II. Hoàn thiện bộ máy quản lý của các doanh nghiệp
1.Quá trình hình thành
Minh tại Hà nội(7)
Chi nhánh Công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh tại Hà nội thành lập
năm 1996, là một chi nhánh của Công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh tại Hà nội, trụ sở tại số 6- Nguyễn Thái Học- Hà Nội. Tính cho đến nay đã thành lập
đợc khoảng 7 năm, trong 7 năm thành lập và đổi mới Chi nhánh phải đơng đầu với nền kinh tế hàng hoá hết sức sôi động, phải cạnh tranh với rất nhiều đối thủ cả trong nớc và ngoài nớc. Nhng Chi nhánh không chịu bó tay với bất cứ khó khăn nào, bằng ý chí tự vơn lên của toàn bộ cán bộ công nhân viên của Chi nhánh, có sự chỉ đạo chặt chẽ của Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà nội.
Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà nội đợc thành lập
do quyết định của bộ trởng Bộ Thơng Mại về việc chuyển Trạm kinh doanh hàng điện máy tại Hà Nội thành Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà Nội. Quyết định này đợc dựa trên 2 căn cứ:
- Căn cứ vào Nghị Định 95/CP ngày 04/12/93 của Chính Phủ qui định chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Thơng Mại.
- Xét đề nghị của ông Giám đốc Công ty điện máy TP Hồ chí minh và Vụ trởng Vụ tổ chức cán bộ.
Trong điều 1 của Quyết Định có ghi: Chuyển trạm kinh doanh hàng điện máy thuộc Công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh tại Hà nội thành Chi nhánh Công ty điện máy Thành phố Hồ Chí Minh tại Hà nội.
(7) Xem điều 1 Quyết Định của Bộ trởng bộ thơng mại số 617/TM-TCCB, ngày 20/7/1996.
Chi nhánh là đơn vị kinh tế phụ thuộc Công ty, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế đầy đủ, đợc mở tài khoản tại ngân hàng, đợc sử dụng con dấu theo qui định của Nhà nớc.
2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh trong thời gian qua(8)
Kể từ ngày thành lập cho đến nay đã gần đợc 7 năm, trong 7 năm qua hiệu quả làm ăn của Chi nhánh ngày một đợc nâng cao điều đó đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu quan trọng nh: tổng doanh thu, thực lãi, thu nhập bình
Cụ thể thông qua BảngA: Báo cáo chỉ tiêu tài chính năm 1997 đến năm 2001 ta sẽ có một cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động kinh doanh
của Chi nhánh trong thời gian qua.
(8) Xem Bảng chỉ tiêu báo cáo tài chính tình hình hoạt động kết quả kinh doanh của Chi nhánh từ năm 1997- 2000.
Bảng báo cáo chỉ tiêu tài chính năm 1997- 2001
Nhìn vào Bảng A ta thấy: • Thứ nhất về doanh thu bán hàng: Bảng 1: Đơn vị: Triệu đồng Năm 1997 1998 1999 2000 2001 Doanh thu 35.997 98.277 99.703 106.053 206.045
Nhìn vào Bảng 1 ta thấy doanh thu bán hàng tăng dần theo các năm, điều đó cho thấy kết quả kinh doanh ngày càng đợc mở rộng, số lợng hàng bán ra ngày càng nhiều.
• Thứ hai về thực lãi: Bảng 2:
Đơn vị: Triệu đồng
Năm 1997 1998 1999 2000 2001
T.lãi 83 101 88 27 150
Nhìn vào Bảng 2 ta thấy, nhìn chung là lợi nhuận tăng theo các năm, những có năm 2000 lợi nhuận giảm xuống (cụ thể còn 27). Năm 2001 lợi nhuận đạt 150 tuy có cao hơn năm 2000 nhng hiệu quả còn thấp là do nguyên nhân Chi nhánh phải tập trung khấu hao nhanh nhà 05 Điện Biên Phủ tại Hà nội, mặt khác do việc chạy theo doanh số nên việc quản lý bán hàng cha chặt chẽ dẫn đến công nợ dây da làm ảnh hởng đến hiệu quả kinh doanh.
