- Các bản ghi ít được sử dụng là các bản ghi chỉ thỉnh thoảng mới được sử dụng, và có thể được đặt ở một vị trí khó tìm hơn.
BÁO CÁO BÁN HÀNG Khu vực
PHIẾU XUẤT KHO
Hàng hóa
(Sắp xếp theo trật tự chữ cái)
Số lượng Lưu kho
Xuất kho Giá trị
Giấy A4 50 ram
Cặp tài liệu manila (màu xanh da trời)
6 hộp
Cặp tài liệu manila (màu xanh lá
cây) 6 hộp
Cặp tài liệu manila (màu đỏ) 6 hộp Cặp tài liệu manila (màu vàng) 6 hộp
Giao tới: Phòng: Số hóa đơn: Số tài
khoản: Sổ lượng:
Ngày: Chữ ký:
Mẫu 2.14 (13)
Chỉ dẫn tham khảo 1
Tên tổ chức:
………... Tên tài liệu:
……… Xem: Tài liệu chỉ dẫn : ……… Chỉ dẫn tham khảo 2 Tên tổ chức: ………... Tên tài liệu:
……… Xem: Tài liệu chỉ dẫn : ……… Mẫu 2.14 (14) Chỉ dẫn tham khảo
Stt Tên tài liệu Mô tả tài liệu Người quyết định Hình thức hủy Ngày Mẫu 2.14 (13)
Sổ lưu các tài liệu bị hủy
Bài 2.15:
Bạn phải lưu trữ và lấy tài liệu giống như trong công ty thực sự, sử dụng thiết bị thật. Các tài liệu được đặt trong tủ chuyên dụng.
Lập thành nhóm từ hai đến ba người. Xử lý, lưu trữ và lấy tài liệu theo các cách sau:
1. Lấy những loại tài liệu sau ra khỏi khay sau đó sắp xếp, và lưu trữ theo yêu cầu sau:
a) Đối với phân loại theo trật tự abc (mã hóa màu trắng): Lấy 06 bản thư copy từ file có dán mác “Sắp xếp theo bảng chữ cái”. Sắp xếp và chỉ dẫn tên công ty theo trật tự bảng chữ cái vào lưu cùng với các lưu trữ khác có trong file.
b) Đối với phân loại theo số thứ tự (mã hóa màu hồng): Lấy 06 hóa đơn từ file có dán mác “Sắp xếp theo số thứ tự”. Sắp xếp theo số thứ tự (số nhỏ nhất ở dưới cùng còn số lớn nhất ở trên cùng), sau đó lưu vào cùng với các hóa đơn khác trong file.
c) Đối với phân loại theo chữ cái và số (mã hóa màu xanh lá cây): Lấy 06 đơn đặt hàng từ file có dán mác “Sắp xếp theo chữ cái và số”. Sắp xếp theo chữ cái và số (sắp xếp theo chữ cái trước rồi đến số), sau đó lưu vào cùng với các đơn đặt hàng khác trong file.
d) Đối với phân loại theo địa lý (mã hóa màu vàng cam): Lấy 06 đơn đặt hàng từ file có dán mác “Sắp xếp theo vị trí địa lý”. Sắp xếp theo khu vực kinh doanh và sau đó sắp xếp theo bảng chữ cái các khu vực trong vùng. Sau đó lưu vào cùng với các báo cáo bán hàng khác trong file.
e) Đối với phân loại theo chủ đề (mã hóa màu vàng): Mỗi chủ đề có một khay riêng. Lấy 01 lá thư từ mỗi file có dán mác “Sắp xếp theo chủ đề”. Sắp xếp tài liệu theo chủ đề và sau đó sắp xếp theo bảng chữ cái tên các công ty. Sau đó lưu vào cùng với các lá thư khác trong file.
f) Đối với phân loại theo thời gian (mã hóa màu xanh da trời): Lấy 01 phiếu xuất kho nội bộ từ file có dán mác “Sắp xếp theo thời gian”. Sắp xếp theo ngày dự kiến lấy tài liệu.
2. Chỉ dẫn và sắp xếp các tài liệu lấy ra, dán nhãn mác theo các cách phân loại. 3. Nhập tài liệu vào đúng mục phân loại ở cột bên trái của sổ ghi chép các tài liệu bị di chuyển (bản 2.15).
4. Lưu các tài liệu đã được sắp xếp vào đúng hệ thống và đúng vị trí. Ghi vị trí đặt tài liệu vào cột thứ hai trong bản 2.15.
5.Ghi ngày nhập tài liệu vào cột thứ ba của bảng 2.15.
6.Sau khi đã điền hết thông tin vào sổ, cất sổ vào trong khay theo đúng trật tự abc. 7. Một tuần sau, lấy tất cả các tài liệu mà bạn đã ghi tên vào trong sổ ghi chép các tài liệu bị di chuyển. Khi lấy tài liệu ra bạn phải đánh dấu vào cột “lấy tài liệu ”, và ghi ngày lấy vào cột “ngày lấy ”. Sau khi lấy hết tài liệu cần thiết hãy đưa cho giáo viên đánh giá.
Tên tài liệu Vị trí lưu tài liệu
Ngày lưu Lấy
tài liệu
Ngày
lấy Tên viết tắtcủa người giám sát Sắp xếp theo bảng chữ cái (màu trắng) Sắp xếp theo số thứ tự (màu hồng) Sắp xếp theo chữ cái và số (màu xanh lá cây) Sắp xếp theo địa lý (màu cam) Sắp xếp theo chủ đề (màu vàng) Sắp xếp theo thời gian (màu xanh da trời)
Mẫu 2.15
Sổ lưu các tài liệu bị di chuyển