SKKN- Quản lý hồ sơ học vụ

Thực tế ở Âu Lạc học sinh bỏ học giám thị mời nhiều lần phụ huynh đề nghị rút hồ sơ, nhưng phụ huynh dường như không quan tâm nên không đến, trải qua nhiều năm khi có việc cần đến, họ mớ

PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO QUẬN TÂN BÌNH

TRƯỜNG THCS ÂU LẠC

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:

QUẢN LÝ TỐT HỒ SƠ HỌC VỤ TRONG NHÀ TRƯỜNG

THỰC HIỆN : LƯƠNG THỊ ĐỨC

CHỨC VỤ : TỔ TRƯỞNG TỔ HC-QT

NĂM HỌC : 2006-2007

1

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

NĂM HỌC 2006-2007

I ĐẶT VẤN ĐỀ

II NỘI DUNG CHÍNH

A/ Sổ Đăng Ký học sinh ( Sổ Danh Bộ )

B/ Hồ Sơ và Học Bạ học sinh

1 Hồ Sơ và Học bạ đang sử dụng trong năm 2006-2007

2 Hồ Sơ Học bạ từ năm 2006 trở về trước

III MẶT TÍCH CỰC VÀ HẠN CHẾ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

1 Tích cực

2 Hạn chế

IV NHỮNG BÀI HỌC KHI THỰC HIỆN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

V KẾT LUẬN

* PHẦN PHỤ LỤC

I ĐẶT VẤN ĐỀ :

Tiếp tục thực hiện đổi mới chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục phổ thông, từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả giáo dục trung học Từng bước hòan thiện trường lớp, xây dựng cơ sở vật chất nhằm đảm bảo yêu cầu nâng cao chất lượng giáo dục Trong đó công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ học vụ có vị trí rất quan trọng trong họat động của nhà trường Thực hiện tốt công này sẽ giúp cho việc lưu giữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá được hình thành trong quá khứ Thực tế ở Âu Lạc học sinh bỏ học giám thị mời nhiều lần phụ huynh đề nghị rút hồ sơ, nhưng phụ huynh dường như không quan tâm nên không đến, trải qua nhiều năm khi có việc cần đến, họ mới đến trường xin rút hồ sơ; có cả trường hợp đã rút hồ sơ rồi, thời gian trôi qua quên lại đến xin rút hồ sơ Quản lý tốt hồ sơ học vụ trong nhà trường sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người, còn làm bằng chứng và tra cứu

II NỘI DUNG CHÍNH:

Làm công tác giám thị, liên hệ nhiều với phụ huynh, tôi đã gặp những trường hợp phụ huynh và học sinh đến liên hệ nhà trường để xin nhận một lọai hồ sơ nào đó như học bạ, bằng cấp…hoặc xin xác nhận về thời gian học tập tại trường cách đây đã lâu đều phải chờ đợi vì nhân viên văn thư phải tìm kiếm hồ sơ liên quan đến học sinh đó mất nhiều thời gian do công tác quản lý, lưu trữ còn chưa khoa học, việc bảo quản, bàn giao khi thay đổi công tác còn xem nhẹ dẫn đến hậu quả để tìm kiếm được thông tin về đối tượng cần xác nhận hoặc rút hồ sơ mất nhiều thời gian, làm phiền lòng phụ huynh phải đi lại

Công tác tại trường đã hơn 25 năm, thời gian làm GV giảng dạy lớp tôi không quan tâm đến hồ sơ học vụ, 9 năm làm công tác giám thị, đảm nhiệm làm hồ sơ thi khối 9, đồng thời được sự phân công của Hiệu trưởng nhiệm vụ Tổ trưởng tổ Hành chính quản trị, tôi thực sự quan tâm đến hồ sơ học vụ, mong muốn việc quản lý hồ sơ học vụ được chính xác, khoa học, nhanh gọn phục vụ tốt cho mọi hoạt động của nhà trường, phụ huynh và học sinh khi cần thiết

