Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Chương 6

Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Chương 6

CHƯƠNG VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP

KHẨU

Thực hiện hợp đồng Xuất Nhập Khẩu là tổng hợp những hoạt động công việc mà Công ty phải làm sau khi hai đối tác đã thỏa thuận, đã đồng ý, đã ký kết vào một văn bản

mà xác định việc mua bán mà trong đó, một bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ, còn bên kia phải chi trả cho việc cung cấp đó

Qui trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu được chia làm hai phần chính

I TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU :

1 Kiểm tra ban đầu về tiền thanh toán

Nhận được tiền hàng đúng và đủ là điều quan tâm lớn lao của nhà xuất khẩu Người bán hàng chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán, đồng thời người xuất khẩu cần tín hiệu xác định có tiền thanh toán mới an tâm sản xuất

Với những phương thức thanh toán khác nhau (thanh toán T/T, thanh toán D/P, nhờ thu…)sẽ có những việc cụ thể khác nhau, nhưng vẫn thể hiện tiền đã có để trà

Trong trường hợp thanh toán bằng L/C nhà Xuất Khẩu sau khi ký hợp đồng ngoại thương, cần tiến hành các bước sau :

-Nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng thỏa thuận của Hợp Đồng

-Kiểm tra L/C và thực hiện tu chỉnh L/C (nếu cần) Sau khi kiểm tra xong thấy phù hợp mới giao hàng còn nếu không phù hợp phải báo cho người mua và ngân hàng của người mua để tu chỉnh cho đến khi phù hợp mới giao hàng

2 Xin giấy phép xuất khẩu

Theo điều 33, luật thương mại của Việt Nam:”Thương nhân chỉ được hoạt động thương mại với nước ngoài nếu có đủ các điều kiện do chính phủ qui định sau khi đã đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Và quyền kinh doanh xuất nhập khẩu được qui định cụ thể ở điều 3, chương 2 của Nghị định 57/CP ngày 31/07/1998:”Thương nhân được phép kinh doanh xuất nhập khẩu, trừ những mặt hàng cắm xuất, cấm nhập và những mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện.”

Đối với các mặt hàng quản lý bằng hạn ngạch hoặc quản lý bằng giấy phép , doanh nghiệp phải Xin giấy phép Xuất Khẩu trước

3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Hàng hóa Xuất Khẩu phải được chuẩn bị về số lượng cũng như chất lượng, cần lưu

ý rằng buôn bán quốc tế rất cần giữ uy tín và đây là một yếu tố quan trọng trong việc thu hút đối tác Doanh nghiệp phải tự sức mình đánh giá năng lực và ký hợp đồng giao hàng đúng hạn Chất lượng sản phẩm phải đúng theo yêu cầu hợp đồng qui định Giao hàng đúng chất lượng và đúng thời gian là hai yếu tố bắt buộc khi doanh nghiệp muốn làm ăn lâu dài với các công ty nước ngoài

4.Thuê tàu hoặc báo người mua thuê tàu

Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định người bán phải thuê phương tiện để chuyên chở hàng hoá đến địa điểm đích (nếu điều kiện giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF, CFR, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF) thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải

Nếu hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất klhẩu thì người nhập khẩu phải thuê phương tiện chuyên chở về nước (nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB) Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà người xuất khẩu lựa chọn các phương thức thuê tàu như sau:

Phương thức thuê tàu chợ(Liner):

Phương thức thuê tàu chuyến ( Voyage charter):

Phương thức thuê tàu định hạn(Time charter):

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về phẩm chất, số lượng , trọng lượng… nếu hàng xuất khẩu là động thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra thêm khả năng lây bệnh (tức kiểm dịch)

Trong nhiều trường hợp theo qui định nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua , việc giám định đòi hỏi phải được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập, ví dụ như: Vinacontrol, công ty giám định Sài Gòn(SIC)…

Mua Bảo Hiểm Cho Hàng Hoá:

Tùy theo điều kiện thương mại trong mua bán quốc tế, hợp đồng sẽ qui định người bán phải mua bảo hiểm hay không, điều khoản này còn ghi rõ mua bảo hiểm của công ty nào, mua trị giá nào, thời gian mua…

