Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty văn phòng phẩm HồngHà

Theo thiết kế ban đầu nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm văn phòng phục vụ cho học sinh và cho công việc văn phòng trong phạm vi cả nớc với mặt hàng : Bút máy, bút chì, mực viết các loại, giấy than và một số sản phẩm khác nh : rubăng, giấy chống ẩm, đinh ghim, a tát, kim băng. Năm 1996 sau khi trở thành thành viên của Tổng Công ty giấy Việt Nam, Tổng Công ty đã có một số biện pháp tích cực để giúp đỡ Nhà máy tháo gỡ khó khăn nh: Tạo vốn, cho mua trả chậm làm cho tình hình tài chính của Nhà máy.

Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty

Ngày nay công ty tiếp tục triển khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị tr- ờng làm ăn có hiệu quả và có uy tín với khách hàng trong nớc và quốc tế. Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Công ty đợc sắp xếp bố trí thành các phòng ban, phân xởng. Là một Công ty nằm trong khối hạch toán độc lập của Tổng Công ty Giấy Việt Nam, Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà chủ động trong mọi công việc của mình từ khâu tiếp cận với thị truờng trong nớc và quốc tế, tìmmọi mặt hàng để đầu t sản xuất cũng nh tạo sự tín nhiệm để thu hút khách hàng nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận.

Chính vì đặc điểm đó mà tổ chức hoạt động kinh doanh cũng đợc cải tiến để phù hợp với yêu cầu kinh doanh, một yêu cầu luôn nóng bỏng trong cơ chế thị trờng. Các chi nhánh này có nhiệm vụ tiếp cận thị tr- ờng, tiêu thụ các mặt hàng đã đợc sản xuất đồng thời tìm hiểu thị hiếu của khách hàng để tìm ra các các mặt hàng, hợp đồng kinh tế mới từ đó Công ty lên kế hoạch sản xuất kịp thời. Phòng quản lý sản xuất dới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc phụ trách kinh doanh, và dựa trên kế hoạch, phân xởng sẽ tiến hành bố trí sản xuất một cách hợp lý để tạo ra sản phẩm một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất,phục vụ yêu cầu của các chi nhánh.

Đặc Điểm Tổ chức kế toán

Tại ba phân xởng có ba kế toán theo dõi nguyên vật liệu, tính giá thành sản xuất sản phẩm, thanh toán lơng và các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ). - Một kế toán tổng hợp kiêm phó phòng : tổng hợp số liệu kế toán, đa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do các kế toán các thành phần khác 0cung cấp. Bộ máy kế toán tập chung chủ yếu ở Văn phòng Công ty, các phân xởng sản xuất ỏp dụng kế toỏn phõn tỏn để theo dừi quản lý trực tiếp tiền vốn, nguyờn vật liệu và thành phẩm.

Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà tổ chức kế toán theo hình thức tập chung, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập chung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại Phòng Kế toán Công ty, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và gửi chứng từ về phòng kế toán của Công ty. Do đặc điểm của Công ty rất nhiều nguyên vật liệu, sản phẩm làm ra đa dạng, phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên và phản ánh một cách liên tục về giá trị và sản lợng nhập- xuất- tồn của từng loại vật liệu trên, cấc TK phản ánh giá trị vật liệu có ở đầu kỳ, nhập- xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.

Các phần hành kế toán chủ yếu a. Kế toán vốn bằng tiền (TK111)

Hàng ngày khi kế toán nhận đợc báo cáo qũy, thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp, hợp lệ của các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc đính kèm, kiểm tra việc tính toán, ghi chép ở báo cáo quỹ nếu có sai sót nhầm lẫn cần đợc sử lý kịp thời, khi cần có thể kiểm tra tiền mặt tồn quỹ, đối chiếu với số d trong báo cáo quỹ. Công ty không sử dụng tài khoản này do đặc điểm riêng của Công ty: Do Công ty mở tài khoản tiền gửi ở nhiều ngân hàng vì thế việc xác định thời gian cho khoản tiền đang chuyển là rất khó (mỗi ngân hàng có thời gian lu chuyển khác nhau) cho nên Công ty không sử dụng tài khoản này. Để có số liệu ghi vào nhật ký chứng từ liên quan cuối tháng căn cứ vào báo cáo nhập kho các chứng từ xuất kho kế toán tiến hành phân loại nhóm thứ thành phẩm kết hợi với giá thành đơn vị thực tế của từng lọai thành phẩm do kế toán giá thành cung cấp để lập các sổ kế toán chi tiết thành phẩm và lập bảng kê số 8, kế toán tổng hợp thành phẩm ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà sử dụng các tài khoản chủ yếu :TK 154,155,157,632 và một số khoản liên quan.

Sau khi tính đợc giá thành thực tế của từng loai thành phẩm sản xuất trong tháng Kế toán giá thành chuyển số liệu cho kế toán thành phẩm để ghi sổ kế toán thành phẩm căn vào số liệu do kế toán giá thành gửi lên để ghi sổ theo định khoản. Từ đó đòi hỏi công ty, bên cạnh việc quản lý tốt khâu sản xuất hạ thấp đợc giá thành đồng thời phải thờng xuyên cải tiến máy móc thiết bị và tay nghề công nhân, nâng cao chất lợng sản phẩm cũng nh việc bố chí tổ chức tốt khâu tiêu thụ sao cho nhanh gọn đồng thời lấy đợc uy tín của khách hàng. Trớc đây việc sản xuất gia công thành phẩm diễn ra hoàn toàn dựa vào chức năng nhiệm vụ nhà nớc giao, ngày nay việc sản xuát hoàn toàn dựa vào thị trờng, công ty phải nghiên cứu thị trờng tìm hiểu nhu cầu thị trờng của khách hàng đồng thời dựa vào thị trờng thế giới để quyết định sản xuất thành phẩm loại nào là chính.

Công ty đã chấp hành ché độ quản lý và kế toán thành phẩm , hệ thống kho tàng, phòng kế toán, phòng định mức kỹ thuật và phòng kinh doanh phối hợp hoạt động ăn khớp, thờng xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu cũng nh kiểm tra chặt chẽ tránh đợc mọi hao hụt về mặt hiện vật. Bộ phận nghiên cứu thị trờng thờng xuyên điề chỉnh kế hoạch sản xuất đồng thời căn cứ vào thị hiếu tập quán từng vùng để cung cấp sản phẩm hợp với thị hiếu tiêu dùng của khách hàng , chất lợng đảm bảo, giá cả hợp lý, luôn tìm mọi cách mở rộng chiếm lĩnh thị trờng nh quảng cáo chào hàng, chi phí môi giới hoa hồng.

Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kế toán thành phẩm và kế toán bán hàng ở công ty VPPHH

Kế toỏn mở sổ chi tiết phải thu của khỏch hàng rất chặt chẽ, chi tiết mở riêng cho từng khách hàng có quan hệ thờng xuyên với công ty, đồng thời hàng tháng thông báo đốc thúc và thu hồi nợ đến hạn thanh toán. Trong thực tế công ty VPPHH không sử dụng giá hạch toán thành phẩm do đú việc quản lý và theo dừi thành phẩm nhập xuất tồn kho chỉ đợc thực hiện theo chỉ tiờu số lợng mà khụng theo dừi đợc chỉ tiờu giỏ trị vỡ thế không chỉ cung cấp kịp thời những thông tin về kết quả sản xuất kinh doanh trong từng ngày cho nên kế toán thành phẩm phải chờ kết quả tính giá thành của bộ phận kế toán tính giá thành vào cuối tháng Do đó công ty phải nhanh chóng xây dựng và áp dụng giá hạch toán cho thành phẩm. Trong thời kỳ đổi mới, hoạt động sản xuất kinh doanh đợc mở rộng và phát triển mạnh mẽ góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất trong nớc cả về mặt số lợng cũng nh chất lợng hàng hoá, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của mọi tầng lớp dân c, góp phần mở rộng giao lu hàng hoá trên cơ sở đó mở rộng quan hệ buôn bán trong nớc và ngoài nớc.

Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp công nghiệp chính là điều kiện tồn tại của nền kinh tế. Song nhờ có tổ chức tốt công tác kế toán công ty vẫn tồn tại và phát triển cùng với nền kinh tế đất nớc , mặc dù công tác kế toán tại công ty đã tơng đối hoàn thiện song bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần đợc quan tâm giải quyết. Qua quá trình học tập và nghiên cứu lý luận tìm hiểu thực tế tổ chức công tác Kế toán thành phẩm, Kế toán bán hàng, tôi đã mạnh dạnh đa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện phần hành kế toán này.