skkn một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ cán bộ

Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực của bản thân người cán bộ, vì vậy hồ s

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ TỈNH ĐỒNG NAI

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ

Người thực hiện: Dương Quốc Hội

Lĩnh vực nghiên cứu:

- Quản lý giáo dục 

- Phương pháp dạy học bộ môn: 

- Lĩnh vực khác: 

 Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác

Năm học: 2012 - 2013

SƠ YẾU LÍ LỊCH

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1 Họ và tên: Dương Quốc Hội

2 Ngày tháng năm sinh: 20/11/1983

3 Giới tính: Nam

4 Địa chỉ: Trường PTDTNT tỉnh Đồng Nai

5 Điện thoại: Cơ quan: 0613 868 367; Di động: 0933 571 878

6 E-mail: quochoinoitrutinh@gmail.com

7 Chức vụ : Kế toán

8 Đơn vị công tác : TRƯỜNG PTDTNT TỈNH ĐỒNG NAI

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao nhất) cao nhất : Trung cấp kinh tế

Năm nhận bằng : 2006

Chuyên ngành đào tạo : Kế toán

I LÝ DO CHỌN Đ Ề TÀI

Như chúng ta đã biết hồ sơ cán bộ, công chức (gọi chung là hồ sơ cán bộ)

là tài liệu pháp lý phản ảnh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia đình, xã hội của người cán bộ

Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực của bản thân người cán bộ, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặc chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất

Xuất phát từ những vấn đề với tính chất quan trọng nêu trên chính vì vậy việc quản lý hồ sơ cán bộ là một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý cán

bộ hiện nay và mãi sau này

Vậy thực trạng hiện nay việc quản lý hồ sơ cán bộ ở các đơn vị cơ sở ra sao? Việc sắp xếp, bảo quản và khai thác thông tin phục vụ cho công tác cán bộ

có đạt kết quả không? Và từ đó chúng ta có những biện pháp hữu hiệu nào để có thể sắp xếp, bảo quản, cập nhật thông tin kịp thời và khai thác có hiệu quả nhất?

Với phạm vi của một đơn vị giáo dục, với kinh nghiệm của bản thân, đề tài này tôi không có tham vọng trình bày ở một lĩnh vực rộng trong việc bảo quản hồ sơ cán bộ mà chỉ xin nêu một số kinh nghiệm thu lượm được trong quá trình công tác của chính bản thân mình mà thôi- Ở góc độ của một Trường THPT

- Thực trạng hiện nay

Một điều không thể không đề cập đến là: Mỗi đơn vị đều có mỗi kiểu quản lý hồ sơ cán bộ khác nhau, chưa có được những nét định hình, thống nhất chung, nên những kiểu quản lý ấy cũng góp phần làm cho công tác quản lý hồ

sơ thêm phần khó khăn khi cần tra cứu thông tin

Xuất phát từ những vấn đề quản lý hồ sơ cán bộ chưa có hiệu quả và chưa

có sự thống nhất từ các đơn vị cơ sở, với phạm vi của một đề tài nhỏ này tôi mạnh dạn nêu lên một số kinh nghiệm trong cách tổ chức, quản lý và sử dụng

hồ sơ cán bộ như sau:

PHẦN II

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ

Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ theo một

nguyên tắc bất di, bất dịch là: “Mọi cán bộ khi làm việc trong cơ quan phải có

hồ sơ đầy đủ” – Để đảm bảo được nguyên tắc quan trọng này chúng ta cần phải

biết được những loại tài liệu nào cần có trong một hồ sơ cán bộ

Vì vậy vấn đề đầu tiên mà tôi muốn trình bày là:

1) Những tài liệu cần có của một hồ sơ cán bộ:

Bất kỳ một hồ sơ cán bộ nào yêu cầu tối thiểu hiện nay cũng cần phải có những loại tài liệu sau đây:

+ Quyển lý lịch cán bộ:

Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm theo Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự khai quyển lý lịch theo mẫu quy định chung (mẫu 1a-BNV/2007) có dán ảnh 4 x 6, ghi rõ ngày và nơi khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên

(Đối với quyển lý lịch này theo tôi nếu là cá nhân mới lập hồ sơ ban đầu thì việc ký tên, đóng dấu xác nhận có thể là UBND xã, thị trấn, thành phố nơi cá nhân có hộ khẩu thường trú; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, quản lý cán bộ thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu (nếu là người cũ)

+ Các bản sơ yếu lý lịch:

Trong một số trường hợp cần thiết cơ quan quản lý cán bộ có thể yêu cầu

cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007

+ Các bản bổ sung lý lịch:

Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm là việc làm không thể xem nhẹ Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý cán bộ mới thật sự có hiệu quả

+ Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên

chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v…v

+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm

theo nó là bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm quyền

+ Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn

bằng, chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính trị, nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ

+ Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có)

Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều phải làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và

hướng dẫn thực hiện (sự thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục

dần những khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ trước đây)

Vấn đề thứ hai cũng không kém phần quan trọng mà tôi muốn được trình bày là:

2) Việc tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ:

a- Phần tổ chức:

Mỗi cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đoàn thể đều phải có hồ

sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng Tuỳ theo từng đối tượng cũ hay mới tuyển dụng việc lập hồ sơ cũng có những yêu cầu khác nhau chính vì vậy phần tổ chức (hay nói cách khác là việc lập hồ sơ) có hai loại đối tượng cụ thể như sau:

* Đối với CC-VC mới lập hồ sơ ban đầu :

Cán bộ lần đầu tiên được tiếp nhận vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc) cho cán bộ

Hướng dẫn cho cá nhân cán bộ lập hồ sơ ban đầu là một bước khởi đầu quan trọng trong việc lập hồ sơ cho bất kỳ một cá nhân nào Chính vì vậy, việc

hướng dẫn thật tỉ mỉ, cặn kẽ tất cả mọi thông tin có liên quan đến cá nhân của

cán bộ đó như : hoàn cảnh lịch sử, kinh tế, của ông , bà, nội, ngoại, cha, mẹ, anh, chị, em, v v cho cán bộ, công chức một nhiệm vụ có tích chất “bắt buộc” đối với người làm công tác cán bộ

Trong các tài liệu có liên quan đến hồ sơ cán bộ người hướng dẫn lập hồ

sơ phải yêu cầu từng cá nhân cán bộ phải kê khai thật rõ ràng, cụ thể Thực tế cho thấy, lập hồ sơ ban đầu là một việc làm mới đối với bản thân người được tuyển dụng lần đầu cho nên trong việc kê khai có một số mục thông tin thường hay bị bỏ trống Trong quá trình thu nhận hồ sơ nếu không kiểm tra thì sau này việc bổ sung thêm thông tin sẽ gặp không ít khó khăn Đây là một lỗi thường hay gặp trong thực tế nên người thu nhận hồ sơ cần phải cẩn thận hơn

* Đối với CC-VC đã có thâm niên công tác :

Việc quản lý hồ sơ cán bộ của các các nhân có quá trình công tác lâu dài đang là một vấn đề luôn làm cho những người quản lý hồ sơ khá vất vả Các yếu

tố khách quan bên ngoài chẳng hạn như : thay đổi môi trường công tác, hư hỏng, mối mọt trong quá trình bảo quản hồ sơ, v v, đã làm thất lạc một số tài liệu trong hồ sơ của cá nhân Bên cạnh đó yếu tố chủ quan do người quản lý hồ

sơ cũng đã góp phần làm cho việc tập hợp các thông tin của một cá nhân không được đầy đủ

Để đảm bảo hồ sơ cán bộ đầy đủ theo nguyên tắc nêu trên không thể ngày một ngày hai là chúng ta có thể có được, quá trình tập hợp lại những thông tin thất lạc này đòi hỏi phải có một thời gian nhất định với lòng nhiệt tình của người quản lý hồ sơ cán bộ

Chính vì vậy khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập danh mục kê khai tất cả các loại tài liệu hiện có trong hồ sơ, nếu trong quá trình tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ thì người quản lý hồ sơ phải kê khai tất cả các danh mục tài liệu cần bổ sung và yêu cầu cá nhân phải có trách nhiệm bổ sung đầy đủ, kịp thời Một điều cũng cần lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ cũ của một

cá nhân chuyển từ nơi khác đến là phải có đầy đủ niêm phong, người tiếp nhận phải kiểm tra và ghi vào sổ theo dõi ngày giờ hồ sơ đến để theo dõi và quản lý

b-Phần quản lý :

Đây cũng công việc phần không kém phần quan trọng , đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải có lòng «nhiệt tình» với « nghề » Đến một

cơ quan nào đó nếu tiếp cận hồ sơ cán bộ để nắm lấy thông tin mà không gặp một trở ngại nào thì ta có thể hiểu ngay được cách quản lý của cơ quan đó- Là một cơ quan biết sắp xếp hồ sơ cán bộ có ngăn nắp, khoa học

Phần quản lý hồ sơ cán bộ theo tôi phải thoả mãn được tiêu chí sau: « Sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản »

Trong bảo quản hồ sơ cán bộ, tuỳ thuộc từng đơn vị mà ta có thể có những cách sắp xếp, bảo quản hồ sơ khác nhau Ở đây tôi xin nêu hai cách sắp xếp, bảo quản mà ta thường thấy ở các đơn vị :

* Sắp xếp theo vần A, B, C, (hay theo mã số hồ sơ)

