Tự Học Indesign CS2- P23 docx

4. Chèn trường dữ liệu văn bản trong tài liệu đích T ạom ột khung v ănb ản trong m ột trang tài li ệuho ặc trang ch ủ - T ạo m ột khung v ăn b ản trong m ột trang tài li ệu ho ặc trang ch ủ - Đặ t đ i ể m chèn trong khung v ă n b ả n n ớ i b ạ n mu ố n tr ườ ng gi ữ ch ỗ xu ấ t hi ệ n, ho ặ c ch ọ n v ă n b ả n b ạ n mu ố n thay th ế . - Để chèn một trường giữ chỗ, làm một trong các cách sau : • Click một trường trong danh sách Data Merge Palette. • Drag m ộ ttêntr ườ ng t ừ danh sách Data Merge và th ả nó lên khung v ă nb ả n để thêm • Drag m ộ t tên tr ườ ng t ừ danh sách Data Merge , và th ả nó lên khung v ă n b ả n để thêm trường giữ chỗ. Nếu bạn drag một trường văn bản vào một khung trống, khung trống tr ở thành m ộ t khung v ă n b ả n. 5. Chèn một trường dữ liệu hình ảnh vào tài liệu đích ể • Để chèn mộ t trườ ng giữ chỗ hình ảnh cùng dòng m ới, drag m ột tr ường hình ảnh vào m ột khung v ă n b ả n, ho ặ c đặ t đ i ể m chèn trong m ộ t khung v ă n b ả n và click tr ườ ng hình ả nh. • Để chèn m ộ t đồ h ọ a trôi n ổ i m ớ i, drag m ộ t tr ườ ng hình ả nh vào m ộ t khung tr ố ng ho ặ c ồ ẵ ế ố khung đ ồ h ọ a có s ẵ n. N ế u b ạ n drag m ộ t tr ườ ng hình ả nh vào m ộ t khung tr ố ng, khung trống trở thành một khung đồ họa. • Để chèn m ộ t trườ ng vào các item đườ ng nhóm, các ô b ả ng, hay các item l ồ ng ghép, drag ế trường hình ảnh vào đích đ ế n. 6. Trường giữ chỗ trong các trang chủ Nếubạn chèn trường giữ chỗ vào các trang chủ,bạncócáctiệnlợi mà không thể sử dụng Nếu bạn chèn trường giữ chỗ vào các trang chủ, bạn có các tiện lợi mà không thể sử dụng đượ c khi b ạ n chèn nó vào các trang tài li ệ u : • Tài li ệ u k ế t h ợ p k ế t qu ả ch ứ a các trườ ng gi ữ ch ỗ g ố c trong các trang ch ủ c ủ a nó và bao g ồmk ế tqu ả đ ãk ế th ợ p trong các trang tài li ệ unh ư các item trang ch ủ đượ c ghi đ è g ồm k ết qu ả đ ã k ết h ợp trong các trang tài li ệu nh ư các item trang ch ủ đượ c ghi đ è . • Tài liệu đã kết hợp duy trì một kết nối đến nguồn giữ liệu, vì vậy nếu các mẫu tin trong ngu ồ n d ữ li ệ u đượ c đ i ề u ch ỉ nh, b ạ n có th ể c ậ p nh ậ t n ộ i dung tài li ệ u kế t h ợ p b ằ ng cách ch ọ n Update Content in Data Fields Tùy ch ọ n này đặ cbi ệ th ữ uíchn ế ub ạ n thay đổ ib ố ch ọ n Update Content in Data Fields . Tùy ch ọ n này đặ c bi ệ t h ữ u ích n ế u b ạ n thay đổ i b ố trí trong tài liệu kết hợp và sau đó cần thêm dữ liệu mới từ nguồn dữ liệu. • Các thiết lập trong hộp thoại Create Merged Document tương tự như các cái sử dụng trong tài liệu đích, vì vậy bạn có thể tạo lại nhanh chóng tài liệu hiện tại với cùng diện mạo. Bạn cũng có thể sử dụng các thiết lập chia sẽ này để tạo một tài liệu y hệ với một nguồn dữ liệu khác, hoặc để tạo một tài liệu mới với cách bố trí được điều chỉnh đôi chút. • Bạn không thể đặt các trường dữ liệu trên cả các trang chủ và trang tài liệu. Để kết hợp, b hảiá d ộtt hủ hứ át ờ dữ liệ ht đầ tiê ủ tài liệ 8 Quan trọng : Nếu một thông điệp lỗi cho biết InDesign không thể kết hợp tài liệu vì không có trườn g g iữ chỗ nào tồn tại, bạn có thể đã thêm các trườn g g iữ chỗ cho tran g chủ bên b ạn p hải á p d ụng m ột t rang c hủ c hứ a c á c t rư ờ ng dữ liệ u c h o t rang đầ u tiê n c ủ a tài liệ u. gg gg g trái trong một tài liệu một trang. Trang 1 