BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO
PHẦN 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CN.CÔNG TY TNHH MTV VẠN TƯỜNG-XÍ NGHIỆP 309
3.2. CÁC GIẢI PHÁP GểP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CN.CÔNG TY TNHH MTV VẠN TƯỜNG-XÍ NGHIỆP 309
3.2.1. Về công tác tổ chức xây lắp
Với một công trình được thi công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty để tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm tăng hiệu quả của quá trình kiểm tra kiểm soát. Để phối hợp được với nhau một cách nhịp nhàng thì ngay từ khâu lập dự toán cũng như bố trí nhân lực thì các phòng ban nên trao đổi thông tin cho nhau bằng cách gửi các văn bản liên quan đến nhau về công trình và tổ chức thảo luận về các vấn đề vướng mắc để có được kết quả tốt hơn.
Công ty nên tăng cường thực hiện cơ chế khoán thi công công trình cho các đội, công trường. Nhưng phải đảm bảo phù hợp với điều kiện của công ty, đồng thời phải chấp hành nghiêm các quy định hiện hành của Nhà nước và Quân đội.
3.2.2. Về tổ chức kế toán
Công ty nên chú trọng hơn vào công tác kế toán quản trị bằng cách tổ chức thêm kế toán quản trị để thực hiện kiểm tra, giám sát cũng như tham mưu cho Ban giám đốc công ty. Việc tổ chức thêm kế toán quản trị nên bố trí khoảng hai đến ba người phụ trách các công việc khác nhau như: người thì kiểm soát các phòng ban trong công ty, người thì thu thập thông tin lập các báo cáo kịp thời, người thì đi đến cỏc cụng trỡnh theo dừi, giỏm sỏt độc lập tỡnh hỡnh thực hiện vật tư, mỏy múc, nhân công....rồi từ đó thống nhất với nhau tìm các biện pháp thích hợp trình cho Ban giám đốc để bàn bạc, xử lý, ra quyết định.
Để đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, hàng tháng, hàng quý phòng kế toán Công ty phải đối chiếu số liệu với chủ đầu tư, cá nhân có liên quan đến tình hình tài chính của công ty. Nhằm hạn chế sai sót, sửa chữa kịp thời, tạo điều kiện cho việc hoàn thành các khâu trong công tác kế toán và công tác lãnh đạo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, quy định cho kế toán ở các đội định kỳ vào cuối tuần phải gửi chứng từ lên phòng kế toán công ty để kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phải kiểm tra sát sao quá trình hạch toán kế toán vào các nghiệp vụ, kịp thời phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty, giải quyết tốt cụng tỏc thanh quyết toỏn cụng nợ như: theo dừi việc thu, chi cỏc chi phớ phải có căn cứ và đảm bảo tính thực tế và khoa học không để dây dưa, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công việc ở các tổ, đội sản xuất công trường.
Công tác kế toán chi phí xây lắp và tính giá thành sản phẩm xây lắp là khâu trọng tâm có vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị sản xuất
kinh doanh. Do vậy đòi hỏi đơn vị phải tổ chức chu đáo việc tổ chức sổ sách kế toán theo chế độ mới.
3.2.3. Về hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp
Công ty nên thành lập các bộ phận đi thực tế kiểm tra, giám sát trực tiếp tại công trình. Bên cạnh việc kiểm tra công tác kế toán như: hạch toán số liệu, luân chuyển chứng từ, lập các Báo cáo, Ban thanh tra cần chú trọng vào việc kiểm tra các tài liệu khác có liên quan như: Hóa đơn, các giấy tờ xác nhận v.v…Việc cần làm cấp thiết nhất hiện nay là công ty nên có những phương pháp, những công cụ và cách thức phù hợp để thực hiện phân tích, đánh giá tình hình phát sinh chi phí, giá thành công tác xây lắp hoặc tình hình thực hiện giảm giá thành xây dựng, đây là việc làm cần thiết nhằm nâng cao công tác kiểm soát tại đơn vị.
Khi tiến hành thi công, giữa các phòng ban cần có sự gắn kết, hỗ trợ thường xuyên lẫn nhau hơn nữa thông qua hình thức kiểm tra chéo lẫn nhau, như vậy sẽ tránh được vi phạm mà hiệu quả mang lại rất lớn, bên cạnh đó công tác chuyên môn không ngừng được cải thiện, bổ sung giúp cho việc thi công được dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng hoàn thành. Công ty nên xây dựng các kênh thông tin thường xuyên giữa công ty với các đội, xí nghiệp hoặc giữa các đội, xí nghiệp với nhau, việc này sẽ do một bộ phận chuyên trách đảm nhiệm hoặc do một trong số các phòng ban trong công ty đảm nhiệm.
