Chuyên đề kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp

chuyên đề dành cho các sinh viên năm cuối ngành kế toán hoặc kế toán kiểm toán.kiểm soát chi phí xây lắp trong một doanh nghiêp.tìm hiểu các chi phí để hoàn thành một công trình trong một doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái sản xuất tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân, nó tạo nên cơ sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế và quốc phòng của đất nước. Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, đòi hỏi các doanh nghiệp XBCB phải kiểm soát được các chi phí bỏ ra sao cho thấp nhất và có lãi. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, vấn đề quan tâm hàng đầu là lợi nhuận bởi để tồn tại trong nền kinh tế thị trường hiện nay, họ phải tự khẳng định mình, tự tìm con đường kinh doanh có hiệu quả nhất mà lợi nhuận chính là thước đo cho sự thành công của doanh nghiệp đó. Cách giải quyết cho vấn đề trên là giảm thiểu chi phí ở mức thấp nhất nếu có thể nhưng đồng thời phải nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất ra nhằm tối đa hoá doanh thu và lợi nhuận. Như thế có thể thấy rằng, chi phí đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp bởi khoản mục này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp đó. Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, cùng với nhận thức tình hình thực tế tại công ty em đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí xây lắp tại CN.Công ty TNHH MTV ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309 Đề tài gồm 3 phần: Phần 1: Lý luận chung về kiểm soát chi phí trong doanh ngiệp xây lắp Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại CN.Công ty TNHH 1 thành viên ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309 Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại CN.Công ty TNHH 1 thành viên ĐTXD Vạn Tường-Xí Nghiệp 309 PHẦN 1 - LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ 1.1.1. Khái niệm chung về chi phí Khi bàn về chi phí, có thể nói rằng chi phí luôn là một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Chi phí tăng thêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì thế, các nhà quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ các chi phí phát sinh của doanh nghiệp. Nền sản xuất xã hội của bất kỳ phương thức sản xuất nào cũng gắn liền với vận động và tiêu hao các yếu tố cơ bản tạo nên quá trình sản xuất. Đối với doanh nghiệp sản xuất vật chất, để tiến hành quá trình hoạt động sản xuất cần phải kết hợp cả ba yếu tố, đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Các yếu tố này tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất hình thành và hình thành nên các chi phí tương ứng: chi phí về tư liệu lao động, đối tượng lao động và chi phí về lao động sống. Các chi phí này phát sinh thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và tồn tại của doanh nghiệp. 1.1.2. Khái niệm chi phí xây lắp Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong một kỳ kinh doanh nhất định để thực hiện công tác xây lắp nhằm tạo ra các sản phẩm khác nhau theo mục đích kinh doanh cũng như theo hợp đồng giao nhận thầu đã ký kết. Chi phí về lao động sống là những chi phí về tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương của người lao động. Chi phí lao động vật hóa bao gồm chi phí sử dụng TSCĐ, chi phí NVL, nhiên liệu, công cụ, dụng cụ… những chi phí về sử dụng các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động dưới các hình thái vật chất, phi vật chất, tài chính và phi tài chính. Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp cố định tại nơi thi công, có giá trị lớn… nên phát sinh thêm một số chi phí như lán trại, vận chuyển… Chi phí xây lắp công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc, hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nước phù hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ và được quản lý theo quy chế Quản lý đầu tư xây dựng. 1.1.3.Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. Sản phẩm trong xây lắp là các công trình, hạng mục công trình vì vậy không có chi phí bán hàng, chỉ có 2 loại chi phí: - Chi phí sản xuất kinh doanh: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Chi phí nguyên vật liệu chỉ liên quan đến 1 công trình, hạng mục công trình. + Chi phí nhân công trực tiếp: Doanh nghiệp xây lắp thường trả lương cho công nhân viên theo các hình thức: • Trả lương theo khối lượng công việc thực hiện trong tháng hoặc trả theo hợp đồng giao khoán. • Trả lương theo hợp đồng giao khoán. • Đối với công nhân vận hành máy thi công áp dụng trả lương theo ca máy thực tế. Trong chi phí nhân công trực tiếp không phản ánh chi phí trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. + Chi phí máy thi công: Các chi phí liên quan đến máy thi công như chi phí nguyên vật liệu cho máy hoạt động, chi phí công cụ dụng cụ sản xuất liên quan đến hoạt động của xe, máy thi công, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữa máy thi công… + Chi phí sản xuất chung tại doanh nghiệp xây lắp được tập hợp từ các yếu tố chi phí phát sinh trong quá trình xây lắp mà không thuộc ba khoản mục chi phí trên như: Chi phí nhân viên đội, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác… - Chi phí quản lý Bao gồm các khoản chi phí như: Chi phí tiền lương của bộ phận quản lý, kinh phí công đoàn, thuế môn bài, thuế đất, tiền điện thoại, tiền điện, khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý doanh nghiệp, các chi phí khác: công tác phí, họp hành… 1.2. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. . Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy và sự trung thực của các thông tin; khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và các quy định; đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán tự xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập Báo cáo tài chính trung thực, hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, các thủ tục kiểm soát đặc thù do ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để thực hiện các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả, hiệu năng của các hoạt động. Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. 1.2.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Bảo đảm công tác bảo vệ tài sản của đơn vị Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất: tài sản vô hình và tài sản hữu hình, tài sản phi vật chất khác nhau như sổ sách, các tài liệu quan trọng… có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản là công việc thường xuyên doanh nghiệp quan tâm. - Bảo đảm độ tin cậy và sự trung thực của các thông tin Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. Báo cáo tài chính được lập và trình bày theo quy định của pháp luật. Nếu thông tin tài chính không trung thực, người quản lý có thể chịu trách nhiệm trước pháp luật hoặc các bên thứ 3 về tổn thất gây ra cho họ. - Khuyến khích sự tuân thủ luật pháp và các quy định Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trong đơn vị phải bảo đảm các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.  Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được xây dựng nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp; được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao kha năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1.2.3. Bản chất của kiểm soát nội bộ về chi phí Việc kiểm soát được hiểu là tổng hợp các chính sách để làm cơ sở quản lý và điều hành doanh nghiệp. Trong công việc quản lý, điều quan trọng không phải là nhà quản lý nhận diện được đâu là chi phí biến đổi, chi phí cố định mà nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm soát được để đề ra những biện pháp kiểm soát thích hợp. Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp, hành động và thủ tục cần thiết để bảo đảm những hành động thích hợp và ngăn ngừa những hành động không thích hợp. Kiểm soát chi phí giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình sử dụng các nguồn lực hiệu quả cũng như kết quả đạt được. Từ đó có những điều chỉnh hợp lý hay hoạch định những phương án tốt hơn. Như vậy, chức năng kiểm soát không thể tồn tại nếu không có các mục tiêu, kiểm soát tồn tại như một "khâu" độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó. 1.2.4. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị được cấu thành bởi 4 yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. 1.3. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.3.1. Đặc điểm của hoạt động xây lắp Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, có những đặc điểm riêng biệt khác các ngành sản xuất khác, cụ thể như sau : - Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc… có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tích chất đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài, do đó tổ chức quản lý và hạch toán có khác biệt so với các ngành khác: + Sản phẩm xây lắp phải lập dự toán: dự toán thiết kế, dự toán thi công,. Trong quá trình sản xuất phải lấy dự toán làm thước đo, phải so sánh với dự toán. + Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán (giá thanh toán với bên chủ đầu tư ) hoặc giá thoả thuận với bên chủ đầu tư hoặc giá trúng thầu + Tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ vì đã quy định giá cả, người mua, người bán trước khi xây dựng thông qua hoạt động giao thầu. - Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, các điều kiện khác của sản xuất như: xe máy, thiết bị thi công, người lao động… phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm, do đó công tác quản lý, sử dụng và hạch toán vật tư rất phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của thiên nhiên, thời tiết, dễ mất mát, hư hỏng. - Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp lâu dài cho nên phải tổ chức hạch toán và quản lý sao cho chất lượng công trình phải đảm bảo dự toán, thiết kế… 1.3.2. Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí xây lắp Một yêu cầu quan trọng nhất của công tác quản lý doanh nghiệp là phải tiết kiệm chi phí vì chi phí có quan hệ chặt chẽ đối với lợi nhuận. Muốn tiết kiệm được chi phí trước hết các nhà quản lý phải kiểm soát được chi phí; trong đó việc kiểm soát chi phí xây lắp sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó, sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, địa điểm thi công phân tán nếu kiểm soát tốt chi phí sẽ chống được lãng phí cũng như đánh giá được tình hình thực hiện công tác dự toán, tiến độ thi công và chất lượng công trình. Vì vậy kiểm soát chi phí xây lắp thể hiện năng lực điều hành, quản lý của ban lãnh đạo và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành, tạo lợi thế cạnh tranh; mặt khác còn tạo dựng uy tín cho công ty trước sự nhìn nhận của các nhà đầu tư. 1.3.3. Quy trính kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 1.3.3.1. Tổ chức lập dự toán chi phí Một trong những cơ sở để công trình được khởi công xây dựng là dự toán công trình được duyệt. Tổng dự toán công trình là tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng công trình thuộc dự án được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật. Tổng dự toán công trình được xác định dùng để khống chế và quản lý các chi phí trong quá trình thực hiện dự án. Để có mức giá khống chế khi giao thầu hoặc đấu thầu phải xác định giá trị dự toán một cách chi tiết cho từng hạng mục xây dựng phù hợp với các quy định cho từng khu vực hoặc địa điểm xây dựng cụ thể. 1.3.3.2. Tổ chức kiểm soát chi phí trong quá trình thi công công trình, hạng mục công trình a, Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu Đối với doanh nghiệp xây lắp thì việc xây dựng thường diễn ra trong thời gian dài, nguyên vật liệu đưa vào sử dụng lớn nên việc thất thoát là rất dễ xảy ra. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu nhằm ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những lãng phí, mất mát hoặc khả năng tiết kiệm vật liệu. Qua đó xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm để xử lý, khen thưởng hoặc xử phạt kịp thời, góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm xây lắp mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình và phù hợp với dự toán lập ra. - Các chứng từ kế toán làm căn cứ kiểm soát: Hợp đồng mua sắm, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, lưu kho, Phiếu đề nghị cung ứng vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho… - Hệ thống sổ kế toán: Tùy vào từng hình thức hạch toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng mà ta sử dụng các loại sổ sách sau: + Thẻ kho: là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của thủ kho, được sử dụng để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn. Thẻ kho đặt tại kho do thủ kho ghi chép, bảo quản. Kế toán vật tư sẽ sử dụng làm tài liệu đối chiếu và ký xác nhận. + Sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp,các tài liệu khác có liên quan. - Các bộ phận tham gia kiểm soát: + Phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng kỹ thuật, phòng kế toán + Bộ phận kho + Các bộ phận thi công - Các thủ tục kiểm soát: *Khâu yêu cầu và thu mua vật tư: Bộ phận có nhu cầu vật tư lập phiếu đề nghị cung ứng vật tư, các phiếu này phải được phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền căn cứ vào yêu cầu công việc và khối lượng thi công. Sau đó thủ kho sẽ xem xét lượng vật tư tồn kho có đáp ứng đủ hay không, nếu không đủ thì bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua vật tư. Công việc này là phần chính của khâu yêu cầu mua vật tư vì nó đảm bảo cho vật tư được mua theo đúng mục đích, số lượng, tránh mua thừa hoặc không cần thiết gây ứ đọng, lãng phí vốn. Khi phiếu đề nghị mua vật tư được xét duyệt phải lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải ghi rõ loại vật tư, các thông tin liên quan đến vật tư cần mua và phải được đánh số nhất quán. Các chứng từ mua vật tư như Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn vận chuyển… phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ này phải được hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, chức năng mua vật tư, chức năng bảo quản kho và kế toán vật tư. Mọi nghiệp vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộ phận mua hàng và phải lập Phiếu đề nghị mua vật tư. Bên cạnh đó, cần thực hiện các chính sách mua vật tư: + Mua vật tư theo hình thức đấu thầu hoặc đấu giá nhằm tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, như vậy công ty sẽ mua được với giá rẻ mà vẫn đảm bảo chất lượng và chủng loại, mua trực tiếp từ nơi sản xuất vật tư có thể giảm chi phí qua khâu trung gian… Hoặc ít nhất khi lựa chọn nhà cung cấp phải có 3 bảng báo giá của các nhà cung cấp để so sánh về giá. + Các thủ tục mua vật tư: mọi nghiệp vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộ phận mua hàng và phải lập phiếu đề nghị mua vật tư. Trong một số trường hợp khi thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng vật tư nhằm đảm bảo việc thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. *Khâu nhập- xuất- tồn vật tư: + Nhập vật tư: Khi nhận vật tư, đòi hỏi phải có quá trình kiểm soát thích hợp, đó là phải thực hiện kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian hàng đến… có đúng như đã ghi trên hóa đơn trước sự chứng kiến của thủ kho và bộ phận thu mua. Sau đó, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và cho nhập kho, thủ kho chịu trách nhiệm quản lý số vật tư trên, phiếu nhập kho được gửi tới phòng kế toán 1 liên, tại kho 1 liên. + Xuất vật tư: Thủ kho chỉ được xuất vật tư khi nhận được giấy đề nghị xuất kho vật tư (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) có đầy đủ chữ ký duyệt của trưởng phòng vật tư và thủ trưởng đơn vị. Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo số lượng vật tư được duyệt và ghi vào Phiếu xuất kho, sau đó gửi về phòng kế toán để hạch toán và lưu trữ. + Tồn kho vật tư: Vật tư ở doanh nghiệp xây lắp thường được bảo quản tại kho ở công trường thi công nên cần có những biện pháp bảo quản tốt hơn tránh việc vật tư không đảm bảo chất lượng khi xuất kho thi công. Thủ kho luôn phải theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho vật tư, báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn vật tư cho phòng Vật tư, lập hồ sơ cập nhật cho các bộ phận vật tư dự trữ theo số lượng, chủng loại và giá trị, kiểm tra sự thừa thiếu của dự trữ, đảm bảo an toàn cho sản xuất với chi phí dự trữ thấp nhất. *Khâu sử dụng vật tư: Vật tư khi được đưa vào sử dụng trong thi công xây lắp cần phải được quản lý, theo dõi chặt chẽ bởi tất cả các bộ phận có liên quan vì đây là giai đoạn xảy ra nhiều gian lận và sai sót nhất, vật tư có thể bị sử dụng không đúng theo quy định (pha trộn không đúng theo định mức, yêu cầu kỹ thuật), sử dụng lãng phí, bị mất cắp… Đây là những yếu tố chủ quan làm cho chi phí xây lắp tăng và chất lượng công trình kém. Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu cả số lượng và giá trị. Cuối kỳ kế toán sẽ lên báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Cần phải so sánh, đối chiếu số liệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho với biên bản kiểm kê hàng tồn kho để xem xét lượng vật tư có bị thất thoát hay không và kịp thời xử lý. Khi một hạng mục công việc hoàn thành người quản lý so sánh kết quả giữa thực hiện với dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến động trên 2 mặt lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung. b, Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: Nhằm ngăn chặn và phát hiện các sai phạm như thanh toán lương cho các nhân viên, đảm bảo hoàn thành một khối lượng công việc ghi chép và tính toán rất lớn trong một thời gian ngắn để có thể thanh toán kịp thời và chính xác tiền lương cho nhân viên, đồng thời, tuân thủ các văn bản pháp lý về lao động và tiền lương. - Các chứng từ kế toán làm căn cứ kiểm soát:  Bảng chấm công là chứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ sở cho việc tính lương hàng tháng và xét khen thưởng lúc cuối quý hoặc cuối năm. • Hợp đồng làm khoán là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về một công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên thực hiện hợp đồng. • Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành. • Thẻ thời gian: là hình thức phổ biến được sử dụng tại các doanh nghiệp nước ngoài nhằm ghi nhận thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mỗi ngày của nhân viên. - Các sổ sách kế toán: Sổ kế toán chi tiết và các sổ tổng hợp tùy vào hình thức kế toán áp dụng tại công ty. - Các bộ phận tham gia kiểm soát: • Bộ phận nhân sự • Bộ phận quản lý thi công • Bộ phận kế toán tiền lương - Thủ tục kiểm soát: Để kiểm soát chi phí tiền lương một cách hiệu quả là hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương. Mỗi bộ phận đều cần lập dự toán chi phí tiền lương của mình vào đầu niên độ. Hàng tháng, kế toán sẽ tổng hợp chi phí phát sinh, so sánh chi phí tiền lương thực tế với dự toán và báo cáo cho các nhà quản lý. Mọi sự biến động cần được phát hiện kịp thời và tìm hiểu nguyên nhân cũng như biện pháp xử lý. Mặt khác, phải phân chia trách nhiệm giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương. + Thuê và tuyển dụng nhân viên: Việc tuyển dụng và thuê nhân viên được tiến hành bởi bộ phận nhân sự, tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuê phải được ghi chép trên một bản báo cáo phê duyệt bởi Ban quản lý. Mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận nhân sự và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho khấu trừ vào lương về các khoản thao chế độ. Sau đó, một bộ hồ sơ gồm quyết định phân công, mức lương, văn bản đồng ý cho khấu trừ phải được gởi cho bộ phận tính lương. Bộ phận nhân sự cũng được gửi một bản sao quyết định phân công cho bộ phận sử dụng lao động. Mỗi khi có thay đổi về mức lương: trong thời gian ngắn nhất, bộ phận nhân sự phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động Khi có biến động về lương, xóa tên hay sắp xếp lại nhân sự, bộ phận nhân sự cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tính lương. + Chức năng theo dõi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày công) hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trả lương theo sản phẩm) để làm cơ sở tính lương. Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ có thể sử dụng các thủ tục sau:  Người quản lý các bộ phận phải lập bảng chấm công.  Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên. Thẻ ghi giờ của các nhân viên phải được phải được theo dõi, giám sát bởi một nhân viên độc lập bằng hệ thống thông tin tự động và phải báo cáo tình hình thẻ theo tuần.  Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và kết quả của máy ghi giờ, hoặc giữa báo cáo sản lượng, khối lượng công việc hoàn thành với kết quả thẩm định công trình thi công. Đối với các nhân viên gián tiếp, có thể không dùng máy ghi giờ, nhưng để kiểm soát, đơn vị có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tuần về thời gian sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ. Tất cả các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đều phải có phiếu nghỉ ốm, Phiếu nghỉ thai sản hay Phiếu xác nhận tai nạn lao động và được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu riêng. + Tính và lập bảng lương: Bộ phận tính lương có nhiệm vụ chính là tính toán về số lượng tiền phải trả cho từng nhân viên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự, theo dõi lao động hay trả lương. Bộ phận tính lương phải đảm bảo rằng:  Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệt đối không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương.  Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảm lương, xóa tên… Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và các kết quả công việc,sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, lập bảng thanh toán tiền lương cho từng cá nhân để làm cơ sở chi lương, trong đó phải ghi rõ tiền lương và các khoản khấu trừ.  Ghi sổ nhật ký lương và các khoản trích theo lương, thuế TNCN.  Ghi sổ theo dõi lương của từng nhân viên.  Lập bảng phân bổ tiền lương vào các loại chi phí.  Lập báo cáo về vấn đề tiền lương cho các cơ quan Nhà nước có liên quan. + Thanh toán lương: Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lập với phòng nhân sự, theo dõi lao động tiền lương. Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát lương cho nhân viên. Khi nhận được Phiếu chi hoặc sec chi lương kèm theo Bảng thanh toán tiền lương, thưởng thì nhân viên phát lương phải kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền nhận được giữa Phiếu chi hoặc sec chi lương với danh sách trên Bảng thanh toán tiền lương, thưởng. Các Phiếu chi hoặc sec chi lương phải được ký duyệt bởi người không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương. [...]...