Hướng dẫn sử dụng Calc OpenOffice.doc

Bạn có thể chọn một trong các cách sau:  Vào menu File\New\Spreadsheet; Lưu bảng tính lên đĩa Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên đĩa cứng.. Để lưu bảng t

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

MỤC LỤC GIỚI THIỆU 4

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC 6

1 Cách khởi động Calc 6

2 Màn hình làm việc của Calc 7

3 Tạo một bảng tính mới 8

4 Lưu bảng tính lên đĩa 9

5 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa 11

6 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 12

CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH 14

1 Thêm và xoá các trang tính 14

2 Đổi tên trang tính 16

3 Sao chép/Di chuyển một trang tính 16

4 Ẩn và hiện lại một trang tính 17

1.4 Dạng ngày (Date), giờ (Time) 22

2 Các toán tử trong công thức 23

3.2 Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật 24

3.3 Dữ liệu kiểu công thức 27

8 Đặt tên cho ô hoặc miền 48

8.1 Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay 49

8.2 Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) 508.3 Dán tên vào công thức 50

8.4 Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên 518.5 Xóa tên ô hoặc miền 51

9 Ghi chú cho ô 51

10 Bảo vệ ô hoặc miền 52

11 Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu 53

CHƯƠNG 04: HÀM TRONG CALC 56

2.2 Thay đổi kích thước đồ thị 84

2.3 Thay đổi loại đồ thị 84

2.4 Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị 842.5 Chỉnh sửa các đối tượng 85

2.6 Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới 85

CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 86

1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu 86

1 Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề 96

2 Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 98

3 Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 100

4 In 101

BÀI TẬP 103

PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL 117

MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 123

GIỚI THIỆU

OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tương tự như Microsoft Office OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp

Phiên bản OpenOffice.org 3.0 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt của những phiên bảntrước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, ngoài

ra còn thêm nhiều tính năng mới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft Office 2007, bổ sung màn hình Welcome to OpenOffice.org và nhiều tính năng khác

Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu Năm 2009, với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi

hy vọng phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn với người sử dụng Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.0 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo người dùng

Giống như phiên bản 2.4, bộ sách OpenOffice.org 3.0 cũng bao gồm 04 quyển tài liệu và đĩachứa các chương trình phần mềm:

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.0

Nội dung cuốn sách bao gồm:

 Chương 01: Làm quen với Calc

 Chương 02: Các thao tác với trang tính

 Chương 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính

 Chương 04: Hàm trong Calc

 Chương 05: Đồ thị

 Chương 06: Quản trị dữ liệu

 Chương 07: Trình bày trang và in

 Bài tập thực hành

 Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel

 Một số câu hỏi thường gặp

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Cách khởi động Calc

 Màn hình làm việc của Calc

 Tạo một bảng tính mới

 Lưu bảng tính lên đĩa

 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

Cách khởi động Calc

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

 Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org Calc.

 Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện

màn hình Welcome to OpenOffice.org Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Spreadsheet.

 Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Calc nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ

nào trên màn hình Desktop,…

 Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm

việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở Khi đó Calc

sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định

Màn hình làm việc của Calc

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:

Hình 1 Màn hình chính của OpenOffice.org Calc

 Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng tính

hiện thời Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X, với X là một con số

 Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc

trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

 Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar,

Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc thực hiện các

lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn

 Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu

nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: D7 Đây là chữ cái tên cột

và số dòng của ô hiện thời Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm

Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó.

 Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính

 Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời

trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert,…

 Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự

bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số

có 1024 cột) Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính

 Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự

bằng số từ 1 đến 65536

 Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác định bằng cột

trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

 Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông

nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ) Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công thức

Tạo một bảng tính mới

Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính Bạn có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chương trình Writer hoặc Draw Bạn có thể chọn một trong các cách sau:

 Vào menu File\New\Spreadsheet;

Lưu bảng tính lên đĩa

Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên đĩa cứng Tuy

nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Calc

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

 Vào menu File\Save;

hoặc

 Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Biểu tượng này sẽ có màu xanh

đen và không chọn được nếu như tệp đã được lưu và không có bất cứ sự thay đổi nàomới;

hoặc

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra hộp hội

thoại Save As Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí

lưu bảng tính

Hình 2 Hộp hội thoại Save As

 Chọn vị trí lưu bảng tính mới

 Đặt tên bảng tính tại ô File name.

 Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type Mặc định phần mở rộng là ODF

Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp dưới dạng xls, xml,…

 Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại mà

không mở hộp hội thoại Save As Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.

Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…

Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được tạo ra bằng chương trình này,

mà còn mở được cả những bảng tính được tạo ra bằng chương trình MS Excel (tệp xls, thậm chí là xlsx)

Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

 Vào menu File\Open;

hoặc

 Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ;

hoặc

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.

Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:

Hình 3 Hộp hội thoại Open

Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu Nhấn nút <<Open>>

trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên màn hình Calc

Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu File\Recent Documents Tại

đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở bởi bất cứ chương trình nào trong bộ

OpenOffice.org.

Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các cách sau:

 Vào menu File\Exit;

hoặc

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q.

CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Thêm và xoá các trang tính

 Đổi tên trang tính

 Sao chép/Di chuyển một trang tính

 Ẩn và hiện lại một trang tính

 Bảo vệ trang tính

 Chọn nhiều trang tính

Thêm và xoá các trang tính

Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tính không cần thiết Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu Cách thực hiện như sau:

 Thêm trang tính:

 Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn

Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4 Hộp hội thoại Insert Sheet

 Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:

o Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời.

o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.

 Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No of sheets.

 Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.

 Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.

 Xoá trang tính:

 Chọn trang tính cần xoá

 Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Delete Sheet.

 Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

Đổi tên trang tính

Ngầm định các trang tính được đặt tên lần lượt là Sheet1, Sheet2 và Sheet3 Tuy nhiên bạn

có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính Cách thực hiện như sau:

 Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 5 Hộp hội thoại Rename Sheet

 Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.

 Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.

Sao chép/Di chuyển một trang tính

Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý Cách thực hiện như sau:

 Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao chép hoặc di

chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 6 Hộp hội thoại Move/Copy Sheet

 Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.

 Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ được di chuyển

ra trước trang tính được chọn trong danh sách này, hoặc sẽ được di chuyển xuống

cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn move to end position)

 Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.

Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:

+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.

+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị

trí mới rồi thả chuột.

Ẩn và hiện lại một trang tính

Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần Cách thực hiện như sau:

 Ẩn một trang tính:

 Chọn trang tính cần ẩn

 Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính được chọn sẽ biến mất và chuyển trang

tính ngay sau đó thành trang hiện thời

 Hiện lại trang tính:

 Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 7 Hộp hội thoại Show Sheet

 Chọn trang tính cần hiện trong danh sách

 Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó.

Hình 8 Hộp hội thoại Protect Sheet

 Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.

 Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.

 Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 9 Hộp hội thoại Unprotect sheet

 Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống

+ Vào menu File\Save As.

+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password.

+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.

+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau).

+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.

Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại Password sẽ xuất hiện

yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ Nếu nhập đúng Calc mới mở bảng tính đó.

Chọn nhiều trang tính

 Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn chuột vào thẻ tên

cuối

 Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần chọn.

 Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của trang

tính cần bỏ chọn

CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Bảo vệ ô hoặc miền

 Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu

Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra như sau:

Dạng chuỗi (Text)

 Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z

 Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

 Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

 Bắt đầu bởi dấu bằng (=) Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên

thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô

#DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên

không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

Dạng ngày (Date), giờ (Time)

 Trong cách trình bày dưới đây:

Các toán tử trong công thức

Toán tử chuỗi

& Nối chuỗi

Ví dụ: “Tin”&“Học” Kết quả thu được là: TinHọc

Toán tử so sánh

 Đưa con trỏ về ô cần thiết.

 Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

 Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

 Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.

 Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ nhấn phím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải

 Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái

Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật

 Chuỗi số với bước nhảy là 1:

 Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1

 Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền Kết quả ta được một chuỗi số 1, 2, 3,

 Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

 Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta

gõ 2 vào một ô nào đó

 Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số 4

 Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

Hình 10 Nhập chuỗi số với bước nhảy là 2

 Chuỗi ngày tháng năm tăng:

 Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu

 Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

 Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bước nhảy là 1 Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách:

 Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo

 Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 11 Hộp hội thoại Fill Series

 Trong phần Time unit chọn:

o Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,…

o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008, 20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và 18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên

không được tính)

o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,…

o Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010,…

 Chọn bước nhảy tại ô Increment.

 Nhấn nút <<OK>>.

 Điền một danh sách tự tạo:

 Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu Tools\Options:

Hình 12 Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists

 Trong khung Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng

 Nhấn nút <<OK>>.

Để sử dụng danh sách tự tạo:

 Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu

 Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên

Dữ liệu kiểu công thức

 Phải bắt đầu bởi dấu =

 Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày

Tỷ lệ = Lương / Tổng cộng Lương

Hình 13 Ví dụ về dữ liệu kiểu công thức

Cách thực hiện như sau:

 Tính lương cho nhân viên đầu tiên:

 Đưa con trỏ về ô E8.

 Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ vào công thức

ở ô bên trái (E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ tương đối Để báo cho Calc lấy lần lượt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta làm như sau:

o Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím về ngay

trước ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím Shift+F4, dấu $ được điền vào trước và

giữa ký hiệu đó

o Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7.

 Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh định dạng, Calc đổi

ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số

Sau khi tính toán ta có:

Hình 14 Kết quả tính toán theo công thức

 Nhập công thức mảng (array formula):

 Bước 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng

 Bước 2: Khác với công thức tương đối (trong ví dụ trên là =C2*D2), ở đây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7

 Bước 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter Calc sẽ tự sinh kết

quả ở các ô tương ứng

 Sửa một công thức mảng:

 Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng

Sửa, xóa dữ liệu

 Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

 Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó

và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa Ta nên nhấn chuột tại

thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi.

 Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter.

 Chọn nhiều ô liền nhau

Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột

 Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:

 Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn

 Nhấn và giữ chuột trái

 Di chuyển chuột

 Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột

 Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:

 Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn

 Giữ phím Shift.

 Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn

 Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:

 Chọn ô là một trong các góc của dải đó

 Giữ phím Shift.

 Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải.

 Chọn nhiều ô không liền nhau

 Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phương pháp nêu trên

 Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo

 Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo.

 Lặp lại các bước trên nếu cần

 Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm

 Giữ phím Shift.

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm

 Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm

 Giữ phím Ctrl.

 Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn

 Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang tính

 Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng.

 Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ liệu.

 Nhấn phím Page Down để chuyển xuống một trang màn hình.

 Nhấn phím Page Up để chuyển lên một trang màn hình.

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Alt và phím Home, End, Page Up, Page Down, hoặc các

phím mũi tên để di chuyển theo nhiều cách khác nhau Bảng sau mô tả tất cả phím tắt dùng

Ctrl+ Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng đó

hoặc tới cột AMJ

Ctrl+ Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng đó hoặc

Ctrl+End Tới ô góc dưới bên phải của vùng chứa dữ liệu

Alt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể)

Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể)

Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh

Shift+Tab Sang ô bên trái

đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó

 Di chuyển dữ liệu:

 Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển

 Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

 Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

 Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

 Sao chép dữ liệu:

 Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép

 Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

 Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

 Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

 Cột:

 Chọn các cột cần điều chỉnh kích thước

 Vào menu Format\Column\Width, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 16 Hộp hội thoại Column Width

 Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width.

 Nhấn nút <<OK>>.

 Hàng:

 Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thước

 Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 17 Hộp hội thoại Row Height

 Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height.

 Nhấn nút <<OK>>.

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô tại ô cần điều chỉnh

kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ.

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với trang in một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in Cách thực hiện như sau:

- Vào menu File\Page Preview.

- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các biểu tượng hình cái kẹp màu

đen trên trang giấy như hình sau:

Hình 18 Điều chỉnh kích cỡ của cột tại màn hình Xem trước khi in

- Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên phải của cột đó.

Chèn ô, hàng và cột

Sau khi thiết lập trang tính, nếu muốn chèn thêm ô, hàng hay cột trống để đưa thêm thông tin vào, bạn cần thực hiện như sau:

 Chèn ô:

 Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu

 Vào menu Insert\Cells, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 19 Hộp hội thoại Insert Cells

 Chọn Shift cells down để đẩy các ô được chọn xuống dưới, hoặc chọn Shift cells

right để đẩy các ô được chọn sang phải.

 Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

 Chèn hàng:

 Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2, ) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu

 Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng được

 Vào menu Edit\Delete Cells, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 20 Hộp hội thoại Delete Cells

 Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn Shift cells left để

đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dưới

 Vào menu Edit\Delete Cells.

Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô, hàng hoặc cột đó bằng cách:

+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.

+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.

Chuyển hàng thành cột và ngược lại

Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô C3:G3, ta làm như sau:

 Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)

Hình 21 Ví dụ về chuyển cột thành hàng

 Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

 Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3)

 Vào menu Edit\Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 22 Hộp hội thoại Paste Special

 Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose.

 Nhấn nút <<OK>> để kết thúc.

Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô chung).

Ẩn/hiện hàng, cột

Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể ẩn các hàng và cột

để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, bạn có thể cho chúng hiện trở lại Cách thực hiện như sau:

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng hiển thị trên màn hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính Cách thực hiện như sau:

 Cố định hàng:

 Chọn hàng ngay dưới những hàng cần cố định

 Vào menu Window\Freeze.

 Cố định cột:

 Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định

 Vào menu Window\Freeze.

 Cố định cả hàng và cột:

 Đưa con trỏ về ô ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ô C3.

 Vào menu Window\Freeze.

 Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu tích

trước chức năng này

 Chọn màu nền tại ô Background Color.

 Chọn màu chữ tại ô Font Color.

 Chọn miền dữ liệu cần định dạng

 Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font.

Hình 24 Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Font

 Chọn một kiểu chữ trong khung Font.

 Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold

Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thường.

 Chọn một cỡ chữ trong khung Size.

 Nhấn nút <<OK>>.

 Chọn miền dữ liệu cần định dạng

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm.

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng.

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.

123  Điền dấu tiền tệ $123.00

12.345  Lấy thêm một số thập phân 12.3450

Canh biên (dóng hàng)

 Chọn vùng dữ liệu cần canh biên

 Dùng biểu tượng (chỉ căn được theo chiều ngang):

Hình 25 Căn lề cho dữ liệu

Ví dụ: Để có tiêu đề như dưới đây ta làm như sau:

Hình 26 Căn chỉnh tiêu đề

 Tại ô A1 gõ: Công ty Cổ phần MISA

 Chọn miền A1:B1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô

 Tại ô A2 gõ: Phòng Tư vấn Nghiệp vụ

 Chọn miền A2:B2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô

 Tại ô C1 gõ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

 Chọn miền C1:G1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và biểu tượng để căn giữa

 Tại ô C2 gõ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 Chọn miền C2:G2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và biểu tượng để căn giữa

 Dùng menu (căn được cả theo chiều ngang và chiều dọc):

 Vào menu Format\Cells.

 Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.

Hình 27 Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Alignment

 Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm:

 Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang.

 Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc.

 Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees.

Kẻ khung

 Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung

 Nhấn chuột vào biểu tượng Border trên thanh công cụ và chọn đường kẻ khung cần

thiết

hoặc

 Vào menu Format\Cells.

 Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.

Hình 28 Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Borders

 Chọn kiểu đường kẻ trong ô Style, màu của đường kẻ trong ô Color.

 Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung được chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined.

 Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn.

Tô màu nền

 Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền

 Nhấn chuột vào biểu tượng Background Color trên thanh công cụ và chọn màu nền

cần thiết

hoặc

 Vào menu Format\Cells.

 Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background.

Hình 29 Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Background

 Vào menu Format\AutoFormat, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 30 Hộp hội thoại AutoFormat

 Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị tại ô giữa của hộp hội thoại

 Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn.

Đặt tên cho ô hoặc miền

Đặt tên cho ô hoặc miền nhằm mục đích sau:

 Tên dễ đọc, dễ nhớ

 Khi đã gán tên có thể tham chiếu tới ô hoặc miền bằng tên

 Việc di chuyển về một ô hoặc miền đã được đặt tên trở nên nhanh chóng và thuận tiện

Tên phải bắt đầu bởi chữ cái hoặc dấu _ (nối dưới), \ (sổ chéo ngược), có độ dài nhiều nhất

là 255 ký tự và không được chứa dấu cách Để dễ đọc, các chữ cái đầu mỗi từ trong tên nên viết hoa, ví dụ HoTen hay nối các từ bằng dấu _ (nối dưới), ví dụ Ho_Ten Không nên gõ tiếng Việt có dấu trong tên

Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay

Sau khi chọn ô hoặc miền cần đặt tên, thực hiện một trong hai cách sau:

 Nhấn chọn địa chỉ ô hoặc miền tại hộp tên trên thanh công thức

 Nhấn phím Delete để xoá địa chỉ đó đi.

 Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền đã chọn

 Nhấn phím Enter.

 Cách 2:

 Vào menu Insert\Names\Define, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3, xuất hiện hộp hội

thoại:

Hình 31 Hộp hội thoại Define Names

 Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền trong khung Name.

 Nhấn nút <<Add>> để chấp nhận tên vừa đặt.

 Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

Nếu muốn lấy tên của ô hoặc miền này để đặt cho ô hoặc miền khác, trước hết phải xoá tên

nó đi.

Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)

 Chọn ô hay miền cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng

 Vào menu Insert\Names\Create, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 32 Hộp hội thoại Create Names

 Tích chọn cách tạo tên mong muốn:

 Top Row: Lấy ô ở hàng đầu của khối đã chọn làm tên.

 Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối của khối đã chọn làm tên.

 Left Column: Lấy ô ở cột bên trái của khối đã chọn làm tên.

 Right Column: Lấy ô ở cột bên phải của khối đã chọn làm tên.

 Nhấn nút <<OK>>.

Dán tên vào công thức

Khi nhập hay sửa công thức, thay vì dùng địa chỉ của ô hoặc miền đã được đặt tên, bạn có thể dùng tên của chính ô hoặc miền đó Cách thực hiện như sau:

 Vào menu Insert\Names\Insert.

 Chọn tên cần thiết trong danh sách

 Nhấn nút <<OK>>.

Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên

Bạn có thể đưa con trỏ về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên bằng cách sau:

 Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp tên trên thanh công thức.

 Chọn tên ô hoặc miền trong danh sách sổ xuống

Bạn có thể gõ tên của ô hoặc miền vào hộp tên để chọn nhanh ô hoặc miền đó.

Xóa tên ô hoặc miền

 Vào menu Insert\Names\Define.

 Chọn tên ô hoặc miền cần xoá trong danh sách

 Nhấn nút <<Delete>>.

 Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

 Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

Ghi chú cho ô

Bạn có thể thêm ghi chú cho từng ô để giải thích bảng tính của mình một cách rõ ràng hơn

Ví dụ: Tại sao lại dùng hàm này? Tại sao lại đặt địa chỉ kia là tuyệt đối? …

 Tạo ghi chú

 Chọn ô cần tạo ghi chú

 Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi chú

màu vàng

 Nhập ghi chú vào ô

 Nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú, khi đó một chấm vuông màu đỏ ở góc trên bên phải của ô chỉ ra rằng ô đó đã được ghi chú

 Khi cần xem ghi chú của ô nào, di chuột vào ô đó, một khung với nội dung ghi chú sẽxuất hiện Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó

Bạn có thể hiển thị ghi chú ngay trên trang tính bằng cách: Chọn ô có ghi chú cần hiển thị,

nhấn chuột phải chọn Show Note Để bỏ hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note một lần

 Nhấn chuột phải chọn Delete Note.

Bảo vệ ô hoặc miền

Trong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác, ví dụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô khác, hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô Cách thực hiện như sau:

 Chọn ô hoặc miền cần bảo vệ

 Vào menu Format\Cells.

 Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Cell Protection.

Hình 33 Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Cell Protection

 Tích chọn:

Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra.

 Sau đó cần phải thiết lập bảo vệ trang tính thì thiết lập trên mới có tác dụng Thao tácthiết lập bảo vệ trang tính tham khảo hướng dẫn tại trang 18

Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu

Calc cho phép bạn theo dõi sự thay đổi của dữ liệu bằng cách ghi lại sự thay đổi đó để bạn

có thể biết được bảng tính của mình thay đổi cái gì và thay đổi khi nào

 Ghi lại sự thay đổi

 Để ghi lại những thay đổi được gây ra đối với dữ liệu, vào menu Edit\Changes\

Record Sau thao tác này, mỗi khi dữ liệu trong ô bất kỳ bị thay đổi, Calc sẽ tự động

ghi lại thay đổi đó và thông báo cho bạn biết bằng cách hiện viền đỏ xung quanh ô, đồng thời khi bạn di chuột vào ô, khung màu vàng sẽ hiện lên thông báo về thời gian

và hành động thay đổi Ví dụ như sau:

Hình 34 Ví dụ về sự thay đổi được ghi lại

 Bạn có thể chọn không hiển thị những thay đổi này bằng cách:

 Vào menu Edit\Changes\Show, xuất hiện hộp hội thoại Show Changes.

 Bỏ chọn tại ô Show changes in spreadsheet.

 Nhấn nút <<OK>>.

 Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa Khi cảnh báo hiện ra, nhấn nút <<Yes>> để chấm dứt việc theo dõi sự thay đổi của

dữ liệu

 Chấp nhận/Loại bỏ sự thay đổi

 Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 35: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes

 Khi bạn chọn một thay đổi trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes thì ô chứa

thay đổi đó sẽ được chọn trên trang tính của bạn

 Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn chấp nhận thay đổi đã chọn.

 Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn (loại bỏ

thay đổi)

 Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn chấp nhận tất cả thay đổi trong bảng tính.

 Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi trong

bảng tính

CHƯƠNG 04: HÀM TRONG CALC

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Quy tắc chung về hàm trong Calc

TODAY() ngày hiện thời trong hệ thống của máy

tính (hàm không cần tham biến)LEN(“MISA”) độ dài của chuỗi là 4 (hàm 1 tham biến)

AVERAGE(A1;B5;C6) trung bình cộng các số trong các ô A1,

B5, C6 (hàm nhiều tham biến)

 Tên hàm có thể viết thường hay viết hoa, hoặc vừa viết thường vừa hoa đều được

 Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu ngoặc ( ) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;) Trong một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến nhưng không được vượt quá 255 ký tự

 Trong hàm không được có dấu cách

 Công thức phải luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) Bạn cũng có thể nhấn phím cộng (+)

trên bàn phím để bắt đầu một công thức Ví dụ: Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết

quả cho ra là 42 và ô hiện thời sẽ chứa công thức =+50-8

 Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàm khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu bằng (=) trước tên hàm đó Ví dụ: Các ô A1,B1 chứa số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức

=SQRT(SUM(A1^2;B1^2)) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền của tam giác đó Ở đâySQRT là hàm khai căn bậc hai, SUM là hàm tính tổng (bình phương của 2 cạnh góc vuông), ta thấy trước hàm này không có dấu bằng (=) vì nó được dùng làm tham biếncho hàm SQRT

Xây dựng công thức

Bạn có thể nhập công thức vào trang tính bằng cách sử dụng bàn phím hoặc sử dụng hộp hội

thoại Function Wizard

 Nhấn phím Enter, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời.

 Sử dụng hộp hội thoại Function Wizard

 Nhấn chọn ô muốn nhập công thức

 Vào menu Insert\Function, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F2, hoặc nhấn chuột vào

biểu tượng trên thanh công thức, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 36 Hộp hội thoại Function Wizard

 Chọn nhóm hàm cần dùng trong khung Category, ví dụ: Date&Time – Nhóm hàm ngày và giờ; Financial – Nhóm hàm tài chính; Mathematical – Nhóm hàm toán học; Statistical – Nhóm hàm thống kê;… Khi di chuyển thanh sáng đến nhóm nào, Calc sẽ liệt kê các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Function.

 Bấm đúp chuột vào hàm cần chọn trong khung Function, hộp hội thoại xuất hiện

khung các tham biến cần nhập

Hình 37 Hộp hội thoại Function Wizard đã chọn hàm

 Tại các ô tham biến (number 1, number 2,…), điền các tham biến của hàm bằng

cách nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu Trường hợp tham biến là mộthàm khác, nhấn chuột vào biểu tượng bên trái của ô và chọn hàm tương tự như trên

 Nhấn nút <<OK>>, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời.

Trong quá trình nhập các tham biến cho hàm, bạn có thể theo dõi kết quả của hàm đó tại ô

Function result, và kết quả của toàn bộ phép tính tại ô Result.

Các hàm trong Calc

Hàm ngày tháng

 Calc hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900 Macintosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904 Tài liệu này được diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows

 Hệ thống ngày tháng trong Calc được mặc định là hệ thống của Mỹ

"Tháng/Ngày/Năm" (MM/DD/YY) Bạn có thể sửa theo ngày tháng của Việt Nam

"Ngày/Tháng/Năm" (DD/MM/YY) bằng cách:

 Chọn ô chứa ngày tháng cần sửa định dạng

 Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Numbers.

 Tại khung Category, nhấn chọn Date.

 Tại ô Format code, sửa định dạng “MM/DD/YY” thành “DD/MM/YY”, sau đó

nhấn chuột vào biểu tượng bên phải ô để thêm kiểu định dạng ngày tháng mới này vào hệ thống (Thao tác này chỉ cần thực hiện một lần Với những lần tiếp theo, bạn

chỉ cần chọn kiểu “31/12/99” trong khung Format)

 Nhấn nút <<OK>> để áp dụng định dạng cho ngày tháng đã chọn.

 Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản.Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi

 Cal cung cấp các hàm ngày tháng sau:

DATE(năm; tháng;

ngày) Chuyển đổi một ngày dưới dạng năm, tháng, ngày thành một dãy số và hiển thị nó trong định

dạng ô Năm là một số nguyên từ 1583 đến 9957 hoặc từ 0 đến 99 Tháng là một số nguyên từ 1 đến 12 Ngày là một số nguyên từ 1 đến 31.

VD: Nếu định dạng ô là DD/MM/YY thì hàm

=DATE(82;5;19) sẽ cho ra kết quả là 19/05/1982

DATEVALUE(văn

bản)

Trả về giá trị số của một ngày Văn bản là một

biểu thức ngày hợp lệ và phải được nhập trong dấu ngoặc kép

VD: Hàm =DATEVALUE(“1954-07-20”) trả về giá trị số là 19925

DAY(số) Trả về ngày của một giá trị kiểu ngày tháng

ngày 2; loại) Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày Loại (không bắt buộc)

cho biết phương pháp tính ngày Nếu Loại = 0 hoặc không nhập Loại, ngày sẽ được tính theo phương pháp của Mỹ Nếu Loại ≠ 0, ngày sẽ được tính theo phương pháp của Châu Âu

VD: Hàm =DAYS360(“1/10/2006”;“2/14/2006”)trả về số ngày là 34

EDATE(ngày bắt đầu;

số tháng) Trả về giá trị ngày cách Ngày bắt đầu đã cho mộtsố tháng

VD: Ngày nào trước ngày 31/3/2001 một tháng?Hàm =EDATE(“3.31.2001”;-1) trả về kết quả là ngày 2.28.2001

EOMONTH(ngày bắt

đầu; số tháng)

Trả về ngày cuối cùng của tháng mà trước hoặc

sau Ngày bắt đầu một số tháng.

VD: Ngày cuối cùng của tháng mà rơi vào 6 tháng sau ngày 14/9/2001?

Hàm =EOMONTH(“9.14.2001”;6) trả về kết quả

là ngày 3.31.2002

HOUR(số) Trả về giờ của một giá trị kiểu thời gian

VD: Hàm =HOUR(“17:20:00”) trả về giờ là 17.Hàm =HOUR(NOW()) trả về giờ hiện tại trong

hệ thống

ISLEAPYEAR(ngày) Xác định xem ngày đã cho có thuộc năm nhuận

không Hàm trả về kết quả 1 (Đúng) hoặc 0 (Sai).VD: Hàm =ISLEAPYEAR(“2/29/68”) trả về giá trị là 1, tức năm 1968 là năm nhuận

MINUTE(số) Trả về phút của một giá trị kiểu thời gian

VD: Hàm =MINUTE(“17:20:00”) trả về phút là 20

Hàm =MINUTE(NOW()) trả về phút hiện tại trong hệ thống

MONTH(số) Trả về tháng của một giá trị kiểu ngày tháng

Tính số tháng giữa hai giá trị ngày Loại là một

trong hai giá trị 0 (khoảng cách) hoặc 1 (trong tháng lịch)

VD: Hàm =MONTHS(“9.15.07”;“11.14.07”;0) cho kết quả là 1

Hàm =MONTHS(“9.15.07”;“11.14.07”;1) cho kết quả là 2

NETWORKDAYS( n

gày bắt đầu; ngày kết

thúc; ngày nghỉ)

Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đưa

ra sau khi trừ đi ngày nghỉ và ngày lễ

NOW() Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống

SECOND(số) Trả về giây của một giá trị kiểu thời gian

VD: Hàm =SECOND(“17:20:45”) trả về giây là 45

Hàm =SECOND(NOW()) trả về giây hiện tại trong hệ thống

TIME(giờ;phút;giây) Trả về thời gian hiện tại từ giá trị giờ, phút, giây

VD: Hàm =TIME(9;16;25) cho kết quả là 09:16:25

TIMEVALUE(văn

bản) Trả về giá trị thời gian là một số từ một văn bản.VD: Hàm =TIMEVALUE(“4PM”) cho kết quả là

0.67

TODAY() Trả về ngày hiện tại trong hệ thống

WEEKDAY(số; loại) Trả về thứ của một ngày từ giá trị ngày đã cho

Thứ là một số nguyên trong khoảng 1 (Chủ nhật)

và 7 (Thứ bảy) nếu không nhập loại hoặc loại =

1 Nếu loại = 2, thứ được bắt đầu bằng Thứ hai = 1; nếu loại = 3, thứ được bắt đầu bằng Thứ hai = 0

VD: Hàm =WEEKDAY(“6/14/06”;1) trả về giá trị là 4, tức Thứ tư

 Bao gồm các hàm xử lý chuỗi văn bản như trích lọc, tìm kiếm, thay thế, chuyển đổi chuỗi văn bản.

ARABIC(văn bản) Tính toán giá trị của một số La Mã

VD: Hàm =ARABIC(“XXIV”) cho kết quả là 24

CHAR(số) Chuyển đổi một số thành một ký tự theo bảng mã

hiện hành Số là một số từ 1 – 255 thể hiện giá trị

mã cho ký tự

CLEAN(văn bản) Xóa ký tự không phù hợp

CODE(văn bản) Trả về mã số của ký tự đầu tiên trong chuỗi ký tự

chữ số thập phân) Chuyển đổi một số thành định dạng tiền tệ làm tròn đến đơn vị thập phân cho trước

VD: Hàm =DOLLAR(12.487;2) cho kết quả là

Chuyển một số sang định dạng văn bản, có hoặc

không có dấu ngăn cách hàng nghìn Số là số cần được định dạng Không dấu phân cách hàng nghìn (tuỳ chọn) cho biết có sử dụng dấu ngăn

cách hàng nghìn hay không

LEFT(văn bản; số) Trích các ký tự bên trái trong chuỗi ký tự Số (tuỳ

chọn) là số ký tự được trích Nếu không có tham biến này thì kết quả là một ký tự

VD: Hàm =LEFT(“mùa xuân”;3) cho kết quả là

mùa.

LEN(văn bản) Tính độ dài một chuỗi ký tự bao gồm cả dấu cách

VD: Hàm =LEN(“mùa xuân”) cho kết quả là 8

LOWER(văn bản) Chuyển tất cả chữ in hoa trong chuỗi ký tự thành

VD: Hàm =MID(“mùa xuân đầu tiên”;5;4) cho kết

quả là xuân.

PROPER(văn bản) Chuyển các chữ cái đầu tiên của các từ trong

chuỗi ký tự thành chữ in hoa

VD: Hàm =PROPER(“mùa xuân đầu tiên”) cho

kết quả là Mùa Xuân Đầu Tiên.

REPLACE(văn bản;

vị trí; độ dài; văn bản

mới)

Thay thế một phần của chuỗi ký tự bằng một

chuỗi ký tự khác Văn bản là chuỗi chứa phần cần thay thế Vị trí là vị trí trong chuỗi cần bắt đầu thay thế Độ dài là số ký tự trong chuỗi cần thay thế Văn bản mới là chuỗi mới thay thế chuỗi cũ.

VD: Hàm =REPLACE(“mùa xuân đầu tiên”;5;4;

“thu”) cho kết quả là mùa thu đầu tiên.

REPT(văn bản; số) Lặp lại một chuỗi ký tự liên liếp một số lần Số là

số lần lặp lại

VD: Hàm =REPT(“mùa xuân ”;3) cho kết quả là

mùa xuân mùa xuân mùa xuân.

RIGHT(văn bản; số) Trích các ký tự bên phải trong chuỗi ký tự Số (tuỳ

chọn) là số ký tự được trích Nếu không có tham biến này thì kết quả là một ký tự

VD: Hàm =RIGHT(“mùa xuân”;4) cho kết quả là

xuân.

ROMAN(số; chế độ) Chuyển một số thành số La Mã Số nằm trong

khoảng từ 0 đến 3999 Chế độ (tuỳ chọn) là các số

nguyên từ 0 đến 4, chế độ càng cao thì mức độ đơn giản của kiểu chữ số Roman càng lớn

SEARCH(văn bản

tìm kiếm; văn bản; vị

trí)

Cho vị trí của một dãy ký tự trong một chuỗi ký

tự Văn bản tìm kiếm là chuỗi cần tìm kiếm Văn bản là chuỗi gốc Vị trí (tuỳ chọn) là vị trí trong

chuỗi gốc, nơi bắt đầu thực hiện thao tác tìm kiếm.SUBSTITUTE(văn

bản; văn bản tìm

kiếm; văn bản mới;

nơi xuất hiện)

Thay thế dãy ký tự cũ bằng dãy ký tự mới trong

một chuỗi Văn bản là chuỗi chứa dãy ký tự cần thay thế Văn bản tìm kiếm là dãy ký tự cũ cần thay thế Văn bản mới là dãy ký tự mới sẽ thay thế cho dãy ký tự cũ Nơi xuất hiện (tuỳ chọn) chỉ ra

vị trí cần thay thế Nếu không có tham biến này dãy ký tự cũ sẽ được thay thế ở mọi vị trí

T(giá trị) Trả về chuỗi ký tự đích hoặc chuỗi ký tự trống nếu

tự 012.35.

TRIM(văn bản) Xoá ký tự trống trong chuỗi, chỉ để lại một ký tự

trống giữa các từ

VD: Hàm =TRIM(“ mùa xuân đầu tiên ”) trả về

kết quả là mùa xuân đầu tiên.

UPPER(văn bản) Chuyển tất cả chữ thường trong chuỗi ký tự thành

ABS(số) Tính trị tuyệt đối của một số

ACOSH(số) Tính nghịch đảo cosin hyperbol

ACOTH(số) Tính nghịch đảo cotang hyperbol

ASINH(số) Tính nghịch đảo sin hyperbol

ATAN2(số x; số y) Tính nghịch đảo tang với tọa độ x và y cho trước

ATANH(số) Tính nghịch đảo tang hyperbol

COSH(số) Tính cosin hyperbol của một góc

COTH(số) Tính cotang hyperbol của một góc

DEGREES(số) Chuyển đổi một số từ đơn vị radians sang độ

EVEN(số) Làm tròn một số lên thành số nguyên chẵn gần

nhất