+ Danh mục phòng ban Thiết lập hệ thống phòng ban sử dụng tài sản cố định+ Danh mục lý do giảm Thiết lập danh mục lý do giảm Tài sản cố định+ Danh mục đơn vị tính Thiết lập hệ thống các
Trang 1
Hướng dẫn cài đặt và
sử dụng phần mềm
ACMan
Trang 2PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 1.1 Cài đặt chương trình phần mềm ACMan.
Bạn dùng bộ cài setup trong đĩa CD do chúng tôi đã cung cấp, chương trình cài hoàn tất
sẽ tự động tạo ra thư mục C:\ ACMan, đồng thời chương trình tự tạo ra Shortcut trên màn
hình desktop, File đó có tên là ACMan, biểu tượng ACMan.lnk, bạn nháy đúp chuột vào biểutượng này, bạn thấy chương trình đòi hỏi phải thiết lập các tham số lần đầu tiên cho chương
trình Lưu ý số License là số bản quyền mà chúng tôi đã cung cấp khi ký hợp đồng hoặc bạn
hãy liên lạc ngay với chúng tôi để có bản quyền của chương trình
1.2 Thiết lập các Font tiếng Việt cho chương trình.
Sau khi khởi động lại máy tính, bạn đưa con trỏ chuột đến màn hình Desktop Bạn bấmchuột phải và chọn
Properties;
Trang 3Sau đó bạn chọn Appearance, rồi chọn Advanced.
Bạn để con trỏ chuột tại Message Text sau đó bạn chọn Font: VK Sans Serif
Bạn để con trỏ chuột tại Message Box sau đó bạn chọn Font:
Trang 4Nháy đúp chuột vào Regional and Language Options -> Chọn Customize
Định dạng Numbers:
- Phần Decimal symbol dấu phảy (,)
- Phần Digit grouping symbol dấu chấm (.)
Định dạng Currency
- Phần: Decimal symbol chọn dấu phẩy (,)
- Phần: Digit grouping symbol chọn dấu chấm (.)
Định dạng ngày tháng năm
- Phần định dạng Date (ngày/ tháng/ năm)
- Phần: Short date format bạn chọn (dd/MM/yyyy)
- Sau đó bạn chọn phím OK để kết thúc việc thiết lập.
PHẦN II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 2.1 Các thao tác cơ bản làm việc với ACMAN
2.1.1 Mở chương trình:
Nháy đúp chuột vào biểu tượng của chương trình trên màn hình Desktop ACMan.exe.lnk , bạnnhận được giao diện như sau:
Các thông tin cơ bản khi mở chương trình:
- Tên đăng nhập: Bạn gõ đúng tên người dùng vào ô này
(admin)
Trang 5- Mật khẩu: Gõ đúng mật khẩu của chương trình vào ô
Chú ý:
Khi làm việc với phần mềm kế toán, nếu một máy tính làm việc thì dữ liệu được cài đặt tại máy
tính đó Thông thường chương trình để mặc định C:\ACMan\DATABASE\ , (bạn có thể đặt dữ
liệu ở bất kỳ ổ nào, thư mục nào trên mày tính, ACMAN không bắt buộc để thư mụcC:ACMan\ )
Khi có nhiều máy tính cùng làm việc với một cơ sở dữ liệu, thì dữ liệu được cài đặt tại máy chủ,còn các máy tính khác thì làm việc qua mạng Lan
Khi máy chủ làm việc thì không cần bật các máy trạm, còn khi một trong các máy trạm làm việcthì phải bật máy chủ để thông tin cập nhập phải lưu ở máy chủ
Cách thiết lập đường dẫn cơ sở dữ liệu: Bạn nháy đúp chuột vào “biểu tượng đèn giao thông”
bạn đặt đến đường dẫn cơ sở dữ liệu làm việc, nếu dữ liệu đặt ở máy khác (máy chủ) phải chọnvào My network, chọn ổ chứa dữ liệu, đến thư mục chứa dữ liệu
Sau khi nhập các thông tin: tên đăng nhập, mật khẩu và xác định được cơ sở dữ liệu làm việc,
bạn bấm vào nút chon để mở chương trình.
Trang 6+ Danh mục phòng ban Thiết lập hệ thống phòng ban sử
dụng tài sản cố định+ Danh mục lý do giảm Thiết lập danh mục lý do giảm
Tài sản cố định+ Danh mục đơn vị tính Thiết lập hệ thống các đơn vị tính
+ Danh mục địa phương Thiết lập hệ thống địa phương
+ Định mức tồn kho Quy định về lượng tồn kho tối
thiểu trong khoQuản lý hợp đồng kinh tế:
+ Hợp đồng bán ra Thiết lập thông tin các hợp đồng kinh tế bán ra
+ Hợp đồng mua vào Thiết lập thông tin các hợp đồng
kinh tế mua vàoDanh sách khách hàng Thiết lập thông tin bảng danh sách
khách hàng của doanh nghiệpQuản lý nhóm khách hàng Thiết lập danh mục nhóm khách
hàngThiết lập danh mục hàng hoá dùng chung:
Danh mục đối tượng dùng chung là danh mục khai báo để chocác
TK sử dụng chung
Hệ thống tài khoản và số dư :
Bảng hệ thống TK và số dư đầu kỳThiết lập bút toán kết chuyển tự động:
Lập bảng bút toán kết chuyển tự động cho các TK để xác định kếtquả kinh doanh
Làm bút toán kết chuyển tự động:
Thực hiện bút toán kết chuyển tự động cuối kỳChuyển số dư sang kỳ sau: Kết thúc năm tài chính, chuyển số dư sang kỳ sau
Tách số liệu: Tách số liệu các dòng đã đánh dấu
Thoát: Ctrl + Q Thoát khỏi chương trình
Soạn thảo
Trang 7Huỷ thao tác: Huỷ thao tác mà bạn đang làm việc
Sửa dữ liệu: F3 Sửa dữ liệu, thay đổi một số thông
tin nào đó trong phần dữ liệu đã nhập
Khoá dữ liệu: F4 Khoá dữ liệu, không cho sửa dữ
Thêm dòng mới, Ctrl + M Thêm dòng mới để nhập dữ liệu
Tạo đánh dấu x: F6 Tạo dòng đánh dấu, để tách dữ liệu
Chép sang dòng mới, Ctrl + K Là chép dòng trên xuống, sử dụng thao tác này với bút
toán kép (bút toán kép)
Xoá dòng hiện tại Ctrl + X Xóa một dòng
Tìm kiếm Ctrl + T Là thao tác giúp tìm kiếm nhanh
Tìm tiếp Ctrl + G Hỗ trợ tìm kiếm
Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính và sổ sách kế toán tổng hợp
Sổ nhật ký chung In sổ nhật ký chung
Sổ cái tài khoản In sổ cái các tài khoản
Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi In sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Sổ theo dõi chi tiết ngoại tệ In sổ theo dõi ngoại tệ
Bảng kê thuế GTGT mua vào
In bảng kê thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vàoBảng kê thuế GTGT bán ra In bảng kê thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ bán ra
Tờ khai thuế GTGT In tờ khai thuế GTGT
Bảng cân đối tài khoản In bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán In bảng cân đối kế toán
Kết quả hoạt động kinh doanh
In báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Trang 8Lưu chuyển tiền tệ In báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính In báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính
Hợp nhất báo cáo tài chính Hợp nhất báo cáo tài chính từ công ty con
Báo cáo quản trị
Bảng tổng hợp theo dõi đối tượng
In các bảng tổng hợp theo dõi đối tượng (công nợ) của các TK
Sổ theo dõi chi tiết đối tượng (công nợ)
In các sổ theo dõi chi tiết đối tượng (công nợ) của các TK
Sổ theo dõi chi tiết đối tượng theo HĐKT
In sổ theo dõi chi tiết đối tượng theo hợp đồng kinh tếBảng tổng hợp hàng hoá tồn kho
In các bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của các TK, các kho
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá
In các sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá Bảng tổng hợp xuất vật tư theo sản phẩm (công trình)
In các bảng tổng hợp xuất vật tư theo sản phẩm, công trình Bảng chi tiết xuất vật tư theo sản phẩm (công trình)
In bảng chi tiết xuất vật tư theo sản phẩm công trình (công trình) Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng
In báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hoá
