Báo Cáo Đồ Án Môn PTTKHTTT- Đề tài Quản Lý Bán Hàng docx

Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Và Kinh Doanh Việt Tiến Báo Cáo Đồ Án Môn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Nhóm SV thực hiện: + Nguyễn Đình Hải Quân +Hồ Trung Lương +Đinh Quang Nhân Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Thị Thuỳ Trang 1 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 Đà Nẵng, ngày 11 tháng 1 năm 2013 Trang 2 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 Lời nói đầu Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong công cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật này phải kể đến lĩnh vực công nghệ thông tin Công nghệ thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực Đặc biệt trong ngành kinh tế, nó đóng góp một phần đáng kể vào quá trình hội nhập Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh của nhiều cửa hàng vẫn rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt theo ngày, tháng, quý… Từ thực tế đó việc xây dựng được một phần mềm quản lý cho một cửa hàng rất cần thiết Đề tài của chúng em là xây dựng phần mềm quản lý thiết bị của cửa hàng máy tính Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người sử dụng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhật thông tin các mặt hàng, thực hiện yêu cầu báo cáo… với giao diện làm việc thân thiện, tiện dụng với người sử dụng hệ thống Chúng em đã hoàn thành xong đề tài này, chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu xót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cô và các bạn Chúng em xin chân thành cảm ơn ! Trang 3 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 MỤC LỤC GIỚI THIỆU DỰ ÁN QUẢN LÝ MUA BÁN THIẾT BỊ MÁY TÍNH I.Kế Hoạch Dự Án Ghé thăm công ty TNHH Phi Long lúc 8h00 ngày 5 tháng 12 năm 2012 để tìm hiểu khảo sát qui trình kinh doanh tại công ty Kết thúc buổi tìm hiểu nhóm đã thu thập được một số thông tin, ý kiến yêu cầu của ban giam đốc và bộ phân kinh doanh như sau: Đối tượng phỏng vấn Giám đốc công ty Trưởng phòng kinh doanh Các nhân viên quản lý Yêu cầu từ đối tượng hỏi Ghi chú Thiết kế một chương trình quản lý bán hàng cho bộ phân kinh doanh Yêu cầu đầy đủ các chức năng nhập xuất hàng, báo cáo, thống kê Yêu cầu chức năng tìm kiếm khách hàng, lưu sửa thông tin II.Hiện Trạng Thực Hiện • Quá trình quản lý trong công ty bao gồm: + Quản lý quá trình nhập hàng + Quản lý quá trình xuất hàng (bán hàng) + Quản lý số hàng bán được + Quản lý số hàng tồn kho • Cụ thể chi tiết cho các quá trình: 1 Quá trình nhập hàng: -Công ty nhập hàng theo quý mỗi năm ( 1 năm sẽ có 4 đợt nhập hàng cho công ty) -Nhập hàng từ 5 nhà cung cấp sản phẩm chính Trang 4 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 - Giá chiết khấu là 20% trên 1 thiết bị 2 Quá trình bán hàng ( xuất hàng): - Có thông tin về nhân viên bán hàng - Thông tin về giá của sản phẩm bán ra - Có thông tin về khách hàng mua sản phẩm 3 Quản lý số hàng bán được: - Thống kê được số lượng linh kiện và thiết bị bán được theo ngày, theo tuần và báo cáo theo tháng - Nắm được thông tin chi tiết về sản phẩm đã bán được ( ví dụ như tên sản phẩm, ngày bán, số lượng, thời gian bảo hành ) 4 Quản lý số hàng tồn kho: - Thống kê số lượng hàng hóa chưa bán được trong thời gian nhất định ( ví dụ như theo tháng, theo quý, theo năm ) -Có thông tin chi tiết về sản phẩm tồn kho -Hướng giải quyết sản phẩm tồn kho như thế nào? III Tính Khả Thi Của Chương Trình Sau một ngày tìm hiểu và thu thập thông tin từ công ty nhóm đã đồng ý chấp nhận tạo chương trình quản lý bán hàng cho công ty, với các yêu cầu từ phía đối tác Thời gian đảm bảo giao hàng là 30 ngày theo thoả thuận, chương trình sẽ được bảo trì các lỗi phát sinh cũng như yêu cầu trong thời gian 1 tháng sử dụng Trang 5 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 IV Thiết Kế Mô Hình Chức Năng 1 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý mua bán thiết bị máy tính Bán hàng Nhập hàng Tra Cứu Báo cáo, in ấn Mã khách hàng Phiếu yêu cầu nhập Lập báo giá Gửi đơn đặt hàng Nhận đơn đặt hàng Kiểm tra hàng Kiểm tra hàng trong kho Lập báo cáo Phiếu nhập Mã & tên nhà cung Lập phiếu nhập Giao hàng Nhập kho Mã phiếu nhập Thanh toán Hóa đơn Mã & tên thiết bị Thanh toán 2 Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh Nhân viên Khách hàng y/c tra cứu K/q truy vấn Gửi đơn đặt Y/c nhập hàng Y/c Mua thiết bị Bảng báo giá Khách hàng Thanh toán Quản lý mua bán thiết bị Chủ cửa hàng Trang 6 Thông tin thiết bị Cung cấp hàng Nhà Cung Cấp Báo cáo môn: PTTKHTTT 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Nhóm 5 Đơn đặt hàng NHÀ CUNG CẤP Trả về Y/C nhập hàng D1 TThông tin thiết bị NHẬP HÀNG Thông tin thiết bị Hoá đơn thanh toán Đơn đặt hàng Nhập xuất Nhập xuất D4 Sổ nhập kho Phiếu nhập hàng Nhập xuất Trả về Trả về Phiếu giao hàng Nhập xuất KHÁCH HÀNG Bảng báo giá Nhập vào Y/C mua hàng Nhập vào Bảng báo giá D8 Sổ xuất kho Nhập xuất Trả về Y/C báo cáo BÁO CÁO CHỦ CỬA HÀNG Phiếu xuất hàng BÁN HÀNG Trả về Trả về Trả về Báo cáo Nhập vào Báo cáo Trả về Y/C tra cứu NHÂN VIÊN TRA CỨU Kết quả Trang 7 Báo cáo môn: PTTKHTTT 4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh với chức năng nhập hàng Y/C nhập hàng NHÀ CUNG CẤP Viết phiếu yêu cầu nhập Trả về D1 Thông tin thiết bị Thông tin thiết bị Đơn đặt hàng Nhóm 5 Gửi đơn đặt hàng Nhập vào Đơn đặt hàng Kiểm tra hàng Trả về Phiếu nhập hàng Lập phiếu nhập Nhập vào Trả về Nhập kho Sổ nhập kho Trả về Thanh toán Hoá đơn thanh toán Trả về Trang 8 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 5.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh với chức năng bán hàng Lập báo giá Bảng báo giá Trả về Phiếu nhập hàng Trả về Nhận đơn đặt hàng D4 Sổ nhập kho Y/C mua hàng KHÁCH HÀNG Trả về Kiểm tra hàng trong kho Bảng báo giá Trả về D13 Trả về Giao hàng Sổ xuất kho Phiếu xuất hang Nhập vào Nhập xuất Giao hàng cho khách Phiếu giao hàng Thanh toán tiền Thanh toán Trả về Trang 9 Trả về Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 6.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh với chức năng tra cứu Tra cứu theo mã & tên thiết bị Thông tin mã& tên thiết bị Thông tin thiết bị Trả về Tra cứu theo mã & tên nhà cc Thông tin mã & tên nhà CC Trả về Thông tin thiết bị DS thiết bị Thông tin mã phiếu nhập Nhân viên Tra cứu phiếu nhập Trả về DS khách hàng Thông tin nhập hàng Thông tin tên và mã KH Tra cứu theo mã và tên kh Trả về Thông tin khách hàng Thông tin mã hóa đơn DS hóa đơn Tra cứu mã hoá đơn Trả về Thông tin hóa đơn Trang 10 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 7.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh với chức năng báo cáo CHỦ CỬA HÀNG Y/C báo cáo BÁO CÁO Báo cáo Trả về Trả về D4 Trả về Phiếu xuất hàng Nhập vào Báo cáo Sổ nhập kho Trả về Phiếu nhập hàng D13 Trang 11 Sổ xuất kho Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 V Chương Trình Minh Họa: (Phần này làm thêm chỉ mang tính tham khảo các mối quan hệ chưa tất đúng) 1 Sơ đồ quan hệ Trang 12 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 2 Thiết kế các giao diện: a Giao diện menu chính: Trang 13 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 b Giao diện quản lý hóa đơn bán hàng: c Giao diện quản lý nhập hàng: Trang 14 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 d Giao diện quản lý xuất hàng: e Giao diện báo cáo danh sách hàng tồn: Trang 15 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 f Giao diên tìm kiếm theo từng mục: g Giao diện các danh mục quản lý: Trang 16 Báo cáo môn: PTTKHTTT - Quản lý khách hàng: Nhóm 5 Trang 17 Báo cáo môn: PTTKHTTT - Quản lý nhà cung cấp: - Quản lý nhân viên: - Nhóm 5 Quản lý thiết bị: Trang 18 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 2 Đặc tả giao diện và tương tác: a Giao diện menu chính: – Mục tiêu : Giao diện menu chính dung để tương tác với người dùng – Người sử dụng quản lý : Nhân viên bán hàng, – Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP – Các bảng dữ liệu sử dụng: không – Thao tác: quản lý các nút liên kết đến các form khác – Hướng dẫn sử dụng: Trên form giao diện menu chính có các nút lệnh với từng Trang 19 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 chức năng khác nhau giúp người dùng tương tác với chương trình, sử dụng chương trình một cách dễ dàng và thân thiện – Kết quả: Có thễ thực hiện tất cả thao tác chức năng của chương trình như quản lý, báo cáo, tìm kiếm và thống kê b Giao diện quản lý hóa đơn bán hàng: – Mục tiêu : Quản lý những hóa đơn bán hàng – Người sử dụng quản lý : Nhân viên bán hàng, – Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP – Các bảng dữ liệu sử dụng: t_hoadon – Thao tác: thêm, sửa, xoá hoá đơn – Hướng dẫn sử dụng: Trên form quản lý hóa đơn bán hàng ta có thễ xem được chi tiết từng hóa đơn với các thông tin mã thiết bị, tên thiết bị, số lượng,… ngoài ra ta có thễ thêm các hóa đơn bán hàng vào CSDL khi thực hiện một giao dịch mới cho khách hàng đễ quản lý c Giao diện quản lý nhập hàng: – Mục tiêu : Quản lý quá trình nhập hàng của cửa hàng, công ty – Người sử dụng quản lý : Nhân viên bán hàng, – Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP Trang 20 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 – Các bảng dữ liệu sử dụng: t_thietbi – Thao tác: thêm, sửa, xoá – Hướng dẫn sử dụng: Trên form quản lý nhập hàng ta nhập thời gian cần quản lý vào 2 textbox đã có, sau đó chọn nút xem đê xem quá trình nhập hàng trong thời gian vừa nhập – Kết quả: Xem chi tiết quá trình nhập hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định với từng mặt hàng cụ thể ( mã thiết bị, tên thiết bị, số lượng, ngày nhập…) d Giao diện quản lý xuất hàng : – Mục tiêu : Quản lý quá trình xuất hàng của cửa hàng, công ty – Người sử dụng quản lý : Nhân viên bán hàng, – Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP – Các bảng dữ liệu sử dụng: t_hoadon – Thao tác: xem – Hướng dẫn sử dụng: Trên form quản lý xuất hàng ta nhập thời gian cần quản lý vào 2 textbox đã có, sau đó chọn nút xem đê xem quá trình xuất hàng trong thời gian vừa nhập – Kết quả: Xem chi tiết quá trình xuất hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định với từng mặt hàng cụ thể ( mã thiết bị, tên thiết bị, số lượng, ngày nhập…) e Giao diện báo cáo hàng tồn kho và báo cáo bảng báo giá : – Mục tiêu : + Kiểm tra số lượng và thông tin thiết bị tồn kho Trang 21 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 + In bảng báo giá các thiết bị cho khách hàng – Người sử dụng quản lý : Nhân viên bán hàng, – Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP – Các bảng dữ liệu sử dụng: không – Thao tác:không – Hướng dẫn sử dụng: Chỉ cần chọn nút Báo cáo hàng tồn kho hay báo cáo bảng giá thì chương trình sẽ in ra thông tin về các mặt hàng tồn kho cũng như bảng báo giá các thiết bị trong cửa hàng, công ty cho nhân viên bán hàng hoặc khách hàng cần biết – Kết quả: Xem được chi tiết thông tin về các thiết bị, mặt hàng tồn kho và giá cả của các sản phẩm, thiết bị f Giao diện tìm kiếm : – Mục tiêu : Tìm kiếm thông tin chi tiết theo từng mục – Người sử dụng quản lý : Nhân viên bán hàng, – Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP – Các bảng dữ liệu sử dụng: t_hoadon, t_thietbi, t_khachhang, t_nhanvien, t_ncc – Hướng dẫn sử dụng: Chọn mục cần tìm kiếm phía dưới, sau đó nhập thông tin ỡ ô tìm kiếm và chọn nút Tìm kiếm đễ Trang 22 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 chương trình thực hiện tìm kiếm theo nội dung cần tìm – Kết quả: Tìm kiếm thông tin cụ thể theo từng mục sau : Mã khách hàng, tên nhà cung cấp, mã thiết bị, mã nhập, phiếu nhập tên thiết bị, mã nhà cung cấp, mã HD, tên khách hàng g Giao diện danh mục quản lý: – Mục tiêu : Quản lý nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, thiết bị – Người sử dụng quản lý : Nhân viên bán hàng, – Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP – Các bảng dữ liệu sử dụng: t_hoadon, t_thietbi, t_khachhang, t_nhanvien, t_ncc – Thao tác: thêm, sửa, xoá các bảng ghi – Hướng dẫn sử dụng: Trên form danh mục quản lý có từng mục quản lý riêng, ta chọn đễ chương trình thực hiện thao tác tìm kiếm và quản lý – Kết quả: Xem, sửa, xóa và cập nhật các thông tin của khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và thiết bị Trang 23 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 VI Kết Luận Với những kiến thức đã học, với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trên diễn đàn thuthuataccess, cùng giáo viên bộ môn Nhóm em đã thu thập được những kinh nghiệm hết sức quý báu Kết hợp cùng với kiến thức đã được trang bị trên lớp em đã có một số suy nghĩ nhằm hoàn thiện đề tài đã giao Tuy nhiên với trình độ thực tiễn còn hạn chế và một số khó khăn gặp phải trong lúc thực hiện đề tài nên cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót em rất mong nhận được sự ý kiến đóng góp từ giáo viên để đề tài của nhóm được hoàn thiện hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thuỳ đã hướng dẫn cho nhóm hoàn thành đồ án này Kính chúc cô sức khoẻ dồi dào và đạt được nhiều thành công trong công việc Đà Nẵng, ngày 11 tháng 1 năm 2013 Nhóm sinh viên thực hiện Trang 24 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 VII Đánh Giá Và Nhận Xét Của Giáo Viên Bộ Môn Trang 25 Báo cáo môn: PTTKHTTT Nhóm 5 VIII Thông Tin Khác Trong bài có tham khảo một số tài liệu từ các trang web sau: http://kenhsinhvien.net/forum/topic/ ke-he-thong-thong-tin-150-bai-mau/ http://svth.net/forum/threads/25334/ http://www.voer.edu.vn/giao-trinh/khoa-hoc-va-cong-nghe/ … Trang 26 ... trình quản lý công ty bao gồm: + Quản lý trình nhập hàng + Quản lý trình xuất hàng (bán hàng) + Quản lý số hàng bán + Quản lý số hàng tồn kho • Cụ thể chi tiết cho trình: Quá trình nhập hàng: ... mục quản lý: Trang 16 Báo cáo môn: PTTKHTTT - Quản lý khách hàng: Nhóm Trang 17 Báo cáo môn: PTTKHTTT - Quản lý nhà cung cấp: - Quản lý nhân viên: - Nhóm Quản lý thiết bị: Trang 18 Báo cáo mơn:... Nhập xuất Trả Y/C báo cáo BÁO CÁO CHỦ CỬA HÀNG Phiếu xuất hàng BÁN HÀNG Trả Trả Trả Báo cáo Nhập vào Báo cáo Trả Y/C tra cứu NHÂN VIÊN TRA CỨU Kết Trang Báo cáo môn: PTTKHTTT Biểu đồ luồng liệu mức