Trong quỏ trỡnh tạo lập xõy dựng bảng tớnh, ngoài một số biểu thức đơn giản do người dựng tự tạo, để kết xuất nhanh chúng cỏc dạng thụng tin cung cấp cho người dựng, Microsoft Excel cung cấp một loạt cỏc hàm giỳp làm việc thuận tiện và hiệu quả trong mụi trường bảng tớnh. Dạng thức tổng quỏt khi nhập hàm vào ụ như sau:
= <Tờn hàm>(<danh sỏch cỏc đối số >)
Trong đú: Tờn hàm là tờn hàm mẫu được Microsoft Excel qui định. Hàm cũng như cỏc cụng thức đều phải được bắt đầu bởi dấu “=”.
<Danh sỏch cỏc đối số> cú thể là danh sỏch cỏc giỏ trị, dẫy cỏc ụ, tờn vựng, tờn cụng thức, tờn hàm,… cỏc đối số được phõn cỏch nhau bởi dấu phẩy.
<Danh sỏch cỏc đối số> phải được đặt trong cặp dấu ngoặc đơn “(…)”, kể cả cỏc hàm mẫu khụng cú đối số cũng phải cú cặp dấu ngoặc đơn sau tờn hàm, tờn hàm và đối số khụng phõn biệt chữ hoa hay chữ thường. Sau đõy là một số hàm thụng dụng.
Sau đõy ta tỡm hiểu một số hàm thụng dụng thường xuyờn được sử dụng trong cỏc thao tỏc tớnh toỏn cơ bản:
a) Một số hàm toỏn học
+ ABS(N): cho trị tuyệt đối của biểu thức số N. + FACT(N): cho giai thừa của biểu thức số N. + INT(N): cho phần nguyờn của biểu thức số N. + MOD(N, m): cho số dư của phộp chia N cho m.
+ LCM(N1, N2,…Nm): cho bội số chung nhỏ nhất của cỏc số: N1, N2,…Nm. + GCD(N1, N2,…Nm): cho ước số chung lớn nhất của số: N1, N2,…Nm. + SQRT(N): cho căn bậc 2 của biểu thức số N.
+ PI(): cho trị số là Pi = 3.141592654.
+ Hàm ROUND(<Biểu thức số>, n): hàm thực hiện làm trũn giỏ trị của <Biểu thức số> đến n số lẻ sau dấu chấm phẩy nếu n > 0 và làm trũn về bờn trỏi đến hàng đơn vị, chục, trăm, nghỡn… nếu n = -1, -2, -3,…
ROUND(543454.56436, -1)= 543450 ROUND(543454.56436, -2)=543500
+ Hàm SUM(<danh sỏch cỏc trị >): tớnh tổng cỏc trị trong <danh sỏch cỏc trị>.
Vớ dụ 4.8. Cho bảng tớnh:
Bảng 4.1 Vớ dụ sử dụng hàm Sum
A B C D
1 Họ tờn Lương CB Ngày cụng Ngày sinh
2 Nguyễn Văn Hà 2000000 26 14/01/1975
3 Hoàng Ngọc Hựng 1800000 23 17/07/1982
4 Nguyễn Văn Hựng 1600000 22 18/09/1978
5 Hoàng Văn Đức 1200000 25 12/04/1985
6
Để tớnh Lương CB cho cỏc đối tượng (tớnh cho ụ B6), ta đưa vào cụng thức: = SUM(B2, B3, B4, B5), hoặc:
= SUM(B2:B5)
(Đều cho kết quả là: 6600000).
+ Hàm SUMIF(<vựng so sỏnh với điều kiện>, <vựng điều kiện>, <vựng tớnh tổng>): tớnh tổng cỏc trị khi <vựng so sỏnh với điều kiện> thỏa món điều kiện trong <vựng điều kiện> thỡ tớnh tổng dữ liệu ở <vựng tớnh tổng> kết quả trả về được đặt trong ụ chứa hàm sumif.
Vớ dụ 4.9. Với bảng 4.1, để tớnh Lương CB cho cỏc đối tượng cú Ngày cụng > 24 (tớnh cho ụ B6), ta đưa vào cụng thức:
= SUMIF(C2:C5, “>24”, B2:B5) (Kết quả là: 3200000).
b) Một số hàm thống kờ
+ Hàm MAX(<danh sỏch cỏc trị>): tỡm giỏ trị số học lớn nhất của cỏc trị số cú trong <danh sỏch cỏc trị>.
