PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG.doc.DOC

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Lời nói đầu

Trong những thật kỷ ngần đây ,ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cách nhanh chóng và có nhiều bớc tiến nhảy vọt.ở VIệt Nam ngành công nghệ thông tin tuy còn trẻ nhng tốc độ phát triển khá mạnh mẽ và đanh dần đợc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội,góp phần thúc đẩy sự phát triển của đất nớc

Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con

ng-ời ,tiết kiệm đợc thng-ời gian,độ chính xác cao,gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây.Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ tránh đợc thất lạc dữ liệu,tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con ngời Tuy nhiên về vấn đề then chốt ở đây là chúng ta phải xây dựng đợc hệ thống thống tin phù hợp và hiệu quả,mà vẫn bảo mật trong hệ thống ĐIều này đòi hỏi chúng ta phải trang bị một kiến thức tốt về phân tích và thiết kế hệ thống để có thể mô tả đúng quy trìng và cách thức hoạt

động của hệ thống

Và dới đây là phần báo cáo về một trong những công việc tiêu biểu ma phần

mềm ACCESS có thể ứng dụng đợc và đem lại hiệu quả cao Đó là ”Quản Lý

Hệ Thống Bán Hàng” áp dụng cụ thể là Công Ty CP Máy Tính-Truyền

Thông-ĐIều Khiển-3C 21/6 Lý Nam Đế-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội Với kiến thức con cha đợc xâu sắc chắc không tránh khỏi những nhầm lẫn thiếu sót trong quá trình làm vì vậy em mong thầy cô bạn đọc chỉ bảo thêm

Em xin chân thành cảm ơn

Phần I Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

Chơng I Khảo sát và thiết lập hệ thống bán hàng

1>Khảo sát hệ thống.

1.1>Hiện trạng hệ thống

- Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc tiếp nhận trực tiếp đơn hàng từ khách hàng hay các đại diện thơng mại

- Đơn hàng có thể qua đIện thoại,máy fax hay e-mail và đợc chuyển thành

đơn hàng bởi phòng bán

- Khi nhận đợc đơn hàng bộ phận khiểm tra sẽ kiểm soát xem là khách hàng

cũ hay khách hàng mới và số nợ của khách có vợt quá giới hạn cho phép hay không sau đó bắt đầu kiêm tra lợng mặt hàng có trong kho Nếu lợng hàng trong kho đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì lập một phảiếu xuất hàng gửi cho bộ phận kho yêu cầu xuất hàng cho khách.Nếu lợng hàng không đủ thì tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc chờ trong một khoảng thời gian để công

ty mua hàng về

- Nhân viên bán hàng luôn theo dõi tình trạng hàng hoá còn tồn đọng để đáp ứng những thông tin cần thiết khi tiếp nhận đơn hàng.Sau khi tiếp nhận đơn hàng nhân viên có nhiệm vụ phảI kiểm tra đơn đặt hàng trong ngày và tính hợp pháp của những đơn đặt hàng ấy.Mặt khác hằng ngày nhân viên bán hàng phảI xử lý những đn đặt hàng đã đến hẹn.Nếu khách hàng đến đúng hẹn thì tiến hành theo thoả thuận lập hoá đơn nếu có cả sự đồng ý cả hai bên đồng thời đa ra phơng thức thanh toán.Nếu khách hàng không đến đúng hẹn thì thực hiện việc tạm xoá

đơn hàng và thực hiện viêc loại bỏ sau đó nếu đơn hàng không có giá trị.Sau khi bán hàng nhân viên phảI tổng hợp thông tin và báo cáo lên ban lãnh đạo công ty

để thu thập thông tin ,đáng giá tình hìng kinh doanh chung của toàn công ty

1.2>Nhận xét hệ thống cũ.

Hệ thống bán hàng kiểu cũ đã phù hợp với quá trìng kinh doanh của công

ty trong những ngày đầu mới thành lập khi quy mô hoạt động còn nhỏ,mức độ kinh doanh cha lớn,các công việc xử lý ít.Ty nhiên hịên nay do nhu cầu cạnh tranh và phát triển trên thị trờng kinh tế buộc công ty phảI có sự thay đổi về quy mô và phơng pháp kinh doanh chính vì thế mà hệ thống hiện tại đã bộc lộ một số nhợc đIểm sau:

- Khi cần kiểm tra xem khách hàng cũ hay khách hàng mới va kiểm soát số

nợ của khách hàng thì các nhân viên của công ty phảI tìm lại những đống sổ sách với số liệu dày đặc rất mất thời gian và có thể dẫn đến nhầm lẫn

- Đối với việc quản lý kho hàng do hàng ngày lợng hàng xuất nhập vào kho diễn ra liên tục nên mỗi ngày bộ phận quản lý kho phảI lập sổ sách thống kê hàng hoá phảiếu xuất nhập kho,khi cần tổng hợp in số liệu phảI huy động tất cả các số liệu thống kê vừa vất vả vừa tốn thời gian và nhân lực

- Đối với bộ phận kế toán :Công đoạn tính tiền hàng lập hoá đơn thanh toán tiền bằng phơng pháp thủ công nên không thể tránh khỏi nhầm lẫn

- Việc lu trữ hoá đơn,số liệu,danh sách hàng,danh sách nhà cung cấp,danh sách các mặt hàng đợc thực hiện trên sổ sách,chứng từ nên công ty có một số l-ợng lớn dữ liệu.ĐIều này rất dễ dẫn đến mất mát thông tin cũng nh ngây khó khăn cho việc tìm kiếm mặc dù đống sổ sách đó đã đợc sắp xếp có khoa học 1.3>Yêu cầu đối với hệ thống mới

- Hề thống bán hàng kiểu mới là hệ thống quản lý bằng phơng pháp tự động hoá

- Giảm tối đa công đoạn thủ công

- Việc tính toán số liệu,cập nhật tìm kiếm,sửa thông tin đợc làm bằng máy tính và phảI có độ chính xác cao,nhanh chóng và thuận lợi

- Các mẫu hoá đơn chứng từ,thống kê báo cáo đợc nhập sẵn trong máy

- Các dữ liệu lu trên máy phảI đợc đảm bảo an toàn

Chơng II Phân tích hệ thống 2.1>Các chức năng của hệ thống

- Hệ thống

- Bán hàng

- Mua hàng

- Quản lý kho

- Thống kê báo cáo

2.2>Các phơng thức hoạt động

2.2.1>Hệ thống

- Đăng ký:Thực hiện đăng ký mới một tàI khoảng cho ngời sử dụng để có thể đăng nhập vào hệ thống và có thể sử dụng các ứng dụng của hệ thống

- Phân quyền:Tuỳ thuộc vào chức vụ của ngới sử dụng lúc đăng ký mà có quyền hạn nhất định trong việc sử dụng hệ thống

2.2.2>Bán hàng

- Quản lý khách hàng:khi nhận đợc đơn hàng từ khách hàng hay các đại diện thơng mại,bộ phận kiểm tra sẽ kiểm soát nếu là khách hàng cũ và số nợ của khách không quá giới hạn cho phép thì chuyển đơn hàng sang bộ phận bán hàng,ngợc lại báo cáo với ban xử lý đơn hàng quá hạn Nếu là khách hàng mới thì tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể đặt một giới hạn nợ và tạo một phảiếu ghi khách hàng mới

- Danh sách hàng bán:khi nhận đợc đơn hàng đã kiểm tra,bộ phận này tiến hành kiểm tra mỗi mặt hàng trong kho.Nếu lợng hàng trong kho đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì đánh dấu vào đơn hàng.Nếu lợng hàng không đủ để

đáp ứng yêu cầu thì gởi một yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng để cung cấp lợng tối thiểu yêu cầu