Người xuất khẩu phải căn cứ vào hợp đồng để liên hệ công ty bảo hiểm, xin mua bảo hiểm, nhận lại các giấy chứng nhận hoặc hợp đồng bảo hiểm để thanh toán sau này Trong trường hợp không có nghĩa vụ mua bảo hiểm, nhưng rủi ro trong suốt chặng đường đi mình phải chịu, người xuất khẩu cũng phải nua bảo hiểm để bảo vệ cho chính công ty mình

Hợp đồng bảo hiểm chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu là một hợp đồng hội đủ các tính chất sau:

¾ Là 1 hợp đồng bồi thường (contract of indemnity) vì khi có tổn thất xảy ra, người bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường cho người được bảo hiểm

¾ Là 1 hợp đồng của lòng trung thực (contract of good faith) vì người mua bảo hiểm phải khai báo trung thực không có ý đồ xấu làm hại người bảo hiểm, ngược lại người bảo hiểm có nhiệm vụ đảm bảo bồi thường đúng mức

Lưu ý dù có mua bảo hiểm trước, nhưng sau khi giao hàng xuống tàu thì bảo hiểm mới

có hiệu lực

5 Làm Thủ Tục Hải Quan

Bước 1: bao gồm các công việc sau:

-Người khai báo tự kê khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo mẫu của Hải Quan -Căn cứ biểu thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, biểu giá tính thuế của Bộ Tài Chánh, của Tổng Cục Hải Quan để tự áp dụng mã số tính thuế cho hàng hoá của mình

-Tự tính thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu và VAT cho hàng hoá

Bước 2: bao gồm các công việc chủ yếu sau:

-Hải Quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký kê khai hàng hoá xuất nhập khẩu, kiểm tra hồ sơ

và đóng dấu tờ khai để xác định thời điểm tính thuế cho hàng hoá

-Dựa trên kết quả tính thuế của người tự khai được ghi trên tờ khai, hải quan sẽ ra thông báo thuế Có 2 trường hợp xảy ra:

* Trường hợp người tự khai đã tính đúng thuế cho hàng hoá của mình, hải quan sau khi kiểm tra sẽ cho ra thông báo thuế đúng với nội dung tự khai đó

* Trường hợp người tự khai báo tính thuế không đúng và hải quan sau khi kiểm tra thấy số tiền thuế cần phải nộp có thể tăng hoặ¨c giảm so với số tiền đã được tính trên tờ khai Lúc đó, hải quan sẽ ra thêm quyết định về thuế, kèm theo thông báo thuế, trên quyết định đó ghi số tiền tăng hoặc giảm mà người khai báo phải nộp thêm hoặc được hoàn lại Riêng trường hợp thuế tăng phải nộp thêm thì doanh nghiệp sẽ còn bị phạt vi phạm như đã nói ở trên

Bước 3: Kiểm hoá theo phân luồng hàng Ở bước này, nhân viên hải quan thực hiện

kiểm hoá và giám sát giải phóng hàng

Bước 4: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nộp thuế sau khi hải quan đã thực hiện kiểm

tra khai báo hải quan của doanh nghiệp và đã thực hiện xử lý vi phạm (nếu có)

6 Giám định, kiểm hóa, giao hàng xuống tàu

Hàng xuất khẩu nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển, do đó chủ hàng hoặc người xuất khẩu thường phải làm những công việc sau:

-Lập bảng kê hàng chuyên chở gồm các nội dung chủ yếu như: consignee, mark, B/L number, description of cargoes number of packages, gross weight, measuament, name port of destination… Trên cơ sở đó khi lưu cước hãng tàu lập S/O( shipping order) và lên sơ đồ xếp hàng lên tàu (cargo plan or stowage plan) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gởi hàng, để tính các chi phí liên quan Thông thường Cargo plan không trực tiếp giao cho chủ hàng nhưng chủ hàng vẫn có quyền yêu cầu xem Cargo plan để biết được hàng hoá của mình đã được sắp xếp đúng yêu cầu chưa, nếu chưa thì có quyền yêu cầu thay đổi

-Người xuất khẩu giám sát theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu khi thuê tàu chợ Trong phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu do công nhân cảng thực hiện với chi phí của người xuất khẩu ( mục đích của việc giám sát quá trình bốc hàng lên tàu là người xuất khẩu có thể nắm chắc số lượng hàng thực giao và giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình giao nhận)

-Sau khi hàng đã được xếp lên tàu xong, chủ hàng được cấp “Biên lai thuyền phó” (Master recepit) xác nhận hàng đã nhận xong

