- Các bản ghi ít được sử dụng là các bản ghi chỉ thỉnh thoảng mới được sử dụng, và có thể được đặt ở một vị trí khó tìm hơn.
4. XEM LẠI NHU CẦU THÔNG TIN.
* Thông tin và ý kiến phản hồi.
Ý kiến phản hồi là những ý kiến nhận xét (khen ngợi, chê trách) từ người quản lý, đồng nghiệp về công việc bạn làm (quản lý hệ thống thông tin). Phản hồi rất có ích cho bạn trong việc quản lý thông tin. Khi hệ thống thông tin hoạt động, thông tin được phản ánh đến đúng người hoặc phản ánh vào một máy tính để cho hệ thống đó đánh giá xem nó có đáp ứng được nhu cầu của tổ chức hay không.
Thông tin trong hệ thống thông tin rất quan trọng cho việc ra quyết định quản lý. Một mạng lưới giao tiếp hoạt động tốt khi thông tin được truyền cả từ trên xuống và ở dưới lên. Hệ thống quản lý thông tin của bạn phải hiệu quả sao cho có thể truyền tải những thông tin liên quan đến những người có trách nhiệm xử lý kịp thời.
Ví dụ như: người quản lý của bạn lưu trữ rất nhiều thông tin trên máy tính của mình. Nhưng vẫn phải lưu nhiều tài liệu sổ sách liên quan đến các thông tin trong máy tính trong các ngăn tủ và có thể cần phải lấy ra khi khách hàng gọi điện yêu cầu, hay nếu như xếp của bạn yêu cầu phải có các báo cáo tài chính cho một cuộc họp khẩn cấp trong phòng giám đốc.
Bạn sẽ nhận được những thông tin phản hồi từ những người quản lý, đồng nghiệp về tính hiệu quả, đầy đủ của hệ thống quản lý thông tin. Nhưng bạn cũng cần phải có ý kiến về hệ thống thông tin, chẳng hạn như khi công ty phát triển một sản phẩm mới hoặc một dự án hệ thống thông tin hiện thời không thể cập nhật thêm được thông tin thì lúc này bạn phải báo cho mọi người biết. Cần phải tổ chức các file và thiết bị mới, phải cập nhật hệ thống chỉ dẫn trong sách hướng dẫn của công ty.
Do đó việc tổ chức, bảo quản hệ thống quản lý thông tin là một quá trình thường xuyên, liên tục cập nhật, sửa chữa các bản ghi và xác định các nhu cầu thông tin trong tương lai.
Tình huống thực tế 2.1: Xem xét các nhu cầu về thông tin và lấy ý kiến phản hồi
Bạn là một nhân viên mới của công ty kinh doanh văn phòng phẩm. Người quản lý của bạn phàn nàn rằng cô ấy không thể lấy thông tin cần thiết một cách nhanh chóng khi khách hàng gọi điện thoại yêu cầu cung cấp những thông tin mới nhất về sản phẩm hay thông tin về bán hàng hay sản xuất, hay khi cô ấy phải trình bày với giám đốc. Bạn thấy rằng các ngăn kéo đựng hồ sơ để mở ra và đầy ngập các tài liệu. Có quá nhiều tài liệu trong mỗi ngăn kéo. Cô ấy giao nhiệm vụ cho bạn phải tổ chức lại hệ thống thông tin. Hãy lập một báo cáo cho người quản lý trình bày cách mà bạn sẽ tổ chức lại hệ thống lưu trữ và các bước bạn sẽ thực hiện. Lập báo cáo sử dụng các dữ liệu sau:
1. Liệt kê các thiết bị và vật dụng mà bạn cần.
2. Yêu cầu người quản lý và các nhân viên, đồng nghiệp nói rõ những thứ họ cần.
3. Phác thảo các quy trình sẽ thực hiên để cải thiện hệ thống lưu trữ thông tin.
4. Đưa ra các biện pháp bạn sẽ sử dụng để bảo vệ những thông tin cá nhân và thông tin mật trên máy tính và trong sổ sách.
TỔNG KẾT
- Tất cả các doanh nghiệp đều phải lưu trữ thông tin hàng ngày nhằm phục vụ cho việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Các dữ liệu được phân loại, sắp xếp và lưu trữ sao cho có thể dễ dàng tìm thấy khi cần. Đây được gọi là quản lý bản ghi.
- Một hệ thống quản lý thông tin có ba chức năng sau: thứ nhất là tạo mới, bảo vệ va lưu trữ những thông tin cần thiết đối với các nhân viên trong tổ chức. Thứ hai là cung cấp những thông tin cần thiết cho phân tích, cập nhật và chuẩn bị cho các báo cáo. Thứ ba là giúp cho việc kiểm toán nội bộ để đánh giá chính bản thân hệ thống quản lý bản ghi.
- Trong một hệ thống lưu trữ tập trung, tất cả các bản ghi được lưu trữ ở một nơi, do một người hay một nhóm người kiểm soát cùng sử dụng một hệ thống quy trình. - Trong một hệ thống lưu trữ phân tán, mỗi phòng ban, mỗi khu vực kiểm soát và bảo quản một hệ thống, một quy trình lưu trữ riêng.
- Một hệ thống quản lý bản ghi hiệu quả phải kết hợp bốn nguyên tắc sau: hệ thống quản lý phải đơn giản và dễ sử dụng, dễ truy cập, tốc độ xử lý cao, an toàn và tính bảo mật cao.
- Trong phần mềm Microsoft Office và các hệ thống khác, các thư mục và tập tin được tổ chức trực tiếp trên Desktop, trên My Documents hay trên My Computer. Các thư mục là nơi lưu trữ tài liệu của bạn.
+ Bạn sẽ cần phải lưu tài liệu tạo ra theo cách mà bạn cất nó vào tủ đựng tài liệu sao cho dễ lấy khi cần.
+ Cần phải thường xuyên kiểm tra và tổ chức lại các tập tin, thư mục và phải xóa những thông tin không cần thiết. Đồng thời phải sao lưu các tập tin và thư mục trên đĩa mềm, CD hay băng.
+ Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một tập tin hay một thư mục,bạn có thể sử dụng các trợ giúp như: menu Help hay Troubleshooters.
- Quản lý bản ghi phải bao quát hết chu kỳ của một bản ghi. Chu kỳ này bao gồm: tạo bản ghi, sử dụng, hệ thống và quy trình lưu trữ, các thiết bị và vật dụng lưu trữ, lưu, kiểm soát, lấy và xóa tài liệu .
- Những quy trình lưu trữ hiệu quả nhất cho công ty phải được lưu vào sách hướng dẫn để mọi người trong công ty cùng tham khảo.
- Chuẩn bị tài liệu lưu trữ phải kiểm tra, lập chỉ dẫn và mã hóa tài liệu.
- Phân loại tài liệu bằng các cách sắp xếp theo trật tự abc, theo chủ đề, vị trí địa lý, số, số và chữ cái, theo trật tự thời gian.
- Các bản ghi có thể được đặt theo chiều dọc, hai bên. Các tài liệu chỉ dẫn có ghi tên, địa chỉ, số điện thoại được đặt trên ngăn xoay hoặc ngăn phẳng. Đĩa mềm chứa bản ghi được lưu trong các hộp lưu đĩa.
- Khi truy cập tài liệu một cách trực tiếp mà không cần phải qua đường dẫn khác được gọi là phương pháp lưu trữ trực tiếp. Nếu phải qua một nguồn khác thì được gọi là phương pháp lưu trữ gián tiếp.
- Đôi khi một bản ghi được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau. Lúc này cần phải có một bản tham khảo chéo để gắn nguồn tài liệu với vị trí của các nguồn tài liệu khác. - Để chỉ dẫn những tài liệu bị lấy ra khỏi hệ thống cần phải có sổ ghi chép tài liệu bị di chuyển để ghi chi tiết các tài liệu được lấy ra như người và ngày lấy tài liệu. Thiết bị đánh dấu tài liệu bị lấy ra để đặt vào vị trí của tài liệu bị lấy ra.
- Có năm loại bản ghi: bản ghi đang sử dụng, bản ghi ít được sử dụng, bản ghi không còn được sử dụng, các bản ghi được lưu từ lâu, các bản ghi lưu trữ. Khi một bản ghi không còn được sử dụng thì cần phải hủy và ghi vào sổ lưu các tài liệu bị hủy.