• Thứ ba về bình quân thu nhập/ngời/ tháng: Bảng 3:
Đơn vị: 1000 đồng
Năm 1997 1998 1999 2000 2001
BQTN 700 750 770 840 854
Nhìn vào Bảng 3 ta thấy bình quân lao động của ngời lao động tăng theo các năm. Năm 1997 khoảng 700.000đ/ngời/tháng cho đến năm 2001 đã tăng lên 854.000đ/ngời/tháng. Điều đó cho thấy đời sống của cán bộ công nhân viên của Chi nhánh ngày càng tăng, mặt khác cũng nói nên Chi nhánh ngày đang phát triển.
Thông qua 3 chỉ tiêu trên phần nào ta cũng hiểu đợc tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Nhng trớc khi chuyển sang nghiên cứu phần tiếp theo, ta đi phân tích cụ thể hơn nữa công tác kinh doanh năm 2001, xem năm 2001 có đạt đợc kết quả đề ra trong năm 2001 hay không. Xem Bảng B sau đây ta sẽ có một cái nhìn tổng quát hơn.
Bảng B: Công tác kinh doanh năm 2001 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Chiến lợc phát triển của Chi nhánh trong thời gian tới(9)
Ta biết mỗi một tổ chức đợc thành lập ra đều có những mục đích của nó, nếu tổ chức thành lập mà không có một mục đích gì thì việc thành lập ra chẳmg có nghĩa lí gì. Điều đó cho thấy Chi nhánh thành lập ra phải có những mục đích của nó.
• Mục đích hoạt động của Chi nhánh:
- Tổ chức mở rộng thị trờng sản xuất kinh doanh, phát huy vai trò kinh doanh thơng mại Nhà nớc cở các tỉnh phía Bắc.
- Tổ chức nghành hàng, vật t phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu thụ. - Khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, sức lao động của
doanh nghiệp để góp phần đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nớc tạo nguồn hàng xuất khẩu, mở rộng phát triển ngành hàng của Công ty giao.
• Nội dung hoạt động của Chi nhánh:
- Giới thiệu, quảng cáo, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, dịch vụ các nghành hàng : Điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, khí cụ điện, vật t linh kiện phụ tùng ô tô, xe máy, vải sợi may mặc, thực phẩm công nghệ, hoá mỹ phẩm... và các mặt hàng Công ty đợc phép kinh doanh. - Tuân thủ các chế độ chính sách, Pháp luật của Nhà nớc và qui định
của Công ty.
- Quản lý, chỉ đạo Trung tâm thơng mại Điện Biên Phủ và các cửa hàng trực thuộc Chi nhánh.
- Đợc đại lý mua bán các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty đối với các tổ chức kinh tế khác.
Qua việc xem xét mục đích và nội dung hoạt động của Chi nhánh, trong thời gian tới chiến lợc phát triển của Chi nhánh nh sau:
+ Nắm bắt nhu cầu thị trờng và sản xuất ở các tỉnh phía Bắc làm cơ sở hoạch định nguồn hàng, mặt hàng cho từng kỳ kế hoạch để mở rộng thị trờng mạng lới tiêu thụ. Tiếp tục gắn kết với các doanh nghiệp sản xuất - dịch vụ trong nớc và ngoài nớc để có nguồn hàng ổn định phong phú đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu, đồng thời là nơi phát luồng hàng tiêu thụ cho Công ty.
+ Nghiên cứu nhu cầu thị trờng trong nớc và ngoài nớc để xây dựng và thực hiện các phơng án kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức lực lợng hàng phong phú, đa dạng về cơ cấu, chủng loại, chất lợng cao, phù hợp với thị hiếu thị trờng trong nớc.
+ Tổ chức sản xuất kinh doanh theo luật thơng mại qui định và pháp luật hiện hành, thực hiện các chế độ, chính sách về quản lý, sử dụng tiền vốn, bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nớc và Công ty giao.
+ Tiếp tục tuyển dụng lao động theo yêu cầu nhiệm vụ và đúng luật hiện hành, có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng, quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên của Chi nhánh thực hiện các chính sách chế độ Nhà nớc qui định đối với ngời lao động và theo thoả ớc lao động của Công ty, chăm lo đời sống, tạo điều kiện làm việc cho ngời lao động và nộp đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo chế độ hiện hành.
II. Phân tích thực trạng của bộ máy quản lý của Chi nhánh nhánh
1. Thực trạng bộ máy quản lý
1.1. Cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà nội là bộ máy đợc xây dựng theo kiểu trực tuyến - chức năng. Đây là kiểu cơ cấu đợc áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp Nhà nớc.
Bộ máy quản lý của Chi nhánh bao gồm:
Phòng chức năng: Gồm có - Phòng tài chính kế toán.
- Phòng quản trị, nhân sự.
- Phòng kế hoạch, đầu t, kinh doanh, xuất nhập khẩu.
- Trung tâm thơng mại số 05 Điện Biên Phủ.
- Hai cửa hàng thuộc Chi nhánh (gồm cửa hàng Nguyễn Công Trứ và cửa hàng số 8 Phan Bội Châu).
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh năm 2001
Trung tâm th- ơng mại (41) Giám Đốc (1) Phó Giám Đốc (1) Phòng tổ chức hành chính (32) Phòng tài chính kế toán (6) Phòng kinh doanh XNK (4) Cửa hàng số 08 Phan Bội Châu (11) Cửa hàng Nguyễn Công Trứ (10)
a. Phân công lao động:
Hệ thống quản lý của Chi nhánh đợc chia ra nhiều chức năng. Chi nhánh căn cứ theo đặc điểm này để phân công lao động theo chức năng. Việc phân công theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn và nghề nghiệp thích hợp cùng các điều kiện lao động khác của lao động quản lý, kết hợp với bảng qui định theo cấp của Nhà nớc phân nhóm lao động quản lý, kết hợp với bảng theo cấp qui định của Nhà nớc phân nhóm lao động quản lý cùng chức năng vào một bộ phận các phòng ban. Các phòng ban với các chức năng đã đ- ợc phân bổ để ra nhiệm vụ cụ thể của phòng mình để phân công cho các lao động ở trong phòng đảm nhiệm từng nhiệm vụ đã đề ra. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b. Hiệp tác lao động:
Phân công lao động trong lĩnh vực quản lý đặt ra yêu cầu cần phải hiệp tác lao động quản lý. Đó là ngời chịu trách nhiệm chung ở các phòng chức năng trong Chi nhánh là trởng phòng, sau đó là phó phòng chịu trách nhiệm mảng công việc là khác nhau, từng lao động quản lý đợc bố trí làm một hoặc một số công việc nào đó, cho nên sự phối hợp và hợp tác của lao động quản lý trong phòng và giữa các phòng với nhau là rất cần thiết.
Việc hợp tác giữa các phòng ban chức năng là:
Trong quá trình thực hiện công tác của mình, bộ phận này sử dụng kết quả, tài liệu của phòng ban kia để xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ của phòng ban kia và ngợc lại. Ví dụ nh phòng kế toán tài chính phải sử dụng tài liệu của phòng kinh doanh XNK.
Tuy nhiên, do đặc điểm của Chi nhánh về quá trình sản xuất kinh doanh mà việc phân công và hiệp tác là rất cao, cho nên để đảm bảo hoạt động thì sự hợp tác trong quản lý đòi hỏi phải rất chặt chẽ thì mới có thể làm cho bộ máy quản lý hoạt động tốt và có hiệu quả đợc.
1.2. Phân tích kết cấu lao động quản lý của Chi nhánh
a. Đặc điểm lao động của Chi nhánh:
Lực lợng lao động của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh qua 3 năm 1999, 2000 và 2001 đợc phân theo chức năng thành các nhóm cơ bản sau:
- Nhân viên quản lý: Là những ngời làm công tác tổ chức lãnh đạo, quản lý các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nh Giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trởng, các cán bộ công nhân viên công tác ở các phòng ban, bộ phận nh kế toán, kế hoạch, lao động tiền lơng.
- Nhân viên quản lý hành chính: Là những ngời làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua, khen thởng, văn th, đánh máy...
- Nhân viên khác: Là những nhân viên không làm việc quản lý, trực tiếp làm việc. Chẳng hạn nh nhân viên bán hàng, nhân viên bảo vệ...
Biểu1: Đặc điểm của lao động Chi nhánh trong 3 năm gần đây Loại lao động Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
Số lợng % Số lợng % Số lợng % I. Tổng số CNV 76 100 80 100 96 100 II. Nhân viên quản lý 20 26 26 32 34 35
1. Nhân viên quản lý 17 85 23 88 29 85
2. Nhân viên quản lý
HC 3 15 3 12 5 15
III. Nhân viên khác 56 73 54 67 62 65
(Nguồn: đánh giá chất lợng lao động quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà nội trong 3 năm 1999, 2000, 2001)
Nhận xét: Biểu 1
- Nhìn vào Biểu 1 ta thấy, số CBCNV của Chi nhánh tăng dần theo từng năm, từ năm 1999 tới năm 2000, số lợng CBCNV tăng lên chỉ có 4 ngời. Điều đó đợc giải thích nh sau: trớc năm 1999 Chi nhánh chỉ có 4 cửa hàng, lúc đó cha có Trung tâm thơng mại. Nhng sau năm 1999 Chi nhánh bỏ đi hai cửa hàng, còn lại hai cửa hàng đó là cửa hàng số 8 Phan Bội Châu và cửa hàng Nguyễn Công Trứ, nhng đồng thời sau thời điểm này Trung tâm thơng mại số 05 Điện Biên Phủ đợc ra đời tính toàn bộ số CBCNV của Trung tâm tại thời điểm ra đời chỉ có khoảng 24 ngời còn số CBCNV của hai cửa hàng bỏ đi khoảng 20 ngời. Nên nếu nói thực chất của nó là tăng 24 ngời so với năm 1999 nhng do 20 ngời này chuyển sang làm việc ở hai cửa hàng và ở Trung tâm nên số lợng trên danh nghĩa chỉ tăng có 4 ngời.
- Mặt khác cũng trong Biểu 1 cho ta biết số nhân viên quản lý cũng tăng theo từng năm, điều đó nói nên bộ máy quản lý của Chi nhánh ngày càng đợc nâng cao về chất lợng lao động, điều đó cũng là một tất yếu đối với các tổ chức muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trờng khắc nhiệt nh hiện nay đòi hỏi phải có những con ngời có trình độ và hiểu biết kinh nghiệm.
b. Phân tích số lợng lao động quản lý:
Biểu 2: Số lợng lao động quản lý của các bộ phận của Chi nhánh trong 3 năm 1999, 2000, 2001 Đơn vị: Ngời T
T Bộ phận Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
1 Ban giám đốc Chi nhánh 2 2 2
2 Phòng kế toán tài chính 5 5 6
3 Phòng tổ chức hành chính 5 5 5
4 Phòng kinh doanh XNK 4 4 4
5 Trung tâm thơng mại 0 8 15
6 C.hàng Nguyễn Công Trứ 1 1 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
7 Cửa hàng Phan Bội Châu 1 1 1
8 Cửa hàng 1 0 0
9 Cửa hàng 1 0 0
10 Tổng số lao động quản lý 20 26 34
11 Tổng số CBCNV 76 80 96
12 LĐQL/CBCNV 26% 32% 35%
(Nguồn:Báo cáo tổng kết chất lợng lao động quản lý của Chi nhánh trong 3 năm 1999, 2000, 2001)
Nhận xét: Biểu 2
Qua Biểu 2 ta thấy tổng số lao động quản lý qua các năm 1999, 2000, 2001 tăng dần theo các năm.
Năm 2000 so với năm 1999 tăng thêm 6 ngời, chủ yếu nằm ở Trung tâm thơng mại còn các phòng ban khác hầu nh không có sự thay đổi về số lợng lao động quản lý.
Năm 2001 so với năm 2000 tăng thêm 8 ngời vẫn chủ yếu tập trung ở Trung tâm thơng mại.
Còn xét về tỷ lệ lao động quản lý trên tổng số CBCNV qua các năm ta có:
Năm 1999: 20/76*100 = 26%. Năm 2000: 26/80*100 = 32%. Năm 2001: 34/96*100 = 35%.
c. Phân tích chất lợng lao động quản lý theo trình độ thành thạo:
Biểu 3: Chất lợng lao động quản lý tại Chi nhánh năm 2001
(Đơn vị: Ngời)
T
T Tên bộ phận SL
Trình độ Tuổi đời Chuyên môn ĐH TC SC <40 40-45 >50 Đúng Sai
1 Ban giám đốc 2 2 0 0 1 1 0 2 0
2 Tổ chức hành chính 5 4 1 0 2 1 2 4 1
3 Phòng kế toán TC 6 5 1 0 3 1 2 6 0
3 Kinh doanh XNK 4 3 1 0 2 1 1 4 0
4 Trung tâm th-ơng mại 15 6 9 0 10 3 2 5 10
5 CH. Nguyễn Công Trứ 1 0 1 0 1 0 0 0 1
6 CH. Phan Bội Châu 1 0 1 0 1 0 0 0 1
7 Tổng số 34 20 14 0 20 7 7 21 13
8 % 100 58 42 0 58 21 21 61 39