42 Kế toán thành phẩm, Kế toán bán hàng, ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà

42 Kế toán thành phẩm, Kế toán bán hàng, ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà

Lời mở đầu

Những năm gần đây nền kinh tế nớc ta đã có những bớc phát triển mạnh

mẽ, thu hút nhiều nhà đầu t lớn có tầm cỡ trên thế giới và trong khu vực Đó lànhờ một phần không nhở của công cuộc đổi mới quản lý kinh tế Đi đôi với nó làhàng loạt các chính sách, chế độ thể lệ về Tài chính kế toán cũng không ngừng

đợc hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý và mang tính thời đại

Nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh khốc liệt của nó đòi hỏi các doanhnghiệp phải kinh doanh có lãi, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều rất năng

động Họ không chỉ thực hiện nghành nghề sản xuất kinh doanh của mình nhdoanh nghiệp sản xuất không chỉ đơn thuần là sản xuất mà họ còn xâm nhậpvào mọi lĩnh vực nh mua - bán để kinh doanh kiếm lời Vì vậy đối với các doanhnghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh , muốn tồn tại và phát triển thì phải tổchức tốt nghiệp vụ bán hàng, đảm bảo thu hồi vồn và có thể quay vòng vốnnhanh, bù đắp các chi phí bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, tăngsức cạnh tranh của mình trên thơng trờng

Hoạt động sản xuất kinh doanh là quá trình thực hiện các nghiệp vụ mua,bán, dự trữ, bảo quản hàng hoá Mỗi nghiệp vụ này đều có những ảnh hởng nhất

định đến quá trình sản xuất kinh doanh song bán” là khâu có ảnh hởng trực tiếp

đến kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn tồn tại thì phảitiêu thụ đợc hàng hoá hoặc sản phẩm của mình Mặt khác mục tiêu của doanhnghiệp là không ngừng mở rộng phạm vi, quy mô hoạt động muốn vậy phải cótích luỹ, vì thế việc xác định chính xác kết quả bàn hàng và kết quả kinh doanhnói chung là vấn đề đặc biệt quan tâm, chú trọng

Để có thể tổ chức công tác kế toán thành phẩm - bán hàng - xác định kếtquả bán hàng, thì kế toán thành phẩm bán hàng - xác định kết quả giữ một vaitrò hết sức quan trọng Vì vậy phần hành kế toán này phải đợc tổ chức một cáchhợp lý và khoa học, đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp , góp phần nângcao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn trên tôi đã lựa chọn nghiên cứu chuyên đề

Phần III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế

toán thành phẩm - bán hàng ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà

Phần I

Lý luận chung về kế toán thành phẩm và kế toán bán

hàng - doanh nghiệp

1 ý nghĩa của việc tổ chức kế toán thành phẩm bán hàng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán đợc sử dụng nh một công cụsắc bén và có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọihoạt động sản xuất kinh doanh trong một đơn vị Kế toán thành phẩm và kế toánbán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của kế toán trong doanh nghiệpcông nghiệp Hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp trongmột thời kỳ do vậy công tác kế toán thành phẩm bán hàng - là một yếu tố kháchquan

áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để tổ chức kế toán thành phẩm khoahọc hợp lý đúng chế độ tài chính kế toán của nhà nớc, đảm bảo phản ánh chínhxác trung thực khách quan tình hình nhập xuất kho thành phẩm Tình hình thựchiện kế hoạch bán hàng - tại một thời kỳ sản xuất

Thông thờng trong doanh nghiệp công nghiệp những sản phẩm hàng hoásản xuất ra đợc tiêu thụ ngay có thể là bán hàng thẳng cho ngời tiêu dùng, cũng

có thể giửi bán qua các đại lý Ta thấy rằng sản phẩm là kết quả của quá trìnhsản xuất nên đặc điểm của sản phẩm sẽ chịu ảnh hởng trực tiếp của đặc điểmquy trình sản xuất ra nó Nếu các doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất ra các sảnphẩm lên tục , sản phẩm nhiêu chủng loại, khối lợng lớn chu kỳ sản xuất ngắn ,việc sản xuất ít phụ thuộc vào thời vụ và thiên nhiên thì sản phẩm đó sau khi

đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ đợc nhập kho

2 Khái niệm thành phẩm bán hàng :

Các doanh nghiệp sản xản xuất làm ra các loại sản phẩm để đáp ứng nhucầu của nền kinh tế Các sản phẩm đó đợc gọi là thành phẩm Nói một cách đầy