In sổ chi tiết doanh thu bán hàng hoáBảng tổng hợp chi phí cho các sản phẩm
In bảng tổng hợp chi phí cho các sản phẩm Bảng tổng hợp chi phí cho một sản phẩm
In bảng tổng hợp chi phí cho một sản phẩmBảng tổng hợp định mức cho một sản phẩm
In bảng tổng hợp định mức cho một sản phẩmBảng tổng hợp tài sản cố định
In bảng tổng hợp tài sản cố địnhBảng tổng hợp công cụ dụng cụ
Trang 9In bảng tổng hợp công cụ dụng cụBảng tổng hợp danh mục dùng chung
In bảng tổng hợp danh mục dùng chungBáo cáo người dùng tự thiết lập
In báo cáo người dùng tự thiết lập
Hệ thống
Thông tin các phiên làm việc
Ghi lại các lần sửa dữ liệuGhi (sao lưu dữ liệu) Ghi backup dữ liệu
Định nghĩa trang in
Thông tin riêng của đơn vị sử dụng
Quản lý người sử dụng Quản lý tên, mật khẩu của người sử dụng
Truy cập vào cơ sở dữ liệu khác
Thoát chương trình vào cơ sở dữ liệu khác
Giúp đỡ
Trợ giúp: F1 Giúp đỡ người sử dụng
Kiểm tra sự cân đối của hệ thống:
Giúp kiểm tra tính cân đối, phát hiện sai sót
Tính tổng tiền:
Máy tính:
Nhập đăng ký bản quyền: Nhập bản quyền cho sản phẩm
Nâng cấp bản quyền: Nâng cấp bản quyền cao hơn
Thông tin bản quyền: Thông tin về nhà cung cấp bản quyền
2.2 Nhập số dư đầu kỳ và đăng ký chi tiết cho các TK
Như màn hình đã mô tả trên, bạn chọn Dữ liệu\Hệ thống tài khoản và số dư ,
Đây là giao diện để bạn nhập số dư đầu kỳ cho các tài khoản và lựa chọn đăng ký chi tiết cho cáctài khoản
2.2.1 Phân tích bảng hệ thống tài khoản
Trang 10Số TK: Cột số tài khoản
Tên tài khoản: Tên tài khoản
Dư Nợ: Nhập số dư cho các tài khoản dư nợ
Dư Có: Nhập số dư cho các tài khoản dư có
Đăng ký chi tiết: Dùng để đăng ký chi tiết cho các tài khoản có nhu cầu về quản lý chi tiết
2.2.2 Đăng ký loại chi tiết
Định nghĩa: Đăng ký loại chi tiết là một sự lựa chọn của chương trình ACMAN để đảm bảo nhucầu quản lý chi tiết về tài chính kế toán của doanh nghiệp Chúng ta có được 9 sự lựa chọn chitiết cho một tài khoản, mỗi một sự lựa chọn có một ý nghĩa quản lý chi tiết khác nhau và có mànhình nhập dữ liệu chi tiết khác nhau
Tài khoản không đăng ký chi tiết (1)
Tài khoản đăng ký chi tiết theo đối tượng (2)
+ Nhằm quản lý chi tiết theo từng đối tượng công nợ, các tài khoản đăng ký chi tiết này thườngbao gồm các tài khoản: 1311; 3311;141; 1388; 311 mục đích để quản lý chi tiết từng đối tượngcông nợ khách hàng Khi đăng ký chi tiết các TK này ACMAN cung cấp cho ta báo cáo:
Bảng tổng hợp theo dõi đối tượng
Sổ theo dõi chi tiết theo đối tượng
Chú ý: Khi đăng ký chi tiết theo đối tượng cho TK 131 và TK 331 , xuất hiện hộp thoại “Có
tự động thêm mới mã khách hàng từ bảng danh sách khách hàng không ? ”:
Yes: Có nghĩa với các TK 1311 công nợ phải thu khách hàng; TK 331 phải trả cho người bán,
khi thêm mới đối tượng khách hàng ta phải thêm từ bảng danh sách khách hàng hoặc trực tiếp ở
TK 131 ; 331 nhưng qua nút lệnh Nhập DM Nếu TK 131 thì chọn vào Khách hàng, Nếu
TK 331 , Chọn nhà cung cấp.
No: Có nghĩa với các TK 131 công nợ phải thu khách hàng; TK 331 phải trả cho người bán,
khi thêm mới đối tượng khách hàng ta thêm trực tiếp ở TK 131 ; TK 331 Bằng nút lệnh
Thêm
+ Tài khoản 154 đăng ký chi tiết theo đối tượng, mục đích là tập hợp chi phí và tính giá thànhtheo từng hợp đồng, từng đối tượng Khi đăng ký chi tiết TK 154, ACMAN cung cấp cho ta báocáo sau:
Bảng tổng hợp chi phí sản xuất cho các sản phẩm
Bảng tổng hợp chi phí sản xuất cho một sản phẩm
Chú ý: Khi đăng ký chi tiết TK 154 theo đối tượng, hộp thoại xuất hiện: “Có theo dõi chi tiết
bằng các TK đầu 6 không ?”:
Trang 11Yes: Có nghĩa các TK 621; TK 622; TK 623; TK 627 được đăng ký chi tiết theo TK 154
No: Có nghĩa không hạch toán qua TK đầu 6 mà quản lý trực tiếp ở TK 154.
Đăng ký chi tiết TK 1331 để lấy bảng kê VAT đầu vào (3)
Mục đích của việc đăng ký chi tiết này là để kê thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào Khi đăng
ký chi tiết này ACMAN cung cấp cho ta báo cáo:
Bảng kế thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào
Chú ý: Khi đăng ký chi tiết cho TK này xuất hiện hộp thoại hỏi “Có tự động thêm tên doanhnghiệp và mã số thuế từ bảng danh sách khách hàng không ?”
Yes: Có nghĩa rằng khi chúng ta khai báo ở bảng danh sách khách hàng, thì thông tin tên doanh
nghiệp và mã số thuế tự động chuyển về TK này
No : Có nghĩa là chúng ta khai báo thông tin tên doanh nghiệp và mã số thuế trực tiếp ở TK này Đăng ký chi tiết TK 33311 để lấy bảng kê VAT đầu ra (4)
Mục đích của việc đăng ký chi tiết này là để kê thuế GTGT hàng hoá dịch vụ bán ra Khi đăng kýchi tiết này ACMAN cung cấp cho ta báo cáo:
Bảng kế thuế GTGT hàng hoá dịch vụ bán ra
Chú ý: Khi đăng ký chi tiết cho TK này xuất hiện hộp thoại hỏi “Có tự động thêm Tên doanhnghiệp và mã số thuế từ bảng danh sách khách hàng không ?”
Yes: Có nghĩa rằng khi chúng ta khai báo ở bảng danh sách khách hàng, thì thông tin tên doanh
nghiệp và mã số thuế tự động chuyển về TK này
No: Có nghĩa là chúng ta khai báo thông tin tên doanh nghiệp và mã số thuế trực tiếp ở TK này Tài khoản đăng ký chi tiết hàng tồn kho (5)
Mục đích của việc đăng ký chi tiết này là quản lý hàng hoá tồn kho Khi đăng ký chi tiết nàyACMAN cung cấp cho ta báo cáo:
Bảng tổng hợp hàng tồn kho
Sổ chi tiết nguyên vật liệu (hàng hoá, thành phẩm)
Bảng tổng hợp xuất vật tư theo sản phẩm (công trình)
Bảng chi tiết vật tư theo sản phẩm (công trình)
TK đăng ký chi tiết này là TK 15 (1521; 155, 1561; 157 )
Lưu ý: trong đăng ký chi tiết quản lý hàng tồn kho có các sự lựa chọn khác nhau, tùy theo từngnhu cầu quản lý của doanh nghiệp mà có sự lựa chọn phù hợp:
Hàng tồn kho giá đích danhHàng tồn kho giá bình quânChi tiết giá thành định mức (Chỉ sử dụng cho TK 155, nhưng phải xây dựng được giá thành định
Trang 12Tài khoản đăng ký chi tiết theo dõi ngoại tệ (6)
Mục đích của việc đăng ký chi tiết này là theo dõi lượng ngoại tệ của doanh nghiệp Khi đăng kýchi tiết này ACMAN cung cấp cho ta báo cáo
Sổ theo dõi chi tiết ngoại tệ.
TK đăng ký chi tiết này là 1112; 1122
Tài khoản đăng ký chi tiết khấu hao tài sản cố định (7)
Mục đích của việc đăng ký chi tiết này là theo dõi TSCĐ và tình hình khấu hao TSCĐ Khi đăng
ký chi tiết này ACMAN cung cấp cho ta được báo cáo:
Bảng tổng hợp tài sản cố định.
TK đăng ký chi tiết TK 211
Trong phần quản lý chi tiết và tính khấu hao TSCĐ ta có 5 sự lựa chọn khác nhau về phươngpháp tính khấu hao TSCĐ:
Khấu hao bình quân tháng
Khấu hao theo ngày sản xuất
Khấu hao theo sản phẩm
Khấu hao theo số dư giảm dần
Khấu hao khác
Tài khoản đăng ký chi tiết công cụ - dụng cụ (8)
Mục đích của việc đăng ký chi tiết này là theo dõi công cụ dụng cụ và tính phân bổ, khấu haocông cụ dụng Khi đăng ký chi tiết này ACMAN cung cấp cho ta báo cáo:
Bảng tổng hợp công cụ dụng cụ
TK đăng ký chi tiết TK 1531; 242
Tài khoản đăng ký chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng (9)
Mục đích của việc đăng ký chi tiết này là theo dõi chi tiết về doanh thu bán hàng của từng mặthàng Khi đăng ký chi tiết này ACMAN cung cấp cho ta được báo cáo:
Bảng tổng hợp về doanh thu bán hàng
Sổ theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng.
Tài khoản đăng ký chi tiết TK 511
Chú ý: Bất kỳ một TK nào đều được sự lựa chọn 1 trong 9 sự lựa chọn chi tiết Nhưng chúng tacũng phải hiểu rõ bản chất của từng loại chi tiết để tránh đăng ký chi tiết nhầm loại chi tiết
2.2.3 Các tính năng chuột phải màn hình nhập số dư
Trang 13Chèn thêm 1 dòng Chèn thêm một dòng, để tạo thêm
TK cấp conXoá một dòng hiện tại Xoá bỏ một dòng
In kiểm tra tính cân đối In kiểm tra số dư đầu kỳ
Đăng ký loại chi tiết Đăng ký chi tiết cho một tài khoản
Số dư tài khoản Nhập số dư cho một tài khoản
2.3 Cập nhập các chứng từ phát sinh:
Đây là màn hình duy nhất để bạn cập nhật các chứng từ phát sinh của doanh nghiệp, giao diệnthân thiện, màn hình giống như trang nhật ký chung:
2.3.1 Thao tác với màn hình nhập liệu:
Chọn Dữ liệu -> Mở dữ liệu và chọn tháng làm việc Khi đó màn hình nhập số liệu như sau:
1 Bảng cập nhật các chứng từ phát sinh:
STT: Cột số thứ tự, cột số này máy tính tự động tạo ra, nhằm trợ giúp
trong quá trình nhập liệu và in báo cáo
Số CT: Cột số chứng từ
Nội dung (diễn giải): Nội dung, diễn giải nghiệp vụ kinh
tế phát sinh
định khoản của kế toán)
TK Có: Tài khoản có (theo nguyên tắc định
khoản của kế toán)
Số tiền: Số tiền của từng nghiệp vụ kinh tế
phát sinh được nhập vào đây
X: Cột dùng để kiểm tra đánh dấu các dòng lưu ý hoặc dùng để tách
dữ liệu (tách các dòng đánh dấu sang một dữ liệu khác)
1 Các nút lệnh và thông tin cơ bản
Các nút trên thanh công cụ
Trang 14Mở số liệu
Ghi, sao lưu số liệu
In kê chứng từ phát sinh theo tài khoản
Thông tin hiển thị đối tượng chi tiết
CT Nợ: Chi tiết đối tượng bên TK Nợ
CT Có: Chi tiết đối tượng bên TK Có
Thông tin hiển thị của thanh trạng thái
Người sử dụng: Tên đăng nhập của người sử dụng
hiện lên phần nàyTệp dữ liệu: Chỉ cho ta biết đường dẫn cơ sở dữ
liệu đang làm việc
Ngày đang làm việc Thể hiện ngày theo máy tính
Tổng số dòng của tháng làm việc trên tổng số dòng của toàn
bộ năm làm việc
Các tính năng chuột phải của màn hình nhập liệu
Sửa dữ liệu F3 Bấm chuột vào đây hoặc sử dụng
Trang 15Chép sang dòng mới (B toán kép)
Khi có các bút toán kép ta sử dụng phím này để chép dòng trênxuống, giúp cho ta nhập liệu được nhanh hơn và khi in chứng từ sốtiền trên phiếu thu, phiếu chi được cộng tổng từ các dòng kép đó
Phím tắt là Ctrl + K Xoá dòng hiện tại: Sử dụng phím này để xoá một dòng, sử dụng phím tắt Ctrl + X,
bạn muốn xoá nhanh, ấn giữ phím (Ctrl + X)
In chứng từ F5 Khi thực hiện in chứng từ, đế con
chuột đến cột TK Nợ hoặc cột TK Có, tuỳ từng loại chứng từ, ví dụ
In phiếu Thu, để con chuột đến cột TK Nợ - TK111, chuột phải
chọn in chứng từ hoặc sử dụng phím tắt F5.
Tìm kiếm Ctrl + T Thực hiện tìm kiếm một thông tin
nào đó, có thể sử dụng phím tắt
Ctrl + T Tìm tiếp Ctrl + G Khi thực hiện lần đầu tìm chưa
thấy ta thực hiện tìm tiếp, sử dụng phím tắt Ctrl + G Lọc theo TK Lọc là một công cụ quan trọng,
giúp bạn kiểm tra thông tin hoặc trong quá trình nhập số liệu nhiềuloại chứng từ khác nhau
Ví dụ: Kế toán lưu chứng từ thành 2 file chứng từ khác nhau: 1 file
là phiếu Thu, 1 file là phiếu chi
Màn hình cập nhật số liệu của chúng ta thì chung duy nhất, vàđược xếp theo trật tự thời gian Nếu như vậy thì gây khó khăn cho
ta trong quá trình nhập liệu và kiểm tra Vậy khi chúng ta nhậpphiếu thu, ta sử dụng tính năng này, Lọc TK Nợ 111 Khi đóchương trình chỉ hiện trên màn hình nhập liệu các TK Nợ của TK
111 còn các TK khác tạm thời không hiện lên, điều này giúp bạnkiểm soát thông tin nhập vào và thuận lợi cho việc cập nhật thôngtin Bạn tìm hiểu các trường hợp khác tương tự
Bạn bấm vào lọc, bỏ lọc hoặc chọn lại tháng nhập liệu, chươngtrình lại được xếp theo trật tự thời gian và số thứ tự bình thường
Khoá dữ liệu tháng này Kết thúc tháng làm việc, kế
toán thực hiện thao tác này để khoá dữ liệu, đặt mật khẩu nhằmbảo mật thông tin kế toán
Bỏ khoá dữ liệu tháng này Khi đã khoá sổ, khoá dữ liệu tháng, nếu muốn vào sửa đổi, ta sử
dụng công cụ này và phải sử dụng mật khẩu mới vào được
2.3.2 Thông tin đầu vào cho ACMAN
Thông tin đầu vào: là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán, từ đó nhập các số liệuvào phần mềm để in ra các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
Trang 16Chứng từ: Kế toán đã định nghĩa chứng từ là một bằng chứng chứng minh một nghiệp vụ kinh tếphát sinh ở một thời điểm nhất định Vậy đến đây ta không được hiểu chứng tứ chỉ là Phiếu thu,Phiếu chi, Hoá Đơn hay Phiếu Nhập, Phiếu Xuất, Điều đó dẫn đến có những nghiệp vụ kinh tế
có tới 3 hoặc 4 chứng từ để chứng minh, thế thì chúng ta sẽ phân loại và lưu các chứng từ nàynhư thế nào để quản lý tốt nhất và thuận lợi cho việc kiểm soát và nhập vào máy
Lưu chứng từ thông thường chỉ có 2 cách đó là:
Lưu theo nhật ký (trật tự thời gian)
Lưu theo loại chứng từ
Doanh nghiệp phải biết kết hợp hai 2 phương pháp này để đảm bảo quản lý chứng từ tốt nhất
Ví dụ: Chi 110.000.000 VND tiền mặt, mua hàng hóa về nhập kho, giá mua chưa thuế100.000.000 VND, thuế GTGT 10% bằng 10.000.000 VND
Ví dụ: Tính tiền lương của cán bộ CNV vào chi phí
Nợ TK 6421: 10.000.000
Có TK 334: 10.000.000Hoàn thiện chứng từ là vấn đề quan trọng nhất đối với người làm kế toán, chúc bạn có được mộtphương pháp quản lý tốt
Khi bạn sử dụng phần mềm kế toán, số lượng công việc giảm đi ít nhất 70% so với bạn làm thủcông, chính vì thế bạn phân công công việc và phân quyền sử dụng cho nhân viên phù hợp tránhlãng phí nhân lực và đạt được hiệu quả công việc cao nhất
2.4 Các hàm thông minh để lập báo cáo:
Các hàm thông minh dưới đây không phải là hàm Excel mà là các hàm do ACMAN tạo ra Nhờ
bởi các hàm này mà chúng ta lập ra được bộ Báo Cáo Tài Chính và báo cáo người dùng tự
Trang 17thiết lập Chúng ta cần phải hiểu hệ thống các hàm này để giúp cho chúng ta sửa được báo cáo
khi cần thiết, hoặc thiết lập báo cáo mới đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp,hoặc chế độ thay đổi người dùng tự thay đổi báo cáo tài chính cho phù hợp
2 Cân đối kế toán
3 Kết quả hoạt động kinh doanh
4 Lưu chuyển tiền tệ
5 Thuyết minh báo cáo tài chính
6 Báo cáo người dùng tự thiết lập
Các báo cáo này đều có nút lệnh Sửa BC, Bấm vào nút này để ta sửa báo cáo Khi sửa báo cáo
bạn phải tìm hiểu kết cấu của 1 báo cáo:
Phần trình bày chung: Toàn bộ bảng báo cáo đã được
thiết kế, trình bày đầy đủ như một báo cáo thông thường
Phần đặt các hàm: Là một vùng bảng báo cáo đặt hàm
để tính toán (Hàm đó đặt từ cột, hàng đến cột, hàng trong Excel)
Đặt kỳ báo cáo: Đặt kỳ báo cáo vào hàng, cột nào
1 FSNO Chức năng: Hàm tính tổng các phát sinh nợ của 1 tài khoản bất kỳ Ví dụ:FSNO(111) -> Tính tổng phát sinh nợ của TK 111
2 FSCO Chức năng: Hàm tính tổng các phát sinh có của 1 tài khoản bất kỳ Ví dụ:FSCO(111) -> Tính tổng phát sinh có của TK 111
3 FSNC Chức năng: Hàm tính tổng các phát sinh của TK nợ đối ứng với TK có nào đó Vídụ: FSNC(111;141) -> Tính tổng phát sinh nợ của TK 111 đối ứng với có TK 141
4 DUDK Chức năng: Hàm xác định số dư đầu kỳ của 1 TK bất kỳ Ví dụ : DUDK(141) ->Hàm cho lại số dư đầu kỳ của TK 141 Chú ý : Nếu số dư của TK là dư nợ thì Giá
trị thể hiện là số >=0, ngược lại giá trị dư là có thì thể hiện số < 0
5 DUCK Chức năng: Hàm xác định số dư cuối kỳ của 1 TK bất kỳ Ví dụ: DUCK(141) ->Hàm cho lại số dư cuối kỳ của TK 141 Chú ý: Nếu số dư của TK là dư nợ thì Giá
trị thể hiện là số >=0, ngược lại giá trị dư là có thì thể hiện số < 0
6 DKNO Chức năng: Hàm xác định số dư đầu kỳ bên nợ của 1 TK lưỡng tính (như 131, 331,
Trang 18337, ).Ví dụ : DKNO(131) -> Hàm cho lại số dư đầu kỳ bên nợ của TK 131
7 DKCO Chức năng: Hàm xác định số dư đầu kỳ bên có của 1 TK lưỡng tính (như 131, 331,337, ).Ví dụ : DKCO(131) -> Hàm cho lại số dư đầu kỳ bên có của TK 131
Chức năng: Hàm tính tổng các phát sinh của TK nợ đối ứng với TK có nào đó của
kỳ trước kỳ báo cáo hiện tại Ví dụ : KTNC(111;141) -> Tính tổng phát sinh nợ của
TK 111 đối ứng với có TK 141 của kỳ báo cáo trước đó
Chức năng: Hàm tính tổng các phát sinh của TK nợ đối ứng với TK có luỹ kế từđầu năm đến thời điểm làm BC Ví dụ: LKNC(111;141) -> Tính tổng phát sinh nợcủa TK 111 đối ứng với có TK 141 tính từ đầu năm đến thời điểm làm BC
Chức năng: Hàm tính tổng các phát sinh nợ của 1 tài khoản bất kỳ của kỳ báo cáotrước đó Ví dụ: KTNO(111) -> Tính tổng phát sinh nợ của TK 111 của kỳ báo cáotrước đó
11 KTCO
Chức năng: Hàm tính tổng các phát sinh có của 1 tài khoản bất kỳ của kỳ báo cáotrước đó Ví dụ: KTCO(111) -> Tính tổng phát sinh có của TK 111 của kỳ báo cáotrước đó
Chức năng: Hàm tính tổng các phát sinh của TK nợ đối ứng với TK có nào đó của
kỳ báo cáo trước đó Ví dụ: KTNC(111;141) -> Tính tổng phát sinh nợ của TK 111đối ứng với có TK 141 của kỳ báo cáo trước
13 CKNO Chức năng: Hàm xác định số dư cuối kỳ bên nợ của 1 TK lưỡng tính (như 131, 331,337, ).Ví dụ: CKNO(131) -> Hàm cho lại số dư cuối kỳ bên nợ của TK 131
14 CKCO Chức năng: Hàm xác định số dư cuối kỳ bên có của 1 TK lưỡng tính (như 131,331, ).Ví dụ: CKCO(131)-> Số dư cuối kỳ bên có của TK 131
Trang 19PHẦN III: THỰC HÀNH THÔNG QUA BÀI TẬP MẪU 3.1 Bài tập 1
4 TK 141 - Tạm ứng- Nguyễn Văn Mạnh: Dư Nợ 10.000.000đ
- Khuôn đúc dép: 6 cái x 1.000.000đ/ cái
- Khuôn đúc Chai: 10 cái x 500.000đ /cái
- Bàn ghế VP: 12 bộ x 600.000 đ/ bộ
- Tủ tài liệu VP: 5 cái x 1.200.000đ/ cái
24.200.000
Trang 207 TK 154 – Chi phí SXKD dở dang:- Dép nhựa: 15.000.000đ
13 TK 311 – Thuế phải nộp cho nhà nước-17 Thuế GTGT: 12.000.000 đ 12.000.000
16 TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi- Quỹ khen thưởng: 13.000.000đ
Trong tháng 01 năm 2007, doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau.
ST
1 Doanh nghiệp thu tiền mặt do công ty Bách hoá tổng hợp Hà Nội trả nợChứng từ: (số PT 001, ngày 03/01/07) 60.000.000
2
Doanh nghiệp nhập hạt nhựa PVC của công ty nhựa Đại Kim
+ Giá chưa VAT: 30.000 kg x 1.100đ/ kg
Trang 214 Nguyễn Văn Mạnh tạm ứng tiền đi công tác Chứng từ: (PC 001, ngày 07/01/07) 2.500.000
5 Doanh nghiệp rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặtChứng từ: (PT 002, ngày 08/01/07) 25.000.000
6
Doanh nghiệp xuất bán lô dép nhựa cho cửa hàng số 5 Nam Bộ:
+ Giá bán chưa VAT: 37.000đ x 1.000 đôi
Trích bảo hiểm XH, BHYT theo quy định:
+ Tính 17% vào chi phí doanh nghiệp
+ Người lao động phải nộp 6%
Chứng từ: PKT 02 – BH, ngày 30/01/07
10
Hao mòn tài sản cố định được tính theo đường thẳng, 10% một năm:
+ Máy đúc chai: Phân bổ chai đựng nước
+ Máy đúc dép: Phân bổ dép nhựa
+ Ô tô 4 chỗ: Phân bổ cho bộ phận quản lý
+ Chai đựng nước: 48.475 cái
Cho biết sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ, cuối kỳ bằng nhau, tính
giá thành đơn vị nhập kho
Chứng từ: PN 002, ngày 30/01/ 07
13 Theo biên bản họp của hội đồng quản trị quyết định chia lãi như sau:
Trang 22+ Bổ sung quỹ phúc lợi: 18.000.000đ
+ Chia lãi cổ đông: 40.000.000đ
Chứng từ: PKT 05 - BB, ngày 30/01/ 07
14 Kết chuyển thuế GTGT tháng 1Chứng từ: PKT 06-VAT, ngày 30/01/ 07
Kết chuyển tự động xác định kết quả kinh doanh
Yêu cầu:
18 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên
19 Nhập số dư đầu kỳ và đăng ký chi tiết cho các TK cần quản lý chi tiết trờn phần mềmACMAN
20 Nhập cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào phầm mềm kế toỏn ACMAN
21 Thao tác thành thạo với chương trình
Biết rằng hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
22 In và kiểm tra các loại sổ sách kế toán và báo cáo sau:
Lập các sổ sách kế toán:
+ Sổ nhật ký chung
+ Lập sổ cái các TK
+ Lập sổ quỹ Tiền mặt
+ Lập sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng
Lập báo cáo thuế tháng 1/ 2007
+ Lập bảng kê thuế GTGT đầu vào ( Mẫu số: 03/GTGT)
+ Lập bảng kê thuế GTGT đầu ra ( Mẫu số: 02/GTGT)
+ Lập tờ khai thuế GTGT ( mẫu số: 01/GTGT)
Lập các sổ chi tiết:
+ Lập sổ theo dõi chi tiết công nợ (Phải thu, phải trả, )
+ Bảng tổng hợp công nợ (Phải thu, phải trả, tạm ứng )
+ Sổ theo dõi chi tiết vật tư, thành phẩm
+ Bảng tổng hợp (Nhập - Xuất – Tồn) vật tư, thành phẩm
+ Bảng tổng hợp chi phí để tính giá thành cho các SP
+ Bảng tổng hợp chi phí để tính giá thành cho 1 SP
+ Bảng tổng hợp phân bổ TSCĐ
+ Bảng tổng hợp phân bổ công cụ dụng cụ
Trang 23Lập báo cáo tài chính trong tháng 1/2007:
+ Lập bảng cân đối phát sinh
+ Lập bảng cân đối kế toán
+ Lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh + Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Lập thuyết minh báo cáo tài chính
Lập báo cáo quyết toán thuế
+ Lập báo cáo quyết toán thuế TNDN