kỹ năng thuyết trình
Trang 1KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Bài đọc tham khảo dành cho học viên)
Thạc sĩ Phan Ngọc Tú
Tiến sĩ Trương Quang Dũng Thạc sĩ Sơn Thanh Tùng
Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất Một bài thuyết trình hoàn hảo có thể đem lại thành công vượt xa những gì chúng ta mong đợi Dù bạn là ai, đang còn đi học hay đã đi làm, bạn cũng thường xuyên phải thuyết trình trước đám đông Và chắc hẳn, bạn đều đã trải qua giai đoạn chuẩn
bị, xây dựng bài thuyết trình với cảm giác hồi hộp trước khi thuyết trình Nhiều người nghĩ rằng thuyết trình luôn là thử thách khó khăn nhưng thực tế đã chứng minh, thuyết trình không phải là quá khó nếu chúng ta biết cách
Tài liệu này sẽ hướng dẫn cho bạn từng công đoạn của việc thuyết trình như chuẩn bị buổi thuyết trình, trình bày hiệu quả bài thuyết trình… Ngoài ra tài liệu còn hướng dẫn những cách thức đối mặt với sự sợ hãi, hiểu được thính giả và thu hút họ… nhằm giúp bạn tự đánh giá và hoàn thiện kỹ năng thuyết trình của mình
I CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ BUỔI THUYẾT TRÌNH
Để cho buổi thuyết trình thành công, bạn phải cố gắng chuẩn bị và tập luyện thật nghiêm túc Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị càng cẩn thận, kỹ lưỡng thì cơ hội thành công càng cao
1 Xác định rõ mục tiêu
Trước khi chuẩn bị buối thuyết trình bạn cần xác định thật rõ ràng đâu là mục tiêu bạn muốn đạt được Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn hình thành nội dung
và cách truyền đạt đến người nghe một cách có hiệu quả nhất Điều này lại có liên quan đến các yếu tố: những thông tin bạn muốn truyền đạt là gì, người nghe là ai và bầu không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào
Thường hầu hết các bài thuyết trình thành công đề phải đạt 3 yếu cầu chính yếu: chuyển tải được những thông tin mới, người nghe không chỉ “nghe” mà còn được “thưởng thức” bài thuyết trình và các vấn đề trong bài thuyết trình cần được trình bày rõ ràng, logic Để thực hiện hiệu quả 3 yêu cầu này bạn cần xác định cách diễn đạt phù hợp Khi truyền đạt thông tin, bạn cần trình bày theo một cấu trúc hợp
lý, logic Khi muốn người nghe thư giãn, bạn có thể nói những câu dí dỏm, hài hước, những câu chuyện vui Còn trong trường hợp mục tiêu bài thuyết trình muốn
cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó thì bài thuyết trình cần đem đến cho người nghe nội dung tích cực, được trình bày với giọng điệu hào hứng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe
Trang 2Cần lưu ý rằng khả năng tập trung của người nghe chỉ giới hạn trong khoảng
45 phút Trong khoảng thời gian đó, họ chỉ tiếp thu khoảng 1/3 những gì bạn trình bày Vì thế nội dung bài thuyết trình cần được cụ thể thành 3-4 vấn đề quan trọng
và nhấn mạnh những điểm này trong phần mở đầu, phần giữa và nhắc lại chúng ở phần cuối Thông thường, các ý chính rơi vào các vấn đề:
- Tại sao “chủ đề thuyết trình” này lại cần thiết?
- Nội dung của “chủ đề thuyết trình” gồm những gì?
- Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì?
Ngoài ra cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề thuyết trình dưới dạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu Ví dụ, với tiêu đề “cải tiến chất lượng dịch vụ công”, có thể một số người nghe hình dung bạn sẽ trình bày các khái niệm về chất lượng, cải tiến chất lượng và dịch vụ công Nếu phần trình bày của bạn cứ sa đà vào các khái niệm này sẽ làm cho người nghe chán, gây cho họ cảm giác đang “đi học” Cần nhớ, người nghe sẽ thích thú hơn nếu họ hiểu các khái niệm và chủ đề bài thuyết trình của bạn thông qua cách trình bày đơn giản Chẳng hạn thông qua một ví dụ nào đó trong thực tiễn hay hình ảnh minh họa để họ hiểu
về chất lượng, dịch vụ công … thay vì phải nghe các khái niệm này dưới dạng lý thuyết
2 Tìm hiểu người nghe
Để có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả cần lưu ý trình độ văn hóa
và quan điểm của người nghe Đồng thời tính đến phản ứng của người nghe trước khi bạn định đề cập đến một vấn đề nhạy cảm vì điều này có thể ảnh hưởng đến bầu không khí của buổi thuyết trình Nếu bạn biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong tay đã
có những chứng cứ, lập luận tốt Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước không đúng lúc đôi khi gây phản cảm Do vậy, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để đem lại hiệu quả cao nhất
Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu của bài thuyết trình Nếu chỉ
có ít người nghe, bạn có thể trả lời câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị người nghe cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày Còn đối với trường hợp
có đông người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều Trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình
3 Tìm hiểu địa điểm và thiết bị nghe nhìn
Địa điểm có ảnh hưởng đến không khí của buổi thuyết trình Chẳng hạn một buổi thuyết trình tại một trường đại học có bầu không khí khác với ở một khách sạn Song vì địa điểm là nơi bạn khó đề nghị thay đổi nên bạn chỉ lưu ý để tạo ra bầu không khí cho phù hợp cho chủ đề thuyết trình của bạn Vấn đề quan trọng là
Trang 3bạn nên xem xét trước địa đểm để chọn chỗ đứng, cách di chuyển hợp lý, có những
đồ vật có thể hạn chế tầm nhìn của người nghe không, có thể điều chỉnh ánh sáng trong phòng khi cần sử dụng thiết bị trực quan hay không, các ghế ngồi đã sắp xếp hợp lý chưa… Nếu có thể, bạn cần điều chỉnh lại một số chi tiết cho phù hợp với ý định của bạn
Khi bạn có ý định sử dụng các thiết bị nghe nhìn, bạn nên kiểm tra xem đã có sẵn các thiết bị bạn cần chưa Nếu đã có sẵn các thiết bị nghe nhìm, bạn nên làm quen với việc sử dụng các thiết bị này để tránh các trục trặc có thể xảy ra khi đang thuyết trình Nếu chưa có bạn phải tính toán (có thể phải thuê) để sao cho bài thuyết trình của bạn đạt hiệu quả
4 Thu thập thông tin
Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào công tác nghiên cứu kỹ lưỡng trước đó Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời gian và công sức Bạn phải cố gắng thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn càng tốt để bài thuyết trình có sức thuyết phục hơn Khi thu thập thông tin, tài liệu, luôn ghi nhớ mục tiêu của bài thuyết trình
Bạn có thể bắt đầu việc thu thập thông tin bằng cách chọn một quyển sách tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và phần tài liệu tham khảo trong sách sẽ mở rộng thêm cho bạn danh mục tài liệu phù hợp Thường sách sẽ giúp cho bạn các khái niệm, cơ sở lý luận của những một dung mà bạn dự định thuyết trình Các báo cáo quản lý, tài liệu của chính phủ, tạp chí chuyên ngành sẽ giúp bạn cập nhật những nhận định mang tính thời sự của những chuyên gia trong nước và thế giới, những
số liệu giúp bạn tăng thêm sự thuyết phục khi bạn sử dụng chúng để minh họa những nội dung cần thiết Ngòai ra bạn có thể sử dụng nguồn thông tin từ internet,
từ bạn bè hoặc các quan hệ cá nhân Những thông tin trên internet luôn được cập nhật thường xuyên hơn so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn nên có tính mới mẻ Khi tìm thấy những tài liệu liên quan đến 3-4 ý chính, bạn hãy xếp chúng thành các
hồ sơ riêng tương ứng với mỗi ý chính, cho đến khi bạn có đủ thông tin để điền vào bài thuyết trình
Cần lưu ý những ưu, nhược điểm của những nguồn thông tin mà bạn dự định
sử dụng Đồng thời phải xác định tính chính xác của những dữ liệu này
5 Phác thảo đề cương
Bạn hãy coi nội dung là vấn đề trọng tâm và mọi điều xung quanh đều phải thích hợp với nội dung đó Nếu bài thuyết trình của bạn không có được nội dung hay, bạn sẽ không thể có được một buổi thuyết trình thành công Muốn vậy, bài thuyết trình của bạn cần được soạn thảo một cách kỹ lưỡng với bước đầu là phác thảo đề cương gồm các vấn đề sau
5.1 Chọn lựa kết cấu phù hợp với các ý chính
Trang 4Trình tự sắp xếp các ý chính được trình bày và trọng tâm của từng ý sẽ ảnh hưởng đến thông điệp bạn muốn chuyển tải đến người nghe Vì vậy, bạn hãy sử dụng kết cấu thích hợp nhất cho bài thuyết trình để có thể chuyển tải nội dung đến người nghe một cách hiệu quả nhất Bạn nên quyết định sớm về số lượng các ý chính được nêu trong bài thuyết trình Cũng nên kết thúc bài thuyết trình bằng một
ý mạnh mẽ và tích cực
Có rất nhiều cách để trình bày ba hoặc bốn ý chính Bạn có thể trình bày lần lượt từng ý hoặc theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của từng ý Nếu bạn muốn người nghe có ấn tượng với một ý nào đó, thì hãy trình bày nó trước tiên và tiếp theo là các ý hỗ trợ Cách này được gọi là trình bày các ý riêng lẻ Bạn cũng có thể sử dụng cách trình bày lồng ghép các ý với nhau Cấu trúc trình bày hiện đang
sử dụng phổ biến là sắp xếp ý này gối lên ý kia Theo cách này, ý thứ nhất sẽ gối lên và phụ thuộc một mức độ nhất định của ý thứ 2 hay nói cách khác là ý thứ 2 sẽ
có một phần giải thích cho ý thứ nhất các ý tiếp theo được trình bày tương tự và nối các ý chính lại với nhau khá chặt chẽ Bạn có thể để ý kiến trước mở và sau khi trình bày xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài
Bảng tóm tắt các cấu trúc thuyết trình phù hợp với các ý KIỂU KẾT CẤU ỨNG DỤNG
Trình bày các ý riêng lẻ
Các ý được trình bày
theo trình tự phù hợp với
một chủ đề
Thường sử dụng cho các bài thuyết trình có tính chính thức, như buổi trò chuyện có tính giáo dục hoặc các bài giảng lý thuyết Nếu người nghe ghi lại những điều trình bày, bạn nên giúp họ bằng cách tóm tắt lại từng ý trước khi trình bày ý tiếp theo
Nhấn mạnh một ý
Ý chính được tiếp nối
bằng một vài ý khác
Thường sử dụng trong các bài thuyết trình về sự cần thiết phải làm một việc nào đó Kết cấu này mang tính nhấn mạnh và phù hợp trong trường hợp người nghe có khá nhiều thông tin về chủ đề thuyết trình Điều này giúp họ dễ tiếp thu các chi tiết hơn
Gối ý
Các ý được xây dựng
theo kết cấu gối ý và bổ
sung cho nhau khá chặt
chẽ
Kết cấu này thích hợp nhất cho những buổi nói chuyện với người nghe có quy mô nhỏ Các ý gối nhau sẽ khuyến khích người nghe tranh luận và tham gia vào buổi thuyết trình
5.2 Phác thảo đề cương
Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình bày là việc làm cần thiết Điều này sẽ giúp bạn nắm rõ cấu trúc bài thuyết trình khi
Trang 5bắt tay vào soạn thảo và nhớ lại những nội dung khi đang thuyết trình Hãy xác định 3 hoặc 4 ý chính Ví dụ I, II, III, IV hoặc A, B, C, D, sau mỗi ý xác định tiếp các ý nhỏ hơn (1, 2, 3, 4) và tiếp tục cho hết tất cả các ý Khi phác thảo đề cương, hãy cố gắng viết đơn giản sao cho chỉ cần nhìn qua, bạn có thể đọc được Sau đây
là ví dụ về một phác thảo đề cương sơ lược Bạn có thể sử dụng phác thảo này làm
cơ sở và mở rộng thêm
CHỦ ĐỀ: ĐÀO TẠO …
I Tại sao cần thiết phải đào tạo?
1 Nhân viên hưởng lợi từ các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ
2 Nhân viên mới nắm được quy trình đúng nhất
II Các hoạt động đào tạo gồm:
1 Nâng cao nghiệp vụ
1.1 Kiểm tra trình độ kỹ năng
1.2 Thiếu sót trong kiến thức
2 các vấn đề thực tế
III Kết quả mong muốn:
1 Nâng cao hiệu quả hoạt động
2 Tăng năng suất
5.3 Mở đầu hiệu quả
Bắt đầu diễn thuyết, phần lớn người nghe chưa biết bạn nên bạn phải làm cho
họ có thiện cảm với mình ngay mới được Tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu có ý nghĩa hết sức quan trọng, trong đó thái độ tích cực và sự tự tin là một trong những cách tốt nhất để gây ấn tượng tốt với người nghe Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải chuẩn bị công việc và tâm lý thật tốt Những diễn giả không chuyên nghiệp thường chọn cách viết một hoặc hai câu mở đầu rồi luyện tập cho thành thạo, cho thật “nhuyễn” Khi mở đầu đã suôn sẻ, những vấn đề trình bày tiếp theo sẽ dễ dàng
và tự nhiên Cũng cần lưu ý rằng mức độ tập trung chú ý của người nghe ngay lúc khởi đầu là chưa cao, vì thế một khởi đầu suôn sẽ có ý nghĩa giúp bạn tự trấn tĩnh nhiều hơn, hãy dành những ý quan trọng nhất nên trình bày sau khi buổi thuyết trình đã bắt đầu khoảng vài phút Hiện nay, có vài cách đang được sử dụng khá phổ biến để mở đầu là: mở đầu bằng một câu chuyện, mượn lời của một danh nhân, đặt một câu hỏi, gợi tính tò mò của người nghe …
Cũng có vài điều bạn nên tránh, đó là:
Trang 6- Không nên nói vòng vo một lúc rồi mới nhập đề Cách này đôi khi là cho người nghe cảm thấy mất thời gian
- Có thể kể những câu chuyện vui, hài hước để phá vỡ khoảng cách và lôi cuốn
sự chú ý của người nghe Nhưng bạn cần phải nhớ chỉ cần vụng về một chút là câu chuyện trở nên vô duyên, nhạt nhẽo Hơn nữa, một chút hài hước thì nên, nhiều quá
sẽ hóa nhạt
- Tránh mở đầu đẩy vấn đề lên quá mức Cách này thu hút được sự quan tâm,
tò mò của người nghe ngay từ đầu, nhưng nếu phần nội dung bình thường quá, bài thuyết trình sẽ trở nên sáo rỗng và biến thành câu chuyện đầu voi đưôi chuột
- Tránh khiêm tốn nhũn nhặn, giả dối Không nên mở đầu như: “Tôi chưa bao giờ trình bày trước đông người như thế này, vì thế nếu có gì sơ xuất mong mọi người thông cảm…” Mở đầu như thế sẽ có người nghĩ nếu bạn tự thấy còn vụng về thì đừng nói Không những người nghe không thông cảm mà đôi khi còn mất lòng tin vào bạn
5.4 Liên kết và tóm tắt
Bạn nên đề cập đến một ý mới bằng cách liên hệ và phân biệt rõ giữa các ý cũ
và mới để người nghe dễ dàng theo dõi Khi có điều kiện, bạn nên học từ các diễn giả chuyên nghiệp để biết kỹ thuật họ sử dụng nhằm liên kết các ý cũng như tóm tắt lại từng ý trước khi chuyển sang ý mới trong thuyết trình, việc liên kết và tóm tắt
có vai trò quan trọng không kém các ý chính, do đó bạn nên chuẩn bị cho thật tốt
5.5 Kết thúc ấn tượng
Phần kết thúc cô đọng, ấn tượng cũng quan trọng không kém so với phần mở đầu Bạn phải làm cho người nghe biết bài thuyết trình đang dần đi vào phần kết thúc Nên sử dụng những câu như: “về ý cuối cùng…” hoặc “để kết luận…” nhằm thông báo cho người nghe rằng bạn sắp tóm tắt lại những gì vừa trình bày Như vậy người nghe sẽ tập trung để nắm bắt lại những điều đã bỏ sót trong bài thuyết trình
6 Soạn thảo bài thuyết trình
Để người nghe có thể tiếp nhận trọn vẹn nội dung của bài thuyết trình, bạn cần lưu ý đến ngôn ngữ thể hiện Bài thuyết trình cần được thể hiện theo lối văn nói
6.1 Bắt tay vào soạn thảo
Sau khi đề cương thuyết trình đã được phác thảo, bạn hãy bắt tay vào soạn thảo chi tiết Hãy cố gắng hình dung ra những từ mà bạn muốn cử tọa nghe Dành thời gian để suy nghẫm về những điều sẽ viết và sau đó bắt đầu soạn bản thảo, trước tiên bằng cách viết lại tất cả những gì bạn muốn đưa vào Cố gắng nghĩ ra nhiều cách khác nhau để diễn tả cùng một ý, sau đó hãy chọn cách nào mà bạn thấy mình có thể áp dụng một cách tự nhiên nhất Cố gắng đừng lý thuyết nhiều quá mà phải cụ thể hóa những cái trừu tượng thành cái đơn giản, dễ hiểu Khi cần lý luận, bạn cố tránh các trường hợp: định nghĩa sai rồi lý luận, lấy một trường hợp đặc biệt
Trang 7rồi nâng lên thành tổng quát, nhầm lẫn giữa nguyên nhân và kết quả, vướng vào vòng luẩn quẩn… Nếu bạn chưa nắm chắc cách viết một bài diễn văn thì cần xác định sự khác biệt giữa văn nói và văn viết Sau đây là một vài chỉ dẫn đơn giản nhằm điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói
CẤU TRÚC CÂU CÁCH THỂ HIỆN
Viết: “Hệ thống kế toán mà tôi đang làm là…” Nói: “Tôi đang làm việc với hệ thống kế toán ”
NGỮ PHÁP
Cố tránh những câu đúng về mặt
ngữ pháp nhưng khi nói có vẻ
cứng nhắc Để tạo ấn tượng trực
tiếp, nên sử dụng ngôi thứ nhất,
thứ hai (tôi và các bạn) và các
động từ chủ động
Viết: “Điều quan trọng là phải công nhận những vấn đề này….”
Nói: “Các anh nên công nhận những vấn đề này….”
Viết: “Chúng ta cần cắt giảm chi phí và nâng cao sản lượng”
Nói: “Chi phí thấp và sản lượng tăng – đó là những điều chúng ta cần làm”
CÚ PHÁP
Luôn đặt những sự kiện quan
trọng hay thú vị nhất lên đầu
tiên Không nên mở đầu câu
bằng một mệnh đề phụ hoặc
những lời lẽ cần để trong ngoặc
đơn
Viết: “Mặc dù đây là những chi tiết nhỏ, song
nó có thể tạo sự khác biệt”
Nói: “Điều này có thể tạo sự khác biệt hoàn toàn”
6.2 Sắp xếp thông tin
Sau khi hoàn tất bản thảo đầu tiên, bạn nên chỉnh sửa lại thông tin trong bài Đọc lại bản thảo một lượt để chắc chắn rằng các thông tin được sắp xếp theo trật tự
ưu tiên hợp lý và mọi thông tin cần thiết đều đã đưa vào Ngoài ra, hãy thêm vào những ví dụ thích hợp để nhấn mạnh các ý chính Lưu ý: các cấp độ ưu tiên của thông tin là:
- Cần phải biết: những thông tin quan trọng, cần phải nói đầy đủ
- Nên biết: những thông tin ít quan trọng hơn nên dành thời gian ít hơn và mức
độ nhấn mạnh cũng ít hơn
- Biết thì tốt: những thông tin biết thì tốt mà không biết cũng không ảnh hưởng đến bài thuyết trình Lọai thông tin này nếu còn thì giờ thì nói
Trang 8Cuối cùng, bạn hãy xem xét để đưa vào những thông tin có sức thu hút và hấp
dẫn đặc biệt để tăng tính thời sự cho bài thuyết trình của mình Tuy điều này không
nhất thiết nhưng nó sẽ giúp người nghe dễ chịu hơn khi lắng nghe bài thuyết trình
của bạn
6.3 Viết tự nhiên
Khi cảm thấy tự tin và thoải mái về những câu, từ đang trình bày, tức là bạn
đang có khởi đầu tốt đẹp báo hiệu sự thành công của buổi thuyết trình Do đó, khi
chuẩn bị bài thuyết trình, bạn cần sử dụng những cấu trúc câu đơn giản Hãy xem
người nghe như người đang đối thoại với mình, điều này sẽ giúp bạn tạo được bầu
không khí thân mật Nếu vẫn không cảm thấy chắc chắn phần diễn thuyết được tự
nhiên thì nên thử thu băng, nghe lại và điều chỉnh nếu cần thiết Sau đây là một số
lời khuyên để có thể viết được tự nhiên
- Sử dụng những câu đơn giản, trực
tiếp;
- Sử dụng đại từ “tôi” và “các bạn”;
- Sử dụng các động từ dạng chủ động;
- Chuẩn bị tập và trình bày trước để
tránh sai sót;
- Đưa vào các ví dụ và so sánh tương
đồng để minh họa cho các ý
- Không dùng những từ ngữ lạ hoặc ngôn ngữ không phù hợp;
- Không nên soạn bài thuyết trình theo kiểu văn viết;
- Tránh tạo áp lực cho người nghe bằng cách cung cấp quá nhiều thông tin chi tiết;
- Không tỏ vẻ kiểu cách với người nghe;
- Không bắt chước người khác, bởi nó có thể không hợp với bạn
6.4 Ngắt nhịp trình bày
Thời gian là một trong những nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của
buổi thuyết trình Xét về mặt truyền đạt nội dung, một vài giây im lặng trong lúc
thuyết trình cũng quan trọng bởi chúng mang lại cho người nghe cảm giác tĩnh
lặng Vì vậy, bạn hãy cân nhắc kỹ khi soạn thảo bài bằng cách đặt mình vào vị trí
người nghe Bạn nên sắp xếp để có những khoảng im lặng tại những thời điểm cần
thiết, ví dụ khi muốn nhấn mạnh một ý hay chuyển tiếp từ ý này sang ý khác Khi
luyện tập, bạn nhớ thực hành điều này Đây là một thói quen ngắt nhịp trong lúc
thuyết trình, tuy dễ nhưng rất khó thực hiện Thật cẩn thận vì nếu thực hiện không
tốt, sự ngắt nhịp làm cho buổi thuyết trình trở nên rời rạc, không lôi cuốn và tệ hơn,
bạn có thể trở nên “buồn cười” trước người nghe
Trang 96.5 Chuẩn bị các mẩu giấy ghi chú
Ngoài bản chính, bạn có thể bổ sung thêm những mẩu giấy nhỏ ghi các ý chính Điều này sẽ giúp bạn tránh hiện tượng đọc bài và có dụng ý nhắc nhở khi bạn quên mất các vấn đề cần trình bày Khi nhìn những mẩu giấy ghi chú này, bạn
dễ dàng có xu hướng đối thoại với người nghe hơn thay vì đọc thuộc lòng bài viết Cần lưu ý đánh số thự tự trên những mẩu giấy để tranh nhầm lẫn Ngoài ra, những mẩu giấy có thể ghi lại những câu trích dẫn, những mẩu chuyện vui mà bạn không nhớ chính xác hoặc viết vào bài thì làm cho bài trở nên quá dài
Thường khi thuyết trình lần đầu, khi soạn bài, phần nội dung nghĩ được câu nào là ghi lại ngay câu ấy rồi sau đó sửa chữa Nhưng khi đã thuyết trình vài lần rồi, bạn chỉ nên soạn phần nội dung trên các mẩu giấy nhỏ ghi các ý chính thôi
Sau đây là ví dụ về đoạn đầu của một bài thuyết trình
Nếu chọn cách thuyết trình dựa trên bài
viết đã soạn sẵn thì xây dựng cấu trúc bài
viết thật kỹ lưỡng Sử dụng kiểu chữ to,
cách dòng rộng cho dễ đọc đặt tiêu đề rõ
ràng để nắm được các ý chính Sử dụng
nhiều phương pháp khác nhau để làm nổi
bật các đọan cần nhấn mạnh, chẳng hạn tô
đậm hay in nghiêng đoạn đó
Đánh dấu những điểm cần nhấn mạnh và
ngắt nhịp ngay trên bản soạn thảo Điều
này sẽ giúp bạn trò chuyện tự nhiên và tự
tin với người nghe
Có thể sử dụng mực màu để đánh dấu
những điều cần chú ý Chẳng hạn: những
ý quan trọng màu đỏ, những đoạn nếu
không đủ thời gian có thể bỏ đi bằng màu
vàng…
ĐÀO TẠO Xin chào quý vị (các bạn, các đồng chí…)
Tôi tên là: …
Đến từ: Phòng đào tạo
Hôm nay, tôi muốn trao đổi với các bạn về các vấn đề trong lĩnh vực đào
tạo (dừng vài giây) Cụ thể, tôi sẽ đề
cập đến 3 vấn đề sau đây:
- Tại sao phải cần thiết đào tạo?
- Đào tạo bao gồm những vấn đề gì?
- sau đào tạo cần phải đạt những hiệu quả gì?
7 Luyện tập
Luyện tập rất cần thiết trong quá trình chuẩn bị để có được một buổi thuyết trình thành công Trong quá trình luyện tập, bạn có thể ghi chú, ước tính thời gian
và chỉnh sửa những chỗ bạn thấy cần thiết trong bài thuyết trình Hãy lưu ý dành thời gian ở cuối buổi thuyết trình để trả lời các câu hỏi của người nghe
Trang 10Việc luyện tập giúp bạn ghi nhớ các dữ liệu và trình tự thuyết trình Đồng thời giúp bạn trình bày một cách “trơn tru” Hãy bắt đầu bằng cách đọc toàn bộ văn bản bài thuyết trình Khi cảm thấy hài lòng, bạn hãy luyện tập trước gương và chuyển sang sử dụng các mẩu giấy “nhắc nhở” Lần đầu tiên, có thể bạn sẽ cảm thấy căng thẳng hoặc không thỏai mái Nhưng sau đó bạn sẽ trở nên tự tin hơn
Chỉ đến khi bạn hoàn toàn thoát khỏi sự phụ thuộc vào bài thuyết trình đã soạn hoặc các dòng gợi ý bạn mới có thể bắt đầu trình bày tự nhiên được Trò chuyện một cách tự nhiên với người nghe có khác so với thuyết trình khi luyện tập Tuy nhiên đây không phải là công việc quá khó khăn Bạn hãy cố gắng trình bày một cách tự nhiên, trước hết bằng việc hiểu cặn kẽ về chủ đề trình bày Nhờ đó, bạn sẽ
tự tin hơn khi đưa thêm vào các chi tiết hoặc ví dụ minh họa không có trong bài thuyết trình soạn sẵn Điều này sẽ giúp phần trình bày của bạn được sinh động, gợi
mở nhiều thông tin và thu hút người nghe hơn
Cẩn thận hơn nữa, bạn nên nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp nghe bạn thuyết trình
và góp ý cho bạn Trong trường hợp này, bạn hãy giải thích rõ cho người đó biết về bối cảnh và những thông tin cơ bản của buổi thuyết trình Tập trình bày với một người bạn sẽ giúp bạn củng cố sự tự tin, đồng thời đón nhận các ý kiến đóng góp về giọng nói, các cử chỉ và động tác … Hãy ghi nhận những ý kiến đóng góp để chỉnh sửa hoàn thiện hơn
Bạn cần lưu ý thời gian thuyết trình bao gồm cả khoảng thời gian dành cho việc sử dụng các thiết bị nghe nhìn và trả lời các câu hỏi của người nghe Vì vậy bạn hãy chú ý đến điều này khi luyện tập Bạn nên chuẩn bị trước các câu hỏi mà người nghe có khả năng đặt ra, sau đó tập trả lời các câu hỏi này và ước tính thời gian cần thiết
8 Chuẩn bị về hình thức và tâm lý
Cùng với nội dung thuyết trình, sự tự tin sẽ quyết định sự thành công của một buổi thuyết trình Người nghe sẽ trở nên thoải mái và cởi mở hơn trước thái độ và phong cách tự tin của bạn
8.1 Suy nghĩ tích cực
Trong quá trình chuẩn bị, bạn hãy tập hình dung sự thành công của buổi thuyết trình với những hình ảnh, hiệu ứng tích cực và kết quả như bạn mong đợi Bạn nên tưởng tượng người nghe chào đón bạn nhiệt tình, chăm chú lắng nghe bạn nói và đưa ra các câu hỏi có tính xây dựng Còn bạn thì hăng say trình bày bài thuyết trình, dùng ánh mắt và cử chỉ tự nhiên, thân thiện để giao tiếp với người nghe và tạo bầu không khí hòa đồng, cởi mở
Nếu trước buổi thuyết trình bạn cảm thấy mất tự tin và cảm giác hồi hộp xen lẫn nỗi sợ hãi xâm chiến bạn, bạn nên lặp đi lặp lại trong đầu những suy nghĩ tích cực để giảm bớt căng thẳng Có thể sử dụng những câu sau đây để lặp đi lặp lại:
