Quản trị học - chương 5 pot

Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc CHƯƠNG 5 CHỨC NĂNG KIỂM TRA Mục đích: Sau khi nghiên cứu và học tập xong chương này, các em Sinh viên có thể:  Nắm được quan điểm và ý nghĩa của công tác kiểm tra trong doanh nghiệp  Nắm được nội dung cần kiểm tra và các phương pháp thích hợp để kiểm tra  Hiểu và biết cách vận dụng công tác kiểm tra trong thực tế để các hoạt động theo kế hoạch được thực hiện một cách có hiệu quả.  Trên cơ sở những nhận thức trên, Sinh viên có thể phấn đấu rèn luyện để trở thành những nhà quản trị giỏi trong tương lai. 5.1. Các khái niệm cơ bản về kiểm tra 5.1.1. Khái niệm Theo H.Fayol “trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch đã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự , bao gồm sự vật, con người và hành động”. Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm tra được hiểu là: “quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định”. 5.1.2. Bản chất của kiểm tra - Hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động: Thông thường, cơ chế kiểm tra trong quản trị được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi. Theo hệ thống này, các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích các sai lệch. Sau đó, để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình nhằm đi tới kết quả mong muốn. Sơ đồ 5.1: Vòng liên hệ ngược của kiểm tra - Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo: Ngược lại với hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động, hệ thống kiểm tra dự báo sẽ giám sát ngay đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì những đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn. 107 Mục tiêu Xác định chênh lệch Tìm lý do chênh lệch Đề ra biện pháp điều chỉnh Điều chỉnh Đo lường ◘So sánh Bài giảng: Quản trị học S 5.2: H thng kim tra d bỏo 5.1.3 Vai trũ ca kim tra Kim tra l nhu cu c bn nhm hon thin cỏc quyt nh trong qun tr. Kim tra thm nh tớnh ỳng sai ca ng li, chin lc, k hoch, chng trỡnh v d ỏn; tớnh ti u ca c cu t chc qun tr; tớnh phự hp ca cỏc phng phỏp m cỏn b qun tr ó v ang s dng a doanh nghip tin ti mc tiờu ca mỡnh. Nh vy: - Kim tra nhm m bo cho cỏc k hoch c thc hin vi hiu qu cao nh vic ch ng phỏt hin kp thi nhng sai lm trc khi chỳng tr nờn nghiờm trng. - Kim tra nhm m bo thc thi quyn lc qun tr ca nhng ngi lónh o doanh nghip. Nh kim tra, cỏc nh qun tr cú th kim soỏt c nhng yu t s nh hng n s thnh cụng ca doanh nghip - Kim tra giỳp doanh nghip theo sỏt v i phú vi s thay i ca mụi trng. Thay i l thuc tớnh tt yu ca mụi trng. Nh kim tra cỏc nh qun tr s nm c bc tranh ton cnh v mụi trng v cú nhng phn ng thớch hp trc cỏc vn v c hi thụng qua vic phỏt hin kp thi nhng thay i ang v s nh hng n sn phm v dch v ca doanh nghip. - Kim tra to tin cho quỏ trỡnh hon thin v i mi. Vi vic ỏnh giỏ cỏc hot ng, kim tra khng nh nhng giỏ tr no s quyt nh s thnh cụng ca doanh nghip trong sn xut kinh doanh. Nhng giỏ tr ú s c tiờu chun hoỏ tr thnh mc ớch, mc tiờu, quy tc, chun mc cho hnh vi ca cỏc nhõn viờn trong doanh nghip. ng thi, kim tra giỳp cho cỏc nh qun tr bt u li chu trỡnh ci tin mi hot ng ca doanh nghip thụng qua vic xỏc nh nhng vn v c hi cho doanh nghip - To iu kin thc hin mt cỏch thun li cỏc chc nng u quyn, ch huy v thc hin ch trỏch nhim cỏ nhõn 5.1.4 Ni dung v mc kim tra 5.1.4.1. Ni dung kim tra Nhim v chung ca kim tra trong doanh nghip l thụng qua kim tra phi phỏt hin ra nhng sai lch ca thc t so vi mc tiờu, t ú ra cỏc bin phỏp thớch hp v kp thi ci tin, hon thin quỏ trỡnh xõy dng k hoch cng nh t chc thc hin k hoch. V mt c th, cụng tỏc kim tra phi t c nhng mc ớch c bn sau: - Bo m kt qu t c phự hp vi mc tiờu ca t chc. 108 u v o Quỏ trỡnh thc hin u ra H thng kim tra Bài giảng: Quản trị học - Bo m cỏc ngun lc ca t chc c s dng mt cỏch hu hiu. - Lm sỏng t v ra nhng kt qu mong mun chớnh xỏc hn theo th t quan trng - Xỏc nh v d oỏn nhng chiu hng chớnh v nhng thay i cn thit trong cỏc vn nh: Th trng, sn phm, ti nguyờn, tin nghi, c s vt cht - Phỏt hin kp thi nhng vn v nhng n v b phn chu trỏch nhim sa sai. - Lm n gin hoỏ cỏc vn u quyn, ch huy, quyn hnh v trỏch nhim - Phỏc tho cỏc tiờu chun tng trỡnh bỏo cỏo loi bt nhng gỡ ớt quan trng hay khụng cn thit. - Ph bin nhng ch dn cn thit mt cỏch liờn tc ci tin s hon tt cụng tỏc tit kim thi gian, cụng sc ca mi ngi gia tng nng sut v em li li nhun cao. Mun thc hin c nhng nhim v trờn cn phi xỏc nh rừ ni dung kim tra, mc kim tra. Trờn thc t, mi mt sai lm cú th phỏt sinh t nhiu khõu, cú liờn quan ti nhiu b phn v cỏ nhõn khỏc nhau. Vỡ vy, xỏc nh y nht v nguyờn nhõn cng nh hu qu ca nhng sai lm ú cn phi t chc kim tra mt cỏch ton din. Tuy nhiờn, iu ny khụng phi khi no cng thc hin c v khụng phi khi no cng cn thit phi thc hin nh th mi cú th t c mc tiờu ra. Cỏch kim tra hiu qu nht thu hỳt c s ng h ca ụng o mi ngi trong t chc l thc hin mt cỏch khoa hc, cú k hoch, cú t chc cht ch, cú phng phỏp ỳng sao cho ch cn tiờu tn sc lc, thi gian, ti chớnh mt cỏch ớt nht nhng vn t c mc tiờu ra. t c iu ny, cụng tỏc kim tra cn tp trung vo nhng khu vc, nhng hot ng, nhng con ngi cú kh nng nh hng ln ti s tn ti v phỏt trin ca doanh nghip. ú chớnh l cỏc khu vc trng tõm v nhng im kim tra thit yu: - Cỏc khu vc hot ng thit yu l nhng lnh vc, khớa cnh, yu t ca doanh nghip cn phi hot ng cú hiu qu cao m bo cho ton b mi hot ng ca doanh nghip u dn n thnh cụng nh mong i. - Cỏc im kim tra thit yu l nhng im thng xy ra thiu sút, hn ch v khi xy ra thỡ thng cú nh hng ln ti kt qu hot ng ca doanh nghip thy rừ iu ny, chỳng ta cú th tham kho mt s im kim tra thit yu trong nhng lnh vc quan trng ca doanh nghip nh sau: Sn xut Marketing Qun tr nhõn s Ti chớnh k toỏn - Chng loi SP - S lng SP - Cht lng SP - Chi phớ SX - Mc hon thnh k hoch SX - Doanh thu tiờu th - Chi phớ bỏn hng - Chi phớ qung cỏo - Mc hi lũng ca ngi tiờu dựng - Kt qu bỏn hng ca tng nhõn viờn - Nng sut lao ng - Mi quan h gia nhng ngi lao ng - Nhng cỏ nhõn tp th in hỡnh - Phỏt trin lc lng - Ti sn ca doanh nghip - Kt qu sn xut kinh doanh - D tr - Lu chuyn tin t 109 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc quản trị viên Trên thực tế, việc xác định được những điểm thiết yếu trong kiểm tra không phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau: - Những điểm nào phản ảnh rõ nhất mục tiêu của tổ chức? - Những điểm nào phản ảnh rõ nhất tình trạng không đạt được mục tiêu? - Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch? - Những điểm nào xác định rõ nhất trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan - Những điểm nào thực hiện một cách thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất 5.1.4.2. Mức độ kiểm tra Trong thực tế đang còn tồn tại hai quan điểm trái ngược nhau về kiểm tra. Có quan điểm cho rằng nên kiểm tra, họ thích được kiểm tra vì thông qua kiểm tra nhà quản trị có thể đánh giá được chính xác công trạng và những nỗ lực cố gắng của những người thực hiện công việc. Thông thường những người thích được kiểm tra là những người làm tốt và có nhiều cố gắng nên đạt được nhiều thành tích trong công tác. Bên cạnh quan điểm trên còn có quan điểm sợ kiểm tra nên họ thường né tránh và có những biểu hiện thiếu hợp tác đối với các cán bộ kiểm tra. Thông thường đây là những người thiếu năng lực công tác, thiếu ý thức tổ chức kỷ luật và hay phạm phải khuyết điểm trong khi làm việc. Bên cạnh cản trở này, việc kiểm tra thái quá còn có thể gây ra sự chống đối, mất ổn định trong tổ chức, dễ gây ra sự căng thẳng, mất đoàn kết, ảnh hưởng đến các hoạt động trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải xác định mức độ và phạm vi kiểm tra một cách khoa học để tránh hai khuynh hướng kiểm tra thái quá hoặc buông lỏng kiểm tra. Nói cách khác, khi thiết lập hệ thống kiểm tra cần phải đảm bảo sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do cá nhân; giữa chi phí cho kiểm tra và lợi ích mà kiểm tra mang lại. Mặt khác, các yếu tố ảnh hưởng tới quá trình kiểm tra luôn có sự thay đổi nên quá trình kiểm tra, phương pháp kiểm tra cũng phải thường xuyên đổi mới cho phù hợp với hoàn cảnh và môi trường. 5.1.5. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các yêu cầu sau đây: 5.1.5.1. Kiểm tra phải có trọng điểm Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông thường đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả. 110 Bài giảng: Quản trị học 5.1.5.2. Kim tra ti ni xy ra hot ng v cú k hoch rừ rng Yờu cu ny ũi hi vic kim tra khụng ch da vo cỏc s liu v bỏo cỏo thng kờ m phi c tin hnh ngay ti ni din ra cỏc hot ng v phi c thc hin theo mt k hoch c th, rừ rng. 5.1.5.3. Kim tra cn chỳ trng ti s lng nh cỏc nguyờn nhõn Yờu cu ny nờu rừ: Trong mt c hi ngu nhiờn nht nh, mt s lng nh cỏc nguyờn nhõn cng cú th gõy ra a s cỏc kt qu. õy l mt yờu cu rt quan trng to c s khoa hc cho cỏc nh qun tr khi h c gng xỏc nh cỏc khu vc hot ng thit yu, cỏc im kim tra thit yu. Yờu cu ny cng ũi hi trong quỏ trỡnh kim tra phi xem xột k cng mi nguyờn nhõn gõy nờn nhng sai lch ca hot ng so vi k hoch cú th ra cỏc bin phỏp iu chnh cú hiu qu 5.1.5.4. Bn thõn ngi thc hin hot ng phi t kim tra Yờu cu ny ũi hi mi ngi, mi b phn phi t kim tra mỡnh l tt nht. Kh nng t kim tra t hon thin th hin trỡnh phỏt trin cao ca mt h thng. 5.1.5.5. Kim tra phi c thit k cn c trờn k hoch hot ng ca t chc v cn c theo cp bc ca i tng c kim tra C s tin hnh kim tra thng l da vo k hoch. Do vy, nú phi c thit k theo k hoch hot ng t chc. Mt khỏc, kim tra cũn cn c thit k cn c theo cp bc ca i tng c kim tra 5.1.5.6. Kim tra phi c thit k theo c im cỏ nhõn cỏc nh qun tr Kim tra nhm giỳp nh qun lý nm c nhng gỡ ang xy ra, cho nờn nhng thụng tin thu thp c trong quỏ trỡnh kim tra phi c nh qun lý thụng hiu. Nhng thụng tin hay cỏch din t thụng tin kim tra m nh qun lý khụng hiu c, thỡ h s khụng th s dng, v do ú s kim tra s khụng cũn tỏc dng. 5.1.5.7. Kim tra phi cụng khai, khỏch quan, chớnh xỏc Quỏ trỡnh qun tr d nhiờn l bao gm nhiu yu t ch quan ca nh qun tr, nhng vic xem xột cỏc b phn cp di cú lm tt cụng vic hay khụng, khụng th l s phỏn oỏn ch quan. Nu nh thc hin kim tra vi nhng nh kin cú sn s khụng cho chỳng ta cú c nhng nhn xột v ỏnh giỏ ỳng mc v i tng c kim tra, kt qu kim tra s b sai lch v s lm cho t chc gp phi nhng tn tht ln 5.1.5.8. H thng kim tra phi phự hp vi nn vn hoỏ ca t chc vic kim tra cú hiu qu cao cn xõy dng mt quy trỡnh v cỏc nguyờn tc kim tra phự hp vi nột vn hoỏ ca doanh nghip. Nu nh qun tr trong t chc cú phong cỏch lónh o dõn ch, nhõn vien lm vic t giỏc, luụn sỏng to v cú tinh thn trỏch nhim thỡ vic kim tra hot ng ca cp di v nhõn viờn khụng nờn thc hin quỏ thng xuyờn. Ngc li, nu nhõn viờn cp di quen lm vic vi cỏc nh qun tr cú phong cỏch c oỏn, thng xuyờn ch o cht ch, chi tit v nhõn viờn cú tớnh li, khụng cú kh nng linh hot thỡ khụng th ỏp dng cỏch kim tra, trong ú nhn mnh n s t giỏc hay t iu chnh ca mi ngi. 111 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc 5.1.5.9. Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng. 5.1.5.10. Kiểm tra phải đưa đến hành động Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo. Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa. 5.1.5.11. Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tượng, quy mô, mục đích của kiểm tra. 5.2. Quá trình kiểm tra Quá trình kiểm tra được phản ánh qua định nghĩa của Robert J.Mockless: “Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu”. Qua định nghĩa trên, ta thấy quá trình kiểm tra gồm 3 giai đoạn: Có Không 112 Không cần điều chỉnh Xác định hệ thống tiêu chuẩn v là ựa chọn phương pháp kiểm tra Đo lường v à đối chiếu với tiêu chuẩn Sự thực hiện hoạt động có phù hợp với các tiêu chuẩn không? Tiến h nh à điều chỉnh Bài giảng: Quản trị học S 5.3: Tin trỡnh kim tra 5.2.1. Xõy dng h thng cỏc tiờu chun v phng phỏp kim tra Khỏi nim tiờu chun kim tra: Tiờu chun kim tra l nhng chun mc m cỏc cỏ nhõn, tp th v doanh nghip phi thc hin m bo cho ton b doanh nghip hot ng cú hiu qu. Cỏc tiờu chun ca kim tra rt phong phỳ do tớnh cht c thự ca doanh nghip, cỏc b phn v con ngi; do s a dng ca cỏc sn phm v dch v c to ra v do cú vụ vn cỏc k hoch, chng trỡnh c xõy dng. Chớnh vỡ vy, to ra hiu qu cho kim tra thỡ cỏc tiờu chun ra phi hp lý v cú kh nng thc hin c trờn thc t. Xõy dng mt h thng tiờu chun vt quỏ kh nng thc hin ri sau ú phi iu chnh h thp bt cỏc tiờu chun ny l mt iu nờn trỏnh ngay t u. Nu nh qun tr bit cỏch xỏc nh tiờu chun mt cỏch thớch hp, ng thi nm vng k thut nhn nh xem thc s cp di ang lm gỡ, ang ng ch no thỡ vic ỏnh giỏ kt qu thc hin cụng vic tng i d dng. Cỏc dng tiờu chun ca kim tra: - Cỏc tiờu chun nh tớnh (khụng th hin bng cỏc con s