Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò của từng cơ cấu và mối quan hệ giữa chúng. Thực tiễn vận dụng trong các doanh nghiệp.doc.DOC

Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò của từng cơ cấu và mối quan hệ giữa chúng. Thực tiễn vận dụng trong các doanh nghiệp

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết nh: Vốn kinh doanh, chiến lợc kinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thơng trờng Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên sau thời gian học tập môn

Tổ chức quản lý em đã chọn đề tài: "Cơ cấu chính thức

và cơ cấu không chính thức - Vai trò của từng cơ cấuvà mối quan hệ giữa chúng Thực tiễn vận dụng trongcác doanh nghiệp" cho bài tiểu luận của mình.

Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng nh kinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù đã cố gắng nhng chắc chắn tiểu luận của em còn nhiều thiếu sót, rất mong đợc ý kiến đóng góp của thầy cô, các bạn để bài tiểu luận của em đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

1

B - Nội dung

I Khái niệm và vai trò của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất l-ợng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức cũng có thể hiểu rằng nó là tổng hợp các bộ phận, đơn vị vầ cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá vầ có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.

2 Vai trò của cơ cấu tổ chức quản lý trong doanhnghiệp

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con ngời không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hớng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng nh đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng đợc thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con ngời trong tổ chức.

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện đợc các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lợng lao động quản lý

trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trởng trực tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra nh tăng năng suất lao động, hạ giá thành

Nh vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào đợc thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngợc lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con ngời đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ đợc giao.

3

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý đợc thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngời có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

3 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý.

Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con ngời có thể thực hiện, sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt đựoc các mục tiêu của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tơng quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm quyền hạn gắn liền với những cá nhân, phân hệ cơ cấu Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức.

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp

quản lý đều đợc thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải

đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài hệ thống.

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải

đảm bảo tính chính xác của thông tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp.

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc

tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhng phải đạt hiệu quả cao nhất.

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm

bảo kiểm soát đợc hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ ra ngoài dới bất kỳ hình thức nào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.

II Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò vàmối quan hệ của cơ cấu chính thức và không chính thức Thựctiễn áp dụng trong các doanh nghiệp

Mỗi hệ thống tổ chức dù đợc xây dựng theo loại hình nào đi chăng nữa cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức, bởi lẽ chỉ riêng cơ cấu chính thức không thể hiện đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa dạng trong quản lý Trong đó, cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức, làm nền móng cho hoạt động quản lý, đ-ợc thể hiện qua sơ đồ tổ chức.

5

1 Cơ cấu chính thức

a Khái niệm:

Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu đợc ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp lý, điều lệ tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trờng hợp không đợc ghi thành văn bản song đợc hợp thức hóa theo truyền thống, đợc moị ngời ghi nhận nh là thể chế

b Đặc điểm:

- Cơ cấu chính thức này đợc thể hiện ngay trên sơ đồ cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp Nó chỉ ra các vị trí khác nhau, những ngời nắm giữ các vị trí đó và các mối quan hệ liên quan quyền lực giữa ngời này với ngời khác

- Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò, vị trí của mỗi bộ phận và mỗi ngời trong tổ chức, với các mối quan hệ quyền lực trong nôị bộ tổ chức( bao gồm quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc) để thực hiện sự phân công, phân cấp và liên kết trong tổ chức, đảm bảo kỷ cơng và hiệu lực của tổ chức, phục vụ mục tiêu của cả trong doanh nghiệp.

- Trong tổ chức chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ hớng đích trong một doanh nghiệp đợc tổ chức một cách chính thức Khi nói rằng một tổ chức là “chính thức”, hoàn toàn chẳng có điều gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này Nếu một ngời quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cơ cấu đó phải tạo ra một môi tròng ở đó việc thực hiện của từng cá nhân, cả trong hiện tại và t-ơng lai, phải có đóng góp có hiệu quả nhất vào mục tiêu của tập thể.

Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội (CEC Hanoi Ltd) đợc thành lập vào năm 1996 theo giấy phép đầu t số 1368/GP cấp ngày 13 tháng 5 năm 1996 và bắt đầu đi vào

hoạt động tại Việt Nam từ năm 1997 với các sản phẩm kết cấu thép chất lợng cao Với mục đích trở thành Công ty hàng đầu về chất lợng trong lĩnh vực kết cấu thép và thiết bị nâng hạ, và nhận đợc sự hỗ trợ về kỹ thuật của các hãng thiết bị hàng đầu thế giới, cùng với chơng trình đào tạo - nghiên cứu - phát triển liên tục của đội ngũ cán bộ công nhân năng động, sáng tạo, từng bớc CEC Hanoi Ltd đã trở thành Công ty có nhãn hiệu hàng đầu trong lĩnh vực kết cấu và thiết bị nâng hạ.

Công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau từ thiết kế chi tiết đến gia công kết cấu thép thông dụng và kết cấu thép đặc biệt, làm sạch bề mặt và sơn phủ theo quy trình quốc tế hoặc mạ nhúng kẽm, đóng gói và vận chuyển Quản lý chất lợng của công ty hoạt động trên cơ sở tiêu chuẩn ISO 9002.

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng Cơ cấu chính thức của công ty thể hiện bằng trách nhiệm và nhiệm vụ của từng phòng ban

Qua hệ thống sơ đồ trên, mỗi nhân viên của các phòng ban biết rõ vị trí của mình trong cơ cấu và xác định mối quan hệ về quyền lực giữa họ với ngời khác trong tổ chức Ví dụ tại phòng Kinh doanh của Công ty trởng phòng có nhiệm vụ lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của CEC trình TGĐ phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tờng ngời nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng ngời

Cũng qua sơ đồ thể hiện mối quan hệ điều khiển phục tùng Có nghĩa là quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dới, giữa ngời phụ trách và ngời thừa hành.

c Vai trò

Nhìn chung, tổ chức chính thức gắn liền với cơ cấu, vai trò nhiệm vụ hớng đích trong một doanh nghiệp đợc tổ chức một cách chính thức Cơ cấu chính thức tạo ra nền móng cho hoạt động quản lý Nó vạch ra công việc cần làm, ai phải tiến hành những hoạt động cụ thể và toàn bộ nhiệm

vụ của tổ chức đợc hoàn thành ra sao Đó chính là bộ khung hình thể” nhằm thực hiện những mối liên hệ “ mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa các nhóm ngời có đặc điểm lợi ích riêng cần đợc điều hoà để phục vụ mục tiêu chung Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính

b) Đặc điểm:

Cơ cấu không chính thức không đợc thể hiện trên sơ đồ tổ chức, cũng có trờng hợp ghi nhận nh một phân hệ bổ sung thờng đó là các hội đồng t vấn về từng lĩnh vực, các tiểu ban, các nhóm chuyên gia, các uỷ ban liên tịch Các tổ chức đó không cần biên chế chuyên trách, mà sử dụng những ngời trong bộ máy làm kiêm nhiệm, hoạt động thờng xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời hạn, kết quả hoạt động của cơ cấu không chính thức đợc ngời điều hành tổ chức quản lý tham khảo, tiếp nhận để bổ sung, hoàn thiện các quyết định quản lý.

Nếu nh trong cơ cấu chính thức xác định rõ những quan hệ chính xác giữa các công việc khác nhau trong công ty đợc ghi ra trên giấy, trong một sơ đồ tổ chức Ai cũng thấy rõ sự cần thiết phải làm nh vậy Tuy nhiên chúng ta cần

9

quay trở lại những thực tế của đời sống tổ chức và nhận rõ rằng những công việc đó do con ngòi xử lý chứ không phải những robot Cuối cùng sẽ thấy rõ những quan hệ không chính thức tồn tại nhng không đợc thể hiện trong một sơ đồ nào cả.