-Trên cơ sở “Biên lai thuyền phó” chủ hãng sẽ đổi lấy vận đơn đường biển sạch (clean bill of loading)

• Nếu gởi hàng bằng đường hàng không hoặc ô tô, người xuất khẩu sau khi ký hợp đồng vận chuyển, giao hàng cho người vận chuyển, cuối cùng lấy vận đơn

• Nếu gỡi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường sắt (nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe rồi giao cho đường sắt (nếu hàng là nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt

7 Thông Báo Giao Hàng, Lập Bộ Chứng Từ Thanh Toán

Sau khi giao hàng xong, ngày hôm sau người xuất khẩu nhận B/L ở đại lý vận tải Đồng thời lập C/O và các giấy tờ theo yêu cầu của khách hàng Nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền Yêu cầu của bộ chứng từ này là chính xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức ( nếu thanh toán bằng L/C, còn nếu thanh toán bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu trong hợp đồng hoặc theo yêu cầu cùa ngân hàng)

8 Trình chứng từ thanh toán tại ngân hàng thương lượng:

Khi lập bộ chứng từ thanh toán bằng L/C cần lưu ý các điểm sau:

ƒ Tất cả các chứng từ phải được tuân theo đúng các yêu cầu của L/C về: số bảng,

mô tả hàng hoá, thời hạn lập, ghi ký mã hiệu số lượng hàng hoá, ngày cấp…

ƒ Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (Blank endosed) thì người gửi hàng phải ký hậu vào đơn trước khi chuyển giao cho ngân hàng

ƒ Nếu hàng hoá gửi lên tàu vượt quá số lượng qui định trong L/C thì nhà xuất khẩu phải tham khảo ý kiến của người mua trước khi gởi, trên cơ sở được sự chấp nhận của người mua mới giao hàng lên tàu Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần 2 bộ như sau: -Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng

từ

-Bộ thứ hai lập cho lượng hàng hoá dư ra và sẽ tahnh toán theo D/A, D/P, hoặc T/T…

Bộ chứng từ lập xong cần kiểm tra kỹ lưỡng xuất trình cho ngân hàng để thanh toán hoặc chiết khấu

9 Giải Quyết Khiếu Nại(Nếu Có)

Khi có khiếu nại xảy ra trước tiên 2 bên cần ngồi lại thoả thuận, thống nhất cần giải quyết vấn đề trên tinh thần hợp tác để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài Nếu không được mới cần sự giúp đỡ hòa giải của bên thứ ba hoặc đưa ra trọng tài kinh tế hoặc giai quyết

ở tòa án như trong hợp đồng đã qui định

‰ Người bán khiếu nại: khi người mua vi phạm hợp đồng người bán có quyền khiếu nại, hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo như hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, các thư từ giao dịch…

‰ Người mua hoặc các cơ quan hữu quan khiếu nại : khi nhận được đơn khiếu nại của người mua và các cơ quan hữu quan khác, thì người bán cần phải nghiêm túc nghiên cứu hồ sơ, nhanh chóng tìm phương thức giải quyết 1 cách thoả đáng

Tóm lại qui trình thực hiện gồm 9 bước sau : (xem sơ đồ)

1 Kiềm tra tiền thanh toán

2 Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần thiết)

3 Chuẩn bị hàng hóa

4 Thuê tàu, mua bảo hiểm

5 Làm thủ tục Hải Quan

6 Giám định hàng hoá, xuất hàng

7 Lấy Bill., xin C/O, thông báo khách hàng

8 Trình chứng từ thanh toán

9 Giải quyết khiếu nại nếu có

II TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU :

1 Xin giấy phép nhập khẩu

Theo qui định của chính phủ các mặt hàng như quạt điện công suất dưới 100 w, bao

bì dệt bằng sợi plastic, môt số loại dầu thực vật , hàng tiêu dùng sành sứ thủy tinh kinh trắng (dày dưới 7mm) gạch ốp ceramic và granit …phải xin giáy phép của Bộ Thương Mại khi nhập khẩu

Một số mặt hàng có ảnh hưởng đến kinh tế quốc gia như ciment, sắt thép, phân bón…cần có giấy phép của Bộ TM, một số mặt hàng như thuốc tây, hóa chất cần có giấy phép của Bộ Y tế , Bộ Công Nghệ Môi Trường