c th) v nh lng (cú th biu din bng con s). - Cỏc mc tiờu ca doanh nghip, lnh vc, b phn v con ngi. Mc tiờu l nhng tiờu chun kim tra tt nht vỡ ú l thc o s thnh cụng ca cỏc k hoch; l cn c ỏnh giỏ kt qu hot ng ca doanh nghip v mc hon thnh ngha v c giao ca cỏc tp th, cỏc phõn h v cỏ nhõn. Cỏc mc tiờu cn c gng th hin di dng nh lng, bng nhng ch tiờu c th. - Cỏc tiờu chun thc hin chng trỡnh: õy l c s ỏnh giỏ vic thc hin cỏc chng trỡnh mc tiờu nh chng trỡnh phỏt trin sn phm mi, chng trỡnh ci tin cht lng sn phm, chng trỡnh thay i nhón hiu - Cỏc ch tiờu cht lng i vi sn phm v dch v - Cỏc nh mc kinh t - k thut i vi quỏ trỡnh sn xut v phõn phi sn phm - Cỏc tiờu chun v vn: õy l nhng ch tiờu o lng s thc hin vn u t trong cỏc doanh nghip nh khon thu hi trờn vn u t, t l gia cỏc khon n hin cú vi ti sn hin cú - Cỏc tiờu chun thu nhp: Nh khon thu nhp trờn mt km xe khỏch ch khỏch, s tin thu c trờn mt tn hng bỏn c Trong quỏ trỡnh xõy dng cỏc tiờu chun kim tra cn chỳ ý ti mt s yờu cu: - Cn c gng lng hoỏ cỏc tiờu chun kim tra - S lng tiờu chun kim tra cn cú gii hn trong mc cn thit - Cú s tham gia rng rói ca nhng ngi thc hin trong quỏ trỡnh xõy dng cỏc tiờu chun kim tra cho hot ng ca chớnh h - Cỏc tiờu chun cn phi linh hot phự hp vi c im ca tng doanh nghip, tng b phn, con ngi trong doanh nghip. 113 Bài giảng: Quản trị học La chn phng phỏp kim tra: Trờn thc t cú nhiu phng phỏp kim tra khỏc nhau nh: Kim tra ton b, kim tra chn mu, kim tra bng thit b, kim tra bng trc quan Mi phng phỏp kim tra u cú tớnh hai mt, bờn cnh nhng u im, cũn cú nhng nhc im. Chớnh vỡ vy, cn phi la chn phng phỏp kim tra mt cỏch chớnh xỏc v phự hp vi iu kin ca doanh nghip trong tng thi k c th 5.2.2. o lng v i chiu vi tiờu chun Nu cỏc tiờu chun c vch ra mt cỏch thớch hp v nu cú cỏc phng tin xỏc nh mt cỏch chớnh xỏc rng cp di ang lm gỡ, cỏc nh qun tr cú th ỏnh giỏ thnh qu thc t ca nhng nhõn viờn di quyn ca h. Tuy nhiờn, vic ỏnh giỏ ú khụng phi bao gi cng thc hin c. Cú nhiu hot ng khú cú th a ra cỏc tiờu chun chớnh xỏc v cú nhiu hot ng khú cho s o lng o lng s thc hin: Vic o lng kt qu thc hin k hoch trờn thc t cn phi m bo cỏc yờu cu c bn sau: - Phi cn c vo nhng tiờu chun t ra ỏnh giỏ kt qu - Vic o lng c tin hnh ti cỏc khu vc hot ng thit yu v cỏc im kim tra thit yu trờn c s ni dung ó c xỏc nh - Phi m bo tớnh khỏch quan trong o lng. Mun vy, phi xỏc nh rừ trỏch nhim, thỏi ca cỏc cp qun tr, khụng c thnh kin, c oỏn, trỏnh buc ti, bt cụng, trỏnh nhn nh ch quan khi cha cú c s - m bo va cú li cho doanh nghip, va cú li cho cỏ nhõn, b phn. Thụng qua kim tra, qun tr viờn cp cao ỏnh giỏ c nng lc ca cp qun tr viờn cp di. ng thi, i vi cp qun tr viờn cp di cú th qua o lng khng nh c v trớ ca mỡnh, nhn thc c nhng thiu sút, hn ch cú bin phỏp khc phc kp thi. Vic o lng chớnh xỏc kt qu thc t s mang li nhng li ớch rt ln ú l: - d bỏo c nhng sai lch trc khi chỳng tr nờn trm trng, ngoi kt qu cui cựng ca hot ng, vic o lng nhiu khi phi c thc hin i vi u vo ca hot ng, kt qu ca tng giai on hot ng, nhng du hiu v thay i cú th nh hng n kt qu hot ng nhm cú tỏc ng iu chnh kp thi - rỳt ra c nhng kt lun ỳng n v hot ng v kt qu thc hin cng nh nguyờn nhõn ca nhng sai lch, vic o lng c lp i lp li bng nhng cụng c hp lý. - Vỡ ngi tin hnh giỏm sỏt, o lng s thc hin vi ngi ỏnh giỏ v ra quyt nh iu chnh cú th khỏc nhau nờn phi xõy dng c mi quan h truyn thng hp lý gia h ỏnh giỏ, i chiu vi tiờu chun: ỏnh giỏ l s xem xột s phự hp gia kt qu o lng so vi tiờu chun. Nu s thc hin phự hp vi cỏc tiờu chun, nh qun tr cú th kt lun mi vic vn din ra theo ỳng k hoch v khụng cn s iu chnh. Ngc li, nu kt qu thc hin khụng phự hp vi tiờu chun thỡ cn iu chnh. Khi ú, ngi ta tin hnh phõn tớch nguyờn nhõn ca s sai 114 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng được một chương trình điều chỉnh có hiệu quả. Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc tương lai là công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định được tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện 5.2.3. Tiến hành điều chỉnh các sai lệch hoặc các tiêu chuẩn Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn. Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành theo các hướng: Điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cường nhân viên, lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên, đình chỉ, cách thức… Điều chỉnh là cần thiết nhưng cần phải đảm bảo các yêu cầu: - Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần - Điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác dụng xấu - Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh - Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ - Tuỳ điều kiện mà sử dụng phương pháp điều chỉnh cho hợp lý Một cách thể hiện khác, quá trình kiểm tra được phân chia thành 6 bước với “đầu vào” là kết quả thực tế đã đạt và “đầu ra” là kết quả mong muốn sau khi điều chỉnh. Sơ đồ 5.4. Các bước kiểm tra Xét tổng quát hơn, kiểm tra không đơn thuần chỉ là việc kiểm chứng kết quả sau khi đã thực hiện; mà là quá trình chủ động kiểm tra từ trước khi thực hiện (kiểm tra đầu vào), kiểm tra trong khi đang thực hiện (kiểm tra hiện hành) và kiểm tra sau khi thực hiện (kiểm tra 115 Kết quả thực tế (đầu v o)à Đo lường kết quả thực tế So sánh thực tế với tiêu chuẩn Xác định các sai lệch Phân tích lý do sai lệch Chương trình điều h nhà Thực hiện các điều chỉnh Kết quả mong muốn (đầu ra) (1) (2) (3) (4)(5)(6) Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc đầu ra, kiểm tra kết quả). Kiểm tra trước khi thực hiện nhằm tránh sai lầm ngay từ đầu, dựa vào các thông tin mới nhất về các yếu tố của môi trường kinh doanh (bên ngoài và bên trong doanh nghiệp) để đối chiếu với kế hoạch đã lập; qua đó kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Kiểm tra trong khi thực hiện nhằm tháo gỡ những trở ngại, vướng mắc nảy sinh, qua theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện. Sơ đồ 5.5: Chu trình kiểm tra Trong quá trình kiểm tra, cần lưu ý thêm các vấn đề: - Uỷ quyền trong kiểm tra: Trong trường hợp người quản trị không thể trực tiếp thực hiện việc kiểm tra, cần uỷ quyền cho người khác trên nguyên tắc đảm bảo tương xứng giữa trách nhiệm với quyền hạn được giao. - Thời điểm và thời hạn kiểm tra: Chọn thời điểm kiểm tra thích hợp sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai lệch, giảm tổn thất. Xác định thời hạn kiểm tra hợp lý sẽ tạo môi trường ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp; tránh làm sơ sài hoặc quá kéo dài. - Quy định người có trách nhiệm kiểm tra và người có trách nhiệm xử lý các kết quả kiểm tra (qua đó có chương trình điều chỉnh). 5.3. Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra 5.3.1. Các hình thức kiểm tra Các hình thức kiểm tra rất đa dạng và có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau như quá trình hành động, theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra, theo tần suất của các cuộc kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra.  Các hình thức kiểm tra xem xét theo quá trình hoạt động: Theo tiêu chí này, kiểm tra bao gồm những dạng cơ bản đó là: - Kiểm tra trước hoạt động: Hình thức kiểm tra này dùng để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và đến nơi quy định. - Kiểm tra trong hoạt động: Là theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc chắn rằng mọi cái đều hướng đến các mục tiêu. Những tiêu chuẩn chỉ đạo hoạt động đang diễn ra được rút ra từ những phần mô tả công việc và từ những chính sách được hình thành từ chức năng lập kế hoạch. Việc kiểm tra trong hoạt động được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của những nhà quản trị. - Kiểm tra sau hoạt động: Là hình thức kiểm tra, đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động  Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra: Theo cách phân loại này, có các hình thức kiểm tra cơ bản đó là: - Kiểm tra toàn bộ: Nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp một cách tổng thể 116 Lập kế hoạch Thực hiện Kết quả KT KT [...]... tho thun 50 -5 0 nhng kốm theo mt hp ng qun lý m phn quyt nh nghiờng v phớa ngi u t M 7 Sp xp mt hot ng cho ton b sn lng ca xớ nghip liờn doanh sn xut ra, c bỏn cho mt cụng ty marketing do phớa M iu khin Cụng ty marketing ny cú th nhn c nhng gỡ m nú mun t cụng ty sn xut 8 Mt sa i ca mc 7: dnh 51 % cụng ty sn xut cho bờn a phng i ly 51 % cụng ty bỏn hng 120 Bài giảng: Quản trị học 9 Tho món sc ộp 50 % quyn... gim3% hay 5% chi phớ so vi k hoch cú ý ngha gỡ ? S sai lch ú nghiờm trng ti mc no? iu gỡ cú th xy ra trong thi gian ti? Ai chu trỏch nhim? v.v Cú by dng biu c s dng rng rói trong kim tra: - Biu nhõn qu: Thng c dựng minh ho cỏc nguyờn nhõn ca mt vn nht nh v nhúm chỳng li theo cp loi - Lu (hay biu dũng quỏ trỡnh): L s trỡnh by bng hỡnh nh cỏc bc trong mt quỏ trỡnh 117 Bài giảng: Quản trị học - Biu...Bài giảng: Quản trị học - Kim tra b phn: L kim tra i vi tng lnh vc, b phn, phõn h c th ca doanh nghip - Kim tra cỏ nhõn: Kim tra i vi nhng con ngi c th trong doanh nghip Theo tn sut ca cỏc cuc kim tra: Vi cỏch phõn loi ny, chỳng ta cú cỏc loi kim tra ú l: - Kim tra t xut: L kim tra khụng theo nh k nh sn - Kim tra nh k: L kim tra c thc hin theo k hoch ó nh... Nhng vn qun lý kinh t Vit nam Hc vin chớnh tr quc gia H ni, 1993 3 Tõm lý hc xó hi vi qun lý doanh nghip Long - V Dng Nh xut bn khoa hc xó hi, H ni, 19 95 4 Nguyn Hi Sn: Qun tr hc NXB Thng kờ, 1998 5 Lờ ỡnh Vin (dch v biờn son): Qun tr xớ nghip hin i, NXB tr 1994 123 Bài giảng: Quản trị học 124 ... tc 80 - 20, trong ú ch ra rng 80% vn xut phỏt t 20% cỏc nguyờn nhõn - Biu khuynh hng: Cho thy s bin thiờn ca kt qu hot ng trong mt giai on - Biu phõn b: Dựng o tn s xut hin mt vn no ú, vớ d nh mt on tu ho khi hnh tr mi phỳt bao nhiờu ln so vi tr nm phỳt, hay sỏu phỳt - Biu phõn tỏn: Minh ho mi quan h gia hai bin s, nh chiu cao v trng lng Khi mt bin gia tng thỡ bin kia s b nh hng ra sao - Biu... c nhng nh lónh o doanh nghip v nhng qun tr viờn cp di - Phi xỏc nh c nhng tiờu chun hp lý da vo ú, cỏc chng trỡnh v cụng vic cú th chuyn thnh nhu cu v lao ng, chi phớ hot ng, chi phớ v vn, v thi gian, khụng gian v cỏc ngun lc khỏc - Cú c mt h thng thụng tin phn hi cú hiu qu bit c cỏc ngõn qu ang v s c thc hin nh th no 118 Bài giảng: Quản trị học Cỏc bỏo cỏo v phõn tớch chuyờn mụn Cỏc bn bỏo cỏo... sc ộp 50 % quyn s hu ca a phng, bng cỏch dựng ỳng 50 % nhng a vo tay ca mt cụng ty bo him a phng khụng cú quyn li gỡ trong ban giỏm c 10 Tuy nhiờn, tt hn c l tri rng 50 % ca a phng qua mt s lng ln cỏc c ụng Kinh nghim nh Cụng ty Union Carbide n v Kaiser Brazil, cú hng nghỡn cỏc c ụng nh a phng Cõu hi tho lun: 1 S kim soỏt trờn õy ó thc s cụng bng 50 / 50 cha? 2 Vỡ sao M ra cỏch kim soỏt nh vy? 3 Cỏch... chớnh ch yu ca doanh nghip l: - Kh nng thanh toỏn ca doanh nghip - iu kin ti chớnh chung ca doanh nghip (cõn bng gia cỏc khon n v cú) - Kh nng sinh li ca doanh nghip Tu thuc vo tng doanh nghip, cỏc bỏo cỏo ti chớnh cú th c lp cho hng nm, hng quý, hng thỏng Ngõn qu Ngõn qu l mt trong nhng cụng c kim tra lõu i nht v c s dng rng rói nht Nhng iu kin kim tra ngõn qu cú hiu qu l: - Vic lp v qun lý ngõn qu... cụng tỏc ca mỡnh 5 Cỏc cụng c kim tra c bn trong qun tr kinh doanh? 6 Ti sao li cú nhiu ch th thc hin kim tra hot ng ca doanh nghip? iu ú cú th gõy khú khn cho doanh nghip hay khụng? NGHIấN CU TèNH HUNG Tỡnh hung 1: MI CCH KIM SOT LIấN DOANH CA CễNG TY M Kim soỏt l mt vn m ngi qun lý khụng th li lng, nht l kim soỏt cỏc liờn doanh M a ra 10 cỏch kim soỏt i vi trng hp liờn doanh 50 / 50 nh sau: 1 Phỏt... phn: c bu v khụng c bu - tuy chia li nhun bng nhau, nhng sao cho s phiu chim a s thuc v phớa M 2 Sp xp mt tho thun 49 - 49, cũn 2% t trong tay ca mt bờn th ba l bờn thõn vi M 3 Quy nh trong iu l ph thuc, phớa M s cú a s cỏc giỏm c trong ban lónh o 4 Cú quy nh ph hoc iu l quy nh rng, cỏc giỏm c M (cho dự bng nhau v s lng vi bờn cựng liờn doanh) s b nhim cỏc thnh viờn ca ban giỏm c 5 Cú quy nh ph quy nh . chớnh k toỏn - Chng loi SP - S lng SP - Cht lng SP - Chi phớ SX - Mc hon thnh k hoch SX - Doanh thu tiờu th - Chi phớ bỏn hng - Chi phớ qung cỏo - Mc hi lũng ca ngi tiờu dựng - Kt qu bỏn hng ca. hng ca tng nhõn viờn - Nng sut lao ng - Mi quan h gia nhng ngi lao ng - Nhng cỏ nhõn tp th in hỡnh - Phỏt trin lc lng - Ti sn ca doanh nghip - Kt qu sn xut kinh doanh - D tr - Lu chuyn tin t 109 Bµi. của quản lý. NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà nội, 1993 2. Những vấn đề quản lý kinh tế ở Việt nam. Học viện chính trị quốc gia Hà nội, 1993 3. Tâm lý học xã hội với quản lý doanh nghiệp. Đỗ Long -