đề tài chức năng tổ chức của quản trị

Đề tài chức năng tổ chức của quản trị MỤC LỤC Mục lục 1 Dẫn nhập 2 Vấn đề 1. Các mô hình cơ cấu tổ chức 3 1. Đặt vấn đề 3 2. Các mô hình cơ cấu tổ chức 4 2.1. Mô hình tổ chức căn bản 4 2.1.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến 4 2.1.2. Cơ cấu tổ chức chức năng 5 2.1.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 6 2.1.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận 7 2.2 Mô hình theo cấp số quản trị 8 2.2.1 Mô hình phẳng 8 2.2.2 Mô hình dạng lưới 9 2.2.3 Mô hình dạng tháp 9 3. Giải quyết vấn đề 9 DẪN NHẬP Ngày nay, xu thế toàn cầu đang hướng đến việc phát triển nền kinh tế thị trường, Việt Nam cũng đang nỗ lực phát triển để hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích các nhà đầu tư trong nước và quốc tế tham gia đầu tư vào nền kinh tế nước nhà, hệ quả tất yếu của chính sách này là rất nhiều doanh nghiệp sẽ được thành lập. Mặt tích cực của hệ quả này là làm cho nền kinh tế thị trường ở Việt Nam ngày càng đa dạng, phong phú với nhiều doanh nghiệp với quy mô lớn nhỏ, nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh mới được ra đời. Tuy nhiên, nó cũng có mặt hạn chế. Khi nền kinh tế thị trường càng phát triển thì mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau ngày càng quyết liệt. Theo thống kê, mỗi ngày có hàng trăm doanh nghiệp lâm vào tình trạnh phá sản, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ bãn lĩnh để tồn tại trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt này. Chỉ có những doanh nghiệp có chiến lược phát triển đúng đắn thì mới có khả năng trụ vững lâu dài. Để đạt được thành quả đó không thể không nhắc đến vai trò quan trọng của các nhà quản trị doanh nghiệp. Hoàn cảnh kinh tế đòi hỏi họ phải nâng cao nhận thức sao cho quản lý tổ chức thật hiệu quả. Năng lực của cấp quản trị trong một doanh nghiệp được thể hiện rõ nét nhất thông qua các quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Mỗi quá trình đều có vai trò rất quan trọng, quyết dịnh sự tồn tại của công ty và giữa chúng có mối quan hệ rất chặt chẽ. Tổ chức là một trong các quá trình của quản trị. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải có tổ chức, nó là sự liên kết nội bộ giữa các bộ phận trong công ty, làm nên một thể thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình hình để lãnh đạo và kiểm soát. Trong bối cảnh kinh tế, văn hóa, xã hội ngày càng phát Đề tài chức năng tổ chức của quản trị triển như hiện nay, nhà quản trị cần phải xác định việc làm thế nào để tổ chức một mô hình vừa thống nhất, đem lại hiệu quả hoạt động cao và vừa phải linh động sao cho bắt kịp với xu hướng phát triển của thời đại, đặc biệt khi trình độ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin phát triển như hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của chức năng quản trị tổ chức đối với sự phát triển của một doanh nghiệp nên nhóm chúng tôi đã nghiên cứu một số vấn đề về quá trình tổ chức sau đây. VẤN ĐỀ 1: THEO BẠN MÔ HÌNH CẤU TRÚC TỔ CHỨC NÀO NHÂN VIÊN THÍCH LÀM VIỆC NHẤT VÀ KHÔNG THÍCH LÀM VIỆC NHẤT? TẠI SAO? 1. Đặt vấn đề Ngày nay, các doanh nghiệp muốn thành công phải đề cao giá trị nguồn nhân lực, coi trọng giá trị, khả năng của từng nhân viên. Để tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức thì cần phải có chức năng tổ chức. Có thể nói mục tiêu tổng quát nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đã xác định. Cơ cấu tổ chức là thể hiện đồ thị về mặt cấu trúc của một tổ chức, một công cụ quản trị hữu ích và là một phác thảo của kế hoạch tổ chức để phát huy hiệu quả nguồn nhân lực. Mỗi mô hình tổ chức có hai chiều, một chiều thể hiện thang bậc dọc (vertical hierarchy) và một chiều thể hiện sự chuyên môn hóa theo chiều ngang (horizontal specialization). Thang bậc dọc thiết lập chuỗi điều khiển, thể hiện ai