được dựa vào trang chủ bên phải, vì vậy thêm các trường giữ chỗ cho trang chủ bên phải. 7. Cập nhật, xóa bỏ, và thay thế tập tin nguồn dữ liệu ể ồ ồ • Để cậ p nhậ t tậ p tin ngu ồ n dữ liệ u, hiệ u chỉnh và l ưu t ập tin ngu ồ n dữ liệ u theo đị nh dạng phân cách b ằ ng d ấ u ph ẩ y ho ặ c tab, r ồ i ch ọ n Update Data Source t ừ Data Merge Palette. Các thay đổi sẽ được phản ánh trong Data Merge Palette. Nếu các thay đổi không được ể ắ ph ả n ánh trong tài li ệ u sau khi c ậ p nh ậ t, b ỏ ch ọ n Preview đ ể t ắ t nó, sau đ ó ch ọ n l ạ i Preview để bật lại nó. • Để xóa b ỏ kế t n ố i t ớ i t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u, ch ọ n Remove Data Source t ừ menu Data Merge Palette. • Để chuy ể n sang m ộ t t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u m ớ i, ch ọn Select Data Source t ừ menu Data Merge Palette, và chỉ định một tập tin nguồn dữ liệu mới. InDesign có thể không nhận ố ấ ỗ dạng một tài trường. Trong trường hợp này, t ố t nh ấ t là xóa và chèn lại trường giữ ch ỗ . 8. Xem tr ước các m ẫ u tin trong tài liệ u đ ích Trướ c khi bạ n kế t hợ p tài liệ u đ ích và tậ p tin nguồ n dữ liệ u, thậ t là một ý t ốt để xem tr ước các mẫu tin để chắc rằng dữ liệu đó sẽ xuất hiện đúng đắn khi thông tin được kết hợp. Khi b ạ n xem tr ướ c các m ẫ u tin, Data Merge Palette hi ể n th ị d ữ li ệ u th ự c t ừ t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u thay vì các tr ườ ng gi ữ ch ỗ . Ví d ụ , thay vì th ấ y <<Company>>, b ạ n s ẽ th ấ y Adobe System Inc B ạ ncóth ể dùng các nút đ i ề uh ướng trong Data Merge Palette để xem luân System , Inc . B ạ n có th ể dùng các nút đ i ề u h ướ ng trong Data Merge Palette để xem luân phiên các mẫu tin. - Click Preview ở đáy Data Merge Palette, hoặc chọn Preview Records từ menu Data Merge Palette - Click các nút điều hướng để xem luân phiên dữ liệu từ các mẫu tin khác nhau. 9. Hiệu chỉnh trường giữ chỗ Khi b ạn thêm m ộttr ường d ữ li ệuv ănb ảnvàom ộttàili ệuv ănb ảngi ữ ch ỗ cho tr ường Khi b ạn thêm m ột tr ường d ữ li ệu v ăn b ản vào m ột tài li ệu , v ăn b ản gi ữ ch ỗ cho tr ường được nhập sử dụng các thuộc tính định dạng ( như phông chữ và cỡ chữ) hoạt động với đ i ể m chèn. B ạ n có th ể hi ệ u ch ỉ nh các thu ộ c tính c ủ a v ă n b ả n gi ữ ch ỗ để đ i ề u khi ể n v ẻ nhình c ủ a d ữ li ệ u th ự c s ự . ệ ự ự Làm một trong các thao tác sau : • Để thay đổi thuộc tính trường giữ chỗ, chọn văn bản trường giữ chỗ, và thay đổi các thu ộ c tính s ử d ụ ng Control Palette các thu ộ c tính s ử d ụ ng Control Palette . • Để thay đổ i m ột tr ườ ng gi ữ ch ỗ , ch ọ n nó ho ặ c d ữ li ệ u th ự c s ự , và ch ọ n m ộ t tên trường khác trong Data Merge Palette. • Để xóa mộttrường giữ chỗ chọnnóvànhấn Delete • Để xóa một trường giữ chỗ , chọn nó và nhấn Delete . 10. Đặt các tùy chọn thay thế nội dung. Sử dụng hộpthoại Content Place Options để xác định các thiếtlậpmặc định cho tài liệu Sử dụng hộp thoại Content Place Options để xác định các thiết lập mặc định cho tài liệu hi ệ n t ạ i hoặ c cho t ấ t c ả các d ự án k ế t h ợ p d ữ li ệ u trong t ươ ng lai. - Làm một trong các thao tác sau : • Để chỉ ảnh hưởng đếntàiliệuhiệntạimở tài liệu đích -Chọn Window > Automation > Data Merge. • Để chỉ ảnh hưởng đến tài liệu hiện tại , mở tài liệu đích . • Để ả nh h ưở ng