Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của các cán bộ chuyên trách văn phòng pptx

• Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ghi vào sổcông văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếpđến bộ phận nào hoặ

Trang 1

QUẢN LÝ CÔNG VĂN I)Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của cán

bộ chuyên trách văn phòng – thống kê của ủy ban.

Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ chính như sau: quản

lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục

vụ cho cấp lãnh đạo

1) Quản lý công văn đến:

Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phốicông văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến;theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở)

• Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến

• Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ghi vào sổcông văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếpđến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ khiếu nại,…; phân loại côngvăn thành các lĩnh vực: an ninh, quốc phòng, đất đai, dân số…

• Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan

• Các cán bộ chuyên trách, các ủy viên sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được

họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Chủ tịch, nếu không tự giải quyết được, cần có sự đồng ý giảiquyết của cán bộ, ủy viên khác thì họ sẽ ký để chuyển đi Nội dung của công văn sau khi kýbao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệthoặc chuyển đi)

• Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dựa vào nội dung để ghi những thôngtin vào sổ công văn và chuyển công văn đi

• Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê sẽsoạn thảo, trình Chủ tịch, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi

• Công văn đến có các thông tin:

STTCV: số thứ tự công văn (do phường ghi)

Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gởi

Ngày CV: ngày ghi trên công văn

Ngày đến: ngày phường nhận công văn

Ngày vào sổ:

Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gởi; có thể là lãnh đạo của cơ quannếu do cơ quan gởi

Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…

Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản

2) Quản lý công văn đi:

Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gởi công vănđi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai công văn đi (lập báo cáo,thống kê, nhắc nhở)

• Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công của cán bộ chuyêntrách Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhânviên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình

• Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán bộ chuyêntrách văn phòng – thống kê đóng dấu và gởi đi

• Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê tiến hành các công việc: đóng dấu, vào

sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết

• Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn.Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề củacông văn

• Công văn đi có các thông tin:

Trang 2

Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm….

Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung

3) Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin:

Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu,tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn

• Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm:

_ Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn

_ Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một công việc nàođó

Danh mục loại Công Văn

•Giao thông vận tải

•Khoa học & Công nghệ

• Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV)

• Tìm kiếm theo loại

2

Trang 3

• Tìm kiếm theo lĩnh vực

• Tìm kiếm theo cơ quan

• Tìm kiếm theo nhân viên nhận

• Tìm kiếm theo ngày công văn đến

• Tìm kiếm theo ngày vào sổ

Tìm kiếm CVĐi :

• Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI)

• Tìm kiếm theo loại

• Tìm kiếm theo lĩnh vực

• Tìm kiếm theo nhân viên ký

• Tìm kiếm theo ngày công văn đi

Tìm kiếm Lãnh Vực:

• Tìm kiếm theo tên lĩnh vực

Tìm kiếm Loại Công Văn:

• Tìm kiếm theo tên loại

Tìm kiếm Phòng Ban:

• Tìm kiếm theo tên phòng ban

Tìm kiếm Nhân Viên:

• Tìm kiếm theo tên nhân viên

Một số khó khăn hiện nay:

_ Do số lượng công văn lớn và do thao tác thủ công nên gây ra sự chậmtrễ, tốn thời gian làm ảnh hưởng đến việc xử lý công văn giấy tờ

_ Lữu trữ, trao đổi bằng giấy tờ, dễ bị thất lạc, mất mát

_ Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp, lập báo cáo khó khăn

II)Lưu đồ hồ sơ công việc.

1) Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đến.

