý,cty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chứng từ

Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế toán tại cty TNHH t vấn trang trí nội thất

và xây dựng Song Nguyễn

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Ghi quan hệ đối chiếu

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếpvào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan Cuối tháng khoá sổ các Nhật kýchứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ và lấy số tổng cộng của các Nhật

ký chứng từ ghi vào sổ Cái Đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chitiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê đợc chuyển sangcác bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổhoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đối chiếu với

sổ Cái

Cuối kỳ kế toán khoá sổ ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết tong Nhật ký chứng

từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập bảng cân đối kế toán và cácbáo biểu kế toán khác

III Tình hình lĩnh vực kinh doanh và sp chủ yếu

3.1 Tình hình lao động

Lao động là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất, sự tác độngcủa yếu tố lao động đến sản xuất đợc thể hiện trên hai mặt đó là số lợng lao động vànăng suất lao động Trong từng thời kỳ nhất định thì số lợng lao động nhiều hay ít, cơcấu hợp lý hay không hợp lý đều ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Đối với ngành thơng mại thì yêu cầu về lao động đòi hỏi ở kinh nghiệm, hiểu biết vềthị trờng, nhạy bén trong kinh doanh…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất vàlà điều kiện quan trọng quyết định đến sự tồntại và phát triển của doanh nghiệp Vì vậy việc tổ chức lao động là một vấn đề cần chú

trọng và quan tâm theo dõi ở mọi thành phần doanh nghiệp nói chung và cty TNHH

t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn nói riêng Đánh giá chung về

tình hình lao động của cty đợc thể hiện trong biểu 1

Qua biểu 1 ta thấy do dặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên nhìn chungtổng số lợng lao động của cty luôn ổn định, qua các năm hầu nh không có sự thay đổi.Công nhân viên của cty chủ yếu là lao động trực tiếp, còn lại là lao động gián tiếpchiếm một số lợng nhỏ lao động nữ cũng chiếm một số lợng lớn trong tổng số lao

động so với lao động nam bởi vì ở bộ phận bán hàng cần sự khéo léo của các nhânviên nữ hơn

Qua biểu 1 ta thấy đội ngũ lao động của cty có chất lợng tơng đối cao, hầu hếtcác nhân viên của cty đều đã đợc đào tạo qua các trờng đại học, sơ cấp và trung họcchuyên nghiệp Đây là điều kiện thuận lợi để cty phát huy hơn nữa thế mạnh của mìnhtrên thị trờng

Biểu 1: Tình hình sử dụng lao động của cty năm 2005

STT Chỉ tiêu Số lợng (ngời)Năm 2005 Cơ cấu(%)

(Nguồn: cty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn)

3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của cty

Vốn là một trong những yếu tố quan trọng để tạo lập nên quá trình sản xuấtkinh doanh, vốn của doanh nghiệp đợc thể hiện qua các tài sản sử dụng trong kinhdoanh và đợc tạo thành từ các nguồn khác nhau

Qua biểu 2 “Tình hình tài sản và nguồn vốn của cty ta có thể đánh giá khái quátthực trạng tài sản và nguồn vốn của cty tại một thời điểm nhất định

Qua biểu 2 ta thấy tổng nguồn vốn cũng nh tài sản của cty năm 2006 so vớinăm 2005 tăng lên một lợng là 155.457.747 đồng tơng ứng với 10,17% Rõ ràng làquy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của cty năm 2006 lớn hơn năm 2005, cty đã

có rất nhiều cố gắng huy động vốn cho sản xuất trong năm Để cụ thể hơn ta có thểphân tích theo từng khía cạnh

Nếu phân tích ở khía cạnh tài sản: Trong cty TSLĐ và đầu t ngắn hạn chiếm tỷtrọng lớn và ngày càng tăng Nguyên nhân của sự gia tăng này là do sự tăng lên quámạnh của tiền, hàng tồn kho và các khoản phải thu Đối với các khoản phải thu vàhàng tồn kho thì thực sự đây là những nhân tố gây khó khăn, giảm sức mạnh tài chính

đối với cty, nhng sự tăng lên 255,41% của tiền thực sự đáng khích lệ vì nó sẽ là nhân

tố tạo nên sức mạnh cho cty trong việc kế toán

Phân tích theo khía cạnh nguồn hình thành vốn ta thấy nguồn vốn nợ phải trảchiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn và ngày càng tăng, trong đó nguồn vốn chínhphục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh là nguồn vốn vay ngân hàng thông quacác khoản nợ ngắn hạn Trong một thời gian phát triển cty không ngừng tích luỹ vàngày càng lớn mạnh tính đến năm 2005 nguồn vốn của cty đạt đợc là 1.683.979.995

đồng

IV Thị trờng tiềm năng

Cty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn chủ yếu bán spcủa mình cho thị trờng trong nớc đặc biệt là các tỉnh miền bắc: nh HN, HP, QN…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và Spcủa cty bán ra chủ yếu là cho các cty t nhân, các DN vùa và nhỏ cùng với một số DNnớc ngoài

v Quy trình công nghệ SXSP

SP của cty chủ yếu là nhập từ nớc ngoài về cùng vói đội ngũ công nhân viêncủa cty mua nvl về qua máy móc cty cùng với anh em công nhân chế tạo thành sp nh:thạch cao, sơn bả tờng…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và đúng tiêu chuẩn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.Cung với

đội ngũ t vấn khách hàng 24/24h của cty tạo độ tin cậy cao cho khách hàng đến vớicty

VI Thực trạng SX KD của cty qua 2 năm

Biểu 2: Kết quả sản xuất kinh doanh của cty qua 2 năm

- Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.4551.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455

2005, nhng doanh thu năm 2005 lại tăng so với năm 2004 Điều này chứng tỏ đứng

tr-ớc sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trờng ngày càng khắcnghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cty phải tăng các khoản chiphí nh: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đếntình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá Hơn nữa việc hợp nhấtkhoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng

đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đếnlợi nhuận trong kỳ giảm Vì vậy cty cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để

có những biện pháp điều chỉnh kịp thời

Phần II Thực trạng công tác mua hàng - bán hàng

tại doanh nghiệp

I Hình thức kế toán mua hàng bán hàng tại doanh ngiệp

Theo nghĩa chung nhất kế toán là việc dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ

về kimh tế, tài chính giữa bên phải trả và bên nhận tiền Trong đó các quan hệ về muabán, trao đổi đơn thuần không thuộc về quản lý tài chính mà chỉ có quan hệ về kếtoán bằng cách chấp nhận, từ chối, thởng phạt về vật chất thông qua mua bán có liênquan đến việc hình thành và sử dụng quỹ tiền tệ mới đợc coi là quan hệ tài chính Mỗimột doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh trên thị trờng đều phải đặt mìnhtrong mối quan hệ tài chính với nhiều tổ chức và đơn vị khác nhau Mỗi một quan hệmới ra đời là gắn liền với nó có một quá trình kế toán mới phát sinh, cho nên quan hệ

kế toán trong doanh nghiệp đợc hiểu là một loại quan hệ kinh tế xảy ra khi doanhnghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoảnvay nợ tiền vốn cho kinh doanh Mọi qua hệ kế toán đều tồn tại trong sự cam kết vay

nợ giữa chủ nợ với con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lựctrong thời hạn cho vay Tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh, cũng nh

sự mất cân đối thờng xuyên hoặc có tính chất thời điểm trong quan hệ cung cầu vềvốn cho hoạt động của doanh nghiệp luôn là những nguyên nhân làm nảy sinh cácquan hệ kế toán Nếu nh doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phásản, nếu nh loại trừ đợc các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì cóthể nhìn vào tính chất rộng lớn, đa phơng và phức tạp của quan hệ kế toán để đánh giámức độ tăng trởng của một doanh nghiệp trên thơng trờng Các quan hệ kế toán baogiờ cũng phải đợc theo dõi quản lý trên các góc độ khác nhau của khoản tiền nợ.Trong doanh nghiệp thờng có các loại kế toán sau:

- Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp phát sinh trong quá trình muasắm vật t, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ

- Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh trong quá trình doanhnghiệp tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ dịch vụ ra bên ngoài

- Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với ngân sách Nhà nớc phát sinh trong quá trìnhdoanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nớc về thuế và cáckhoản khác nh phí và lệ phí

- Quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh, phát sinh khi doanhnghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác Thuộc loại quan hệ này gồm

có các nghiệp vụ liên quan đến việc nhận hoặc góp vốn, thu hồi hặc trả vốn, phân chiakết quả

- Quan hệ kế toán nội bộ phát sinh giữa doanh nghiệp với ngời lao động trong doanhnghiệp và quan hệ giữa doanh nghiệp với chính các đơn vị trực thuộc hoặc giữa cácdoanh nghiệp thành viên với nhau

- Quan hệ kế toán với các đối tợng khác: gồm các mối quan hệ nh quan hệ kế toán vớingân hàng và các chủ tín dụng về các khoản tiền vay, thế chấp, ký quỹ, ký c ợc, quan

hệ kế toán các khoản phải thu, phải trả khác

Ii phơng pháp xác định giá trị thực tế của hàng xuất kho

Có rất nhiều tiêu thức để làm cơ sở cho việc phân loại các nghiệp vụ kế toán.Tuy nhiên dới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán thờng phân loại cácnghiệp vụ kế toán dựa trên các tiêu thức cơ bản sau:

Dựa vào đặc điểm của hoạt động kế toán, các nghiệp vụ kế toán có thể chia thành hailoại

+ Kế toán các khoản phải thu: Là bộ phận vốn của doanh nghiệp có trách nhiệm thuhồi Khoản này thờng phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụcho ngời thứ hai mà cha thu đợc tiền Nội dung các khoản nợ này bao gồm:

* Phải thu của khách hàng

* Phải thu nội bộ

* Tạm ứng

* Phải thu khác

* Chi phí trả trớc

* Khoản thế chấp ký quỹ, ký cợc

+ Kế toán các khoản phải trả: Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay hoặc đi chiếmdụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân và do vậy doanh nghiệp có trách nhiệm phải kếtoán Nội dung các khoản nợ phải trả bao gồm:

* Vay ngắn hạn, vay dài hạn

* Nhận ký quỹ, ký cợc

Căn cứ vào thời hạn kế toán có thể chia thành ba loại sau

+ Kế toán trả trớc: Là trả tiền trớc khi giao hàng một khoảng thời gian nhất định.Khoảng thời gian này tuỳ thuộc vào các bên tham gia Kế toán trớc tiền hàng có nghĩa

là bên mua ứng trớc tiền hàng cho chủ hàng, cấp tín dụng cho bên bán hàng trong mộtthời gian nhất định để bảo đảm việc nhận hàng theo mong muốn Thông thờng kếtoán theo phơng thức này ảnh hởng trực tiếp đến công nợ phải thu phải trả của ngờimua và ngời bán Trong trờng hợp này ngời bán sẽ đợc tạo điều kiện về mặt tín dụng

và đợc bảo đảm về kế toán Nhng về phía ngời mua thì ngợc lại, chịu rủi ro trớc mắt

về khoản tiền vốn bỏ ra trong tơng lai có giá trị hơn nhiều những gì mà họ bỏ ra trongthời điểm hiện tại

+ Kế toán trả ngay: Là việc trả tiền ngay khi giao hàng Phơng thức này bảo đảm tínhsòng phẳng trong quan hệ mua bán, song chỉ phù hợp với những nghiệp vụ có số tiền

kế toán nhỏ Với những nghiệp vụ có giá trị lớn thì phơng thức này không a thích lắmvì trên thực tế một doanh nghiệp thờng có nhiều hoá đơn cần đợc kế toán tại một thời

điểm, do đó họ có những khó khăn về mặt tài chính Hơn nữa tâm lý chung của nhàkinh doanh thờng gặp là bao giờ cũng mong kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh tốc độ luthông hàng hoá, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Do vậy các doanh nghiệp th-ờng chấp nhận các phơng thức khác, trong đó chủ yếu là phơng thức trả sau

+ Kế toán trả sau: Là việc kế toán sau khi giao nhận hàng một khoản thời gian nhất

định Nếu nh kế toán trả trớc là ngời bán đợc cấp tín dụng từ phía ngời mua thì kếtoán trả sau có tính chất ngợc lại, ngời mua đợc chiếm dụng vốn của ngời bán Mức

độ rủi ro với khoản phải thu này phụ thuộc vào khả năng tín dụng của ngời mua Dovậy ngời bán khi chấp nhận kế toán theo phơng thức này kèm theo một số điều kiện

về tín dụng khác đối với ngời mua

Đa số các doanh nghiệp hiện nay áp dụng phơng thức trả trớc và trả sau, trong

đó trả sau là chủ yếu Chính hai phơng thức này góp phần tạo nên các khoản nợ phảithu và nợ phải trả trong doanh nghiệp

Nhiệm vụ kế toán các nghiệp vụ kế toán

Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kinh doanhchi tiết theo từng đối tợng, từng kgoản nợ theo thời gian kế toán

Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phầnhành các khoản nợ phải thu và phải trả

Thực hiện giám sát chế độ kế toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật

kế toán tài chính tín dụng

Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ, tránh dây da công nợ

và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp

Kế toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hởng trực tiếptới hiệu quả của công tác này

Hoạt động kế toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tận khâu cuốicùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dới đây:

+ Trong quan hệ kế toán với các nhà cung ứng: sự chậm trễ kế toán gây ảnh h ởng đến kết quả sản xuất do hàng cung ứng chậm hoặc do tình trạng gián đoạn trongsản xuất gây ra

-+ Trong quan hệ kế toán với Nhà nớc hoặc cấp trên: các khoản kế toán không

đúng hạn hoặc gian lận trong kế toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây

ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (thu hồi giấy phépkinh doanh, bị phạt hoặc có thể bị truy tố trớc pháp luật)

+ Trong quan hệ kế toán với khách hàng: doanh nghiệp cần tránh để bị lạmdụng vốn, tăng nhanh vòng quay của vốn

+ Trong quan hệ kế toán với công nhân viên: việc kế toán đúng hạn tạo thuậnlợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức và trách nhiệm của ngời lao động

III phơng pháp bán hàng tại công ty tnhh t vấn trang trí nội thất và xây dựng song nguyễn

3.3.1 Một số quy định chung về kế toán

Hoạt động kế toán nói riệng và hoạt động kế toán tài chính nói chung đều phảituân thủ các nguyên tắc chung trong quản lý tài chính Các nghiệp vụ kế toán phảibảo đảm theo đúng quy định hiện hành về công tác quản lý tài chính Hoạt động kếtoán trong doanh nghiệp gồm hai loại, các hoạt động phải thu và các hoạt động phảintrả, và chúng phải tuân thủ theo các nguyên tắc hạch toán sau:

- Theo dõi kế toán từng đối tợng, từng khoản kế toán nhằm đôn đốc thực hiệnnghiêm chỉnh chế độ kế toán đúng hạn

- Cần có các biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả và thu hồi các khoản công

nợ kịp thời Chấp hành kỷ luật kế toán và thu nộp ngân sách, giải quyết dứt điểm cáckhoản công nợ dây da, tồn đọng, cần sử lý hợp lý các khoản công nợ khó đòi

- Phải kế toán đúng hạn quy định của Nhà nớc đối với các khoản nộp ngân sách

và đúng thời hạn ký kết trong hợp đồng mua bán giữa các doanh nghiệp với nhau

- Không đợc phép bù trừ số d cuối kỳ trong tài khoản kế toán số phải thu, phảitrả của các đối tợng khác nhau Mọi sai lầm trong ghi chép và quản lý việc kế toánlàm thiệt hại đến tài sản của đơn vị phải đợc xác định trách nhiệm vật chất và xử lýthoả đáng theo chế độ quy định

- Kế toán các nghiệp vụ kế toán phải phản ánh rõ ràng, chính xác các nghiệp vụphát sinh theo từng đối tợng, từng khoản kế toán ngăn chặn tình trạng vi phạm trong kếtoán và tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý.

3.3.2 Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ mau hàng bán hàng của cty

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp đều hình thành nên rấtnhiều mối quan hệ kế toán Trong phạm vi luận van này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ

kế toán chủ yếu là: Các nghiệp vụ kế toán với nhà cung cấp và kế toán với kháchhàng

3.3.2.1 Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kế toán với khách hàng (ngời mua)

- Quan hệ kế toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật t, hàng hoá, tàisản thanh lý, dịch vụ hàng hoá của mình theo phơng thức bán chịu hoặc phơng thứctrả trớc Số tiền khách hàng nợ đợc tính trong cơ cấu vốn lu động của doanh nghiệp cóthể chuyển hoá thành tiền trong thời hạn kế toán đã thoả thuận Khả năng tài chínhcủa khách hàng mua chịu có ảnh hởng rất lớn tới độ chắc chắn thu hồi số tiền nợ phảithu ở khách hàng Để tránh mất mát rủi ro do khách hàng mất hoặc giảm khả năng kếtoán nợ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác kế toán với khách hàng

- Chứng từ sử dụng: Các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kế toánvới ngời mua là:

+ Hoá đơn bán hàng

+ Phiếu xuất kho

+ Giấy báo có của ngân hàng

+ Hợp đồng cung ứng dịch vụ, hàng hoá

- Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình kế toán cáckhoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ Tài khoản này cũng đợc dùng để phản ánh các khoản phải thu của ng-

ời nhận thầu XDCB với ngời giao thầu về khối lợng công tác XDCB đã hoàn thành

- Nguyên tắc hạch toán

+ Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết cho từng đối tợng phải thu và ghi chéptheo từng lần kế toán Đối tợng phải thu là khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu vớidoanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận lao vụ, dịch vụ

+ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cungcấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt hoặc séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)

+ Trong kế toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản

nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thuhồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoạc có biện pháp xử lý

+ Mọi khoản kế toán với khách hàng đều phải đợc ghi chép, phản ánh vào sổ sách

kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo đúng phơng pháp, quy định

nh “hoá đơn giá trị gia tăng“, “hoá đơn kiêm xuất kho“, biên bản giao nhận hàng, cácchứng từ kế toán tiền hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếucông nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và

+ Đối với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiềnViệt Nam theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp,

kế toán cần phải kết hợp theo dõi cả các loại nguyên tệ trên sổ chi tiết theo từng đối ợng khách hàng có quan hệ kế toán thờng xuyên với doanh nghiệp

t Kết cấu và nội dung phản ánh

+ Số tiền còn phải thu của khách hàng

Tài khoản này có thể có số d bên có Số d bên có phản ánh số tiền nhận trớc hoặc

số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng của tài khoảnnày để ghi vào bên tài sản hoặc bên nguồn vốn

- Phơng pháp hạch toán

* Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ

Trờng hợp bán hàng thu tiền sau

+ Cung cấp dịch vụ hàng hoá cho ngời mua ghi:

Nợ TK 131: Tổng giá kế toán

Có TK 511: Giá bán cha thuế

Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra+ Các khoản thu nhập thuộc hoạt động tài chính, hoạt động khác cha thu đợc tiền

Nợ TK 131: Tổng giá kế toán

Có TK 711, 515, 121, 221: Số lãi hoặc giá gốc (giá bán cha thuế)

Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra+ Số doanh thu của khối lợng hàng bán bị khách hàng trả lại

Nợ TK 531: Doanh thu hàng bị trả lại

Nợ TK 333 (3331): Thuế của phần hàng bán bị trả lại

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Căn cứ vào văn bản xác nhận số tiền đợc giảm giá của lợng hàng dã bán chokhách hàng không phù hợp với quy cách, chất lợng trong hợp đồng, nếu khách hàngcha kế toán số tiền mua hàng, ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

+ Giảm nợ phải thu số triết khấu bán hàng thởng cho ngời mua, ghi:

Nợ TK 111, 112: Số tiền ngời mua đặt trớc

Có TK 131: (chi tiết đối tợng)

+ Khi giao hàng

Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng): Số tiền theo hoá đơn

Có TK 511, 515, 711: Giá trị của hàng hoá

Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp+ Phản ánh số tiền thiếu do khách hàng kế toán bổ sung

Nợ TK 111, 112, 113: Kế toán bổ sung

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Trờng hợp hàng không kế toán bằng tiền mà kế toán bằng hàng (theo phơngthức đổi hàng), căn cứ vào giá trị trật tự, hàng hoá nhập kho do đổi hàng (tính theo giátrao đổi ghi trong hợp đồng kinh tế) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng ghi:

Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

Đồng thời ghi vào bên nợ 004 – Nợ khó đòi dã xử lý (tài khoản ngoài bảng cân

đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu ngờimắc nợ số tiền đó

+ Khi truy thu đợc khoản nợ khó đòi đã xử lý, ghi:

Nợ TK 111: Tiền mặt

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Có TK 711: Các khoản thu khác

Đồng thời ghi có 004 – Nợ khó đòi đã xử lý

+ Phản ánh số tiền đặt trớc còn thừa trả lại cho khách hàng

Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng)

Có TK 111, 112, 311: Tiền thừa trả lại

* Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp

Các bút toán hạch toán cũng tơng tự nh doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng phápkhấu trừ, chỉ khác là tính trực tiếp cho TK 131 Các bút toán ghi nhận doanh thu hoạt

động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng ghi theo giá đã có thuế.Tài khoản 3331 không đợc sử dụng trong các bút toán này

- Sổ sách sử dụng

+ Hạch toán chi tiết: Các khoản kế toán đợc theo dõi trên sổ chi tiết kế toán vớingời mua Sổ chi tiết này cũng không mang tính chất bắt buộc về hình thức tuỳ theoyêu cầu của quản lý và việc cung cấp thông tin doanh nghiệp có thể mở và lựa chọnmẫu sổ phù hợp với doanh nghiệp mình Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tổng hợp

số liệu trên sổ chi tiết kế toán với ngời mua, lấy đó làm căn cứ để lập “bảng tổnghợp chi tiết kế toán với ngời mua”

+ Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ kế toán đợc vào sổ phù hợp, tuỳ theo tìnhhình thực tế và hình thức sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp

Sơ đồ : Hạch toán của tài khoản 131

TK 511 TK 131 TK521,531,532

Doanh thu bán sản phẩm hàng Giảm nợ phải thu khách hàng

hoá, cung cấp dịch vụ chiết khấu, giảm giá

Thu khác phát sinh phải thu Thu nợ bù trừ nợ phải trả

3.3.2.2 Hạch toán các nghiệp vụ kế toán với nhà cung cấp

Nghiệp vụ kế toán với các nhà cung cấp thờng xẩy ra trong quan hệ mua bán vật

t, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các ngời bán nghiệp vụ kế toán chỉ phát

sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phơng thức trả chậm tiền hàng hoặc trả trớc tiền

hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng Trong cả hai tình huống trên đều

dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với ngời bán sẽ nảy sinh một khoản tiền

nợ phải thu với nhà cung cấp

- Chứng từ sử dụng

Hạch toán tổng hợp và chi tiết công nợ phải trả, phải thu với các nhà cung cấp

đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng gồm: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, chứng

từ lập khi giao bán hàng, ứng trớc tiền, đặt cọc…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và, và các chứng từ kế toán tiền hàng

