Xây dựng HTTT quản lí bán hàng.doc.DOC

Xây dựng HTTT quản lí bán hàng

Lời nói đầu

Mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng hiện nay là tối đa hoá lợi nhuận Muốn tối đa hoá lợi nhuận chỉ có thể tăng doanh thu, giảm chi phí Có nhiều cách khác nhau để tăng doanh thu giảm chi phí nhng một trong những giải pháp quan trọng mà doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng đó là tin học hoá hệ thống thông tin (HTTT) Phải tuỳ theo tình hình tài chính, thời gian nguồn lực,nguồn lực mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp xây dựng phơng án phát triển HTTT từ thủ công lên tin học hoá từng phần đến tin học hoá toàn bộ.

Giải quyết vấn đề tăng doanh thu giảm chi phí là nguyên nhân cơ bản đồng thời còn có những nguyên nhân sau để dẫn tới phát triển một HTTT - Những yêu cầu về quản lí dẫn đến sự cần thiết phải có một HTTT mới - Những vấn đề về quản lí, sự thay đổi về chủ trơng chính sách, pháp luật cũng có thể dẫn đến phát triển một HTTT.

- Sự xuất hiện của các công nghệ mới cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải phát triển theo để không bị lạc hậu đồng thời đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh.

- Sự thay đổi sách lợc chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến phát triển một HTTT đơn giản chỉ vì ngời quản lí muốn mở rộng quyền lực của mình mà chỉ có HTTT mói là phơng tiện đắc lực để thực hiện mong muốn đó Qua một thời gian tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thăng Long em

đã có những hiểu biết nhất định về HTTT hiện tại của công ty và những yêu

cầu đặt ra đối với HTTT này Vì vậy em đã chọn đề tài “Xây dựng HTTT

quản lí bán hàng” cho đề án của mình.

Em xin cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên trong công ty đã cung cấp những tài liệu quý báu phục vụ cho đề án này

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo-tiến sĩ Trơng Văn Tú đã đóng góp ý kiến để cho đề án của em sớm đợc hoàn thành

Hẩi Phòng Mỗi chi nhánh đều có nhiệm vụ giống nhau là tiêu thụ, phân phối sản phẩm tới ngời tiêu dùng hoặc các đơn vị có nhu cầu.

Hiện nay công ty có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh hơn nữa cụ thể là phải có 6 chi nhánh ở các vùng kinh tế còn lại của cả nớc.

II-Cơ cấu tổ chức của công ty

- Giám đốc là ngời đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật và quản li mọi hoạt động kinh doanh của công ty

-Phó giám đốc là ngời trợ giúp giám đốc ra các quyết định đồng thời phụ trách quản lí nguồn nhân lực, tài chính của công ty.

-Công ty có bốn phòng ban: Phòng marketing, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức, phòng kinh doanh.

Trong công ty hiện nay có 100 cán bộ công nhân viên, trong đó có 75 ngời làm ở phòng kinh doanh, còn 25 ngời làm ở các phòng còn lại Công ty sẽ tuyển thêm ngời để đáp ứng nhu cầu công ty.

chơng II

HTTT quản lí bán hàng của công ty hiện nay

I-Cơ chế hoạt động của hệ thống

HTTT quản lí bán hàng có ba bộ phận chính là:bộ phận xuất hàng, bộ phận nhập hàng, bộ phận lên các báo cáo.Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng cụ thể là:

1.Bộ phận xuất hàng

Khi khách hàng gửi các đơn đặt hàng đến thì bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra đơn đặt hàng có hợp lệ hay không nếu có thì tiếp tục kiểm tra kho hàng xem có đảm bảo hàng cho khách hay không Nếu có đủ hàng có thể thoả thuận hợp đồng bán hàng nếu cha đủ thì báo cho khách hàng đồng thời báo ngay cho bộ phận nhập

hàng khi hàng về có thể hợp đồng với khách nếu khách hàng vẫn còn nhu cầu Sau khi thoả thuận xong về các điều kiện giao bán hàng thì xuất hàng cho khách hàng đồng thòi phải thanh toán tiền hàng của khách hàng Các thông tin về xuất bán hàng sẽ đợc ghi lại vào trong sổ xuất hàng.

2.Bộ phận nhập hàng

Khi có thông báo thiếu hàng của bên xuất thí sẽ lập đơn đặt hàng nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp mang hàng tới thì bộ phận có trách nhiệm kiểm tra phiếu hàng mà nhà cung cấp đa cho Nếu phiếu hàng khớp với đơn đặt hàng thì chuyển sang kiểm tra hàng trên xe có đúng nh trên phiếu nhập hàng hay không Hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề ra thì cho nhập kho hàng Sau khi hàng đã nhập kho xong thì thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Mọi thông tin về hàng nhập sẽ đợc ghi lại vào sổ nhập hàng.

3.Bộ phận lên báo cáo

Nhiệm vụ của bộ phận là lấy các thông tin về hàng xuất, hàng nhập để lên báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết cho nhà quản lí.

Nh vậy đầu vào của hệ thống là các đơn đặt hàng,phiếu nhập hàng.Đàu ra của hệ thống là các hoá đơn bán hàng (HDBH), phiếu nhập hàng (PNH) II-Đặc điểm của hệ thống

Hệ thống hiện tại đợc thực hiện chủ yếu trên bảng tính excel, word do đó nó còn quá đơn giản và quá thô sơ không đáp ứng đựơc nhu cầu của công ty hiện nay đặc biệt là trong tơng lai.

Hầu hết mọi xử lí đều thực hiện một cách thủ công chính điều này đã làm chậm rất nhiều khâu của hệ thống trong khi đó đội ngũ cán bộ nhân viên

trong công ty có tới 8 ngời trình độ chuyên ngành tin học và 25 ngời thành thạo tin học văn phòng.

III-Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống

Nh đã nói ở trên hầu hết các khâu đều làm thủ công nên dữ liệu có thể không chính xác không đáng tin cậy chỉ riêng điều này thôi cũng đã ảnh h-ởng lớn đến các báo cáo do đó sẽ ảnh hh-ởng tới các chiến lợc, các quyết định của ban lãnh đạo công ty Mặt khác nó còn làm chậm các khâu giải quyết các đơn đặt hàng của khách và phiếu nhập hàng của nhà cung cấp Từ đó đã không phát huy đợc hết tính năng mẫu mã, giá cả, chất lợng của nhà cung cấp nói chung và công ty nói riêng đồng thời không đáp ứng đợc yêu cầu sở thích của khách hàng,việc khách hàng tìm đến một đối tác mới là chuyện đ-ơng nhiên

Nh vậy bộ phận đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội làm ăn của mình ảnh hởng trực tiếp tới doanh thu và lợi nhuận của công ty đồng thời giảm khả năng cạnh tranh của công ty.

Nhà quản lí phải theo dõi hoạt động của công ty thông qua sổ sách, chứng từ, phần mềm excel chứ không phải là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên biệt nh vậy sẽ gây ra rất nhiều khó khăn trong công tác quản lí chẳng hạn nh muốn tra cứu theo tên khách hàng cũng mất rất nhiều thời gian Việc lu trữ về đặc điểm của từng khách hàng, nhà cung cấp cũng gặp những khó khăn Những vấn đề đặt ra ở trên đã làm đau đầu các nhà quản lí cuối cùng họ đã đi đến quyết định xây dựng một HTTT mới với cơ chế hoạt động nh cũ nhng đợc tin học hoá ở nhiều giai đoạn

HTTT là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.

-Đánh giá yêu cầu

2.Các thành viên của dự án phát triển HTTT

-Ngời ra quyết định là bộ phận cao nhất có quyền kiểm soát mọi nguồn lực, tác động vào việc phát triển hệ thống Họ có quyền lựa chọn mục tiêu hay thực hiện hệ thống mới.

-Những nhà quản lí trông coi quá trình phát triển và vận hành hệ thống Họ là đại diện thấp hơn của ngời ra quyết định lao động hợp tác với phân tích viên.

-Phân tích viên và thiết kế viên phân tích thiết kế cài đặt hệ thống trong sự cộng tác với nhà ra quyết định và nhà quản lí.

-Ngời sử dụng cuối tiếp xúc trực tiếp qua các giao diện vào ra của hệ thống.

-Ngời sử dụng - thao tác viên có vai trò nhiệm vụ gắn liền với hệ thống Họ tạo ra đầu vào hoặc nhận các đầu ra từ hệ thống để rồi đa cho ngời sử dụng -Những ngời sử dụng gián tiếp chịu trách nhiệm gián tiếp về hệ thống -Các lập trình viên chịu trách nhiệm xây dựng các chi tiết của cấu trúc hệ 1.Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro

FoxPro là một phần mềm thiên về xử lý các mảng dữ liệu trong quản lí, kinh tế,đợc thâm nhập vào Việt Nam rất sớm Foxpro đợc sử dụng rộng rãi nh ở các cơ quan, trờng học, công ty Có thể nói FoxPro là một công cụ mạnh dùng để quản trị cơ sỏ dữ liệu an toàn,đa năng đáp ứng đợc nhu cầu của Việt Nam Nhờ có nó mà ta có thể tìm kiếm tính toán, sắp xếp một cách nhanh chóng và tiện lợi