Vớ dụ 4.10. Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, cụng thức: = MAX(B2:B5) sẽ cho kết quả là 2000000.
+ Hàm MIN(<danh sỏch cỏc trị>): tỡm giỏ trị số học nhỏ nhất của cỏc trị cú trong danh sỏch cỏc trị.
+ Hàm AVERAGE(<danh sỏch cỏc trị>): dựng để tớnh giỏ trị trung bỡnh cộng của cỏc giỏ trị trong danh sỏch cỏc trị.
+ Hàm COUNT(<danh sỏch cỏc trị>): cho số lượng cỏc ụ chứa trị số trong danh sỏch cỏc trị.
Vớ dụ 4.11. Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, cụng thức: = COUNT(A2:B5) sẽ cho kết quả là 5.
+ Hàm COUNTA(<danh sỏch cỏc trị>):cho cỏc ụ chứa dữ liệu trong danh sỏch cỏc trị.
Vớ dụ 4.12. Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, cụng thức: = COUNTA(A2:B6) sẽ cho kết quả là 10.
+ Hàm COUNTIF(<vựng cần đếm>, <tiờu chuẩn>): cho số lượng cỏc ụ trong <vựng cần đếm> thoả món điều kiện trong <tiờu chuẩn>.
Vớ dụ 4.13. Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, cụng thức: = COUNIF(C2:C5,”>24”) sẽ cho kết quả là 2.
+ Hàm RANK(x, <danh sỏch cỏc trị>): cho biết thứ hạng (xếp thứ hạng) của x trong dóy <danh sỏch cỏc trị>. Trị x phải cú mặt trong <danh sỏch cỏc trị> nếu khụng sẽ bỏo lỗi #N/A.
Vớ dụ 4.14. Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, cụng thức: = RANK(23, C2:C5) sẽ cho kết quả là 3.
c) Một số hàm thời gian
Thời gian là kiểu dữ liệu đặc biệt của dữ liệu số, nú khụng chỉ dựng để tớnh toỏn thời gian phục vụ cho cỏc bỏo biểu liờn quan đến thời gian, sau đõy là một số hàm hay dựng:
+ Hàm TODAY(): cho ngày hiện tại.
+ Hàm DAY (<dữ liệu kiểu ngày>): cho ngày của <dữ liệu kiểu ngày>. + Hàm MONTH(<dữ liệu kiểu ngày>): cho thỏng của <dữ liệu kiểu ngày>. + Hàm YEAR(<dữ liệu kiểu ngày>): cho năm của <dữ liệu kiểu ngày>.
+ Hàm WEEKDAY(<dữ liệu kiểu ngày>): cho thứ tự trong tuần theo giỏ trị 1ữ7 (tương ứng với chủ nhật thứ 7) của <dữ liệu kiểu ngày>.
Vớ dụ 4.15. Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, cụng thức: = DAY(D2): sẽ cho kết quả là 14;
= MONTH(D2): sẽ cho kết quả là 1; = YEAR(D2): sẽ cho kết quả 1975; + Hàm NOW(): cho ngày giờ hiện tại.
cho kết quả là “Hoàng”.
+ RIGHT(biểu thức chuỗi, n): trớch n kớ tự phớa bờn phải của biểu thức chuỗi.
Vớ dụ 4.18. Cụng thức: = RIGHT(“ABCDEFG”,3) cho kết quả là “EFG”. Vớ dụ 4.19. Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, cụng thức: = RIGHT(A3, 4) sẽ cho kết quả là “Hựng”.
+ MID (biểu thức chuỗi, n, m) : trớnh m kớ tự kể từ kớ tự thứ n của chuỗi kớ tự (với n là vị trớ kớ tự bắt đầu chọn tớnh từ bờn trỏi chuỗi, m là số lượng kớ tự cần trớch rỳt).
Vớ dụ 4.20. Cụng thức: = MID (“ABCDEFG”, 4, 3) cho kết quả là “DEF”. + UPPER(biểu thức chuỗi ): đổi chuỗi kớ tự thường ra kớ tự hoa.
Vớ dụ 4.21. Cụng thức: =UPPER(“abcd”): cho kết quả là “ABCD”. + LOWER(biểu thức chuỗi): đổi chuổi kớ tự hoa ra kớ tự thường. Vớ dụ 4.22. Cụng thức: =LOWER(“ABCD”) cho kết quả “abcd”.
+ TRIM (biểu thức chuỗi): cắt cỏc kớ tự trống trước và sau chuỗi đồng thời chỉ để khoảng cỏch giữa cỏc từ trong chuỗi chỉ cũn một kớ tự trống.
Vớ dụ 4.23. Cụng thức: =TRIM (“ Hoàng Văn Đức ”) cho kết quả là “Hoàng Văn Đức”
+ LEN(biểu thức chuỗi): cho độ dài của chuỗi kớ tự.
Vớ dụ 4.24. Cụng thức: = LEN(“Hoàng Văn Đức”) sẽ cho kết quả là 13. Vớ dụ 4.25. Với dữ liệu cho trong bảng 4.1, cụng thức: = LEN(A3) sẽ cho kết quả là 15.
e) Một số hàm lụgớc
+ Hàm IF(<điều kiện>, <Biểu thức 1>, <Biểu thức 2>)
Trong đú: <điều kiện> là một biểu thức lụgớc. Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức <điều kiện>, nếu <điều kiện> đỳng hàm sẽ trả kết quả là <trị 1>, trỏi lại hàm sẽ trả kết quả là <trị 2>.
Vớ dụ 4.26. Cho bảng tớnh:
Bảng 4.2 Vớ dụ sử dụng hàm IF
A B C D
1 STT Họ và Tờn Chức vụ Phụ cấp chức vụ
2 01 Nguyễn Kim Loan GĐ
3 02 Hoàn Thanh Tuấn TP
4 03 Trần Bỡnh Nguyờn NV
5 04 Phõn Trung Tuấn PGĐ
6 05 Trần Quốc Huy NV
Giả sử Phụ cấp chức vụ được tớnh theo Chức vụ như sau: với Chức vụ là GĐ thỡ Phụ cấp chức vụ = 1500000, với Chức vụ là PGĐ thỡ Phụ cấp chức vụ = 900000, với Chức vụ là TP thỡ Phụ cấp chức vụ = 500000, NV khụng cú Phụ cấp chức vụ.
Khi ấy, để tớnh Phụ cấp chức vụ cho cỏc đối tượng. Tại ụ D2, ta đưa vào cụng thức: =IF(C2=“GĐ”, 1500000, IF(C2=“PGĐ”, 900000, IF(C2=“TP”, 500000, 0))).
+ Hàm NOT(<điều kiện>):cho kết quả đỳng nếu điều kiện sai, cho kết quả sai nếu điều kiện đỳng .
+ Hàm AND (điều kiện 1, điều kiện 2,…): Hàm trả về giỏ trị đỳng (TRUE) khi mọi điều kiện trong danh sỏch đối số đều đỳng.
+ Hàm OR (điều kiện1, điều kiện 2,…): Hàm trả về giỏ trị đỳng khi cú ớt nhất một điều kiện trong danh sỏch đối số cho trị đỳng.
Vớdụ 4.
Cụng thức: =NOT(5>7) sẽ cho kết quả TRUE.
Cụng thức: =AND(5<7, 9<3, 2>1) sẽ cho kết quả FALSE. Cụng thức: =OR(5>7, 9<3, 2>1) sẽ cho kết quả TRUE.
f) Một số hàm tỡm kiếm
+ Hàm VLOOKUP(<biểu thức dũ tỡm> , <vựng dũ tỡm>, <chỉ số cột>, <kiểu dũ tỡm>): hàm sẽ thực hiện tỡm giỏ trị theo <biểu thức dũ tỡm> , <vựng dũ tỡm> là một bảng cú nhiều cột và nhiều hàng (trong đú cỏc cột cú số thứ tự đỏnh từ trỏi qua phải là 1,2,3,..), hàm sẽ tỡm giỏ trị của <biểu thức dũ tỡm> trong cỏc hàng trờn cột thứ nhất - cột đầu tiờn bờn trỏi của bảng (gọi là danh sỏch dũ)- của vựng dũ tỡm, nếu tỡm thấy thỡ giỏ trị được trả về nằm ở ụ tương ứng thuộc cột mang <chỉ số cột>. Cũn kiểu dũ tỡm sẽ là 0 hoặc 1 (ngầm định là 1). Nếu danh sỏch dũ tỡm trong vựng dũ tỡm được xếp theo thứ tự tăng dần thỡ kiểu dũ tỡm chọn đỳng là 1, trường hợp khụng được sắp xếp thỡ kiểu dũ tỡm phải chọn là 0.
