- Các bản ghi ít được sử dụng là các bản ghi chỉ thỉnh thoảng mới được sử dụng, và có thể được đặt ở một vị trí khó tìm hơn.
CÂU HỎI ÔN TẬP
VĂN PHÒNG Đơn đặt hàng: CH 100682 PHẦN CỨNG Số hóa đơn: 2
Đơn đặt hàng: CH 100682 - PHẦN CỨNG Số hóa đơn: 27683
MÁY TÍNH
Số hóa đơn: 21367
Cô S Moutros ngày 30/5/200x Ông C Albury ngày 25/10/200x Công ty sản xuất dụng cụ thể thao Eclipse 83 đường Hamilton
29 phố South EATON WA 6359
SYDNEY NSW 2000
Kính gửi cô Moutros, Kính gửi ông Albury,
Đơn đặt hàng: CS 1003965 - PHẦN MỀM MÁY TÍNH Đơn đặt hàng: SS 10016 - VẬT DỤNG VĂN PHÒNG
Số hóa đơn: 22912 Số hóa đơn: 29341
Ông A Panopoulos ngày 30/7/200x Ông G Seabrook ngày 2/12/200x
Quán cà phê Quốc Tế Công ty sản xuất sản phẩm đánh
21 phố Thornton
lửa Scorcher 399 phố Victoria
BRUNSWICK VIC 3056 MITCHAM VIC 3132
Kính gửi ông Panopoulos, Kính gửi ông Seabrook,
Đơn đặt hàng: OF 1006712 - VẬT DỤNG Đơn đặt hàng: CH100987 - PHẦN CỨNG VĂN PHÒNG MÁY TÍNH
Số hóa đơn: 24561 Số hóa đơn: 26578
Cô J Sumner ngày 06/10/200x Bà K Barker ngày 04/02/200x
Công ty vận tải Q Link Công ty kinh doanh tạp phẩm
Australia Futaba
70 đường Vancouver 11 phố Station
ACACIA RIDGE QLD 4025 DIAMOND CREEK VIC 3089
Kính gửi cô Sumner, Kính gửi Bà Barker,
Đơn đặt hàng: FS 1001243 - HỆ THỐNG LƯU TRỮ Đơn đặt hàng: CS 1003671- PHẦN MỀM MÁY TÍNH
Số hóa đơn: 25639 Số hóa đơn: 26134
Bà J Saunders ngày 15/8/200x Bà S Dorian ngày 10/8/200x Công ty điện tử tự động A Pro Công ty tổ chức hôn lễ
Karingal Lodge
20 đường Blunder 29 đường Railway
ROCKLEA QLD 4071 BLACKBURN VIC 3130 Kính gửi bà Saunders, Kính gửi bà Dorian,
Bài tập 2.7: Sắp xếp theo số thứ tự.
Phân loại và sắp xếp các lá thư trên bảng 2.6 theo thứ tự số hóa đơn.
Bài 2.8: Sắp xếp theo kiểu Alpha – numeric (vừa có chữ vừa có số).
Trong bảng 2.6 đơn đặt hàng được trình bày kiểu vừa có chữ vừa có số (ví dụ: FS 1001243 - HỆ THỐNG LƯU TRỮ). Hãy phân loại và sắp xếp đơn đặt hàng theo trật tự đúng.
Bài 2.9: Sắp xếp theo địa lý.
Hãy phân loại và sắp xếp các bang hoặc vùng ngoại ô (hay thành phố, thị xã) … của các lá thư trong bảng 2.6 theo kiểu phân loại theo khu vực địa lý của các bang (theo trật tự abc) và các khu vực trong một bang (theo trật tự abc).
Bài 2.10 Sắp xếp theo tên tổ chức.
Hãy phân loại và sắp xếp các tên tổ chức trong bảng 2.6 theo trật tự abc.
Bài 2.11 Sắp xếp theo thứ tự thời gian.
Hãy phân loại và sắp xếp các lá thư theo thứ tự thời gian.
Bài 2.12: Kiểm tra (tham khảo)chéo.
Trong bảng 2.6, hãy tham khảo chéo ba công ty bằng số hóa đơn và giải thích tại sao lại phải tham khảo chéo. (Cần phải đưa ra lý do liên quan đến các loại hình kinh doanh).
Ôn lại câu hỏi 20 đến hết câu 24 trước khi làm các bài tập sau:
Bài 2.13: Cập nhật các tập tin.
Lấy tên và địa chỉ của ba công ty trong cuốn danh bạ điện thoại – phần những trang vàng và hãy xếp các công ty đó vào danh sách các công ty mà bạn đã phân loại và sắp xếp trong bài 2.6.
Làm việc theo nhóm và độc lập có sự giám sát của giáo viên (người hướng dẫn).
Bài 2.14:
Sử dụng các tài liệu từ (1) đến (13) trong sách bài tập, phô tô ra các trang giấy A4 có mã màu. Tiến hành theo các bước sau:
Một lá thư phô – tô được xếp theo trật tự abc trên giấy màu trắng. ví dụ: mẫu (1).
Một hóa đơn được xếp theo số thứ tự trên giấy màu hồng. ví dụ: mẫu (2). Một đơn đặt hàng được xếp theo trật tự chữ và số trên giấy màu xanh lá cây. Ví dụ: mẫu (3).
Bốn báo cáo bán hàng được xếp theo vị trí địa lý trên giấy màu vàng cam. Ví dụ: mẫu (4-7).
Năm lá thư được xếp theo tên mặt hàng trên giấy màu vàng. Ví dụ: mẫu (8- 12).
Một bản ghi các yêu cầu của khách hàng theo thứ tự thời gian trên giấy màu xanh lam. Ví dụ: mẫu (13).
1. Đánh máy hay viết tên và địa chỉ công ty vào phần ghi địa chỉ trên các tài liệu (dùng cùng một công ty cho mỗi tài liệu).
2. Trên mẫu hóa đơn, ngoài tên và địa chỉ công ty, phải ghi số hóa đơn. 3. Trên mẫu đặt hàng, ngoài tên và địa chỉ công ty, ghi số đơn đặt hàng. 4. Gập và xuyên lỗ vào bên trái của tài liệu và lưu vào cặp manila. 5. Ghi tên công ty vào phía trước và phía dưới góc phải các thư mục.
6. Sử dụng bản tham khảo chéo ở bản 2.14 (14), tham khảo hóa đơn của bạn với đơn đặt hàng.
7. Nộp cho giáo viên đánh giá thư mục khách hàng mới mà bạn tạo ra. 8. Nhập tên file mới vào sổ đăng ký kinh doanh theo trật tự abc. 9. Đặt tài liệu vào đúng khay phân loại để chuẩn bị cho việc lưu trữ.
10. Đặt cặp đựng tài liệu (cặp manila và Arnos) vào vị trí quy định dành cho tài liệu chuẩn bị tái chế.
11. Lấy một tài liệu ra khỏi ngăn đựng tài liệu không còn sử dụng và lưu theo hướng dẫn của giáo viên.
12. Lấy tài liệu không còn sử dụng và hủy theo hướng dẫn của giáo viên. 13. Nhập dữ liệu về các bản ghi bị hủy vào mẫu 2.14 (15).