mua khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng gồm: phiếu chi, giấy

báo nợ hoặc sao kê báo nợ

- Tài khoản sử dụng

Tài khoản 331 – Phải trả ngời bán

Khoản phải trả ngời bán là giá trị các loại vật t, thiết bị, dụng cụ, công cụ, hàng

hoá, dịch vụ…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất vàmà doanh nghiệp đã nhận của ngời bán hay ngời cung cấp cha kế toán

tiền hàng kể cả khoản phải trả cho ngời nhận thầu vê XDCB hay sửa chữa lớn tài sản

cố định

- Nguyên tắc hạch toán

+ Phải chi tiết theo từng đối tợng phải trả và ghi chép theo từng lần kế toán

+ Trờng hợp mua hàng trả tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã trả qua ngân hàng) thì

không phản ánh vào tài khoản phải trả cho ngời bán

+ Mọi khoản kế toán với ngời bán hay ngời cung cấp đều phải đợc phản ánh vào

sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo đúng phơng pháp

quy định

+ Đối với khoản phải trả ngời bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt

Nam theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp

- Kết cấu và nội dung phản ánh

Bên nợ:

+ Số tiền đã trả cho ngời bán hay ngời cung cấp và ngời nhận thầu

+ Số tiền ứng trớc cho ngời bán

+ Số tiền ngời bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp

+ Giá trị vật t, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngờibán

+ Chiết khấu kế toán đợc ngời bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phảitrả

+ Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ngời bán

Bên có:

+ Phản ánh tổng số tiền hàng phải trả cho ngời bán

+ Số tiền ứng thừa đợc ngời bán trả lại

+ Các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả ngời bán

Số d có:

+ Số tiền còn phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu XDCB

+ Tài khoản này có thể có số d bên nợ – phản ánh số tiền đã ứng trớc cho ngờibán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho ngời bán theo chi tiết của từng đối tợng

cụ thể

- Phơng pháp hạch toán

* Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ

+ Khi mua vật t hàng hoá, tài sản cố định đa vào sử dụng nhng cha trả tiền thìcăn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213: Giá cha thuế

Nợ TK 133: Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá kế toán + Trờng hợp đơn vị có tiến hành đầu t XDCB theo phơng thức giao thầu từng bộphận, khi nhận khối lợng xây lắp hoàn thành bàn giao, căn cứ vào hợp đồng giao thầu,biên bản bàn giao, hoá đơn và khối lợng xây dựng cơ bản hoàn thành, kế toán ghi:

Nợ TK 241 (chi tiết công trình): Giá giao thầu cha có thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331 ( chi tiết đối tợng): Tổng giá kế toán + Khi nhận lao vụ, dịch vụ của ngời cung cấp sử dụng trực tiếp cho hoạt độngsản xuất kinh doanh mà cha trả tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 621, 627, 641, 642: Giá mua cha có thuế GTGT

Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá kế toán + Phản ánh số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua trả lại đợc ngời bánchấp nhận trừ vào số nợ phải trả

Nợ TK 331: Tổng số chiết khấu, giảm giá hàng trả lại

Có TK 152, 153, 156, 211, 213: Số chiết khấu, giảm giá hàng mua trảlại theo giá cha thuế

Có TK 133: Thuế VAT tính trên số chiết khấu, giảm giá hàng mua trả lại+ Khi kế toán tiền hàng cho ngời bán

Nợ TK 331: Số tiền đã kế toán

Có TK 111, 112, 311, 341: Kế toán bằng tiền mặt, tiền gửi, đi vay

Có TK 131: Kế toán bù trừ

* Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp

Các bút toán ghi cho TK 331 là tơng tự chỉ khác các bút toán ghi nhận giá trịvật t, hàng hoá, tài sản cố định mua vào, giá trị các khoản mua cha sử dụng trực tiếpcho hoạt động sản xuất kinh doanh là đợc ghi theo tổng giá kế toán (đã có thuế)

- Sổ sách sử dụng

+ Hạch toán chi tiết: Các khoản kế toán đợc theo dõi trên sổ chi tiết kế toán vớingời bán Tuỳ theo tính chất của đối tợng hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tinphục vụ quản lý mà kết cấu sổ đợc xây dựng một cách phù hợp Cuối tháng hoặc cuốiquý sổ chi tiết kế toán với ngời bán đợc tổng hợp số liệu và khoá sổ Căn cứ vào sốliệu này kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết kế toán với ngời bán

+ Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ kế toán đợc đa vào các sổ phù hợp tuỳ theohình thức sổ đợc lựa chọn trong doanh nghiệp

Sơ đồ : Hạch toán tài khoản 331

TK 111,112 TK331 TK 211,213

Trả nợ phải trả, ứng trớc tiền Mua chịu TSCĐ, phải trả cho

cho nhà cung cấp nhà cung cấp tài sản

TK 152,153,156 (611) TK241

Giảm nợ phải trả cho chiết khấu Mua chịu công trình XDCB

giảm giá, trả lại hàng mua phải trả ngời nhận tiền

TK152,153,156 (611) Mua chịu vật t hàng hoá

phải trả nhà cung cấp

TK 627, 641, 642

Mua DV chi cho kinh doanh

phải trả nhà cung cấp

TK 133 (1331)

Thuế GTGT đợc khấu trừ

iv các nghiệp vụ kế toán phát sinh mua hàng, bán hàng

+ Kế toán bằng tiền mặt: là hình thức kế toán trực tiếp các khoản mua bán, hợp

đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Hình thức kế toán này thực tế chỉphù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lợng nhỏ, đơn giản bởi đối với cáckhoản mua bán có giá trị lớn việc kế toán trở nên phức tạp, không bảo đảm an toàn vàhiệu qủa

Thông thờng hình thức này đợc áp dụng kế toán với các công nhân viên chức,với nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ

Kế toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình kế toán nh: kế toán bằng tiền ViệtNam, kế toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị nhtiền mặt và kế toán bằng vàng bạc, đá quý

+ Kế toán không dùng tiền mặt: Công việc kế toán chỉ liên quan đến hai bênmua và bán, trong kế toán không dùng tiền mặt (kế toán chuyển khoản) thì tiền thựchiện các chức năng kế toán không dùng tiền mặt (kế toán chuyển khoản) thì tiền thựchiện các chức năng kế toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng

Kế toán không dùng tiền mặtcó ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân,

nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp

Các hình thức không dùng tiền mặt để kế toán bao gồm các loại hình kế toán cơ bảnsau:

+ Kế toán bằng séc: séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn

vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để kế toán các khoản chi tiêu hoặc rúttiền mặt về quỹ Séc gồm 2 loại là séc tiền mặt và séc kế toán Séc tiền mặt là chứng

từ do đơn vị có tài khoản tại ngân hàng sử dụng để thay tiền mặt kế toán các khoảnchi tiêu, kế toán các hợp đồng mua bán, cung ứng

+ Kế toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tài khoảnphát hành yêu cầu ngân hàng trình tiền từ tài khoản tiền gửi của đơn vị để trả cho ngời

đợc hởng sau khi đơn vị đã nhận vật t hàng hoá dịch vụ Uỷ nhiệm chi chỉ thực hiệnkhi hàng hoá đã đợc chuyển giao, lao vụ đã đợc cung ứng.Uỷ nhiệm chi không thể

dùng để trả trớc, ứng trớc tiền hàng, trừ một số trờng hợp thể lệ kế toán hay ngân hàng

đồng ý

+ Kế toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là hình thức uỷ nhiệm của chủ tàikhoản ở cùng hoặc khác ngân hàng theo hợp đồng đã ký kết Hình thức này đợc áp dụngkhi các bên có tín nhiệm lẫn nhau trong quan hệ kinh tế

+ Kế toán bằng th tín dụng: Th tín dụng là th uỷ nhiệm của ngân hàng bên muacho ngân hàng bên bán trả tiền cho ngời bán hàng hay cung ứng lao vụ theo các điềukiện ghi trong th tín dụng và trong số tiền mà ngời mua đã ký gửi trớc ở ngân hàngbên mua Hình thức này chỉ áp dụng kế toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tạicác ngân hàng ở trong cùng một hệ thống, đặc biệt phát huy u thế trong kế toán quốctế

v hạch toán kế toán các nghiệp vụ

5.1 Các chỉ số về hoạt động kế toán của doanh nghiệp

* Vòng quay các khoản phải thu

Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thuthành tiền mặt của doanh nghiệp

Công thức:

Vòng quay các khoản phải thu = Số d bình quân các khoản phải thuDoanh thu thuần

Số d bình quân các khoản phải thu = Số d đầu kỳ + Số d cuối kỳ2

Vòng quay các khoản phải thu càng lớn, chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phảithu là tốt vì doanh nghiệp không phải đầu t nhiều vào các khoản phải thu (không phảicấp tín dụng cho khách hàng)

* Kỳ thu tiền trung bình

Kỳ thu tiền trung bình phản ánh số ngày cần thiết để thu đợc các khoản phảithu (số ngày của một vòng quay các khoản phải thu) Vòng quay các khoản phải thucàng lớn thì kỳ thu tiền càng nhỏ lại

Công thức:

Kỳ thu tiền trung bình = Vòng quay các khoản phải thu360

Tuy nhiên kỳ thu tiền trung bình cao hay thấp trong nhiều trờng hợp cha thể cókết luận chắc chắn mà còn phải xem xét lại các mục tiêu và chính sách của doanhnghiệp nh: mục tiêu mở rộng thị trờng, chính sách tín dụng của doanh nghiệp

* Mức tiết kiệm vốn trong kế toán do tăng số vòng quay các khoản phải thu nêndoanh nghiệp có thể tiết kiệm đợc một số vốn nhất định để sử dụng vào công việckhác.

Công thức:

Vtktt = M0360 * K1 - VttoVtktt: Giá trị vốn tiết kiệm đợc trong kế toán các khoản phải thu

Mo: Doanh thu thuần trong kỳ

K1: Kỳ thu tiền trung bình

Vtto: Số d trung bình các khoản phải thu kỳ báo cáo

5.2 Phân tích tình hình và khả năng kế toán của doanh nghiệp

Phân tích khả năng kế toán là xem xét tài sản của doanh nghiệp có đủ trang trảicác khoản nợ phải trả trong ngắn hạn hay không Để phân tích doanh nghiệp có thể sửdụng các chỉ tiêu sau:

* Hệ số khả năng kế toán tổng quát

Hệ số khả năng kế toán tổng quát = Nợ ngắn hạn và nợ dài hạnTổng tài sản

Hệ số kế toán tổng quát là mối quan hệ giữa tổng tài sản mà doanh nghiệp đang

sử dụng với tổng số nợ phải trả Nếu hệ số này < 1 là báo hiệu sự phá sản của doanhnghiệp, vốn chủ sở hữu bị mất toàn bộ, tổng tài sản hiện vó không đủ trang trả nợ màdoanh nghiệp phải kế toán

* Hệ số khả năng kế toán hiện hành

Hệ số khả năng kế toán hiện hành = Tổng TSLĐ và đầu t ngắn hạnNợ ngắn hạn

Hệ số khả năng kế toán hiện hành là công cụ đo lờng khả năng kế toán nợ ngắnhạn Hệ số này tăng lên cho thấy có thể tình hình tài chính đợc cải thiện tốt hơn hoặc

có thể hàng tồn kho bị ứ đọng…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và Vì vậy để phân tích chính xác cần nghiên cứu cáckhoản mục riêng biệt của tài sản lu động và nợ ngắn hạn

Thông qua phân tích khả năng kế toán của doanh nghiệp để có biện pháp đềxuất khắc phục tháo gỡ khó khăn nếu doanh nghiệp gặp phải những vớng mắc trong

kế toán công nợ

Phần Iii thực trạng công tác kế toán mua hàng, bán hàng tại công ty tnhh t vấn trang trí nội thất và

xây dựng song nguyễn

i Đặc điểm địa bàn nghiên cứu cty

1 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh tại cty

cty tổ chức kinh doanh tổng hợp về ngành nội thất và xây dựng nh: Ngành nộithất và xây dựng nhu sau: bột bả sơn sất thép …, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và.phục vụ cho các chủ đầu t xây dựng

Ngoài ra, cty còn có nhiệm vụ tổ chức quá trình nghiên cứu thị trờng, khai thácnguồn hàng, tổ chức bảo quản dự trữ hàng bán, đảm bảo chất lợng, tổ chức cung ứnghàng hoá cho các đơn vị trực thuộc khác của của công ty

Mạng lới kinh doanh của cty bao gồm 04 điểm bán:

+ Điểm bán chính tại 28 hàng cân – Hoàn Kiếm - HN

+ Điểm bán Kim Mã: 166 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội

+ Điểm bán Thống Nhất: 61 Đê La Thành, Hà Nội

+ Điểm bán Thành Công: Tại chợ Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

Phơng thức bán hàng tự chọn thu tiền trực tiếp gồm 03 Đại lý:

Đại lý sắt thép

Đại lý xi măng

Đại lý cung cấp về đồ nội thất

Tại 03 điểm bán trên thì chủ yếu bán lẻ là chính và mậu dịch viên thu tiền trựctiếp của khách hàng

- Nguồn mua hàng của cty: hàng hoá đợc mua từ rất nhiều nguồn hàng khác nhau, từcác thành phần kinh tế, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác nhau và theo nguyên tắcgiá mua cộng với chi phí trong khâu mua là thấp nhất, hàng mua phải có địa chỉnguồn gốc rõ ràng cộng với sự đảm bảo về chất lợng đặt lên hàng đầu Với cách thứcmua hàng nh vậy thì khâu quản lý và tiêu thụ hàng hoá tại cty khá thuận lợi, hàng hoáluôn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của ngời dân trên các khía cạnh nh: chất lợng hànghoá, giá cả hợp lý, mẫu mã hàng hoá…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và tạo ra một sự tin tởng đối với khách hàng khimua hàng tại đơn vị

- Cty thờng mua hàng với các hình thức sau:

+ Mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất: nh Công ty xi măng Hoàng Mai, Công

ty vật liệu xây dựng Hà Nội…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và

+ Mua trong nội bộ công ty: Trạm kinh doanh số 1, Trung tâm thơng mại ĐinhTiên Hoàng, …, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và

+ Mua qua các công ty thơng mại khác, các công ty TNHH, các nhà đại lý, cty

t nhân…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất vàkhông đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp đợcchính xác Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoátrong nội bộ cty Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho,

đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho Để phù hợp với

đặc điểm và quy mô kinh doanh và công tác kế toán đợc thuận lợi trong ghi chép vàquản lý, cty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung

2 Kết quả sản xuất kinh doanh của cty qua 2 năm

Biểu 3: Kết quả sản xuất kinh doanh cảu cty qua 2 năm

Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh

- Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.4551.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455

Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của cty đạt đợc năm 2004 cao hơn so với năm

2005, nhng doanh thu năm 2005 lại tăng so với năm 2004 Điều này chứng tỏ đứng

tr-ớc sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trờng ngày càng khắcnghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cty phải tăng các khoản chiphí nh: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đếntình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá Hơn nữa việc hợp nhấtkhoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng

đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đếnlợi nhuận trong kỳ giảm Vì vậy cty cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để

có những biện pháp điều chỉnh kịp thời

ii Phơng pháp nghiên cứu

2.1 Phơng pháp chung

2.1.1 Phơng pháp duy vật biện chứng

Là phơng pháp nghiên cứu các hiện tợng kinh tế xã hội trong mối quan hệ hữucơ tác động qua lại lẫn nhau để thấy đợc mức độ ảnh hởng của mỗi yếu tố đến tổngthể khách quan

+ Phơng pháp chứng từ: Là một phơng pháp thông tin và kiểm tra sự hình thànhcác nghiệp vụ kinh tế.

+ Phơng pháp đối ứng tài khoản: Là phơng pháp thông tin và kiểm tra quá trìnhvận động của tài sản theo loại hoặc từng bộ phận của tài sản

+ Phơng pháp tổng hợp cân đối kế toán: là phơng pháp khái quát tình hình tài sản

và kết quả kinh doanh của đơn vị hạch toán trong từng thời kỳ nhất định

- Phơng pháp chuyên khảo:Tham khảo và thu thập ý kiến nhận xét của ngời có kinhnghiệm cũng nh thông tin từ sách báo, tạp chí

Phần iV kết quả nghiên cứu

i Một số vấn đề chung về cty ảnh hởng đến công tác kế toán mua hàng và bán hàng

Cty TNHH t vấn trang trí nội thât và xây dựng Song Nguyễn là một công tyTNHH nên rất cần vốn để bổ sung cho vốn kinh doanh Vì vậy cty phải quản lýtình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và kế toán công nợ một cách chặt chẽ,chính xác để tránh những rủi ro, thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàngnhằm tăng hiệu quả kinh doanh Nhng trên thực tế, để tồn tại đợc trên thị trờngthì nhiều khi cty phải chấp nhận rủi ro, mạo hiểm Có những đơn vị khi cty đimua hàng phải đặt cọc tiền trớc để tạo sự tin cậy của mình với đơn vị bạn và cho

đến khi hết thời hạn đã ký kết trong hợp đồng thì mới lấy đợc tiền đặt cọc về ( òng là đối với những hàng hoá khan hiếm), còn tuỳ theo điều kiện thoả thuậntrong hợp đồng mà hàng tháng cty có thể nhận đợc số tiền lãi trích ra từ số tiền

th-đặt cọc do đơn vị bạn chi trả hoặc không Việc th-đặt trớc một lợng tiền lớn nh vậy

sẽ gây khó khăn trong việc quay vòng vốn cho cty Hơn nữa, do mang đặc điểmcủa nghành xây dựng , kinh doanh nhiều mặt hàng Đối với kế toán luôn cónhiệm vụ theo dõi, quản lý đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó Trong khi

đó điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác kế toán của cty cha đợc trang

bị đầy đủ, việc ứng dụng phần mềm kế toán máy của cty ch a thực sự hiệu quả

Điều này đòi hỏi rất lớn ở sự nỗ lực, khắc phục ở bộ phận kế toán ở cty , đặc biệt

là đối với kế toán kế toán luôn thờng xuyên theo dõi, chi tiết các khoản công nợcủa khách hàng, quản lý các nghiệp vụ theo hình thức kế toán Bởi mỗi một hìnhthức bán hàng thì cty sẽ lựa chọn một phơng thức kế toán cho phù hợp nhất mà cólợi cho cả hai bên, có thể là kế toán ngay hoặc kế toán trả chậm, chính vì vậyquản lý theo phơng thức kế toán sẽ giúp cty tránh đợc sự nhầm lẫn trong việc kếtoán với nhà cung cấp Nhng với số lợng khách hàng giao dịch lớn nh vậy cho nên

sự nhầm lẫn trong kế toán là điều mà cty không tránh khỏi

ii Hạch toán nợ phải thu của cty

2.1 Đặc điểm khách hàng của cty

Khách hàng của cty là ngời tiêu dùng và các chủ thầu xây dựng Có hai phơngthức bán hàng mà cty đang áp dụng đó là bán buôn và bán lẻ Đối với hình thức bán lẻthì chủ yếu bán cho khách hàng là ngời tiêu dùng, khách hàng sẽ kế toán trực tiếpbằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, còn đối với hình thức bán buôn thì khách hàng của ctythờng là các đơn vị hoạt động kinh doanh, kể cả các Bách hóa khác trực thuộc trongcông ty, các cơ quan Nhà nớc Với hình thức này sẽ giúp cho hàng hoá tiêu thụ nhanh,

tránh sự tồn động của hàng hoá vì khối lợng bán ra lớn đồng thời có tác dụng giữ mốiquan hệ làm ăn lâu dài và mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàngkhác nhau, từ đó có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của cty trênthị trờng Muốn vậy, cty phải thực hiện phơng thức bán hàng trả chậm, nhng để quayvòng vốn nhanh cty rất ít khi để cho khách hàng nợ dài hạn, tuỳ theo chữ tín trong kinhdoanh mà khách hàng phải trả chậm theo sự thoả thuận giữa hai bên, xác định nợ hẹnthời gian kế toán.

2.2 Một số quy định chung của cty đối với phơng thức bán hàng trả chậm

Cty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn trớc mọi hoạt

động kinh doanh cty Gđ là ngời quyết định đối với việc bán hàng trả chậm haykhông, để đi đến quyết định đó thì cty căn cứ vào sự tín nhiệm, độ tin cậy của mình

đối với khách hàng, thờng là những khách hàng có quan hệ mua bán qua lại với cty,khách hàng trong nội bộ công ty, các đơn vị hành chính Đối với khách hàng trongnội bộ công ty sẽ cung ứng đầy đủ số lợng hàng không giới hạn mức nợ tối đa, còn

đối với khách hàng ngoài công ty giá trị nợ sẽ giới hạn từ 10 triệu trở xuống Việcthu hồi công nợ sẽ do một nhân viên trong cty chuyên làm nhiệm vụ giao hàng chịutrách nhiệm, tuỳ từng thời điểm mà cty quy định thời gian kế toán khác nhau nh ngthông thờng là không quá 10 ngày Trong công nợ phải thu chứng từ phản ánh tạicác đại lý là phiếu thu Căn cứ vào phiếu thu kế toán đối chiếu với từng mã kháchhàng để phân bổ trực tiếp cho từng hoá đơn

Qua biểu 4 ta thấy tổng số nợ phải thu của cty tính đến cuối năm 2006 là243.652.905 đồng, trong đó công ty cổ phần siêu thị XNK TM VN là khách hàng nợcty nhiều nhất chiếm 41,57%, trong tổng số nợ tiếp theo là công ty vật liệu xây dựng– Hà Nội chiếm 41,09%, Bộ ngoại giao chiếm 6,30%…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và Các khách hàng này đều làkhách hàng có uy tín và có quan hệ làm ăn thờng xuyên với cty

Biểu 4 Các khách hàng nợ chính của cty tính đến cuối năm 2006

Đồng thời cần đánh giá kỹ những ảnh hởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuậncủa cty, để đánh giá mức độ rủi ro có thể gặp trong việc bán chịu cty cần xem xét cácyếu tố sau:

- Số lợng hàng hoá bán ra

- Giá bán hàng hoá

- Các chi phí phát sinh thêm do việc tăng các khoản nợ phải thu

- Các khoản chiết khấu chấp nhận

- Thời gian thu hồi nợ bình quân đối với các khoản nợ

2.3 Nội dung hạch toán các nghiệp vụ mau hàng bán hàng với khách hàng

a Trình tự hạch toán kế toán bán buôn qua kho

Theo phơng thức này hàng hoá đợc bán buôn trực tiếp tại kho của cty, thông ờng cty giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trớc Khi xuất hàng giao chokhách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làmcăn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp cty tiêu thụ Tất cảcác trờng hợp bán buôn dù đã thu đợc một phần tiền trớc hoặc cha thu đợc tiền đềuphản ánh trên tài khoản 131

th-Ví dụ: Ngày 09/01/2006 Xuất kho bán buôn cho cty TNHH thơng mại Minh

Hơng một lô hàng: Giá bán cha thuế 1.363.650 đồng (thuế GTGT 10%) Cha thu tiền.Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 099065 giao cho khách.