Nếu nhập hàng được quản lý bằng hạn ngạch, phải có quota nhập khẩu

Do đang trong quá trình hội nhập kinh tế và hoàn chỉnh hệ thống kiểm soát hải quan cho phù hợp với các nước Với các mặt hàng mới Doanh Nghiệp nên tìm hiểu ở cục Hải Quan tỉnh hay tại Sở thương mại để biết về biểu thuế quan, về danh mục hàng hoá ưu tiên… trước khi tiến hành thương thảo ký hợp đồng

2 Chuẩn bị cho việc thanh toán tiền hàng

Tuỳ theo việc thanh toán đã thỏa thuận giữa người bán và người mua, thanh toán bằng CAD (phải ký thác 100% trị giá lô hàng) , TTR before, DA hay DP ( thông báo với ngân hàng về thương vụ và xem lại tài khoản), thanh toán bằng L/C (phải xin mở L/C và thực hiện việc ký quĩ )

Việc thực phiện bước đầu của thanh toán, bên cạnh khẳng định ý chi mua hàng, còn ràng buộc người bán phải tiến hành làm hàng và giao hàng theo hợp đồng

3 Thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa

Nếu mua hàng theo điều kiện nhóm E và F , nhà nhập khẩu phải thuê phương tiện Nếu mua hàng theo nhóm E,F, hoặc theo giá CFR, CPT nhà nhập khẩu nên mua bảo hiểm cho hàng hóa

4 Nhận bộ chứng từ

Liên hệ với nhà xuất khẩu hoặc Ngân Hàng để nhận bộ chứng từ được chuyển phát nhanh hoặc qua hệ thống ngân hàng

Khi nhận được bộ chứng từ cần chú ý kiểm tra lại xem toàn bộ có phù hợp với L/C

và Hợp đồng hay không, nếu thấy sai sót phải báo ngay cho người xuất khẩu, người vận tải để kịp thời điều chỉnh cho hợp lệ

5 Chuẩn bị nhận hàng

Liên hệ hảng tàu để biết đích xác ngày tàu đến, chuẩn bị giấy phép vào cảng nhận hàng

Trước khi tàu đến, đại lývận tải tại nới đến nhận được bảng lược khai hàng hóa (Cargo Manifest ), trên cơ sở đó Hảng tàu sẽ gởi thông báo hàng đến (Arrival Notice) và Lệnh giao hàng ( Delivery Order) cho nhà nhập khẩu

6 Làm hồ sơ, thủ tục Hải Quan

Nhận hàng từ sân bay: Người nhập khẩu liên hệ với đại lý hàng không để nhận chứng từ và làm các thủ tục cần thiết vho việc nhận hàng

Nhận hàng từ tàu biển: Người nhập khẩu liên hệ với khách hàng , với hảng vận tải tàu biển hay với ngân hàng để nhận chứng từ, sau đó đến Hải quan làm hồ sơ thủ tục nhận hàng

7 Các thủ tục giám định số lượng và chất lượng

Do đặc thù của lô hàng, hợp đồng có thể cho phép người nhập kiểm tra đối chiếu lại

số lượng, chất lượng khi nhận hàng Trong trường hớp phát hiện sự thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá, người nhận hàng phải tiến hành lập các biên bản cần thiết để chứng minh sự vụ, , trong biên bản cần có chử ký của thuyền trưởng hoặc người vận tải

8 Khiếu nại, bồi thường

Trong trường hợp xãy ra sự cố là tổn hại đến quyền lợi vật chất của mình, người nhập khẩu có thể tiến hành việc khiếu nại đòi bồi thường, hoặc đưa ra trọng tài kinh tế, tòa án kinh tế tùy theo thỏa thuận đã có ghi trong hợp đồng

9.Thanh lý hợp đồng

Hợp đồng sẽ tự động thanh lý khi thực hiện xong việc mua bán, hoặc sẽ tự động thanh lý khi hết hạn hiệu lực

Trong trường hợp có tranh chấp, dù có giải quyết bằng đường thương lượng, hai bên cũng phải làm bản thanh lý hợp đồng để trách trường hợp rắc rối về sau

Tóm lại qui trình thực hiện gồm 9 bước sau : (xem sơ đồ)

1 Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần thiết)

2 Chuẩn bị các công việc thanh toán

3 Thúc dục giao hàng, thuê tàu, mua bảo hiểm

4 Nhận bộ chứng từ

5 Chuẩn bị nhận hàng

6 Làm thủ tục Hải Quan

7 Giám định hàng hoá, xuất hàng

8 Khiếu nại

9 Thanh lý hợp đồng