quản lý bán hàng.doc

quản lý bán hàng

A LỜI MỞ ĐẦU

Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vững mạnh và hiệu quả Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn,quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Trong những năm gần đây,sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanh nghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo…

V à trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lí, theo dõi hàng ngày Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên.

Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và chính xác hơn.

1 Mục đích

Thúc đẩy quá trình bán hàng một cách nhanh chóng với số lượng nhiều thì phải cân nhắc, tính toán, sử dụng một phương sách tiêu thụ đúng đắn, vững chắc chứ không thể vô tư trước sự biến thiên vạn hoá của thị trường Điều này đòi hỏi kế toán cần phải có khả năng cung cấp, kiểm soát số lượng thông tin một cách đầy đủ, chính xác nhất

2 Lí do

Hoạt động kế toán trong một của hàng nói riêng hay công ty nói chung là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức Nếu không có sự cần mẫn,chăm chỉ và sáng suốt thì sự sai sót là không tránh khỏi.Hệ thống thông tin quản lý bán hàng sẽ giúp cho quá trình mua bán diễn ra mau lẹ hợp lý.

3.Ý nghĩa:

Tổ chức xử lí, tính toán, nắm bắt các thống kê và kết quả trong quá trình bán hàng.

4 Phạm vi đề tài ứng dụng

Đề tài này được ứng dụng chỉ đơn thuần phục vụ các yêu cầu về quả lí bán hàng,chương trình chạy tren máy đơn.

5.Kế hoạch triển khai đề tài Bài viết minh hoạ chi tiết.

Đề tài được thực hiện tại công ty điện thoai Long Nhật.Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử, điện thoại di động,tivi.,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán ,các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí.Vì thế trở ngại trong việc bán hàng là không tránh khỏi.

B Phân tích và thiết kế hệ thống

1 Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống

Trong qúa trình quản lí bán hàng thì hệ thống sẽ cập nhập đựoc các danh mục hàng hoá,nhóm hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa các thông tin hàng hoá đó.

Bên cạnh đó ,hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng hàng đã xuất thông qua các báo cáo về tình hình xuất nhập.

2.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD

Bộ phận quản lí bán hàng trình duyệt bấo cáo về việc nhập hàng hoá bằng các văn bản yêu cầu.Sau đó Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận Quản lí bán hàng và đáp ứng đủ số lưọng hàng yêu cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua hàng,và xuất các hoá đơn bán hàng.

4.THIẾT KẾ MÔ HÌNH BẢNG DỮ LIỆUNHAN VIEN(logID,hoten,bophan,logpw,logyes)

Field

HANG HOA(MaHH,groupID,TenHH,DVT,quicach,baohanh,gianhap,giaxuat),

Field

NHOM HANG(GroupID,tennhom,VAT-N,VAT-X,phiBQ)

Field

NHAP XUAT(thekho,ctnhap,ctxuat,maHH,soluong,diengiai)

CHUNG TU(SoCT,doitac,NXflag,NVgiaodich,ketoan,thukho,ngayct)

biệt với các phiếu khác

5.Thiết kế thuật toán sử dụng

a.Khi đăng nhậ p :

-Nhập thông tin cần thiết khi đăng nhâp như hoten và password yêu cầu mà mỗi nhân viên ở bọ phận được cấp rieng biệt.

-Khi pasword chính xác thì cửa sổ chương tình mở để cập nhật thông tin

THUẬT TOÁN TẠO USER MỚI

User name &

-Khi đăng nhập hệ thóng bằng cách trả lời các yêu cầu cần thiết

-Hệ thống sẽ báo lỗi khi thông tin cập nhập chưa chính xác mã sử dụng của hệ thống thì USER đó không tồn tại trong hệ thống.

-Nếu muôn truy cập bạn phải cập nhật lại thông tin chính xác hoặc thiêt lập một USER mới với điều kiện hệ thống thông tin chủ cho phép.

-Sau đó tiếp tục tiến hành công việc.

T

d.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC NHÓM HÀNG HÓA

Kết thúc

-Hệ thống sẽ kiểm tra mã hàng tương ứng

Đ

- Bắt đầu đăng nhập

- Nhập thông tin về nhóm hàng hoá

- Hệ thống sẽ đối chiếu mã hàng có tồn tại hay ko - Nếu Đúng bạn được tiếp tục cập nhập và lưu thông tin

e.THUẬT TOÁN NHẬP LIỆU (NHẬP THÔNG TIN VỀ CHỨNG TỪ)

-Cung cấp thông tin về chứng từ xuất nhập hàng hoá hay nhóm hàng hoá -Nhập mã chứng từ

-Đối chiếu qua hệ thống xem mã đó có phù hợp và chính xác hay không.-Nếu Đúng hệ thống sẽ chô bạn tiếp tục nhâp,in và sao lưu chứng từ.

FORM HÀNG HOÁ

FORM NHÂN VIÊN

FORM CHỨNG TỪ

FORM NHẬP XUẤT

FORM NHÓM HÀNG

7.THIẾT KẾ CÁC BÁO CÁO

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

8.THIẾT KẾ CÁC MẪU THỬ

Một mặt hàng

HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-311

GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006N

Ngày 14 tháng 10 năm 2007

Đơn vị bán hàng :Công ty điện thoại Long NhậtĐịa chỉ : 69 Hoàng Diệu –Đà Nẵng

Số tài khoản :

Điện thoại: 05113215876 MS:

Họ và tên người mua hàng :Văn Thị Ánh NgaTên đơn vị : Đại hoc Duy Tân

Địa chỉ :184 Nguyễn văn Linh ,Đà Nẵng

Mẫu phiếu thu tiền hàng

Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng y Kèm theo 1 chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: ba mươi triệu đồng y

Ngày 02 tháng 4 năm 2008

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ

(Ban hành kèm theo thông tư)

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA(Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT)

Người nộp thuế: Mã số thuế:

Đơn vị tiền : đồng Việt Nam

1.Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế : 2.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0%: 3.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5%: 4.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 10%:

Tổng :

Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra:

Quản lí bán hàng ,điều đó đòi hỏi các cán bộ nghiêp vụ phải luôn theo doĩ diễn biến nhập,xuất,tồn kho hàng hoá ở bất kì thời điểm nào để có cơ sở cân đối ,đeer đua ra quyết định đúng đắn trong việc cung ứng và dự trữ hàng hoá hợp lí cho việc kinh doanh.

Việc xử lí khối lượng lớn thông tin để đạt được độ tin cậy cao trong công việc ,trong một khoảng thời gian ngắn nhất định là việc làm rất vất vả của người làm công tác quản lí mà kết quả thông tin đem lại thưòng không hợp lí,kịp thời và đọ chính xác thấp.

Để có độ chính xác cao,thông tin kịp thời thực sự trở thành tài sản của công ty,cần có sự hổ trợ của máy tính điện tử ,và cần thiết nhất là hệ thống quản lí bán hàng để quản lí bán hàng diễn ra mau chóng ,kịp thời và chính xác nhất.

Và bộ môn hệ thống thông tin kế đã góp phần xây dựng nên được hệ thống thiết thực cho các kế toán kiểm toán viên tương lai.Thông qua đó công việc không chỉ dừng lại ở công việc là theo dõi và ghi chép sổ sách một cách máy móc nữa mà có

thể tham gia vào qua trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin kế toán ứng dụng trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển

2.Hướng mở của đề tài :

Quản lí bán hàng tại công ty Long Nhật còn sử dụng các phương pháp thủ công,nếu áp dụng hệ thông thông tin quản lí này chạy trên máy đơn sẽ khắc phục đươc những thủ tuc thủ công,thì công việc sẽ được tiến hành nhanh và chính xác hơn và góp phần thúc đẩy việc bán hàng diễn ra mau lẹ ,đem lại hiệu quả cao.

3.Tài liệu tham khảo :

D.NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN