III. phơng pháp bán hàng tại công ty tnhh t vấn trang trí nội thất
i. Một số vấn đề chung về cty ảnh hởng đến công tác kế toán mua
2.3. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ mau hàng bán hàng với khách hàng
a. Trình tự hạch toán kế toán bán buôn qua kho
Theo phơng thức này hàng hoá đợc bán buôn trực tiếp tại kho của cty, thông th- ờng cty giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trớc. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làm căn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp cty tiêu thụ. Tất cả các tr- ờng hợp bán buôn dù đã thu đợc một phần tiền trớc hoặc cha thu đợc tiền đều phản ánh trên tài khoản 131.
Ví dụ: Ngày 09/01/2006 Xuất kho bán buôn cho cty TNHH thơng mại Minh H- ơng một lô hàng: Giá bán cha thuế 1.363.650 đồng (thuế GTGT 10%) Cha thu tiền. Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 099065 giao cho khách.
Biểu 1 : Mẫu hoá đơn bán hàng của cty.
Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 : giao cho khách hàng KQ/ 01 - B
Ngày 9 tháng 1 năm 2006 N9: 099065
Đơn vị bán hàng : Song Nguyễn
Địa chỉ : 28 Hàng Cân – HK - HN
Số tài khoản:……….
Điện thoại :………..Mã số :……….
Họ và tên ngời mua : cty TNHH Thơng mại Minh Hơng
Địa chỉ ……….Số tài khoản ………
Hình thức kế toán : 131…… .Mã số………
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1*2
1 Bóng đèn cái 30 8636 259.080
2 Bút điện cái 100 3182 318.200
3 Bóng đèn tuýp cái 30 16364 490.920
4 Dây điện Cuộn 50 5909 295.450
Cộng tiền hàng 1.363.650 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 136.365 Tổng cộng tiền kế toán 1.500.015
Số tiền viết bằng chữ : một triệu năm trăm nghìn không trăm mời lăm đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099065 ngày 09/01/2006 kế toán ghi: Nợ TK 131: 1.500.015 đồng
Có TK 511 : 1.363.650 đồng
Có TK 3331 : 136.365 đồng
Công ty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song nguyễn Mẫu số 01-VT
Mã số thuế: 0100106764-1 Phiếu xuất kho QĐ số 1141-TC/CĐKT
Cty: Ngày 9 tháng 1 năm 2006 Ngày 1-11-1995 của BTC
Số:……...65………
Họ tên ngời nhận hàng: cty TNHH thơng mại Minh Hơng Lý do xuất kho: Bán buôn
Xuất tại kho: 28 Hàng Cân – HK - HN
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (Sản phẩm hàng hoá)
Mã
số Đơn vị Số lợng Đơn giá mua Thành tiền
A B C D 1 2 3
1 Bóng đèn cái 30 7000 210000
2 Bút điện cái 100 2400 240000
3 Bónh đèn tuýp cái 30 13200 396000
4 Dây điện Cuộn 50 4800 240000
Cộng 1086000
Ngày……..tháng ……năm 2006
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản nh sau:
Nợ TK 632: 1.086.000 đồng Có TK 156: 1.086.000 đồng
- Trờng hợp bán buôn khi khách hàng mua với số lợng lớn, hoặc kế toán tiền hàng
trớc thời hạn thì cty có thể u đãi cho khách một khoản chiết khấu từ 1% - 2% cty sẽ chi bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ánh khoản này vào chi phí bán hàng.
Ví dụ: Ngày 05/02/2006 Tổng cục hậu cần mua một lô hàng trị giá xuất kho là 4.750.000 đồng. Giá bán cha thuế GTGT: 5.462.500 đồng (thuế GTGT 10%). Cha kế toán tiền. Do cha đến hạn kế toán nhng khách hàng kế toán bằng tiền mặt trớc thời hạn nên cty u đãi cho khách một khoản chiết khấu là 1% và chi ngay bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 131 : 6.008.750 đồng Có TK 511: 5.462.500 đồng
Có TK 3331: 546.250 đồng
Nợ TK 111: 6.008.750 đồng Có TK 131: 6.008.750 đồng Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 4.750.000 đồng Có TK 156: 4.750.000 đồng
Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán phản ánh vào sổ chi tiết phí: Nợ TK 641: 60.087 đồng
Có TK 111: 60.087 đồng
-Trờng hợp bán buôn phát sinh hàng bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất,
mặc dù rất ít phát sinh bởi khi giao hàng đều có sự kiểm tra của bên mua và cty luôn giữ đúng uy tín với khách. Tuy nhiên nếu có phát sinh hàng bị trả lại cty tìm cách thuyết phục khách đổi lô hàng khác thì việc hạch toán vẫn giữ nguyên, nhng nếu khách hàng không đồng ý thì cty phải chấp nhận nhận lại hàng và trả cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào khoản phải thu của khách hàng đó.