2.2.3>Mua hàng

- Quản lý nhà cung cấp:với mỗi mặt hàng thì có nhà cung cấp cụ thể,việc quản lý nhà cung cấp thuận lợi cho việc mua hàng lần sau

- Danh sách mua hàng:bộ phận này có nhiệm vụ đánh giá xu hớng mua của khách hàng thông qua yêu cầu mua hàng từ bộ phận bán hàng và thông qua bộ phận kiểm kê kho để đIều chỉnh việc mua hàng định kỳ

2.2.4>Quản lý kho

- Kiểm kê kho:kiểm tra thống kê lợng hàng xuất nhập,lợng hàng tồn trong kho để lập báo cáo và yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng khi số hàng nào

đó trong kho đã hết hoặc nhỏ hơn mức yêu cầu của đơn hàng

- Nhập hàng:Hàng nhận đợc từ nơI cung cấp sẽ đợc kiểm tra theo phảiếu mua hàng do bộ phận mua hàng gửi đến.Khi hàng nhận đợc kiểm tra đầy

đủ,phảiếu giao hàng của nhà cung cấp sẽ đợc ký nhận và hàng sẽ đợc chuyển vào kho.Một bản sao của phảiếu giao hàng sẽ đợc gửi đến bộ phận quản lý tàI chính

để thanh toán sau khi phảiếu nhập hàng đã đợc đIền đầy đủ ,phảiếu nhập hàng sẽ

đợc chuyển cho bộ phận kiểm kê kho để cập nhật thông tin về hàng

- Xuất hàng khi nhận đợc thông báo xuất hàng cùng với phảiếu gom hàng tất cả mặt hàng sẽ đợc gom lại và gửi cho khách hàng kèm theo phảiếu xuất hàng thoe thứ tự đến của thông báo.Khi hàng đợc giao khách hàng sẽ ký vào phảiếu xuất hàng và chuyển cho bộ phận tàI chính.Một bản sao của phảiếu xuất hàng sẽ chuyển cho bộ phận quản lý tàI chính,một bản sao của phảiếu xuất hàng sẽ chuyển cho bộ phận kiểm kêkho để cập nhật thông tin về hàng trong kho

2.2.5>Thống kê báo cáo

- Thống kê doanh thu bán hàng:căn cứ vào việc hoạch toán thu chi bộ phận này sẽ lập báo cáo về doanh thu bán hàng của công ty theo từng thời kỳ nhất

địng gửi tới ban lãnh đạo của công tyvà đa ra những phơng pháp,những chiến luựơc kinh doanh cho phù hợp

- Thông kê nợ:Do hình thức thanh toán của công ty có thể là trả ngay hoặc

nợ nên nhân viên bán hàng cần phảI lạp một báo cáovề tình hình nợ của khách hàng để tiện theo dõi từ đó đa ra quyết định tiếp tục bán hoặc không bán cho khách hàng

- Thống kê hàng tồn kho:căn cứ vào phảiếu nhập xuất hàng nhân viên kiểm

kê kho sẽ lập báo cáo về lợng hàng hoá còn tồn kho gửi tới ban lãnh đạo công ty

để đa ra cách giảI quyết

2.3>Các thông tin vào ra của hệ thống.

2.3.1>Quản lý khách hàng:

- Thông tin vào:các thông tin về khách hàng:họ tên,ngày sinh,địa chỉ giới tính

- Thông tin ra:Danh sách khách hàng

2.3.2>Quản lý nha cung cấp

- Thông tin vào:Các thông tin về nhà cung cấp:Họ tên,Địa chỉ,Điện thoại,TàI khoản

- Thông tin ra:danh sách nha cung cấp

2.3.3>Danh mục hàng

- Thông tin vào:các thông tin về hàng:Mã hàng,Tên hàng,Nhà cung cấp.Số l-ợng,Đơn giá

- Thông tin ra:Danh mục hàng

2.3.4>Nhập hàng

- Thonng tin vào:Đơn yêu cầu nhập kho,thông tin hàng nhập

- Thông tin ra:Phảiếu xuất hàng

2.3.5>Bán hàng

- Thông tin vào:Đơn yêu cầu xuất kho,phảiếu gom hàng,thông tin hàng xuất

- Thông tin ra:Phảiếu xuất hàng

2.3.6>Thông kê doanh thu bán hàng

- Thông tin vào

- Thông tin ra:Báo cáo doanh thu bán hàng

2.3.7>Thống kê nợ

- Thông tin vào

- Thông tin ra:Thống kê nợ

2.3.8>Thống kê hàng tồn

- Thông tin vào:Phảiếu nhập hàng,phảiễuuất hàng

- Thông tin ra:Thống kê hàng tồn kho

2.4>Sơ đồ phân rã chức năng

Quản lý bán hàng

Hệ thống

Đăng

ký

QL

Nhân

viên

Trợ

giúp

Quản lý khách hàng

Nhập thông tin khách hàng

Sửa thông tin khách hàng

Xoá

thông tin khách hàng

Quản lý nhà cung cấp

Nhập thông tin nhà cung cấp

Sửa thông tin nhà cung cấp

Xoá

thông tin nhà cung cấp

Quản lý hàng

Nhập thông tin hàng

Sửa thông tin hàng

Xoá

thông tin hàng

Quản lý nhập xuất

Nhập hàng

Bán hàng

Thống kê báo cáo

Thống

kê doanh thu bán hàng

Thống

kê nợ

Thống

kê hàng tồn kho

Tìm kiếm

Tìm kiếm khách hàng

Tìm kiếm hàng

Tìm kiếm nhà cung cấp

2.5.M« h×nh luång d÷ liÖu

2.5.1 KhiÖu sö dông

- KÝ hiÖu t¸c nh©n ngoµi

- KÝ hiÖu kho d÷ liÖu

Tªn kho

- KÝ hiÖu chøc n¨ng

- KÝ hiÖu luång d÷ liÖu

Tªn luång d÷ liÖu

- KÝ hiÖu t¸c nh©n trong

Tªn t¸c nh©n trong

2.5.2 M« h×nh møc khung c¶nh

XuÊt hµng giao hµng cñaNCC

Tªn t¸c nh©n ngoµI

Tªn chøc n¨ng

Kh¸ch

hµng

2.5.3>Mô hình mức dới đỉnh.

2.5.3.1>Chức năng bán hàng

Đơn yêu cầu đặt hàng

Đơn hàng Thanh toán

2.5.3.2>Chức năng mua hàng

Nhà cung cấp

Phảiếu mua hàng Thông tin nhà cung cấp

Thông tin hàng mua Thanh toán

Hàng + Phảiếu giao hàng

Hàng

Khách

Khách hàng

Nhà cung

cấp

Quản lý nhà

2.5.3.3>Chøc ng¨ng qu¶n lý kho.

Hµng

Ph¶iÕu giao hµng

§¬n yªu cÇu xuÊt kho §¬n yªu cÇu mua hµng

+ Ph¶iÕu gom hµng

Nhµ cung cÊp

NhËp

KiÓm kª

2.5.3.4 Chức năng báo cáo

Thống kê hàng tồn Thống kê nợ

Thanh toán

Ban giám đốc

Thống kê doanh thu bán hàng

2.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.6.1 Danh mục nhà cung cấp

2.6.2 Danh mục khách hàng

2.6.3 Hoá đơn xuất

2.6.4 Hoá đơn nhập

2.6.5 Danh mục hàng

2.6.6 Danh mục nhân viên

2.6.7 Đăng nhập

2.6.8 Chi tiết hoá đơn nhập

2.6.9 Chi tiết hoá đơn xuất

2.7 Mô hình thực thể liên kết