báo cáo với ai. Chuyên môn hóa theo chiều ngang thiết lập sự phân chia lao động. Quan điểm thiết kế cơ cấu bao gồm hai quan điểm đó là truyền thống và hiện đại. Quan điểm truyền thống nhấn mạnh đến tính chính thức và hệ thống quyền lực phân biệt rõ ràng. Mô hình này hướng vào tập quyền và duy trì tuyến lãnh đạo theo cấp bậc với những nguyên tắc hoạt động dựa vào thông tin chính thức. Khác với quan điểm này, quan điểm hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống, chú trọng đến Đề tài chức năng tổ chức của quản trị phân quyền và phi tập trung hóa. Mô hình này có cơ cấu linh hoạt theo dự án và có thể thay đổi theo sự biến động của môi trường đang hoạt động. Ta có các mô hình cấu trúc tổ chức như sau: Sau đây, nhóm sẽ nghiên cứu từng mô hình tổ chức để đưa ra nhận định một cách khái quát nhất về mô hình cấu trúc làm việc mà nhân viên thích hay không thích làm việc nhất. 2. Lý thuyết về các mô hình của cơ cấu tổ chức 2.1. Mô hình tổ chức căn bản 2.1.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản phẩm liên tục hoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học. Ngày nay kiểu cơ cấu này vẫn còn được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ. Đề tài chức năng tổ chức của quản trị Đây là mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc và công việc quản trị được tiến hành theo tuyến. Với những đặc điểm trên có thể thấy được ưu điểm của mô hình tổ chức này là: - Thứ nhất, đảm bảo chế độ một thủ trưởng, người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Điều đó tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ trong công việc. Ưu điểm thứ 2 đó là chế độ trách nhiệm rõ ràng khi người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền của mình. Bên cạnh những ưu điểm đó thì mô hình cấu trúc trực tuyến cũng có một số nhược điểm gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: không chuyên môn hóa, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện - điều này gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Hạn chế sử dụng chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị. Việc hợp tác giữa các đơn vị thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định, chính điều này đã dẫn đến quản lý kiểu gia trưởng. 2.1.2. Theo chức năng Mô hình cơ cấu theo chức năng đầu tiên được áp dụng với chế độ đốc công, sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với khối lượng công tác quản trị ngày càng lớn. Những nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo của các chức năng khác nhau. Đề tài chức năng tổ chức của quản trị Theo mô hình này các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể nhận được nhiều mệnh lệnh từ nhiều cấp trên. Mô hình tổ chức này có những ưu điểm như: hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính lập lại hàng ngày. Phát huy cao tính chuyên môn hóa. Đơn giản hóa việc đào tạo và dễ tìm nhà quản trị. Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên. Sử dụng được các chuyên gia giỏi, thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết vấn đồ chuyên môn một cách thành thạo hơn đồng thời giảm bớt gánh nặng quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp. Không đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức toàn diện Tuy nhiên mô hình này cũng có những nhược điểm là nó thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu và chiến lược. Chuyên môn hóa quá mức tạo ra cách nhìn hạn hẹp cho các cán bộ chức năng. Chế độ trách nhiệm không rõ ràng dẫn đến tránh né, đỗ trách nhiệm lẫn nhau. Sự phối hợp với các bộ phận khác nhau gặp khó khăn, xung đột. Hay nói cách khác nhược điểm chủ yếu của mô hình cơ cấu chức năng là người lãnh đạo chung của doanh nghiệp phải phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, nhưng do khối lượng công tác quản trị lớn nên người lãnh đạo chung của doanh nghiệp khó có thể phối hợp tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình trạng thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng Để khắc phục các nhược điểm của mô hình tổ chức trực tuyến và mô hình tổ chức chức năng thì hiện nay mô hình trực tuyến – chức năng đã được ứng dụng rộng rãi và phổ biến cho mọi doanh nghiệp. Đề tài chức năng tổ chức của quản trị Đặc điểm cơ bản của mô hình Trực tuyến – Chức năng là vẫn tồn tại bộ phận chức năng nhưng không trực tiếp chỉ đạo, chỉ tham mưu cho lãnh đạo cấp cao, tức là người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Người quản trị trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định những gì mình phụ trách. Kết hợp ưu điểm cơ cấu chức năng và trực tuyến, việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định. Tạo điều kiện cho các nhân tài trẻ được phát huy năng lực. Tuy nhiên mô hình này vẫn có những điểm hạn chế như nhiều tranh chấp xảy ra, do đó lãnh đạo phải quan tâm giải quyết. Vì thế người lãnh đạo sử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. Mô hình này cũng thể hiện những nhược điểm lớn đó là hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn và vẫn có xu hướng caN thiệp của bộ phận chức năng. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận Vào cuối những năm 50 một số công ty đã sử dụng cơ cấu quản lý ma trận. Kiểu tổ chức này áp dụng để thiết kế cơ cấu cho toàn bộ hệ thống cũng như để thành lập cơ cấu bên trong hệ thống hoặc các bộ phận (cơ cấu ma trận cũng được áp dụng rộng rãi ở các viện nghiên cứu và các trường đại học). Đề tài chức năng tổ chức của quản trị Mô hình tổ chức ma trận có đặc điểm là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó. Trong cơ cấu này mỗi nhân viên hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Đồng thời mỗi nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định. - Ưu điểm + Định hướng hoạt động theo kết quả cuối cùng. + Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu. + Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ và chuyên gia. + Ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả. + Đáp ứng nhanh chóng tình hình biến động của môi trường. + Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng. - Nhược điểm + Hiện tượng song trùng lãnh đạo dễ dẫn đến sự không thống nhất lãnh đạo. + Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận. + Đòi hỏi nhà quản trị phải có uy tín và ảnh hưởng lớn. + Cơ cấu phức tạp và không bền vững. + Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định và văn hóa phù hợp. Ngoài mô hình tổ chức căn bản thì trong cơ cấu tổ chức còn có mô hình theo cấp số quản trị, bao gồm: Mô hình phẳng, mô hình mạng lưới và mô hình hình tháp. Mỗi một mô hình đều có những ưu, nhược điểm khác nhau, mang nét đặc trưng của các doanh nghiệp trong việc cơ cấu tổ chức trong công việc. Để hiểu rõ hơn về đặc điểm của mô hình theo cấp số quản trị, sau đây chúng ta sẽ nghiên cứu về mô hình này. 2.2. Mô hình theo cấp số quản trị 2.2.1. Mô hình phẳng Đề tài chức năng tổ chức của quản trị Ở mô hình này mọi nhân viên được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định. Bên cạnh đó cũng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người tiêu dùng và thích ứng nhanh chóng sự thay đổi của môi trường, giảm sự ngăn cách giữa các nhân viên, cho phép nhân viên phát triển toàn diện. 2.2.2. Mô hình mạng lưới Đặc điểm của mô hình này là mối quan hệ giữa các thành viên là bình đẳng. Trong đó cho phép liên kết, khuyến khích sự phối hợp giữa các cá nhân với cá nhân/ tổ chức và đề cao hoạt động theo nhóm- tạo sự liên kết, thống nhất và làm việc ăn ý giữa các nhân viên trong các bộ phận hay giữa các bộ phận với nhau. 2.2.3. Mô hình hình tháp Mô hình hình tháp thể hiện sư chuyên môn hóa theo chức năng, trong đó ác bộ phận có tính độc lập cao, tạo biên giới