Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Chương 4

Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Chương 4

CHƯƠNG IV

ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

I ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU:

1 Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc của đàm phán:

a Khái niệm:

Đàm phán là quá trình trao đổi thiện chí giữa người mua và người bán nhằm đạt

được những thỏa thuận thống nhất về nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương, như vậy sau quá trình đàm phán, người mua và người bán có thể đi đến ký kết hợp đồng

b Đặc điểm:

Đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình tự điều chỉnh các nhu cầu, quyền

lợi của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là ký kết được hợp đồng ngoại thương Như vậy trong đàm phán hợp đồng ngoại thương, các bên khi bàn bạc thỏa thuận về các điều khoản của hợp đồng, không chỉ biết bảo vệ lợi ích của mình mà còn phải biết chấp nhận nhượng bộ, điều chỉnh các điều kiện để hai bên cùng có lợi thì mới mong ký được hợp đồng có tính khả thi

Đàm phán hợp đồng ngoài thương là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi

vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng Khi thực hiện điều này, hai bên đối tác cần tránh những vụ việc có thể xảy ra:

o Tâm lý luôn luôn nhượng bộ: chỉ vì muốn giữ quan hệ tốt đẹp, nên chấp nhận mọi điều kiện của đối phương, tự mình gánh chịu hết mọi thiệt thòi khi ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế

o Tâm lý kiên quyết bảo vệ mình: khi cả hai đều khăng khăng giữ lấy lập trường của mình, quyết tâm bảo vệ quyền lợi cho riêng mình, không quan tâm giữ gìn mối quan

hệ giữa hai bên làm, đàm phán sẽ tan vỡ Có khi cố tâm dồn đối tác vào thế bất lợi, phải

ký hợp đồng nhưng không thể thực hiện được những gì đã ký kết

Đàm phán hợp đồng ngoại thương là một môn khoa học, đồng thời là nghệ thuật đòi hỏi người thực hiện đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ kinh doanh ngoại

thương mà còn luôn trao dồi năng lực, kỹ năng đàm phán mới mong đạt được thành công

c Nguyên tắc của đàm phán:

- Lợi ích chung của cả đôi bên trong hợp đồng ngoại thương phải được quan tâm hàng đầu Chính vì thế, mỗi bên nên biết tự bảo vệ quyền lợi của mình, vừa biết thỏa

mãn các lợi ích chính đáng của đối tác, cuối cùng đi đến hài hoà và mở rộng được lợi ích chung cho cả đôi bên

- Đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính công khai và bình đẵng, nhất thiết phải tránh dùng gian kế, không nên đưa đối phương vào bẫy, ngược lại, phải tạo được mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với bạn hàng nói riêng và giữ được uy tín của đơn vị mình trên thương trường nói chung

- Người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải là người có tài thỏa hiệp, biết lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán Đôi khi cục diện đàm phán có thể thay đổi hoàn toàn, hoặc từ không mấy tốt đẹp ban đầu trở thành thân mật, có thể đi đến ký kết hợp đồng trị giá hàng triệu đô, hoặc ngược lại, chủ yếu tuỳ thuộc vảo trình độ, năng lực và tài thỏa hiệp của người đàm phán

2 Các kiểu đàm phán trong kinh doanh:

a Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường” (Positional bargaining):

Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đứng trên vị trí của công ty mình đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận

Dựa vào cách bảo vệ lập trường, sẽ có: đàm phán kiểm mềm và đàm phán kiểu cứng

* Đàm phán theo kiểu Mềm (Soft negotiation) còn gọi là đàm phán kiểu hữu

nghị, trong đó người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ, nhằm đạt được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên Họ đặt mục đích phải đạt được thỏa thuận lên hàng đầu, chứ không nhấn mạnh phải chiếm ưu thế Người đàm phán theo kiểu Mềm không coi đối phương là địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu; trong đàm phán chỉ cố gắng xây dựng và gìn giữ mối quan hệ, ký cho được hợp đồng, còn hiệu quả kinh tế không được là vấn đề quan trọng nhất

Vì vậy, trong kiểu đàm phán này thường diễn ra các bước: đưa ra đề nghị, tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, hết sức tránh đối lập, nhằm đạt được thỏa thuận (thậm chí có khi phải khuất phục đối phương, chấp nhận những thỏa thuận bất lợi cho mình)

* Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation) là kiểu đàm phán, trong đó người đàm

phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, phải thắng bằng được đối phương

Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán cố gắng bảo vệ bằng được lập trường đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ

Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường”, dù theo kiểu Mềm hay Cứng, không phải là tối ưu, bởi vì kết quả đàm phán chỉ được coi là tốt khi đạt được ba tiêu chuẩn sau:

a Khi ký kết được hợp đồng, thì nội dung thỏa thuận đó phải sáng suốt (đáp ứng lợi ích chính đáng của cả hai bên, giải quyết các đối kháng một cách công bằng thuyết phục, là thỏa thuận lâu bền và có tính đến lợi ích của cả cộng đồng)

b Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả cho công việc

c Kết quả đàm phán phải nâng cao, mang tính tích cực đến quan hệ giữa hai bên

Mà đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” lại không đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn trên

b Đàm phán theo kiểu “nguyên tắc thương lượng ” (Principled negotiation):

Đàm phán kiểu nguyên tắc còn gọi là “ Cách đàm phán Harvard”, có 4 đặc điểm:

ƒ Con người: Tách rời con người, cá nhân ra khỏi vấn đề ; chủ trương: đối với

người - ôn hòa, đối với việc - cứng rắn

ƒ Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lập trường cá

nhân, chủ trương: thành thực, công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập trường của mình

ƒ Các phương án: Cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế

ƒ Tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan

khoa học

Trong các kiểu đàm phán trên thì đàm phán theo kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả, nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng , nhưng muốn áp dụng thành công phải

có một số điều kiện nhất định, trong đó điều kiện tiên quyết phải có một đội ngũ đàm phán giỏi

Bảng so sánh các kiểu đàm phán:

Đàm phán kiểu quan điểm lập trường

Đàm phán kiểu nguyên tắc thương lượng

Xem đối tác như bạn bè Xem đối tác như địch thủ Xem đối tác như những cộng

sự

Mục tiêu: Đạt được thỏa

thuận, giữ mối quan hệ

Mục tiêu: Giành thắng lợi bằng mọi giá

Mục tiêu: giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện Chủ trương: Nhượng bộ

để giữ quan hệ

Chủ trương: ép đối tác nhượng bộ

Tách con người ra khỏi vấn

đề

Mềm với con người và

vấn đề

Cứng rắn với cả con người lẫn vấn đề

Mềm mỏng với con người cứng với vấn đề

Tin đối tác Không tin đối tác Giải quyết vấn đề độc lập với

lòng tin

Dể thay đổi lập trường Bám chặt lấy lập trường Tập trung vào lợi ích,

không vào lập trường

Không giấu giới hạn cuối

cùng

Đánh lạc hướng về giới hạn cuối cùng

Không có giới hạn cuối cùng

Chấp nhận thiệt hại đơn

phương để đạt được thỏa

thuận

Đòi lợi ích đơn phương làm giá cho thỏa thuận

Thiết kế các phương án để tất cả cùng đạt mục đích

Chỉ đi tìm một câu trả lời

mà đối tác chấp thuận

Chỉ đi tìm một câu trả lời mà mình chấp nhận

Xây dựng các phương án trước lựa chọn sau

Cố gắng đạt thỏa thuận Khăng khăng giữ lập trường Kết quả phải dựa trên tiêu

chuẩn khách quan

Cố tránh phải đấu đầu Phải thắng cuộc đấu đầu Cố đạt các kết quả dựa trên

tiêu chuẩn khách quan

Lùi bước trước áp lực Gây áp lực Lùi bước trước nguyên tắc,

không lùi bước trước áp lực

1 Hình thức đàm phán:

có 3 hình thức đàm phán

a Đàm phán giao dịch bằng thư tín:

Đây là hình thức qua thư từ gởi bằng bưu điện, telex, fax, hoặc email, người mua và người bán đàm phán thoả thuận với nhau những điều khoản cần thiết của một hợp đồng

Ưu điểm:

- Ít tốn kém

- Người viết thư có thời gian và điều kiện để cân nhắc, tham khảo ý kiến của nhiều nhười khác trước khi gửi đi

- Cùng một thời gian, người viết có thể giao dịch đàm phán bằng thư với nhiều bạn hàng khác nhau

Nhược điểm:

Thời gian đàm phán kéo dài, có thể trải qua nhiều lần viết thư mới đạt được kết quả cuối cùng