Nhằm khắc phục tình trạng cấp dưới làm xong, cấp trên mới biết, kỹ thuật tại cụng trỡnh cần theo dừi sỏt sao hơn nữa việc thi cụng cụng trỡnh và lập Bảng khối lượng công việc hoàn thành một cách thường xuyên gửi về công ty sau khi được duyệt bởi Chỉ huy công trường, từ đó công ty sẽ có những đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của các tổ, đội sản xuất theo các tiêu chí: định mức sử dụng vật tư, khấu hao thiết bị, nhân công…
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công ty nên kiểm soát sâu hơn trong công tác mua vật tư. Áp dụng tốt hơn nữa các quy trình trong tiêu chuẩn ISO vào việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu.
Khi tiến hành mua nguyên vật liệu cung ứng cho thi công công trình, công ty cần tổ chức đấu thầu nhằm lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp với giá nguyên vật liệu rẻ nhất và chất lượng cao nhất và cũng tránh được sự thông đồng giữa người mua hàng và nhà cung cấp. Đối với lượng vật tư mua về, ban quản lý công trường, đặc biệt là kế toán tại đội phải có trách nhiệm xem xét kỹ lưỡng giá vật tư có phù hợp với giá thực tế hiện hành trên thị trường nhằm ngăn chặn sự móc ngoặc giữa người mua vật tư của công ty và người bán ghi khống giá thành cao hơn so với thực tế để hưởng phần chênh lệch, bên cạnh đó các hóa đơn phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý. Một điều đáng chú ý là phải quan tâm đến các hính thức khuyến mãi, hậu mãi như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại… đây là một trong những khoản góp phần giảm chi phí trong công tác xây lắp.
Công ty cần phân chia trách nhiệm giữa các chức năng mua hàng và nhận hàng tại đội thi công nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng và việc mua hàng quá số lượng dùng cho sản xuất. Cũng như giữa chức năng nhận hàng hóa,
thủ kho và kế toán vật tư để ngăn chặn việc nhận hàng khống, kê khai khống số hàng mua so với thực nhận. Vật tư giao cho đội tự mua nhưng phải có sự xét duyệt của giám đốc công ty khi mua vật tư.
Lựa chọn các phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, hình thức kho bãi, hình thức bảo quản phù hợp. Đảm bảo dự trữ vật tư và lựa chọn chiến lược dự trữ vật tư hợp lý.
Tăng cường công tác kiểm kê, kiểm tra và đánh giá vật tư, nhất là đối với vật tư đã được đưa vào sử dụng. Đội cần có biện pháp giám sát, bảo vệ chặt chẽ hơn nữa, có thể yêu cầu tổ trưởng các tổ thi công lập Bảng báo cáo về tình hình sử dụng vật tư trong tuần, tuy mất thời gian nhưng nó sẽ hạn chế tối đa thất thoát, lãng phí trong thi công.
Khi phòng dự án-đấu thầu lập dự toán xong, giao cho đội nhận mua vật tư và đưa vào sử dụng, thì phòng phải có các hình thức kiểm tra, giám sát bằng các báo cáo, văn bản từ phía đội gửi lên, nếu phát sinh những chênh lệch bất thường phải thông báo ngay cho ban giám đốc và các phòng ban khác nhanh chóng giải quyết.
Khi vật tư được xuất dùng, tổ trưởng các phân tổ phải chịu trách nhiệm giám sát,khi không cần đến vật liệu đó nữa cần cho nhập kho và bảo quản cẩn thận. Các yêu cầu cung ứng vật tư trước khi được ký duyệt thì ban quản lý công trường phải có các thẩm định chặt chẽ, đánh giá lượng vật tư cần xuất đó có cần thiết cho thi công không. Tránh hiện tượng vật tư xuất kho không đúng mục đích hoặc xuất kho quá nhiều so với lượng vật liệu cần thiết thực tế.
Trong quá trình thi công, cần có một biện pháp thu nhặt vật liệu rơi vãi và được tận dụng triệt để. Khi pha chế vữa, bê tông và các hợp chất xây dựng khác cần chú ý đảm bảo độ chính xác cao của việc định liều lượng pha chế, áp dụng chế độ cắt gọt hợp lý, nâng cao độ chính xác khi cắt gọt, giảm bớt sai sót.Tận dụng phế liệu bằng cách dùng phế liệu với tư cách là vật liệu để sử dụng trong bộ phận hoặc công trình xây dựng khác cũng có thể gia công phế liệu thành vật liệu mới
Nâng cao việc sử dụng lại các vật liệu để chế tạo các công trình tạm thời.
Khi xây dựng và tháo dỡ các công trình tạm thời thường có tổn thất lớn về vật liệu sử dụng luân chuyển, giá trị các vật liệu này chiếm một tỷ lệ đáng kể trong giá trị công trình xây dựng. Biện pháp cụ thể để giảm chi phí về gỗ và vật liệu khi xây dựng công trình tạm thời là tăng số vòng quay của các vật liệu này. Điều đó có thể thực hiện bằng cách tiến hành việc xây dựng các công trình tạm thời bằng phương pháp lắp ghép.Việc lắp ghép và tháo dỡ các công trình tạm thời cần được thực hiện bằng những công cụ chuyên môn và những công nhân có trình độ tay nghề cao.
Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Việc tạo một môi trường làm việc tốt sẽ giúp cho mọi nhân viên của công ty làm việc có hiệu quả hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn. Ban lãnh đạo công ty trước hết phải tuân thủ đầy đủ những quy định đã đề ra để làm gương cho các bộ phận cấp dưới, đồng thời không áp đặt công việc cho các bộ phận bằng cảm tính mà phải thông qua kế hoạch cụ thể. Các bộ phận phòng ban trong công ty phải
chấp hành nghiêm túc giờ giấc làm việc cũng như phải thường xuyên báo cáo tình hình cho ban giám đốc.
Để khuyến khích nhân viên công ty và lực lượng lao động thuê ngoài làm việc đạt năng suất cao thì ban lãnh đạo công ty phải có chính sách khen thưởng hợp lý, ví dụ : quy định thời gian hoàn thành công việc, qua đó nếu ai thực hiện tốt sẽ được nâng lương, hay tăng thời gian nghỉ phép trong năm...
Còn nếu ai thực hiện không tốt nhiệm vụ được giao, không có tinh thần trách nhiệm phải bị phê bình, đối với lực lượng lao động thuê ngoài nếu có hành vi vi phạm như thiếu trung thực, làm việc không có trách nhiệm thì tuỳ theo mức độ mà có hình thức kỷ luật thích đáng.
Với các cán bộ có năng lực chuyên môn, làm việc đạt kết quả cao thì cần được đề bạt lên để họ phục vụ công ty tốt hơn nữa.
Công ty muốn thực hiện xây lắp có chất lượng thì công tác đào tạo và kiểm tra, nâng cao tay nghề cho công nhân đóng một vai trò quan trọng. Chính sách đào tạo công nhân phải được lập kế hoach và thực hiện đầy đủ trong năm, sau khi đào tạo phải sát hạch lại để đánh giá đúng năng của công nhân và thuyên chuyển vào những công việc phù hợp.
Với mỗi công trình được thi công cần phải có chính sách tuyển dụng cụ thể và phải kiểm tra trình độ tay nghề của lực lượng lao động thuê ngoài này, nhằm đảm bảo chất lượng cụng trỡnh và đẩy nhanh tiến độ thi cụng. Cú hồ sơ theo dừi cụ thể các đối tượng thuê ngoài đồng thời báo cáo cho ban giám đốc và gửi hồ sơ cho bộ phận tính lương.
Để cải thiện được tình trạng làm việc thiếu nghiêm túc, năng suất kém mà vẫn được hưởng lương thì ngoài việc sử dụng bảng chấm công thì đội giám sát thi cụng cần cần theo dừi, kiểm tra lao động về giờ làm việc, chất lượng thi cụng.
Công ty nên sử dụng hình thức trả lương thông qua ngân hàng để giảm bớt công việc của phòng kế toán và hạn chế tối đa xảy ra sai phạm.
Cần phân tích biến động chi phí nhân công thực tế so với dự toán để xem xét chi phí tăng giảm do với thực tế ra sao và có biện pháp kiểm soát thích hợp.
Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Sắp xếp kế hoạch sử dụng máy thi công đối với các công trình một cách khoa học và tuần tự, đảm bảo cho việc thi công công trình đúng thời gian và tiến độ, tránh sự ngừng trệ do chờ máy. Đối với các công trình ở xa, không sử dụng máy móc tự có, công ty có thể huy động máy móc cho thuê nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu thi công.
Cần phải bảo dưỡng, duy tu máy thường xuyên cũng như lập kế hoạch sữa chữa máy thi công. Tránh tình trạng hư hỏng máy rồi mới tiến hành sữa chữa.
Cần đi sâu vào công tác kiểm tra, so sánh, phân tích giữa chi phí thực tế phát sinh với dự toán, kế hoạch đã đề ra nhằm có hình thức kiểm soát chặt chẽ hơn nữa đối với chi phí máy thi công. Thực hiện sự tính toán, phân tích giữa khối lượng thực tế và dự toán, phát hiện và xử lý nhanh các gian lận và sai sót.
Kiểm soát chi phí sản xuất chung