vững chắc giữa công việc và đơn vị. Tuy nhiên ở mô hình này chỉ khuyến khích thực hiện hiệu quả công việc được giao và phát triển nhân viên chỉ nằm trong một chức năng. 3. Giải quyết vấn đề Qua những phân tích trên ta đã có thể đưa ra nhận định một cách khái quát về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Với phần lớn nhân viên thì họ cần một môi trường làm việc tạo điều kiện cho họ phát triển toàn diện, phát huy tất cả năng lực của mình. Bên cạnh đó họ có thể tham gia đóng góp ý kiến và hưởng những chế độ ưu đãi xứng đáng với những thành quả mà họ mang lại cho doanh nghiệp. Ngoài ra việc đối xử công bằng giữa các nhân viên cũng là một trong những điều kiện mà nhân viên mong muốn ở doanh nghiệp mà họ làm việc. Chính vì vậy việc nhìn nhận mô hình nào là tối ưu đối với nhân viên sẽ mang lại những hiệu quả thực tế đối với doanh nghiệp, ví dụ một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phù hợp, môi trường làm việc tốt, có những chế độ ưu đãi đối với nhân viên thì sẽ tạo sự hăng say làm việc, phát huy tối đa những năng lực của họ, do đó công việc sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Nhân viên làm việc ở doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức là mô hình phẳng thì sẽ được phát triển toàn diện, họ có thể phát huy toàn bộ năng lực làm việc của mình. Do đó công việc sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Không những vậy, ở mô hình làm việc này nhân viên còn được tham gia đóng góp ý kiến của mình, được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định. Chính điều này đã tạo ra sự gắn kết chặt chẽ giữa doanh nghiệp, giữa công việc và nhân viên, tạo ra sự hăng say, cống hiến hết mình trong công việc. Đây là một trong những điều mà nhân viên mong muốn về môi trường làm việc của mình và mô Đề tài chức năng tổ chức của quản trị hình này đã thõa mãn điều đó. Chính vì vậy, có thể nói mô hình phẳng là mô hình cấu trúc làm việc mà nhân viên thích làm việc nhất. Đối với mô hình chức năng thì công việc sẽ bị chồng chéo và không thống nhất do chế độ trách nhiệm không rõ ràng. Nhân viên làm việc ở môi trường ứng dụng mô hình này sẽ cảm thấy áp lực vì phải nhận mệnh lệnh từ nhiều cấp trên khác nhau, dẫn đến việc không thống nhất trong công việc. Bên cạnh đó, nhân viên trong các bộ phận khác nhau nếu hợp tác sẽ gặp nhiều khó khăn xung đột. Với nhược điểm cơ bản của kiểu cơ cấu này là vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy do vậy cơ cấu này chỉ tồn tại trên lý thuyết mà thôi. Đây chính là mô hình mà nhân viên không thích làm việc nhất. Tùy vào hoàn cảnh thực tế mà doanh nghiệp chọn cho mình một cơ cấu tổ chức thích hợp nhất để phát huy điểm mạnh của mình, mang lại hiệu quả cao trong công việc và đạt được sự chặt chẽ, thống nhất, liền mạch trong cơ cấu tổ chức. Đề tài chức năng tổ chức của quản trị DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình Quản trị học Trường đại học kinh tế quốc dân ( khoa Khoa học quản lý). - Giáo trình Quản trị học Trường đại học kinh tế TP.HCM. - Tài liệu học tập Quản trị học – Giảng viên Đỗ Văn Khiêm. - www.taileu.vn - www.12manager.com - http://www.wattpad.com NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN [...].. .Đề tài chức năng tổ chức của quản trị . Đề tài chức năng tổ chức của quản trị MỤC LỤC Mục lục 1 Dẫn nhập 2 Vấn đề 1. Các mô hình cơ cấu tổ chức 3 1. Đặt vấn đề 3 2. Các mô hình cơ cấu tổ chức 4 2.1. Mô hình tổ chức căn bản. các tổ chức bộ môn của trường đại học. Ngày nay kiểu cơ cấu này vẫn còn được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ. Đề tài chức năng tổ chức của quản trị Đây là mô hình cơ cấu tổ chức. của chức năng quản trị tổ chức đối với sự phát triển của một doanh nghiệp nên nhóm chúng tôi đã nghiên cứu một số vấn đề về quá trình tổ chức sau đây. VẤN ĐỀ 1: THEO BẠN MÔ HÌNH CẤU TRÚC TỔ CHỨC