* Sắp xếp theo tổ chuyên môn

Trong mỗi cách sắp xếp này đều có mỗi ưu điểm khác nhau nhưng theo tôi cách sắp xếp thứ hai là dễ khai thác nhất Trong thực tế, nếu có một cá nhân nào thuyên chuyển đơn vị công tác trong hay ngoài huyện, việc lấy hồ sơ để làm thủ tục giải quyết vẫn dễ dàng hơn cách thứ nhất Việc sắp xếp theo vần A,

B, C, …cũng có những thuận lợi nhất định nhưng nếu gặp những cá nhân có vần đầu của các chữ cái đầu là H, T, Th, …thì việc lấy hồ sơ vẫn khó khăn hơn nhiều

Dù cách nào đi chăng nữa thì người làm công tác quản lý hồ sơ ở cơ sở cũng cần phải lưu ý một điều: Tất cả các tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ như đã nêu đều phải được lưu trong một phong bì lớn, cặp riêng theo từng mục (như hai cách đã nêu ở trên) Không được để tài liệu bị nhàu nát, ẩm mốc, hư hỏng hoặc thất lạc

Để dễ dàng khai thác thông tin về cán bộ, trong phòng bì lớn đó ta có thể phân chia các tài liệu thành từng tập nhỏ khác nhau về nội dung: nội dung liên quan về bản thân nhân sự như lý lịch, bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ; nội dung về thay đổi quá trình công tác như hết tập sự, nâng lương, thuyên chuyển công tác,…; nội dung về quá trình khen thưởng, kỷ luật, v…v Việc phân chia này sẽ giúp cho việc nắm bắt thông tin về một quá trình nào đó của một cán bộ sẽ được nhanh chóng hơn

Trong mỗi bì hồ sơ như vậy cần phải lập một bản kê danh mục các tài liệu hiện có, trong mỗi bản kê danh mục cũng cần phải có những dòng trống để sau này có thể bổ sung thêm vào bản kê những tài liệu mới được bổ sung sau Lưu ý ngoài bì hồ sơ chúng ta cũng cần phải ghi một lượng thông tin tối thiểu về cán

bộ như : họ và tên, bí danh, quê quán, đơn vị công tác, mã số hồ sơ (nếu có)…

Trong điều kiện hiện nay, do cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nên trong thực tế việc có riêng một phòng để bảo quản hồ sơ cán bộ là chưa thể đáp ứng được Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ ta vẫn thường chung với phòng làm việc,

nhưng dù chung hay riêng việc bảo quản hồ sơ vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện sau: phòng để hồ sơ phải cao ráo, thoáng mát, xa nơi có chất nổ, chất cháy, cần được trang bị các phương tiện phòng chống cháy, nổ, chống mối, mọt, chuột, dán,v…v

Tất cả hồ sơ cán bộ đã được sắp xếp ngăn nắp, khoa học, nhưng nếu chúng ta không có kế hoạch làm vệ sinh, thường xuyên kiểm tra,v…v, thì tất cả những điều đã làm đều trở nên vô nghĩa Việc tấn công của các yếu tố khách quan bên ngoài đối với hồ sơ là luôn luôn thường trực vì vậy đây là một việc phải làm thường xuyên và có kế hoạch hẳn hoi Cần lưu ý một điều những tài liệu nào bị phai mờ, rách nát phải sao chép lại và được lưu đồng thời với bản cũ Việc huỷ bỏ tài liệu trong hồ sơ phải được cơ quan quản lý cán bộ quyết định, việc huỷ bỏ hồ sơ phải được lập biên bản cụ thể và ghi rõ người cho phép huỷ

bỏ hồ sơ, biên bản này phải được lưu trong bì hồ sơ của cá nhân

Đồng thời với việc bảo quản hồ sơ cán bộ chúng ta cần phải thường xuyên

bổ sung các mặt thay đổi về bản thân cũng như gia đình cán bộ, các nghị quyết điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, các bản kiểm điểm đánh giá công tác hàng năm, các bản thẩm tra xác minh, các đơn thư tố giác đã kết luận … đều phải kịp thời đưa vào hồ sơ Các tài liệu bổ sung này chủ yếu do cán

bộ tự khai theo quy định hoặc do cán bộ tổ chức thu thập, sưu tầm nhưng phải ghi rõ họ tên người hoặc cơ quan nào cung cấp tài liệu, ngày và nơi trích sao tài liệu, trích sao từ văn bản nào…

Trong phần quản lý hồ sơ, một vấn đề cũng khá quan trọng mà người làm công tác bảo quản hồ sơ cũng cần phải nắm vững là: với từng loại đối tượng khác nhau như về hưu, thôi việc, chết, chuyển đi, v…v thì loại đối tượng nào được nhận, trả, chuyển hồ sơ, … Những vấn đề này đã được quy định trong quy chế 01/QCTC/TW của Ban Tổ chức Trung ương nên trong phạm vi đề tài này

bản thân tôi không đi sâu vào vấn đề này mà xin được đi vào một khía cạnh khác cũng khá quan trọng : đó là việc mượn và trả hồ sơ cán bộ như thế nào?

Đối với vấn đề này người làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ cần lưu ý các điểm sau:

+ Các cơ quan, đơn vị chỉ được nghiên cứu hồ sơ cán bộ thuộc diện mình quản lý, các trường hợp khác đều phải được sự đồng ý của cơ quan chủ quản

(đây là một nguyên tắc mà đôi khi chúng ta vi phạm, phớt lờ đi vì chỗ quen

biết)

+ Hồ sơ chỉ được đọc tại chỗ, trừ những trường hợp đặc biệt

+ Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt tài liệu vào hồ sơ, tuyệt đối không được tẩy xoá, sửa chữa, đánh dấu hoặc huỷ hoại tài liệu trong hồ sơ Khi có vấn đề có liên quan đến vấn đề chính trị, kinh tế thì cơ quan chức năng có thể sao lại một số tài liệu cần thiết trong hồ sơ

+ Phải lập sổ theo dõi trả hồ sơ (Đây là một bài học kinh nghiệm vô cùng

quý giá mà bản thân tôi rút ra được từ quá trình lập Sổ BHXH cho cán bộ)

3-Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) để quản lý hồ sơ cán bộ:

Vấn đề thứ ba tôi muốn đề cập đến nữa là: Việc ứng dụng công nghệ thông tin để Quản lý hồ sơ cán bộ

Như chúng ta đã biết, việc ứng dụng CNTT để quản lý hồ sơ cá nhân đối với các nước tiên tiến trên thế giới đã tiến hành từ lâu nhưng đối với chúng ta nhất là trong ngành giáo dục việc làm này chỉ mới được triển khai gần đây Dù

có mới nhưng đó là một tín hiệu vui cho những người trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ Việc khai thác thông tin bằng CNTT mặc dầu không được đầy đủ như

hồ sơ lưu trữ bằng giấy nhưng tính ưu việt của nó trong tốc độ xử lý thông tin bước đầu đã làm hài lòng những người làm công tác quản lý Chỉ tiếc một điều, hiện nay tính pháp lý của những thông tin được khai thác từ những phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý cán bộ chưa thật sự làm mọi người tin tưởng

Đây là một vấn đề có tầm vĩ mô yêu cầu các nhà quản lý phải tiếp tục nghiên cứu, đề xuất Nhưng dẫu gì đi chăng nữa tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ đã thật sự giúp cho người làm công tác quản

lý bớt đi phần nào sự vất vả Nếu chúng ta biết kết hợp cả hai cách quản lý thì việc khai thác thông tin về bất kỳ một người nào thuộc quyền quản lý sẽ đơn giản hơn nhiều

Hiện nay, đối với Trường PTDT Nội Trú Tỉnh Đồng Nai đã áp dụ-ng kế hoạch triển khai việc ứng dụng chương trình PMIS của Sở giáo dục, đã trang bị, Việc sử dụng chương trình này giúp cho việc quản lý hồ sơ cán bộ ở nhà trường

đỡ bớt vất vả, nhưng vấn đề quan trọng hơn là các thông tin về cán bộ sẽ đảm chính xác hơn Hàng năm với gần 70 biên chế, sự thay đổi các thông tin về nhân

sự ( như: nâng lương, thuyên chuyển, thay đổi về mặt quan hệ gia đình, đánh giá CC-VC hàng năm,v…v) đã làm cho người trực tiếp quản lý và sử dụng phần mềm này không còn có thời gian Khi người quản lý hồ sơ đã tiếp cận với chương trình, với quy định báo cáo dữ liệu theo định kỳ, việc chuyển dữ liệu thông tin từ các đơn vị về Phòng tổ chức Cán bộ Sờ giáo dục sẽ làm cho các công tác quản lý hồ sơ cán bộ sẽ đỡ vất vả và tốn thời gian hơn

Dù quản lý bằng khoa học công nghệ nhưng một điều cần lưu ý mà chúng

ta không thể không nhắc đến một lần nữa là: mọi cách tổ chức, bảo quản hồ sơ cán bộ bằng CNTT cũng không khác gì quản lý bằng hồ sơ giấy như đã nêu ở trên Mọi nguyên tắc, biện pháp khai thác, sử dụng, bảo quản đều không có gì khác biệt ở hai cách quản lý đã nêu

4-Kết quả đem lại:

Việc đem kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trao đổi với các CBQL trường học đã được sự đồng tình, nhất trí cao Thành công trong việc quản lý hồ sơ được thể hiện cụ thể và khá rõ nét nhất