BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
3.2.3.Về hệ thống kiểm soỏt chi phớ xõy lắp
Cụng ty nờn thành lập cỏc bộ phận đi thực tế kiểm tra, giỏm sỏt trực tiếp tại cụng trỡnh. Bờn cạnh việc kiểm tra cụng tỏc kế toỏn như: hạch toỏn số liệu, luõn chuyển chứng từ, lập cỏc Bỏo cỏo, Ban thanh tra cần chỳ trọng vào việc kiểm tra cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan như: Húa đơn, cỏc giấy tờ xỏc nhận v.v…Việc cần làm cấp thiết nhất hiện nay là cụng ty nờn cú những phương phỏp, những cụng cụ và cỏch thức phự hợp để thực hiện phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh phỏt sinh chi phớ, giỏ thành cụng tỏc xõy lắp hoặc tỡnh hỡnh thực hiện giảm giỏ thành xõy dựng, đõy là việc làm cần thiết nhằm nõng cao cụng tỏc kiểm soỏt tại đơn vị.
Khi tiến hành thi cụng, giữa cỏc phũng ban cần cú sự gắn kết, hỗ trợ thường xuyờn lẫn nhau hơn nữa thụng qua hỡnh thức kiểm tra chộo lẫn nhau, như vậy sẽ trỏnh được vi phạm mà hiệu quả mang lại rất lớn, bờn cạnh đú cụng tỏc chuyờn mụn khụng ngừng được cải thiện, bổ sung giỳp cho việc thi cụng được dễ dàng, thuận tiện, nhanh chúng hoàn thành. Cụng ty nờn xõy dựng cỏc kờnh thụng tin thường xuyờn giữa cụng ty với cỏc đội, xớ nghiệp hoặc giữa cỏc đội, xớ nghiệp với nhau, việc này sẽ do một bộ phận chuyờn trỏch đảm nhiệm hoặc do một trong số cỏc phũng ban trong cụng ty đảm nhiệm.
Nhằm khắc phục tỡnh trạng cấp dưới làm xong, cấp trờn mới biết, kỹ thuật tại cụng trỡnh cần theo dừi sỏt sao hơn nữa việc thi cụng cụng trỡnh và lập Bảng khối lượng cụng việc hoàn thành một cỏch thường xuyờn gửi về cụng ty sau khi được duyệt bởi Chỉ huy cụng trường, từ đú cụng ty sẽ cú những đỏnh giỏ chớnh xỏc hiệu quả hoạt động của cỏc tổ, đội sản xuất theo cỏc tiờu chớ: định mức sử dụng vật tư, khấu hao thiết bị, nhõn cụng…
Kiểm soỏt chi phớ nguyờn vật liệu trựctiếp
Cụng ty nờn kiểm soỏt sõu hơn trong cụng tỏc mua vật tư. Áp dụng tốt hơn nữa cỏc quy trỡnh trong tiờu chuẩn ISO vào việc kiểm soỏt chi phớ nguyờn vật liệu. Khi tiến hành mua nguyờn vật liệu cung ứng cho thi cụng cụng trỡnh, cụng ty cần tổ chức đấu thầu nhằm lựa chọn được nhà cung cấp thớch hợp với giỏ nguyờn vật liệu rẻ nhất và chất lượng cao nhất và cũng trỏnh được sự thụng đồng giữa người mua hàng và nhà cung cấp. Đối với lượng vật tư mua về, ban quản lý cụng trường, đặc biệt là kế toỏn tại đội phải cú trỏch nhiệm xem xột kỹ lưỡng giỏ vật tư cú phự hợp với giỏ thực tế hiện hành trờn thị trường nhằm ngăn chặn sự múc ngoặc giữa người mua vật tư của cụng ty và người bỏn ghi khống giỏ thành cao hơn so với thực tế để hưởng phần chờnh lệch, bờn cạnh đú cỏc húa đơn phải đảm bảo tớnh hợp phỏp, hợp lý. Một điều đỏng chỳ ý là phải quan tõm đến cỏc hớnh thức khuyến mói, hậu mói như chiết khấu thanh toỏn, chiết khấu thương mại… đõy là một trong những khoản gúp phần giảm chi phớ trong cụng tỏc xõy lắp.
Cụng ty cần phõn chia trỏch nhiệm giữa cỏc chức năng mua hàng và nhận hàng tại đội thi cụng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kộm chất lượng và việc mua hàng quỏ số lượng dựng cho sản xuất. Cũng như giữa chức năng nhận hàng húa,
thủ kho và kế toỏn vật tư để ngăn chặn việc nhận hàng khống, kờ khai khống số hàng mua so với thực nhận. Vật tư giao cho đội tự mua nhưng phải cú sự xột duyệt của giỏm đốc cụng ty khi mua vật tư.
Lựa chọn cỏc phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, hỡnh thức kho bói, hỡnh thức bảo quản phự hợp. Đảm bảo dự trữ vật tư và lựa chọn chiến lược dự trữ vật tư hợp lý.
Tăng cường cụng tỏc kiểm kờ, kiểm tra và đỏnh giỏ vật tư, nhất là đối với vật tư đó được đưa vào sử dụng. Đội cần cú biện phỏp giỏm sỏt, bảo vệ chặt chẽ hơn nữa, cú thể yờu cầu tổ trưởng cỏc tổ thi cụng lập Bảng bỏo cỏo về tỡnh hỡnh sử dụng vật tư trong tuần, tuy mất thời gian nhưng nú sẽ hạn chế tối đa thất thoỏt, lóng phớ trong thi cụng.
Khi phũng dự ỏn-đấu thầu lập dự toỏn xong, giao cho đội nhận mua vật tư và đưa vào sử dụng, thỡ phũng phải cú cỏc hỡnh thức kiểm tra, giỏm sỏt bằng cỏc bỏo cỏo, văn bản từ phớa đội gửi lờn, nếu phỏt sinh những chờnh lệch bất thường phải thụng bỏo ngay cho ban giỏm đốc và cỏc phũng ban khỏc nhanh chúng giải quyết.
Khi vật tư được xuất dựng, tổ trưởng cỏc phõn tổ phải chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt,khi khụng cần đến vật liệu đú nữa cần cho nhập kho và bảo quản cẩn thận. Cỏc yờu cầu cung ứng vật tư trước khi được ký duyệt thỡ ban quản lý cụng trường phải cú cỏc thẩm định chặt chẽ, đỏnh giỏ lượng vật tư cần xuất đú cú cần thiết cho thi cụng khụng. Trỏnh hiện tượng vật tư xuất kho khụng đỳng mục đớch hoặc xuất kho quỏ nhiều so với lượng vật liệu cần thiết thực tế.
Trong quỏ trỡnh thi cụng, cần cú một biện phỏp thu nhặt vật liệu rơi vói và được tận dụng triệt để. Khi pha chế vữa, bờ tụng và cỏc hợp chất xõy dựng khỏc cần chỳ ý đảm bảo độ chớnh xỏc cao của việc định liều lượng pha chế, ỏp dụng chế độ cắt gọt hợp lý, nõng cao độ chớnh xỏc khi cắt gọt, giảm bớt sai sút.Tận dụng phế liệu bằng cỏch dựng phế liệu với tư cỏch là vật liệu để sử dụng trong bộ phận hoặc cụng trỡnh xõy dựng khỏc cũng cú thể gia cụng phế liệu thành vật liệu mới
Nõng cao việc sử dụng lại cỏc vật liệu để chế tạo cỏc cụng trỡnh tạm thời. Khi xõy dựng và thỏo dỡ cỏc cụng trỡnh tạm thời thường cú tổn thất lớn về vật liệu sử dụng luõn chuyển, giỏ trị cỏc vật liệu này chiếm một tỷ lệ đỏng kể trong giỏ trị cụng trỡnh xõy dựng. Biện phỏp cụ thể để giảm chi phớ về gỗ và vật liệu khi xõy dựng cụng trỡnh tạm thời là tăng số vũng quay của cỏc vật liệu này. Điều đú cú thể thực hiện bằng cỏch tiến hành việc xõy dựng cỏc cụng trỡnh tạm thời bằng phương phỏp lắp ghộp.Việc lắp ghộp và thỏo dỡ cỏc cụng trỡnh tạm thời cần được thực hiện bằng những cụng cụ chuyờn mụn và những cụng nhõn cú trỡnh độ tay nghề cao. Kiểm soỏt chi phớ nhõn cụng trực tiếp
Việc tạo một mụi trường làm việc tốt sẽ giỳp cho mọi nhõn viờn của cụng ty làm việc cú hiệu quả hơn, cú tinh thần trỏch nhiệm hơn. Ban lónh đạo cụng ty trước hết phải tuõn thủ đầy đủ những quy định đó đề ra để làm gương cho cỏc bộ phận cấp dưới, đồng thời khụng ỏp đặt cụng việc cho cỏc bộ phận bằng cảm tớnh mà phải thụng qua kế hoạch cụ thể. Cỏc bộ phận phũng ban trong cụng ty phải
chấp hành nghiờm tỳc giờ giấc làm việc cũng như phải thường xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh cho ban giỏm đốc.
Để khuyến khớch nhõn viờn cụng ty và lực lượng lao động thuờ ngoài làm việc đạt năng suất cao thỡ ban lónh đạo cụng ty phải cú chớnh sỏch khen thưởng hợp lý, vớ dụ : quy định thời gian hoàn thành cụng việc, qua đú nếu ai thực hiện tốt sẽ được nõng lương, hay tăng thời gian nghỉ phộp trong năm...
Cũn nếu ai thực hiện khụng tốt nhiệm vụ được giao, khụng cú tinh thần trỏch nhiệm phải bị phờ bỡnh, đối với lực lượng lao động thuờ ngoài nếu cú hành vi vi phạm như thiếu trung thực, làm việc khụng cú trỏch nhiệm thỡ tuỳ theo mức độ mà cú hỡnh thức kỷ luật thớch đỏng.
Với cỏc cỏn bộ cú năng lực chuyờn mụn, làm việc đạt kết quả cao thỡ cần được đề bạt lờn để họ phục vụ cụng ty tốt hơn nữa.
Cụng ty muốn thực hiện xõy lắp cú chất lượng thỡ cụng tỏc đào tạo và kiểm tra, nõng cao tay nghề cho cụng nhõn đúng một vai trũ quan trọng. Chớnh sỏch đào tạo cụng nhõn phải được lập kế hoach và thực hiện đầy đủ trong năm, sau khi đào tạo phải sỏt hạch lại để đỏnh giỏ đỳng năng của cụng nhõn và thuyờn chuyển vào những cụng việc phự hợp.
Với mỗi cụng trỡnh được thi cụng cần phải cú chớnh sỏch tuyển dụng cụ thể và phải kiểm tra trỡnh độ tay nghề của lực lượng lao động thuờ ngoài này, nhằm đảm bảo chất lượng cụng trỡnh và đẩy nhanh tiến độ thi cụng. Cú hồ sơ theo dừi cụ thể cỏc đối tượng thuờ ngoài đồng thời bỏo cỏo cho ban giỏm đốc và gửi hồ sơ cho bộ phận tớnh lương.
Để cải thiện được tỡnh trạng làm việc thiếu nghiờm tỳc, năng suất kộm mà vẫn được hưởng lương thỡ ngoài việc sử dụng bảng chấm cụng thỡ đội giỏm sỏt thi cụng cần cần theo dừi, kiểm tra lao động về giờ làm việc, chất lượng thi cụng. Cụng ty nờn sử dụng hỡnh thức trả lương thụng qua ngõn hàng để giảm bớt cụng việc của phũng kế toỏn và hạn chế tối đa xảy ra sai phạm.
Cần phõn tớch biến động chi phớ nhõn cụng thực tế so với dự toỏn để xem xột chi phớ tăng giảm do với thực tế ra sao và cú biện phỏp kiểm soỏt thớch hợp. Kiểm soỏt chi phớ sử dụng mỏy thi cụng
Sắp xếp kế hoạch sử dụng mỏy thi cụng đối với cỏc cụng trỡnh một cỏch khoa học và tuần tự, đảm bảo cho việc thi cụng cụng trỡnh đỳng thời gian và tiến độ, trỏnh sự ngừng trệ do chờ mỏy. Đối với cỏc cụng trỡnh ở xa, khụng sử dụng mỏy múc tự cú, cụng ty cú thể huy động mỏy múc cho thuờ nhằm đỏp ứng kịp thời nhu cầu thi cụng.
Cần phải bảo dưỡng, duy tu mỏy thường xuyờn cũng như lập kế hoạch sữa chữa mỏy thi cụng. Trỏnh tỡnh trạng hư hỏng mỏy rồi mới tiến hành sữa chữa.
Cần đi sõu vào cụng tỏc kiểm tra, so sỏnh, phõn tớch giữa chi phớ thực tế phỏt sinh với dự toỏn, kế hoạch đó đề ra nhằm cú hỡnh thức kiểm soỏt chặt chẽ hơn nữa đối với chi phớ mỏy thi cụng. Thực hiện sự tớnh toỏn, phõn tớch giữa khối lượng thực tế và dự toỏn, phỏt hiện và xử lý nhanh cỏc gian lận và sai sút.
Cỏc chi phớ phỏt sinh phải cú một định mức được lập ra một cỏch chặt chẽ,phự hợp với yờu cầu cụng việc. Cần đi sõu vào phõn tớch cỏc nguyờn nhõn phỏt sinh chi phớ sản xuất chung nhằm khoanh vựng và giải quyết cỏc chi phớ phỏt sinh bất thường, quy trỏch nhiệm cụ thể cho từng cỏ nhõn, bộ phận đối với cụng tỏc kiểm soỏt chi phớ.
Việc kiểm soỏt chi phớ điện thoại, chi phớ tiếp khỏch, cụng tỏc phớ muốn hữu hiệu hơn cần phải xõy dựng một khung định mức cụ thể, triệt để. Khi cỏc húa đơn điện thoại được gửi đến, cụng ty nờn theo dừi cỏc hướng cuộc gọi là nguyờn nhõn khiến chi phớ tăng vọt, sau đú điều tra và quy trỏch nhiệm cho cỏc nhõn, bộ phận cú liờn quan. Đối với chi phớ điện, cần phỏt huy hơn nữa tinh thần tiết kiệm của cụng nhõn viờn, sử dụng cỏc cụng nghệ, thiết bị tiết kiệm điện, hạn chế đến mức thấp nhất hiện tượng lóng phớ, lạm dụng.
Đối với chi phớ tiếp khỏch phải được sử dụng đỳng mục đớch, trong hạn mức và phải thực sự cần thiết.
Khi người đi cụng tỏc nộp Bảng thanh toỏn hoàn ứng, cỏc húa đơn trong quỏ trỡnh cụng tỏc phải được xem xột cẩn trọng.Tốt nhất, khi giao nhiệm vụ đi cụng tỏc nờn dự trự trước cỏc chi phớ cần thiết cú liờn quan như vậy sẽ trỏnh được việc phỏt sinh những chi phớ khụng thật cần thiết.
Chi phớ sản xuất chung là loại chi phớ rất khú kiểm soỏt trong việc ứng xử khi cú biến động của khối lượng sản phẩm được sản xuất.
Túm lại, bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phỏt sinh chi phớ, đối với nhà quản lý thỡ vấn đề kiểm soỏt được cỏc chi phớ là mối quan tõm hàng đầu, bởi vỡ lợi nhuận thu được nhiều hay ớt chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phớ đó chi ra. Kiểm soỏt được chi phớ sẽ nõng cao hiệu quả chi tiờu, từ đú sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});