đủ hơn thành phẩm là sản phẩm đã đúc kết quy trình công nghệ sản xuất dodoanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến , đã đợc đen bán hoặcnhập kho để bán

Sản phẩm nói chung là kết quả của quá trình sản xuất chế tạo ra nó, cóthể là thành phẩm nhng cũng có thể cha phải là thành phẩm Ví nh trong sảnxuất công nghiệp chỉ sản phẩm của bớc công nghệ cuối cùng của doanh nghiệp

và tiêu chuẩn kỹ thuật mới đợc coi là thành phẩm , còn sản phẩm của các bớccông nghệ , các giai doạn sản xuất trớc đó chỉ mới là nửa thành phẩm Trongxây dựng cơ bản thành phẩm chỉ là công trình đã hoàn thành bàn giao vào sửdụng , còn sản phẩm thì bao gồm cả công trình đã đợc bàn giao và cả công trìnhhoàn thành theo giai đoạn quy ớc đợc nghiệm thu Trong sản xuất nông nghiệpthờng thì sản phẩm cũng chính là thành phẩm

Thành phẩm của doanh nghiệp đợc đem bán thu hồi vốn thực hiện quátrình tái sản xuất tiêu thụ thành phẩm hay còn gọi là bán hàng , là quá trình trao

đổi để thực hiện giá trị của hàng” (thành phẩm) tức là chuyển hoá vốn củadoanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (hàng  tiền) Ngoàithành phẩm là bộ phận chủ yếu hàng đem tiêu thụ có thể là hàng hoá , vật t haylao vụ dịch vụ cung cấp cho khách hàng Hàng” cung cấp để thoả mãn nhu cầucủa các đơn vị khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp đợc gọi là

tiêu thụ ra ngoài Trờng hợp thành phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ cung cấp giữacác đơn vị trong cùng một công ty , một tập đoàn đợc gọi là tiêu thụ nội bộ.

Doanh nghiệp luôn luôn quan tâm đến thành phẩm của mình trên cả haimặt hiện vật và giá trị Hiện vật đợc thể hiện cụ thể bằng số lợng (hay khối lợng)hay chất lợng nhập kho hay giá vốn của thành phẩm đang bán Nghiệp vụ bánhàng lại liên quan các khách hàng khác nhau , các phơng thức bán hàng, các thểthức thanh toán

Nhiệm vụ và yêu cầu quản lý :

* Yêu cầu :

- Nắm chắc sự vận động của từng loại thành phẩm hàng hoá trong quá trìnhnhập xuất tồn kho trên các chỉ tiêu số lợng , chất lợng và giá trị

- Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thànhtoán, từng loại thành phẩm tiêu thụ và từng khách hàng

* Nhiệm vụ :

- Tổ chức theo dõi , phản ánh chính xác , đầy đủ kịp thời và giám đốc chặtchẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm hàng hoá trêncác mặt hiện vật cũng nh giá trị

- Theo dõi , phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình tiêu thụ , ghi chép kịpthời , đầy đủ các khoản chi phí bàn hàng , thu nhập bán hàng cũng nh chi phí vàthu nhập hoạt động khác

3 Kế toán thành phẩm hàng hoá :

a Chứng từ hạch toán chi tiết thành phẩm :

Chứng từ sổ sách mọi nghiệp vụ biến động của thành phẩm đều phải đợcghi chép phản ánh vào chứng từ ban đầu theo đúng nội dung quy định Cácchứng từ chủ yếu, phiếu nhập kho , phiếu xuất kho , hoá đơn kiêm phiếu xuấtkho , biên bản kiểm kê (xem chế độ chứng từ kế toán” - Ban hành theo quyết

định 1141 TC/CĐKT của Bộ Tài chính ngày 01/11/1995) Trên cơ sở chứng từ

kế toán về sự biến động của thành phẩm để phân loại tổng hợp và ghi vào sổ kếtoán thích hợp

Sổ sách bao gồm : Thẻ kho, sổ chi tiết thành phẩm, sổ số d, sổ đối chiếuluân chuyển

b Kế toán chi tiết thành phẩm :

Kế toán chi tiết thành phẩm đợc theo dõi đồng thời giữa kho và phòng kếtoán để ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho theo từng loại, thứ thành phẩm

về cả mặt số lợng, giá trị Doanh nghiệp có thể vận dụng các phơng pháp hạchtoán chi tiết : Phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ số d, phơng pháp sổ đốichiếu luân chuyển

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê tổng hợp

N- X- t

Đối chiếu kiểm tra

+ Ưu điểm : Ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu

+ Nhợc điểm : Việc ghi chép gữa kho và phòng kế toán còn chùng lặp về chỉtiêu số lợng Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng

do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán

+ Phạm vi ứng dụng : áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủngloại thành phẩm , khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập , xuất ít , không thờngxuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :

+ Nội dung :

Sơ đồ 2: kế toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp sổ

đối chiếu luân chuyển

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

+ Ưu điểm : Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lầnvào cuối tháng

+ Nhợc điểm : Việc ghi sổ vãn còn chùng lặp giữa kho và phòng kế toán vềchỉ tiêu hiện vật , về việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉtiến hành vào cuối thàng mà hạn chế tác dụng kiểm tra

+ Phạm vi ứng dụng : áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất cókhông nhiều nghiệp vụ nhập xuất , không bố chí riêng nhân viên kế toán chi tiết

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Chứng từ

nhập

Bảng kê xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê

nhập

thµnh phÈm do vËy kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊthµng ngµy

* Ph¬ng ph¸p sæ sè d :

Sơ đồ 3: kế toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp sổ số d

+ Nhợc điểm : Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết sốhiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ thành phẩm về mặt hiện vật nhiềukhi phải xem số liệu trên thẻ kho, hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót giữakho và phòng kế toán gặp khó khăn

+ Phạm vi ứng dụng : Thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khốilợng các nghiệp vụ xuất - nhập (chứng tứ nhập xuất) nhiều , thờng xuyên , nhiềuchủng loại thành phẩm và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán đểhạch toán nhập - xuất , đã xây dựng hệ thống danh điểm thành phẩm , trình độchuyên môn , nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng

4 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm hàng hoá , lao vụ,

Tài khoản sử dụng : TK 911,421,3331

b Phơng thức bán hàng gửi hàng đi cho khách hàng :

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Chứng từ

nhập

Bảng kê xuất

Sổ số d Bảng kê

nhập

Bảng LUỹ

kế xuất

Bảng tồng hợp N-X-T Bảng LUỹ

kế Nhập

Phơng thức này chuyển hàng theo hợp đồng hay phơng thức bán hàngchuyển chậm, phơng thức này bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm

đã ghi trong hợp đồng, số hàng này vẫn thuộc quyền của doanh nghiệp chỉ khinào khách hàng chấp nhận thành toán hoặc thanh toán tiền hàng trên khi đó hànggửi đi mới xác định là tiêu thụ thì kết toán phản ánh doanh thu

- Xuất kho thành phẩm hàng hoá gửi đi bán kế toán ghi

Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán

Có TK 155 - Thành phẩm

Có TK 156 - Hàng hoá

- Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán ghi

Nợ TK 111,112 - Tiền mặt , tiền gửi NH

Nợ 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng

c Phơng thức bán hàng giao đại lý ký gửi :

+ Tại đơn vị có hàng giao đại lý ký gửi :

Khi giao hàng cho đại lý hoặc ký gửi thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức xác nhận là tiêu thụ Về cơ bảncác bút toán phản ánh giống nh phơng thức tiêu thụ gửi hàng đi cho khách riêng

đối với tiền hoa hồng trả cho đại lý đợc tính vào chi phí bán hàng

Xuất kho thànhphẩm hàng hoá gửi đại lý kế toán ghi

+ Tại đơn vị nhận bán hàng đại lý ký gửi :

Khi nhận hàng đại lý ký gửi căn cứ voà giá ghi trên hợp đồng kế toán ghi

Nợ TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ , nhận ký gửi Khi bán đợc hàng hoặc số hàng ký gửi không bán dợc trả lại cho chủ hàngghi đơn bên có TK 003 Theo giá bán đồng thời đơn vị phản ánh số tiền bán hànghoa hồng đợc hởng và số tiền phải trả cho ngời đại lý theo trình tự sau :

- Khi bán đợc hàng đại lý ký gửi kế toán ghi

giá bán trả góp và giá bán thông thờng đợc hạch toán vào thu nhập hoạt động tàichính bởi đó là tièn lãi do kháh hàng trả chậm, trả nhiều lần.

- Xuất kho thành phẩm bán trả góp kế toán ghi

Có TK 511 - Giá bán theo phơng thức thông thờng

Có TK 711 - Phần chênh lệch giữa giá bán thông thờng và giá bántrả góp

Sơ đồ kế toán tổng hợp kết quả kinh doanh

hoạt động bất

TK 811,821 th ờng

KC chi phí tàI chính,chi phí

hoạt động bất thờng

TK 421

KC lãi

KC lỗ

Phần II Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán thành

phẩm- bán hàng

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty văn phòng phẩm HồngHà :

Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà (VPPHH) là đơn vị trực thuộc TổngCông ty giấy Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là :

Việt Nam paper corporation

Trụ sở giao dịch : 25 Lý Thờng Kiệt quận Hoàn Kiếm

m2 từ một xởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại

Theo thiết kế ban đầu nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm vănphòng phục vụ cho học sinh và cho công việc văn phòng trong phạm vi cả nớcvới mặt hàng : Bút máy, bút chì, mực viết các loại, giấy than và một số sản phẩmkhác nh : rubăng, giấy chống ẩm, đinh ghim, a tát, kim băng

Năm 1960 nhà máy đi vào hoạt động chính thức Đến năm 1965 để tạo

điều thuận lợi hơn trong sản xuất kinh doanh, Nhà máy đã chuyển toàn bộ phânxởng sản xuất các loại đinh ghim, cặp giấy về cho nghành công nghiệp Hà Nộiquản lý

Năm 1972, Nhà máy chuyển bộ phận sản xuất bút chì cho Nhà máy gỗCầu Đuống sản xuất, Nhà máy chỉ sản xuất những mặt hàng còn lại

Năm 1981, Nhà máy xát nhập với Nhà máy bút Kim Anh ở Vĩnh Phú gọichung là Nhà máy VPPHH Toàn bộ máy móc thiết bị của Nhà máy bút KimAnh cũng do Trung Quốc viện trợ Tại thời điểm này Nhà máy chia thành ba bộphận sản xuất : Phân xởng tạp phẩm, phân xởng nhựa, phân xởng kim loại

Năm 1991 là năm có chuyển biến lớn về tổ chức: Nhà máy Văn phòngphẩm Hồng Hà tách ra thành nhà máy Văn phòng phẩm Cửu Long ở 468 - MinhKhai, trớc đây là phân xởng tạp phẩm của nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà Năm 1991 cũng là năm chuyển sang nền kinh tế thị trờng phải sản xuấtkinh doanh độc lập, Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà cũng nh nhiều Nhàmáy khác thiếu vốn trầm trong Do đó vay vốn tín dụng nhiều, lãi xuất hàng nămrất lớn bình quân trả kãi từ 15 đến 20 triệu đồng/ tháng Đây là thời điểm nhàmáy gặp khó khăn nhất

Trớc tình hình đó để duy trì sự tồn tại của mình nhà máy đã mở rộng đadạng hoá sản phẩm, sản xuất thêm các mặt hàng nh giầy dép, chai nhựa Nhng

do không nắm bắt đợc thị trờng và tổ chức sản xuất cha hợp lý nên việc sản xuấtkinh doanh vẫn không mang lại hiệu quả nh mong muốn

Năm 1996 sau khi trở thành thành viên của Tổng Công ty giấy Việt Nam,Tổng Công ty đã có một số biện pháp tích cực để giúp đỡ Nhà máy tháo gỡ khó

khăn nh: Tạo vốn, cho mua trả chậm làm cho tình hình tài chính của Nhà máy đỡkhó khăn hơn.

Năm 1997 Nhà máy đổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà.Trải qua 41 năm tồn tại và trởng thành Công ty đã không ngừng phát triển sảnxuất mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, có thể thấy điềunày qua một số chỉ tiêu mà Công ty đã đạt trong năm 2000-2001 nh sau:

Bảng số 1 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2000- 2001

(Đơn vị1.000đ)

Bảng số 2 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2001-2002

(Đơn vị 1.000đ) ST

tr-2 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty

Lao động của Công ty đến nay có 497 ngời, hầu hết họ đợc đào tạo quacác trờng dậy nghề, đội ngũ cán bộ quản lý là kỹ s Các cán bộ và nhân viêncác phòng ban chức năng hầu hết đợc đào tạo từ các trờng đại học, cao đẳng, ítnhất cũng qua các trờng trung cấp

Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạchtoán kinh tế thì toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Công ty đợc sắp xếp bốtrí thành các phòng ban, phân xởng Giữ các phòng ban,phân xởng có mối quan

hệ chặt chẽ với nhau, ban giám đốc đa ra quyết địnhthực hiện quản lý vĩ mô chỉ

đạo chung toàn bộ hoạt động của Công ty:

 Hệ thống quản lý thông qua các phòng ban phân xởng bao gồm :

Sơ đồ Quy trình tổ chức bộ máy quản lý sản xuất

Phòng

định mức kỹ thuật

Phân x ởng nhựa kim loại VPP

Phòng kinh doanh

Phòng

kế toán tổ chức Phòng

hành chính

Phòng bảo vệ

Các phòng ban thực hiện việc khoán gọn công việc cho từng cán bộ

tự có kế hoạch triển khai công việc chịu trách nhiệm tr ớc phần việc củamình Chỉ khi nào có những phát sinh vợt ra khỏi quyền hạn mới xin chỉ thịcủa lãnh đạo Chính vì bộ máy tổ chức chặt chẽ nh vậy mà Công ty đã đạt

đợc thành tựu to lớn trong lĩnh vực sản xuất chính của mình Sản phẩm củaCông ty sản xuất ra đợc ngời tiêu dùng tin cậy, tạo cho Công ty có chỗ

đứng vững chắc trên thị trờng

Là một Công ty nằm trong khối hạch toán độc lập của Tổng Công tyGiấy Việt Nam, Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà chủ động trong mọicông việc của mình từ khâu tiếp cận với thị truờng trong nớc và quốc tế,tìmmọi mặt hàng để đầu t sản xuất cũng nh tạo sự tín nhiệm để thu hútkhách hàng nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận Chính vì đặc điểm đó mà tổchức hoạt động kinh doanh cũng đợc cải tiến để phù hợp với yêu cầu kinhdoanh, một yêu cầu luôn nóng bỏng trong cơ chế thị trờng

Công ty đã tiếp cận thị trờng thực tế, tổ chức các chi nhánh tiêu thụ khắp ba

miền đất nớc Bắc- Trung- Nam Các chi nhánh này có nhiệm vụ tiếp cận thị ờng, tiêu thụ các mặt hàng đã đợc sản xuất đồng thời tìm hiểu thị hiếu của kháchhàng để tìm ra các các mặt hàng, hợp đồng kinh tế mới từ đó Công ty lên kếhoạch sản xuất kịp thời Tại Công ty, dới sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc,

tr-và phòng kinh doanh để xây dựng chiến lợc sản phẩm ngắn hạn tr-và dài hạn, tìmkiếm nguồn hàng, phân tích đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng quản lýsản xuất dới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc phụ trách kinh doanh, và dựatrên kế hoạch, phân xởng sẽ tiến hành bố trí sản xuất một cách hợp lý để tạo rasản phẩm một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất,phục vụ yêu cầu của các chinhánh

3 Đặc Điểm Tổ chức kế toán

Cùng với thành tựu đổi mới kinh tế của đất nớc và sự phát triển của Công tyVăn phòng phẩm Hồng Hà Phòng Kế toán thống kê là một hệ thống Công ty.Ngay từ khi mới thành lập Công ty đã tiến hành hạch toán độc lập Bộ máy kếtoán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán củaCông ty, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tích tình hình đánh giá tìnhhình sản xuất kinh doanh, đề ra quyết định trong sản xuất kinh doanh nhằm đạthiệu quả kinh tế cao Các chi nhánh của Công ty đều có kế toán tổng hợp và kếtoán phần hành khác, cuối kỳ hạch toán kế toán tổng hợp của các chi nhánh tổnghợp số liệu rồi gửi về cho bộ phận kế toán trung tâm của Công ty

Phòng Kế toán đảm bảo những công việc về kế toán, về tài chính, về thống

kê, ngoài ra còn có các công việc khác nữa

 Công tác kế toán: Ghi chép tập hợp phân tích đánh giá lên sổ sách báocáo báo cáo, trên cơ sở chế độ chính sách khấu hao Trích lập các khoản dựphòng, soạn thảo các nội quy, quy chế cho các trung tâm tiếp thị, gải trình và

bảo vệ số liệu với các cơ quan quản lý, giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt thông tinkinh tế để điều hành doanh nghiệp.

 Công tác thống kê: Nắm bắt kế hoạch sản xuất, cập nhật số liệu, lên báocáo sản lợng

 Công tác tài chính: Nắm bắt kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình vốn

để xây dựng kế hoạch tài chính tiền tệ, hoàn thiện hồ sơ vay vốn, vận dụng chế

độ chính sách của nhà nớc để tăng cờng hoạt động tài chính phục vụ cho sảnxuất mang lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty

Do có ba phân xởng sản xuất nên công việc kế toán tập trung chủ yếu ởVăn phòng Công ty Tại ba phân xởng có ba kế toán theo dõi nguyên vật liệu,tính giá thành sản xuất sản phẩm, thanh toán lơng và các khoản Bảo hiểm xã hội(BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ)

- Kế toán trởng kiêm trởng phòng phụ trách chung về tài chính cũng nhkiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính, các báo cáo của kế toán viên

- Một kế toán tổng hợp kiêm phó phòng : tổng hợp số liệu kế toán, đa racác thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do các kế toán các thành phầnkhác 0cung cấp Kế toán tổng hợp đảm công việc tập hợp chi phí sản xuất vàtính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập báo cáo quyết toán

- Một kế toán thanh toán các khoản thu chi trong nội bộ và thanh toán cáckhoản phải thu phải trả của khách hàng và BHXH , BHYT, KPCĐ

- Một kế toán Tài sản cố định(TSCĐ) thành phẩm hàng hoá: theo dõi biến

động TSCĐ, mở thẻ TSCĐ cho từng loại tài sản Cuối tháng căn cứ vào nguyêngiá TSCĐ phản ánh lên thẻ TSCĐ, kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao TSCĐlập bảng tổng hợp tính khấu hao, xác định số phải nộp ngân sách

- Một kế toán phân xởng nhựa, một kế toán phân xởng kim loại

- Một kế toán VPP Một thủ kho theo dõi nhập xuất tồn kho, một thủ quỹtheo dõi nhập xuất tiền mặt

Sơ đồ Quy trình tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty văn phòng

phẩm Hồng Hà

Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng là nhật ký chứng từ

Kế toán tr ởng (tr ởng phòng)

Kế toán tổng hợp (phó phòng)

Thủ

kho

Thủ quỹ

Kế toán thanh toán nội bộ công nợ

Kế toán TSCĐ

theo dõi thành phẩm hàng hoá

Kế toán phân x ởng nhựa

Kế toán phân x ởng kim loại

Kế toán phân x ởng VPP

Gồm : Hệ thống sổ chi tiết các bảng phân bổ, các bảng kê, các nhật ký chứng

từ và sổ cái, các báo cáo tài chính, với hệ thống sổ sách tơng đối đầy đủ

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán ở công ty vừa tập chung vừa phân tán

Bộ máy kế toán tập chung chủ yếu ở Văn phòng Công ty, các phân xởng sảnxuất áp dụng kế toán phân tán để theo dõi quản lý trực tiếp tiền vốn, nguyên vậtliệu và thành phẩm

Phơng pháp hạch toán công ty áp dụng là phơng pháp kế toán hàng tồn khotheo phơng pháp kê khai thờng xuyên

có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm trachứng từ và gửi chứng từ về phòng kế toán của Công ty Nghĩa là các đơn vị trựcthuộc sẽ hạch toán ghi sổ, còn tại Công ty thì hạch toán tổng hợp

Do đặc điểm của Công ty rất nhiều nguyên vật liệu, sản phẩm làm ra đadạng, phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng phơng pháp kêkhai thờng xuyên và phản ánh một cách liên tục về giá trị và sản lợng nhập-xuất- tồn của từng loại vật liệu trên, cấc TK phản ánh giá trị vật liệu có ở đầu kỳ,nhập- xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ Nhng riêng với bán thành phẩm thì hạch toántheo hình thức kê khai định kỳ Với phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toánnguyên vật liệu có thể theo dõi chính xác về cả số lợng lẫn giá trị vật liệu xuấtkho, tuy nhiên không tránh khỏi nhợc điểm là mất nhiều thời gian, công sứctrong hạch toán, lu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận và hạch toán

4 Các phần hành kế toán chủ yếu

a Kế toán vốn bằng tiền (TK111).

Tiền mặt là nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên đáp ứng nhu cầu chi tiêu củaCông ty Nguồn thu chủ yếu của Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà là thu từbán hàng Các khoản thu bằng tiền mặt phải có phiếu thu theo mẫu 01 -TT quyết

định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính phiếu thu phải có

Chứng từ gốc

Sổ thẻ hạch toán chi tiết

chữ ký của kế toán trởng và thủ trởng đơn vị ký Khi nghiệp vụ thu tiền mặt phátsinh kế toán thu chi sẽ lập phiếu thu sau đó chuyển cho thủ quỹ, thủ qũy tiếnhành nhập quỹ, số tiền ghi trên phiếu thu, sau đó chứng từ đợc chuyển cho kếtoán thanh toán để ký và thủ trởng đơn vị ký, cuối cùng đa về phòng kế toán để l-

u dữ Giám đốc công ty chỉ đạo chung căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ có kế hoạchsản xuất kế hoạch thu mua, từ đó giao nhiệm vụ cụ thể cho phó giám đốc phụtrách các phòng ban để tổ chức thực hiện

Sơ đồ Trình tự phiếu thu nh sau:

Ngời thực hiện

Công việc

Ngời nộp tiền Kế toán thu chi Thủ quỹ Kế toán trởng Thủ tr- ởng

Sơ đồ Trình tự phiếu chi nh sau:

Ngời thực hiện

Công việc

Ngời nhập hàng Kế toán thu chi Kế toán trởng Giám đốc Thủ quỹ

1 Đề nghị chi tiền (1)

2 Kiểm tra và lập phiếu chi (2)

sổ quỹ, cuối ngày thủ quỹ phải kiểm tra tiền mặt tồn quỹ thực tế Đối chiếu số dtrong sổ quỹ, nếu có trênh lệch tìm nguyên nhân để sử lý

Hàng ngày khi kế toán nhận đợc báo cáo qũy, thủ quỹ phải tiến hành kiểmtra tính hợp lý hợp pháp, hợp lệ của các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc

đính kèm, kiểm tra việc tính toán, ghi chép ở báo cáo quỹ nếu có sai sót nhầmlẫn cần đợc sử lý kịp thời, khi cần có thể kiểm tra tiền mặt tồn quỹ, đối chiếu với

số d trong báo cáo quỹ

b Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 1112).

Để thuận tiện cho việc giao dịch thanh toán đặc biệt đối với các nghiệp vụnhập khẩu từ nớc ngoài Công ty đã mở tài khoản ngân hàng ngày từ khi bắt đầuhoạt động sản xuất kinh doanh

Do hàng hoá của Công ty chủ yếu là bán buôn nên các khoản thu lớn đều

đợc tính toàn thông qua ngân hàng, các khoản chi lớn cũng đợc đa qua tài khoảntiền gửi ngân hàng(TGNH), việc chi tiền từ tài khoản đợc thông qua các sécthành toán, qua uỷ nhiệm chi hoặc qua th chuyển tiền L/C các chứng từ chủ yếu

để ghi sổ tiền gửi là: Giấy báo nợ của ngân hàng, Giấy báo có của ngân hàng,Bảng sao kê của ngân hàng

Đối với trờng hợp nhập khẩu từ nớc ngoài thì trớc hết Công ty mở L/C tạingân hàng sau đó ngân hàng sẽ chuyển sang Công ty nớc ngoài Dựa vào L/C màCông ty đã mở, bên Công ty nớc ngoài sẽ gửi lại th chấp nhận hoặc từ chối, nếuchấp nhận kèm theo hợp đồng xuất nhập khẩu và sau đó hàng đợc chuyển quangân hàng

c Tài khoản tiền đang chuyển (TK 113).

Công ty không sử dụng tài khoản này do đặc điểm riêng của Công ty: DoCông ty mở tài khoản tiền gửi ở nhiều ngân hàng vì thế việc xác định thời giancho khoản tiền đang chuyển là rất khó (mỗi ngân hàng có thời gian lu chuyểnkhác nhau) cho nên Công ty không sử dụng tài khoản này

d Kế toán chi tiết thành phẩm :

ở công ty VPPHH việc bố trí kế toán chi tiết thành phẩm đợc tiến hànhtheo phơng pháp ghi thẻ song song Nhng hàng ngày thủ kho không tính ra số l-