FoxPro đã trải qua nhiều thế hệ: FoxPro 1.02, FoxPro 2.0, FoxPro 2.5 đến nay là Visual FoxPro 8.0 và 9.0.Visual Fox đợc nâng cấp từ FoxPro vì vậy vẫn duy trì những cách thiết kế truyền thống của FoxPro Nhng điểm mạnh của Visual FoxPro lại là những phơng thức tổ chức, xử lý mới mang tính hiện đại nh Microsoft Aceess Visual FoxPro quản lí các bảng dữ liệu d-ới dạng các tệp tin độc lập và hỗ trợ khả năng dùng chùng trên mạng Mỗi một tệp CSDL của Visual FoxPro có thể chứa đợc tối đa 255 trờng và 1 tỉ bản ghi do đó sử dụng rất thoải mái đồng thời nó cho phép dễ dàng tạo các Form của ứng dụng thân thiện với ngời sử dụng Vì thế có thể nói hệ quản trị CSDL Visual FoxPro có nhiều công cụ trợ giúp tổng hợp do đó đợc các nhà kinh tế hay dùng để quản lí và các trờng đại học dùng để giảng dạy.

2.Ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro

Visual FoxPro hỗ trợ khả năng lập trình tơng tự nh các ngôn ngữ lập trình khác, ngoài ra nó còn có nhiều công dụng sau.

-Hỗ trợ một số lệnh phong phú để có thể quản li tốt các CSDL -Hỗ trợ các tập lệnh SQL.

-Hỗ trợ khả năng lập trình hớng đối tợng cho phép ngời dùng có thể đĩnh nghĩa các lớp thuận tiện cho việc phát triển ứng dụng

Chi tiết các giai đoạn của dự án xây dựng HTTTquản lí bán hàng

I-Yêu cầu phát triển hệ thống

Ban lãnh đạo đang muốn mở rộng quy mô hoạt động của công ty ra toàn

việc sử dụng hệ thống quốc nhng thông qua sự nghiên cứu và tìm hiểu thì

hệ thống hiện tại không đáp ứng đợc nhu cầu và những vấn đề đặt ra đã của công ty

Căn cứ vào những thực tế trên cùng với tình hình tài chính, nhân lực, thời gian, công nghệ ban lãnh đạo công ty đã quyết định xây dựng phát triển một dự án HTTT quản lí bán hàng Sỏ dĩ có quyết định đầu t nh vậy ngoài những lí do trên còn là vì hoạt động chủ yếu của công ty là nhập hàng và bán hàng chiếm tói 98% lợi nhuận công ty

HTTT mới này phải đợc tự động ỏ nhiều khâu để giải quyết nhanh chóng các công việc mà các nhân viên đang rất bận rộn hiện nay nh cập nhật,tra

cứu,kiểm tra kho hàng, lên các báo cáo Mục đích cuối cùng của naylà tăng

hiệu quả công việc để rồi làm tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty.

II-Phân tích chi tiết

1.Mục tiêu

Đây là giai đoạn có tính sống còn,Tames Mckeen đã làm rõ tính sống còn của nó bằng nhận xét:”Những ngời có thành công nhất, nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, thời gian và đựơc sử dụng hài lòng nhất, cũng là những ngời dành nhiều thời gian nhất cho hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lô gic.

Mục tiêu của giai đoạn này là đa ra các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại và những mục tiêu cần đạt đợc, hớng tới của hệ thống nghiên cứu và đề xuất các phơng án giải pháp

2.Phơng pháp thu thập thông tin

Có nhiều phong pháp thu thập thông tin nh phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, phiếu điều tra, quan sát Do điều kiện thời gian và thực tế em xin trình bày hai phơng pháp thu thập thông tin chủ yếu sau.

a,Ph ơng pháp phỏng vấn

Phơng pháp này giúp cho thu thập đợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống thông qua ngời phỏng vấn đến ngời sử dụng cuối mà trong các tài liệu không thể tìm thấy.

Kết quả 85% số ngời đợc phỏng vấn đồng ý với dự án phát triển HTTT và yêu cầu của họ là hệ thống phải đáp ứng nhanh chóng khi họ có nhu cầu tra cứu, kiểm tra về đối tợng nào đó, tránh đợc những sai sót thấp nhất mà do làm thủ công mắc phải, các dữ liệu phải đợc tổng hợp để lên các báo cáo một

Phơng pháp này cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức nh tình hình tài chính, nhân lực hay vai trò nhiệm vụ của các cán bộ công nhân viên trong công ty,thủ tục quy trình làm việc của họ, các loại báo cáo,bảng biểu hệ thống hiện dùng

Số tiền viết bằng chữ: Cộng thành tiền: Ngời mua: VAT:

Mã hoá dữ liệu phải đảm bảo yêu cầu không nhầm lẫn các đối tợng Nó mô tả nhanh chóng các đối tợng và nhận diện nhanh chóng các đối tợng

a,Định nghĩa

Mã hiệu là một dạng biểu diễn theo quy ớc ngắn gọn về mặt thuộc tính để mô tả hoặc biểu diễn thông tin về một đối tợng quản lí.

Mã hoá là việc xây dựng tập hợp các mã hiệu để biểu diễn các thông tin về một đối tợng quản lí.

b,Cac phơng pháp mã hoá

Có nhiều phơng pháp mã hoá nhng hệ thống ứng dụng các phơng pháp sau,

-Phơng pháp mã hóa ghép nối: phơng pháp này chia mã thành nhiều tr-ờng, mỗi trờng tơng ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa tập hợp con khác nhau với đối tợng gán mã.

VD Mã hàng TV0001

TV 0 0 0 0 Tên nhóm mặthàn Hãng sản xuất Kích thớc Loại mànhìnhLô hàng

-Phơng pháp mã hóa gợi nhớ căn cứ vào đặc tính đối tợng để xây dựng.Chẳng hạn dùng mã của một khách hàng MBĐV0001 trong đó MB (miền Bắc), ĐV (đơn vị), 0001 (số thứ tự khách hàng theo MBĐV).

-Phơng pháp mã hoá liên tiếp nó đợc tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định ví dụ số hoá đơn trớc là 078 thì số hoá đơn sau phải là 079

4.Các công cụ mô hình hoá

Tồn tại một số công cú tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.

a,Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế giới

Thời ĐiểmKháchhàng-Nhàcungcấp NhânViên NhàQuảnLí

-Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính HTTT trên góc độ trừut-ợmg.Trên sơ đồ chỉ bao gồm luồng dữ liệu, các xử lí, các lu trữ dữ liệu nguồn và đích nhng không hề quan tâm đến nơi thời điểm và đối tợng trựu trách

nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm

-Tuỳ từng quy mô dự án, cách thức quản lý, sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên mà ta có một đội ngũ phân tích cho hệ thống.

-Đối với dự án xây dựng HTTT quản lý của công ty TNHH Thăng Long độ ngũ này gồm 5 thành viên đó là: 1 chủ dự án, 2cán bộ HTTT, 1 phân tích viên ,1 ngời đại diện của ngời sử dụng.

Lựa chọn phơng pháp và công cụ

Phân tích chi tiết bao gồm công việc chủ yếu là thu thập thông tin nh phỏng vấn , điều tra, tìm tài liệu và chỉnh đốn các thông tin, xây dựng lên các mô hình hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về các mô hình sử dụng nó để đa ra các chẩn đoán xác định các yếu tố giải pháp.

Xác định thời hạn

Đối vói ngời sử dụng hệ thống hay chủ dự án thờng đòi hỏi ngay sau ngày khởi công là phải xong điều đó chứng tỏ rất nhiều muốn hoàn thành dự án gần nh là ngay lập tức điều này thì không thể đáp ứng đợc Một dự án nếu hoàn thành quá sớm khả năng không đảm bảo chất lợng là có thể ngợc lại nếu kéo dài thời gian thì sẽ gây ra lãng phí về thời gian, tài chính, nhân lực Vì vậy mà thời gian hoàn thành chậm nhất và nhanh nhất không trên dới 20% thời gian cho phếp đối vói dự án này cũng vậy.

Để tính toán thòi hạn hoàn thành thì tất cả các khâu phải đợc tính toàn một cách tỉ mỉ, chính xác về thời gian tiến độ thực hiện, hoàn thành công việc và những ràng buộc kèm theo Phơng pháp xác định thời hạn đợc sử dụng trong dự án này là sơ đồ đờng găng kết quả tính toán là sau 10 tháng kể từ ngày khởi công sẽ hoàn thành dự án và đa vào hoạt động.

b.Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại

-Môi trờng ngoài: là công ty TNHH kinh doanh về các mặt hàng điện tử điện lạnh Hiện nay công ty đang chiếm 10% thị phần của cả nớc, uy tín và chất lợng phục vụ tơng đối tốt tuy nhiên với quy mô hoạt động, công nghệ hiện nay thì công ty khó lòng mà cạnh tranh đợc với nhiều đối thủ cạnh tranh ở thị trờng trong nớc