a) Định dạng trang in
- Đặt kớch thước giấy in , hướng in, tỷ lệ
+ Chọn lệnh File/Page Setup... Hộp thoại Page Setup xuất hiện (hỡnh 4.28). + Chọn trang (chức năng) Page.
+ Xỏc định khổ giấy in trong hộp Paper Size. Thụng thường ta chọn khổ giấy A4 (210 x 297 mm). Bảng mầu nền Bảng màu Solit nền Mầu nền ví dụ Các kiểu Solit nền
Hỡnh 4.28 Đặt kớch thước giấy in , hướng in, tỷ lệ
+ Xỏc định hướng in trong khung Orientation, trong đú: Portrait: In dọc giấy
Landscape : In ngang giấy
+ Tỷ lệ in xỏc định trong khung Scaling, trong đú: Adjust to : Xỏc định tỷ lệ % trang in
Fit to : <n> page(s) Wide by (m) tall: Chức năng tự động chỉnh tỷ lệ để in bảng tớnh vừa trong <n> trang theo chiều rộng và <m> trang theo chiều cao.
- Đặt lề trang in
Trong khung hội thoại Page Setup, chọn trang (chức năng) Margins (hỡnh 4.29).
+ Cỏc lề trang in được đặt như sau: Lề trờn xỏc định trong ụ Top
Lề dưới xỏc định trong ụ Bottom Lề trỏi xỏc định trong ụ Left Lề phải xỏc định trong ụ Right
+ Đặt độ rộng tiờu đề hạ mục trong cỏc ụ Header/Footer.
+ Căn chỉnh bảng tớnh trong trang được đặt trong khung Center on Page, trong đú:
Vertical: chỉnh bảng tớnh vào giữa theo chiều dọc.
Hỡnh 4.29 Đặt lề trang in
- Đặt header/footer
Trong khung hội thoại Page Setup, chọn trang (chức năng) Header/Footer. + Nhấn chuột vào cỏc danh sỏch thả xuống trong ụ Header để chọn tiờu đề đó cú. Nếu khụng muốn in tiờu đề, hóy chọn None.
+ Nhấn chuột vào cỏc danh sỏch thả xuống trong ụ Footer để chọn tiờu đề cuối trang. Nếu khụng muốn in tiờu đề cuối chọn None.
Nhấn chuột nỳt Custom Header hoặc Custom Footer để nhập tiờu đề đầu trang theo ý muốn. Cú 3 ụ để nhập tiờu đề, nếu nhập tiờu đề vào ụ:
Left section : tiờu đề sẽ được căn trỏi.
Center section : tiờu đề sẽ được căn giữa trang Right Section : tiờu đề sẽ được căn phải.
- Đặt cỏc thụng số trang in khỏc
Trong khung hội thoại Page Setup chọn chức năng Sheet.
Hỡnh 4.31 Đặt cỏc thụng số in khỏc
+ Print area: vựng cần in. Nếu khụng chọn vựng in, Excel sẽ in toàn bộ vựng dữ liệu trờn bảng tớnh.
+ Row to repeat at top: Cỏc dũng cần lặp lại ở đầu mỗi trang khi ta cần phải in bảng tớnh lớn, trải dài trờn nhiều trang giấy. Vớ dụ muốn trờn mỗi trang in ra đều lặp nội dung trờn dũng thứ 2 từ ụ A2 đến ụ E2 thỡ ta nhập vào ụ này như sau: $A$2: $E$2
+ Column to repeat at left: Cỏc cột cần lặp lại ở bờn trỏi mỗi trang khi ta cần phải in bảng tớnh lớn, trải rộng trờn nhiều trang giấy. Vớ dụ muốn trờn mỗi trang in ra đều lặp nội dung trờn dũng thứ 2 từ ụ A đến ụ C thỡ ta nhập vào ụ này như sau: $A: $C
+ Print (chọn phần tử in ra):
Grid: Nếu chọn, đường phõn chi cỏc ụ trờn bảng sẽ được in ra.
Row and column heading: Nếu chọn, cỏc tiờu đề của dũng cột sẽ được in ra. Black and White: In đen trắng.
Sau khi đặt xong cỏc lựa chọn cần thiế nhấn nỳt OK để đúng khung hội thoại. Nếu muốn xem trước khi in chọn nỳt Print Preview.
b) In bảng tớnh
Để in bảng tớnh cú thể thực hiện theo cỏc cỏch sau:
Dựng thanh cụng cụ: Muốn in toàn bộ bảng tớnh, hóy nhấn chuột vào nỳt Print trờn thanh cụng cụ
Dựng menu: thực hiện lệnh File/Print hoặc nhấn Ctrl + P. Khung hội thoại xuất hiện cho phộp ta chọn cỏc thụng số để in:
Hỡnh 4.32 In trang tớnh
Cỏc thụng số in được xỏc định như sau:
- Chọn mỏy in trong hộp Name của khung Printer
- Xỏc định phạm vi in trong khung Page Range trong đú +All: In toàn bộ bảng tớnh
+Page (s): From.... to ... : In từ trang thứ .... đến trang thứ ... - Print what
+Active Sheet(s): In Sheet hiện thời.
+Entire Workbook: In toàn bộ bảng tớnh (toàn bộ cỏc sheet trong book) - Number of Copies: Số bản in cho mỗi trang
Sau khi xỏc định xong cỏc thụng số in, nhấn chuột vào nỳt OK để in.