Mục đớch: Nờu lý do tại sao tài liệu được viết ra.
Phạm vi ỏp dụng: Nờu cụ thể quy trỡnh được ỏp dụng cho đối tượng nào, hoạt động nào, bộ phận nào?
Tài liệu viện dẫn: Liệt kờ những tài liệu mà người thực hiện phải sử dụng khi thực hiện từng bước cụng việc.
Thuật ngữ: Nờu lờn định nghĩa hoặc cỏc chữ viết tắt trong tài liệu, nếu cú.
Nội dung: Nờu lờn nội dung chi tiết của quy trỡnh. Trỡnh bày quy trỡnh cú thể dưới dạng mụ tả bằng lời, dựng sơ đồ dũng chảy hoặc kết hợp trỡnh bày sơ đồ dũng chảy trước, sau đú là mụ tả.
Hồ sơ - Phụ lục:
- Nờu cỏc loại hồ sơ liờn quan đến quy trỡnh và cỏch thức lưu trữ cỏc hồ sơ đú
- Liệt kờ cỏc loại biểu mẫu và kốm theo mẫu ở phần sau của quy trỡnh. Quy trỡnh nào khụng cú tài liệu viện dẫn hoặc khụng cú cỏc từ ngữ cần phải định nghĩa thỡ mục đú được ghi là: Khụng. Chỳ ý khụng được bỏ, thay đổi tờn hoặc trỡnh tự của cỏc mục trờn.
Quy định:
Nội dung của quy định cú thể bao gồm cỏc mục như trong quy trỡnh. Nếu quy định đơn giản thỡ cú thể trỡnh bày ngay phần nội dung.
2.4.4. Quy trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ tại cụng ty
Sơ đồ quá trình đánh giá
Trách nhiệm Nội dung Tài liệu, mẫu biểu liên quan
Đại diện lãnh đạo
Thông báo đánh giá BM- BĐ-03-01
Chơng trình đánh giá BM-BĐ-03-02
Tổng Giám đốc
công ty Mục 5.2
Đại diện lãnh đạo/ Các phòng ban
Thông báo đánh giá BM-BĐ-03-01 Chơng trình đánh giá BM-BĐ-03-02 Lãnh đạo Công ty,
nhóm đánh giá, Phụ trách bộ phận
Danh sách tham dự họp đánh giá
BM-BĐ-03-04 Nhóm đánh giá Phiếu ghi chépBM-BĐ-03-03
Nhóm đánh giá Báo cáo đánh giá
BM-BĐ-03-05 Lãnh đạo Công ty,
nhóm đánh giá, Phụ trách bộ phận Danh sách tham dự họp đánh giá BM-BĐ-03-04 Nhóm đánh giá QT-BĐ-05 QT-BĐ-06
Đại diện lãnh đạo QT-BĐ-02
_ Thông báo đánh giá
Phê duyệt + Thông báo cho các bộ
phận liên quan
Tiến hành đánh giá Họp khai mạc
Viết báo cáo Họp kết thúc
Thực hiện, kiểm tra thực hiện HĐKP
Lập kế hoạch đỏnh giỏ
Trong quá trình xây dựng hệ thống, đánh giá nội bộ có thể đợc tổ chức nhiều lần tuỳ theo yêu cầu. Sau khi chứng nhận, lịch đánh giá sẽ đợc lập căn cứ vào mức độ quan trọng của hoạt động đợc đánh giá, kết quả của lần đánh giá tr- ớc và lịch đánh giá giám sát của cơ quan chứng nhận.
Thông thờng đánh giá chất lợng nội bộ của Công ty đợc tổ chức 2 lần/năm, ngoài ra còn có thể tổ chức các cuộc đánh giá đột xuất để đánh giá từng phần hoặc toàn bộ các hoạt động của hệ thống khi Lãnh đạo có yêu cầu.
Căn cứ vào chu kỳ trên, Đại diện lãnh đạo xác định ngày, dự kiến nhóm đánh giá vào mẫu “Thông báo đánh giá”, BM-BĐ-03-01, lập chơng trình đánh giá BM-BĐ-03-02
Trởng nhóm đánh giá họp nhóm đánh giá (nếu cần) để lập Chơng trình đánh giá theo mẫu BM-BĐ-03-02. Chơng trình đánh giá cần đảm bảo tất cả các yêu cầu hệ thống quản lý chất lợng đợc đánh giá ở các bộ phận/ hoạt động có liên quan, rồi trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Việc lựa chọn cán bộ trong nhóm đánh giá dựa trên cơ sở đã đợc đào tạo về đánh giá chất lợng nội bộ, am hiểu về ISO 9000 và các hoạt động của Công ty.
Sau khi thông báo và chơng trình đã đợc duyệt, Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm thông báo cho các bộ phận liên quan để phối hợp chuẩn bị.
Công việc chuẩn bị cho cuộc đánh giá
Khi phân công đánh giá viên cần lu ý theo nguyên tắc ngời đánh giá không đợc liên quan trực tiếp đến hoạt động đợc đánh giá.
Nhóm đánh giá cần chuẩn bị các nội dung sau:
- Xem xét tài liệu, tìm hiểu hoạt động về bộ phận đợc đánh giá - Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi nếu cần
- Chuẩn bị phiếu ghi chép
Họp khai mạc
Thành phần tham dự họp khai mạc bao gồm: - Lãnh đạo Công ty
- Phụ trách các bộ phận trong hệ thống chất lợng - Nhóm đánh giá
- Cán bộ khác nếu cần
Lãnh đạo Công ty sẽ nhấn mạnh mục đích của cuộc đánh giá và yêu cầu các bộ phận phối hợp tốt để cuộc đánh giá đạt hiệu quả cao.
Trởng nhóm đánh giá trình bày chơng trình đánh giá và phơng pháp đánh giá và làm rõ các vấn đề liên quan đến đánh giá nếu có.
Những ngời tham dự họp cần ghi rõ họ tên, bộ phận và ký tên vào “Danh sách tham dự đánh giá chất lợng nội bộ” theo mẫu BM-BĐ-03-04.
Tiến hành đánh giá, viết báo cáo
Việc đánh giá đợc tiến hành trên cơ sở các yêu cầu của ISO 9001:2000 và các văn bản, qui định của Công ty.
Nhóm đánh giá triển khai đánh giá theo chơng trình đã phân công. Những vấn đề đợc xem xét trong quá trình đánh giá đợc ghi vào Phiếu ghi chép theo mẫu BM-BĐ-03-03
Đánh giá đợc tiến hành theo nguyên tắc mẫu đại diện, nhng cần đảm bảo xem xét hết các yếu tố chính của hệ thống.
Trong quá trình đánh giá nếu phát hiện ra các điểm không phù hợp thì nên thống nhất trớc với Phụ trách bộ phận để tránh việc tranh luận trong cuộc họp kết thúc.
Các điểm không phù hợp cần đợc xem xét, thống nhất trong nhóm đánh giá để tránh sự trùng lặp hoặc bất đồng ý kiến.
Trởng nhóm đánh giá ghi kết quả chung vào biểu “Báo cáo đánh giá nội bộ” mã số BM-BĐ-03-05
Họp kết thúc
Thành phần tham dự họp kết thúc tơng tự họp khai mạc, ngời tham dự ký tên vào phần họp kết thúc.
Trởng nhóm đánh giá nêu kết quả chung của cuộc đánh giá, bao gồm: - Tình hình chung về văn bản
- Việc áp dụng tại các bộ phận
- Mức độ thông hiểu của các cán bộ đối với các qui định trong hệ thống - Tinh thần, thái độ của các bộ phận đợc đánh giá
- Tổng số lỗi phát hiện trong quá trình đánh giá
Các đánh giá viên lần lợt trình bày các điểm không phù hợp tại các bộ phận và nêu ý kiến về cách khắc phục nếu cần.
Các điểm không phù hợp sẽ đợc phân loại thành:
- Các điểm không phù hợp nặng cần khắc phục phòng ngừa: phải viết vào
Phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa BM-BĐ-05-01 để theo dõi việc xác định nguyên nhân, biện pháp khắc phục, ngày hoàn thành và kết quả hành động khắc phục, phòng ngừa.
- Các sự không phù hợp nhẹ cần xử lý sự không phù hợp: đợc ghi vào Sổ ghi chép xử lý các vấn đề không phù hợp BM-BĐ-06-02 để theo dõi và xử lý theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp QT-BĐ-06.
Thực hiện, kiểm tra việc thực hiện hành động khắc phục
Các báo cáo không phù hợp sẽ đợc gửi cho các bộ phận để khắc phục theo Qui trình khắc phục, phòng ngừa QT-BĐ-05.
Căn cứ theo thời hạn hoàn thành của mỗi bộ phận, Đại diện lãnh đạo cử cán bộ kiểm tra lại để đảm bảo hành động khắc phục đề ra đợc thực hiện một cách có hiệu quả.
Trờng hợp bộ phận cha thực hiện đợc hành động khắc phục, cán bộ kiểm tra phải báo cáo Đại diện lãnh đạo để xem xét để quyết định cho thêm thời gian để khắc phục hoặc đa ra yêu cầu hành động khắc phục mới.