Dự thảo quy chế mạng lưới các tổ chức tình nguyện tại Việt Nam
DỰ THẢO QUY CHẾ MẠNG LƯỚI CÁC TỔ CHỨC TÌNH NGUYỆN TẠI VIỆT NAM THUỘC VVIRC Mục I. Tổ chức Tên gọi: “Mạng lưới các tổ chức tình nguyện tại Việt Nam thuộc VVIRC” (gọi tắt mạng lưới VVIRC – VVIRC network) Tầm nhìn: Mạng lưới VVIRC hướng tới việc tập hợp tất cả các tổ chức liên quan đến hoạt động tình nguyện (bao gồm các câu lạc bộ, đội, nhóm tình nguyện, các trung tâm bảo trợ xã hội, các tổ chức chính phủ và phi chính phủ, các doanh nghiệp…) ở cả 3 miền nhằm phát huy tối đa hiệu quả của hoạt động tình nguyện, đóng góp vào sự phát triển kinh tế, xã hội của Việt Nam. MỤC II. Mục tiêu 2.1. Mục tiêu của mạng lưới VVIRC là xây dựng 1 cơ chế hoạt động nhằm kết nối 1 cách hiệu quả các tổ chức, CLB, đội, nhóm và các tổ chức liên quan đến tình nguyện ở cả 3 miền. A) Thiết lập hành lang pháp lý và bảo trợ về tư cách pháp nhân cho tất cả các thành viên thuộc Mạng lưới bằng việc cấp giấy chứng nhận, giấy giới thiệu và các hình thức khác để hỗ trợ hoạt động cho các thành viên. B) Tham gia các hoạt động tình nguyện có quy mô toàn cầu. C) Tạo sự ảnh hưởng trong việc gây quỹ. D) Nâng cao năng lực hoạt động tình nguyện. E) Huy động tình nguyện viên tham gia các hoạt động cộng đồng. F) Thiết lập 1 “không gian” dành cho các thành viên thuộc mạng lưới chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và các kỹ năng họat động tình nguyện. G) Điều phối, tổ chức các khóa tập huấn tăng cường năng lực cho các tổ chức thành viên. 2.2. Để đạt được những mục tiêu trong mục 2.1, mạng lưới VVIRC sẽ tiến hành thực hiện những công việc sau đây: 1) Thành lập Ban chỉ đạo cấp Trung ương và Ban thường trực mạng lưới khu vực 2) Thiết lập 1 hệ thống quản lý và đánh giá đối với các hoạt động của mạng lưới và ban thường trực. 3) Kêu gọi sự hợp tác và hỗ trợ từ các câu lạc bộ, hội, nhóm tình nguyện ở từng khu vực. Mục III. Kế hoạch hành động 3.1. Để thực hiện những mục tiêu đã nêu trong Mục 2, mạng lưới VVIRC sẽ thực hiện những công việc sau: 1) Tổ chức các cuộc họp thường kỳ hàng năm nhằm tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên thông qua việc xây dựng Kế hoach hành động chung cho năm. 2) Tổ chức các chương trình tập huấn nhằm tăng cường năng lực của các tổ chức tình nguyện. 3) Phát hành các ấn phẩm báo chí, sách, tin hàng tháng, tổ chức các buổi họp và hội thảo trực tuyến…vv , để tăng cường sự hợp tác và hỗ trợ giữa các thành viên. 4) Xây dựng và tiến hành các dự án, chiến dịch tình nguyện và các chương trình nghiên cứu, vận động tài trợ liên quan tới tình nguyện với sự tham gia của các tổ chức trong mạng lưới. 5) Một số họat động khác đã được nêu trong mục 2. 6) Tổ chức các buổi tập huấn thông qua VVIRC hoặc các đối tác của VVIRC để thúc đẩy các hoạt động tình nguyện ở Việt Nam. 7) Cung cấp các cơ hội tình nguyện, chính sách, sự kiện, hội thảo, hội nghị liên quan đến tình nguyện ở Việt Nam và trên thế giới. Mục IV. Quy chế thành viên của mạng lưới VVIRC 4.1. Bất cứ tổ chức hay cơ quan nào có chung cam kết về chính sách và mục tiêu đã đề ra của mạng lưới VVIRC đều có thể trở thành thành viên của Mạng lưới. 4.2. Mạng lưới VVIRC luôn mở