Cấu trúc thông tin của Thông báo Tuyển dụng trên báo viết

Cấu trúc thông tin của Thông báo Tuyển dụng trên báo viết

Công trình dự thi Giải thưởng "sinh viên nghiên cứu khoa học"

Năm 2006

Tên công trình

Cấu trúc thông tin của Thông báo Tuyển dụng trên báo viết

(Qua khảo sát các thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên các số ra tháng

12 năm 2005)

Thuộc nhóm ngành: XH2b

Hà Nội, tháng 7 năm 2006

1.2 Thông báo tuyển dụng và cấu trúc thông tin của thông báo

Chương 2: Phân tích cấu trúc thông tin của thông báo tuyển

dụng trên báo Thanh niên và ý nghĩa của nó trong thông báo

tuyển dụng nhân lực quản lý

26

2.1 Cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng trên báo Thanh

2.2 ý nghĩa của cấu trúc thông tin trong thông báo tuyển dụng

nhân lực quản lý trên báo Thanh niên các số ra tháng 12 năm

Quản lý nguồn nhân lực là một nội dung quan trọng trong hoạt động quản

lý của mọi tổ chức Quản lý nguồn nhân lực gồm nhiều hoạt động thành phần

khác nhau, trong đó tuyển dụng được xác định là một hoạt động có vị trí không

thể thay thế và có tác động qua lại với các hoạt động khác trong quản lý nguồnnhân lực.

Để thông báo các thông tin tuyển dụng, bộ phận nhân sự có thể lựa chọnđộc lập hoặc đồng thời nhiều phương pháp khác nhau, trong đó có việc đăng

thông báo tuyển dụng trên báo viết Tuy nhiên, hiện nay các chủ thể đăng tuyển

đều chủ yếu dựa vào nhu cầu của mình để chọn đăng các thông tin chứ chưa quantâm đúng mức tới những hiệu ứng khác của các thông tin khi đăng tuyển Điềunày khiến cho các thông tin trong thông báo tuyển dụng xuất hiện rời rạc, thiếu

tính toán và không thực hiện được những chức năng vốn có của nó.

Xuất phát từ mục đích xây dựng cấu trúc thông tin cho các thông báo tuyển

dụng trên báo viết, trên cơ sở phân tích các quan niệm khác nhau về tuyển dụng

và thông báo tuyển dụng, chương I của báo cáo đưa ra định nghĩa một số kháiniệm cơ bản được sử dụng và chỉ ra cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng

trên báo viết gồm 03 nhóm thông tin: thông tin về chủ thể tuyển dụng, thông tin

yêu cầu đối với ứng viên, thông tin về vị trí tuyển dụng và các chế độ nếu trúngtuyển Trên cơ sở phân tích kết quả thống kê các thông báo tuyển dụng trênbáo Thanh niên số ra tháng 12 năm 2005, chương 2 của báo cáo chỉ ra 26 loạithông tin nên đăng tải theo 03 nhóm kể trên Trong thống kê, báo cáo nhận thấy có13/142 (chiếm 9.2%) thông báo tuyển dụng đăng tuyển vị trí quản lý Sau khiphân tích, báo cáo đi đến kết luận dành cho sinh viên ngành quản lý về nhữngchuẩn bị cần thiết trước khi gia nhập thị trường lao động

Kết quả nghiên cứu thu được không chỉ có ý nghĩa đối với hoạt độngnghiên cứu và công tác đào tạo, mà còn mang ý nghĩa thiết thực với nhiều đốitượng khác trong thị trường lao động

Phần mở đầu

1 Lý do nghiên cứu đề tài

Tuyển dụng là một chức năng cơ bản của quản lý nguồn nhân lực Tuynhiên, tuyển dụng không đơn thuần là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự, mà còn

là mối quan tâm của người lao động, nhất là trong thời đại hiện nay, khi màtuổi lao động, đặc biệt là lao động tri thức thường kéo dài hơn tuổi thọ của tổchức khá nhiều

Theo Peter F Drucker: "Ngay cả khi các tổ chức này vẫn kéo dài sự tồn

tại … thì sẽ phải có những thay đổi về cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu đối với kiến thức, tiêu chuẩn tuyển dụng v.v… " Vì vậy, việc "chuẩn bị sẵn sàng cho nhiều loại công việc, nhiều loại nhiệm vụ và nhiều nghề nghiệp khác nhau là việc làm mà mọi người lao động đều phải tính tới” [5; 247].

"Trong tương lai không ai phải mãi giữ một chỗ làm suốt đời được mà họ phải thay đổi công việc theo đà thay đổi của thị trường." [8; 52]

Như vậy, những thông tin tuyển dụng không chỉ có ý nghĩa với nhữngngười đang tìm việc, mà còn có giá trị thiết thực đối với mọi người lao động

đang có việc làm Ngay cả những người sẽ gia nhập thị trường lao động cũng

có thể tìm thấy từ các thông tin tuyển dụng những định hướng cần thiết choquá trình tích luỹ nhận thức, kỹ năng và thái độ của mình Ngoài ra, các thôngtin tuyển dụng còn tác động tới nhiều đối khác như: khách hàng, đối thủ cạnhtranh, các đơn vị đào tạo nhân lực, các nhân viên hiện thời của tổ chức, …Ngoài chức năng cho biết trạng thái cần tuyển người, các thông báo tuyểndụng còn có chức năng "ngoại giao", chức năng marketing cho tổ chức Cóthể coi tuyển dụng là một dạng hoạt động bán hàng, tiếp thị của tổ chức

Tuy nhiên, hiện nay, không phải thông báo tuyển dụng nào cũng có khảnăng thực hiện đầy đủ các chức năng đó Hiệu quả đăng tuyển không chỉ phụthuộc ở hình thức, tần số, diện tích hay vị trí đăng thông báo, mà chủ yếu phụthuộc vào việc thông báo đó đăng những thông tin gì (cấu trúc thông tin của

thông báo) Từ trước tới nay, các thông tin đăng trên thông báo tuyển dụngluôn dựa vào nhu cầu của chủ thể tuyển dụng (Nhưng điều này sẽ thay đổi vìngười tìm việc cũng có các tiêu chuẩn của riêng họ để tìm việc) Sẽ là mộtlãng phí đáng kể nếu các chủ thể đăng tuyển bỏ qua việc xây dựng hình ảnhcủa mình qua các thông báo tuyển dụng Điều này sẽ được khắc phục nếu cácchủ thể đăng tuyển xác định rõ hiệu quả của từng thông tin khi đăng, tức là cótính toán tới chức năng của các nhóm thông tin đối với những đối tượng khác

nhau tiếp cận thông báo Nói cách khác, vấn đề là xác định một cấu trúc

thông tin cho các thông báo tuyển dụng.

Để thông báo trạng thái cần tuyển người của tổ chức, bộ phận nhân sự

có thể lựa chọn nhiều phương thức khác nhau trong đó có việc đăng thôngbáo tuyển dụng trên báo viết

ở Việt Nam, do đặc thù về trình độ phát triển kinh tế - xã hội, việc đăngthông báo tuyển dụng trên báo viết khá phát triển Mặc dù hiện nay Internetđang chứng tỏ những ưu thế to lớn trong vai trò cầu nối thông tin giữa ngườitìm việc và tổ chức cần nhân lực, nhưng báo viết vẫn tồn tại với vai trò là mộtcông cụ đăng tải các thông tin tuyển dụng dễ tiếp cận Nguyên nhân chính là

do phần đông người lao động chưa hội đủ điều kiện tài chính, thói quen và kỹnăng cần thiết để khai thác Internet hiệu quả trong nhiều lĩnh vực, trong đó cóhoạt động tìm việc làm (Xem phụ lục 1, 2) Trong khi đó báo viết vẫn cónhững đặc thù mà không loại hình truyền thông nào khác thay thế được Đểđáp ứng nhu cầu đa dạng của con người, thông báo tuyển dụng trên báo viết

sẽ vẫn tồn tại, dù có hay không có thông báo tuyển dụng trên các phương tiệntruyền thông khác, cũng giống như việc báo viết vẫn tồn tại, dù có hay không

có các phương tiện thông tin đại chúng khác

Sau khi khảo sát và tiến hành thu thập các thông báo tuyển dụng trên

các báo: Lao động, Nhân dân, Hà Nội mới, Tuổi trẻ, Tiền phong, Thanh niên,

Sinh viên trong 3 tháng cuối năm 2005, tôi đã quyết định chọn các thông báo

tuyển dụng trên Báo Thanh niên số ra tháng 12 năm 2005 làm khách thểnghiên cứu

Báo Thanh niên là cơ quan ngôn luận của Hội Liên hiệp Thanh niênViệt Nam Từ năm 2005, để đáp ứng nhu cầu học tập và tìm việc hết sức

chính đáng của thanh niên, báo đã lập một chuyên trang "Việc làm và Học

hành" dùng đăng các thông tin việc làm, tuyển dụng, cơ hội học hành và thông

tin học bổng; thường xuyên có những bài viết về kỹ năng tìm việc và làm việckhá thực tế và hấp dẫn, tạo thêm một cầu nối thông tin uy tín giữa người tìmviệc và nhà tuyển dụng, góp phần đáng kể trong việc thúc đẩy các giao dịchlao động

Khảo sát các thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên các số ra tháng

12 năm 2005, báo cáo nhận thấy cách thức đăng thông báo tuyển dụng của các nhà tuyển dụng khác nhau là khác nhau Tuy nhiên, có những thông tin

được dùng đăng trên các thông báo tuyển dụng khác nhau lại có những néttương đồng Đây là một tiền đề thuận lợi cho việc nghiên cứu, xây dựng cấutrúc thông tin cho thông báo tuyển dụng trên báo viết

Vì những lý do đó, tôi chọn Cấu trúc thông tin của thông báo tuyển

dụng trên báo viết (qua khảo sát các thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên các số ra tháng 12 năm 2005) làm đề tài cho báo cáo khoa học này.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài là xây dựng cấu trúc thông tin cho các

thông báo tuyển dụng trên báo viết Để thực hiện mục đích đó, nghiên cứu

giải quyết các nhiệm vụ:

- Kết luận các thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên các số ratháng 12 năm 2005 không được trình bày theo một cấu trúc thông tin hợp lý

- Khẳng định cần thiết phải xây dựng cấu trúc thông tin cho các thôngbáo tuyển dụng trên báo viết và có thể xây dựng cấu trúc thông tin đó trên cơ

sở phân tích lý thuyết và khảo sát thực tế

3 Đối tượng và khách thể nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Cấu trúc thông tin của các thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên

5 Giả thuyết nghiên cứu

Cấu trúc thông tin của các thông báo tuyển dụng trên báo viết gồm 3nhóm thông tin: nhóm thông tin về chủ thể tuyển dụng, nhóm thông tin về yêucầu đối với ứng viên, nhóm thông tin về vị trí tuyển dụng và các chế độ nếutrúng tuyển

6 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu này là một nghiên cứu trường hợp (case study), hay có thểgọi là một nghiên cứu không tổng thể Dạng nghiên cứu này tiết kiệm, thựchiện nhanh, cho thông tin chi tiết và toàn diện; nhưng thông tin thu được chỉ

có tính khái quát đối với khách thể nghiên cứu (thông báo tuyển dụng trên báoThanh niên), không đại diện cho toàn bộ tổng thể (tất cả các báo viết)

Báo cáo sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu Trên cơ sở thu thập

và phân tích các tài liệu về khoa học quản lý, về quản lý nguồn nhân lực vàmột số tài liệu có liên quan khác, báo cáo đi đến thống nhất cách hiểu về cácthuật ngữ, các quan điểm cơ bản được sử dụng và coi đó là cơ sở để trình bày

và giải quyết vấn đề nghiên cứu

Trên cơ sở thống kê 142 thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên các

số ra tháng 12 năm 2005, báo cáo sử dụng phương pháp xử lý thông tin bằngphần mềm thống kê SPSS 13.0 Các quy ước thống kê được trình bày chi tiếttheo hướng đơn giản và thuận lợi cho việc thống kê

7 ý nghĩa của nghỉên cứu

Về mặt chuyên môn, báo cáo góp phần khẳng định cần có và chỉ ra cấutrúc thông tin hợp lý cho các thông báo tuyển dụng trên báo viết

Đối với người làm công tác tuyển dụng, báo cáo là một khái lược vềmặt lý luận, là những gợi ý có tính chất tiền đề mà các chủ thể đăng tuyển cóthể tham khảo trong quá trình cấu trúc các thông tin đăng tuyển

Đối với người lao động, báo cáo tạo cơ sở phê phán cho người lao độngkhi đọc các thông báo tuyển dụng trên báo viết, đồng thời cung cấp những gợi

ý có tính chất tham khảo, giúp người lao động quyết định tổ chức họ sẽ gianhập

Đối với các đơn vị đào tạo nhân lực quản lý, báo cáo là cơ sở thực tiễncho việc đánh giá tính tương thích của chương trình đào tạo đối với yêu cầucủa thị trường đối với nhân lực quản lý

Đối với sinh viên ngành quản lý, về mặt nghiên cứu, báo cáo gợi mởmột hướng nghiên cứu mới Ngoài cấu trúc thông tin còn rất nhiều vấn đề cóthể quan tâm và phát triển thành công trình nghiên cứu như: Phân tích nhucầu của thị trường lao động thông qua các thông báo tuyển dụng để so sánhyêu cầu của thị trường với thực tế hoạt động đào tạo, từ đó định hướng đàotạo cho các tiêu chí khác nhau, hình ảnh của tổ chức qua các thông báo tuyểndụng, nhận diện các loại hình tổ chức thông qua các thông báo tuyển dụng,

mô tả công việc các vị trí quản lý trong các thông báo tuyển dụng, … Bảnthân việc coi thông báo tuyển dụng - một dạng văn bản quen thuộc trong thực

tế nhưng ít được quan tâm dưới góc độ lý luận - là khách thể nghiên cứu đãcho thấy thực tiễn phong phú chính là nguồn cung cấp vô tận các vấn đề cho

nghiên cứu khoa học sinh viên Về mặt thực tiễn, báo cáo là lời nhắc nhởdành cho các sinh viên quản lý về những chuẩn bị cần thiết (về cả tâm lý và

kỹ năng) trước thực tế số lượng các thông báo tuyển dụng nhân lực quản lý(trong phạm vi khảo sát) là rất khiêm tốn so với tổng thể các thông báo tuyểndụng nói chung

Với nhiều đối tượng khác, nghiên cứu góp phần làm thay đổi cách nhìn

về một loại văn bản quen thuộc trong đời sống và chỉ ra những chức năng thú

vị nhưng thường bị lãng quên của các thông báo tuyển dụng trên báo viết

8 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung của báo cáo gồm 2 chương, 4 tiết

Phần nội Dung

Chương 1 Tuyển dụng và cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng 1.1 Quản lý nguồn nhân lực và Tuyển dụng

1.1.1 Quản lý nguồn nhân lực

Nhân lực là yếu tố có tính quyết định trong việc thực hiện mục tiêu củamọi tổ chức Bởi thế, quản lý nguồn nhân lực là một nội dung quan trọngtrong hoạt động quản lý tổ chức

Do khác biệt về mục đích nghiên cứu và góc độ tiếp, hiện nay tồn tạinhững quan niệm khác nhau về khái niệm quản lý nguồn nhân lực Trong

nghiên cứu này, thuật ngữ quản lý nguồn nhân lực được hiểu là các tác động

của chủ thể quản lý lên nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu và sự phát

triển bền vững của tổ chức Theo cách hiểu này, quản trị nhân sự (Personnel

Management) được xem là khái niệm hẹp hơn, nằm trong quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management).

1.1.2 Tuyển dụng

Tuyển dụng là một hoạt động cơ bản của quản lý nguồn nhân lực

Các tác giả của cuốn Giáo trình quản lý nguồn nhân lực cho rằng có

thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản lý nguồn nhân lực theo 3 nhóm

chức năng chủ yếu: 1/Thu hút (hình thành) nguồn nhân lực, 2/Đào tạo và phát

triển nguồn nhân lực, 3/Duy trì nguồn nhân lực Trong đó, nhóm chức năngthu hút (hình thành) nguồn nhân lực gồm các hoạt động đảm bảo cho tổ chức

có đủ nhân viên về số lượng cũng như chất lượng Muốn vậy tổ chức phải tiếnhành: kế hoạch hoá nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực;

tuyển dụng, tuyển chọn, bố trí nhân lực… Thiết kế và phân tích công việc

thường được sử dụng để xây dựng chức năng nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ

kỹ thuật của công việc làm cơ sở cho công tác tuyển dụng, tuyển chọn, đàotạo, thù lao…

Trong tác phẩm Thực tiễn quản lý nguồn nhân lực, Michael Amstrong

khẳng định quản lý nguồn nhân lực gồm nhiều hoạt động khác nhau Trong 8

hoạt động được cho là cơ bản nhất, hoạt động tạo nguồn nhân lực được nhắc tới ở vị trí thứ hai (sau hoạt động tổ chức) Theo đó, phải lập kế hoạch nguồn

nhân lực - đánh giá nhu cầu nhân lực trong tương lai cả về số lượng và trình

độ kỹ năng, hoạch định và thực hiện các kế hoạch để đáp ứng các nhu cầu này

thông qua tuyển dụng …

Tuyển dụng không chỉ chiếm vị trí quan trọng mà còn giữ vai trò khôngthể thay thế trong quản lý nguồn nhân lực

Các tác giả của Bản chất quản trị nguồn nhân lực - Gây dựng "Đội quân

tinh nhuệ" cho rằng: “chức năng tuyển dụng của quản trị nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tìm kiếm và thu hút nguồn nhân lực thì có thể tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường” [2; 33]

Như vậy, tuyển dụng là một phần quan trọng của quản lý nguồn nhân

lực Tuy nhiên, hiện nay, khái niệm tuyển dụng còn nhiều cách tiếp cận nên

chưa được định nghĩa nhất quán, trong khi đó lại song song tồn tại hai thuật

ngữ tuyển dụng và tuyển mộ cùng chỉ loại hoạt động chỉ xuất hiện khi tổ chức

cần nhân lực Qua nghiên cứu, báo cáo phân loại hai hướng tiếp cận cơ bản

Từ việc nhấn mạnh các yêu cầu về nhận thức, kỹ năng và thái độ màứng viên cần có để thích ứng với vị trí đang cần người, có tác giả tiếp cậnthuật ngữ tuyển dụng theo hướng chỉ rõ việc phải coi trọng khả năng cuả ứng

viên Tiêu biểu là Martin Hilb trong cuốn sách Quản trị nhân sự tổng thể,

Mục tiêu - Chiến lược - Công cụ đã cho rằng: "Mục tiêu chính của tuyển dụng nhân sự là tuyển lựa nhân viên có những trình độ học vấn, có khả năng phù hợp với yêu cầu của công việc, tích cực, có khả năng đóng đúng vai trò trong nhóm khi đảm nhận một công việc đã được sắp xếp phù hợp với viễn cảnh

của doanh nghiệp, vào một thời điểm và ở một nơi phù hợp với một chi phí có thể chấp nhận được." [10; 52]

Xuất phát từ việc quan tâm tới nguồn tuyển hơn là các kỹ thuật tuyểnchi tiết, các tác giả khác lại lựa chọn cách nhấn mạnh các nguồn mà nhà tuyểndụng có thể lựa chọn trong định nghĩa tuyển dụng của mình

Trong tác phẩm Đại cương về khoa học quản lý, tác giả Phan Văn Tú định nghĩa: "Tuyển dụng nhân viên có nghĩa là tìm một con người phù hợp để

giao phó một chức vụ đang trống Có thể tuyển từ bên ngoài vào hoặc điều động nhân viên từ bộ phận khác sang (có sẵn trong tổ chức)." [17; 120 - 121]

Các tác giả của Bản chất quản trị nguồn nhân lực - Gây dựng "Đội quân

tinh nhuệ" cho rằng: "Tuyển dụng là quá trình nghiên cứu, tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm các vị trí mà doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng." [2; 33]

Trong Quản trị nguồn nhân lực - Tập 1, tác giả Nguyễn Trọng Điều định nghĩa: "Tuyển mộ nguồn nhân lực là quá trình thực hiện những hình

thức, hiện pháp thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, trở thành nguồn ứng viên cho sự tuyển chọn vào các vị trí công việc trong tổ chức." [8; 147]

Còn với các tác giả của cuốn Giáo trình quản trị nhân lực: "Tuyển mộ

là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động

xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức." [7; 95]

Từ đây có thể kết luận hai điều

Thứ nhất, việc đồng thời tồn tại hai từ tuyển mộ và tuyển dụng chỉ đơn

thuần là sự khác biệt về mặt thuật ngữ Cả hai đều được sử dụng để chỉ hoạtđộng xuất hiện khi tổ chức cần thêm người để bù đắp hoặc thay thế Dù đượctiếp cận theo hướng nào (trong hai hướng kể trên) thì nội hàm của cả hai kháiniệm này cũng gồm 02 vấn đề cơ bản là: nguồn tuyển và khả năng ứng viên.Hướng tiếp cận khác nhau chỉ quy định sự khác biệt về mức độ đề cập hai vấn

đề trên trong khái niệm Báo cáo này thống nhất chỉ sử dụng khái niệm tuyển

dụng với cách hiểu là hoạt động thu hút từ nhiều nguồn khác nhau những người có nhận thức, kỹ năng, thái độ thích hợp với các vị trí trong tổ chức.

Theo cách hiểu này, tuyển chọn không nằm trong tuyển dụng mà là hoạt động liền kề, nằm kế tiếp tuyển dụng Nói cách khác, tuyển dụng đem lại nguồn ứng viên cho tuyển chọn.

Thứ hai, điều mà đa phần các nhà nghiên cứu đề cập khi định nghĩakhái niệm tuyển dụng là vấn đề nguồn tuyển (Hoàn toàn thống nhất với kết

luận thứ nhất, điều được quan tâm nhất trong giai đoạn tuyển dụng là tìm ra ứng viên từ các nguồn khác nhau để cung cấp cho tuyển chọn.) Tập trung

quan tâm tới các nguồn tuyển khác nhau cũng có nghĩa sẽ phải tính tới thậtnhiều các phương án đăng tuyển khác nhau (trong đó có đăng tuyển trên báoviết) để bao quát được thị trường lao động, tránh bỏ sót nguồn tuyển

1.1.3 Mối quan hệ giữa tuyển dụng và các hoạt động khác trong quản lý nguồn nhân lực

Như đã trình bày ở trên, quản lý nguồn nhân lực gồm nhiều hoạt độngkhác nhau, trong đó có tuyển dụng Với vị trí quan trọng và vai trò không thểthay thế, tuyển dụng có tác động qua lại với các hoạt động khác trong quản lýnguồn nhân lực

Theo các tác giả của cuốn sách Quản trị nguồn nhân lực - Tập 1, hoạt

động tuyển dụng là một trong những yếu tố đặc biệt quan trọng ảnh hưởngđến hoạt động và kết quả tuyển chọn nhân lực

Hoạt động tuyển dụng nguồn nhân lực bắt nguồn từ việc hoạch địnhnguồn nhân lực, dựa vào phân tích công việc và các nhu cầu về nguồn nhânlực - là một quá trình phức tạp, chịu sự tác động của nhiều yếu tố môi trườngbên ngoài và bên trong; đòi hỏi sự am hiểu về những cách thức và phươngpháp để đảm bảo hiệu quả của hoạt động tuyển dụng cho tổ chức

Như hình 1, kết quả thu hút nguồn ứng viên có số lượng, chất lượngcao nhất, phù hợp nhất cho công việc của tổ chức, góp phần quyết định sựhình thành phẩm chất, trình độ, năng lực cho nguồn nhân lực của tổ chức;nâng cao hiệu quả trong thực hiện mục tiêu tổ chức [8; 147 - 148]

Với các tác giả của Giáo trình quản lý nguồn nhân lực, mọi tổ chức

phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động đểnhằm đạt được các mục tiêu của mình Quá trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rấtlớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn Trong thực tế có người lao động

có trình độ cao nhưng không được tuyển chọn vì họ không biết các thông tintuyển dụng, hoặc họ không có cơ hội nộp đơn xin việc Chất lượng của quátrình lựa chọn sẽ không đạt được các yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấpnếu như số lượng người nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cầntuyển chọn Công tác tuyển dụng không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn,

mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như:Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động; đào tạo và phát triểnnguồn nhân lực; các mối quan hệ lao động … Sự tác động của tuyển dụng đốivới các chức năng khác đươc minh hoạ theo hình 2 [7; 95 - 97]

Hoạch định

nguồn nhân

lực

Tuyển dụng

Nguồn ứng viên

Tuyển chọn

Định hướng công việc

Đào tạo/ Phát triển

v.v

Cung cấp nguồn nhân lực mới cho

Cung cấp

Cho

Hình 1 - Tuyển dụng và những hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác

Những người tham gia tuyển dụng cho phép người sử dụng

lao động có khả năng lựa chọn nhiều hơn.

Những người tham gia tuyển dụng cho phép người sử dụng

lao động có khả năng lựa chọn nhiều hơn.

Tỷ lệ số người được chấp nhận ảnh hưởng đến số người

cần thiết phải tuyển dụng.

Tỷ lệ số người được chấp nhận ảnh hưởng đến số người

cần thiết phải tuyển dụng.

Những người xin việc trình độ lành nghề cao thì thực hiện

công việc tốt hơn.

Những người xin việc trình độ lành nghề cao thì thực hiện

công việc tốt hơn.

Các vấn đề tồn tại về thực hiện công việc cho thấy sự cần

thiết thu hút những người lao động có trình độ cao hơn.

Các vấn đề tồn tại về thực hiện công việc cho thấy sự cần

thiết thu hút những người lao động có trình độ cao hơn.

Cung về lao động sẽ ảnh hưởng tới mức lương và người có

trình độ cao sẽ mong đợi các mức thù lao cao hơn.

Cung về lao động sẽ ảnh hưởng tới mức lương và người có

trình độ cao sẽ mong đợi các mức thù lao cao hơn.

Mức lương cao hơn tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc thu

hút người có trình độ cao hơn.

Mức lương cao hơn tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc thu

hút người có trình độ cao hơn.

Người lao động có tay nghề đòi hỏi ít phải đào tạo hơn

người không có tay nghề.

Người lao động có tay nghề đòi hỏi ít phải đào tạo hơn

người không có tay nghề.

Tuyển dụng được đơn giản hoá nếu nhân viên mới có thể

được đào tạo phù hợp với ít thời gian và kinh phí hơn.

Tuyển dụng được đơn giản hoá nếu nhân viên mới có thể

được đào tạo phù hợp với ít thời gian và kinh phí hơn.

Người lao động được bố trí vào những vị trí thích hợp có

tỷ lệ công việc thay đổi thấp hơn và có sự thoả mãn cao

hơn.

Người lao động được bố trí vào những vị trí thích hợp có

tỷ lệ công việc thay đổi thấp hơn và có sự thoả mãn cao

Đánh giá tình hình thực hiện côngviệc

Thù lao

Đào tạo

và phát triển

Đào tạo

và phát triển

Các mối quan hệ lao động

Các mối quan hệ lao động

Tuyển chọn

Tuyển chọn

Điều này cho thấy tuyển dụng là hoạt động quan trọng của quản trịnguồn nhân lực, có tác động qua lại đối với các hoạt động khác của quản trịnguồn nhân lực.

1.2 Thông báo tuyển dụng và cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng trên báo viết

1.2.1 Tuyển dụng và Thông báo tuyển dụng trên báo viết

Có nhiều lý do khiến tổ chức phải tuyển nhân viên: công việc kinhdoanh ngày càng phát triển, mở rộng sản xuất, tái cấu trúc, một nhân viên sắpnghỉ hưu, một nhân viên xin nghỉ việc để đi học, một nhân viên bị buộc thôiviệc vì vi phạm kỷ luật, v.v… [3; 1]

Khi có nhu cầu tuyển nhân viên, điều đầu tiên được tính tới là tuyển từnguồn nào và bằng phương pháp nào

Trong cuốn Quản trị nguồn nhân lực - Tập 1, TS Nguyễn Trọng Điều

quan niệm tuyển dụng có nhiều nguồn tuyển với những phương pháp tuyểnkhác nhau Khi có nhu cầu tuyển người, tổ chức có thể tuyển dụng từ lựclượng lao động ở bên trong tổ chức, cũng như từ thị trường lao động ở bênngoài Nguồn bên trong thường được ưu tiên hơn Tuy nhiên, trong nhiềutrường hợp, tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài có ý nghĩa hơn, nhất là khi tổchức cần các ý tưởng mới, cần những kinh nghiệm chuyên môn sâu, hoặc khi

tổ chức không có sẵn các kỹ năng này và việc đào tạo một nhân viên đang có

là không thích hợp

Nguồn tuyển bên ngoài gồm có: Nhân viên cũ của tổ chức; bạn bè,người thân của nhân viên trong tổ chức; ứng viên tự nguyện; nhân viên củanhững tổ chức khác; sinh viên, học viên trong các cơ sở đào tạo; những ngườithất nghiệp [8; 155,159]

Đối với nguồn tuyển bên ngoài, có thể áp dụng các phương pháp thu

hút thông qua: Sự giới thiệu của các thành viên trong tổ chức; Quảng cáo trên

các phương tiện truyền thông như: trên các kênh của các đài truyền hình, đài

Người lao động được bố trí vào những vị trí thích hợp có

tỷ lệ công việc thay đổi thấp hơn và có sự thoả mãn cao hơn.

Người lao động được bố trí vào những vị trí thích hợp có

tỷ lệ công việc thay đổi thấp hơn và có sự thoả mãn cao hơn.

Hình ảnh của công ty ảnh hưởng đến quyết định nộp đơn tuyển vào một vị trí.

Hình ảnh của công ty ảnh hưởng đến quyết định nộp đơn tuyển vào một vị trí.

Các mối quan hệ lao động

Các mối quan hệ lao động

Nguồn:David J Cherrington, The Management of Human Resources, Forth edition, Prentice Hall International, Inc, 1996, Trang 192.

Hình 2 - Mối quan hệ qua lại giữa tuyển dụng

và các chức năng khác của quản lý nguồn nhân lực

phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác; Các trung tâm môi giới

và giới thiệu việc làm; Các hội chợ việc làm; Cử cán bộ của phòng nhân sựtới tuyển dụng trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyênnghiệp dạy nghề; Qua các cá nhân, tổ chức chuyên gia [7; 97, 98], [8; 163]

Như vậy, thông báo tuyển dụng trên báo viết là phương pháp được

nhắc tới trong nhóm các phương pháp được sử dụng khi tiến hành tuyển dụng

từ nguồn bên ngoài tổ chức

Trong báo cáo này, thông báo tuyển dụng trên báo viết được hiểu là

khái niệm dùng để chỉ những văn bản mang trọn vẹn các thông tin về một haynhiều vị trí tuyển dụng của một tổ chức được đăng trên báo viết

Từ trước đến nay, nhiệm vụ cơ bản mà các thông báo tuyển dụng đượcmong đợi thực hiện chỉ dừng lại ở việc công khai những yêu cầu của chủ thểtuyển dụng Tất nhiên, đây là mục đích cơ bản nhất mà các thông báo tuyểndụng phải đạt được Nhưng điều này sẽ thay đổi vì người tìm việc cũng có cáctiêu chuẩn của riêng họ để tìm việc Tuyển dụng đang đứng trước thách thứcđòi hỏi phải thay đổi khi người tìm việc hiện nay đã biết tự xác định conđường cho riêng mình và thiết lập các tiêu chuẩn riêng của mình dùng đểđánh giá các vị trí cần tuyển người Nhìn chung, người tìm việc có thể đượcchia làm 2 nhóm, tự tìm việc và phụ thuộc

Nhóm tự tìm việc là những người hiểu rõ về sức ép, về nhu cầu và cả

những điều không chắc chắn của môi trường làm việc Họ không tin vàonhững lời giới thiệu kiểu như: "công việc ổn định với nhiều tiềm năng pháttriển" Nói một cách tổng quát, nhu cầu công việc của những người này có thể

dự đoán: 1/Công việc phải thử thách và tạo cơ hội để họ thể hiện tiềm năngcủa mình; 2/Có thể học hỏi những kiến thức để củng cố và nâng cao khả năngtiếp tục được tuyển dụng; 3/Tìm ra nhanh chóng thực chất, bản chất của côngviệc và các khía cạnh của công việc; 4/Được nhận biết về các cố gắng đặc biệttrong công việc (bởi cấp trên); 5/Cơ hội được thăng tiến từ thấp lên cao;

6/Làm việc trong một tổ chức và với cấp trên mà họ có thể tin tưởng được.Nhiều người cảm thấy họ không nhất thiết phải ràng buộc với công việc đầutiên và chỉ coi đó là cơ hội để so sánh với những công việc khác.

Nhóm phụ thuộc cũng có nhiều suy nghĩ và cảm xúc giống nhóm tự tìm

việc nhưng vì nhiều lý do, họ quan tâm đến việc tìm một công việc với thunhập vừa phải và giữ công việc lâu dài, cho dù công việc này có thể khôngcung cấp các cơ hội thăng tiến hấp dẫn Họ thường tự động viên mình đểthích nghi với các yêu cầu của công việc và sẵn sàng nghe theo các hướng dẫncông việc (tuy việc nghe lời này không trở thành động lực gắn bó họ với côngviệc) Những người thuộc nhóm này cũng là những người thực tế Họ liên tụccập nhật kiến thức và kỹ năng để duy trì khả năng được tuyển dụng cũng nhưviệc có thể sẽ lựa chọn cơ hội làm việc tốt hơn khi nó đến Tuy nhiên đối với

họ, việc ổn định công việc vẫn được đặt lên hàng đầu

Nhu cầu và mục đích của người tìm việc rất rõ Để có được những nhânviên phù hợp, qua thông báo tuyển dụng, chủ thể đăng tuyển phải thu hút vàtạo tiền đề để giữ được những nhân viên có chất lượng (trong khi đồng thờiphải giới hạn tối thiểu số lượng nhân viên trong điều kiện chi phí và các hoạtđộng của tổ chức được giám sát một cách chặt chẽ) Nhưng nhà tuyển dụngcũng có những đòi hỏi của riêng mình Họ cần những người biết tự tích luỹkinh nghiệm, kỹ năng và trình độ, có khả năng làm việc được ngay (nhữngcông việc hoàn toàn mới có thể xuất hiện ngoài dự đoán và nhu cầu hiện tạicủa người tuyển dụng) Nếu như trước đây vị trí hấp dẫn với nhiều tiềm năng

phát triển là yếu tố thu hút chủ đạo cho thông báo tuyển dụng (công việc cần

người - vị trí hẫp dẫn - nhiều tiềm năng phát triển), thì ngày nay, tính hấp dẫn

không đến từ sự vững chắc của tương lai, không ai có thể đảm bảo chắc chắn

cho tương lai phát triển của mọi vị trí (công việc cần người vị trí hấp dẫn

-tương lai không chắc chắn) Thực tế đó đang tiếp tục tác động lên hoạt động

tuyển dụng cũng như những ứng xử của hai chủ thể chính của hoạt động này

Tuy nhiên, bên cạnh những tác động đối với hai đối tượng trực tiếp củahoạt động tuyển dụng, thông báo tuyển dụng nói chung và thông báo tuyển

dụng trên báo viết nói riêng còn liên quan đến: "Xây dựng và duy trì một hình

ảnh tích cực của doanh nghiệp trong thị trường lao động; quan tâm đến những ứng viên có thể thâu nhận trong tương lai và cố gắng thuyết phục họ gia nhập; Đặc biệt quan tâm đến những ứng viên có những tiêu chuẩn và tính chất phù hợp với viễn cảnh cho các vị trí đang còn bỏ trống." [10; 59]

Quan niệm này rất đáng được tán đồng bởi sức ảnh hưởng của truyềnthông báo chí là rất lớn, và đối tượng quan tâm tới thông tin trong thông báotuyển dụng trên báo viết không chỉ gồm những người đang tìm việc trong thờiđiểm báo ra Bối cảnh thiếu chắc chắn và những dự đoán về tuổi thọ của tổchức cũng như những thay đổi của tổ chức nếu còn kéo dài sự tồn tại, tinhthần cầu tiến và mong muốn được làm việc trong những môi trường có nhiều

cơ hội phát triển bản thân, … càng làm cho những người đang có việc làm(trong thời điểm báo ra) thêm quan tâm tới thông tin tuyển dụng, trong đó cónhững thông tin do các thông báo tuyển dụng trên báo viết cung cấp Quanhững thông tin này, vài nét chân dung của tổ chức sẽ được phác hoạ Nếu tổchức đó được đưa vào "tầm ngắm" thì ngay lập tức những yêu cầu của tuyểndụng được coi là định hướng cho quá trình tự đào tạo và tích luỹ của bản thân.Ngược lại, nếu không phải là tổ chức mà họ mong muốn tìm kiếm thì nhữngyêu cầu của tuyển dụng vẫn có tác dụng tham khảo khi cho biết những vậnđộng của thị trường tuyển dụng Hiện nay, nhân viên của các tổ chức khácchiếm vị trí quan trọng trong chiến lược phát triển của khá nhiều tổ chức Nếucác thông báo tuyển dụng được thiết kế tốt, có cấu trúc thông tin hợp lý và

đảm bảo được chức năng "tiếp thị" hình ảnh cho tổ chức thì việc "quan tâm

đến những ứng viên có tiêu chuẩn phù hợp với viễn cảnh cho các vị trí đang còn bỏ trống" và "cố gắng thuyết phục họ gia nhập" là hoàn toàn có thể thực

hiện được

Cũng là tác động đối với chiến lược phát triển của tổ chức, nhưng nhìn

từ chiều ngược lại Thông tin trong thông báo tuyển dụng của các đối thủcạnh tranh là một loại nguồn có giá trị, giúp tổ chức giải đáp được nhiều ẩn sốquan trọng của đối thủ như: tình trạng nhân viên, một phần định hướng pháttriển, văn hoá tổ chức, …

Đối với khách hàng, các thông báo tuyển dụng chính là một phần củahoạt động bán hàng tiếp thị Cách thức tổ chức chọn để ứng xử với những ứngviên, lối chọn đăng các thông tin tuyển dụng, những tiêu chuẩn và vị trí cầntuyển, … và bao trùm lên đó là nét văn hoá của tổ chức được toát ra từ tổngthể các yếu tố sẽ có ảnh hưởng không nhỏ tới những quyết định của kháchhàng có liên quan tới tổ chức và những giao dịch giữa họ với tổ chức

Với các nhân viên hiện thời của tổ chức, thông báo tuyển dụng là mộtbiểu mẫu về những giá trị mà tổ chức của họ đang hướng tới Họ có thể soimình qua những tiêu chuẩn tuyển dụng để hiểu mình đang đứng ở vị trí nàotrong tổ chức và từ đó tự định hướng bản thân

Với các đơn vị đào tạo nhân lực, các thông báo tuyển dụng thực sự là

cơ sở thực tiễn cho việc đánh giá tính tương thích của chương trình đào tạođối với yêu cầu của thị trường Các đơn vị đào tạo hoàn toàn có thể coi cácthông báo tuyển dụng loại nhân lực do mình đào tạo là những định hướng tíchcực cho những bổ sung cần thiết trong quá trình đào tạo của mình

Như vậy, có thể nói thông báo tuyển dụng nói chung và một phần của

nó - thông báo tuyển dụng trên báo viết - có những tác động lớn tới nhiều loạiđối tượng khác nhau trong xã hội

1.2.2 Cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng trên báo viết

1.2.2.1 Quan niệm về những thông tin nên đăng trên các thông báo tuyển dụng

Qua tìm hiểu, có thể nhận thấy chưa có nghiên cứu nào đưa ra quanniệm đầy đủ về một cấu trúc thông tin cần có đối với các thông báo tuyển

dụng trên báo viết Chỉ có một vài nhận định mang tính chất gợi ý về nhữngthông tin nên đăng tải trên một thông báo tuyển dụng nói chung.

Theo các tác giả của cuốn Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực, một

thông báo tuyển dụng sẽ có các nhóm thông tin về: 1/Công việc; 2/Các yêucầu của công việc với người thực hiện nó được cụ thể hoá thành các yêu cầu

về kỹ năng, kỹ xảo với ứng viên "Phòng Nhân lực phải lấy Bản mô tả công

việc và Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện làm căn

cứ để quảng cáo, thông báo tuyển dụng, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cầnthiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí

cần tuyển dụng Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

giúp cho những người xin việc quyết định xem có nên nộp đơn hay không."[7; 99]

Cũng theo các tác giả này, trong chiến lược thu hút nguồn nhân lực củamình, các tổ chức cần phải cân nhắc các hình thức kích thích để đưa ra khi

công bố trên các phương tiện quảng cáo như: phải đưa ra được “các hình thức

kích thích hấp dẫn để tuyển được những người phù hợp với yêu cầu của công việc” và “đảm bảo họ sẽ làm việc lâu dài trong tổ chức” Để tạo được ấn

tượng mạnh, tổ chức nên “truyền tải các hình ảnh đẹp có lợi cho tổ chức” và phải “vẽ ra được những viễn cảnh tương lai của tổ chức” Khi người lao động

được cung cấp các thông tin đúng với thực tế của công việc thì số người nộpđơn xin việc không giảm và tỷ lệ người bỏ việc giảm đi rõ rệt so với việc

cung cấp thông tin tô hồng… “Trong thực tế những người nộp đơn xin việc

thường bị thu hút bởi mức lương và mức tiền thưởng cao Đây là hình thức hấp dẫn nhất, còn trong trường hợp những người này từ chối tiền lương cao thì tổ chức phải xem xét đưa ra hình thức thích hợp nhất." [7; 104]

Điểm tích cực của quan niệm này là đã nhấn mạnh các thông tin về

công việc (mặc dù không cho biết chi tiết cách hiểu khái niệm công việc ở đây

gồm những thông tin gì), yêu cầu với công việc và có tính đến các yếu tố hấpdẫn ứng viên như mức lương và tiền thưởng Tuy nhiên, đối tượng chủ yếu

mà những thông báo tuyển dụng tính toán đến chỉ dừng lại ở người lao động.Đây chính là một sự khuyết thiếu (vì như đã trình bày ở trên, các thông báotuyển dụng không chỉ tác động tới đối tượng này).

Theo cuốn Quản trị nguồn nhân lực - Tập 1, cần đăng những nhóm thông tin về công việc và các chế độ nếu trúng tuyển: "trước khi tuyển dụng

lao động, người tuyển dụng phải có trách nhiệm giới thiệu nội dung và yêu cầu công việc, điều kiện lao động, nội quy, mức tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các chế độ khác mà người lao động được hưởng" [8; 150] Quan

niệm này là một bổ sung đáng kể về mặt chi tiết cho khái niệm công việc kể

trên, nhưng cũng chỉ tồn tại rời rạc, không nằm trong tổng thể nghiên cứu vềcác yêu cầu cho một thông báo tuyển dụng nên thiếu tính chỉnh thể cần thiết

Trong Quản trị nhân sự tổng thể, Mục tiêu - Chiến lược - Công cụ,

Martin Hilb cho rằng công cụ để xác định nhu cầu nhân sự gồm có: "Tờ mẫucho phép bổ sung lao động (để chứng minh sự cần thiết của vị trí làm việc, kể

cả toàn bộ thời gian lẫn bán thời gian); Một bản mô tả về phạm vi trách

nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ có liên quan đến đặc điểm chuyên môn của chức vụ phù hợp với viễn cảnh doanh nghiệp (mô tả trên 1 trang giấy); Những đòi hỏi chuyên môn phù hợp với đặc điểm viễn cảnh của chức vụ." [10; 59]

Điều này có thể hiểu là cần đăng những thông tin về đòi hỏi chuyênmôn đối với ứng viên, gồm cả những đòi hỏi dành cho vị trí cần tuyển hiệnthời và những đòi hỏi đối với tương lai của vị trí đó Đây là điểm tích cựcđáng ghi nhận Mặc dù không được trình bày dưới dạng quan niệm chính thứccủa tác giả về những thông tin cần có trong một thông báo tuyển dụng (mà tồntại dưới dạng những công cụ để tổ chức xác định nhu cầu nhân sự), nhưngnhững điều này đã cho thấy một cái nhìn xa, có tính dự báo rất cần trong quảnlý

Như vậy, các tác giả nghiên cứu quản lý nguồn nhân lực đều có quantâm nhất định tới việc khuyến cáo các thông tin nên đăng tuyển trong thông

báo tuyển dụng nói chung Tuy nhiên đó chỉ là những quan niệm rời rạc, chưađược nghiên cứu tập trung thành chuyên đề Đó là cơ sở để nghiên cứu nàytập trung tìm hiểu về một phần của sự khuyết thiếu lý thuyết đó: những thôngtin đăng trong thông báo tuyển dụng trên báo viết, mà trong nghiên cứu này

gọi là cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng trên báo viết.

1.2.2.2 Cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng trên báo viết Thuyết chức năng - cấu trúc (còn được gọi là thuyết cấu trúc - chức năng, hay thuyết chức năng) là một chủ thuyết xã hội học hiện đại Dù với tên

gọi nào, các tác giả của chủ thuyết này đều nhấn mạnh tính liên kết chặt chẽcủa các bộ phận cấu thành nên một chỉnh thể mà mỗi bộ phận đều có chứcnăng nhất định góp phần đảm bảo sự tồn tại của chỉnh thể đó với tư cách làmột cấu trúc tương đối ổn định, bền vững

Thuyết hướng vào phân tích các thành phần tạo nên cấu trúc, xem cácthành phần đó có mối liên hệ với nhau như thế nào và đặc biệt xét quan hệcủa chúng đối với nhu cầu chung của sự tồn tại, phát triển của chỉnh thể đó

Về mặt phương pháp luận, chủ thuyết này đòi hỏi phải tìm hiểu cơ chếhoạt động của từng thành phần để biết chúng có chức năng, tác dụng gì đốivới sự tồn tại một cách cân bằng, ổn định của toàn cấu trúc

Xuất phát từ quan niệm của thuyết chức năng - cấu trúc, nghiên cứunày cho rằng thực thể thông báo tuyển dụng trên báo viết cũng được cấuthành bởi các nhóm thông tin - các bộ phận - khác nhau, mỗi nhóm đều cóchức năng nhất định và có sự liên hệ với nhau tạo nên tính chỉnh thể xác định

Khái niệm cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng trên báo viết

trong nghiên cứu này là khái niệm dùng để chỉ cách thức tổ chức các đơn vịthông tin về tuyển dụng nhân lực (loại hình tổ chức, kỹ năng, chuyên môn,

mô tả công việc, lương…) để kiến tạo các nhóm thông tin về chủ thể tuyểndụng, về yêu cầu ứng viên, về vị trí tuyển dụng và các chế độ nếu trúng tuyển

Mỗi nhóm thông tin này đều có chức năng nhất định tạo nên tính chỉnh thểcủa cấu trúc, đem lại ý nghĩa cho đối tượng của quá trình truyền và nhận nó.

Thực chất, các nhóm thông tin này đều có chức năng cơ bản khá độclập nếu xét riêng từng đối tượng mà nó tác động đến Ví dụ: xét đối tượngngười đang đi tìm việc Nếu như nhóm thông tin về chủ thể tuyển dụng chonhững cái nhìn ban đầu về tổ chức, thì nhóm thông tin về yêu cầu đối với ứngviên giúp khoanh vùng khả năng cá nhân, và nhóm thông tin về vị trí tuyểndụng và các chế độ khi trúng tuyển ảnh hưởng trực tiếp tới quyết định có haykhông nộp hồ sơ

Với đối tượng nhân viên hiện thời của tổ chức, những tác động chủ yếuđến từ chức năng của nhóm thông tin thứ hai Nhóm thông tin này có khảnăng giúp họ tự kiểm tra năng lực của mình trong hiện tại để xác định vị trícủa mình trong tổ chức và khả năng phát triển bản thân trong tổ chức, từ đó

có những định hướng cho quá trình tự đào tạo bản thân Các nhóm thông tincòn lại mang giá trị kiểm chứng cho những gì diễn ra trong hiện tại của tổchức cũng như những chế độ từ tổ chức mà họ được hưởng

Từ các nhận định có phần khá rời rạc và thiếu tập trung của nhiều tác giả khác nhau, trên cơ sở tìm hiểu và phân tích, báo cáo xây dựng cấu trúc thông tin cho các thông báo tuyển dụng trên báo viết gồm 03 nhóm thông tin cơ bản với những chức năng xác định,

Chức năng

Cơ bản của nhóm thông tin

các Đối tượng chịu tác động chủ yếu

1. Tổ chức

tuyển

dụng

Hình ảnhhiện tại vàviễn cảnhtương lai

1 Người tìm việc

2 Nhân viên hiện thời của

tổ chức

3 Những người có dự định gia nhập tổ chức trong tương lai

4 Khách hàng

chuyênmôn phùhợp với vịtrí cầntuyển tronghiện tại vàviễn cảnh

vị trí đótrong tươnglai

Cho biết địnhhướng trình

độ nhân viêncủa tổ chức,chất lượngdịch vụ cóthể cung cấp

1 Người tìm việc

2 Những người có dự định gia nhập tổ chức trong tương lai

3 Nhân viên hiện thời của

nhiệm,quyền hạn,nội quy,mức tiềnlương, tiềncông, tiềnthưởng vàcác chế độkhác

Cho thấy vănhoá tổ chức,những đặctính của môitrường pháttriển trong tổchức, tínhhiệu quảtrong hoạtđộng của tổchức, tínhminh bạchcủa tổ chức

1 Người tìm việc

2 Những người có dự định gia nhập tổ chức trong tương lai

3 Đối thủ cạnh tranh

4 Nhân viên hiện thời của

tổ chức

Xét nhóm thông tin về yêu cầu đối với ứng viên, có thể nhận thấy đây

là nhóm thông tin cơ bản nhất, quan trọng nhất trong thông báo tuyển dụng.Nhóm thông tin này có ý nghĩa đối với nhiều đối tượng khác nhau

Trước hết, đối với người đi tìm việc, những thông tin về yêu cầu đốivới ứng viên cho phép người đi tìm việc khoanh vùng phạm vi nộp hồ sơ củamình, không tốn thời gian và công sức cho những vị trí mà yêu cầu tuyểnkhông tương thích với điều kiện và năng lực của mình

Đối tượng tiếp theo chịu chi phối bởi các thông tin về yêu cầu đối vớiứng viên là những người sẽ gia nhập thị trường lao động (những lao động ởdạng tiềm năng) và những người hiện đang có việc làm nhưng có mong muốnhoặc có tính tới khả năng đổi chỗ làm Những yêu cầu đó là cơ sở định hướngcho quá trình tự đào tạo, quá trình tích luỹ nhận thức, kỹ năng và thái độ cầnthiết để có thể đáp ứng ngay khi cần.

Các đơn vị đào tạo nhân lực cho thị trường cũng tìm thấy trong nhữngyêu cầu này định hướng cần thiết cho quá trình đào tạo của mình, sao cho sảnphẩm của họ - người lao động, có thể tự tin nhập cuộc ngay sau khi ra trường

Khách hàng, đối thủ cạnh tranh và chính những nhân viên hiện có của

tổ chức cũng tìm thấy trong những yêu cầu này những hướng tư duy riêngbiệt Mức độ yên tâm hợp tác của khách hàng sẽ dao động chung quanh mứcsàn yêu cầu đối với nhân viên của tổ chức Đối thủ cạnh tranh sẽ phân tíchnăng lực của tổ chức thông qua yêu cầu năng lực đối với nhân viên và coi đó

là thông tin tham khảo quan trọng cho các chiến lược cạnh tranh với tổ chức.Còn chính những nhân viên hiện thời của tổ chức thì lại nhìn vào các yêu cầu

đó để tự kiểm định mình và có hướng tự phát triển bản thân

Nhóm thông tin về vị trí tuyển dụng và chế độ nếu trúng tuyển là nhómthông tin cần thiết, giữ vai trò thu hút và tạo tiền lệ tường minh trong văn hoáthông tin của tổ chức Minh bạch thông tin ngay từ những tiếp xúc đầu tiên sẽ

là một ấn tượng tốt không chỉ đối với những người đi tìm việc mà còn đối vớikhách hàng và các dạng lao động tiềm năng và lao động ngoài tổ chức

 Như vậy, trong chương 1, báo cáo đã làm rõ hai nội dung cơ bản.Thứ nhất, mặc dù đều khẳng định tính tất yếu và vị trí quan trọng củatuyển dụng đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực, nhưng các nghiên cứuhiện nay chưa đề cập đầy đủ những yêu cầu đối với cấu trúc thông tin của cácthông báo tuyển dụng Điều này có những tác động nhất định tới hoạt động

đăng tuyển trên thị trường hiện nay và thực tế này sẽ được thể hiện một phầntrên cở sở thống kê phân tích trong chương 2.

Thứ hai, trên cơ sở lý thuyết chức năng - cấu trúc, báo cáo xây dựngcấu trúc thông tin cho các thông báo tuyển dụng trên báo viết và chương 2 sẽ

là một nghiên cứu trường hợp thực tiễn để làm rõ những kết quả đạt được củachương 1

Chương 2 Phân tích cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên và ý nghĩa của nó trong thông báo tuyển dụng nhân lực quản lý

Trong chương 1, trên cơ sở thống nhất cách hiểu về các thuật ngữ vàphân tích các quan niệm khác nhau, báo cáo đã chỉ ra cấu trúc thông tin hợp

lý đối với các thông báo tuyển dụng trên báo viết gồm 03 nhóm thông tin cơbản Để tìm hiểu xem có hay không sự tác động giữa việc khuyết thiếu trên lýthuyết với thực tế đăng tuyển sôi động, đồng thời hoàn thiện quan niệm vềcấu trúc thông tin kể trên, trong chương này, báo cáo tiến hành khảo sát cácthông báo tuyển dụng đăng trên báo Thanh niên số ra tháng 12 năm 2005

Báo Thanh niên là cơ quan ngôn luận của Hội Liên hiệp Thanh niênViệt Nam Báo ra đời năm 1925 và từ đó đến nay đã có những vận động tíchcực để phù hợp với đặc điểm, xu thế của từng giai đoạn lịch sử Đó cũngchính là lý do vì sao cho tới hôm nay, trong khi có hơn 376 đầu báo đang

được xuất bản trên mọi miền Tổ quốc (theo thống kê của VDC), báo Thanhniên vẫn giữ vững vai trò người bạn thân thiết của lớp lớp thế hệ thanh niên.

Từ năm 2005, để đáp ứng nhu cầu học tập và tìm việc hết sức chính

đáng của thanh niên, báo đã lập một chuyên trang "Việc làm và Học hành" dùng

đăng các thông tin việc làm, tuyển dụng, cơ hội học hành và thông tin họcbổng; thường xuyên có những bài viết về kỹ năng tìm việc và làm việc kháthực tế và hấp dẫn, tạo thêm một cầu nối thông tin uy tín giữa người tìm việc

và nhà tuyển dụng, góp phần đáng kể trong việc thúc đẩy các giao dịch trênthị trường lao động

2.1 Cấu trúc thông tin của thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên các số ra tháng 12 năm 2005

2.1.1 Nguyên tắc khảo sát

Qua thu thập và khảo sát các thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên

số ra tháng 12 năm 2005, có thể nhận thấy: các thông báo tuyển dụng đượcđăng tập trung trong một chuyên trang Có những thông báo chiếm diện tíchlớn, thậm chí = 1/2 trang báo Nhưng có những thông báo "tuyển gấp", "cầnngay" hoặc không trực tiếp thì lại chiếm diện tích nhỏ, thông tin thường sơsài

Tiến hành khảo sát này, đề tài không sử dụng các thông báo không trựctiếp, tức là những thông báo đăng tuyển nhiều hơn 3 (>03) vị trí một lúcnhưng lại không cho biết yêu cầu mà đòi hỏi liên hệ qua một chủ thể khôngxác định; cũng không khảo sát những thông báo không đề cập một chút gì tớitiêu chí tuyển dụng

01 chủ thể tuyển dụng trong 01 lần đăng 01 thông báo trên báo viết cóthể đồng thời đăng tuyển nhiều vị trí khác nhau Nhưng cấu trúc thông tintuyển dụng các chức danh khác nhau là khác nhau Vì vậy, trong báo cáo này,mỗi đơn vị thông báo được sử dụng làm mẫu tương đương với 01 chức danh(vị trí tuyển dụng) trong một thông báo trên báo

01 thông báo tuyển dụng có thể được đăng tuyển trong một khoảng thờigian nhất định trên một loại báo, tức là có thể có những thông báo lặp lại(giống hệt nhau) trong nhiều ngày liền nhau Do phạm vi không gian nghiêncứu là 1 loại báo, thời gian nghiên cứu là liên tục trong 1 tháng nên quy ước:chỉ sử dụng 01 lần duy nhất đối với mọi thông báo.

* Quy ước:

STT Tên tiêu

1. Tên chủ thể Trình bày tên chủ thể

trong thông báo

"Công ty cổ phần Taxi SASCO tuyển dụng lái xe Taxi" (TB 3)

In Lôgô của chủ thể tuyển dụng trong thông báo

Lôgô của Shell (TB 7)

3 Giới thiệu về chủ thể Giới thiệu vài nét về chủ thể tuyển dụng

"Nhà thầu chuyên nghiệp hàng đầu về cung cấp lắp đặt các hệ thống kỹ thuật cơ điện lạnh cho công trình hạ tầng cơ sở công nghiệp và dân dụng" (TB 70)

4 Hình ảnh kèm theo

Minh hoạ bằng hình ảnh trong thông báo tuyển dụng

Hình ảnh ô tô trong thông báo tuyển lái xe Taxi (TB 3)

5 Yêu cầu

giới

Giới tính cần cho vị trí tương ứng "Nam", "Nữ", "Nam/Nữ"

"Tốt nghệp cao đẳng trở lên ngành điện cơ, cơ khí, điện lạnh" (TB 9)

8 Bằng cấp Trình độ của ứng viên

9 Loại bằng Yêu cầu xếp loại tốt nghiệp "Tốt nghiệp từ hạng trung bình - khá trở lên" (TB 53)

10 Ngoại ngữ Yêu cầu trình độ "Biết Anh ngữ" (TB 73)

ngoại ngữ

11 Tin học Yêu cầu trình độ tin học "Sử dụng thành thạo các phần mềm Corel, photoshop" (TB 5)

12 Kinh nghiệm Yêu cầu kinh ngiệm

"ưu tiên cho ứng viên đã từng làm cho công ty Nhật" (TB 71)

"Có kinh nghiệm về các bản vẽ chuyên ngành cơ điện lạnh, nước, kiến trúc ít nhất 3 năm" (TB 73)

13 Kỹ năng Yêu cầu kỹ năng

"Communication, analytical and training skills", “Ability to work

in a multicultural team” (TB 59)

“Biết đo đạc” (TB 11)

14 Phẩm chất Yêu cầu phẩm chất

"Đạo đức nghề nghiệp", "thật thà, trung thực", "có tinh thần trách nhiệm"…

15 Ngoại hình Yêu cầu ngoại hình

"Không bị dị tật", "Dễ nhìn" (TB 74)

"Ngoại hình phù hợp với nghề lái xe taxi" (TB 3)

16 Sức khỏe Yêu cầu sức khỏe "Sức khỏe tốt" (TB 3)

17 Hộ khẩu Yêu cầu hộ khẩu "Hộ khẩu thường trú tại thành phố Hồ Chí Minh" (TB 74)

18 Hồ sơ Yêu càu và chỉ dẫn hồsơ

"Tải đơn xin việc từ trang web

…" (TB 115)

"Hồ sơ (không cần công chứng):

- Đơn dự tuyển (viết tay), yêu cầu nêu rõ vị trí dự tuyển, tóm tắt quá trình làm việc, kỹ năng kinh nghiệm và mức lương đề nghị…" (TB 1)

19 Phương tiện Yêu cầu phương tiện "Có xe gắn máy riêng" (TB 4)

20 Số lượng

tuyển

Số lượng cần tuyển cho 1 vị trí đăng

"Phiên dịch tiếng Hoa: 10

thông báo người" (TB 8)

21 Vị trí tuyển

Tên, chức danh mà chủ thể tuyển dụng dùng

Coi là vị trí quản lý khi: chủ thể tuyển dụng gọi là chức danhquản lý, tên các chức danh có từ "quản lý", hoặc có chứa từ chỉ chức năng của người quản lý

"Nhân viên thiết kế mẫu" (TB 5)

"Kỹ sư xưởng" (TB 9)

"Giám sát bán hàng (Account Manager)" (TB 7)

"Giám đốc điều hành" (TB 106)

22 Địa điểm

Địa điểm ứng viên sẽ làm việc nếu trúng tuyển

"Bệnh viện Pháp Việt cần tuyển" (TB 27)

"Nhân viên làm việc tại Bình Dương" (TB 4)

23 Thời gian

Thời gian trong ngày ứng viên sẽ làm việc khi được nhận

"ca nguyên ngày", "ca nửa ngày" (TB 65)

24 Mô tả

Mô tả công việc của

vị trí mà ứng viên phải đảm nhiệm nếu trúng tuyển

"Vẽ bản vẽ thi công (Shopdrawing) các hệ kỹ thuật

cơ điện lạnh, nước, kiến trúc chocác công trình xây dựng" (TB 73)

"Lập kế hoạch thực hiện bản vẽ, triển khai cho các kỹ sư, giám sát, kiểm tra bản vẽ" (TB 72)

25 Lương Đề cập lương có thể được hưởng

"Lương thoả thuận" (TB 72)

"Mức ăn chia theo ca" (TB 3)

"Lương căn bản 2,269 USD/năm" (TB 115)

26 Quyền lợi

khác

Hứa hẹn về các quyềnlợi khác khi trúng tuyển

"Được hưởng các chế độ BHYT

và BHXH theo luật định; Có cácchế độ phúc lợi tốt và môi trường làm việc năng động" (TB

21, 22)

"Có cơ hội phát triển nghề

nghiệp tương xứng với trình độ chuyên môn và kinh

nghiệm"(TB 7)

"Ngoài lương hàng tháng, được hưởng thêm lương kinh doanh tuỳ theo kết quả công việc thực tế; Được đào tạo" (TB 16)

* Báo cáo chú thích các thông báo ví dụ trong phần phụ lục 5.

2.1.2 Kết quả khảo sát

Trên cơ sở cấu trúc thông tin của các thông báo tuyển dụng trên báoviết (gồm 3 nhóm thông tin) đã xây dựng ở chương 1, trong tiết này, báo cáotrình bày kết quả khảo sát các thông báo tuyển dụng trên báo Thanh niên số ratháng 12 năm 2005 theo 3 nhóm thông tin đó

2.1.2.1 Nhóm thông tin về chủ thể tuyển dụng:

Thông tin về chủ thể tuyển dụng là nhóm thông tin hết sức quan trọngtrong thông báo tuyển dụng Nếu như thông báo tuyển dụng là hình ảnh đầutiên về tổ chức đối với người đi tìm việc, thì những thông tin về chủ thể tuyểndụng chính là nét phác hoạ cơ bản và tiên quyết cho hình ảnh đầu tiên đó Tuynhiên, thực tế cho thấy có một độ chênh nhất định giữa những gì được viếttrong hoàn cảnh giả định với những gì được thực hiện trong hoàn cảnh thựctế

- 12,7% các chủ thể đăng tuyển không công khai tên tổ chức của mình

Có thể do chủ thể đăng tuyển không có một bộ phận chịu phụ trách công việctuyển dụng nên phải đăng tuyển gián tiếp qua các công ty tuyển dụng trunggian; chủ thể đăng tuyển muốn giữ bí mật về sự bù đắp nhân sự đó; hoặc chủthể đăng tuyển coi đó là thử thách đầu tiên để phân loại ứng viên

Tuy nhiên, việc 87,3% chủ thể đăng tuyển công khai tên tổ chức củamình đã cho thấy có một sự rõ ràng, một sự tôn trọng nhất định của người tìmngười đối với người tìm việc Điều này còn đồng thời là biểu hiện của một

thực tế hiện nay, đó là việc các tổ chức tự mình đăng tuyển mà ít qua trunggian (các trung tâm dịch vụ việc làm, các doanh nghiệp tư vấn tuyển dụng

…) Chúng ta không thiếu những công ty làm công việc trung gian này,nhưng chúng ta có không nhiều những công ty làm ăn hiệu quả và minh bạch.Kiểu làm ăn chộp giật và những chiêu lừa người lao động của các công ty

“ma” đã tạo nên một ấn tượng không tốt đối với người lao động và các tổchức cần nhân lực Tất nhiên điều này sẽ nhanh chóng có chuyển biến bởi sựxuất hiện của khá nhiều các doanh nghiệp tư vấn tuyển dụng có uy tín trong

và ngoài nước một vài năm gần đây Không chỉ những công ty thiếu minhbạch mà những công ty làm ăn kém hiệu quả sẽ sớm bị đào thải

- 56,3% các chủ thể không đăng lôgô trong thông báo tuyển dụng củamình Đó là do chủ thể đăng tuyển không có Lôgô, hoặc chủ thể đăng tuyểnhạn chế diện tích thông báo để tiết kiệm chi phí

- 57,7% các chủ thể tuyển dụng không tự giới thiệu trong thông báotuyển dụng 86,6% các thông báo tuyển dụng không sử dụng hình ảnh trongthông báo tuyển dụng Có thể là vì chủ thể đăng tuyển coi việc tìm hiểu vềnhà tuyển dụng là công việc mà mọi ứng viên muốn gia nhập tổ chức đều phải

tự thực hiện; hoặc chủ thể đăng tuyển hạn chế diện tích thông báo để tiết kiệmchi phí

Như vậy, đa số các chủ thể đăng tuyển các thông báo tuyển dụng trênbáo Thanh niên các số ra tháng 12 năm 2005 đều công khai tên tổ chức trongcác thông báo tuyển dụng, tuy nhiên lại không đầu tư thích đáng cho các giớithiệu khác về tổ chức của mình

2.1.2.2 Nhóm thông tin về yêu cầu đối với ứng viên:

Đây là nhóm thông tin quan trọng, có nhiều tác động và cần thiết phảiđược coi trọng trong đăng tuyển Kết quả thống kê cũng cho thấy điều đó tuy

ở những mức độ rất khác nhau

- 55,6% các chủ thể tuyển dụng không đề cập rõ giới tính cần tuyển Cóthể do ngầm định vị trí đó dành cho cả nam và nữ Nhưng để không tạo ra sựphân biệt, hoặc để tiết kiệm chi phí đăng tuyển, chủ thể đăng tuyển đã không

đề cập chi tiết

- 76,8% các chủ thể tuyển dụng không đề cập rõ tuổi cần tuyển Hoặcchủ thể tuyển dụng muốn mở rộng phạm vi ứng viên để có nhiều cơ hội lựachọn hơn; hoặc đối với nhà tuyển dụng, việc ứng viên bao nhiêu tuổi chưaphải là mối quan tâm cấp thiết

- 74,6% các chủ thể tuyển dụng đề cập rõ chuyên ngành cần tuyển;74,6% các chủ thể tuyển dụng đề cập rõ loại bằng (THPT, Đại học, …) cầntuyển; 2,8% các chủ thể tuyển dụng đề cập rõ xếp loại tốt nghiệp cần tuyển.Điều này cho thấy: Các chủ thể đăng tuyển rất quan tâm tới những gì ứngviên được đào tạo; đã đề cập tới chuyên ngành thì đều nêu rõ bằng cấp cần đạtcủa ứng viên Tuy nhiên, xếp loại bằng tốt nghiệp của các ứng viên khôngphải là điều mà chủ thể tuyển dụng quan tâm tới nhất trong giai đoạn đăngtuyển

- Ngoại ngữ và tin học thường được nhắc tới trong vai trò của nhữngcông cụ cần thiết trong thời đại hiện nay Tuy nhiên, kết quả thống kê lại chothấy chỉ có một lượng trung bình các chủ thể tuyển dụng quan tâm tới tiêu chínày: 45,1% đề cập yêu cầu ngoại ngữ; 31,0% đề cập yêu cầu trình độ tin học

- Kinh nghiệm là mối quan tâm hàng đầu của chủ thể tuyển dụng đốivới ứng viên trong giai đoạn hiện nay: 55,6% các chủ thể tuyển dụng đề cậpyêu cầu kinh nghiệm ứng viên Một điều khá thú vị là các chủ thể tuyển dụngquan tâm tới kinh nghiệm nhiều hơn là tuổi đời của ứng viên, và đa phầnnhững thông báo đề cập tới kinh nghiệm thì lại không nói gì tới yêu cầu tuổi.Tương quan Yêu cầu Tuổi ứng viên và Yêu cầu Kinh nghiệm (Crosstabulation)

Yêu cầu Kinh nghiệm TổngKhông đề cập Có đề cập

Có đề cập 20 13 33

- Kỹ năng ứng viên cũng là mối quan tâm nhất định của các chủ thểtuyển dụng, nhưng phẩm chất ứng viên lại giành được ưu thế hơn: 23,2% cácchủ thể tuyển dụng đề cập yêu cầu kỹ năng; 32,4% các chủ thể tuyển dụng đềcập yêu cầu phẩm chất

- Ngoại hình chưa phải là yêu cầu cần thiết trong giai đoạn đăng tuyển:5,6% các chủ thể tuyển dụng đề cập yêu cầu ngoại hình

- Sức khoẻ là một trong những yếu tố có tính quyết định tới khả nănglàm việc và cống hiến cho tổ chức của ứng viên Tuy nhiên, chỉ có 7,7% cácchủ thể tuyển dụng có yêu cầu sức khoẻ ứng viên khi đăng tuyển Rất có thể

đây sẽ là tiêu chí sẽ được quan tâm nhiều hơn trong những giai đoạn hậu hồ

sơ (giai đoạn chủ thể tuyển dụng thống kê các hồ sơ xin việc, cân nhắc và lựa

ra một danh sách các ứng viên thích hợp nhất để gọi phỏng vấn và tuyểnchọn)

- Hộ khẩu và phương tiện không phải là mối quan tâm cấp thiết của nhàtuyển dụng: 94,4% các chủ thể tuyển dụng không đề cập yêu cầu hộ khẩu;98,6% các chủ thể tuyển dụng không đề cập yêu cầu phương tiện Cá biệt cóthông báo hứa hẹn có xe đưa đón nhân viên

- Mặc dù trên thị trường hiện nay bày bán rất sẵn những bộ hồ sơ xinviệc, nhưng kết quả khảo sát cho thấy có tới 30,3% các chủ thể tuyển dụngchỉ dẫn cụ thể và chi tiết về hồ sơ xin việc Điều này cho thấy những bộ hồ sơ

xin việc đang được bày bán hiện nay chưa cung cấp được đủ loại và lượng

thông tin mà chủ thể tuyển dụng cần Đây là một khoảng trống thị trườngđáng được quan tâm, đồng thời là một nhắc nhở đối với người tìm việc

2.1.2.3 Nhóm thông tin về vị trí tuyển dụng và các chế độ nếu trúng tuyển: