Xây dựng chương trình Quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái.DOC

Xây dựng chương trình Quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái

LỜI NểI ĐẦU

Trong thời đại khoa học kỹ thuật tiên tiến ngày nay, song song với nó, ngành công nghệ thông tin cũng đã và đang phát triển mạnh mẽ chiếm vị trí hàng đầu trong các ngành khoa học kỹ thuật và đạt đợc nhiều thành tựu ở mọi lĩnh vực trên mọi phơng diện.

Nớc ta đang trên đà phát triển thực hiện công nghiệp hoá hiện dại hoá đất n-ớc và đạt đợc nhiều thành tựu đáng kể trong mọi lĩnh vực, thúc đẩy nền kinh tế phát triển mạnh mẽ tạo tiền đề cho những bớc phát triển tiếp theo Trong đó phải kể đến sự đóng góp to lớn và đầy ý nghĩa của ngành khoa học công nghệ thông tin đợc ứng dụng trong mọi phạm vi dù là kinh tế, chính trị xã hội, văn hoá giáo dục

Bất cứ một lĩnh vực nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có một nền tảng vững chắc Công nghệ tin học đã châm ngòi vào mọi đơn vị kinh doanh từ nhỏ đến lớn và các hộ gia đình cũng đều sử dụng máy tính cho những mục đích khác nhau Nhờ có công nghệ thông tin, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một

Sự phát triển của máy tính đã làm thay đổi cục diện trong lĩnh vực quản lý, các phần mềm linh hoạt và thông minh đó đã giúp chúng ta quản lý thuận tiện và nhanh chóng, cập nhật kịp thời những thông tin cần thiết, giảm nhẹ không gian l-u trữ, thay thế việc làm thủ công với hiệl-u ql-uả thấp lại cồng kềnh…

Nh vậy công nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng đối với các mối quan hệ xã hội nói chung, và đặc biệt là các mối quan hệ kinh tế nói riêng.

Là sinh viên khoa Tin học Kinh Tế thì việc hiểu sâu và nắm chắc các kiến thức về tin học mang ý nghĩa hết sức quan trọng Chính vì thế, đợt thực tập này là cần thiết, giúp củng cố những kiến thức đã học ở nhà trờng, đồng thời là dịp tìm hiểu thực tế và ứng dụng kiến thức

Do nhu cầu trang thiết bị một sản phẩm phần mềm quản lý hoàn chỉnh cho đơn vị là tất yếu và cần thiết, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh Vì vậy, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái, đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám đốc, các phòng ban và các thành viên viên trong

Công ty, em tìm hiểu và lựa chọn đề tài Xây dựng ch“Xây dựng ch ơng trình Quản lý bánhàng tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái” Bố cục của bản

báo cáo này ngoài Lời mở đầu và Kết luận gồm 3 chơng nh sau:

Chương I: Khảo sỏt, đỏnh giỏ hệ thống quản lý Cụng ty TNHH

Chuyển giao Cụng nghệ Việt Thỏi.

Chương II: Cơ sở phương phỏp luận

Chương III: Xõy dựng chương trỡnh quản lý bỏn hàng tại Cụng tyTNHH chuyển giao cụng nghệ Việt Thỏi

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thu Hà, các thày cô trong khoa

Tin học Kinh tế – Đại học Kinh tế Quốc dân đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ và chỉ bảo giúp em hoàn thành đợt thực tập này.

Do kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bản báo cáo này chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để bài tiểu luận của em đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

2

CHƯƠNG I

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN Lí

CễNG TY TNHH CHUYỂN GIAO CễNG NGHỆ VIỆT THÁI

I GIỚI THIỆU CễNG TY TNHH CHUYỂN GIAO CễNG NGHỆ VIỆT THÁI

1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty TNHH Chuyển giaoCụng nghệ Việt Thỏi.

Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Viêt Thái là một doanh nghiệp t nhân đợc thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2000 Công ty chuyên sản xuất kinh doanh các loại giấy, vở viết với đủ thể loại phong phú Đây là một doanh nghiệp mới, trong những năm đầu hoạt động, doanh nghiệp đã gặp không ít khó khăn… Khó khăn lớn nhất của công ty lúc mới thành lập là làm thế nào để ngời biết đến sản phẩm của mình và làm thế nào để ngời tiêu dùng chấp nhận sử dụng sản phẩm? Quả thật sản xuất giấy trong nớc ta bấy giờ còn là một ngành mới nên Công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn Nhng cùng với sự kiên trì, nhạy bén của đội ngũ quản lý với chất lợng sản phẩm, Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Viêt Thái đã làm hài lòng ngời tiêu dùng Sản phẩm đợc sử dụng ngày càng rộng rãi Vì vậy, tuy mới đi vào hoạt động và phát triển cha lâu đến nay công ty đã xây dựng đợc cơ sở sản xuất có quy mô lớn và đội ngũ công nhân viên đông đảo, có trình độ.

Trong suốt quá trình phát triển, công ty luôn luôn đổi mới sản phẩm sao cho phù hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng, đầu t trang thiết bị hiện đại cho các phân xởng và công ty, luôn quan tâm đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý cho phù hợp hơn với mục tiêu của công ty, đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh.

Với tất cả sự cố gắng của mình, Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Viêt Thái đã vơn lên trở thành một thơng hiệu quen thuộc đợc ngời tiêu dùng lựa chọn tin cậy.

2 Cơ cấu tổ chức và bộ mỏy quản lý

2.1 Cơ cấu tổ chức

Nh những công ty sản xuất kinh doanh thông thờng, bộ máy quản lý của Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái đợc tổ chức theo quy định chung của nhà nớc đối với các Công ty trách nhiệm hữu hạn Công ty cũng có

những đặc thù riêng trong việc tổ chức bộ máy quản lý, đó là những nét đặc thù thờng thấy trong các đơn vị là môi trờng kinh doanh.

Có thể chia cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty thành hai phần: Cơ cấu vật lý và Cơ cấu quản lý chức năng

a Cơ cấu vật lý: Dựa theo mô hình các phòng, cửa hàng, trụ sở, chi nhánh cố định, bao gồm hai khối:

b Cơ cấu quản lý theo chức năng: dựa theo công tác và nhiêm vụ của các đơn vị, cá nhân trong công ty Đợc xây dụng bao gồm các yếu tố:

Các đơn vị chức năng đợc tổ chức để hoạt động một cách riêng biệt nhng phải tạo thành một khối gắn kết chung trong xu thế phát triển cùng với các hoạt động chung của công ty

a Giám đốc trực tiếp nhận các báo cáo về các nghiệp vụ, các hoạt động kinh doanh của công ty từ P Giám đốc và từ đó có ý kiến góp ý hay quết định chỉ đạo và triển khai trên toàn công ty.

b Giám đốc trực tiếp quản lý các đơn vị khác nh : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng kĩ thuật…Đây là các quan hệ quản lý thông thờng, sau

4

khi nhận báo cáo từ các đơn vị cấp dới, Giám đốc sẽ có quyết định quản lý phù hợp.

c Phó Giám đốc trực tiếp quản lý các hoạt động của các phòng chức năng Các báo cáo, ý kiến đề xuất từ các đơn vị trên sẽ đợc phó Giám đốc xử lý trong phạm vi quyền hạn có thể hoặc chuyển cho Giám đốc trong những trờng hợp cần có quyết định ở mức cao hơn.

Các trởng phòng trực tiếp quản lý nhân viên trong phòng của mình và điều phối công việc hoạt đông chung của phòng cũng nh của từng cá nhân trong phòng.

2.3 Mục tiêu phát triển của Công ty

- Mục tiêu hàng đầu của công ty là không ngoài mục đích tối đa hoá lợi nhuận, nâng cao đời sống nhân viên.

- Công ty đặt ra định hớng cho giai đoạn mới là nâng cao chất lợng sản phẩm, năng lực phục vụ khách hàng Nếu nh trớc đây, Công ty chỉ chú trọng vào tối đa hoá lợi nhuận, cha chú trọng đến chất lợng sản phẩm nên đã xảy ra hiện tợng khách hàng quen đã rời bỏ Công ty sau một thời gian giao dịch.

- Ngày càng mở rộng đợc thị trờng tiêu dùng, không chỉ dừng lại ở trong nớc mà còn tiến tới sản phẩm giấy của công ty đợc mang ra thị trờng nớc ngoài giới thiệu và đợc lựa chọn tiêu dùng.

- Để đạt đợc mục tiêu trên, Công ty đã có những phơng pháp tích cực nhằm tăng năng suất và đặc biệt Công ty luôn tiếp thu những công nghệ mới để chất lợng sản phẩm đợc nâng cao.

- Luôn có những sản phẩm mới phù hợp hơn đối với sự thay đổi của thời đại Có nh vậy thì công ty mới phát triển đợc vững mạnh.

- Công ty đang từng bớc xây dựng một môi trờng làm việc hiện đại với năng suất cao, năng lực quản lý tốt dựa trên việc áp dụng phơng pháp quản lý hiện đại trong lĩnh vực bán hàng.

3 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ ViệtThái.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty có thể chia làm 2 phần chính: quảnlí hành chính và quản trực tiếp kinh doanh

3.1 Quản lí hành chính là các báo cáo, quyết định nghiệp vụ diễn ra trong khu vực quản lí hành chính Từ giám đốc các báo cáo quyết định nhận đợc, các báo cáo quyết định đa ra (nh hình 1)Giám đốc

Hình 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty

3.2 Quản lí kinh doanh trực tiếp: từ các đơn vị dới, giám đốc trực tiếp quản lý đến công tác kinh doanh trên toàn công ty (Hình 2)

Hình 2: Sơ đồ quản lý kinh doanh trực tiếp

tại Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái

II CÁCH QUẢN Lí BÁN HÀNG TẠI CễNG TY TNHH CHUYỂN GIAO CễNGNGHỆ VIỆT THÁI

1 Nội dung

Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái gồm các phân xởng sản xuất theo dây chuyền: phân xởng sản xuất, phân xởng cắt đóng, phân xởng bìa Nhà quản lý sẽ thay giám đốc gửi bản kế hoạch dự trù hàng tháng tới bộ phận nhận đặt vật t, bộ phận nhận sẽ in và lu bản kế hoạch dự trù sau đó lựa chọn nhà cung cấp, đến đặt mua vật t và gửi phiếu đặt hàng cho các nhà cung cấp rồi in và lu lại bản để đối chiếu khi nhận hàng.

Khi nhà cung cấp mang vật t đến, bộ phận nhận đặt vật t sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng đã lu lại để kiểm tra số lợng và chất lợng vật t nhà cung cấp mang đến xem có đúng với phiếu đặt hàng không Nếu sai với đơn đặt hàng thì trả lại nhà cung cấp và yêu cầu bồi hoàn nhanh chóng để sản xuất không bị ngng trệ Nếu đúng thì nhập kho vật t, viết phiếu nhập và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, ghi hoá đơn để gửi lên phòng kế toán Sau đó bộ phận nhận báo cho bộ phận phát vật t Bộ phận phát vật t dựa vào danh sách dự trù vật t mang vật t đến cho cấc phân xởng và viết phiếu xuất kho Các trởng phân xởng sẽ thay mặt kí nhận vật t.

Đối với lĩnh vực bỏn hàng, khi cú khỏch đến mua hàng (khỏch lẻ hoặc đơn vị) nhõn viờn bỏn hàng yờu cầu cỏc trưởng kho kiểm tra trong kho xem cũn hàng khụng Nếu cũn hàng thực hiện giao hàng cho khỏch hàng và viết hoỏ đơn thanh toỏn…

2 Những hạn chế thiếu xút trong quỏ trỡnh quản lý của Cụng ty

- Bộ máy quản lý bán hàng của công ty còn thủ công, nhiều công việc phải do con ngời trực tiếp thực hiện, các thông tin liên quan đến quá trình nhập xuất hàng hoá đều ghi chép bằng tay trên sổ sách, thời gian dành cho quản lý các nghiệp vụ phát sinh nhiều.

- Các công việc không đợc phân bố hợp lý giữa 2 bộ phận nhận và chuyển hàng hoá Đối với bộ phận nhận hàng hoá, công việc tập trung nhiều hơn.

- Sẽ gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều công sức và dễ nhầm lẫn khi số lợng nhập xuất lớn.

- Độ sai lệch trong lu trữ số liệu là rất cao.

III MỤC TIấU CỦA ĐỀ TÀI

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Trong mấy năm hoạt động, Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái ngày càng phát triển, đơn đặt hàng nhiều số lợng lớn, đợc nhiều ngời tin cậy tiêu dùng Lúc này việc cung ứng hàng hoá với số lợng nhiều sẽ gặp nhiều khó khăn Do vậy, nếu việc đáp ứng hàng hoá đợc giải quyết nhanh chóng thì sản xuất đợc liên tục không bị gián đoạn đảm bảo đợc thời hạn đơn đặt hàng.

Hơn nữa qua quá trình khảo sát thực trạng quản lý Công ty TNHH Chuyển giao Công nghệ Việt Thái cho thấy bộ máy quản lý bán hàng tại công ty hoạt động vẫn thủ công, phải do con ngời trực tiếp kiểm tra nhập, xuất, ghi chứng từ… Do đó, xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty sẽ giúp ngời quản lý hàng hoá tìm kiếm hoá đơn hay chứng từ nhanh chóng và không nhầm lẫn.

Nếu xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty thì tất cả các công việc sẽ đợc thực hiện nhanh có hệ thống nhất định sẽ giúp cho Công ty ngày càng phát triênt hơn theo kịp các công ty khác bằng sự áp dụng tin học hoá trong bộ máy quản lý bán hàng.

2 Mục tiêu của đề tài:

- Giúp công ty giải quyết đợc các vấn đề còn hạn chế trong quá trình quản lý hàng hoá.

- Dần dần đa tin học vào bộ máy tổ chức, kinh doanh của doanh nghiệp.

8

CHƯƠNG II

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN

I NGHIÊN CỨU SƠ BỘ.

Nghiên cứu quy trình xây dựng một hệ thống thông tin kinh tế

Quy trình xây dựng một hệ thống thông tin kinh tế bao gồm năm giai đoạn

1 Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu của hệ thống

Giai đoạn này bao gồm ba hoạt động chính Xác định hệ thống, lựa chọn hệ thống và lập kế hoạch cho hệ thống Các tổ chức thường bị hạn chế về các nguồn lực, nên tại mỗi thời điểm, tổ chức chỉ có khả năng thực hiện một số lượng nhỏ các dự án HTTT Mục tiêu của giai đoạn xác định và lựa chọn hệ thống là xác định và lựa chọn ra một dự án HTTT để phát triển Các tổ chức khác nhau thường có những cách thức khác nhau để xác định và lựa chọn dự án HTTT để phát triển.

2 Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống.

Một trong những mục đích của giai đoạn này là làm cho các nhà thiết kế hệ thống hiểu được cách thức mà tổ chức tiến hành hoạt động hiện nay trong lĩnh vực HTTT sẽ được xây dựng Phân tích HTTT gồm 2 giai đoạn nhỏ: Xác định yêu cầu hệ thống và mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống.

Để xác định được yêu cầu của hệ thống, các phân tích viên hệ thống cần sử dụng kết hợp các phương pháp như phỏng vấn, bảng hỏi hoặc đơn giản là quan sát người sử dụng làm việc Sau khi xác định được yêu cầu của hệ thống, phân tích viên HTTT sẽ tiến hành mô hình hoá hệ thống dưới các góc độ: chức năng, dữ liệu và logic xử lý bằng cách sử dụng các công cụ mô hình hoá.

3 Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Giai đoạn này bao gồm các hoạt động cơ bản sau: - Thiết kế phần cứng

- Thiết kế phần mềm - Thiết kế CSDL - Thiết kế giao diện

4 Giai đoạn 4: Triển khai hệ thống

Có rất nhiều hoạt động được tiến hành trong giai đoạn triển khai hệ thống Chúng được chia thành hai nhóm lớn:

Nhóm 1: Thực hiện việc chuyển thiết kế hệ thống thành một HTTT thật, hoạt

động được và được tổ chức sử dụng với hai hoạt động cụ thể là lập trình và thử nghiệm chương trình.

Nhóm 2: Chuẩn bị để đưa hệ thống mới vào sử dụng, với các hoạt động cụ thể là

chuyển đổi hệ thống, lập tài liệu đào tạo và hỗ trợ người sử dụng

5 Giai đoạn 5: Bảo trì hệ thống

Đây là giai đoạn cuối cùng của chu kỳ phát triển hệ thống và chiếm chi phí lớn nhất Quá trình này có thể bắt đầu ngay sau khi hệ thống được cài đặt Bảo trì hệ thống thực sự là một quá trình thu nhỏ của phát triển hệ thống mà đầu ra của nó là một phiên bản phần mềm mới và một phiên bản tài liệu thiết kế mới Có nhiều kiểu bảo trì khác nhau có thể tiến hành đối với các HTTT: