Giáo trình Quản lý thông tin ở nơi làm việc

Giáo trình “Quản lý thông tin ở nơi làm việc” do các giáo viên trường đại học Công Nghiệp Hà Nội biên dịch để làm tài liệu giảng dạy và học tập cho sinh viên các ngành kinh tế và các ngành có liên quan. Nội dung giáo trình đề cập một cách hệ thống những kiến thức và những kỹ năng thu thập, tổ chức và xử lý thông tin ở nơi làm việc.

LỜI NÓI ĐẦU

Giáo trình “Quản lý thông tin ở nơi làm việc” do các giáo viên trường đại

học Công Nghiệp Hà Nội biên dịch để làm tài liệu giảng dạy và học tập cho sinh viên các ngành kinh tế và các ngành có liên quan Nội dung giáo trình đề cập một cách hệ thống những kiến thức và những kỹ năng thu thập, tổ chức và xử lý thông tin ở nơi làm việc.

Giáo trình này được chia làm 03 chương.

Chương 1: Đề cập đến cách thức thu thập thông tin theo yêu cầu của tổ chức,

xác định các thông tin phù hợp cho việc phân tích, ra quyết định và phát triển kế hoạch, chiến lược; sử dụng các thiết bịđể thu thập thông tin hiệu quả, quản lý thông tin điện tử tại nơi làm việc; tạo, lưu và tìm dữ liệu; quản lý các tệp tin và danh mục; đảm bảo an toàn và bảo mật trong xử lý thông tin; nhận biết những khó khăn trong truy cập và tổ chức thông tin của một hệ thống điện tử.

Chương 2: Đề cập đến tổ chức thông tin cho việc phân tích và dịch thuật

theo yêu cầu của tổ chức; xử lý thông tin theo chính sách và các quy trình; cập nhật, sửa đổi, sắp xếp và lưu trữ thông tin theo yêu cầu của tổ chức; nhận biết những khó khăn trong truy cập và tổ chức thông tin của hệ thống lưu trữ thông tin trên sổ sách.

Chương 3: Đề cập đến cách lưu giữ các thông tin và hệ thống tập tin theo yêu

cầu của tổ chức; thiết lập và thu thập các tập tin mới; xác định, xóa bỏ và/ hoặc sắp xếp lại các tập tin không ít và sử dụng đến; cập nhật các bảng chú dẫn; tiếp nhận những ý kiến đóng góp cần thiết cho công tác xây dựng thông tin trong tương lai

Trong quá trình biên dịch, chúng tôi đã cố gắng thể hiện một cách chính xác nhất nội dung của Các vấn đề được trình bày một cách rõ ràng, chân thực và có hệ thống Tuy nhiên, do những giới hạn về thời gian cho nên chắc chắn còn có những thiếu sót, chúng tôi mong được sự góp ý của bạn đọc để giáo trình ngày càng được hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn

Chương 1 THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN

Mỗi tổ chức có một quy trình thu thập và lưu trữ thông tin riêng trong các tàiliệu nêu trên Trong một hệ thống máy tính, các thông tin sẽ được lưu trữ trong các

cơ sở dữ liệu hoặc trong các tệp tin và trong sổ sách Các bản ghi sẽ được lưu lại để

sử dụng trong tương lai

Bạn phải lựa chọn phương pháp hiệu quả nhất để thu thập, lưu trữ và lấy thôngtin một cách nhanh chóng, hiệu quả Việc này giúp cho các nhân viên trong tổ chức

có thể sử dụng thông tin để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng

Nếu như các tập tin trong tổ chức được thiết kế một cách phi khoa học thì bạnphải tổ chức lại chúng sao cho chúng hoạt động hiệu quả hơn Hình 2.1 minh họacác phương pháp hay được sử dụng trong lưu trữ và lấy thông tin

1.CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

Tất cả các tài liệu ở trên được tạo ra trên cơ sở dữ liệu hay thư điện tử, các bản

in được tạo ra bằng máy vi tính, hay các thông tin được lưu trữ trên các biểu mẫutrong máy tính Các bản ghi thông tin phải được thu thập và lưu trữ sao cho dễ lấy

- Đối với một hệ thống tập trung, các nhân viên có thể truy cập thông tin trongngân hàng thông tin trung tâm Các bản sao được thu thập trong các ngăn tài liệu đểsắp xếp, phân loại, và lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ ở một vị trí trung tâm

- Đối với một hệ thống phân tán, các cơ sở dữ liệu và bản sao được từng cánhân ở từng văn phòng phân loại, sắp xếp, lưu trữ

Có nhiều phần mềm với giá cả hợp lý như Pagekeeper Pro hay Lost và Found

để tổ chức lại các tệp tin và thư mục Ngoài ra, còn có phần mềm Power Desk Pro

5 Có thể tải phiên bản 4 từ trang web http://www.ontrack.com

2 CÁC CHÍNH SÁCH VÀ QUY TRÌNH TRONG TỔ CHỨC

Mỗi tổ chức khác nhau có cách thu thập, sử dụng và lưu trữ thông tin khácnhau tùy thuộc vào các chính sách, thủ tục được áp dụng trong các tổ chức đó Cácchính sách và thủ tục được đề cập trong chương 4 Các chính sách của công ty làcác quyết định do bộ phận quản lý đưa ra về các hoạt động cần phải thực hiện nhằmđạt được mục tiêu cuối cùng Các quy trình tổ chức là các cách thức thực hiện Mỗi

tổ chức có một cách thực hiện chính sách và có một quy trình riêng Các thông tinđược sử dụng trong công ty bị ảnh hưởng bởi một số hoặc tất cả các yêu cầu sau:

- Các yêu cầu về chất lượng, an toàn và bảo mật

- Các yêu cầu và quy định của pháp luật và của tổ chức

- Các kênh quản lý và kênh trách nhiệm

- Các nội quy

- Cách thức cập nhật các bản ghi.

- Các chương trình và các quy định về an toàn và sức khỏe của người lao động

- Các quy định về thông tin

Tất cả mọi thông tin được tạo ra, được lưu trữ theo những quy trình của tổchức để thực hiện ba chức năng của một hệ thống quản lý thông tin tại nơi làm việc.Một hệ thống quản lý thông tin phải thực hiện ba chức năng sau:

* Chức năng thứ nhất:

Chức năng này là kiểm soát việc tạo lập, lưu trữ và lấy các thông tin/ dữ liệucần thiết giúp cho nhân viên trong tổ chức có thể:

- Ra các quyết định

- Cung cấp thông tin cho các quyết định đã được đưa ra

- Ghi chép lại các giao dịch phục vụ cho hoạt động kinh doanh

- Cung cấp cơ sở cho việc ra các kế hoạch quản lý

- Cung cấp dữ liệu cho việc nghiên cứu các phương pháp và quy trình mới

- Đáp ứng các yêu cầu về thuế và pháp luật

- Là các đầu vào cho các dịch vụ hành chính

- Cập nhật các nguồn cung cấp, mua hàng

- Chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho việc quản lý

* Chức năng thứ ba:

Quản lý thông tin cho phép phân tích kiểm toán nội bộ qua đó đánh giá lạichính hệ thống quản lý các bản ghi

3 CÁC THIẾT BỊ ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ LẤY THÔNG TIN

Các thiết bị/ công nghệ được sử dụng trong kinh doanh để gửi và nhận thôngtin như máy fax, máy in, máy vi tính và Internet… được đề cập ở chương 3 Thưđiện tử trong chương 1, và hệ thống điện thoại được đề cập ở chương 8 Trongchương này, chúng ta chỉ đề cập đến các hệ thống được sử dụng để xử lý, tổ chức,bảo trì và xem xét lại các thông tin trong các tổ chức lớn và nhỏ

4 CÁC HỆ THỐNG LƯU TRỮ TẬP TRUNG VÀ PHÂN TÁN

Hệ thống quản lý thông tin của bạn là các sổ sách hay là cơ sở dữ liệu điện tử,người nào chịu trách nhiệm về hệ thống đó hay các hệ thống đó được kiểm soát nhưthế nào? Tất cả đều phụ thuộc tổ chức đó là tổ chức gì, lớn hay nhỏ và hệ thống sử

dụng là hệ thống tập trung hay phân tán Trong bất cứ tổ chức nào thì hai hệ thốngnày đều có thể hoạt động đồng thời.

Trong hệ thống lưu trữ tập trung, thì tất cả các bản ghi được lưu giữ ở cùngmột nơi, do một người hay một nhóm người kiểm soát và sử dụng một quy trình.Trong hệ thống phân tán, mỗi phòng ban, mỗi bộ phận kiểm soát và xây dựng một

hệ thống và một quy trình lưu trữ riêng

4.1 Quản lý thông tin điện tử.

Các cơ sở dữ liệu điện tử thường được sử dụng trong hệ thống lưu trữ tậptrung Một hệ thống tập trung sẽ giúp cho mọi người dễ dàng truy cập vào hệ thống

từ bất cứ đâu trong tổ chức Ví dụ trong một tổ chức lớn như các công ty bảo hiểm,Telstra hay ngân hàng Commonwealth, các cơ sở dữ liệu lớn của các ngân hàng, các

cơ sở chứa tên, địa chỉ, các giao dịch với khách hàng, nếu sử dụng hệ thống tậptrung thì hàng trăm người đều có thể dễ dàng truy cập một cách nhanh chóng

* Ưu điểm của một hệ thống lưu trữ tập trung.

Trong một hệ thống lưu trữ tập trung, thì khi cần có thể dễ dàng tìm thấy đượccác bản ghi về khách hàng và có thể truy cập ngay lập tức

- Một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ

Hệ thống này giúp cho công tác hành chính tiết kiệm được một nửa thời gian,

cơ sở dữ liệu có thể thay đổi để xử lý tất cả các công việc liên quan đến giấy tờ.Bạn chỉ cần nhập dữ liệu một lần và sau đó định dạng chúng theo cách mà bạnchọn Mỗi công việc chỉ cần làm một lần và đều có thể xem kỹ trước khi in ra Hệthống này lưu trữ tất cả các tài liệu như báo giá, hóa đơn, mẫu thư viết, và các tàiliệu khác có chứa biểu trưng (logo) của công ty và khi cần sẽ tìm chúng bằng cácđiều kiện khác nhau như: tên công ty, số công việc, tên mặt hàng…

Với hệ thống cơ sở dữ liệu FileMaker Pro các tổ chức có thể sử dụng để thiếtlập những cơ sở dữ liệu phức tạp hay sử dụng một trong hơn bốn mươi bản mẫu củachương trình này phục vụ cho hoạt động của tổ chức

- Nhận biết tiếng nói.

Chúng ta có thể đọc văn bản trực tiếp để ghi vào máy tính, sau đó biên tập,lưu trữ trong một tập tin Tập tin này có thể sử dụng bình thường giống như các vănbản viết khác

- Tìm kiếm một tập tin bị mất trên cơ sở dữ liệu điện tử

Đối với một hệ thống quản lý các bản ghi hiệu quả thì một trong nhữngnguyên tắc cơ bản nhất là phải đơn giản và dễ dàng khi sử dụng Windows 98/Me

có thể tìm kiếm tập tin bị mất một cách dễ dàng nhờ công cụ Find Ngay cả khi bạnkhông thể nhớ nổi thư mục mà bạn lưu tập tin đó, hoặc ngay cả trong trường hợpbạn nhớ được nội dung của tập tin nhưng không nhớ nổi tên của tập tin đó thì các hệthống này vẫn giúp bạn tìm ra được tập tin bạn cần một cách dễ dàng miễn là bạnphải nhớ được ít nhất một hoặc hai từ trong tập tin

*Nhược điểm của các tập tin được lưu vào hệ thống máy tính.

Tuy nhiên các tập tin được quản lý trong hệ thống điện tử vẫn tồn tại một sốnhược điểm sau:

- Các tài liệu có thể bị mất khi bị mất điện

- Các tài liệu có thể bị nhiễm virut

- Các sự cố như mất điện, tài liệu bị nhiễm virut gây lãng phí nhiều thời gian

4.2 Hệ thống quản lý thông tin sổ sách.

Đối với một hệ thống quản lý thông tin bằng sổ sách, mỗi khi một cá nhân cầnmột tài liệu nào đó thì đều phải có ý kiến đề đạt chính thức và tài liệu được ghi chéplại một cách thủ công Tất cả những công việc đó đều mất rất nhiều thời gian Trong hầu hết các tổ chức, hiện nay hai hệ thống quản lý điện tử và hệ thống

sổ sách hoạt động đồng thời Tuy nhiên trong tương lai các tổ chức sẽ sử dụng hệthống quản lý điện tử Ví dụ như trong các trung tâm y tế và trung tâm nha khoa tồntại cùng lúc hai hệ thống quản lý trên Các bản ghi của bệnh nhân được lưu vào máytính và có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra, còn các ghi chú của bác sĩ thì được lưuvào sổ sách trong phòng riêng

Hình 2.1 Minh họa các phương pháp thu thập và lưu trữ thông tin Bạn phảilựa chọn phương pháp nào phù hợp nhất cho các tài liệu của tổ chức bạn Ví dụ nếubạn làm việc trong một công ty luật hay một công ty về kế toán thì bạn cần lưu trữvào hệ thống nào có thể bảo mật được thông tin Các tủ đựng hồ sơ bằng kim loại

có thể khóa được, nhưng những khay hoặc giá đựng tài liệu thì không thể đảm bảođược an toàn Bạn có thể sử dụng máy tính để tạo ra các tài liệu nhưng ngoài ra bạnphải có phương pháp nào đó để khóa mã tài liệu

Hình 2.1 Các phương pháp thông thường để thu thập và lưu trữ thông tin

Hoàn thành bài tập 2.1 ở cuối chương

5 MỘT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HIỆU QUẢ

Mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống, một quy trình tốt nhất để đáp ứngnhu cầu của các cá nhân trong tổ chức Để có đủ thông tin cho việc phân tích, raquyết định, phát triển các kế hoạch chiến lược, thì phải chọn một hệ thống quản lýthông tin đáp ứng bốn yếu tố sau:

Mỗi người trong công ty phải được phát cuốn hướng dẫn các quy trình để giúp

họ làm quen với các quy trình sử dụng trong tổ chức Ví dụ như tên khách hàngtrong công ty được sắp xếp theo trật tự chữ cái, hay theo số thứ tự hoặc áp dụng cảhai cách sắp xếp thì sẽ thuận lợi hơn khi sử dụng Điều này phục thuộc vào số lượngkhách hàng của công ty Nếu công ty có một lượng lớn khách hàng là các cá nhânthì sẽ được chia thành các nhóm nhỏ do một người quản lý, còn nếu khách hàng làcác công ty thì sẽ do một nhóm người quản lý

Hệ thống của công ty bạn có thể là hệ thống điện tử tập trung hoặc là một hệthống sổ sách Cho dù công ty sử dụng bất kỳ hệ thống nào đi nữa thì người sử dụngphải nắm chắc được các quy trình

5.2 Dễ truy cập.

Yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống thông tin nào đó là dễ lấy thôngtin Các tài liệu được lưu trữ không đúng và không thể lấy ra được khi cần trao đổivới khách hàng, hoặc khi ra quyết định thì có thể gây ra các hậu quả sau:

- Phá hoại hình ảnh của công ty do tính không hiệu quả

- Làm giảm lòng tin của khách hàng, và bạn có thể mất đi một hợp đồng làm ăn.

- Gây căng thẳng cho bản thân và những người muốn lấy thông tin

Các quy trình đặt ra khi cần phải kết hợp chặt chẽ với một số phương phápđịnh vị tài liệu kể cả với các tài liệu được lấy ra khỏi hệ thống

5.3 Tốc độ xử lý nhanh.

Lấy thông tin một cách dễ dàng nhanh chóng là mục đích của một hệ thốngquản lý thông tin hiệu quả Một câu trả lời nhanh chóng, tin cậy, chính xác chokhách hàng sẽ làm đẹp hình ảnh của công ty

5.4 Đảm bảo an toàn, bảo mật.

Một trong những vấn đề gây tranh cãi hiện nay là tính an toàn, bảo mật củathông tin Các tin tặc (hacker) luôn tìm cách xâm nhập vào máy tính để lấy đi nhữngthông tin quan trọng Để đảm bảo cho mạng máy tính được an toàn, bảo mật bạncần phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên sử dụng hệ thống tuân theo những quy tắcsau:

- Đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin điện tử

+ Các nhân viên phải sử dụng mật mã khi muốn sử dụng tài liệu

+ Các nhân viên phải nghiêm chỉnh tuân thủ các quy trình bảo mật để ngăn nhữngngười không có thẩm quyền truy cập vào

+ Phải khóa đĩa ghi thông tin khi không sử dụng

- Đảm bảo an toàn cho hệ thống sổ sách

+ Các tài liệu mật phải được mã hóa bằng màu sắc để dễ dàng nhận ra khi bị đưa rangoài hệ thống quản lý

+ Phải lập danh sách những người được phép truy cập vào tài liệu mật, để ngănchặn những người không có thẩm quyền sử dụng

+ Phải khóa tủ đựng tài liệu mật khi không có người quản lý Không được để tàiliệu quan trọng ở ngoài

6 CHU TRÌNH CỦA MỘT BẢN GHI

Quản lý thông tin bao hàm cả chu trình của một bản ghi Bao gồm:

- Tạo bản ghi (bên trong và bên ngoài)

- Xóa thông tin.

6 1 Tạo mới ( bên trong và bên ngoài).

Một bản ghi được tạo ra bằng nhiều cách khác nhau:

- Bên ngoài:

+ Một lá thư gửi tới từ một khách hàng

+ Một lá thư trả lời được sao chép và đánh máy theo mẫu trước khi được gửi đi.+ Tin nhắn của khách hàng nhận qua điện thoại

+ Lịch ghi nhớ hay hệ thống máy tính lưu các cuộc gặp

- Bên trong:

+ Bản ghi nhớ được viết tay hoặc đánh máy và được gửi từ phòng này sangphòng khác trong nội bộ một công ty

+ Nhập thẻ kiểm soát dữ liệu để bảo trì hệ thống

+ Các thông tin về nhân sự được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu hoặc trên các thẻtrong phòng tổ chức

6.2 Sử dụng.

Các thông tin lưu trữ trong các bản ghi được sử dụng để tạo ra nhiều thông tinhơn, hoặc được sử dụng làm cơ sở để phân tích và ra các quyết định

- Một lá thư trả lời khách hàng, hay các bản sao được lưu lại để sau này sử dụng

- Các thông tin trong bản ghi nhớ nội bộ được gửi từ trưởng phòng sản xuất tớitrưởng phòng kinh doanh được dùng để đưa ra các quyết định về sản xuất Vàsau đó được lưu lại

- Một tin nhắn từ khách hàng được đưa cho quản lý trả lời những câu hỏi vềphân phối sản phẩm

- Những cuộc gặp gỡ, giao dịch giữa nhân viên công ty và khách hàng được ghilại trong nhật ký của nhân viên và người quản lý được sử dụng để có đượcnhững vụ kinh doanh mới

- Thẻ kiểm soát dữ liệu hay hệ thống cơ sở dữ liệu được kiểm soát duy trì saocho thông tin được cập nhật đầy đủ đảm bảo cho hoạt động công ty được thôngsuốt

- Các vật dụng văn phòng như mẫu thư, giấy photo, kẹp giấy, bút bi và bút chì…phải được đặt mua trước khi sử dụng hết

- Các bản ghi lưu trong phòng tổ chức được sử dụng để tính lương và trả lương,hay để đề cử vào một chức vụ trong tổ chức

7 QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI NƠI LÀM VIỆC.

Một hệ thống thông tin điện tử tổ chức các tài liệu giống như là hệ thống sổsách ở chỗ nó cũng sử dụng tập tin, thư mục, và thư mục chứa các thư mục.Nhất là giống như tài liệu được lưu trong tủ tài liệu kim loại Bạn cần phảidành thời gian tìm hiểu một hệ thống điện tử hoạt động như thế nào để có thểhoạt động chúng một cách dễ dàng và hiệu quả

Ví dụ như Microsoft Windows cho phép bạn sắp xếp các tập tin, thư mục theothứ tự abc, có xếp số thứ tự Bạn cần phải làm việc với hệ thống lưu các tài liệu củabạn để giúp bạn có thể biết được tài liệu của bạn nằm ở đâu Như vậy bạn sẽ khôngmất nhiều thời gian để tìm kiếm Sau khi tạo tài liệu, bạn phải lưu tài liệu đó nhưthế nào để bạn có thể biết cách lấy tài liệu khi cần

7.1 Tạo, lưu và lấy tài liệu.

Đối với Microsoft Office hay nhiều hệ thống khác thì các thư mục, tập tinđược tổ chức trực tiếp trên Desktop, My Documents hay trong My computer Đây làcác thư mục bạn có thể lưu trữ tài liệu

- Desktop

Khi sử dụng Windows, màn hình đầu tiên hiện ra được gọi là Desktop TrênDesktop có chứa các biểu tượng tương ứng với các công việc phải thực hiện tạiphòng làm việc Bạn lấy thư mục từ trên bàn, hoàn thành công việc sau đó vứt thưmục đó đi Nhưng Desktop lưu tất cả các thư mục như là một tủ đựng tài liệu Trênhình 2.2 là tất cả các thư mục trong Desktop có trong thư mục My computer

Hình 2.2: Các thư mục trong Desktop và My computer.

- My computer.

Nhấn đúp vào biểu tượng My Computer một cửa sổ sẽ mở ra chứa rất nhiềubiểu tượng Sử dụng các biểu tượng này, bạn có thể truy cập được vào nội dung củacác tài liệu Hình 2.2 là tất cả các thư mục trên My Computer và nội dung trong một

số tập tin Kích vào dấu cộng ( + ) ở bên trái các thư mục sẽ hiện ra tất cả các tàiliệu trong một thư mục

- My documents

Biểu tượng My documents trên desktop là một đường tắt tới các tài liệu lưutrữ trong khu vực lưu trữ thông tin chính trên đĩa cứng Bạn có thể tạo ra nhiều thưmục nhỏ trong thư mục này nếu muốn Có cả thư mục My Pictures trong thư mục

My documents Hình 2.3 là ví dụ về các thư mục trong My documents và chi tiếtcủa các thư mục

Hình 2.3: Các thư mục trong My documents và chi tiết của các thư mục.

Hoàn thành bài 2.2 ở cuối chương

Hoàn thành bài 2.3 ở cuối chương

7.2.Tạo một tài liệu mới.

Tất cả tài liệu tạo ra và lưu lại (và chương trình mà bạn chạy) được lưu trongđĩa cứng như là các tập tin Một tập tin có thể chiếm rất ít hoặc nhiều trên ổ cứng.Các tập tin được đo bằng Kilobytes (KB) hay Megabytes (MB)

Có một số cách để tạo ra tài liệu mới Dưới đây là hai cách tạo trong MicrosoftWord:

1 Trên desktop, nhấn vào Start, New Office Document sau đó nhấn đúp vào Blank

Document

2 Mở thư mục đích- là thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào đó Nhấn đúp vào

biểu tượng My Documents trên desktop Nhấn chuột phải vào thư mục sau đó di chuyển mũi tên vào New Một bảng chọn (menu) các loại tài liệu xuất hiện Nhấn

vào loại tài liệu mà bạn cần tạo Hình 2.4 hướng dẫn cách thao tác

Hình 2.4: Tạo một thư mục mới.

7.3 Định dạng tập tin và tài liệu.

Khi bạn lưu tài liệu vào một thư mục, có ba hoặc bốn ký tự ở sau tên của tậptin chỉ ra loại tài liệu, (hình 2.3 ).Ví dụ:

- Các tài liệu của Microsoft Word có tên kết thúc bằng đuôi “.doc”

- Các tài liệu của Microsoft Excel có tên kết thúc bằng đuôi “.xls”

- Các tài liệu của Microsoft Works có tên kết thúc bằng đuôi “.wks”

- Các tài liệu của Outlook Express có tên kết thúc bằng đuôi “.pst”

Microsoft Word sẽ lưu tài liệu bằng cách lưu từ hay số đầu tiên của trang đầutiên Nếu như dòng đầu tiên là ngày tháng của các lá thư được tạo ra thì sẽ gây ranhiều lộn xộn Do đó bạn cần phải lưu tài liệu theo một cách nhất định chẳng hạnnhư theo bảng chữ cái, số thứ tự, hay theo tên giống như cách bạn làm đối với sổsách

7.4 Lưu tài liệu.

Bạn cần phải lưu tài liệu tạo ra sao cho khi cần có thể dễ lấy ra Hầu hết máytính đều tự động lưu tài liệu cho đến khi bạn xóa tài liệu đó đi, Microsoft Word tựđộng lưu tài liệu trong My Documents theo thứ tự abc hay theo số thứ tự Nhưngbạn cần phải tổ chức tập tin trong một định dạng riêng để có thể dễ dàng, nhanhchóng nhận ra khi cần lấy thông tin nhanh Do đó, bạn phải quyết định là bạn tự lưutài liệu hay để máy tính lưu lại

Các bước lưu và đặt tên cho tài liệu mới để dễ nhận biết:

1 Sau khi tạo ra một tài liệu,chọn lệnh Save hoặc Save as từ menu File Hộp thoại Save as sẽ xuất hiện như trong hình 2.5.

2 Trong hộp thoại Save as, trên đầu hộp sẽ cho biết nội dung các thư mục được

hiển thị ở trong hộp Hãy nhấn vào mũi tên chỉ xuống để chọn đường dẫnhay thư mục khác Hầu hết các chương trình đều chọn My Documents là vịtrí mặc định

3 Bạn có thể tổ chức các tập tin trong các thư mục con, mỗi thư mục có mộttên riêng liên quan đến loại thư mục Ví dụ, bạn có thể gửi thư từ thườngxuyên cho rất nhiều khách hàng Bạn có thể chọn tên của file chính chẳnghạn như tên khách hàng, sau đó tạo ra các tập tin con đặt tên các chi nhánh

hay các sản phẩm khác nhau Hãy nhấn vào nút Create a New Folder trên thanh công cụ của hộp thoại Một thư mục gọi là New Folder được tự động tạo ra Gõ tên mới vào thư mục đó sau đó nhấn phím Enter Để mở thư mục

nhấn đúp vào biểu tượng thư mục đó

4 Tên của tập tin hay thư mục có thể rất dài, nhưng có một số quy định khichọn tên thư mục Bạn không được sử dụng các dấu ?,*,>,<, / để đặt tên

7.5 Mở tập tin.

Bạn có thể mở tập tin bằng cách chọn Open trên menu File Sẽ xuất hiện một hộp thoại như hình 2.5 nhưng ghi ở đầu là Open và trong đó liệt kê tất cả các tập tin

trong My Documents Nếu bạn có nhiều tài liệu, bạn có thể đánh tên của tập tin đó

và sau đó kích vào Open Nhưng nếu chỉ có ít tập tin (30 đến 40 ) thì bạn có thể tìm

và nháy đúp vào để mở tài liệu Nếu tập tin ở trong một thư mục khác thì đầu tiênkích đúp vào thư mục sau đó nháy đúp vào tập tin

7.6 Quản lý tập tin và thư mục.

Để đảm bảo rằng các tập tin và thư mục không bị lộn xộn, bạn cần phảithường xuyên dọn dẹp bằng cách:

- Kiểm tra tập tin và thư mục: Đầu tiên kiểm tra tất cả các tập tin và thư mục trên

máy Nhấn đúp vào biểu tượng My Computer, sau đó vào ổ C, ổ cứng quan trọng

trong máy tính Bạn sẽ thấy được các thư mục và tập tin Nhấn vào một tập tin đểđọc thông tin

- Xóa tập tin và thư mục: Nếu tập tin không còn cần thiết nữa và đã lưu trong máy

từ lâu thì nên xóa đi Sau khi xóa, tập tin vẫn còn tồn tại trong Recycle Bin Cho nên muốn xóa hẳn tài liệu thì bạn phải nhấn chuột phải và chọn Empty Recycle Bin Nếu

chỉ do sơ ý bạn xóa tập tin đi thì bạn có thể phục hồi bằng cách mở Recycle Bin, và

chọn tập tin sau đó kích vào File/ Restore.

- Sắp xếp lại và di chuyển tập tin: việc này sẽ giúp truy cập dễ dàng.

- Đặt lại tên cho một số tập tin: việc này sẽ giúp cho truy tìm tài liệu dễ dàng hơn.

Hoàn thành bài tập 2.4ở cuối chương

- Sao lưu tập tin và thư mục: Một trong những việc làm thường xuyên, quan trọng

của việc dọn dẹp là sao lưu các công việc mà bạn làm trong ngày đề phòng trườnghợp bị mất điện lúc đó bạn sẽ bị mất những tài liệu quan trọng, hoặc trong trườnghợp bạn dùng chung một hệ thống LAN, có thể một người nào đó truy cập vào tậptin của bạn và xóa nó đi Các bước thực hiện:

+ Bạn có thể thiết lập hệ thống một cách tự động để sao lưu tài liệu Chọn

Save Options trong Microsoft Word, sau đó chọn Save AutoRecoveryInfo Every – Minutes Nếu chọn từ 5 đến 10 phút, tài liệu sẽ được tự động lưu vào

cứ sau 5 đến 10 phút, ngay cả khi Word hay Windows bị treo Nhưng sẽkhông có tác dụng gì khi ổ đĩa cứng bị hỏng Bạn có thể mất tất cả tài liệu trên

ổ đĩa cứng

+ Bạn có thể lắp thêm ổ đĩa cứng khác và sao lưu tài liệu vào ổ đĩa thứ hai.+ Bạn có thể sao tập tin vào một máy tính khác với sự trợ giúp của phần mềmUltrabac – có thể tải miễn phí từ trang web: http://ultrabac.com Nếu tập tincần bảo mật thì việc này có thể ảnh hưởng đến việc bảo mật

+ Các tập tin, thư mục có thể cóp vào băng từ để sao lưu

Hình 2.5: Hộp thoại “Save as”

Có nhiều cách khác nhau để sao lưu tập tin, như đã nêu trên, nhưng nếu bạn cócác tài liệu quan trọng thì tài liệu đó có thể bị mất khi bị mất điện hoặc máy bị treo,hay nếu bạn muốn gửi tài liệu đến cho người khác, thì tốt hơn cả là copy ra đĩamềm Có nhiều cách để thực hiện điều này, tuy nhiên có một cách đơn giản nhấtnhư sau:

1 Đưa đĩa mềm vào trong ổ đĩa mềm Với máy tính để bàn (PC) ổ đĩa mềm nằm

phía trước mặt CPU, với máy tính xách tay nó nằm ở cạnh bên của máy, ở một số

máy tính xách tay loại siêu mỏng ổ đĩa mềm có dạng một thiết bị ngoại vi được cắmvào máy tính qua cổng USB hoặc cổng máy in.

2 Copy từ đĩa mềm vào đĩa cứng: Bấm chuột vào menu Start trên màn hình chính (Desktop), chọn mục Open Office Document di chuyển thanh cuộn đến mục 3½

Floppy, điểm sáng tài liệu cần chọn, nhấp chuột phải và chọn mục menu Sent To,

tiếp theo chọn My Documents.

3 Copy từ đĩa cứng sang đĩa mềm: Bạn chỉ cần đảo ngược “đĩa mềm” và “đĩa cứng” trong bước 2.

Có một thư mục trong My Documents gọi là Scheduled Tasks Thư mục này

chứa những công việc mà bạn dự định cho Windows tiến hành một cách tự động Ví

dụ, bạn có thể lập lịch cho Windows thực hiện công việc dọn dẹp ổ đĩa cứng bằngcách xóa các File (tập tin) không cần thiết Công việc lập lịch được thực hiện bằng

cách nhấp chuột vào mục Add Scheduled Tasks và thực hiện các chỉ dẫn tiếp theo.

Ví dụ:

Trước đây, tôi làm việc cho một công ty bảo hiểm lớn ở Melbourn Tôi là mộtquản trị viên ở một chi nhánh, và một trong các công việc của tôi là điều hành một

hệ thống mạng cục bộ (mạng LAN) với khoảng 10 trạm làm việc (10 workstation =

10 PCs) Có một máy tính đặc biệt làm nhiệm vụ sao lưu, nó có nhiệm vụ sao lưutoàn bộ hệ thống Tất cả các tài liệu từ các máy tính khác được sao lưu vào mộtbăng từ có kích thước bằng một băng Video, sau khi sao lưu, tôi phải cho nó vàomột túi sách và mang về nhà để đề phòng trường hợp hệ thống bị hư hại do hỏahoạn, hoặc đĩa cứng bị hỏng Sử dụng băng từ để sao lưu mỗi ngày là một ý kiếnhay, nếu một ngày nào đó dữ liệu bị mất, ít nhất bạn đã có bản sao lưu đến ngàyhôm trước đó, và đương nhiên bạn vẫn có thể nghỉ cuối tuần vui vẻ

8 NHỮNG KHÓ KHĂN KHI TỔ CHỨC VÀ TRUY NHẬP THÔNG TINTRONG HỆ THỐNG ĐIỆN TOÁN

Nếu bạn có những khó khăn khi tổ chức và truy nhập thông tin, bạn có thể yêucầu giúp đỡ nếu không muốn lãng phí thời gian vàng ngọc khi cố gắng tự mình sắpxếp Nếu bạn phải hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian nhất định bạnthường có cảm giác mất bình tĩnh Bạn làm việc như thường lệ và đột nhiên máytính có những hành động xử lý bất thường, thậm chí không hoạt động vì những lý

do không rõ ràng Trong một hệ thống máy tính bạn nên thực hiện các biện phápsau:

- Sử dụng menu Help, cách truy nhập dễ nhất là bấm phím F1 Các trang hướng dẫn

hiện ra và bạn có thể dễ dàng đọc và thực hiện theo các hướng dẫn

- Phần lớn các chương trình đều có mục giải quyết vướng mắc (Troubleshooter)

hướng dẫn bạn tìm hiểu và có các tùy chọn để xử lý

Hoàn thành bài tập 2.5 ở cuối chương

- Nhiều tổ chức lớn, hoặc hệ thống của bạn, có đường dây trợ giúp nóng Nhưngthông thường bạn phải xếp hàng đợi và bạn lại không thể lãng phí thời gian củamình Do đó nếu có quay số trợ giúp nóng bạn cần ghi nhớ lưu ý các điểm sau:(a) (Version) Phiên bản phần mềm bạn đang gặp rắc rối.

(b) Phiên bản hệ điều hành Windows đang sử dụng

(c) Các thông tin chi tiết về máy tính (PC), CPU, RAM, dung lượng đĩa cứng còntrống v.v

(d) Nếu bạn đang gặp rắc rối với Internet hoặc E-mail sử dụng đường điện thoại,đang làm việc trước máy tính bạn có thể giải thích dễ dàng hơn các vấn đề đang gặpphải Tuy nhiên bạn chỉ có thể làm điều này ở nhà nếu có đường điện thoại thứ hai

- Bạn có thể xem trang các câu hỏi thường gặp (FAQ) của phần mềm đang sửdụng

- Nếu bạn vẫn không thể giải quyết được hãy cố gắng đi hỏi những đồng nghiệpkhác, có thể họ sẽ biết được cách giải quyết những vấn đề của bạn

* Tìm các tập tin thiếu.

Nếu bạn gặp trục trặc trong việc tìm tài liệu trong máy tính, hãy mở hộp thoại

“find”

Nếu bạn gặp khó khăn với hệ thống hồ sơ sổ sách, xem lại phần “Xác định file

bị thiếu” ở phần sau của chương

Việc bảo dưỡng ổ cứng gồm các thao tác sau: chắp liền – thao tác này sắp xếp tập tin trên ổ đĩa cứng, quét ổ đĩa – thao tác này sẽ tìm kiếm các lỗi file.

Chương 2

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN SỔ SÁCH

1 TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN CHO CÔNG TÁC PHÂN TÍCH VÀDỊCH THUẬT

Nếu như công việc của bạn như một nhân viên văn thư lưu trữ các sổ sách thìbạn phải tổ chức, xử lý và giữ gìn tài liệu sạch sẽ và thuận lợi cho việc tìm tài liệu.Cần phải thực hiện các công việc sau:

- Sử dụng các phương pháp sắp xếp hợp lý (được in trong sách hướng dẫn củacông ty )

- Chuẩn bị tài liệu cho việc lưu trữ

- Lập chỉ mục

- Đánh mã số

- Để tài liệu vào vị trí hợp lý

- Theo dõi các tài liệu bị đưa ra khỏi hệ thống

- Sắp xếp những tài liệu không còn sử dụng (sau khi được sự đồng ý của ngườiquản lý )

1.1 Các quy trình lưu trữ.

Như đã đề cập ở trên, một hệ thống thông tin hiệu quả bao gồm sự kết hợpnhiều nhân tố khác nhau như: dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh, bảo đảm an toàn Cácnhân tố có trong hệ thống phải phù hợp với loại hình công ty của bạn Có thể bạn làngười thiết kế hệ thống hoặc là chỉ người sử dụng

* Sách hướng dẫn quy trình lưu trữ.

Khi các tài liệu được tổ chức và thông qua thì cần phải đưa vào trong sáchhướng dẫn để mọi người cùng tham khảo Một sách hướng dẫn phải đề cập đến cácquy trình quản lý thông tin sau:

- Loại thư tín của công ty

- Các hệ thống phân loại và loại thông tin được lưu trữ trong mỗi khu vực quảnlý

- Các quy trình được sử dụng để tạo file

- Các quy trình được sử dụng để lưu trữ và lấy tài liệu

- Các quy trình ghi nhớ và xóa tài liệu

- Các quy trình để nhả (release) các tài liệu, trong đó có một danh sách các têncủa những tài liệu mật

1.2 Chuẩn bị tài liệu cho việc lưu trữ.

Trước khi lưu trữ tài liệu, phải chuẩn bị tài liệu bằng cách kiểm tra, lập chỉ dẫn

và mã hóa tài liệu

1.2.1 Kiểm tra tài liệu.

Đầu tiên, phải tìm dấu nhãn hiệu (dấu bản quyền) vì đây là dấu hiệu cho phéptài liệu được lưu trữ Đây có thể là tên họ viết tắt của một người hay là dấu cao su.Sau đó bạn chuẩn bị tài liệu bằng cách:

- Bỏ hết ghim, kẹp giấy

- Chữa các bản ghi bị hỏng bằng băng dính

- Để các tài liệu có liên quan đến nhau vào cùng một file

1.2.2 Lập chỉ dẫn tài liệu (lập từ khóa).

Quá trình lập chỉ dẫn tài liệu là quá trình quyết định trật tự tên và chữ cái của

tổ chức Những phần chính của tên, đầu đề hoặc từ khóa, số khóa ví dụ:

JB Morison và công ty TNHH Associates (Morison là từ khóa).

Tiếp theo, hãy nhìn vào phần tên hoặc tiêu đề để xác định đơn vị nào cần sắpxếp

1.2.3 Mã hóa tài liệu.

Mã hóa tài liệu là quá trình lựa chọn trật tự chỉ dẫn tên hoặc tiêu đề Ví dụ nhưkhi sắp xếp tiêu đề theo trật tự abc, bạn cần phải đánh dấu ở phía trên mỗi từ củatiêu đề các số 1,2,3,4 … như dưới đây:

J B Morrison and Associates Pty Ltd

Khi lưu trữ theo thứ tự số hoặc theo mặt hàng, gạch chân hoặc nêu bật từ khóahoặc số khóa Việc này sẽ giúp cho bạn tìm được tài liệu dễ dàng

* Mã hóa màu

Mã hóa màu là một trong những phương pháp hữu hiệu để lưu trữ Ví dụ, công

ty Kinh doanh văn phòng phẩm, chúng ta mã hóa các bản thư copy dựa theo cáccách phân loại khác nhau:

- Phân loại theo trật tự abc – màu trắng

- Phân loại theo số - màu hồng

- Phân loại theo chữ và số - màu xanh lá cây

- Phân loại theo địa lý – màu vàng cam

- Phân loại theo mặt hàng – màu vàng

- Phân loại theo trật tự thời gian – màu hồng

Các bản copy được đánh máy hoặc do nhân viên lưu trữ tạo ra và được xếpvào những ngăn có liên quan Nhân viên lưu trữ không phải mất quá nhiều thời gian

để sắp xếp tài liệu

Một cách mã hóa khác dựa vào các loại tài liệu khác nhau:

- Tài liệu mật – màu đỏ

- Khách hàng – màu xanh da trời.

- Nhà quản lý – màu vàng

- Nhân viên – màu vàng cam

Điều này giúp cho chúng ta dễ nhận biết tài liệu khi chúng được lấy ra khỏi hệthống Việc mã hóa màu tài liệu mới theo các lĩnh vực sẽ giúp cho việc tra cứu dễdàng hơn

 Sắp xếp theo bảng chữ cái (Alphabetical classification).

Ví dụ: Sắp xếp theo bảng chữ cái được sử dụng nhiều trên báo chí, danh bạđiện thoại Trong danh bạ điện thoại tên người và tên các tổ chức được sắp xếp theobảng chữ cái từ A-Z

Những hướng dẫn quan trọng (Primary guides)

Trong mỗi cách phân loại phải chia các file vào các ngăn khác nhau

Ví dụ: Trong một hộp thẻ chỉ dẫn, người ta sử dụng một loại thẻ đặc biệt có các

nhãn chỉ định, trên đó ghi các chữ cái (A,B …) được đặt ở trước mỗi khu vực Việcnày sẽ phân chia các khu vực rõ ràng giúp cho tìm file nhanh hơn (Tham khảohình 2.6)

Hình 2.6: Sắp xếp theo bảng chữ cái.

Thẻ chỉ dẫn

Hình 2.6: Sắp xếp theo bảng chữ cái (tiếp)

- Các quy định về phân loại theo bảng chữ cái

Đây là sáu quy tắc cơ bản:

* Quy tắc 1: Trật tự abc Tên và các tiêu đề được sắp xếp theo các đơn vị.

Dayton Distributors Dayton Distributors

Harper Furnishings Harper Furnishings

Reynolds Dress Collection Reynolds Dress Collection

Chú ý: Khi các tên ở đơn vị thứ nhất giống nhau, thì đơn vị thứ hai và thứ ba sẽquyết định trật tự sắp xếp

* Quy tắc 2: Con số không thường đứng trước Ví dụ như: một chữ cái đơn

lẻ thường đứng trước một tên đầy đủ hoặc một từ

Hoàn thành bài tập 2.6 ở cuối chương

Tên Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3

(Sắp xếp tất cả các chữ cái có sở hữu cách, ví dụ: Jim’s, nhưng trừ dấu móc lửng)

* Quy tắc 3: Các chữ cái đơn lẻ Các chữ cái đơn lẻ không phải là viết tắt

được coi như là các đơn vị độc lập, ngay cả khi các chữ cái có liên quan đến nhau

* Quy tắc 4: Họ được đặt đầu tiên Tên của người được chỉ dẫn bằng họ và

được đặt lên đầu tiên Còn các thành phần khác của tên được sắp xếp theo trật tự tựnhiên

* Quy tắc 5: Từ đầu tiên cho tên của công ty Coi mỗi từ trong tên doanh

nghiệp như là đơn vị và sắp xếp tên theo trật tự được viết ra

Tên công ty Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3

Freeman Dresses Freeman Dresses

Freeman Travel Agency Freeman Travel Agency

Joseph Freeman Wholesale Joseph Freeman Wholesale

Sara Freeman Flowers Sara Freeman Flowers

* Quy tắc 6: Các con số Nếu tên công ty có chứa con số, sắp xếp số đó như

là một từ và coi đó như là một đơn vị

Đối với một số tên đặc biệt có các quy định đặc biệt sau đây:

* Tiền tố: Các tiền tố như ‘De’, ‘Van’, ‘Mac’ và ‘Mc’ được coi như là một

phần của tên và được sắp xếp như trật tự được viết ra

Tên Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3

James De La Porte De La Porte James

Mc và Mac ‘Mc’ được coi như là ‘Mac’ Các tên như ‘Mace’ và ‘Mackay’ được

sắp xếp như là các tên bắt đầu bằng chữ ‘Mc’ và‘Mac’

Tên có gạch nối ở giữa Những tên có gạch nối ở giữa được coi như là một đơn

vị, bỏ qua dấu gạch nối

 Sắp xếp theo số thứ tự (Numeric classification).

Trong hệ thống phân loại theo số thứ tự, mỗi file được sắp xếp theo các số thứ

tự Phân loại theo số và chữ cái là những cách phổ biến nhất trong lưu trữ tài liệu.Phân loại khách hàng trong các tổ chức lớn được sắp xếp theo chữ số và chữ cáihoặc sắp xếp theo tên và địa chỉ của khách hàng

- Văn phòng thuế Australia – mã hồ sơ thuế, chuỗi số, tên và địa chỉ khách hàng

- Thông báo giá – phân loại theo số truy cập và tên khách hàng

- Hợp đồng bảo hiểm – phân loại theo số hợp đồng và tên khách hàng

- Hóa đơn và báo cáo – phân loại theo số, tên và địa chỉ khách hàng

- Thư viện – sử dụng cách phân loại thập phân Dewey để chỉ dẫn sách và các tàiliệu khác

Hình 2.7: Sắp xếp theo số thứ tự

 Sắp xếp theo số và chữ cái(Alpha – numeric classification).

Hệ thống phân loại theo số và chữ cái sử dụng kết hợp cả số và chữ cái (hình2.8) Ví dụ, trong một ổ cứng có chứa một loại đinh ốc (nut) và bulông (bolt) đượclưu vào trong kho và được đánh ký hiệu NB, và mỗi cỡ khác nhau sẽ được đánh số(NB100, NB101, NB102 …)

Hình 2.8: Sắp xếp

theo số và chữ cái

 Sắp xếp theo địa lý (geographic classification).

Phương pháp này phân loại các bản ghi theo vị trí địa lý Các tài liệu được sắpxếp theo thành phố, thị trấn, làng…Ví dụ: hầu hết các công ty lớn thường sắp xếphoạt động buôn bán của công ty mình theo các khu vực trong một quốc gia Chẳnghạn như công ty kinh doanh văn phòng phẩm chia hoạt động ra làm bốn vùng:Queensland và khu vực phía bắc, Victoria và Tasmania, New South Wales và khuvực thủ đô Australia, khu vực phía tây và phía nam Australia

Các tài liệu như báo cáo kinh doanh được sắp xếp, lưu trữ theo vùng lãnh thổ

và các vùng này được sắp xếp theo chữ cái abc (hình 2.9) và sau đó tên khách hàngtrong các khu vực đó lại được phân loại theo trật tự chữ cái

Hình 2.9: Sắp xếp theo địa lý

 Sắp xếp theo chủ đề (subject classification ).

Một ví dụ đơn giản về cách phân loại này là khi bạn chia hệ thống lưu trữ củabạn thành các lĩnh vực có đầu đề như ‘thuế’, ‘Điện ’, ‘Ga’,’Ngày nghỉ’ và ‘Cáckhoản đầu tư’ Một công ty may có thể phân loại các lá thư tới khách hàng theo loạihàng hóa như ‘Áo lụa nữ (màu vàng)’, ‘Váy dài cotton (vải in hoa)’và ‘Xà cạp, len(màu đen)’ Sau đó trong mỗi chủ đề chúng ta sắp xếp tên khách hàng, địa chỉ theotrật tự abc Điều này sẽ giúp cho việc xác đinh được sở thích của khách hàng đốivới từng mặt hàng và giúp cho việc lưu giữ các bản ghi về sản xuất và lưu kho

Ví dụ: hàng hóa công ty kinh doanh văn phòng phẩm được phân loại theo cácchủ đề như ‘phần mềm máy vi tính’, ‘thiết bị văn phòng’ Trong hình 2.10, sử dụngcác mặt hàng ‘thiết bị máy bơm’, ‘thiết bị xây dựng’, và ‘thiết bị điện’ để phân loại.

Hình 2.10: Sắp xếp theo chủ đề.

 Sắp xếp theo thời gian (chronological classification).

Các tài liệu được phân loại theo thời gian được sắp xếp theo trật tự ngàytháng Những ứng dụng hiệu quả nhất cho hệ thống này là sổ nhật ký Đôi khi đượcgọi là ‘hồ sơ thẻ’ Các tài liệu được sử dụng về sau này – một ngày, một tuần, mộttháng hay thậm chí một năm sau - được lưu trữ theo ngày liên quan và được lấy ravào ngày đó Hệ thống này được sử dụng như một công cụ gợi nhớ và rất có ích choviệc phát huy tính hiệu quả cá nhân Nó có thể được sử dụng với một hệ thống nhật

ký máy tính, nhưng thật ra các tài liệu được lưu trữ trong ô đựng tài liệu hàng ngày

dễ dàng cho việc lấy tài liệu Hàng tháng mỗi ngăn kéo tủ được gắn nhãn chỉ dẫn

Có 31 nhãn được gắn lên và đánh số ngày từ 1-31 Sau các phiếu này có các tài liệucủa ngày đó nhưng ở ba hay bốn năm tiếp theo Các tài liệu được lưu cho đến khiđược xử lý xong Hàng ngày khi đến công ty bạn lấy tài liệu của ngày đó ra và xử

lý, đặt ô treo tài liệu (suspension file) có đề tên ngày trong tháng vào đằng sau ôđựng của tháng sau Các ngày trong tháng được đẩy lên (Minh họa hình 2.11)

1.2.5 Các thiết bị lưu trữ

Khi bạn sắp xếp, phân loại tài liệu thì cần phải dán nhãn, và lưu trong cácdụng cụ gập giấy, đặt trong tủ ở một vị trí thuận lợi dễ lấy Có thể bạn sử dụng cácthiết bị có sẵn và không phải lựa chọn phương pháp quản lý bản ghi Nhưng có thể

nâng cấp các thiết bị cũ bằng các loại gập giấy, các kỹ thuật dán nhãn hiện đại sau(hình minh họa 2.11):

Hình 2.11: Sắp xếp theo trật tự thời gian

- Thiết bị đựng tài liệu dọc: Đây là tủ đựng tài liệu có ba hoặc bốn ngăn kéo Các

ô treo tài liệu được đặt kế tiếp nhau

- Thiết bị đựng tài liệu một chiều: Hiện nay người ta thường sử dụng nhiều loại

tủ đựng tài liệu một chiều để tiết kiệm diện tích và sử dụng mã hóa màu để dễ lấytài liệu Các ô treo tài liệu được đặt cạnh nhau

- Thiết bị chỉ dẫn: Các phiếu làm mục lục có tên, địa chỉ,và số điện thoại của

khách hàng được để trên một ngăn xoay hay ngăn phẳng đặt trên bàn làm việc để dễlấy khi cần tra điện thoại hay được đặt trên bàn tiếp tân

- Thiết bị đựng tài liệu nâng (lever-arch): thiết bị này được sử dụng nhiều trong

các văn phòng từ trước đến nay Đây là cách tiết kiệm nhất để lưu trữ tài liệu Thiết

bị này thường được đặt gần bàn làm việc để dễ lấy khi cần

- Thiết bị lưu đĩa: Vì đĩa máy tính đều là những đĩa từ rất dễ bị nhiệt, ánh sáng làm

hỏng cho nên phải bảo quản đĩa bằng cách cho đĩa vào các thiết bị lưu Các thiết bịnày rất đa dạng từ những chiếc hộp nhỏ đến các ngăn kéo

Bạn vừa thiết lập các phương pháp và quy trình cho hệ thống lưu trữ Bây giờbạn phải kiểm soát hệ thống bằng cách cập nhật, sửa đổi các bản ghi để nhập thêmnhững chi tiết mới về khách hàng, rút và nhập lại tài liệu, xác định lại những tài liệu

bị mất và bổ sung chỉ dẫn cho tài liệu

1.2.6 Lưu trữ trực tiếp và gián tiếp.

Khi chúng ta truy cập tài liệu trực tiếp từ trong kho lưu trữ mà không cần phảiqua một nguồn khác thì đấy chính là phương pháp lưu trữ trực tiếp Ví dụ khi một láthư được lưu và được lấy ra chỉ cần sử dụng tên khách hàng và tên công ty tức làchúng ta đã sử dụng phương pháp lưu trữ trực tiếp Nếu như đường dẫn được tạo rathông qua số trong mục lục và sau đó mới đến tên thì ta gọi đó là phương pháp lưutrữ gián tiếp Người ta thường sử dụng phương pháp tham khảo chéo như là mộthình thức lưu trữ gián tiếp

1.2.7 Tham khảo chéo(chỉ dẫn chéo).

Đôi khi một bản ghi được lưu ở nhiều nơi khác nhau, và điều này có thể gâykhó khăn cho việc lấy thông tin Ví dụ như hàng hóa văn phòng phẩm được nhiềucông ty ở nhiều nơi khác nhau đặt hàng Một hệ thống lưu trữ tập trung hoạt động từtrụ sở công ty do tính lợi thế kinh tế nhờ quy mô Điều này có nghĩa là do lượng đặthàng lớn nên khách hàng được hưởng một khoản chiết khấu lớn Nhưng chỉ dùngmột hóa đơn gửi cho tất cả các hàng hóa, vì vậy cần phải có biện pháp nào đó gắnkết hàng hóa được gửi đi tới nhiều nơi khác nhau với một mã hóa đơn Phươngpháp thường sử dụng là gắn một bản tham khảo chéo với các tên trụ sở chính củacông ty, trên đó biểu thị tên của các chi nhánh và số hóa đơn

Ví dụ: Hình 2.12 là một ví dụ bản chỉ dẫn tham khảo một công ty vận tải với mộtcông ty vận tải khác và một công ty kinh doanh phương tiện vận tải: Bạn có thểtham khảo chéo các công ty này vì văn phòng phẩm được cung cấp cho cả ba công

ty nhưng chỉ một hóa đơn được gửi tới trụ sở của các công ty đó là Công ty vận tảiSouthern Cross

Hình 2.12: Bản tham khảo chéo

2.1.3 Di chuyển tài liệu

Để đảm bảo các tài liệu được lấy ra và để lại đúng vị trí, cần phải thực hiệncác thao tác sau:

2.CẬP NHẬT VÀ SỬA ĐỔI BẢN GHI

2.1 Xác định, định vị và lấy tài liệu

Hệ thống lưu trữ của bạn được thiết lập hoàn hảo nhờ các quy trình, các mãhóa, nhãn hiệu Nhưng để đảm bảo rằng khi các tài liệu được lấy ra và được đưa trởlại hệ thống thì bạn cần phải thực hiện các công việc sau:

- Không để quá nhiều tài liệu trong tủ vì điều này khiến việc tìm kiếm trở nên khókhăn Phải luôn luôn để khoảng trống trong ngăn tủ lưu tài liệu Một khi các ngănchứa đã đầy thì phải có thêm một ngăn khác

2.1.2 Cách đặt tài liệu trong ngăn

- Đặt thư tín trong ngăn sao cho phần đầu của thư được đặt ở phần đầu ngăn

- Đặt những thư mới nhất ở trên đầu ngăn (theo trật tự thời gian – Ngày gần nhất,theo trật tự số - số lớn nhất)

- Trước khi đặt tài liệu vào ngăn, phải gập giấy làm đôi từ trên xuống dưới dùngngón cái và ngón trỏ gập mép giấy từ giữa trang giấy xuống cuối trang bên trái Sau

đó xuyên hai lỗ ở bên trái tờ giấy và xếp các tờ giấy vào với nhau

Bản tham khảo chéo

Tên: Công ty vận tải Southern CrossXem: Công ty vận tải Banbury CrossXem: Công ty kinh doanh Scorcher IgnitionTham khảo: hóa đơn số 276683

Ngày: 03/01/200x

Hoàn thành bài tập 2.12 ở cuối chương

- Khi cái gập giấy bị rách thì làm nhãn mới và thay thế bằng một chiếc khác

2.1.3 Di chuyển các tài liệu.

Các tài liệu trong hệ thống có thể được lưu trong nhiều chỗ khác nhau chẳnghạn như một hộp chỉ dẫn tài liệu hay trong một hệ thống máy tính Tuy nhiên dễdẫn đến việc bị mất tài liệu Để tránh bị mất tài liệu cần phải:

- Sổ ghi chép tài liệu bị di chuyển: Sử dụng một cái vòng có thể mở ra khép lại đểgiữ những tờ giấy có đục lỗ Trên đó có ghi các chi tiết của tài liệu được lấy ra khỏi

hệ thống gồm ngày lấy và trả lại tài liệu

- Đánh dấu tài liệu bị di chuyển: Ngoài sử dụng sổ ghi chép tài liệu bị di chuyển thìcần phải sử dụng tờ giấy ghi tên người lấy tài liệu đặt ở vị trí tài liệu được lấy ra đểcho mọi người khi tìm tài liệu có thể biết được người nào đã lấy tài liệu đó

2.2 Những khó khăn khi tổ chức và truy cập thông tin trong hệ

- Kiểm tra đáy của ngăn kéo tủ, có thể tài liệu bị rơi xuống dưới các tài liệu khác

- Kiểm tra các ngăn tủ khác, có thể tài liệu bị đặt nhầm vào đó

- Kiểm tra bàn làm việc của bạn và của sếp, có thể tài liệu bị lẫn vào với các tài liệukhác

Nếu bạn vẫn không tìm ra được tài liệu, bạn phải xem kỹ lại sổ ghi chép tàiliệu bị di chuyển để xem ai đã mượn tài liệu trước đó Có thể họ mượn lại tài liệu

mà không được phép