Ví dụ : Công ty Thanh Hà trả lại cho cty một lô hàng theo hoá đơn GTGT ngày12/01/2005, trị giá hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là 165.000 đồng, cty nhận lại lô hàng đó và nhập lại kho và chấp nhận trừ vào các khoản phải thu cho họ ( cty yêu cầu phải có biên bản kiểm nhận, kèm theo phiếu xuất kho của bên mua).
Kế toán hạch toán nh sau: Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 531: 150.000 đồng Nợ TK 3331: 15.000 đồng Có TK 131: 165.000 đồng Phản ánh hàng bị trả lại nhập kho: Nợ TK 156: 133.928 đồng Có TK 632: 133.928 đồng
Đồng thời phản ánh giảm doanh thu bán hàng: Nợ TK 511: 150.000 đồng
Từ định khoản trên, kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính : ngày tháng, số chứng từ, mã đối tợng, nội dung, số tiền theo đúng định khoản. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất.
Mẫu sổ chi tiết TK131 – Phải thu của khách hàng áp dụng tại cty nh sau:
Công ty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng song nguyễn
chi tiết công nợ
Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng khách hàng: Bách hoá Thanh xuân ( B01p )
Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Số d nợ đầu kỳ: 43254136 Chứng từ Diễn giải TK đ/ PS Nợ PS Có 03/03 HD 099273 511A209 2716334 03/03 HD 099273 333109 271634 03/03 HD 099274 511A209 1430208 03/03 HD 099274 333109 143022 04/03 PT 3003 Thu tiền bán bóng đèn 1111 13996824 05/03 PT 3007 Thu tiền hàng 1111 17370197 05/03 P T 3008 Thu tiền bán dây điện 1111 1344024 05/03 HD 099276 511A209 1221840
05/03 HD 099276 333109 122184 10/03 HD 099277 511A209 665040 10/03 HD 099277 333109 66504
31/03 PKT 03 đối trừ TK 331A 331A 9184336
Tổng phát sinh nợ: 6636776 Tổng phát sinh có: 41895381 Số d nợ cuối kỳ: 7995531 Ngày tháng năm .… … … Ngời lập biểu ( Ký, họ tên )
Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng theo dõi chi tiết công nợ phải thu của từng khách hàng, cụ thể đến từng số hoá đơn, từng số phiếu thu mà cty đã thu đợc. Từ sổ chi tiết TK 131 sẽ tập hợp vào sổ tổng hợp TK 131 để theo dõi tổng số nợ phải thu của nhiều khách hàng trong một tháng. Để theo dõi tổng số nợ phải thu của từng khách hàng cty theo dõi trên nhật ký chứng từ số 10, nhật ký chứng từ số 10 đợc mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau ( Trích mẫu sổ nhật ký chứng từ số 10).
Tổng ty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng song nguyễn
sổ tổng hợp tài khoản
Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Từ ngày: 01/03/2006 đến ngày: 31/03/2006
Số d nợ đầu kỳ: 371936203
TK đ/ Tên tài khoản Số phát sinh
Nợ Có
111 Tiền mặt 774.284.881
1111 Tiền mặt Việt Nam 774.284.881 113 Tiền đang chuyển 83.527.300
141 Tạm ứng 2.100.000
331 Phải trả cho ngời bán 74.917.782 331A Phải trả cho ngơì bán - Hàng KD 74.917.782 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc 57.197.324
3331 Thuế GTGT phải nộp 57.197.324 333109 Thuế GTGT đầu ra – Kho 1 57.197.324
336 Phải trả nộibộ 16.422.300
511 Doanh thu thuần 610.236.721 511A Doanh thu hàng kinh doanh 610.236.721 511A1 Doanh thu hàng kinh doanh – Bán lẻ 38.263.498 511A101 Doanh thu hàng KD - Tự chọn D2 36.871.088 511A111 Doanh thu hàng KD - D2 – Nguội 1.392.410 511A2 Doanh thu hàng KD - Bán buôn 571.973.223 511A209 Doanh thu hàng KD - Bán buôn - Kho 1 571.973.223 721 Các khoản thu nhập bất thờng 143 821 Chi phí bất thờng 390 Tổng phát sinh nợ: 669.534.188 Tổng phát sinh có: 949.152.653 Số d nợ cuối kỳ : 92.317.738 Ngày tháng năm… … … ngời lập biểu ( Ký, họ tên )
Sổ cái TK 131 là sổ tổng hợp đợc mở cho cả năm. Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 10, kế toán ghi vào dòng ‘’Tổng phát sinh Có” trên sổ Cái này và căn cứ vào các NKCT có liên quan để ghi vào phần phát sinh Nợ TK 131, đối ứng Có TK liên quan. Sau đó, kế toán cộng phát sinh Nợ, tính ra số d cuối kỳ.
Mẫu sổ:
Số d đầu năm Sổ Cái tài khoản 131
Nợ Có 145089340 TK ghi có Tháng1 Tháng2 Tháng 3 Cộng quý 141 2100000 2100000 333109 58078388 34485429 57197324 149761141 5113 2007381 2007381 511A101 95129505 52884476 36871088 184885069 511A111 27003000 175000 1392410 28570410 511A113 474201 474201 511A114 270000 270000 511A119 1350000 1350000 511A209 641961882 391292722 571973223 1605227827 721 143 143 Cộng PS nợ 824266976 480845008 669534188 1974646172 Cộng PS có 584645264 493619857 949152653 2027417774 D nợ cuối tháng 384711052 371936203 92317738 848964993 D có cuối tháng Ngày tháng năm… … …
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
b. Trình tự hạch toán kế toán bán buôn vận chuyển thẳng
Là hình thức bán hàng mà hàng hoá bán ra khi mua về không nhập vào kho của doanh nghiệp mà đợc chuyển bán thẳng cho ngời mua. Phơng thức này đợc tiến hành theo hai hình thức : bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng.
hàng, nhận hàng mua ở kho ngời bán và giao bán luôn cho bên mua ngay tại đó. Cả ba bên đều chứng kiến việc giao nhận hàng hoá, khi đã hoàn tất thủ tục bán hàng thì hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Sau khi nhận hàng mua cty bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, sẽ chở hàng đến cho bên mua tại địa điểm do hai bên quy định trong hợp đồng, hàng đợc xác định là tiêu thụ khi bên bán nhận đợc tiền hoặc giấy báo của bên mua thông báo đã nhận hàng và chấp nhận kế toán.
Nhìn chung, việc áp dụng hai phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng đã giúp cho cty tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, quá trình hạch toán kế toán đối với hình thức này thì không thay đổi so với hình thức bán buôn qua kho. cty vẫn phải qua các hoá đơn, chứng từ , sổ sách tơng tự nh với hình thức bán buôn qua kho.
iii. Các phơng thức thu hồi công nợ
cty có quan hệ kế toán với rất nhiều đối tợng khác nhau nên công tác thu hồi công nợ rất phức tạp, phơng thức kế toán đa dạng. Hiện nay cty sử dụng 3 phơng thức kế toán chủ yếu sau: kế toán bằng tiền mặt, kế toán bằng chuyển khoản (tiền gửi ngân hàng), kế toán bằng hình thức đối trừ.
Biểu 5: Phơng thức thu hồi công nợ (Quý I năm 2006).
Diễn giải Chỉ tiêu Giá trị (đồng) Cơ cấu (%)
Phải thu của khách hàng
Thu trực tiếp bằng tiền mặt 1.852.550.002 92,84
Thu qua NH bằng chuyển khoản 83.527.300 4,18
Thu bằng các hình thức khác 59.385.855 2,98
Tổng cộng 1.995.463.157 100
Qua bảng 5 “ phơng thức thu hồi công nợ “ ta thấy tổng số nợ phải thu đợc từ khách hàng là 1.995.463.157 đồng, trong đó thu bằng tiền mặt chiếm 92,84%, thu bằng chuyển khoản là 4,18%, còn lại 2,98% là thu bằng các hình thức khác nh đối trừ nợ. Do đặc điểm kinh doanh của cty chỉ bó hẹp trong phạm vi giao dịch, số lợng giao dịch nhỏ, đơn giản nên phơng thức kế toán chủ yếu ở đây là thu trực tiếp bằng tiền mặt.
Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ kế toán của ngời mua kế toán kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hoá đơn và chứng từ kế toán, kế toán sẽ lập phiếu thu và ghi ngay vào sổ quỹ. Phiếu thu đợc lập thành 2 liên: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và các sổ kế toán liên quan. Liên 2 giao cho ngời nộp tiền để dùng làm chứng từ gốc kế toán với nơi chi tiền.
Mẫu phiếu thu áp dụng ở cty nh sau:
Cty TNHH t ván trang trí
Nôi thất và xây dựng song nguyễn Số phiếu 2004 Liên 1
Tài khoản 1111
Phiếu thu Tài khoản đ/ 131 Ngày 10/02/2006
Họ tên ngời nộp: Nguyễn Thị Thu
Địa chỉ: Công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội Về khoản: Thu tiền màn hợp đồng 099169 Số tiền: 511.210 đồng
Bằng chữ: năm trăm mời một nghìn hai trăm mời đồng Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đối với các đơn vị thuộc nguồn vốn ngân sách cấp thì có thể thu chuyển khoản qua ngân hàng bằng giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách.
Mẫu c2 .02/KB
Số 12 Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách
Kiêm chuyển khoản, chuyển tiền, th, đIện, cấp séc bảo chi
Lập ngày 25/4/2006
Đơn vị mua hàng trả bằng nguồn ngân sách cho cty Giảng Võ
Tạm ứng Thực chi
(Khung nào không sử dụng thì gạch chéo) Đơn vị trả tiền: Ban QL các khu chế suất – Hà Nội
Số TK: 31101250
Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công th- ơng – Hà Nội
Đơn vị nhận tiền: cty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn
Địa chỉ: 28 Hàng Gân – HK - HN Số TK: 71000A807
Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công th- ơng – Hà Nội
Phần do KBNN ghi Nợ TK:
CóTK:
Nội dung kế toán C L K M Số tiền
Trả tiền mua vật dụng hành chính
4/2006 HĐ 035721,035722,037523 105 13 01 10 1.039.000 Cộng 1.039.000
Đơn vị trả tiền KBNNA ghi sổ ngày 28/4/2006 KBNNB ghi sổ
KT trởng Chủ TK KT KTtrởng Giám đốc KT KTtrởng Giám đốc KT
Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách sẽ đợc đơn vị trả tiền gửi đến ngân hàng có số tài khoản của mình ở đó, yêu cầu ngân hàng chuyển số tiền cần trả đến cho đơn vị nhận tiền có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng giao dịch. Sau đó căn cứ vào giấy báo số d khách hàng của ngân hàng kế toán ghi giảm nợ cho đối tợng nợ và ghi tăng tài khoản theo dõi tiền gửi cho đơn vị thu nợ.
Sở giao dịch I giấy báo số d khách hàng
CN: 106
TK: 710A00807 Trang 311 Công ty TNHH t vấn trang trí nội thất
Và xây dựng Song Nguyễn Ngày 28/4/2006 Lãi suất 0,200% tháng Ngày PS trớc Tích số: 607.191.445.490
Số bút toán Số chứng từ Doanh số nợ Doanh số có
Số d đầu ngày Trả lãi tiền gửi Tiền luỹ tháng Tiền luỹ năm Cộng ngày Số d cuối ngày 222.984.968 2.103.806.702 1.499.460.301 1.039.000 2.113.849 3152.849 1.502.613.150
Các hình thức kế toán còn lại nh bù trừ nợ với các đơn vị nội bộ trong công ty hoặc các khách hàng có quan hệ trao đổi mua bán qua lại với cty. Căn cứ vào các văn bản, hợp đồng kế toán ghi vào các tài khoản có liên quan. Ta có thể khái quát các hình thức kế toán qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: các hình thức kế toán chủ yếu.
Sự thể hiện các phơng thức kế toán trên các tài khoản đã nói lên việc thu hồi công nợ của cty diễn ra đa dạng dới nhiều hình thức đảm bảo thu hồi công nợ.
TK131 TK111 TK112 TK131 1852550002 1852550002 83527300 83527300 59385855
Số tiền trên các phiếu thu
59385855
Số tiền ghi trên giâý báo có
iv. Hạch toán các nghiệp vụ kế toán với ngời bán
Cty TNHH t vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nghuyễn là đơn vị kinh doanh