đế n các tài li ệ u b ạ n t ạ ot rong t ươ ng lai, đ óng t ấ t c ả tài li ệ u. -Chọn Contents Placement Options từ menu Data Merge Palette - Thay đổi các tùy chọn thay thế nội dung - Click OK. IV. Kết hợp các mẫu tin 1. Kết hợp mẫu tin -Vớ i tài liệ u đ ích được m ở, ch ọn Create Merged Document t ừ menu Data Merge Palette, ho ặc click nút Create Merged Document. - Trong th ẻ Records, m ụ c Records to Merge, ch ọ n All Records để k ế t h ợ p t ấ t c ả các m ẫ u tin trong tập tin nguồndữ liệuchọn Single Record để kếthợpmộtmẫutinxácđịnh hoặcxác trong tập tin nguồn dữ liệu , chọn Single Record để kết hợp một mẫu tin xác định , hoặc xác đị nh m ộ t ph ạ m vi m ẫ u tin để k ế t h ợ p. -Mục Records per Document, làm một trong các thao tác sau : ể ỗ ẫ ắ ầ ầ ế ế • Ch ọ n Single Record đ ể m ỗ i m ẫ u tin b ắ t đ ầ u ở đ ầ u trang k ế ti ế p • Chọn Multiple Records để tạo nhiều hơn một mẫu tin trong một trang. Ví dụ, nếu b ạ n đ ang in các nhãn th ư , b ạ n s ẽ mu ố n nhi ề u h ơ n m ộ t nhãn trong m ộ t trang. ể -Chọn Generate Overset Text Report với Document Creation đ ể tự động mở một báo cáo mà theo dõi các tình trạng overset được tạo trong khi kết hợp dữ liệu vào tài liệu InDesign. -Chọn Alert When Images are Missing để hiển thị một cảnh báo liên kết thất lạc khi một hoặc nhiều ảnh không sử dụng được nhiều ảnh không sử dụng được . -Nếu bạn đã chọn Multiple Records trong thẻ Records, click thẻ Multiple Record Layout, và các định các tùy chọn sau : Mi hậ áiátị để á đị hkh ả áh iữ áhỉ dẫ lề à ỗi h ủ t • M arg i ns, n hậ p c á c g iá t r ị để x á c đị n h kh o ả ng c á c h g iữ a c á c c hỉ dẫ n lề v à m ỗi cạn h c ủ a t rang. • Layout of Records, chọn Row First hay Columns First, sau đó xác định khoảng cách giữa các cột và hàng. - N ếub ạn đãch ọn Multiple Records chọ n Preview Multiple Records để xem trướ c các thay N ếu b ạn đ ã ch ọn Multiple Records , ch ọn Preview Multiple Records để xem tr ước các thay đổi đã làm trong hộp thoại Merge Records. Bạn có thể chọn các nút Next/Previous và First/Last page để đ i ề u h ướ ng các m ẫ u tin. - Click thẻ Options và xác định các tùy chọn thay thế Click thẻ Options và xác định các tùy chọn thay thế . -Khi bạn đã hoàn tất, click OK. 2. Cập nhật các trường dữ liệu Dùng Update Data Fields để cậ p nhậ t các trườ ng dữ liệ u trong khi duy trì cách bố trí củ a tài liệu. Tùy chọn này chỉ có thể sử dụng trong một tài liệu kết hợp trong đó các trường giữ ch ỗ xu ấ t hi ệ n trong các trang ch ủ . Làm bấtkỳ các thay đổi nào cho tập tin nguồndữ liệusauđólưuvàđóng tậptin - Làm bất kỳ các thay đổi nào cho tập tin nguồn dữ liệu , sau đó lưu và đóng tập tin ngu ồ n d ữ li ệ u. - Trong tài liệu kết hợp, chọn Update Data Fields. . Overset Text Report với Document Creation đ ể tự động mở một báo cáo mà theo dõi các tình trạng overset được tạo trong khi kết hợp dữ liệu vào tài liệu InDesign. -Chọn Alert When Images are Missing. hảiá d ộtt hủ hứ át ờ dữ liệ ht đầ tiê ủ tài liệ 8 Quan trọng : Nếu một thông điệp lỗi cho biết InDesign không thể kết hợp tài liệu vì không có trườn g g iữ chỗ nào tồn tại, bạn có thể đã thêm. ch ọn Select Data Source t ừ menu Data Merge Palette, và chỉ định một tập tin nguồn dữ liệu mới. InDesign có thể không nhận ố ấ ỗ dạng một tài trường. Trong trường hợp này, t ố t nh ấ t là xóa