ngoài gửi công văn lộn, cần trả lại T01,T03D04 Sổ công văn đến: ghi chép ngày

công văn đến, số ký hiệu, tác giả,

của chủ tịch

T05,T07D08 Lưu trữ công văn đến: chứa tất cả

chi tiết của công văn đến như số kýhiệu, ngày công văn, trích

yếu

T06

D09 Công văn đi: chứa nội dung trả lời T07

Trang 4

Bảng mô tả công việc

T01 Tiếp nhận công văn đến,

phân loại công văn Nếu

cần xử lý thì chuyển cho

các bộ phận khác

Cán bộchuyên tráchvăn phòng –thống kê

T03 Trả lại công văn: Phát hiện

công văn gửi sai địa chỉ,

lập tức gửi trả lại cơ quan

đã gửi lộn

T04 Chuyển công văn đến cho

chủ tịch: chuyển công văn

để chủ tịch xử lý

T05 Xử lý công văn: nhận công

văn từ văn phòng thống kê

và cho ý kiến xử lý

T06 Chuyển vào lưu trữ: công

văn đã xử lý xong, chủ

tịch trả lại công văn để

văn phòng thống kê đưa

vào lưu trữ

T07 Chuyển công văn đi: khi

cần trả lời cho công văn

đến

4

Trang 5

Lưu đồ hồ sơ công việc

Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng_ thống kê

Trang 6

Công văn đến D01

Tiếp nhận công văn đến

T01

CVĐến cần xử lý D02

CV gửi sai địa chỉ D03

Đăng ký T02

Trả lại CV T03

Sổ đăng ký CVĐến D04

CV cần trả lại D09

Cơ quan ngoài

Chuyển CVĐến cho Chủ tịch T04

CV chưa xử lý D05

Chuyển vào lưu trữ T06

Lưu trữ CVĐến D08

CVĐi D09

Cơ quan ngoài

Trang 7

2) Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đi.

Bảng mô tả hồ sơ

do chuyên viên phụ trách soạn

cần chuyển vào lưu sau khi đã đăng ký vào sổ công văn đi

T16,T17

công văn đi, trích yếu, tác giả,

nơi đến

T16

đã được ký và đã đăng ký vào sổ

công văn đi

T16

cần phát hành cho cơ quan bên

cầu soạn thảo một công văn

Chủ tịch

xuất phát từ yêu cầu của chủ tịch, chuyên viên phụ trách soạn thảo ra bản thảo có nội dung mà chủ tịch

yêu cầu

Chuyên viên phụ trách

viết bằng tay của chuyên viên phụ

đã hoàn chỉnh, chủ tịch ký vào công

văn

công văn đã được ký, cán bộ văn phòng thống kê đăng ký vào sổ công

văn đi

Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê

đã đăng ký vào sổ công văn đi vào

lưu trữ

chỉnh ra bên ngoài

Trang 8

Lưu đồ công việc hồ sơ

Lưu đồ hồ sơ công việc

Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng_thống kê Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đi

Chuyên viên

phụ trách Chủ tịch Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ngoài Vị trí

8

Yêu cầu soạn thảo T11 Tiếp nhận

CV đã ký D14

Đăng ký vào sổ CVĐi T16

Sổ CVĐi D17

CV đã hoàn chỉnh D18

CV cần lưu trữ D15

Phát hành T18

CV cần chuyển D19

Cơ quan ngoài

Đưa vào lưu trữ T17

Lưu trữ công văn đi D16

Trang 9

III) DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG:

Cơ quan ngoài

Văn thư

D2 Chuyển công

văn đến

STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ

Văn thư Lãnh đạo

D3 Nhận lại công

văn đến và ý kiến lãnh đạo

Ý KIẾN LĐ

Lãnh đạo Văn thư

D4 Nhận công văn

đến và ý kiến lãnh đạo (nếu cần sự hồi báo)

Ý KIẾN LĐ

Văn thư Chuyên

viên phụ trách

Trang 10

• Công văn đi:

• Biểu diễn các dòng:

Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích

D1 Yêu cầu

soạn thảo công văn

Nội dung yêu cầu Lãnh đạo Chuyên

viên phụ trách D2 Bản thảo

đã soạn, được trình lên

SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO TRÍCH YẾU

GHI CHÚ

Lãnh đạo

D3 Duyệt và

chuyển xử lý

SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ

TRÍCH YẾU GHI CHÚ

Lãnh đạo Văn thư

D4 Phát hành

công văn đi

SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ

TRÍCH YẾU GHI CHÚ

Văn thư Cơ quan

ngoài

10

Trang 11

DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO VỊ TRÍ LÀM VIỆC

• Công văn đến:

Lưu

Công văn đến Vào sổ Xử lý Xét duyệt

công văn (kiểm tra Yêu cầu tính hợp soạn thảo Gửi đi của công CV hồi báo văn) • Công văn đi: Dư thảo Lập bản thảo Xét duyệt Ký công Vào sổ Chuyển Cơ quan Công văn công văn công văn văn ngoài ↕ (Xem/Sửa) Lưu trữ IV) Các loại biểu mẩu, báo cáo: 1) Các biểu mẩu, báo cáo Công văn đến: CÔNG VĂN ĐẾN STTCV:

Số CV:

Ngày công văn đến:

Ngày vào sổ:

Người ký:

Ghi chú:

Trích yếu:

SỔ CÔNG VĂN ĐẾN (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày

Ngày vào sổ Nơi gửi Số

CV

Ngày

CV Loại CV Trích yếu Người nhận,

xử lý

Ghi chú

phụ trách

Văn thư

Mẩ uD0 4

Mẩ uD0 1

Trang 12

BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐẾN STT Số

CV Tên Lĩnh Vực Loại Tên Tên CQ Gởi Họ Tên NV nhận vào sổ Ngày

Tên Cơ Quan gởi Họ tên NV nhận Ngày

Trang 13

STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh

Vực

Tên Cơ Quan Gởi Ngày

vào sổ

Tổng số:

Báo cáo công văn đến theo nhân viên nhận được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này nhân được

BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO THỞI GIAN VÀO SỔ Ngày:

STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh

Vực

Tên Cơ Quan Gởi ……

Tổng số: Báo cáo công văn đến theo thời gian vào sổ được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này vào sổ trong một khoảng thời gian được nhân viên chỉ định ra 2) Các biểu mẩu, báo cáo Công Văn Đi: CÔNG VĂN ĐI Số CV:

Ngày công văn đi:

Người ký:

Người nhận:

Ghi chú:

Trích yếu:

SỔ CÔNG VĂN ĐI (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày

Ngày vào của CV

Loại

CV Ngày ký Trích yếu nhận Nơi Người ký soạn thảo Người

Sổ công văn đi được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đi

Mẩ uD1 2

Mẩ uD1 7

Trang 14

Họ tên NV gởi Ngày

CV Đi

Người nhận Trích

yếu

Ghi chú

Ngày CV Đi

V) YÊU CẦU TIN HỌC HÓA:

• Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa)

• Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theonơi gởi/ nơi nhận, ), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên

14

Trang 15

0,n 0,n

1,1

0,n

1,n 1,n

1,1

0,n 0,n

1,1

0,n 0,n

1,1

1,1 0,n

0,n 1,1

0,n 0,n

1,1 0,n

0,n 1,1

LINH VUC

MA LV TEN LV

LIEN QUAN

LOAI CV

MA LOAI TEN LOAI

NV

MS NV

HO TEN NV NGAY SINH

DC NV

DT NV CHUC DANH CHUC VU

DEN XU LY

NDXULY KQXULY

KY

NOI DUNG KY

CQ NGOAI

MA CQ TEN CQ DC DT

NGAYGOI

• Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi, theo lĩnh vực,theo loại, theo nơi gởi/ nhận )

VI) Từ điển dữ liệu.

Tên gọi Ký hiệu Kiểu Chiều

dài Mô tả

Địac chỉ nhân viên DCNV Chuỗi 40

Điện thoại nhân viên DTNV Chuỗi 10

Ghi chú công văn đi GHICHUCVDI Chuỗi 40

Họ tên nhân viên HOTENNV Chuỗi 40

Kết quả xử lý KQXULY Text

Mã cơ quan MACQ Chuỗi 10 Thuộc tính

Ngày công văn đến NGAYCVDEN Ngày

Ngày công văn đi NGAYCVDI Ngày

Ngày vào sổ NGAYVAOSO Ngày

Người nhận NGUOINHAN Chuỗi 40

Số công văn SOCV Chuỗi 10 Có thể rỗng

nếu là cá nhângởi

Số công văn đi SOCVDI Chuỗi 10 Thuộc tính

nhận dạng

Số thứ tự công văn STTCV Chuỗi 10 Thuộc tính

nhận dạng

Tên phòng ban TENPB Chuỗi 40

Trích yếu công văn

đến

TRICHYEUCVDEN Chuỗi 100Trích yếu công văn đi TRICHYEUCVDI Chuỗi 100

VII) Mô hình ý niệm dữ liệu:

Trang 16

VIII) Mô hình vật lý dữ liệu.

16

Trang 17

DUOC DEN

GOI DEN

DON VI CONG TAC

DUOC1

DUOC2 XULY2

XULY1

GOI

NH AN

LA2 LA1

CO2 CO1

LINH VUC

MA LV TEN LV

LOAI CV

MA LOAI TEN LOAI

CQ NGOAI

MA CQ TEN CQ DC DT

LIEN QUAN STT CV

GOI DI

MA CQ

SO CV DI NGAYGOI

_ LOAI CV(MA LOAI ,TENLOAI).

_ LINH VUC(MA LV, TEN LV)

_ CVDEN(STTCV, #MA LV, #MA LOAI, #MS NV, #MA CQ, NGAY CV DEN, SO CV,NGAY VAO SO, NGUOI KY, GHI CHU, TRICH YEU CV DEN)

_ CVDI(SO CV DI, #MA LV, #MA LOAI, #MS NV, NGAY CV DI, NGUOI NHAN, GHICHU CV DI, TRICH YEU CV DI)

_ NV (MS NV, #MAPB, HO TEN NV, NGAY SINH, DC NV, DT NV, CHUC DANH,CHUC VU)

_ PHONG BAN(MA PB,TEN PB)

_ CQ NGOAI(MA CQ, TEN CQ, DC , DT)

_ GOI DI(#SO CV DI, #MA CQ, NGAYGOI)

_ LIEN QUAN(#STT CV, #SO CV DI)

_ KY(#MSNV, #SO CV DI, NOI DUNG KY)

Trang 18

• MA LOAI không được rỗng, chiều dài không quá 10.