Việc tìm câu trả lời cho các tổ chức không chính thức tồn tại vì lý do gì và nh thế nào là lĩnh vực nghiên cứu riêng của môn tâm lý xã hội học Ngời quản lý chỉ cần biết rằng các mối quan hệ tơng hỗ giữa các cá nhân là rất quan trọng đối với việc quản lý Các mối liên hệ tơng hỗ giữa các cá nhân năng động này chịu ảnh hởng bởi số lợng ngời trong nhóm, bởi số ngời thực tế có liên quan, bởi những vấn đề mà tập thể dính líu tới bởi sự thay đổi ban lãnh đạo của nhóm, và bởi sự tiếp tục quá trình đổi mới.

Trong cơ cấu không chính thức của Công ty Liên doanh cơ khí xây dựng, mặc dù một số các phòng ban không nằm trong hệ thống quản lý chất lợng của công ty nhng lại có vai trò cực kỳ quan trọng: Ví dụ Phòng Quản trị đời sống: Là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mu giúp việc Giám đốc quản lý lĩnh vực: Quản trị đời sống, vệ sinh công nghiệp và y tế của công ty.

c) Vai trò:

Trong cơ cấu không chính thức thờng đợc tạo ra những thông tin ngang và nhờ đó mà đã cải thiện đợc sự cộng tác và phối hợp giữa các bộ phận Nếu nh tất cả thông tin truyền theo tuyến dọc và thực hiện theo sơ đồ tổ chức hiệu quả có thể chỉ còn là con số không.

Nếu nh trong cơ cấu chính thức, mối quan hệ phối hợp

tiện theo cảm tính và phải cùng chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu Còn trong cơ cấu không chính thức thì hoạt động của nó giúp ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp, tế nhị trong quản lý nh về khoa học- công nghệ, về quyền lợi và nghĩa vụ của ngời lao động

3 Mối quan hệ giữa cơ cấu chính thức và cơ cấukhông chính thức trong tổ chức.

Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty bất kỳ nào đi chăng nữa thì thấy sự đan chéo vào nhau của các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm hai hệ giúp cho các nhiệm vụ quản lý đợc thực hiện một cách toàn diện và có kết quả.

Trong một doanh nghiệp sản xuất, có thể hai công nhân làm ở những bộ phận khác nhau nhng họ có thể hợp tác với nhau trong một công việc chung của công ty thì có thể tạo năng suất cao hơn so với với mức vốn có.

Trong quản lý điều cực kỳ quan trọng là phải xác định đợc mức độ tối u để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu không chính thức Đó chính là sự kết hợp hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản lý.

Cơ cấu chính thức tạo ra nền móng hoạt động cho công ty nhng cơ cấu không chính thức tạo ra những thông tin ngang và nhờ đó mà cải thiện đợc việc cộng tác và phối hợp

Nh vậy trong cơ cấu tổ chức của công ty thì nhiệm vụ của từng phòng ban đợc quy định rõ ràng và hợp lý Cơ cấu chính thức của công ty Liên doanh cơ khí xây dựng nằm trong hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002, trong đó các phòng có mhiệm vụ riêng nhng lại hỗ trợ cho cơ cấu không chính thức của công ty Bởi vì khi một nhà lãnh đạo đợc bố trí vào một phòng ban nào đó trong tổ chức thì những ng-ời khác sẽ đến xin ý kiến của họ, bất kể đến cơ cấu chính thức hoạt động xã hội chắc chắn sẽ là nguyên nhân lớn nhất sinh ra quan hệ không chính thức Do đó kết hợp cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức trong tổ chức của công ty là rất quan trọng, nó tạo ra hiệu quả cao trong công việc mà còn giúp công ty hoạt động nhịp nhàng vì giữa các phòng ban và các nhân viên đã phối hợp tốt với nhau

III ý kiến và giải pháp trong tình hình hiện tại

Nh phân tích ở trên theo em muốn hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện đợc một số mục tiêu sau:

- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí trong các doanh nghiệp trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân