Làm việc với Excel

− Thanh định dạng Formatting Bar chứa các lệnh dưới dạng các nút có biểu tượng hoặc các ô để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề,… − Thanh công thức Fo

QUẢN LÝ DỮ LIỆU BẰNG EXCEL

Microsoft Excel là phần mềm mạnh chuyên dùng trong lĩnh vực bảng tính điện tử được cài đặt sử dụng trong môi trường Windows và được dùng rộng rãi trên thế giới Với Microsoft Excel người dùng có thể thực hiện tổ chức, phân tích

và trình bày số liệu một cách khoa học, nhanh chóng với nhiều phép xử lý tính toán

từ đơn giản đến phức tạp, nhờ đó nâng cao hiệu suất công tác cho người dùng ở bất

cứ môi trường nào – Trên các máy tính cá nhân hay trên hệ thống máy tính

Microsoft Excel có những chức năng chủ yếu sau đây:

− Nhập, lưu trữ, tính toán trên số liệu

− Biểu diễn số dưới dạng đồ thị

− Quản lý dữ liệu với số lượng lớn

− Tự động hoá các công việc cần lặp đi lặp lại nhiều lần

− Tạo được các báo biểu có tính chuyên nghiệp

4.1 Bắt đầu làm việc với Excel

4.1.1 Khởi động và thoát khỏi Excel

a) Khởi động Microsoft Excel

Microsofl Excel được viết để sử dụng trong môi trường Windows Cách khởi động và thoát khỏi Excel cũng theo nguyên tắc chung giống như các chương trình khác trong Windows Ta có thể Khởi động Microsoft Excel theo nhiều cách khác nhau trong HĐH Windows

thư mục OFFICE11 theo đường dẫn: C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11).

Sau khi khởi động xong màn hình giao diện của Microsoft Excel được hiển thị có dạng căn bản như sau:

Hình 4.2 Màn hình giao diện của Microsoft Excel

− Thanh tiêu đề (Title Bar): Chứa tên của tệp (Workbook) với phần mở

rộng mặc định là XLS, tên tệp mặc định là Book1, cứ mỗi lần mở thêm Book mới thì tên mặc định được thay đổi tăng thêm 1, ví dụ Book 2, Book 3, Book4,…

− Thanh thực đơn ngang (Menu Bar): liệt kê tên các mục lệnh chính của

Excel Ứng với mỗi một mục chọn trên thanh menu có một thực đơn dọc, trong đó

ta có thể lựa chọn thực hiện các lệnh của Microsoft Excel Dòng thực đơn chứa các nhóm lệnh chính và cơ bản nhất của Excel:

File Edit View Insert Format Tools Data Windows Help

Cách sử dụng cũng giống như trong các chương trình khác trong Windows

Để mở một menu dọc ta chỉ cần nháy chuột vào tên mục hoặc cũng có thể sử dụng

tổ hợp phím Alt+ kí tự đặc trưng có gạch chân

Địa chỉ ô hiện hành Thanh Menu

Thanh Tiêu đề Thanh Chuẩn Định dạngThanh

Thanh Công thức

Ô (Cell)

Các trang tính

Thanh cuốn Tên hàng

Tên cột

− Thanh chuẩn (Standard Bar): chứa một số lệnh thông dụng của Excel

dưới dạng các nút có biểu tượng, các lệnh có thể thực hiện trực tiếp bằng chuột Trên thanh chuẩn có các nút lệnh: New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Paste, Format Painter… khi đặt con trỏ chuột lên trên các nút lệnh này thì tên của chúng sẽ xuất hiện

− Thanh định dạng (Formatting Bar) chứa các lệnh dưới dạng các nút có

biểu tượng hoặc các ô để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề,…

− Thanh công thức (Formula Bar): Dùng để hiển thị toạ độ ô (cell) hiện

hành, hiển thị nội dung dữ liệu, nhập hoặc huỷ bỏ dữ liệu vào ô hiện hành

− Không gian làm việc, còn gọi là sổ tính (Workbook) cúa bảng tính: là cửa

sổ chứa nội dung tệp

− Hai thanh trượt (Scroll Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất

của bảng tính trên màn hình

− Dưới cùng màn hình là thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ

làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống

b) Thoát khỏi Microsoft Excel

Để Thoát khỏi Microsoft Excel ta có thể thực hiện bằng 1 trong các cách sau:

− Nhấn tổ hợp phím Alt+F4

− Nháy trái chuột vào nút Close

− Chọn File/ Exit

− Nháy đúp trái chuột vào Control Box

Nếu có bất kỳ sửa đổi nào trong bảng tính trước đó mà ta chưa kịp lưu lại thì khi thực hiện thao tác thoát khỏi Excel, chương trình sẽ đưa ra hộp thoại thông báo:

Hình 4.3 Thông báo khi thoát khỏi Excel

Nếu chọn Yes, Microsoft Excel sẽ ghi lại những thay đổi đó lên đĩa trước khi thoát, trái lại nếu chọn No những thay đổi đó sẽ không được ghi lại, còn nếu chọn Cancel lệnh thoát sẽ huỷ bỏ

Các trang tính được đặt tên mặc định là Sheet1, Sheets2, Sheet3,… (lưu ý: người dùng có thể đặt lại tên cho các Sheet, chẳng hạn muốn đặt tên cho Sheet hiện hành, ta bấm phím phải chuột vào tên Sheet, chọn Rename rồi gõ tên mới cho Sheet đó).

Để phân biệt, các cột được đặt nhãn từ trái sang phải (còn gọi là ký hiệu cột), bắt đầu là A, B, C…Z, kế tiếp là AA, AB,…AZ rồi BA, BB,…BZ…cuối cùng là IA, IB,…đến IV (256 cột)

Các hàng được đánh số liên tục từ 1 đến 65.536 Số thứ tự ô còn gọi là tọa

độ ô hay địa chỉ ô

Ô (Cell) là giao của một dòng với một cột Trong ô sẽ chứa dữ liệu, ô là đơn

vị cơ sở để xử lý bảng tính

Thông thường, tại một thời điểm, có một khung chữ nhật bao xung quanh một ô, đó gọi là con trỏ ô Ô có con trỏ ô gọi là ô hiện hành (Select cell) Con trỏ ô giúp nhập dữ liệu cho ô và thực hiện các thao tác khác Một ô có thể chứa tối đa

320000 ký tự

Hình 4.4 Các thành phần trên thanh công thức

Để phân biệt ô này với ô khác trên cùng một trang tính, Microsoft Excel gán cho mỗi ô một địa chỉ (cell address) Địa chỉ của ô là toạ độ cột và dòng của ô đó,

ví dụ: A1, D5, F12,…

Địa chỉ ô

hiện hành Ô hiện hành Nút hủy bỏ Nút chọn

Hiển thị dữ liệu trong ô hiện hành

Để phân biệt ô này với ô khác giữa các trang tính khác nhau, ta phải ghi thêm tên của Sheet đứng trước địa chỉ ô và được phân cách bởi dấu chấm than (!),

ví dụ: Sheet5!B12 là ô nằm trên cột B hàng 12 của Sheet5

b) Dữ liệu (Data)

Dữ liệu được nhập từ bàn phím, nó được thể hiện đồng thời trên thanh công thức và trong ô hiện tại Điểm chèn sẽ xuất hiện ngay trên thanh công thức cho phép các thao tác tinh chỉnh trực tiếp với số liệu và các ký tự của dữ liệu Khi nhập

dữ liệu vào dòng nhập, Excel tự động nhận biết kiểu của dữ liệu (dựa vào ký tự đầu tiên được nhập vào)

Excel phân biệt các loại dữ liệu sau:

− Dữ liệu dạng chuỗi (Text): Gồm các ký tự từ A đến Z và các dấu căn lề là

“, ’, ^, \ Dạng mặc nhiên của Excel là căn lề trái với ký tự ‘ định sẵn đứng trước các ký tự chữ Qui ước của các dấu căn lề trong ô như sau: ‘ là căn lề trái, “ là căn

lề phải, ^ là căn chính giữa và \ là lặp lại ký tự, sau dấu này đến hết chiều rộng của ô

− Dữ liệu số (Number): Phải được bắt đầu từ các chữ số từ 0 đến 9 và các

dấu +, -, (*, $ Dạng mặc nhiên của chữ số là General và căn lề bên phải Nếu nhập toàn số mà muốn Excel hiểu là chuỗi ký tự thì phải bắt đầu bằng dấu ‘

Lưu ý: dữ liệu ngày (date) và thời gian (time) cũng là dữ liệu số

+ Kiểu ngày (Date): dữ liệu ngày là một số nguyên tính từ 1/1/1900 đến

ngày ta nhập, ngày 1/1/1900 là ngày 1 Muốn nhập ngày hiện tại vào một ô ta ấn Ctrl + “;”

Trật tự nhập ngày tháng năm do Windows quy định Mặc định trật tự nhập ngày tháng năm theo cách viết của người Anh (Mỹ) Để thay đổi cách nhập ngày tháng năm (chẳng hạn theo cách viết của Việt Nam (Pháp) dùng lệnh Start/ Settíngs/ Control Panel/ Regional Options, để mở hộp thoại Regional Options và tiến hành thay đổi

Tập hợp các dạng của dữ liệu ngày trong lệnh Format/ Cells phụ thuộc vào cách thiết lập dạng ngày trong Windows

Hai ngày trừ cho nhau cho ta kết quả là số nguyên, khi cộng một giá trị ngày với một số nguyên cho ta một giá trị ngày

+ Kiểu thời gian (Time) là một số thập phân, 12 giờ trưa là 0.5 Hai dạng

thời gian thường dùng khi nhập là: 15:24:45, 3:24:45 PM

Excel quy ước cách thể hiện dữ liệu dạng ngày tháng, thời gian như sau:

Các toán tử sử dụng trong công thức bao gồm:

+ Các toán tử số học: + (cộng), - (Trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), %

(phần trăm)

Ví dụ 4.1 Với dữ liệu trong hình 4.5, công thức: =E5+F5+G5 cho kết quả 22.+ Toán tử so sánh quan hệ: =(bằng), <>(không bằng), >(lớn hơn), <(nhỏ hơn), >=(lớn hơn hoặc bằng), <=(nhỏ hơn hoặc bằng)

Ví dụ 4.2 Với dữ liệu trong hình 4.5, công thức: =B1>=7.0 cho kết quả True.+ Toán tử liên kết: & (liên kết chuỗi ký tự).

Ví dụ 4.3 Công thức: =“Net”&”Sales” cho kết quả: NetSales

Thứ tự ưu tiên của các toán tử như sau: Biểu thức trong dấu (…), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ

Hình 4.5 thể hiện một số kiểu dữ liệu trong phạm vi bảng (Cột A, D, E, F, G

có dữ liệu kiểu số, cột B, C có dữ liệu kiểu chuỗi, cột H, I có dữ liệu kiểu công thức)

Hình 4.5 Một số kiểu dữ liệu trong bảng tính

c) Các loại địa chỉ của ô

Như đã nêu ở trên, trong Excel mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ gọi là địa chỉ ô Dạng địa chỉ của ô liên quan mật thiết đến các thao tác xử lý tính toán trên bảng tính Ví dụ: tại ô C1 (trong hình 4.6) nhập công thức: = A1*B1 Sao chép công thức trong ô C1 đến ô C3 bằng cách nhấn chuột trên ô C1 (ô nguồn cần sao chép) rồi nháy chuột vào nút Copy trên thanh công cụ, tiếp theo nhấn chuột trên

ô C3 (ô đích cần sao chép) sau đó nhấn nút Paste Có thể thấy công thức tại ô C3 là: = A3*B3 Công thức này thể hiện sự thay đổi tương đối theo địa chỉ của ô nguồn và ô đích giúp tính toán và xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và hữu hiệu trong bảng tính Excel

Các dạng địa chỉ ô được Excel cung cấp gồm:

- Địa chỉ tương đối: Là loại địa chỉ tham chiếu đến ô có dạng:

<cột><dòng> Khi sao chép đến vùng đích thì địa chỉ tham chiếu của ô tại vùng

đích sẽ thay đổi theo cả phương chiều và khoảng cách (tính theo địa chỉ cột và hàng của địa chỉ tham chiếu )

Ví dụ 4.4 Nhập dữ liệu vào các ô ở cột A, cột B như bảng ở hình 4.6:

Hình 4.6 Thí dụ về địa chỉ tương đối

Tại ô C1 gõ vào công thức: = A1*B1, kết quả trả về của công thức ở ô này

là 16 Sao chép công thức tại ô C1 đến các ô C2, C3, D1, D2, D3

Kết quả là:

Giá trị ở ô C2 được tính bằng công thức: = A2*B2;

Giá trị ở ô C3 được tính bằng công thức: = A3*B3,

Giá trị ở ô D1 được tính bằng công thức: = B1*C1;

Giá trị ở ô D2 được tính bằng công thức: = B2*C2;

Giá trị ở ô D3 được tính bằng công thức: = B3*C3

Trong Ví dụ trên, công thức ở ô C1 tham chiếu các địa chỉ là A1, B1 Khi sao chép công thức đó đến các ô C2, C3, D1, D2, D3 thì công thức ở ô C2 sẽ tham chiếu các địa chỉ: A2, B2; công thức ở ô C3 sẽ tham chiếu các địa chỉ: A3, B3; công thức ở ô D1 sẽ tham chiếu các địa chỉ: B1, C1.v.v

- Địa chỉ tuyệt đối: Là loại địa chỉ tham chiếu đến ô có dạng:

$<cột>$<dòng> Khi sao chép đến vùng đích thì địa chỉ tham chiếu của ô tại vùng

đích sẽ giống như địa chỉ tham chiếu của ô tại vùng nguồn

Ví dụ 4.5 Vẫn với dữ liệu ở các ô trong cột A, B như Ví dụ trên, nhưng nhập công thức tại ô C1 là: =$A$1*B1:

Sau đó sao chép công thức này đến các ô C2, C3, D1, D2, D3 Kết quả ô C2

có trị trả về bằng trị của ô A1 nhân với trị của ô B2, ô D1 có trị trả về bằng trị của

ô A1 nhân với trị trong ô trị trong ô C1,

Như vậy địa chỉ tham chiếu của vùng đích và vùng nguồn đều có chung địa chỉ tuyệt đối $A$1

- Địa chỉ hỗn hợp: Là loại địa chỉ có dạng:

$<cột><dòng>: Tuyệt đối cột, tương đối dòng;

<cột>$<dòng>: Tương đối cột, tuyệt đối dòng.

Khi sao chép đến vùng đích thì địa chỉ tham chiếu của ô tại vùng đích sẽ chỉ thay đổi ở phần tương đối

4.1.3 Xây dựng bảng tính

Để xây dựng bảng tính ta cần nhập dữ liệu cho các ô trong bảng tính, hiệu chỉnh và sửa đổi dữ liệu để được bảng tính theo yêu cầu Muốn vậy cần tìm hiểu các thao tác sau:

a) Di chuyển con trỏ ô (điểm chèn) trên bảng tính

Để di chuyển con trỏ ô ta có thể thực hiện theo các cách thức sau:

Sử dụng các phím mũi tên điều khiển từ bàn phím ←, →, ↑, ↓, hoặc nháy chuột hoặc dùng các tổ hợp phím:

Home hoặc End + ← di chuyển về cột đầu tiên – cột A

End + → di chuyển về cột cuối cùng – cột IV

End + ↑ di chuyển về dòng đầu tiên – dòng 1

End + ↓ di chuyển về dòng cuối – dòng 65536

PageUp, PageDown di chuyển lên xuống một trang màn hình

F5 (Go to) nhập địa chỉ ô cần chuyển đến, nhấn Enter.Ctrl + Home di chuyển về ô A1

b) Nhập dữ liệu vào bảng tính

Để nhập dữ liệu cho bảng tính ta sử dụng con trỏ ô để nhập dữ liệu cho từng

ô trong bảng Muốn vậy ta tiến hành theo trình tự sau:

− Nháy chuột vào ô cần nhập dữ liệu (hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô đó)

− Nhập dữ liệu từ bàn phím theo dạng thức quy định.

− Kết thúc việc nhập dữ liệu bằng cách:

+ Nhấn phím Enter, hoặc

+ Nháy chuột vào ô khác, hoặc

+ Dùng các mũi tên từ bàn phím để di chuyển viền khung sang ô khác

Nếu cùng một lúc muốn nhập một hằng trị cho 1 nhóm các các ô đã chọn, thực hiện nhập hằng trị vào ô hiện hành sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter Còn muốn nhập công thức cho 1 nhóm các ô thì thay vì nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter ta nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter

Ngoài việc nhập dữ liệu cho một ô, ta còn có thể nhập lời giải thích cho nó Lời giải thích cho một ô nào đó chính là nội dung đưa vào để giải thích hay chú dẫn cho ô, nó chỉ hiển thị ra màn hình khi ta di chuột vào ô đó Ta có thể đưa lời giải thích vào ô bằng cách sau: Chọn ô (cần đưa vào lời giải thích), bấm phím phải chuột rồi chọn Insert Comments sau đó soạn nội dung của lời giải thích

c) Hiệu chỉnh dữ liệu

− Xoá dữ liệu Để xoá dữ liệu của một ô ta thực hiện theo các bước sau đây:

+ Nháy chuột vào ô cần xóa (hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô đó)

+ Nhấn phím Delete nếu chỉ muốn xóa dữ liệu Hoặc tại menu bar, ta chọn Edit/Clear và chọn một trong các lệnh: All để xoá cả dữ liệu, định dạng và chú thích, Formats: để chỉ xoá định dạng, Contents: để chỉ xoá dữ liệu, Comments: để chỉ xóa giải thích

Trong trường hợp xoá nhầm có thể khôi phục bằng lệnh Edit/Undo

− Hiệu chỉnh dữ liệu Để hiệu chỉnh dữ liệu trong ô, thực hiện các thao tác

sau:

+ Nháy chuột trên ô cần hiệu chỉnh

+ Nhấn phím F2 từ bàn phím, khi đó trên dòng trạng thái ở cuối màn hình xuất hiện chữ Edit

+ Tiến hành sửa đổi dữ liệu ngay trên thanh công thức hoặc trong ô hiện tại.+ Nháy chuột vào ô khác hoặc nhấn phím Enter để di chuyển điểm chèn ra khỏi ô cần hiệu chỉnh để kết thúc

Nếu muốn thay đổi toàn bộ dữ liệu trong ô thì ngay sau khi nháy chuột trên

ô, nhập thẳng dữ liệu mới đè lên dữ liệu cũ

4.1.4 Các thao tác với file bảng tính

a) Mở một tệp mới

Thông thường, sau khi khởi động Microsoft Excel màn hình làm việc của Excel xuất hiện và mở sẵn 1 file mới có tên mặc định là book1, ta có thể làm việc

Khi ấy, màn hình xuất hiện hộp thoại Open:

Hình 4.8 Hộp thoại Open

- Thực hiện theo trình tự các bước như trên hình 4.8 để mở file

c) Ghi tên tệp vào đĩa

Chọn File/Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S) hoặc nháy phím trái chuột vào biểu tượng Save trên thanh Standard Nếu là lần đầu tiên ghi vào đĩa thì trên màn hình Excel xuất hiện hộp thoại Save As, ta cần thực hiện các bước theo hướng dẫn trên hình 4.9 Khi đặt tên file bạn không cần gõ phần mở rộng, Excel sẽ tự gán phần mở rộng XLS cho tên file

Bước 1: Chọn Folder chứa file cần mở

Bước 2:

Chọn file cần

mở Bước 3: Nháy chuột vào nút Open hoặc

nhấn Enter

Hình 4.9 Hộp thoại Save As…

Nếu muốn ghi nội dung của file hiện hành lên đĩa với tên khác trong khi vẫn giữ file cũ ta chọn File/ Save As Khi hộp thoai Save As xuất hiện ta lại thực hiện các bước như trên

4.2 Các thao tác cơ bản trên trang tính In trang tính

4.2.1 Các thao tác với trang tính

a) Đổi tên trang tính

Để đổi tên của một trang tính (Sheet), ta tiến hành theo trình tự sau:

- Nháy trái chuột tại trang tính cần đổi tên, rồi thực hiện Format/ Sheet/ Rename (hoặc nháy phải chuột tại trang tính cần đổi tên, rồi chọn Rename)

Hình 4.10 Đổi tên trang tính

- Gõ tên mới cho trang tính đó, rồi nhấn Enter để xác nhận

b) Chèn thêm trang tính

Để chèn thêm một trang tính, ta có thể thực hiện theo các cách sau:

- Nháy chuột tại vị trí trang tính cần chèn thêm rồi thực hiện lệnh Insert/ Worksheet

Bước 1: Chọn Folder chứa file cần ghi

Bước 2: Nhập tên file hoặc nhấn Enter để ghi file vào đĩaBước 3: Nháy chuột vào nút Save

d) Chọn hình làm nền cho trang tính

Để chọn hình làm nền cho một trang tính, ta nháy chuột tại vị trí trang tính

đó rồi thực hiện lệnh Format/ Sheet/ Background

Khi hộp thoại Sheet Background xuất hiện, ta xác định tệp hình ảnh sẽ làm nền cho trang đó, rồi nhấn Insert để xác nhận

4.2.2 Các thao tác với cột, hàng, khối ô

a) Chọn vùng dữ liệu

Trước khi thực hiện 1 thao tác xử lý nào đó, cần phải chọn phạm vi sẽ thao tác, tức là phải chọn vùng sẽ xử lý Trong Excel, vùng bao gồm 1 hoặc nhiều ô liên tục, nó được xác định bởi địa chỉ ô đầu tiên và ô cuối cùng, ví dụ B2:E5, hay

$A$3:$F$6,.v.v

Để chọn (hay bôi đen) một vùng có thể thực hiện như sau:

- Chọn 1 ô: Nháy chuột tại ô đó

- Chọn cột: nháy chuột tại ký hiệu cột (tên cột)

- Chọn hàng: nháy chuột tại số thứ tự hàng (tên hàng)

- Chọn 1 vùng: có thể sử dụng một trong các cách sau:

+ Đặt con trỏ ô tại ô đầu vùng, nhấn giữ phím Shift kết hợp dùng phím mũi tên để dịch chuyển đến ô cuối cùng của vùng

+ Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, nhấn giữ nút trái chuột kéo thả chuột đến ô cuối cùng của vùng

+ Đặt con trỏ ô vào ô đầu vùng, nhấn giữ phím Shift rồi nhấn phím trái chuột tại ô cuối vùng

- Chọn nhiều vùng: nhấn giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện chọn các vùng khác nhau

- Muốn chọn cả bảng tính ta có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + A hoặc đưa con trỏ chuột đến khung chữ nhật ở góc trên bên trái của bảng tính (nơi giao nhau của tên cột và thứ tự dòng ) rồi nháy phím trái chuột tại đó

b) Sao chép vùng

- Để sao chép một vùng dữ liệu, ta có thể thực hiện theo các cách sau:

Cách 1:

+ Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu nguồn (vùng dữ liệu cần sao chép)

+ Trên Menu bar chọn Edit/ Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc nhấn nút Copy trên thanh chuẩn, hoặc bấm phím phải chuột chọn Copy) Khi ấy vùng nguồn sẽ được bao bởi 1 đường viền di động đồng thời nội dung dữ liệu nguồn được sao chép vào vùng đệm của bộ nhớ

+ Đưa con trỏ chuột đến ô đầu tiên của vùng đích rồi chọn Edit/ Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V, hoặc bấm phím trái chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ hoặc bấm phím phải chuột chọn Paste), nội dung dữ liệu trong vùng đệm của bộ nhớ được sao chép và dán đè nên vùng đích

+ Để loại bỏ đường viền bao quanh vùng nguồn ta nhấn phím ESC

Cách 2:

+ Chọn vùng dữ liệu nguồn

+ Đưa con trỏ chuột đến cạnh của vùng nguồn, khi con trỏ chuột chuyển thành dạng mũi tên bốn hướng thì giữ phím Ctrl và nhấn giữ phím trái chuột rồi kéo rê đến ô đầu tiên của vùng đích thì thả chuột, vùng nguồn được dán đè lên vùng đích Trong trường hợp muốn chèn vào khu vực đích thì quá trình rê chuột thay vì nhấn phím Ctrl ta phải nhấn đồng thời 2 phím Ctrl+Shifl, các ô tại vị trí thả chuột sẽ đẩy dịch sang bên nhường chỗ cho ô được sao chép tới

- Để sao chép với cách thức chuyên biệt, ta thực hiện như sau: Sau khi chọn vùng dữ liệu nguồn và thực hiện lệnh Edit/ Copy, ta chọn Edit/ Paste Special , khi

đó xuất hiện hộp thoại:

Hình 4.12 Hộp thoại Paste Special

Trong đó :

+ All: Copy toàn bộ

+ Formulas: Chỉ copy công thức

+ Values: Chỉ copy giá trị

+ Formats: Chỉ copy định dạng

+ Comments: Chỉ copy lời chú thích

+ Add: Copy cộng giá trị đích, thay thế giá trị đích

+ Subtract: Copy trừ giá trị nguồn cho giá trị đích thay thế giá trị đích

+ Multiply: Copy nhân giá trị nguồn với giá trị đích, thay thế giá trị đích.+ Divide: Copy chia giá trị nguồn cho giá trị đích, thay thế giá trị đích

+ Skip blank: Bỏ qua các ô trắng không thực hiện copy mà giữ nguyên giá trị cũ

+ Transpose: Copy có chuyển đổi thành cột và ngược lại

- Để sao chép công thức (hay hàm) ở 1 ô nguồn cho nhiều ô khác, ta thực

hiện như sau:

+ Chọn ô nguồn

+ Thực hiện lệnh Edit/ Copy (Ctrl + C)

+ Đánh dấu vùng đích, thực hiện lệnh Edit/ Paste (Ctrl + V)

+ Trên menu bar chọn Edit/ Cut (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+X, hoặc bấm phím phải chuột và chọn Cut, hoặc nháy chuột tại nút Cut trên thanh chuẩn) Khi ấy toàn bộ dữ liệu vùng vừa chọn được chuyển vào vùng đệm của bộ nhớ.

+ Đưa con trỏ chuột đến ô đầu tiên của vùng đích rồi chọn Edit/ Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V), dữ liệu trong vùng đệm của bộ nhớ sẽ được chuyển và dán đè lên vùng đích

- Cách 2: ta cũng có thể thực hiện di chuyển vùng bằng cách: Sau khi chọn

vùng cần di chuyển thì ta đưa con trỏ chuột đến mép biên của vùng, khi con trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên bốn hướng thì nhấn giữ phím trái chuột và rê đến vùng đích và thả chuột

d) Đặt tên cho 1 vùng

Trong nhiều trường hợp để giảm bớt việc ghi địa chỉ cũng như giảm bớt sự sai sót khi lập các công thức phức tạp, phải tham chiếu đến nhiều vùng địa chỉ đồng thời tăng sự thân thiện và tiện lợi cho quá trình truy cập đến các ô thuộc vùng, Microsoft Excel cho phép người dùng đặt tên cho vùng Tên của vùng được định nghĩa bằng cách thực hiện các thao tác sau:

- Chọn vùng cần đặt tên

- Trên MenuBar chọn Insert/Name/Define… Hộp thoại Define Name xuất hiện:

Hình 4.13 Hộp thoại Define Name

- Gõ tên vùng vào khung Names in Workbook đã chọn rồi nhấn OK

- Nếu thay vì chọn Insert/ Name/ Define…, ta chọn Insert/ Name/ Create… thì hộp thoại Create Names sẽ xuất hiện:

Địa chỉ vùng sẽ được đặt tên

Hình 4.14 Hộp thoại Create Names

Trong đó các lựa chọn trong khung Crreate Names có ý nghĩa như sau:

+ Top row: tên đặt lấy theo hàng trên cùng của cột trong vùng đã chọn

+ Left column: tên đặt lấy theo hàng của cột bên trái trong vùng đã chọn + Bottom row: Tên đặt lấy theo hàng dưới cùng của cột trong vùng đã chọn + Right column: Tên đặt lấy theo hàng của cột bên phải trong vùng đã chọn

d) Sử dụng AutoSum

Có thể sử dụng AutoSum để làm phép tính cộng nhanh cho một số khối

ô trong bảng tính Các bước tiến hành như sau:

+ Đưa chuột về ô cần chứa kết quả

+ Chọn công cụ AutoSum

+ Lựa chọn các khối ô chứa dữ liệu cần tính toán

+ Nhấn Enter để xác nhận

Hình 4.15 Sử dụng AutoSum

e) Sử dụng Merge and Center

Công cụ này dùng để gộp một vùng ô thành một ô hợp nhất Dữ liệu được căn giữa hàng trong ô này

Để thực hiện ta chọn vùng dữ liệu rồi nháy chuột vào nút Merge and Center

( ) trên thanh định dạng

f) Tự động điền dữ liệu vào vùng bảng tính

- Đánh số thứ tự

Excel cho phép tự động điền số thứ tự vào một vùng bảng tính Vùng này nằm trên một hàng hoặc một cột của bảng tính và phải có tối thiểu là một số đã được điền sẵn Số này thường nằm ở ô đầu tiên của vùng

Việc phủ dữ liệu tiến hành như sau:

+ Chọn (bôi đen) hàng hoặc cột cần phủ dữ liệu

+ Thực hiện lệnh Edit/Fill/Series…, khi đó xuất hiện hộp thoại:

Hình 4.16 Hộp thoại Series

+ Khung Series in: chọn phủ dữ liệu cho Rows (hàng) hoặc Columns (cột).+ Khung Type: Kiểu phủ số liệu, trong đó:

Linear: Cộng giá trị của gia số với trị của ô trước

Growth: Nhân giá trị của gia số với trị của ô trước

Date: Tính chuỗi ngày tháng (đơn vị được tính trong Date unit)

Auto Fill: Tự động tính toán và điền dữ liệu vào các ô trống

+ Step Value: Giá trị bước nhảy (gia số) khi điền dữ liệu vào cột (hoặc hàng).+ Stop Value: Giá trị kết thúc (có thể để trống)

+ Nhấn OK để kết thúc

- Sử dụng Fill Handle

Kỹ thuật phủ dữ liệu bằng Fill Handle đơn giản hơn so với việc sử dụng các lệnh từ dòng thực đơn Fill Handle là dấu vuông đen nhỏ ở bên dưới góc phải của ô hiện hành

Thao tác với Fill Handle như sau: Đưa con trỏ chuột (hình dấu cộng rỗng) đến gần Fill Handle khi con trỏ chuột biến thành hình dấu + thì nhấn và rê chuột trái đến các ô khác (Cùng hàng hoặc cùng cột)

Ví dụ 4.6 Cho bảng gồm dữ liệu ban đầu như hình 4.17:

Hình 4.17 Dữ liệu ban đầu để sử dụng Fill Handle

+ Đưa chuột về góc dưới trái ô B2 để có Fill Handle

+ Rê Fill Handle đến ô B10 sau đó thả chuột Các ô còn lại trong vùng A1:B10 sẽ được điền dữ liệu Nói chung có thể dùng Fill Handle để phủ dữ liệu theo bốn hướng Trong ví dụ này ta thấy cột A có bước là 1, cột B có bước là 2

Hình 4.18 Kết quả sử dụng Fill Handle

Nếu sử dụng Fill Handle với một con số hay một văn bản thì Fill Handle chỉ đơn giản là sao chép dữ liệu như trên dòng 1 Nếu sử dụng Fill Handle với một công thức, Excel sẽ sao chép kèm theo việc điều chỉnh các tham số tương ứng khi lấp đầy công thức

- Tự động điền dữ liệu bằng Data/Table

Lệnh này được thực hiện trong trường hợp cần điền dữ liệu trong cùng một lúc vào bảng bằng công thức Excel cho phép tự động làm việc đó nếu công thức chỉ phụ thuộc vào một hoặc hai biến Người sử dụng thường dùng Data/Table khi cần phải phân tích các giá trị thử nghiệm

Bảng có một giá trị đầu vào (Once- input Data Table)

Trong loại này giá trị thử nghiệm có thể bố trí theo hàng hay theo cột

Các bước tiến hành lập bảng có một giá trị đầu vào:

+ Chọn một cột (trái) hoặc một hàng (trên), nhập vào các giá trị muốn thử nghiệm Trị này là trị dùng để thử nghiệm cho một ô nào đó của bảng tính

+ Ở hàng trên cùng (nếu các trị muốn thử ghi ở cột trái) hoặc ở cột bên trái (nếu các trị muốn thử ghi ở hàng trên cùng), ghi một hay nhiều công thức có tham

chiếu đến giá trị của ô đầu vào mà người sử dụng muốn đem thử nghiệm Việc tham chiếu có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp.

+ Quét chọn khối ô gồm các giá trị muốn thử và các công thức cần thử

+ Gọi lệnh Data/Table

Trong hộp hội thọai xuất hiện Microsoft Excel sẽ hỏi địa chỉ của ô đầu vào (Column Input Cell nếu trị thử ở cột bên trái, hoặc Row Input Cell nếu trị thử ở hàng trên cùng) Gõ địa chỉ hoặc tên ô nếu có đặt tên, hoặc nhắp vào ô đó cũng được

+ Cuối cùng chọn OK

Microsoft Excel sẽ thay thế từng giá trị thử vào cho ô đầu vào và ghi nhận kêt quả tương ứng vào các ô bên phải (nếu trị thử ở cột trái) hay ở dưới (nếu trị thử

ở hàng trên)

Bảng có hai giá trị đầu vào (Two- input Data Table)

Trong loại này giá trị thử nghiệm có thể bố trí theo hàng và theo cột

Các bước tiến hành lập bảng có hai giá trị đầu vào:

+ Chọn một ô, nhập công thức có tham chiếu tới 2 ô mà người sử dụng muốn thay đổi giá trị của chúng Việc tham chiếu có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp

+ Ở những ô ngay phía dưới ô công thức (cùng cột) gõ những giá trị muốn thay thế cho một ô trong hai ô đầu vào

+ Ở những ô ngay bên phải ô công thức (cùng hàng), gõ những giá trị muốn thay thế cho ô còn lại trong số hai ô đầu vào

+ Quét chọn khối ô bao gồm cả các hàng, các cột có giá trị muốn thử

+ Gọi lệnh Data/Table

+ Xuất hiện hộp hội thọai Trong khung Column Imput Cell gõ (hoặc nhắp)

di chuyển của ô thứ nhất (trong số 2 ô người sử dụng muốn giá trị của chúng biến thiên) mà những giá trị thử của chúng đã được người sử dụng ghi trong cột

Trong khung Row Input Cell, gõ (hoặc nhắp) di chuyển của ô còn lại trong

số 2 ô người sử dụng muốn giá trị của chúng biến thiên

Cuối cùng chọn OK

+ Thực hiện lệnh Insert/ Columns.

Hoặc cũng có thể chèn cột bằng cách nhấn phải chuột vào tên cột, chọn Insert

Chú ý: Nếu trước khi chèn, ta đánh dấu bao nhiêu cột thì sẽ có bấy nhiêu cột

sẽ được chèn vào khi thực hiện lệnh Insert/ Columns

- Chèn thêm dòng

+ Chọn vị trí cần chèn dòng Vị trí dòng được chèn sẽ ở liền trên dòng được chọn, các dòng cũ, kể cả dòng được chọn sẽ bị đẩy xuống

+ Thực hiện lệnh Insert/ Rows

Hoặc cũng có thể chèn dòng bằng cách nhấn phải chuột vào tên dòng (số thứ

+ Chọn khối ô phía trên hoặc bên trái khu vực muốn chèn

+ Thực hiện lệnh Insert/Cell (hoặc nhấn phải chuột rồi chọn Insert ), khi

đó xuất hiện hộp thoại:

Hình 4.20 Chèn ô

Trong khung Insert:

Nếu chọn Shift cells right thì sau khi nhấn OK khối ô sẽ được chèn thế vào vị trí khối ô đã chọn, đồng thời khối ô được chọn ban đầu sẽ được đẩy sang bên phải

Nếu chọn Shift cells down thì sau khi nhấn OK khối ô sẽ được chèn thế vào vị trí khối ô đã chọn, đồng thời khối ô được chọn ban đầu sẽ được đẩy xuống phía dưới

Còn nếu chọn Entire row hay Entire column thì sẽ có 1 số hàng hay cột được chèn vào Hàng hay cột đó sẽ đi qua và chứa toàn bộ vùng ô đã đánh dấu chọn, đồng thời dòng hay cột cũ sẽ bị đẩy xuống phía dưới hay sang phải tương ứng phần được chèn vào là hàng hay cột

- Xoá bỏ một số ô, dòng, cột trong bảng tính

+ Chọn vùng cần xoá

+ Thực hiện lệnh Edit/Delete (hoặc nhấn phải chuột rồi chọn Delete), khi

đó xuất hiện hộp thoại:

Hình 4.21 Xóa các ô

Các lựa chọn trong hộp thoại Delete có ý nghĩa như sau:

Shift cells left: Khi xoá các ô bên phải khối bị xoá sẽ dồn sang trái thế chỗ cho các ô bị xoá

Shift cell up: Khi xoá các ô bên dưới khối bị xoá sẽ dồn lên trên thế chỗ cho các ô bị xoá

Chọn Entire row hay Entire column thì sẽ có 1 số hàng hay cột bị xoá

Trường hợp chỉ muốn xoá nội dung chứa trong các ô (kể cả lời giải thích) hay định dạng trong các ô đã chọn mà không muốn loại bỏ các ô đó ta chọn Edit/ Clear rồi thực hiện một trong các lựa chọn:

b) Điều chỉnh độ cao dòng, độ rộng của cột

- Điều chỉnh độ cao dòng

Microsof t Excel luôn tự thay đổi độ cao của dòng cho phù hợp với ký tự cao nhất trong dòng Tuy nhiên ta cũng có thể thay đổi chiều cao của dòng bằng cách:

+ Chọn dòng (hoặc các dòng) cần thay đổi độ cao

+ Đưa con trỏ chuột đến vị trí phân cách của dòng được chọn, khi trỏ chuột biến thành mũi tên 2 đầu thì nhấn giữ nút trái và rê chuột lên hay xuống để giảm hoặc tăng chiều cao của hàng (hoặc cách khác, chọn Format/ Row/ Height… rồi gõ giá trị vào khung Row Height

- Điều chỉnh độ rộng của cột

+ Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng

+ Đưa con trỏ chuột đến vị trí phân cách của cột được chọn Khi trỏ chuột biến thành mũi tên 2 đầu thì nhấn giữ nút trái và rê chuột sang phải hay sang trái để tăng hoặc giảm độ rộng của cột (hoặc cách khác, chọn Format/ Column/ Width… rồi gõ giá trị vào khung Column Width

Để thay đổi độ rộng chuẩn: chọn lệnh Format/ Column/ Standard Width , rồi gõ trị số vào khung Standard column width khi hộp thoại Column Width xuất hiện và nhấn OK

Hình 4.22 Điều chỉnh độ rộng cột

4.2.3 Định dạng dữ liệu bảng tính

a) Thay đổi dạng hiển thị dữ liệu

Để bảng tính trình bày có tính thẩm mỹ, tính chuyên nghiệp cao, cần phải sử dụng thành thạo các kiểu định dạng mà Microsoft Excel đã cung cấp, bao gồm định dạng số-Number, canh vị trí dữ liệu-Alignment, định dạng ký tự-Font, tạo khung-Border, làm nền-Patterns và bảo vệ dữ liệu Protection

- Định dạng dữ liệu số

Để định dạng dữ liệu kiểu số, ta thực hiện theo các bước sau:

+ Chọn vùng dữ liệu số cần định dạng

+ Trên menu bar chọn Format/ Cells…, hộp thoại Format Cells xuất hiện+ Chọn trang (chức năng) Number Các lựa chọn được mô tả trên hình 4.23:

Hình 4.23 Định dạng dữ liệu số

Nếu trước khi định dạng, ta đặt ô hiện hành là ô đã có dữ liệu và ô này đang

ở vùng sẽ thực hiện định dạng thì khung Sample của hộp thoai Format cells sẽ hiển thị ví dụ mẫu được định dạng theo sự lựa chọn của bạn

- Định dạng dữ liệu ký tự

Dữ liệu trong các ô có thể định dạng về loại font, cỡ font - font size, kiểu thể hiện- style (đậm (Bold), nghiêng (italic), gạch chân (under line), thông thường (regular)) hay màu font Để định dạng ký tự ta thực hiện theo các bước sau:

- Chọn vùng cần định dạng

- Chọn Format/ Cells…, hộp thoại Format Cells xuất hiện

- Chọn trang Font rồi thực hiện các lựa chọn như chỉ dẫn trên hình:

Chän kiÓu thÓ

dÊu phÈy ph©n c¸ch phÇn ngh×n

Sè ch÷

sè sau dÊu phÈy Vïng vÝ dô

Hình 4.24 Định dạng dữ liệu kí tự

- Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu

Tương tự như trên, trước tiên chọn vùng cần định dạng vị trí, sau đó chọn Format/ Cells trong hôp thoại Format Cells ta chọn trang Alignment

Mỗi ô được định dạng vị trí theo các cạnh của nó, theo chiều ngang (Horizoltal) và theo chiều dọc (Vertical), ngoài ra còn 1 số lựa chọn khác bổ xung cho việc trình bày dữ liệu, ý nghĩa của các lựa chọn như hình 4.25:

Hình 4.25 Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu

+ Chọn Horizoltal để điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô, các lựa chọn trong đó gồm:

Chän mÇu ch÷

Các lựa chọn

canh lề theo

chiều ngang

Các kí tự được xếp theo chiều dựng

Thay đổi độ nghiên của ký tự và của các cạnh ô

Genaral: Giữ nguyên dữ liệu khi nhập vào bàn phím

Left: Canh thẳng mép trái của ô

Right: Canh thẳng mép phải của ô

Center: Canh theo trục đứng đi qua tâm của ô

Fill: Điền đầy ô bởi các ký tự có trong ô

Justify: Canh đều 2 mép phải và trái của ô

Center across selection: Căn giữa qua 1 dãy ô

+ Chọn Vertical để lựa chọn canh chỉnh dọc cho các dữ liệu trong từng ô, các lựa chọn trong đó gồm :

Top: Canh với cạnh trên của ô

Bootom: Canh với cạnh dưới của ô

Center: Canh đều 2 cạnh trên và dưới của ô

b) Tạo các đường kẻ trong vùng

- Chọn vùng ô cần tạo đường kẻ khung

- Trên menu bar chọn Format/ Cells , khi hộp thoai Format Cells xuất hiện,

ta chọn trang Border

Hình 4.26 Tạo các đường kẻ trong vùng

- Thiết kế các đường kẻ khung cho vùng ô theo các lựa chọn chỉ dẫn trên (hình 4.26) rồi nhấn OK

hình 4.27 sau:

Hình 4.27 Định dạng nền cho vùng ô

4.2.4 In trang tính

a) Định dạng trang in

- Đặt kích thước giấy in , hướng in, tỷ lệ

+ Chọn lệnh File/Page Setup Hộp thoại Page Setup xuất hiện (hình 4.28).+ Chọn trang (chức năng) Page

+ Xác định khổ giấy in trong hộp Paper Size Thông thường ta chọn khổ giấy A4 (210 x 297 mm)

Hình 4.28 Đặt kích thước giấy in , hướng in, tỷ lệ

+ Xác định hướng in trong khung Orientation, trong đó:

Portrait: In dọc giấy

Landscape : In ngang giấy

+ Tỷ lệ in xác định trong khung Scaling, trong đó:

+ Các lề trang in được đặt như sau:

Lề trên xác định trong ô Top

Lề dưới xác định trong ô Bottom

Lề trái xác định trong ô Left

Lề phải xác định trong ô Right

+ Đặt độ rộng tiêu đề hạ mục trong các ô Header/Footer

+ Căn chỉnh bảng tính trong trang được đặt trong khung Center on Page, trong đó:

Vertical: chỉnh bảng tính vào giữa theo chiều dọc

Horizontall: Chỉnh bảng tính vào giữa trang theo chiều ngang

Hình 4.29 Đặt lề trang in

- Đặt header/footer

Trong khung hội thoại Page Setup, chọn trang (chức năng) Header/Footer.+ Nhấn chuột vào các danh sách thả xuống trong ô Header để chọn tiêu đề

đã có Nếu không muốn in tiêu đề, hãy chọn None

+ Nhấn chuột vào các danh sách thả xuống trong ô Footer để chọn tiêu đề cuối trang Nếu không muốn in tiêu đề cuối chọn None

Hình 4.30 Đặt header/footer

Nhấn chuột nút Custom Header hoặc Custom Footer để nhập tiêu đề đầu trang theo ý muốn Có 3 ô để nhập tiêu đề, nếu nhập tiêu đề vào ô:

Left section : tiêu đề sẽ được căn trái

Center section : tiêu đề sẽ được căn giữa trang

Right Section : tiêu đề sẽ được căn phải

+ Row to repeat at top: Các dòng cần lặp lại ở đầu mỗi trang khi ta cần phải

in bảng tính lớn, trải dài trên nhiều trang giấy Ví dụ muốn trên mỗi trang in ra đều lặp nội dung trên dòng thứ 2 từ ô A2 đến ô E2 thì ta nhập vào ô này như sau:

Grid: Nếu chọn, đường phân chi các ô trên bảng sẽ được in ra

Row and column heading: Nếu chọn, các tiêu đề của dòng cột sẽ được in ra.Black and White: In đen trắng

thoại Nếu muốn xem trước khi in chọn nút Print Preview.

b) In bảng tính

Để in bảng tính có thể thực hiện theo các cách sau:

Dùng thanh công cụ: Muốn in toàn bộ bảng tính, hãy nhấn chuột vào nút

Print trên thanh công cụ

Dùng menu: thực hiện lệnh File/Print hoặc nhấn Ctrl + P Khung hội thoại

xuất hiện cho phép ta chọn các thông số để in:

Hình 4.32 In trang tính

Các thông số in được xác định như sau:

- Chọn máy in trong hộp Name của khung Printer

- Xác định phạm vi in trong khung Page Range trong đó

+Active Sheet(s): In Sheet hiện thời.

+Entire Workbook: In toàn bộ bảng tính (toàn bộ các sheet trong book)

- Number of Copies: Số bản in cho mỗi trang

Sau khi xác định xong các thông số in, nhấn chuột vào nút OK để in

4.3 Xử lý dữ liệu

4.3.1 Một số hàm thường dùng

Trong quá trình tạo lập xây dựng bảng tính, ngoài một số biểu thức đơn giản

do người dùng tự tạo, để kết xuất nhanh chóng các dạng thông tin cung cấp cho người dùng, Microsoft Excel cung cấp một loạt các hàm giúp làm việc thuận tiện

và hiệu quả trong môi trường bảng tính Dạng thức tổng quát khi nhập hàm vào ô như sau:

= <Tên hàm>(<danh sách các đối số >)

Trong đó: Tên hàm là tên hàm mẫu được Microsoft Excel qui định Hàm cũng như các công thức đều phải được bắt đầu bởi dấu “=”

<Danh sách các đối số> có thể là danh sách các giá trị, dẫy các ô, tên vùng,

tên công thức, tên hàm,… các đối số được phân cách nhau bởi dấu phẩy

<Danh sách các đối số> phải được đặt trong cặp dấu ngoặc đơn “(…)”, kể

cả các hàm mẫu không có đối số cũng phải có cặp dấu ngoặc đơn sau tên hàm, tên hàm và đối số không phân biệt chữ hoa hay chữ thường Sau đây là một số hàm thông dụng

Sau đây ta tìm hiểu một số hàm thông dụng thường xuyên được sử dụng trong các thao tác tính toán cơ bản:

a) Một số hàm toán học

+ ABS(N): cho trị tuyệt đối của biểu thức số N

+ FACT(N): cho giai thừa của biểu thức số N

+ INT(N): cho phần nguyên của biểu thức số N

+ MOD(N, m): cho số dư của phép chia N cho m

+ LCM(N1, N2,…Nm): cho bội số chung nhỏ nhất của các số: N1, N2,…Nm.+ GCD(N1, N2,…Nm): cho ước số chung lớn nhất của số: N1, N2,…Nm

+ SQRT(N): cho căn bậc 2 của biểu thức số N

+ PI(): cho trị số là Pi = 3.141592654

+ Hàm ROUND(<Biểu thức số>, n): hàm thực hiện làm tròn giá trị của

<Biểu thức số> đến n số lẻ sau dấu chấm phẩy nếu n > 0 và làm tròn về bên trái đến hàng đơn vị, chục, trăm, nghìn… nếu n = -1, -2, -3,…

(Đều cho kết quả là: 6600000).

+ Hàm SUMIF(<vùng so sánh với điều kiện>, <vùng điều kiện>, <vùng tính tổng>): tính tổng các trị khi <vùng so sánh với điều kiện> thỏa mãn điều kiện trong

<vùng điều kiện> thì tính tổng dữ liệu ở <vùng tính tổng> kết quả trả về được đặt trong ô chứa hàm sumif

Ví dụ 4.9 Với bảng 4.1, để tính Lương CB cho các đối tượng có Ngày công

> 24 (tính cho ô B6), ta đưa vào công thức:

+ Hàm MIN(<danh sách các trị>): tìm giá trị số học nhỏ nhất của các trị có trong danh sách các trị.

+ Hàm AVERAGE(<danh sách các trị>): dùng để tính giá trị trung bình cộng của các giá trị trong danh sách các trị

+ Hàm COUNT(<danh sách các trị>): cho số lượng các ô chứa trị số trong danh sách các trị

Ví dụ 4.11 Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, công thức: = COUNT(A2:B5) sẽ cho kết quả là 5

+ Hàm COUNTA(<danh sách các trị>):cho các ô chứa dữ liệu trong danh sách các trị

Ví dụ 4.12 Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, công thức: = COUNTA(A2:B6)

+ Hàm RANK(x, <danh sách các trị>): cho biết thứ hạng (xếp thứ hạng) của

x trong dãy <danh sách các trị> Trị x phải có mặt trong <danh sách các trị> nếu không sẽ báo lỗi #N/A

Ví dụ 4.14 Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, công thức: = RANK(23, C2:C5)

sẽ cho kết quả là 3

c) Một số hàm thời gian

Thời gian là kiểu dữ liệu đặc biệt của dữ liệu số, nó không chỉ dùng để tính toán thời gian phục vụ cho các báo biểu liên quan đến thời gian, sau đây là một số hàm hay dùng:

+ Hàm TODAY(): cho ngày hiện tại

+ Hàm DAY (<dữ liệu kiểu ngày>): cho ngày của <dữ liệu kiểu ngày> + Hàm MONTH(<dữ liệu kiểu ngày>): cho tháng của <dữ liệu kiểu ngày>.+ Hàm YEAR(<dữ liệu kiểu ngày>): cho năm của <dữ liệu kiểu ngày>

+ Hàm WEEKDAY(<dữ liệu kiểu ngày>): cho thứ tự trong tuần theo giá trị

1÷7 (tương ứng với chủ nhật thứ 7) của <dữ liệu kiểu ngày>

Ví dụ 4.15 Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, công thức:

= DAY(D2): sẽ cho kết quả là 14;

= MONTH(D2): sẽ cho kết quả là 1;

= YEAR(D2): sẽ cho kết quả 1975;

+ Hàm NOW(): cho ngày giờ hiện tại