• STT CV không được rỗng, chiều dài không quá 10, do phường ghi

• SO CV có thể rỗng nếu là cá nhân gởi, chiều dài không quá 10

• MA LV phải có trong table LINH VUC

• MA LOAI phải có trong table LOAICV

• MS NV phải có trong table NV

• MA CQ phải có trong table CQ NGOAI

• Một CV DEN chỉ có 1 STT CV

• Một CV DEN chỉ thuộc 1 và chỉ 1 lĩnh vực

• Một CV DEN chỉ thuộc 1 và chỉ 1 loại

• SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10

• MA LV phải có trong table LINH VUC

• MA LOAI phải có trong table LOAICV

• MS NV phải có trong table NV VPTK

• Một CV DI chỉ có 1 SO CV

• Một CV DI chỉ thuộc 1 và chỉ 1 lĩnh vực

• Một CV DI chỉ thuộc 1 và chỉ 1 loại

• MS NV không được rỗng, chiều dài không quá 10

• MA PB phải có trong table PHONG BAN

• SO CV DI, MA CQ không được rỗng, chiều dài không quá 10

• SO CV DI phải có trong table CV DI

• MA CQ phải có trong table CQ NGOAI

• STT CV, SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10

• STT CV phải có trong table CV DEN

• SO CV DI phải co trong table CV DI

• MS NV, SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10

• SO CV DI phải có trong table CV DI

• MS NV, STT CV không được rỗng, chiều dài không quá 10

• STT CV phải có trong table CV DEN

X) MÔ HÌNH Ý NIỆM XỬ LÝ:

18

Trang 19

Cong van den

Xem xet Kiem tra cong van gui dung dia chi ? Phan loai cong van den

Gui tra lai

Vao s o

cong van

den

Can xu ly xet duyet

Xu ly Trinh lanh dao ky duyet

Chuyen den don vi ca nhan co lien quan

Thong ke thong tin vao s o

Chuyen cong van cao luu tru Chuan bi

s oan thao

Soan thao cong van hoi bao Lap cong van theo noi dung can hoi bao Trinh cong van len lanh dao ky duyet

Gui cong van hoi bao di1)CÔNG VĂN ĐẾN :

Trang 20

Yeu cau s oan thao cong van

Soan thao cong van di Lap noi dung cong van can s oan thao

Danh m ay

T ri nh l en l anh dao ky duyet

T i en

hanh xu

l y

Gui tra l ai

Xu l y Dong dau

Vao s o cong van di

Luu tr u ban goc

Lam thu tuc gui cong van den di a chi can thi et

T heo doi va

gui thong bao

nhac nho

Phat hanh cong van di

2) CÔNG VĂN ĐI :

XI) MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ:

20

Trang 21

Tiep nhan va dang ky cong van den Phan loai cong van den khong hop le hop le

Gui

tra lai

Tien hanh xu ly

Xu ly Giai quyet va ky duyet neu trong quyen han Chuyen den cac don vi co lien quan Trinh lanh dao

khong can hoi bao can hoi bao

Luu vao so cong van

Yeu cau soan thao cong van hoi bao

Soan thao cong van hoi bao Lap ban thao theo noi dung can hoi bao Danh may

Trinh ky duyet

Xet duyet Xem xet noi dung can ky chap nhan khong chap nhan

Soan thao lai

Luu va gui cong van hoi bao di

Trang 22

Période LANH DAO CHUYEN VIEN PHU TRACH VAN THU T ype

Trinh cong van da duoc soan thao

Xem xet Kiem tra noi dung cong van duoc s oan thao

khong chap nhan chap nhan

Ky duyet va chuyen di

Xu ly Tien hanh dong dau Dua ra in an va nhan ban Vao s o cong van di Luu ban goc Lam thu tuc gui cong van den dia chi can thiet

la cong van hoi bao khong la cong van hoi bao

Theo doi va gui thong bao nhac nho

Phat hanh cong van di

XII- Sơ đồ chức năng:

Dựa vào yêu cầu tin học hóa, ta xây dựng sơ đồ chức năng của chường trình gồm có các chức năng sau:

Định dạng
Số trang	22
Dung lượng	320 KB