Hỡnh 4.33 Vớ dụ sử dụng hàm VLOOKUP
+ Hàm HLOOKUP(<biểu thức dũ tỡm>, <vựng dũ tỡm>, <chỉ số hàng>, <kiểu dũ tỡm>): hàm này tương tự hàm VLOOKUP chỉ khỏc ở chỗ hàm sẽ thực hiện dũ tỡm theo hàng trờn cựng của vựng dũ tỡm, kết quả trả về ở cỏc hàng bờn dưới.
Vớ dụ 4.28. Cho Bảng lương như trong hỡnh 4.34. Giả sử ban đầu cột Phụ cấp CV cũn trống. Cần phải điền Phụ cấp CV cho cỏc đối tượng dựa theo Bảng Phụ cấp CV. Khi ấy, tại ụ F3 đưa vào cụng thức:
= HLOOKUP(C3, $D$9:$G$10, 2, 0)
Hỡnh 4.34 Vớ dụ sử dụng hàm HLOOKUP
+ Hàm INDEX ( vựng dũ tỡm, chỉ số dũng, chỉ số cột) vựng dũ tỡm tương tự hàm VLOOKUP. đú là một bảng cú hàng và cột được đỏnh số thứ tự mặc định từ trỏi qua phải theo thứ tự 1,2,3,... và từ trờn xuống dưới theo thứ tự 1,2,3... như vậy chỉ ssố cột và chỉ số dũng khụng phải là địa chỉ của ụ mà là giỏ trị tương đối của toạ độ dũng cột theo thứ tự mặc định. Hàm này sẽ trả về giỏ trị nằm ở ụ cú toạ độ được xỏc định bởi chỉ số dũng và chỉ số cột.
+ Hàm MATCH (giỏ trị dũ tỡm, dóy dũ tỡm) dóy dũ tỡm một cột hay một dũng chứa cỏc giỏ trị được sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo hàng hoặc cột giỏ trị dũ tỡm là một giỏ trị kiểu số, chuỗi , lụ gic, cụng thức hoặc địa chỉ ụ. Hàm này khi tỡm thấy giỏ trị dũ tỡm trong dóy dũ tỡm thỡ số thứ tự trong dóy dũ tỡm sẽ được trả về.
Vớ dụ 4.29. Để quản lớ tiền thuờ phũng ở trong một khỏch sạn, người ta phải lập bảng sau:
Hỡnh 4.35 Vớ dụ sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX
Giả sử dữ liệu cần nhập vào như bảng trờn, nhiệm vụ của ta là phải tớnh tiền trả thuờ phũng của từng người. Trong đú, tiền phũng được tớnh bằng thời gian lưu trỳ nhõn với đơn giỏ của từng loại phũng, đơn giỏ phũng được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 4.3 Dữ liệu sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX
Loại phũng Số giường A B C 1 300000 250000 200000 2 500000 400000 300000 3 700000 550000 400000
Như vậy giỏ tiền thuờ phũng phụ thuộc vào loại phũng và số giường mà khỏch thuờ theo loại phũng đú, chẳng hạn khỏch thuờ phũng loại B là loại 2 giường thỡ giỏ phũng cho 1 ngày đờm là 400000 đ.
Để giảm bớt nhầm lẫn khi sử dụng cỏc địa chỉ vựng địa chỉ, ta đặt tờn cho bảng đơn giỏ thành 3 vựng , vựng loại phũng là vựng chứa địa chỉ cỏc ụ ghi loại phũng A, B, C.
Vựng Sogiuong là vựng chứa địa chỉ cỏc ụ ghi số giường. Vựng dongia vựng chứa địa chỉ cỏc ụ ghi đơn giỏ từng loại phũng theo số giường.
Sau khi thực hiện cỏc việc trờn, bạn nhập cụng thức tớnh số ngày lưu trỳ vào ụ E3 với cỏch tớnh số ngày lưu trữ = ngày ra -ngày vào, nếu khỏch vào ra trong cựng một ngày thỡ tớnh bằng 0.5 ngày, cụng thức được viột như sau: = IF(D3=C3,0.5,D3-C3).
Với tiền phũng được nhập vào ụ H3 như sau:
= E3*INDEX(dongia, MATCH(G3,sogiuong), MATCH(F3,loaiphong)) Cụng việc cũn lại của bạn là copy cỏc cụng thức đặt vào đỳng chỗ
Hỡnh 4.36 Kết quả của vớ dụ sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX