Hoạt động của bộ phận văn phòng các trường học nói chung và ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm nói riêng có ý nghĩa quan trọng là giúp việc chỉ đạo, điều hành của Ban giám hiệu đối với
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM
-SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở
trường THPT”
Lĩnh vực : Nhân viên
Người thực hiện : Nguyễn Thị Hoàng Yến
Trường : THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm
Hà Nội, tháng 5 năm 2012
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, các thầy cô giáo, cán bộ công nhân viên Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm và các bạn bè đồng nghiệp đã quan tâm giúp đỡ, tận tình, chu đáo hướng dẫn chúng tôi thực hiện đề tài này
Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2012
Tác giả
NGUYỄN THỊ HOÀNG YẾN
Trang 3PHẦN I: MỞ ĐẦU
Bất kì một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trường học nào muốn duy trì hoạt động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng của một Văn phòng Văn phòng được hiểu là Bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, trường học bao gồm rất nhiều công việc cụ thể như: tổ chức – văn thư, thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo, quản lý và công tác giảng dạy, học tập của nhà trường
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nói trên, công việc văn phòng có thể giao cho một hoặc nhiều người tùy theo qui mô của từng cơ quan, đơn vị
Hoạt động của bộ phận văn phòng các trường học nói chung và ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm nói riêng có ý nghĩa quan trọng là giúp việc chỉ đạo, điều hành của Ban giám hiệu đối với công tác giáo dục, đào tạo và các công tác khác của nhà trường Vì vậy, cải tiến công tác của bộ phận văn phòng
là đòi hỏi cấp thiết mang tính thường xuyên nhằm đáp ứng giải quyết nhiệm vụ của nhà trường
Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm trong nhiều năm qua có phong trào dạy tốt, học tốt, được Sở Giáo dục – Đào tạo và UBND thành phố Hà Nội đánh giá là trường tiên tiến xuất sắc Tỉ lệ học sinh khá giỏi cao, tỉ lệ đỗ tốt nghiệp luôn đạt trên 99%, nhiều học sinh được giải trong các kỳ thi học sinh giỏi cấp thành phố Góp phần làm nên thành tích chung đó có sự phấn đấu và cải tiến công tác của bộ phận văn phòng Phát huy truyền thống của nhà trường trong những năm học qua, Chi ủy và Ban giám hiệu nhà trường đã có nhiều chủ trương đúng đắn, kịp thời cho bộ phận văn phòng để có những cải tiến trong hoạt động
Trang 4Nhận thức được đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn phòng, qua nhiều năm làm việc tại trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm, tôi
đã không ngừng học hỏi, nghiên cứu những tài liệu, văn bản và mạnh dạn thực
hiện đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường THPT” và
bước đầu thu được một số kết quả khả quan Chúng tôi mong nhận được những nhận xét và ý kiến đóng góp của các bạn đồng nghiệp để công việc văn phòng đạt hiệu quả cao hơn
Trang 5PHẦN II: NỘI DUNG
I/ Khái quát chung
Trường THPT Cao Bá Quát nằm trên địa bàn huyện Gia Lâm, là địa bàn đông dân cư Nhà trường đã nỗ lực, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con em nông dân học tập tốt, rèn luyện tốt Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, nhà trường luôn chú trọng đến chất lượng giáo dục đi đôi với phát triển số lượng học sinh Trường có qui mô 39 lớp với gần 2000 học sinh và 94 cán bộ, giáo viên Nhìn chung, đội ngũ giáo viên của trường được đào tạo bài bản, 100% đạt chuẩn, có gần 30% giáo viên có trình độ trên chuẩn (Thạc sỹ), nhiều thầy cô có kinh nghiệm giảng dạy, yêu nghề, đây là nền tảng để nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ Giáo dục trong nhiều năm qua Cơ cấu tổ chức của nhà trường gồm Ban giám hiệu, 7 tổ chuyên môn: tổ Toán, tổ Lý – KT, tổ Hóa – Sinh – Công nghệ, tổ Văn, tổ Sử - Địa – GDCD, tổ Anh, tổ Thể dục – Quốc phòng – Tin và Bộ phận văn phòng Các tổ chức đoàn thể được đặt dưới sự lãnh đạo của chi bộ Đảng nhà trường Bộ phận văn phòng gồm kế toán, thủ quỹ, thư viện, bảo vệ và lao công, tạp vụ
Bộ phận văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu chi tài chính, nhận và chuyển công văn, giấy tờ, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị học tập, duy trì nề nếp học tập, giảng dạy của nhà trường, làm tham mưu cho lãnh đạo nhà trường trong công tác tài chính và các mặt hoạt động khác liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của trường Hiệu trưởng nhà trường trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo mọi hoạt động của Bộ phận văn phòng đồng thời là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các khoản thu, chi học phí nhằm đảm bảo cho nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của nhà trường
Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm học 2 ca/ ngày nên công việc của
Bộ phận văn phòng tăng lên đáng kể, muốn hoàn thành tốt phải mất không ít
Trang 6thời gian Có thể khái quát những công việc chính của Bộ phận văn phòng như sau:
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo nhà trường và hoạt động của cơ quan
- Tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, học bạ,
sổ điểm, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh
- Giúp lãnh đạo nhà trường các hoạt động như quản lý, điều hành việc giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh; tham quan, đón tiếp cấp trên hoặc các đơn vị bạn đến giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm
- Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo nhiệm vụ giáo dục của nhà trường
- Tham gia giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của nhà trường và Ban giám hiệu; giúp lãnh đạo trường ký kết và thực hiện các hợp đồng xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị đồ dung giảng dạy, học tập của nhà trường (việc này do
kế toán nhà trường đảm nhiệm)
Để thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải có đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng quen việc, tháo vát Do đặc điểm về nhân sự nên ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm có 8 người biên chế thuộc bộ phận văn phòng Trong năm học vừa qua, bộ phận văn phòng đã có nhiều nỗ lực, phát huy sáng kiến, cải tiến ở các khâu nên đã đạt được kết quả khả quan
II/ Kết quả của công tác văn phòng ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm năm học 2011 – 2012.
Năm học 2011 – 2012, bộ phận văn phòng nhà trường đã thực hiện tôt nhiệm vụ của mình, giúp nhà trường thực hiện tốt nhiệm vụ giảng dạy, học tập, duy trì nề nếp làm việc, xây dựng cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch, đẹp; giúp lãnh đạo nhà trường điều hành tốt công tác chuyên môn
Trang 7Trong thực tế, hàng ngày, các bộ phận chức năng, các tổ chuyên môn luôn cần cung cấp thông tin để triển khai, giải quyết các nhiệm vụ được giao một cách kịp thời và chính xác Nếu bộ phận văn phòng làm tốt công tác chuẩn bị và cung cấp thông tin sẽ giúp cho các bộ phận quản lý và các tổ chuyên môn giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả Ngược lại, nếu thông tin do bộ phận văn phòng cung cấp không đáp ứng được yêu cầu thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của lãnh đạo và tập thể nhà trường
Có thể nói, việc chuẩn bị, cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và hết sức quan trọng của công tác văn phòng Trong năm học vừa qua, chúng tôi đã cố gắng cải tiến hoạt động của mình để nắm vững nhu cầu về thông tin của lãnh đạo và các bộ phận, đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập, nguồn cung cấp thông tin đó Đối với các văn bản, công văn giấy tờ của cấp trên, chúng tôi làm theo quy trình:
1 Xây dựng chương trình hoạt động hàng tuần, hàng tháng
2 Thường xuyên theo dõi và thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề ra
3 Đảm bảo chế độ thông tin, báo cáo lên cấp trên kịp thời
4 Tổ chức có khoa học công tác văn thư lưu trữ, tài liệu của nhà trường
5 Giúp Hiệu trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do nhà trường soạn thảo
6. Chế độ báo cáo thống kê đầy đủ, chính xác theo từng chỉ tiêu, từng biểu mẫu trong hệ thống thống kê biểu mẫu định kỳ
Từ kế hoạch trên, tôi đã cụ thể hóa từng nội dung công việc như sau:
- Tiếp nhận văn bản, công văn giấy tờ từ bưu điện chuyển đến hoặc các cán bộ văn phòng trực tiếp đến cơ quan cấp trên nhận; phân loại, sao, chụp nguyên vẹn hoặc một phần tài liệu cho người và bộ phận có liên
Trang 8quan; cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản, cung cấp thông tin trực tiếp từ bộ phận văn phòng đến người có yêu cầu cung cấp thông tin
- Nhà trường đề ra quy định và văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện chế độ lưu công văn đi và đến, sắp xếp cẩn thận và ghi vào sổ đăng kí Các công văn đã được xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời
- Tổ chức sắp xếp, phân loại các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của nhà trường: học bạ, sổ sách, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh theo từng nội dung, lập hồ sơ hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những văn bản theo quy định
Đây là hoạt động hàng ngày chiếm nhiều thời gian Bộ phận văn phòng
đã tiến hành sắp xếp phân loại sổ điểm, học bạ, hồ sơ của học sinh theo từng khối lớp một cách thường xuyên, khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, nhất là
hồ sơ khối 12 Vì vậy, các yêu cầu của ban lãnh đạo, của giáo viên đều được cung cấp nhanh chóng, chính xác, giúp lãnh đạo tổ chức sắp xếp các hoạt động của nhà trường như: quản lý giảng dạy, tiếp đón cấp trên về chỉ đạo, kiểm tra và các đoàn đến giao lưu, học hỏi kinh nghiệm
Chúng tôi đã cắt cử các cán bộ của mình tham gia các tổ chức ngoại khóa của học sinh, các buổi biểu diễn văn nghệ, thi đấu thể thao của giáo viên và học sinh trong trường, đưa đón học sinh đi thi học sinh giỏi chu đáo, tận tình, động viên các em làm bài thi thật tốt
Do làm tốt các công việc nêu trên nên hoạt động của tổ Văn phòng năm qua đã góp phần duy trì tốt các hoạt động của nhà trường với hiệu quả cao Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ giáo dục của nhà trường
Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động thu chi tài chính trong trường học nên năm học qua, chúng tôi đã có nhiều cố gắng, cải tiến trong hoạt
Trang 9động nên đã đảm bảo tính pháp quy, phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà trường
Trên cơ sở nguồn thu học phí, các khoản chi được bộ phận văn phòng, kế toán, thủ quỹ thực hiện một cách nghiêm túc, đảm bảo chi đúng đối tượng, kịp thời, tạo không khí phấn khởi, yên tâm trong cán bộ giáo viên; thực hiện tốt nhiệm vụ tiền lương, các khoản phụ cấp cho cán bộ, giáo viên trong trường, không để lương chậm, kịp thời giải quyết tốt BHYT, BHTT với mức bồi thường cao nhất, nhanh nhất, đảm bảo cho quyền lợi của giáo viên và học sinh trong trường
III/ Nguyên nhân thành công
1 Nguyên nhân khách quan:
Những kết quả đạt được của trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm trong công tác của bộ phận văn phòng là nhờ sự hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên của Ban giám hiệu nhà trường cũng như của cấp trên Ngay từ đầu năm học, Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đã có những cuộc điều tra tuyển sinh, kiểm tra cơ sở vật chất nhà trường và các lĩnh vực khác của nghiệp vụ văn phòng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhà trường chúng tôi chỉ đạo bộ phận văn phòng thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả
Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến giáo dục trên tất cả các lĩnh vực Vì vậy, cơ sở, trang thiết bị của nhà trường ngày càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi để bộ phận văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Hiện nay, tất cả các công việc của bộ phận văn phòng đều được thực hiện và quản lý trên máy tính Các bảng biểu, thống kê hay văn bản vì thế cũng được rõ ràng, chính xác, thuận tiện
2 Nguyên nhân chủ quan
Chi bộ Đảng nhà trường đã có sự lãnh đạo thường xuyên, định hướng cho công tác văn phòng mà đặc biệt là đồng chí Hiệu trưởng kiêm Bí thư chi bộ
Trang 10nhà trường đã dành sự quan tâm đặc biệt cho công tác văn phòng, thường xuyên chỉ đạo, nhắc nhở, đôn đốc, kiểm tra bộ phận văn phòng để anh, chị
em văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
Nhận thức rõ ảnh hưởng của công tác văn phòng đối với hoạt động của nhà trường, của các đoàn thể xã hội trong nhà trường cũng tích cực tham gia ủng hộ đối với các mặt công tác của bộ phận văn phòng… Thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của bộ phận văn phòng, đặc biệt trong công tác thu, chi học phí nên không để xảy ra sai sót hoặc vi phạm nào Trên đây là những nguyên nhân dẫn đến thành công và hạn chế trong việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận văn phòng Đánh giá các nguyên nhân khách quan, chủ quan, chúng tôi cho rằng bên cạnh sự nỗ lực của các cán bộ làm công tác văn phòng thì sự quan tâm của các cấp lãnh đạo là điều kiện mang tính chất quyết định đối với sự thành công trong công tác của bộ phận văn phòng
Trang 11PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
Từ thực tiễn hoạt động của bộ phận văn phòng, chúng tôi mạnh dạn đưa
ra một vài kết luận sau:
- Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, mọi cán bộ cần nắm vững các văn bản của Nhà nước, của Sở Giáo dục và Đào tạo trên mọi lĩnh vực, trong đó chú trọng đến các văn bản về thu chi học phí, công tác tuyển sinh, các hoạt động thanh tra, kiểm tra Các văn bản đó chứa đựng đường lối, chỉ thị, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, là hành lang pháp lý cho hoạt động văn phòng Phải nắm vững các văn bản đó, công tác văn phòng mới đảm bảo yêu cầu chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám hiệu nhà trường đối với toàn bộ hoạt động của nhà trường trong đó có công tác văn phòng Đầu mỗi năm học, nhà trường có nghị quyết đề ra chủ trương đối với công tác văn phòng, nhất là công tác tuyển sinh, thu chi học phí và các loại hồ sơ của học sinh
- Xây dựng tốt mối quan hệ, phối hợp tốt công tác của bộ phận văn phòng
và các tổ nhóm chuyên môn trong việc quản lý học tập của học sinh Đây
là điểm mấu chốt để phát huy tính dân chủ, đảm bảo công bằng giữa giáo viên và bộ phận văn phòng
- Do bộ phận văn phòng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau nên năm qua, Ban giám hiệu đã phân công công việc cụ thể cho từng người, động viên mọi người thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời sẵn sang hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết, điều phối linh hoạt công việc cho phù hợp với tình hình thực tế
Trang 12- Đối với công tác tuyển sinh vào lớp 10, ngay đần năm, sau khi ổn định sĩ
số của lớp, trong sổ điểm mỗi em đều có hai thông tin cần thiết là điểm tuyển và số thứ tự trong danh sách tuyển sinh, từ đó tra cứu được thông tin học sinh một cách nhanh chóng
- Đối với công tác hồ sơ học sinh, hồ sơ cần được sắp xếp gọn gàng, đánh
số thứ tự theo sĩ số, để riêng rẽ từng lớp để dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm
Tuy đã đạt được một số kết quả nhưng công tác văn phòng vẫn bộc lộ những hạn chế cần khắc phục để công tác này ngày càng hoàn thiện hơn Nhân đây, chúng tôi xin kiến nghị:
- Công tác văn phòng có ý nghĩa quan trong trọng việc quản lý, điều hành
ở bất kỳ cơ quan nào, nên tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ văn phòng tham gia các khóa học, các lớp tập huấn ở các cơ sở hoặc do cấp trên mở
- Nhà trường cần xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa bộ phận văn phòng với các tổ chuyên môn, với các giáo viên chủ nhiệm sao cho các hoạt động của nhà trường luôn thống nhất, hỗ trợ nhau
- Tổ chức các buổi tọa đàm của bộ phận văn phòng các trường để giao lưu, học hỏi để cán bộ văn phòng được chuyên môn hóa, đáp ứng yêu cầu đổi mới trong giáo dục và đào tạo hiện nay ở bậc THPT
Xin chân thành cảm ơn./
Xác nhận của thủ trưởng đơn vị
Hà Nội, ngày 16 thàng 5 năm 2012
Tôi xin cam đoan đây là SKKN do bản thân mình viết, không sao chép của bất cứ ai
Nguyễn Thị Hoàng Yến