Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La.DOC

Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La.

viết trong chuyên đề “Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kếhoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La” đều mang tính xác thực, đều do

sự nghiên cứu tìm tòi, học hỏi của bản thân trong thời gian thực tập và tất cả các nhận định, giải pháp đều là quan điểm của cá nhân tôi trên cơ sở nhận thức về lý luận, thực trạng doanh nghiệp, sự đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn và đơn vị thực tập.

Người viết

Khương Thị Tú Anh

SXKD : Sản xuất kinh doanh

TD-ĐG : Theo dõi, đánh giá XN1 : Xí nghiệp 1.

XN2 : Xí nghiệp 2.

lý, nhà xuất bản giáo dục, tr.35.

2 TS Ngô Thắng Lợi, ThS Vũ Cương (2006) Đổi mới công tác kế hoạchhóa trong tiến trình hội nhập

3 TS Ngô Thắng Lợi (2006), Giáo trình Kế hoạch hóa phát triển kinhtế xã hội, nhà xuất bản thống kê.

4 TS Ngô Thắng Lợi (2007), Bài giảng ‘Kế hoạch hóa phát triển kinh tếxã hội’, Hà Nội.

5 ThS Bùi Đức Tuân (2005), Giáo trình kế hoạch kinh doanh, nhà xuất

bản lao động xã hội, tr 9-18,tr 32-36.

6 ThS Bùi Đức Tuân, Jacques de Guerny, Jean-Claude Guiriec (2005).

Kiểm soát quản lý: Từ lựa chọn chiến lược đến điều hành tác nghiệp,

nhà xuất bản thống kê.

7 Bộ kế hoạch và đầu tư (30/5/2007), Quyết định số 555/2007/QĐ-BKHcủa bộ trưởng bộ kế hoạch và đầu tư về việc ban hành khung theodõi và đánh giá dựa trên kết quả.

8 Jody Zall Kusek, Ray C.Rist Người dịch ThS Vũ Cương, Hoàng Thanh

Dương, Mai Kim Nga (2005), Mười bước tiến tới hệ thống giám sát vàđánh giá dựa trên kết quả, nhà xuất bản văn hóa thông tin, tr 18.

9 PTS Phạm Văn Vận - chủ biên (1999), Giáo trình Chương trình dự ánphát triển kinh tế xã hội, nhà xuất bản thống kê.

10 Từ điển bách khoa Việt Nam tập 2, nhà xuất bản từ điển bách khoa Hà

Nội, 2002.

Gạch 2 lỗ nhỏGạch đặc máyGạch 3 lỗ CN Gạch 2 lỗ tiêuchuẩn … Sản xuấtLũy kếSản xuấtLũy kếSản xuấtLũy kế xuấtSản Lũy kế

Theo dõi mộc sản xuất tổ máy II tháng 1 năm 2007

NgàyGạch 2 lỗ nhỏGạch đặc máyGạch 3 lỗ CN Gạch 2 lỗ tiêuchuẩn … Sản xuấtLũy kếSản xuấtLũy kếSản xuấtLũy kế xuấtSản Lũy kế

Bảng 2-2: Nguồn nhân lực của Công ty cổ phần Đại La năm 2007 32

Bảng 2-3: Kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm 38

Bảng 2-4: Một số chỉ tiêu của Công ty cổ phần Đại La năm 2007 52

Bảng 2-5: Phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu chất lượng năm 2007 54

Bảng 2-6: Tổng hợp sản phẩm ra lò tháng 1 năm 2007 58

Bảng 3-1: Phân chia công việc theo tiến độ về thời gian 76

Bảng 3-2: Phân bổ ngân sách hoạt động 78

Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch 7

Sơ đồ 1-3: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá thực hiện 12

Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá kiểm chứng 13

Sơ đồ 1-5: Sai lệch giữa mục tiêu và thực hiện kế hoạch 19

Sơ đồ 1-6: Xây dựng chỉ số, chỉ tiêu dựa vào các cấp mục tiêu kế hoạch 20

Sơ đồ 2-1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Đại La 26

Sơ đồ 2-2: Dây chuyền công nghệ sản xuất 30

Sơ đồ 2-3: Qui trình kế hoạch hóa của Công ty cổ phần Đại La 40

Sơ đồ 2-4: Các bước lập kế hoạch hàng năm của Công ty cổ phần Đại La 41

Sơ đồ 2-5: Qui trình theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La 51

Sơ đồ 3-1: Thực hiện theo dõi, đánh giá và ra quyết định 68

Sơ đồ 3-2: Qui trình theo dõi, đánh giá 69

Sơ đồ 3-3: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá 72

Sơ đồ 3-4: Cây mục tiêu kế hoạch của Công ty cổ phần Đại La 74

Sơ đồ 3-5: Vai trò của các chức năng trong chia sẻ thông tin 82

Sơ đồ 3-6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xuất hiện đầu ra 90

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 3

I Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 3

1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa 3

1.1 Khái niệm 3

1.2 Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 5

2 Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 6

2.1 Lập kế hoạch 7

2.2 Tổ chức thực hiện 7

2.3 Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch 7

2.4 Điều chỉnh 8

3 Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa 8

II Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp 10

1 Các khái niệm cơ bản 10

1.1 Theo dõi (giám sát) 10

1.2 Đánh giá 10

1.3 Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá 11

1.4 Phân loại theo dõi, đánh giá 12

1.5 Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu 13

2 Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá 15

3.1 Hệ thống theo dõi, đánh giá là công cụ trung gian tạo xúc tác để

mong muốn trở thành hiện thực 19

3.2 Kế hoạch là cơ sở để xây dựng khung theo dõi, đánh giá 20

3.3 Kế hoạch là mục tiêu của theo dõi, đánh giá 21

4 Sự cần thiết phải có hệ thống theo dõi, đánh giá 21

4.1 Chức năng cung cấp thông tin 22

4.2 Theo dõi, đánh giá với chức năng là một công cụ quản lý 22

4.3 Tăng cường tính minh bạch và tính trách nhiệm 22

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THEO DÕI, 24

ĐÁNH GIÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LA 24

I Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Đại La 24

2.5 Kết quả kinh doanh 36

II Thực trạng công tác kế hoạch hóa trong công ty cổ phần Đại La 40

1 Qui trình kế hoạch hóa của Công ty cổ phần Đại La 40

1.1 Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh 40

1.2 Tổ chức thực hiện 41

3.1 Căn cứ lập kế hoạch sản xuất 43

3.2 Phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch 44

4 Triển khai thực hiện kế hoạch 47

5 Nhận xét về công tác kế hoạch hóa của Công ty cổ phần Đại La 48III Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La 49

1 Đặc điểm công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La 49

2 Qui trình theo dõi, đánh giá 50

3 Nội dung và phương pháp theo dõi, đánh giá 51

3.1 Nội dung theo dõi, đánh giá 51

3.2 Phương pháp theo dõi, đánh giá 54

4 Tổ chức theo dõi, đánh giá 55

4.1 Theo dõi thực hiện kế hoạch 55

4.2 Đánh giá thực hiện kế hoạch 57

5 Tổ chức thực hiện và báo cáo 57

6 Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần ĐạiLa 59

6.1 Qui trình theo dõi, đánh giá 59

6.2 Nội dung theo dõi, đánh giá 60

6.3 Phương pháp theo dõi, đánh giá 61

6.4 Tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá 62

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN 64

1 Hoàn thiện qui trình TD-ĐG thực hiện kế hoạch 64

2 Hoàn thiện về mặt nội dung TD-ĐG thực hiện kế hoạch 65

2.1 Hoàn thiện khung theo dõi, đánh giá 65

2.2 Hoàn thiện bảng tiến độ thời gian 66

2.3 Hoàn thiện bảng phân bổ ngân sách 66

3 Hoàn thiện phương pháp TD-ĐG thực hiện kế hoạch 67

4 Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin 67

5 Hoàn thiện việc triển khai thực hiện theo dõi, đánh giá 68

II Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạchSXKD tại Công ty cổ phần Đại La 69

1 Xây dựng lại qui trình theo dõi, đánh giá 69

1.1 Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá 69

1.2 Thực hiện theo dõi, đánh giá 71

2 Bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá 72

2.1 Lập khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung 72

2.2 Hoàn thiện bảng tiến độ về thời gian 76

2.3 Bảng phân bổ ngân sách 77

3 Đổi mới phương pháp theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch 79

4 Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin 81

5 Triển khai kế hoạch theo dõi, đánh giá tại công ty Cổ phần Đại La 84

5.1 Thực hiện theo dõi, thu thập thông tin 84

5.2 Tổ chức xử lý số liệu, thông tin 88

thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La 931 Sử dụng hệ thống theo dõi, đánh giá như là một công cụ quản lý 932 Tổ chức, sắp xếp lại nhân sự 943 Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ và năng lực thống kê 944 Lưu trữ thông tin như một nguồn dữ liệu quan trọng giúp ích choviệc lập cũng như thực hiện kế hoạch SXKD 95

KẾT LUẬN 96TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

rong nền kinh tế thị trường công cụ kế hoạch vẫn tiếp tục và phát huy hơn nữa vai trò là công cụ quản lý hữu hiệu và hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.“Cũng như cây cọ là công cụ giúp người họa sĩ vẽ tranh, cây kim là công cụ giúp người thợ may may áo, kế hoạch là công cụ giúp các nhà quản lý thực hiện tốt hơn vai trò quản lý sự phát triển kinh tế - xã hội.” 1Tuy nhiên nội dung và phương pháp thực hiện kế hoạch không hoàn toàn giống nhau trong mọi nền kinh tế Trong tình hình mới hiện nay đặt ra những yêu cầu đổi mới trong công tác kế hoạch Một trong những nội dung đó là kế hoạch phải gắn với theo dõi, đánh giá Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch là khâu rất quan trọng trong qui trình kế hoạch hóa, vừa có tác dụng điều phối, điều chỉnh kịp thời việc thực hiện kế hoạch, vừa có tác dụng rút ra kinh nghiệm và làm cơ sở cho việc lập và thực hiện kế hoạch cho giai đoạn sau.

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đại La, được tìm hiểu về công ty và quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, tôi nhận thấy công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch được công ty thực hiện thường xuyên nhưng thực tế chưa phát huy hết hiệu quả Do đó tôi chọn chuyên đề thực tập

là: Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuấtkinh doanh của Công ty cổ phần Đại La.

Nội dung nghiên cứu gồm có ba phần chính là:

Phần 1: Cơ sở lý luận về công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.Phần 2: Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch tại

Công ty cổ phần Đại La.

1 Vũ Cương – Đổi mới công tác kế hoạch hóa trong tiến trình hội nhập.

Phần 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực

hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Đại La.

Trong thời gian hoàn thiện chuyên đề tôi được sự giúp đỡ hết sức tận

tình của thầy giáo Th.S Bùi Đức Tuân và sự tạo điều kiện giúp đỡ của ôngNguyễn Hữu Khoát Trưởng phòng kế hoạch và ông Nguyễn Văn Toàn -Phó giám đốc xí nghiệp 1 - Công ty cổ phần Đại La Đó là những lời nhận

xét, sự chỉ bảo hết sức tận tình và quí báu giúp tôi có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI,ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

I Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

Peter Drucker, một trong những chuyên gia quản lý hàng đầu đương đại, tác giả của “Quản lý cho tương lai; thập kỷ 90 và xa hơn nữa.” đã đề xuất tiêu chuẩn về tính hiệu nghiệm (effectiveness) – tức là khả năng làm những việc “đúng” (do “right” things ) và tính hiệu quả (efficiency) – tức là khả năng làm đúng việc (do things “right”) Ông cho rằng tính hiệu nghiệm là quan trọng hơn, bởi vẫn có thể đạt được tính hiệu quả khi chọn sai mục tiêu Hai tiêu chuẩn nói trên song hành cùng với hai khía cạnh của kế hoạch hóa: Xác định các mục tiêu “đúng” và chọn lựa những biện pháp “đúng” để đạt được các mục tiêu này Cả hai khía cạnh đó đều có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp.2

1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa

1.1 Khái niệm

Kế hoạch là sự thể hiện ý đồ phát triển của chủ thể quản lý với đối tượng

quản lý thông qua các giải pháp “Kế hoạch nằm trong những chức năng cơ bản của qui trình quản lý, là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện Nó xác định xem một quá trình phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai sẽ làm?”.3

2 Nguồn: Đại cương lý luận quản lý.

3 Nguồn: Giáo trình kế hoạch hóa phát triển kinh tế xã hội.

Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai phần chính là mục tiêu (ý đồ) và giải pháp Theo đó thì làm kế hoạch là phải xác định được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức để có thể đạt được những mục tiêu đó.

Theo “Từ điển bách khoa Việt Nam 2” thì: Kế hoạch hóa là hoạt động

của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các qui luật của xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các qui luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kĩ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất.

Theo cách hiểu đó thì rõ ràng kế hoạch đựơc lập trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Kế hoạch hóa là một chức năng quản lý Kế hoạch hóa có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó Theo đó, có ba nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa là: (1) Xác định, hình thành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức, doanh nghiệp; (2) Xác định và bảo đảm (mang tính chắc chắn, cam kết) về các nguồn lực cần thiết để có thể đạt được những mục tiêu đó; (3) Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp cũng không nằm ngoài những ý nghĩa

đó “Kế hoạch hóa doanh nghiệp là một qui trình ra quyết định cho phép xây

dựng một hình ảnh mong muốn về trạng thái tương lai của doanh nghiệp và quá trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”.4

4 Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh.

1.2 Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp

Kế hoạch đã tỏ ra rất hiệu quả trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung nhưng không phải là khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì kế hoạch không còn là công cụ quản lý hữu hiệu.

Bản thân hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động có mục tiêu, đó là lợi nhuận Thông qua một loạt hoạt động đầu tư, sản xuất, phân phối, trao đổi trên thị trường nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội, tạo việc làm và tạo giá trị Mà hoạt động có mục tiêu đã bao hàm trong đó tính chất kế hoạch: Biết mục đích hành động là gì và vạch ra được con đường để đạt mục tiêu.

Doanh nghiệp hoạt động là một qui trình kết hợp giữa các yếu tố sản xuất (yếu tố đầu vào): Tài lực, nhân lực, vật lực, thông tin nhằm tạo đầu ra và đạt mục tiêu lợi nhuận Và quá trình phối kết hợp đó để hiệu quả cần phải có nhân tố quan trọng là quản lý Quản lý là chức năng không thể thiếu trong doanh nghiệp và lần đầu tiên đã được nhà kinh tế học H.Fayol nghiên cứu và khẳng định với 14 nguyên tắc trong kinh doanh, trong đó có nguyên tắc kế hoạch F.W.Taylor – cha đẻ của thuyết quản lý khoa học đã nói: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn, người khác làm và sau đó là hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.”5 Gulich và Urwich cũng đã nói, công tác quản trị có 6 chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, nhân sự, phối hợp, tài chính.

Tính chất của nền kinh tế thị trường là không có chỉ tiêu pháp lệnh, không có sự phân bổ nguồn lực nhưng lại có qui luật thị trường – Qui luật cạnh tranh và sự biến động không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự dự báo, lường trước để phản ứng, xử lý kịp thời.

5 Nguồn: Đại cương lý luận quản lý.

2 Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp

Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đã định Trong nền kinh tế thị trường kế hoạch được sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với điều kiện thị trường biến động không ngừng Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó là cả một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp Một trong những

qui trình được áp dụng rộng rãi là Qui trình PDCA Trong đó các hoạt động

liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA).

(Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh.)

2.1 Lập kế hoạch

Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế hoạch hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải pháp Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp định hướng được họ cần phải làm những gì và làm như thế nào?

Có thể tóm tắt qui trình tổng quát để soạn lập kế hoạch bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch.

(Nguồn: Bài giảng kế hoạch hóa phát triển kinh kế xã hội) Bước 4 và 5 có thể gộp lại thành một bước: Xây dựng các phương án kế hoạch, đánh giá và lựa chọn phương án.

2.2 Tổ chức thực hiện

Là bước tổ chức triển khai các hoạt động thực hiện kế hoạch Khi đó doanh nghiệp đã thực sự hành động nhằm đạt được các chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo các yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, qui mô, chất lượng công việc…

2.3 Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch

Doanh nghiệp sẽ tiến hành tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch Đây là bước cần thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D) tồn tại những sai lệch Bởi trong quá trình thực hiện kế hoạch, kết quả có thể bằng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch doanh nghiệp đã đặt ra Những sai lệch đó có thể có hại hoặc vô hại, có thể phù hợp hoặc không phù hợp với

mục tiêu đề ra và thực trạng phát triển của doanh nghiệp Do đó doanh nghiệp cần phải tổ chức theo dõi nhằm phát hiện những phát sinh bất lợi, cần phải kịp thời nắm bắt những sai lệch đó và quan trọng là phải tìm ra những nguyên nhân để có những hành động kịp thời, phù hợp.

Trong quá trình thực hiện kế hoạch còn có thể phát sinh những yếu tố mới, doanh nghiệp cần phải nắm bắt kịp thời và tiến hành phân tích lợi, hại, những tác động có thể có tới việc thực hiện mục tiêu.

2.4 Điều chỉnh

Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động… nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước theo dõi và đánh giá ở trước đó Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có những chênh lệch dương, chênh lệch âm hoặc không có chênh lệch nhưng xuất hiện các nhân tố mới tác động Khi nhận thấy tồn tại những sai lệch đủ lớn để ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu thì nhất thiết phải có những điều chỉnh kịp thời Nếu sai lệch quá lớn hoặc đánh giá khả năng về nguồn lực không thể đạt được kế hoạch thì có thể thay đổi mục tiêu Khi xuất hiện các yếu tố mới cần nắm bắt và cảnh báo Điều chỉnh hay chính là quá trình ra quyết định của người quản lý Khi đã ra quyết định đương nhiên không chỉ dựa vào kết quả theo dõi thực hiện kế hoạch, so sánh với kế hoạch và rút ra kết luận mà phải dựa vào thực trạng khách quan của môi trường như chính trị, pháp luật, kinh tế, thị trường…

3 Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa

Trong qui trình kế hoạch hóa thì bước kiểm tra hay theo dõi, đánh giá là bước thứ ba, sau bước lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch Sau khi theo dõi, đánh giá là bước ra quyết định của nhà quản lý Có thể nói theo dõi, đánh giá lấy kế hoạch làm cơ sở, thực trạng làm đối tượng và nhiệm vụ chủ

yếu là hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý và góp phần chuẩn bị cho bản kế hoạch tiếp theo.

Theo dõi, đánh giá là trung gian, là cầu nối giữa kế hoạch và thực tiễn Nếu không có theo dõi, đánh giá mà chỉ có kế hoạch và tổ chức các hoạt động thực hiện thì sẽ có hai trường hợp xảy ra Hoặc là các hoạt động đó làm giống như con đường và biện pháp mà bản kế hoạch đã vạch ra mà không cần quan tâm tới sự khác biệt giữa dự báo, mong muốn và thực tế, điều này có thể tạo ra kết quả là thực hiện đúng hành động mà có thể vẫn không đạt được mục tiêu Hoặc là kế hoạch và hoạt động tổ chức kế hoạch là hai việc làm hoàn toàn tách rời nhau, khi đó kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không thực sự trở thành một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.

Theo dõi, đánh giá là một trong những công cụ để thực hiện kế hoạch, phát huy tính thực tiễn của kế hoạch, làm cho kế hoạch không chỉ là bản kế hoạch duy nhất mà đó là một quá trình hay còn gọi là qui trình kế hoạch hóa Nếu như không có bước theo dõi, đánh giá ta chỉ thấy được kết quả thực hiện cuối cùng mà không thấy được con đường, biện pháp, qui trình để đạt được mục tiêu đó Như vậy không khác gì hành động không có kế hoạch vì bản chất của kế hoạch là xác định mục tiêu và vạch ra con đường để đạt được mục tiêu đó Có thể nói nếu không có theo dõi, đánh giá đồng nghĩa với không có kế hoạch và đã là qui trình kế hoạch hóa thì nhất thiết phải có theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.

Theo dõi, đánh giá là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý Nhà quản lý muốn có quyết định hợp lý cần phải dựa trên cơ sở thực trạng SXKD của doanh nghiệp Theo dõi để thu thập thông tin và đánh giá chính là để xử lý thông tin Khi đó thông tin đã trở thành dữ liệu, là cơ sở cho việc nhận định tình hình và ra quyết định.

II Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp 1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Theo dõi (giám sát)

Theo dõi (giám sát) là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổng hợp thông tin một cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt động SXKD cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch đang và đã được triển khai.

Trong khâu theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch, có thể giúp trả lời các câu hỏi như:

 Bản kế hoạch có được triển khai hay không?  Tiến độ triển khai như thế nào?

 Tiến độ và việc đảm bảo cung cấp nguồn lực như thế nào?  Kết quả, hiệu quả thực hiện?

1.2 Đánh giá

Đánh giá là quá trình thu thập thông tin, chứng cớ về đối tượng; tiến hành đánh giá và đưa ra những nhận xét, nhận định về mức độ đạt được theo các tiêu chí đã được đưa ra

Theo đó có thể định nghĩa đánh giá là đưa ra nhận xét và kết luận về một bản kế hoạch đang và đã được triển khai Mục đích là để xác định mức độ phù hợp, khả năng đạt được mục tiêu, tính hiệu quả và hiệu lực trong phát triển Đánh giá phải cung cấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, cho phép rút ra bài học, kinh nghiệm cho các kỳ kế hoạch tiếp theo.

Trong khâu đánh giá cho phép trả lời các câu hỏi như:

 Khả năng đạt được các chỉ tiêu kế hoạch như thế nào? Người quản lý có trách nhiệm như thế nào khi có các chỉ tiêu kế hoạch không đạt được? Những giải pháp ra sao?

 Sự tham gia của các bên trong công tác theo dõi, đánh giá như thế nào? Có cam kết nào trong bản kế hoạch không được thực hiện không? Vì sao?

 Nguồn ngân sách được phân bổ và sử dụng như thế nào?

 Bài học rút ra cho các bên? Cho công tác kế hoạch ở các kỳ tiếp theo?

1.3 Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá

Theo dõi và đánh giá là hai hoạt động bổ trợ cho nhau và chỉ thực sự có ý nghĩa khi chúng song hành cùng nhau Bởi nếu chỉ có theo dõi mà không có đánh giá thì việc theo dõi là không có ý nghĩa Còn nếu đánh giá mà không dựa trên cơ sở kết quả của theo dõi thì đó là việc đánh giá không có cơ sở.

Sự bổ trợ giữa theo dõi và đánh giá được thể hiện như sau:6

1.4 Phân loại theo dõi, đánh giá

1.4.1 Theo dõi, đánh giá thực hiện

Được thực hiện trong thời gian kế hoạch đang được triển khai và kết thúc thực hiện kế hoạch Theo đó thì có thể chia làm 2 loại:

6Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả.

Theo dõi. Làm rõ mục tiêu.

Gắn hoạt động với nguồn lực nhằm đạt mục tiêu.

Với sự kết hợp hoạt động này và nguồn lực tạo ra mục tiêu gì? Có đảm bảo đạt mục tiêu hay chưa? Lượng hóa mục tiêu thành các chỉ tiêu, chỉ số.

Thu thập số liệu, so sánh với chỉ tiêu.

Đánh giá.

Phân tích vì sao các kết quả mong muốn đạt được hay không.

Sự đóng góp của các hoạt động vào thực hiện kết quả.

Khảo sát quá trình thực hiện

Phát hiện các kết quả không lường

 Theo dõi, đánh giá giữa kỳ: Được thực hiện trong thời gian các hoạt động thực hiện kế hoạch vẫn đang diễn ra Chủ yếu mục đích của đánh giá giữa kỳ là: Thúc đẩy, phát triển hay điều chỉnh tổ chức, phương thức thực hiện… thậm chí điều chỉnh mục tiêu.

 Theo dõi, đánh giá cuối kỳ (kết thúc): Đánh giá ngay sau khi thời gian thực hiện kế hoạch kết thúc, khi đó tất cả các hoạt động được triển khai để đạt chỉ tiêu kế hoạch đã hoàn toàn chấm dứt Mục đích nhằm đánh giá: Thực hiện kế hoạch đạt bao nhiêu phần trăm? Hiệu quả thực hiện? Các yếu tố tác động của kế hoạch? Đây chính là cơ sở để bàn đến bản kế hoạch tiếp sau.

Tóm lại phương thức theo dõi, đánh giá này trả lời 2 câu hỏi:  Bản kế hoạch có được triển khai hay không?

 Bản kế hoạch triển khai như thế nào?

Để trả lời các câu hỏi đó, các thông tin sẽ lấy từ các hoạt động và đầu ra.

Sơ đồ 1-3: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá thực hiện.

( Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

1.4.2 Theo dõi, đánh giá kiểm chứng (tác động)

Đánh giá kết quả và tác động của kế hoạch Đánh giá xem bản kế hoạch sau khi được thực hiện có tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp như thế nào, góp phần đạt mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp như thế nào… Cơ sở của theo dõi kiểm chứng được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hoạt động

Đầu ra

Triển khai

Kết quả

Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá kiểm chứng.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

1.5 Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu

1.5.1 Chỉ số

Khái niệm: Chỉ số là một công cụ hay thước đo để đo mức độ tiến triển

trong công việc thực hiện mục tiêu Nghĩa là chỉ số chỉ là một thước đo, không có số.

Một số tiêu chí cần đảm bảo cho các chỉ số tốt (CREAM): 7

- C: Clear (Rõ ràng): Chính xác và không mập mờ.

- R: Relevant (Phù hợp): Phù hợp với đối tượng đang xét.- E: Economic (Kinh tế): Chi phí phải chăng.

- A: Adequate (Thỏa đáng): Có đủ căn cứ để đánh giá kết quả hoạt động.- M: Monitorable (Giám sát được): Thuận tiện cho việc kiểm chứng hoạt

Khái niệm: Chỉ tiêu là phần lượng hóa bằng con số của các mục tiêu.

Nói cách khác chỉ tiêu chính là cái đích cần đạt tới được lượng hóa bằng con số Các chỉ tiêu đưa ra cần phải đặt trên cơ sở hiểu rõ thực trạng và có tính khả thi để có thể đạt được khi kết thúc kế hoạch.

Một chỉ tiêu cần ít nhất 5 nội dung sau: - Nội dung định tính của chỉ tiêu - Nội dung định lượng của chỉ tiêu - Thời gian và địa điểm đo lường - Hạn định thời gian.

- Xu hướng (tăng hoặc giảm).

Mỗi chỉ tiêu cần phải đảm bảo các tiêu chí được gọi là SMART gồm: 8

Nói tóm lại: Chỉ tiêu dùng để đo lường kết quả (đích) đạt được là gì Chỉ

số là thước đo mức độ tiến triển, có tính chất giám sát Muốn đánh giá phải nhìn vào hệ thống chỉ tiêu, muốn theo dõi (giám sát) phải nhìn vào hệ thống chỉ số.

Nguồn: Giáo trình chương trình và dự án phát triển kinh tế- xã hội.

2 Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá

2.1 Nội dung

Công tác theo dõi, đánh giá là công tác mà hầu hết các tổ chức cấp quốc gia hay quốc tế, các hiệp hội, doanh nghiệp đều thực hiện Nhưng để tiếp cận lý thuyết một cách chính thống thì không phải tổ chức nào hay doanh nghiệp nào cũng quan tâm Và việc xây dựng một hệ thống theo dõi, đánh giá hoàn chỉnh về qui trình và nội dung ở Việt Nam mới chỉ được quan tâm ở cấp quốc gia còn đối với doanh nghiệp vẫn còn hiếm Có nhiều nguyên nhân trong đó có một phần do hạn chế về nhận thức và năng lực Ngay cả về lý thuyết vẫn còn rất nhiều tranh cãi Về mặt nội dung theo dõi, đánh giá đã có rất nhiều nghiên cứu của các chuyên gia và có những ý kiến khác nhau nhưng tóm lại có các nội dung chính như sau:

2.1.1 Xác định mục tiêu, đầu ra, hoạt động cần phải theo dõi, đánh giá

Trong nền kinh tế thị trường, những cơ hội cũng như thách thức trong kinh doanh luôn xuất hiện và mất đi nhanh chóng Doanh nghiệp với giới hạn về nguồn lực luôn phải chọn cho mình mục tiêu ưu tiên phát triển Bên cạnh mục tiêu ưu tiên có thể còn một số mục tiêu khác, nhưng nguồn lực cũng như các điều kiện khác đều phải tập trung vào thực hiện mục tiêu ưu tiên Điều đó cũng đồng nghĩa với việc theo dõi, giám sát chặt chẽ việc thực hện mục tiêu ưu tiên đó Với mỗi mục tiêu ưu tiên cần phải có những điều kiện cụ thể để có thể đạt được mục tiêu đó, đó có thể là những điều kiện về nguồn lực, phải có những hoạt động, đầu ra như thế nào…Tất cả điều đó doanh nghiệp đều phải dự tính từ trước thông qua việc xác định các cấp mục tiêu.

Đầu ra là những kết quả, sản phẩm cụ thể mà ta có thể tính toán, đo lường, nhận biết được, và phải xác định các đầu ra sao cho khi tất cả các đầu ra này được tạo thành thì mục tiêu cũng cơ bản được thực hiện Những đầu ra

đó cũng phải nằm trong sự kiểm soát để biết được khi nào thì đầu ra xuất hiện và đầu ra đó đã góp phần thực hiện mục tiêu như thế nào.

Hoạt động là những hành động cụ thể để đạt được đầu ra Một đầu ra có thể tạo thành bởi nhiều hoạt động khác nhau Do đó ta phải xác định được những hoạt động cơ bản đảm bảo khi tất cả các hoạt động đó được thực hiện thì đầu ra sẽ cơ bản được hình thành Việc thực hiện các hoạt động phải gắn liền với việc phân bổ ngân sách của doanh nghiệp.

2.1.2 Xác định các chỉ tiêu, chỉ số cần thiết ở tất cả các cấp mục tiêu

Mục tiêu ở mỗi cấp thấp khi được thực hiện sẽ góp phần đạt được mục tiêu ở cấp trên nó Trên thực tế muốn biết được mục tiêu đã đạt được hay chưa cần phải lượng hóa và đo lường chúng bằng hệ thống chỉ số, chỉ tiêu Để xác định một chỉ tiêu có thể dùng nhiều chỉ số Các chỉ tiêu có thể là định tính hoặc định lượng, chỉ tiêu đơn hoặc tổng hợp Nhưng để cho hệ thống đo lường bớt cồng kềnh và cho ra những kết quả chính xác, hệ thống thì nên sử dụng những chỉ tiêu mang nhiều tính định lượng và các chỉ tiêu tổng hợp.

2.1.3 Thu thập số liệu về tình trạng ban đầu của các chỉ số

Điều này giúp cho chúng ta xác định rõ xem ta đang ở đâu Xác định chính xác điểm xuất phát rất quan trọng để biết xem trong một khoảng thời gian cụ thể, với chi phí về nguồn lực cụ thể ta đã “đi được đến đâu”, đã cách vạch xuất phát bao xa và cách đích bao nhiêu nữa Đây chính là cơ sở cho công tác đánh giá giữa kỳ.

2.1.4 Xác định nguồn kiểm chứng (thông tin sẽ lấy ở đâu), thời gianphải đạt được các chỉ tiêu

Nguồn kiểm chứng là nơi, cách thức để thu thập thông tin Xác định nguồn kiểm chứng là xác định nguồn và các cách thức thu thập, xử lý thông

tin cần thiết để tính ra được giá trị của các chỉ số Đó là cơ sở để tránh đưa ra những chỉ số chung chung khó tính toán, giúp cho việc chủ động lập kế hoạch thu thập thông tin.

Mỗi chỉ tiêu cần có thời hạn cụ thể để bắt đầu và hoàn thiện Đây là cơ sở để kiểm soát tiến độ thực hiện kế hoạch Việc kiểm soát tiến độ giúp chủ động được việc điều phối và cung ứng nguồn lực Và là cơ sở xác định khi nào tiến hành đánh giá là hợp lý.

2.1.5 Thu thập thông tin một cách thường xuyên để đánh giá xem liệucác chỉ tiêu có đạt được không

Thông tin là yếu tố không thể thiếu trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý Trong trường hợp nguồn số liệu đã được biết rõ, doanh nghiệp cần phải quyết định cách thức thu thập số liệu, tần suất thu thập như thế nào…Việc xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh giúp cập nhật thông tin thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác Nhưng trong công tác thu thập thông tin, theo dõi để đạt kết quả đòi hỏi phải thu thập số liệu chất lượng theo các phương pháp, qui trình và hướng dẫn có sẵn.

2.1.6 Phân tích và báo cáo kết quả

Phân tích và báo cáo các kết quả hoạt động là bước thiết yếu Đây chính là lúc sử dụng các phát hiện và làm cho công tác theo dõi, đánh giá trở nên có ý nghĩa thiết thực Các nguồn thông tin sau khi đã được phân tích sẽ trở thành công cụ hữu hiệu trong quá trình ra quyết định của người quản lý Khi báo cáo cần xác định rõ nội dung báo cáo là gì? Mức độ chi tiết của thông tin? Khi nào thì cần báo cáo? Báo cáo cho ai?

2.1.7 Rút kinh nghiệm và chuẩn bị kế hoạch theo dõi, đánh giá cho kỳtiếp theo

Các số liệu không chỉ giúp cho việc nhận biết các kết quả đạt được phù hợp hay không phù hợp với mục tiêu đã đề ra mà qua đó còn giúp làm rõ những nguyên nhân, thấy được những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp Từ cái nhìn nhận tổng thể về sự phát triển của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch trước sẽ rút ra kinh nghiệm và là cơ sở để hoàn thiện kỳ kế hoạch tiếp theo Qua đó thể hiện sự phát triển bền vững của hệ thống theo dõi, đánh giá Hệ thống là một qui trình khoa học được duy trì, vận hành một cách liên tục bao gồm: Những yêu cầu, vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng, hệ thống thông tin kịp thời, chính xác, minh bạch và luôn có tính kế thừa.

2.2 Phương pháp theo dõi, đánh giá có sự tham gia

Có hai hình thức theo dõi, đánh giá đó là theo dõi, đánh giá bên ngoài và theo dõi, đánh giá nội bộ (tự theo dõi, đánh giá).

Theo dõi, đánh giá nội bộ với mục đích quản lý tốt hơn hoạt động của chính đơn vị mình Sự tham gia là của chính các thành viên trong tổ chức trong hệ thống theo dõi, đánh giá Các thành viên phù hợp với chức năng của mình mà tham gia xây dựng kế hoạch cũng như triển khai thực hiện công tác theo dõi, đánh giá nhằm duy trì và vận hành hệ thống một cách thông suốt và hiệu quả.

Theo dõi, đánh giá bên ngoài là theo dõi, đánh giá của các bên liên quan đối với tổ chức Chỉ có theo dõi, đánh giá bên ngoài là có sự tham gia của các bên liên quan, khi các bên liên quan nhận thấy họ có lợi ích hoặc trách nhiệm trong đó Theo dõi, đánh giá bên ngoài cũng có mục đích xây dựng, điều chỉnh hướng phát triển của tổ chức nhưng nó mang nhiều tính mệnh lệnh và bắt buộc, mang nhiều tính chất kiểm tra.

Phương pháp có sự tham gia thể hiện ở chỗ các bên liên quan hay là các thành viên trong tổ chức có quyền tham gia vào công tác lập kế hoạch và thực

hiện theo dõi, đánh giá Xác định rõ ai tham gia, tham gia như thế nào và phối hợp giữa các bên, các bộ phận trong tổ chức Khi các bên hay các thành viên cùng tham gia, phối hợp hiệu quả sẽ có vai trò rất lớn trong điều chỉnh hành động của tổ chức và trong việc lập kế hoạch cho giai đoạn sau.

3 Mối quan hệ giữa công tác kế hoạch và công tác theo dõi, đánh giá

3.1 Hệ thống theo dõi, đánh giá là công cụ trung gian tạo xúc tác để mongmuốn trở thành hiện thực

Kế hoạch đặt ra mục tiêu phát triển; Đó là mong muốn về tương lai với các kết cục dự kiến và các bước thực hiện hay con đường cần phải đi nhằm đạt được kết quả đó Trên thực tế không phải lúc nào dự kiến và thực tiễn cũng trùng khớp với nhau, do đó sẽ tồn tại những sai lệch Mong muốn của các nhà quản lý là nắm được những sai lệch này và lý giải được vì sao, bởi đó có thể là nguyên nhân làm cho mong muốn không thể thực hiện được

Sơ đồ 1-5: Sai lệch giữa mục tiêu và thực hiện kế hoạch

(Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả)

Hệ thống theo dõi, đánh giá là cơ sở để biết tiến độ thực hiện kế hoạch, là cách để biết được ta đang ở đâu, liệu ta đã đi đúng hướng hay chưa, ta còn cách đích bao xa, liệu ta có thể đến được đích hay không Điều đó cũng có

Mục tiêu

Thực hiện

Mục tiêu

Thực hiện

nghĩa là công cụ theo dõi, đánh giá đã góp phần làm cho kế hoạch trở thành thực tiễn, kế hoạch là một qui trình chứ không đơn thuần là bản kế hoạch.

3.2 Kế hoạch là cơ sở để xây dựng khung theo dõi, đánh giá

Kế hoạch là cơ sở để xác định mục tiêu ưu tiên phát triển của doanh nghiệp, là cơ sở để xác định các cấp mục tiêu Đây chính là cột đầu tiên trong khung theo dõi, đánh giá Sau khi tiến hành xây dựng các cấp mục tiêu, doanh nghiệp tiến hành xác định các chỉ số, chỉ tiêu để lượng hóa các mục tiêu đó

Sơ đồ 1-6: Xây dựng chỉ số, chỉ tiêu dựa vào các cấp mục tiêu kế hoạch.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

3.3 Kế hoạch là mục tiêu của theo dõi, đánh giá

Khi đã được thành lập, hệ thống theo dõi, đánh giá quay trở lại lấy kế

Kết quả của theo dõi là một loạt con số thống kê về kết quả thực hiện của một loạt các chỉ tiêu kế hoạch cần thiết Những con số này sẽ được so sánh với các chỉ tiêu kế hoạch, đánh giá và đưa ra kết luận về thực trạng, khả năng hoàn thành kế hoạch, khả năng vượt kế hoạch… Đây là những thông tin vô cùng quan trọng cho việc ra quyết định của người quản lý.

Nói tóm lại giữa kế hoạch và theo dõi, đánh giá có mối quan hệ tác động

qua lại, phụ thuộc lẫn nhau, bởi:

Kế hoạch thể hiện mong muốn về tương lai, là mục tiêu mong muốn ứng với nguồn lực cụ thể trong thời gian nhất định Theo dõi, giám sát là biện pháp nhằm bảo đảm rằng các hành động của chúng ta là phù hợp, nhất quán

với mục tiêu đề ra Như vậy họ chính là những “Người đồng hành”.

Kế hoạch giúp xác định mục tiêu còn theo dõi, đánh giá giúp duy trì và tái định hướng những hành động và kết quả thực hiện.

Người quản lý không thể lập kế hoạch có hiệu quả nếu như không có đủ những thông tin chính xác và kịp thời Quá trình theo dõi, đánh giá cung cấp cho họ những thông tin chủ yếu và đáng tin cậy.

Người quản lý khó có thể thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá có hiệu quả nếu thiếu kế hoạch để xác định mục đích của theo dõi, đánh giá là gì Như vậy kế hoạch và theo dõi, đánh giá bổ sung, hỗ trợ nhau.

4 Sự cần thiết phải có hệ thống theo dõi, đánh giá

Trong qui trình kế hoạch hóa doanh nghiệp thì hai khâu kiểm tra (Check), điều chỉnh (Act) là những khâu quan trọng và không thể thiếu để giúp cho việc thực hiện kế hoạch hợp lý và đạt được mục tiêu đặt ra Công tác theo dõi, đánh giá mang lại rất nhiều thông tin cho doanh nghiệp cũng như

góp phần quan trọng trong quá trình ra quyết định của nhà quản lý bởi nó có rất nhiều ưu điểm.

4.1 Chức năng cung cấp thông tin

Hệ thống theo dõi, đánh giá được xây dựng với việc lượng hóa tất cả các cấp mục tiêu thông qua hệ thống chỉ tiêu, chỉ số và đo lường, thu thập thông tin về các chỉ số đó Do đó thông tin và tất cả số liệu được thu thập có hệ thống tại tất cả các cấp mục tiêu, được phân tích và đánh giá tổng thể và cho kết quả đáng tin cậy Các thông tin sẽ luôn được cập nhật, phản ánh chính xác và kịp thời những biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đó là những thông tin phản ánh thực trạng phát triển của doanh nghiệp.

4.2 Theo dõi, đánh giá với chức năng là một công cụ quản lý

Hệ thống theo dõi, đánh giá cho phép các nhà quản lý hình dung được mục tiêu ở phía trước là gì, cần phải làm gì, cần phải biết được nhân viên của mình đang làm gì… Hệ thống cho phép nhìn nhận tình hình hiện tại một cách bao quát nhất, biết được thông tin về tiến độ, những thuận lợi hay khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải, những tình huống khó có thể lường trước… Tất cả đều cho phép các nhà quản lý sẽ đưa ra được những quyết định kịp thời, chính xác nhằm đưa doanh nghiệp thực sự đi đúng hướng.

4.3 Tăng cường tính minh bạch và tính trách nhiệm

Khi hệ thống được lập lên và được thực hiện bởi tất cả các cá thể trong doanh nghiệp thì họ tự cảm thấy trong mỗi hoạt động của doanh nghiệp đều có sự tham gia của họ Mỗi cá nhân đó sẽ thấy trách nhiệm và lợi ích của bản thân trong lợi ích và sự phát triển của doanh nghiệp

Ngay từ khi thành lập khung theo dõi, đánh giá tất cả thành viên đều được biết mục tiêu, các hoạt động của công ty, tất cả mọi người sẽ không chỉ biết công việc của riêng mình mà còn biết công việc của những người khác.

Do đó họ có thể hỗ trợ lẫn nhau và có tinh thần trách nhiệm cao hơn Hơn nữa, các chỉ tiêu và chỉ số cũng được công bố ngay từ đầu, đây chính là cơ sở để nhân viên biết được đâu sẽ là tiêu chuẩn, họ sẽ làm việc một cách tự giác để có thể đạt được những tiêu chuẩn đó Còn những người quản lý cũng có một thước đo tiêu chuẩn để biết được như thế nào là đạt yêu cầu Hệ thống theo dõi, đánh giá cho phép có được một hệ thống thông tin toàn diện, thông tin được chia sẻ không chỉ theo chiều dọc mà còn theo chiều ngang do đó tăng cường tính minh bạch trong hệ thống.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THEO DÕI,

ĐÁNH GIÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LA

I Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Đại La

1 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức

1.1 Lịch sử hình thành

Công ty cổ phần Đại La nguyên là Xí nghiệp gạch ngói Văn Điển được

Nhà nước cấp đất xây dựng từ năm 1969 và chính thức thành lập năm 1971, với chức năng chuyên sản xuất gạch ngói đất sét nung trên lò thủ công Xí nghiệp trực thuộc Sở xây dựng Hà Nội Hàng năm Xí nghiệp thực hiện chỉ tiêu pháp lệnh trên giao và được cụ thể hóa bằng các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán trao đổi hàng hóa về số lượng, chất lượng được phân đều cho các tháng, quí trong năm.

Tên công ty: Công ty cổ phần Đại La.

Tên giao dịch quốc tế: Dai La joint stock company.Tên viết tắt: DAILACO.

Đơn vị chủ quản: Tổng công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị Trụ sở chính: Vĩnh Quỳnh- Thanh Trì – Hà Nội.

Giám đốc công ty: Hoàng Văn Bình Tel: (04) 6881372- (04) 6881373 Fax: (04) 6883229.