cửa đón chào sự tham gia của tất cả các tổ chức liên quan đến tình nguyện tại Việt Nam. Các tiêu chí dành cho thành viên của Mạng lưới: Hoạt động hướng đến việc thúc đẩy và phát triển công tác tình nguyện vì sự phát triển của Việt Nam trong các lĩnh vực khác nhau như trong khu vực nhà nước, tư nhân hay phi lợi nhuận. Các thành viên được khuyến khích tham gia vào Ban thường trực Mạng lưới và thực hiện các trách nhiệm cụ thể trong đó. Đã có kinh nghiệm trong việc tiến hành các hoạt động tình nguyện và kết nối. Có tư cách pháp nhân hoặc được bảo trợ bởi 1 đơn vị có tư cách pháp nhân Những tổ chức không có tư cách pháp nhân muốn trở thành thành viên của mạng lưới phải đáp ứng được những yêu cầu sau: Có ít nhất 10 thành viên Thành lập được ít nhất 1 năm Tiến hành ít nhất 3 hoạt động tình nguyện 1 năm và có báo cáo tổng kết hoạt động. 4.3. Những tổ chức muốn trở thành thành viên của Mạng lưới phải hoàn thành Bản đăng ký thành viên mạng lưới VVIRC thông qua Website của VVIRC chậm nhất là 3 tuần trước khi diễn ra cuộc họp của Ban thường trực. 4.4. Mỗi tổ chức thành viên hay hội, nhóm tình nguyện cử ra 1 thành viên đại diện để tham gia bầu cử vào Ban thường trực Mạng lưới. 4.5. Việc thừa nhận thành viên mới vào Mạng lưới sẽ được tiến hành với sự đồng thuận của đa số thành viên trong ban thường trực. Ban thường trực có trách nhiệm thông báo tới tất cả các tổ chức thành viên của mạng lưới VVIRC về các thành viên mới của Mạng lưới thông qua văn bản sau các cuộc họp của Ban thường trực. 4.6. Những thành viên có thể ra khỏi mạng lưới VVIRC bằng cách nộp đơn xin ra khỏi Mạng lưới ít nhất trước 4 tuần. Nếu không thực hiện theo những bước trên, mọi quyền lợi của tổ chức đó sẽ bị tước bỏ. 4.7. Mỗi tổ chức thành viên của mạng lưới VVIRC sẽ có những quyền lợi sau: A) Nhận báo cáo về những hoạt động của mạng lưới VVIRC (2 lần/năm) và những thông tin cập nhật (1 lần/tháng). B) Có quyền biểu quyết trong các cuộc họp thường kỳ và các cuộc họp khác (quyết định dựa trên 2/3 số phiếu bầu) C) Được tham dự tất cả các cuộc họp và hội thảo cũng như các chương trình mà mạng lưới VVIRC tổ chức. D) Nhận được sự hỗ trợ pháp lý từ VVIRC trong các hoạt động tình nguyện. E) Có quyền tham dự các cuộc tập huấn do VVIRC và các đối tác tổ chức. 4.8. Quyền và nghĩa vụ của các thành viên thuộc mạng lưới VVIRC: A) Tích cực tham gia vào các hoạt động của Mạng lưới và cử ra ít nhất 2 đại diện trong mỗi tổ chức trực tiếp tham gia vào các hoạt động và việc lên kế hoạch của mạng lưới VVIRC. B) Thực hiện kế hoạch hoạt động đã đề ra. C) Tích cực tham gia vào việc giám sát và đánh giá hoạt động, và báo cáo lại với ban thường trực Mạng lưới về những kết quả đã đạt được, những bài học kinh nghiệm rút ra và những khó khăn thách thức trong quá trình hoạt động. D) Có chung mục tiêu với mạng lưới VVIRC, thúc đẩy hoạt động của mạng lưới theo những quy tắc đã đề ra. Mục V. Sơ đồ tổ chức mạng lưới VVIRC. 7 thành viên Ban chỉ đạo Mạng lưới cấp Trung ương Đại diện VVIRC miền Bắc Đại diện VVIRC miền Trung Trưởng ban thường trực miền Bắc Mạng lưới Trưởng ban thường trực miền Trung Đại diện VVIRC miền Nam Trưởng ban thường trực miền Nam Ban thường trực Mạng lưới miền Trung (10 thành viên) Trưởng Ban Phó Ban Thư ký (Chọn từ 10 thành viên ban thường trực) Cơ cấu Ban thường trực miền Nam đại diện các tổ chức phi chính phủ đại diện các trung tâm bảo trợ đại diện các CLB tình nguyện đậi diện doanh nghiệp Ban thường trực Mạng lưới miền Nam (10 thành viên) Trưởng Ban Phó Ban Thư ký /(Chọn từ 10 thành viên ban thường trực) Cơ cấu Ban thường trực miền Bắc đại diện các tổ chức phi chính phủ đại diện các trung tâm bảo trợ đại diện các CLB tình nguyệnđại diện doanh nghiệp Ban thường trực Mạng lưới miền Bắc (10 thành viên) Trưởng Ban Phó Ban Thư ký (Chọn từ 10 thành viên ban thường trực) Cơ cấu Ban thường trực miền Trung đại diện các tổ chức phi chính phủ đại diện các trung tâm bảo trợ đại diện các CLB tình nguyện đậi diện doanh nghiệp Ban chỉ đạo gồm 7 thành viên 5.1. Cơ cấu và trách nhiệm của mạng lưới VVIRC: A) Ban Chỉ đạo - VVIRC chịu trách nhiệm giám sát và điều phối mạng lưới và hoạt động của mạng lưới. Ban chỉ đạo sẽ gồm có 7 thành viên, bao gồm: -1 đại diện của VVIRC trung tâm là Trưởng ban chỉ đạo. -1 đại diện của VVIRC ở mỗi khu vực -3 Trưởng Ban thường trực mạng lưới ở 3 miền. Ban chỉ đạo sẽ có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp trực tuyến mỗi quý nhằm phân tích báo cáo và điều phối các hoạt động của mạng lưới ở cả 3 miền. B) Ban chỉ đạo- VVIRC là đơn vị cấp trên của 3 ban thường trực mạng lưới, Đại diện và chủ tịch của các Ban thường trực có quyền hạn tương đương, sẽ có các cuộc họp hàng tháng để đưa ra 1 báo cáo chung gửi về Ban chỉ đạo. C) Ban thường trực mạng lưới sẽ bao gồm đại diện thành viên của tổ chức phi chính phủ, các CLB, đội, nhóm tình nguyện, các trung tâm/đơn vị bảo trợ xã hội, tổ chức chính phủ và doanh nghiệp. Ban thường trực có trách nhiệm báo các các hoạt động và các kế hoạch hành động tới ban chỉ đạo VVIRC. Mục VI. Quy chế cho Ban thường trực Mạng lưới và họp thường niên 6.1. Ban thường trực bao gồm đại diện của các tổ chức thành viên và các cuộc họp của Ban thường trực sẽ được tổ chức 2 lần /năm hoặc do các thành viên Ban thường trực quyết định. Trong đó, người đứng đầu sẽ là chủ tịch, phó chủ tịch và thư ký kiêm thủ quỹ. 6.2. Quyền hạn chung: Ban thường trực có trách nhiệm về chính sách và phương hướng chung cho cả mạng lưới VVIRC, đồng thời lên kế hoạch hành động cho năm. Ban thường trực sẽ có quyền quyết định đối với mạng lưới tại khu vực, nhưng đảm bảo thống nhất với các điều khoản đưa ra trong quy chế này. 6.3. Hội nghị thường kỳ hàng năm sẽ được tổ chức kết hợp với Diễn đàn tiếng nói tình nguyện. 6.4. Văn bản thông báo về các cuộc họp hay các hội nghị sẽ được gửi cho các tổ chức thành viên của mạng lưới VVIRC chậm nhất 8 tuần trước khi sự kiện diễn ra, cùng với đó là nội dung chương trình, thời gian, địa điểm và mọi thông tin cần thiết khác. 6.5. Các cuộc họp thường kỳ của Ban thường trực sẽ giải quyết các vấn để sau: A) Nhiệm kỳ: chủ tịch, phó chủ tịch và thư ký/thủ quỹ có nhiệm kỳ là 1 năm và không giữ tối đa quá hai nhiệm kỳ. Trong trường hợp không thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình thì Ban thường trực có quyền họp kiểm điểm và bãi nhiệm tại cuộc họp 6 tháng (với 2/3 số phiếu của các thành viên Ban thường trực). B)Nhiệm vụ của các thành viên Ban thường trực: - Trưởng Ban a) Chủ trì các cuộc họp Ban thường trực và các hội nghị thường niên b) Có quyền tổ chức cuộc họp bất thường của Ban thường trực c) Có trách nhiệm thông báo cho các thành viên mới được bầu vào Ban thường trực về nhiệm vụ của họ ngay sau cuộc bầu cử. d) Là đại diện chính của mạng lưới VVIRC trong quan hệ đối ngoại Phó Trưởng Ban: a) Thực hiện các nhiệm vụ của chủ tịch khi chủ tịch vắng mặt hoặc được Chủ tịch ủy quyền. b) Thực hiện các công việc liên quan đến Mạng lưới, Ban thường trực hoặc được chủ tịch giao. - Thư ký a) Lưu giữ tất cả biên bản chứng từ của các cuộc họp của Ban thường trực b) Thực hiện nhiệm vụ liên quan đến văn phòng, bao gồm cả vấn đề tài chính hoặc bất cứ nhiệm vụ nào được chủ tịch giao phó. Bầu cử: Quyết định được đưa ra bởi đa số thành viên. Tại các cuộc họp thường kỳ hay bất thường, bỏ phiếu có thể bằng nói ý kiến, bằng cách giơ tay biểu quyết hoặc bằng cách viết phiếu rút thăm. Bầu cử cũng có thể được tiến hành qua điện thoại, thư điện thử, fax hoặc các cách truyền tải thông tin khác với điều kiện người tham gia biểu quyết có thể nghe và giao tiếp với nhau. Trong trường hợp không có phản hồi thông qua các phương tiện điện tử thì phiếu này được tính là phiếu trắng. D) Hành động không thông qua biểu quyết: Ban thường trực có thể hành động mà không cần thông qua một cuộc họp nếu như đã thông báo cho tất cả các thành viên của Ban thường trực. Phải có văn bản thể hiện kế hoach thực hiện hoạt động đó và có chữ ký của các thành viên Ban thường trực. Sử dụng email liên lạc cũng được xem là có sự chấp thuận bằng văn bản. E) Miễn nhiệm và từ chức: một thành viên Ban thường trực có thể bị miễn nhiệm khi được 2/3 số thành viên trong Ban thường trực thông qua. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể rút khỏi mạng lưới vào bất kỳ thời điểm nào sau khi báo cáo bằng văn bản gửi cho chủ tịch Ban thường trực. Việc rút lui sẽ có hiệu lực ngay lập tức hoặc theo thời gian như trong yêu cầu. Một tổ chức thành viên có thể bị loại khỏi mạng lưới ngay lập tức nếu như thành viên này sử dụng tên và hình ảnh của VVIRC cho mục đích riêng mà không có sự cho phép của số đông các thành viên trong mạng lưới. F) Các vấn đề quan trọng khác được ít nhất 1/3 thành viên có mặt đề xuất. 6.8. Hội nghị thường niên có thể sẽ được tổ chức 1 năm 1 lần trong trường hợp Ban thường trực không tổ chức họp. 6.9. Hội nghị thường niên sẽ giải quyết các vấn đề sau đây: A) Ngày tháng và địa điểm sẽ được thông qua bởi Ban thường trực. B) Cuộc họp giữa kỳ nhằm kiểm tra lại kết quả của 6 tháng đầu năm và bàn bạc về kế hoạch hành động cho 6 tháng tiếp theo. C) Bất kỳ vấn đề quan trọng nào được ít nhất 1/3 số thành viên có mặt đề xuất. Ngày: ………… Tên và chữ ký: ………………………… . DỰ THẢO QUY CHẾ MẠNG LƯỚI CÁC TỔ CHỨC TÌNH NGUYỆN TẠI VIỆT NAM THUỘC VVIRC Mục I. Tổ chức Tên gọi: Mạng lưới các tổ chức tình nguyện tại Việt Nam. 6) Tổ chức các buổi tập huấn thông qua VVIRC hoặc các đối tác của VVIRC để thúc đẩy các hoạt động tình nguyện ở Việt Nam. 7) Cung cấp các cơ hội tình nguyện,