PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4.DOC

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4

Lời mở đầu

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và t duy Trớc yêu cầu của cơ chế thị tr ờng các tổ chức cũng nh các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm đ ợc nguồn thông tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra

Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng hoá đợc tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị điều đ ơng nhiên ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các n ớc Âu Mỹ đạt đ ợc nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu t , cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng nh phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh

Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh

của chính mình Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công

ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang cố gắng từng b ớc tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình

Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết đ ợc yêu cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy giáo hớng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài :

Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quản LýBán Hàng tại công ty BK4

Nội dung chuyên đề thực tập gồm 3 chơng :

 Chơng I : Giới thiệu công ty Th ơng mại và Phát Triển

Công Nghệ Bách Khoa 4.

 Chơng II : Cơ sở lý thuyết và ph ơng pháp luận chung về

xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng.

 Chơng III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán

hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty

Công ty Thơng Mại và Phát triển công nghệ Bách Khoa 4 là doanh nghiệp t nhân, đợc Sở Kế hoạch đầu t Thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo quyết định số : 2894/QĐ - UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

 Tên công ty

Công ty thơng mại và phát triển công nghệ BáchKhoa 4

- Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo l ờng.

- Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học

- Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử b u chính viễn thông - Dịch vụ sửa chữa, bảo d ỡng, bảo hành các thiết bị điện tử,

tin học, thông tin, máy văn phòng

- Đào tạo và dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện, điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng

Các phòng ban của công ty nằm ngay tại trụ sở chính đồng thời có một bộ phận nằm tại các chi nhánh cuả công ty Nhân viên của các phòng ban một bộ phận cố định nằm tại chi nhánh, bộ phận nhân viên còn lại thờng đợc điều động qua lại giữa trụ sở và chi nhánh của công ty

Thông qua sự điều động này nó tạo nên sự gắn kế chặt chẽ qua lại giữa các phòng ban cũng nh giữa trụ sở với các chi nhánh của công ty

Các cửa hàng chi nhánh và trung tâm trực thuộc này chủ yếu thực hiện việc kinh doanh l u chuyển hàng đ ợc nhập tại kho hàng 29 Cầu Hoà Mục

4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

4.1 ban Giám đốc công ty

Ban giám đốc của công ty gồm có 4 thành viên, mỗi thành viên đều có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định chiến lợc kinh doanh của toàn công ty Các thành viên này đều đóng góp một phần rất quan trọng trong số vốn kinh doanh của toàn công ty

Nhiệm vụ và chức năng của ban giám đốc là :

 Nghiên cứu và đề ra các chiến lợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho công ty

 Ra các quyết định quản lý

 Trực tiếp thực hiện các giao dịch lớn

 Thu nhận những ý kiến đánh giá của cấp dới 4.2 Phòng Kế hoạch

 Tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lợc và kế hoạch phát triển của toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lợc phát triển kinh doanh và chiến lợc quản lý trong từng giai đoạn

 Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh

 Quản trị cơ sở dữ liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật t, hàng hoá tại trụ sở chính cuả công ty

 Phòng kế hoạch luôn là nơi khởi động, bắt đầu của các kế hoạch nghiên cứu đào taọ, xây dựng các giải pháp kĩ thuật, thiết lập các chi nhánh mới

Tại phòng này các chiến lợc kinh doanh của BK4 trong ngắn hạn cũng nh trong dài hạn đề đợc đề xuất và nghiên cứu Những thành viên thuộc phòng này có thể là nhân viên trực thuộc các bộ phận khác của công ty hoặc có thể là nhân viên thuộc các tổ chức xã hội khác

4.3 Phòng kinh doanh

Do đặc thù của mô hình kinh doanh của công ty nên số lợng nhân viên thuộc phòng này là tơng đối lớn Các nhân viên thuộc phòng này có thể làm việc tại trụ sở công ty cũng nh có thể làm việc tại các chi nhánh Phòng Maketing th-ờng phải phụ trách các công việc nh sau :

 Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong mỗi lô hàng cho các đại lý bán lẻ máy tính khác trong toàn bộ khu vực

 Trực tiếp bàn bạc, thiết lập các giao dịch đối với các đối tác trong và

 Đề xuất, tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng: công tác quản lý, tổ chức và nhân sự; cơ chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch toán, báo cáo thống kê; cơ chế quản lý lao động, tiền lơng của toàn công ty sao cho phù hợp với quy định nhà nớc

 Xây dựng các báo cáo định kỳ cho trụ sở chính cũng nh tại các chi nhánh của công ty

 Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lơng cho công ty

Tổ chức thực hiện và cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các báo cáo tài chính kế toán khi có yêu cầu

4.5 Phòng Kỹ thuật

 Xây dựng, thiết lập, đề xuất các giải pháp kỹ thuật cho công ty

 Phối hợp với phòng Kế hoạch trong việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất l ợng của hàng hoá đợc bán ra ngoài thị tr ờng

 Phối hợp với các chi nhánh trong việc triển khai, bảo trì và lắp ráp, thực hiện các giao dịch  Thiết lập và triển khai hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, cho

các trụ sở cũng nh các chi nhánh

 Phối hợp với phòng l u trữ vận hành và phục hồi dữ liệu trong việc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến sao dữ liệu

 Phối hợp với phòng kế toán tổng hợp trong công tác quản lý tổ chức nhân sự, tiền l ơng; lập báo cáo định kỳ, khấu hao tài sản cố định, công cụ lao động, các thiết bị công nghệ chuyên dùng…

 Tổ chức quản lý, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, máy móc của toàn công ty

 Thực hiện các ch ơng trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán bộ cho các chi nhánh

 Lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ kết quả thực hiện cho Giám đốc, đề xuất những biện pháp cải tiến về quản lý và kỹ thuật

 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao… 4.6 Phòng Hành chính

Phòng hành chính luôn luôn th ờng trực tại công ty, phòng hành chính thờng đảm nhiệm các công việc sau :

 Giúp đỡ khách hàng trong quá trình đến công ty giao dịch buôn bán hàng hoá

 Cộng tác, hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc hàng ngày

 Thiết lập lịch công tác th ờng nhật cho các nhân viên  Hỗ trợ, tham mu cùng giám đốc trong các vấn đề khác …

5 Lĩnh vực hoạt động hiện nay của BK4

 Cung cấp các thiết bị máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, các thiết bị máy văn phòng với số l ợng không hạn chế

 Sửa chữa, bảo dỡng, nâng cấp các loại máy tính

 Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổng thể về mạng

 Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán…

6 Phơng hớng hoạt động trong t ơng lai

 Tiến hành mở rộng đầu t , mua sắm các phơng tiện, trang thiết bị cho các cơ sở của mình Qua đó sẽ tạo đ ợc sự gắn kết chặt chẽ giữa trụ sở với các chi nhánh cũng nh giữa các chi nhánh với nhau

Thông qua sự gắn kết này các phần của công ty sẽ dễ dàng hỗ trợ cho nhau trong tất cả các lĩnh vực của mình

 Mở rộng các đại lý, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc nhất là đối với khu vực phí Bắc Các đại lý này sẽ tiến hành nhập hàng hoá tại trụ sở nh ng sẽ độc lập trong các giao dịch của mình Qua mức hàng hoá nhập vào của mình các chi nhánh sẽ thu về phần lợi nhuận có đ ợc thông qua chênh lệch giữa giá mua và giá bán của hàng hoá Từng bớc thiết lập một thị tr ờng thống nhất trong lĩnh vực kinh doanh máy tính

7 Sự cần thiết và những chức năng chính củaphần mềm qlbh

Nh đã phân tích ở trên, hoạt động chủ yếu của công ty BK4 là kinh doanh buôn bán hàng hoá, thiết bị máy vi tính Vấn đề nghiên cứu xây dựng một hệ thống thông tin, quản lý l ợng hàng

hoá nhập xuất, các thiết bị máy vi tính là vô cùng quan trọng Đối với công ty BK4 hiện nay, việc xây dựng ngay một phần mềm quản lý bán hàng, tin học hoá dần các thao tác trong giao dịch buôn bán là một trong những giải pháp công nghệ thông tin mang tính chiến l ợc Phần mềm đ ợc xây dựng với mục đích đầu tiên là quản lý lợng hàng nhập xuất, giảm bớt các thao tác thủ công trong hoạt kinh doanh Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các thông tin về tình hình xuất nhập của các loại thiết bị, biến động của l ợng hàng nhập xuất, tìm kiếm các thông tin trợ giúp, giải đáp ý kiến

khách hàng cũng nh ngời quản lý Việc sử dụng phần mềm quản

lý bán hàng sẽ tăng khả năng giao dịch của công ty với khách

hàng, đối tác, giúp công ty giảm bớt đ ợc nhiều thao tác thủ công, dễ dàng trong quản lý nhập xuất, tìm kiếm thông tin, cập nhập thông tin về lợng hàng nhập xuất, l ợng hàng tồn kho, nhà cung cấp và thời gian xử lý đơn đặt hàng góp phần nâng cao hiệu quả công tác sản xuất kinh doanh Công việc của ng ời quản lý là cập nhật thông tin các thiết bị, linh kiện, quản lý các đơn đặt hàng, góp ý của khách hàng quản lý hoạt động bán hàng một cách hiệu quả, bao gồm quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp…

Đồng thời, phần mềm cũng có thể in ra các báo cáo kết quả của các hoạt động kinh doanh, các báo cáo về các thông tin cá nhân qua đó hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo công ty…

Các chức năng chính cần phải có của phần mềm 1 Hoá đơn nhập xuất hàng hoá:

Phần môdule này hàng hoá nhập xuất của công ty sẽ đ ợc tiến hành nhập số liệu Công việc này có thể tiến hành ở phòng Maketing tại trụ sở của công ty cũng nh tại các chi nhánh

2 Tính tồn kho hàng hoá theo ngày nhập, theo tên hànghoá theo tháng quý, năm :

Thông qua các thông tin tìm kiếm đựơc nhập vào phần môdule này sẽ tự động tra cứu trong cơ sở dữ liệu những thông tin phù hợp nhất cung cấp cho ng ời sử dụng

3 Tìm kiếm hàng theo: mã hàng, tên hàng, l ợng nhậpxuất …

Các thông tin này sau khi đựơc nhập vào sẽ đ ợc máy tính tự động tìm và phần dữ liệu phù hợp sẽ đ ợc đa ra

4 Cập nhật khách hàng

Tại đây chúng ta có thể tiến hành nhập thêm một khách hàng mới cũng nh có thể chỉnh sửa theo ý muốn

6 Lên danh sách khách hàng

Khi chúng ta muốn lên một danh sách khách hàng theo một tiêu chí nào đó thì phần môdule này sẽ giúp tạo ra một bảng danh sách khách hàng

7 Lên danh sách nhân viên

Phần môdule này hỗ trợ việc tạo và in ra một bảng danh sách các nhân viên trong cả công ty

8 Lập danh sách các loại hàng bán

Tại đây thì danh sách của các loại hàng bán sẽ đ ợc lập và in ra theo một tiêu chí nhất định

9 Tra cứu tìm kiếm khách hàng theo: mã khách, tên khách,

địa chỉ, điện thoại

10 In hóa đơn bán hàng, nhập hàng

Các hoá đơn đợc lập tại phần môdule nhập xuất hàng hoá sẽ đ ợc in ra từ phầ môdule này

11 Lập hóa đơn thanh toán

12 Tra cứu tìm kiếm hoá đơn và xem hóa đơn

Từ các thông tin tra cứu đ ợc nhập vào, phần mềm này sẽ hỗ trợ ngời sử dụng để tìm kiếm đ ợc một thông tin phù hợp

13 Thống kê

Chơng II

Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin

1 Khái niệm về Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ng ời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực hiện hoạt động thu thập,

lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi tr ờng

Nó đợc thể hiện bởi những con ng ời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào(Inputs) của hệ thống thông tin đ ợc lấy từ các nguồn(Sources) và đ ợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đ ợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đ ợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhập vào kho dữ liệu(Storage)

Mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận : bộ phận đ a dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đ a dữ liệu ra Ta có thể thấy rõ hơn đợc vấn đề trên thông qua hình vẽ minh hoạ sau :

Ví dụ 1

Hệ thống trả lơng truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian đã làm việc, xử lý chúng cùng với các dữ liệu lâu bền đ ợc ghi trên các hồ sơ, tạo ra các tờ séc trả l ơng hoặc thực hiện việc gửi tiền tự động vào các tài khoản của nhân viên ăn l ơng và chuyển các thông tin về khoản tiền đó cho ng ời đợc lĩnh Vây đây là một hệ thống thông tin

Hệ thống trả lơng có thể đợc thực hiện một cách thủ công hoặc bằng phơng tiện máy móc Đó có thể là ph ơng tiện cha tự động hoá hoặc tự động hoá hoàn toàn nh maý tính bỏ túi và máy chữ, hoặc có thể là một máy tính điện tử gắng với một số đĩa từ và máy in laser Hệ thống thông tin này cũng chịu sự ràng buộc có thể là những thoả thuận giữa chủ và nhân viên, các thoả thuận về thời điểm trả l ơng cho từng nhóm công nhân

Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của cộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ trong công việc Việc sử dụng những ghi chép đó vào những thời điểm đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc hoặc xét tăng lơng… tạo ra một hệ thống thông tin Trong trờng hợp này ông chủ tịch vừa là ng ời sử dụng thông tin vừa là ng ời tạo ra thông tin Phơng tiện sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi chép cá nhân Mặc dù vậy thì đây vẫn đ ợc coi là một hệ thống thông tin hội đầy đủ các tiêu chuẩn về hệ thống thông tin

Qua hai ví dụ trên ta thấy có hai loại Hệ Thống Thông Tinkhác nhau (1)Hệ thống chính thức, (2) Hệ thống không chính

thức

Một hệ thống thông tin chính thức th ờng bao gồm một tập hợp các quy tắc và các ph ơng thức làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra là đợc thiết lập theo truyền thống Đó là hệ thống trả l ơng nói trên hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống th ờng xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau cũng nh những hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức

2 Phân loại hệ thống thông tin tại trong mộttổ chức :

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin hay đ ợc dùng trong các tổ chức Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

2 1 phân loại theo mục đích phục vụ của thông tinđầu ra :

Mặc dù rằng các hệ thống th ờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhng chúng phân biệt nhau tr ớc hết bởi loại hoạt động mà nó trợ giúp Theo cách này có năm loại :

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch  Hệ thống thông tin quản lý

 Hệ thống trợ giúp và ra quyết định

 Hệ chuyên gia

 Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh

a Hệ thống xử lý giao dịch TPS(Transaction ProcessingSystem)

Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tỏ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những ng ời cho vay hoặc những nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt đông của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động của tổ chức ở mức tác nghiệp Có thể kể đến các hệ thống thuộc loại này nh :Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học của sinh viên, cho mợn sách và tài liệu trong một th viện, cập nhập tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những ng ời nộp thuế

b hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment information System)

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến l ợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dũ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này th ờng có tính chất so sánh, chúng làm t -ơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đ ợc dự kiến tr-ớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của một công ty trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử

c Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS(Decision SupportSystem)

là hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định th ờng đợc mô tả nh một quy trình đ ợc tạo thành từ 3 giai đoạn : xác định vấn