LƯU Ý:

-Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần luôn luôn nhớ rằng thư từ là sứ giả của mình đến với khách hàng cho nên phải hết sức thận trọng trong khi viết, phải đảm bảo yêu cầu lịch sự, chính xác, kiên nhẫn

-Nôi dung phải được trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, hoặc dễ gây hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, không khúc chiết, hoặc do sử dụng những từ ngữ không chính xác

-Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số điện toại, số fax…

-Thư chỉ viết trên một mặt, mỗi thư chỉ nên đề cập một vấn đề kinh doanh

-Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mực, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ Xu hướng hiện nay là thư cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ được dùng là thứ tiếng khách hàng quen dùng

để gây thiện cảm và thu hút được sự chú ý của khách đối với mình

- Tránh dùng văn phong quá quí tộc, quá cao cấp Đối tác sẽ khó hiểu khi không phải là người quí tộc

-Nên kiên trì viết thư nhiều lần nếu mục đích của quá trình đàm phán chưa đạt Ưu tiên đeo đuổi viết thư cho các bạn hàng cũ đã có quan hệ buôn bán từ trước đến nay

b Đàm phán qua điện thoại:

Đây là hình thức qua đường dây điện thoại quốc tế, người mua và người bán thực hiện giao dịch đàm phán với nhau để đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương

Ưu điểm:

Có được kết quả đàm phán nhanh chóng,

Nhược điểm:

-Rất tốn kém

-Trình bày không được hết ý

-Trao đổi qua điện thọi là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho sự thỏa thuận, quyết định trong trao đỗi

Cần lưu ý rằng chỉ sử dụng điện thoại trong trường hợp thật cần thiết, khẩn trương,

sợ lỡ thời cơ hoặc trong trường hợp mọi điều kiện đã thỏa thuận xong chỉ còn chờ xác nhận, hoặc xác nhận vài chi tiết nữa để làm rõ hợp đồng

-Trước khi giao dịch bằng điện thoại, cần phải chuẩn bị nội dung định nói với bạn hàng một cách kỹ càng

Sau khi trao đổi bằng điện thoại xong, cần có thư xác nhận về những nội dung đã thoả thuận qua điện thoại

- Rất quan trọng là người giao dịch bằng điện thoại phải có trình độ ngoại ngữ vững vàng

c Gặp mặt trực tiếp để đàm phán:

Đây là hình thức đàm phán có ưu điểm so với cả hai hình thức đàm phán qua thư từ

và điện thoại

Ưu điểm:

-Đàm phán trực tiếp giúp đẩy nhanh tốc độ đàm phán

-Cho phép giải quyết những bất đồng phức tạp giữa các bên gặp gở, tạo được sự thông hiểu lẫn nhau và duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhau

-Kết quả đàm phán có được sự xác nhận pháp lý ngay của các bên khiến cho hợp đồng mau chóng đi vào thực hiện

Nhược điểm:

Chi phí đàm phán rất tốn kém

Lưu ý

- Việc ký hợp đồng thường được tiến hành kịp thời khi đã có đủ các điều kiện ký kết chín mùi, không nên tỏ ra nôn nóng trong việc ký kết dù khi thời gian đàm phán sắp kết thúc Vì nếu đôi bên đối tác nắm được ý định của ta muốn ký hợp đồng, đối tác sẽ có nhiều lợi thế hơn chúng ta

- Trong thực tế có những hợp đồng được ký kết khi tiễn khách ra sân bay, nhưng không nên vì thế mà không ký ngay khi có điều kiện

- Người tiến hành đàm phán cần biết sử dụng ngôn ngữ dùng để đàm phán, vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao tốc độ đàm phán

- Khi cần dùng phiên dịch, người phiên dịch nên được chuẩn bị để nắm rõ nội dung cần giao dịch trước khi tiến hành đàm phán Việc này giúp cho người phiên dịch rất nhiều trong việc hiểu và dịch được trung thành ý tứ của các bên

- Khi đàm phán có đông người tham dự nên thống nhất một người phát ngôn ngữ để tránh sơ hở trong đối đáp, cũng nên tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt khách hàng vì vừa không lịch sự, vừa không có lợi, đặc biệt khi khách hàng

có thể hiểu được ngôn ngữ của mình nói

- Mỗi buổi đàm phán cần được ghi thành biên bản để theo dõi, vì việc theo dõi như vậy rất có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn, có lợi cho việc rút kinh nghiệm trong quá trình đàm phán và sau này

II QUI TRÌNH THỰC HIỆN ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG:

1 Đàm phán theo hình thức trực tiếp : 5 giai đoạn:

a Giai đoạn chuẩn bị đàm phán:

Giai đoạn này các nhà kinh doanh cần thực hiện các công việc cụ thể như sau:

* Nghiên cứu thông tin:

Những nội dung thông tin cần nắm : công dụng, tính chất của hàng hóa, tình hình sản xuất, thời vụ, công nghệ chế biến, khả năng cung ứng của đối tác, giá thị trường … Thu thập thông tin thông qua các báo địa phương, tạp chí chuyên ngành kinh tế, các hiệp hội, các tổ chức xúc tiến thương mại của chính phủ, các tổ chức quốc tế …

Dựa trên các thông tin đã ghi chép được, nhà kinh doanh sẽ tiến hành phân tích, đánh giá độ chính xác, nếu cần đôi khi phải thực hiện kiểm tra các thông tin xem có độ tin cậy cao hay không?

Cuối cùng nhà kinh doanh sẽ đưa ra các nhận xét, dự báo kết luận làm làm cơ sở cho việc lập phương án đàm phán tiếp theo sau đó

* Lập phương án đàm phán:

Mục tiêu đàm phán cần đạt được là gì ?

Phương thức đàm phán sẽ tiến hành như thế nào ?

Đối tượng đàm phán sẽ tiếp xúc là ai ?

Những nội dung chi tiết (về mẫu mã, về giá cả, hay về thời gian giao hàng…) cần bàn bạc thống nhất giữa các bên đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng ngoại thương Đưa ra những biện pháp khắc phục khó khăn nếu có

* Tổ chức đoàn đàm phán:

Là công việc đặc biệt quan trọng trong khâu chuẩn bị đàm phán, không thể xem nhẹ

Thành phần của một đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương phải hội đủ chuyên gia

ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật và thương mại Trong đó, chuyên gia về thương mại giữ vị trí quan trọng nên thường được phân công là trưởng đoàn Nếu thiếu một trong ba loại chuyên gia kể trên thì hợp đồng ngoại thương được ký kết khó bảo đảm được tính khả thi, tính pháp lý và có hiệu quả cao Tuy nhiên, tổ chức một đoàn đàm phán với đầy

đủ các thành phần như vậy là một việc làm khó khăn trong thực tế đối với tình hình của Việt nam hiện nay, do chưa quen và thiếu chuyên gia về pháp luật, nhà kinh doanh thường bao luôn phần việc, nhưng về lâu về dài thì công ty nên có chính sách đào tạo, tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu khi hội nhập vào kinh tế thị trường sau này

Tổ chức cho các thành viên trong đoàn đàm phán tiếp cận với hồ sơ, nội dung đàm phán cũng như được gặp gở, thông hiểu và bổ sung kiến thức cho nhau xung quanh vấn

đề đàm phán sắp tới Nếu không sẽ khó tránh khỏi sự bất đồng quan điểm, không thống nhất với nhau trong cách nhìn nhận đánh giá vấn đề, dẫn đến tình trạng lực của đoàn đàm phán không đủ mạnh để bảo vệ các lợi ích phía mình, nhất là trước đối tác không

có thiện chí

* Chuẩn bị địa điểm đàm phán:

Tuỳ theo tầm quan trọng của hợp đồng, giá trị lớn hay nhỏ, đối tác thân quen hay lạ,

họ thuộc quốc gia nào: Âu hay Á, Châu Mỹ hay Châu Phi… mà tìm địa điểm đàm phán thích hợp làm cho cả hai bên đều cảm thấy thoải mái, tiện nghi

* Chuẩn bị thời gian đàm phán:

Các múi giờ trên thế giới rất khác nhau, nên cố gắng bố trí thời gian đàm phán ở thời điểm thuận tiện tránh sự mệt mỏi cho các bên

Nên có lịch đàm phán gởi trước cho bên đối tác Trong lịch nên chuẩn bị cả ngày đàm phán dự phòng nếu kết quả của các ngày đàm phán trước chưa đi đến sự nhất trí

b Giai đoạn tiến hành đàm phán thử:

Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hay trao đổi qua thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên đối tác thì khả năng trong đàm phán thật

sẽ càng chắc chắn hơn Chỉ có như thế, các nhà kinh doanh mới có điều kiện đánh giá lại toàn bộ thông tin đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán cho thích hợp

c Giai đoạn thực hiện tiếp xúc đàm phán:

Tạo không khí hữu nghị và tin cậy sẽ giúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và

dễ dàng thành công Muốn vậy, nhà kinh doanh cần phải:

- Làm cho phía đối tác tin cậy bằng việc thể hiện thành ý hợp tác của mình đối với

họ như biết xem trọng lợi ích chung của cả hai bên

Lúc đàm phán cần phải tuân thủ:

- Tôn trọng phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của bên đối tác nhưng không bao giờ cười vô nghĩa có thể làm cho người khác hiểu lầm hay khó chịu, khi làm việc với các phái đoàn Châu Âu, nên đặc biệt lưu ý lịch sự đến các thành viên

nữ trong đoàn

- Tuyệt đối tránh, không bao giờ tranh cãi những vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, đạo đức, chủng tộc trong khi đàm phán

- Lịch thiệp đối với những sai trái của đối phương nếu những sai trái đó là vô tình,

do thiếu hiểu biết của họ đối với phong tục tập quán của ta

- Hạn chế trao đổi riêng, mang tính chất nội bộ trong khi đàm phán, vì như vậy là tỏ

ra sơ hở, thiếu chuẩn bị, thiếu tính nhất quán trong các thành viên của đoàn, vừa không được lịch sự trước mặt đoàn đàm phán

- Đưa ra những đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác Muốn vậy, các nhà khinh doanh cần phải:

- Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định nên ở mức độ nào là vừa phải

- Vận dụng những khả năng thương lượng, thuyết phục mà mình đã tích luỹ được trong quá trình công tác, đồng thời phát triễn những kinh nghiệm thương lượng đã được thế giới công nhận

_ Phải biết nhượng bộ vào lúc nào, ở mức độ nào nhằm đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời cũng thoả mãn được phía đối phương

- Phải làm hết sức mình để đạt được những điều khoản trong hợp đồng mà mình đã

đề ra

- Chú ý khi quyết định chiến lược kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt ở những nước

mà kỷ cương xã hội còn lõng lẻo, nhà kinh doanh nên làm theo những điều mình thấy tiện lợi hơn là những điều cảm thấy đúng hoặc sai

d Giai đoạn sau khi đàm phán:

Nên có một cuộc họp lại trong đoàn phía mình sau khi đàm phán để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán đạt kết quả ra sao, đúc kết lại những gì đã được thỏa thuận với bên đối tác, rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau

Có thể xác nhận lại với bên đối tác những điều còn chưa rõ khi đàm phán (nếu có)

để đạt được sự thống nhất hoàn toàn về tất cả những điều khoản của hợp đồng trước khi

đi đến ký kết

Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng ngoại thương

e Giai đoạn ký kết hợp đồng ngoại thương:

Tránh qui định dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết các tranh chấp xảy ra sao này

Tránh đưa vào hợp đồng những điều khoản trái với luật hiện hành của nước người bán, của nước người mua, và trái với thông lệ quốc tế…

Tránh dùng từ ngữ mập mờ, có thể được suy diễn bằng nhiều cách để diễn đạt nội dung của hợp đồng Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ cả hai bên thông thạo

Nếu hợp đồng do bên đối tác soạn thảo, phải kiểm tra kỹ càng trước khi ký kết Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là những người đại diện hợp pháp cho mỗi bên, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ

2 Đàm phán theo giao dịch bằng thư tín :

a Hình thức của một thư thương mại:

™ Letter head (Tên, địa chỉ người gửi)

™ File preference (mã số hồ sơ)

™ Date line (ngày, tháng)

™ Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)

™ Salutation (Gentlemen, Dear Sirs …)

™ The opening paragraph (mở đầu thư)

™ The body of letter (nội dung chính của thư)

™ The closing paragraph (câu kết của thư)

™ Signature (ký tên)

™ Stenographic Reference (ký hiệu riêng)

™ Enclosure (phần đính kèm)

™ Carbon copy notation (nơi gửi bản sao)

b Cách viết thư thương mại

Cuộc đàm phán bằng thư (Fax, Telex …) thông thường diễn ra theo trình tự sau:

™ Hỏi hàng

™ Chào hàng

™ Hoàn giá

™ Chấp thuận