Theo văn bản 3107/PTC3 của Bộ Giáo Dục và hướng dẫn 100/TT ngày 07 tháng 08 năm 1993 của Sở Giáo Dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh hồ sơ học vụ trong nhà trường phổ thông gồm có những loại hồ sơ quy định như sau:

1 Hồ sơ tuyển sinh vào lớp đầu cấp

2 Sổ đăng ký học sinh (sổ Danh bộ)

3 Hồ sơ và học bạ học sinh

4 Sổ chuyển trường (chuyển đến và chuyển đi)

5 Sổ gọi tên và ghi điểm lớp

6 Sổ ghi đầu bài

7 Hồ sơ lên lớp và ở lại lớp hàng năm

8 Sổ cấp văn bằng

Trong những loại hồ sơ trên tôi xin trình bày cách lưu trữ và sử dụng có hiệu quả trong

2 loại hồ sơ sau :

A / Sổ Đăng ký học sinh (Sổ Danh bộ ) :

3

Để lập sổ Danh bộ nhanh, chính xác ta cần thực hiện như sau:

-Photo mẫu sổ Danh bộ (01 trang) hướng dẫn giáo viên chủ nhiệm kê khai theo danh sách lớp (lớp đầu cấp), những học sinh mới chuyển trường từ quận, huyện, tỉnh khác ghi sau cùng Lưu ý giáo viên chủ nhiệm ghi đầy đủ các chi tiết theo mẫu, lấy khai sinh làm gốc và không ghi tên những học sinh đã lưu ban năm trước

-Sau khi đã có danh sách học sinh, ta bắt đầu đánh số danh bộ cho từng học sinh

VD: 0001/06 bắt đầu từ học sinh thứ nhất của lớp 6/1 đến học sinh cuối của lớp cuối cùng khối 6

Sau đó ta mới bắt đầu đánh số cho học sinh mới chuyển đến, cũng theo thứ tự từ khối 69 cho đến học sinh chuyển đến cuối cùng

-Có số danh bộ cho từng học sinh rồi, ta bắt đầu nhập sổ theo quy định, không để trùng số danh bộ, nhảy số danh bộ, bôi xóa trong sổ danh bộ

-Sổ danh bộ phải hoàn thành cuối tháng 10 và kết sổ vào cuối tháng 4

-Mỗi năm đều phải thành lập sổ danh bộ đăng ký danh sách số học sinh mới tuyển và chuyển đến Học sinh cũ chỉ cần cập nhật tên lớp đang theo học

-Sổ Danh bộ có đánh số quyển và được Hiệu trưởng ký duyệt mỗi năm

-Sổ Danh bộ phải được bảo quản và lưu giữ cẩn thận Khi có học sinh rút học bạ chuyển đi phải được cập nhật ngày, tháng, năm, ký nhận đủ hồ sơ, ghi rõ tên người nhận

 Điều này giúp ta dễ dàng nhận biết học sinh còn hồ sơ trong trường hay không

Thực hiện sổ danh bộ tốt sẽ giúp chúng ta xác định chính xác học sinh đó đã học tại trường năm học nào, hồ sơ học bạ còn để tại trường không Nếu đã nhận học bạ thì ai nhận và nhận vào thời gian nào Chúng ta sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và việc trả lời, hướng dẫn phụ huynh hoặc học sinh sẽ nhanh gọn, chính xác và đầy sức thuyết phục

B/ Hồ Sơ và học bạ học sinh: Bao gồm 2 loại

1/ Hồ sơ và học bạ đang sử dụng trong năm học 2006-2007:

Sau khi đã kiểm tra đủ số lượng học bạ theo danh sách lớp, nên thực hiện theo các bước sau:

- Xếp thứ tự học bạ theo vần A,B,C, dán số thứ tự cho mỗi học bạ ở góc phải (Giấy dán được mua và dùng bút mực không xóa được viết số thứ tự), số thứ tự của học bạ phải khớp với danh sách lớp

 Việc đánh số học bạ này giúp tìm kiếm nhanh một học bạ nào đó khi cần thiết Giấy dán này dễ dàng tháo ra vì giáo viên chủ nhiệm dán ở phía ngoài bao nylon Có thể tạo nét thẩm mỹ có thể chọn màu giấy dán giống màu hộp chứa học bạ

4

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

01

HỌC BẠ

TRUNG HỌC CƠ SỞ Họ và tên học sinh

VD: Ta cần kiểm tra học bạ Đỗ Thị Hồng Ngọc lớp 9/1  Mở sổ gọi tên ghi điểm: Đỗ Thị Hồng Ngọc số thứ tự 12  Mở tủ lấy học bạ 9/1 Tìm học bạ có gắn số 12 ở bên phải  Thao tác này chỉ trong vòng 1 2 phút ta đã thực hiện xong

- Các loại giấy tờ liên quan đến học sinh sau khi đã được kiểm tra cẩn thận, xác định là chính xác, khớp nhau dựa vào khai sinh là gốc được lưu giữ trong từng hồ sơ của học sinh như sau:

 Khai sinh (bản sao) + Bằng cấp 1 + Giấy chứng nhận nghề phổ thông (nếu có) được xếp thứ tự và bấm dính vào tờ bìa (mặt bên trong của học bạ)

Việc làm này giúp bảo quản tốt hồ sơ liên quan đến học sinh tránh thất lạc, tiện cho việc kiểm tra (chỉ cần mở trang đầu học bạ là có thể đối chiếu các lọai giấy tờ), dễ dàng tháo ra khi cần mà không ảnh hưởng đến học bạ(trước đây các loại giấy tờ thường dán keo, khi cần tháo ra thường bị rách khai sinh)

 Các loại giấy tờ còn lại đối với một số hồ sơ mới chuyển từ các quận, huyện, tỉnh về như: Giấy giới thiệu chuyển trường, Bản sao tạm trú, Hộ khẩu, Đơn xin nhập học…) được bấm dính vào bìa sau học bạ(mặt trong)  Việc này giúp lưu giữ các giấy tờ này không bị thất lạc, khi cần thiết cũng có thể kiểm tra dễ dàng và tránh được tình trạng quá nhiều loại giấy tờ ở trang đầu

-Sau khi hoàn tất việc cập nhật các loại giấy tờ, hồ sơ học bạ được xếp thứ tự theo số đã quy định để vào một hộp nhựa, ngòai hộp nhựa ghi rõ tên lớp

 Hộp chứa học bạ giúp để ngăn nắp, đúng vị trí, đẹp và dễ dàng di chuyển mọi nơi mà không sợ thất lạc hồ sơ Hộp chứa học bạ nên chọn 4 màu khác nhau cho khối 6,7,8,9 để phân biệt khối lớp, đồng thời tăng phần sinh động về màu sắc

-Cuối cùng cần có 02 tủ để chứa tòan bộ học bạ của trường Ngòai tủ quy định ngăn nào dành cho khối lớp nào Chìa khóa tủ học bạ nên để chung vào một chùm có móc khóa, đánh số cho từng chìa để dễ dàng mở khi cần thiết

VD: khóa có số 6 - Mở tủ học bạ khối 6

2/ Hồ sơ học bạ từ 2006 trở về trước (Học bạ học sinh nghỉ học)

-Trước hết cần phân loại học bạ theo từng năm,phân loại theo khối lớp,thống kê danh sách từng học bạ theo thứ tự A,B,C, danh sách này photo thêm 01 bản Bản danh sách

9/1

5

chính được để chung vào tập học bạ đó Bản danh sách photo sẽ được lưu chung theo thứ tự năm Đây là bản ta dùng để kiểm tra trước khi tìm học bạ theo đề nghị của phụ huynh hoặc học sinh Vì sẽ có trường hợp phụ huynh hoặc học sinh không nhớ chính xác thời điểm học cách đây đã lâu Lúc này ta sẽ tra từng danh sách cho đến khi tìm đúng tên, đúng lớp, đúng năm học Lúc này ta có thể mở tủ lấy được học bạ khớp với danh sách ta đã kiểm tra mà không cần phải mở từng học bạ xem tên

-Tuy nhiên để lưu giữ học bạ ngăn nắp, chính xác cũng cần có hộp chứa học bạ khác màu với 4 màu của 4 khối lớp đang sử dụng Ngoài hộp ghi rõ năm học (loại học bạ này rất ít, tùy theo năm)

Cách sắp xếp này giúp chúng ta nhanh chóng trả lời phụ huynh và học sinh là có học bạ hay không Nếu không ta sẽ hướng dẫn phụ huynh hoặc học sinh cách giải quyết, tránh được tình trạng đi lại nhiều lần mà không có kết quả

* Hiện nay có thể áp dụng công nghệ thông tin vào công việc này rất thuận lợi ,giải quyết nhanh trường hợp PH đến rút học bạ Nhân viên quản lý hồ sơ học vụ có thể nhập vi tính lưu trên máy hoặc trên đĩa mềm danh sách học sinh bỏ học mỗi năm theo mẫu sau:

DANH SÁCH HỌC SINH BỎ HỌC CHƯA RÚT HỒ SƠ

NĂM HỌC: 200 - 200…

STT TÊN HỌC SINH LỚP NGÀY THÁNG

NĂM NGHỈ HỌC

HỌ TÊN NGƯỜI RÚT HỒ SƠ

NGÀY THÁNG NĂM RÚT HỒ SƠ

Khi có PH đến rút hồ sơ,chỉ cần mở máy vi tính kiểm tra , nhân viên quản lý hồ sơ học vụ có thể biết được học bạ còn được lưu giữ tại trường hay không và có thể giải quyết được cho PH một cách nhanh chóng

III MẶT TÍCH CỰC VÀ HẠN CHẾ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:

1.Tích cực:

-Giúp ta sắp xếp hồ sơ ngăn nắp,khoa học, sử dụng có hiệu quả, độ chính xác cao

-Tiết kiệm thời gian, công sức trong việc kiểm tra và phục vụ tốt cho việc tìm kiếm những thông tin trong quá khứ

-Thể hiện sự văn minh, khiếu thẩm mỹ, óc sáng tạo trong công việc

2 Hạn chế:

-Nhân viên phụ trách công tác học vụ thường kiêm nhiệm nhiều việc

-Cần phải được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ

- Phải có lòng yêu nghề vì đây là công việc dễ nhàm chán và đòi hỏi làm việc tập trung cao

-Việc thay đổi nhân viên phụ trách học vụ dẫn đến hồ sơ bàn giao qua lại nhiều lần và người quản lý hồ sơ không liên tục, tất nhiên công việc sẽ kém hiệu quả hơn

IV NHỮNG BÀI HỌC KHI THỰC HIỆN SÁNG KIẾN VÀ VẬN DỤNG KINH NGHIỆM:

-Muốn thực hiện tốt công việc phải nghiên cứu tài liệu liên quan, học hỏi nhiều, rút kinh nghiệm từ những đồng nghiệp đã thực hiện trước

-Làm việc có ý thức, trách nhiệm cao, đòi hỏi chính xác, khoa học, đúng thời gian

-Yêu thích công việc, có khiếu thẩm mỹ, ngăn nắp Làm việc theo phương châm “Hết việc không hết giờ”

V KẾT LUẬN:

Do quan tâm đến hồ sơ học vụ, tôi đã tìm hiểu và trên đây là một số suy nghĩ của riêng tôi chắc chắn sẽ còn rất nhiều thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp của cấp trên và quý đồng nghiệp

7

* PHẦN PHỤ LỤC:

Tài liệu tham khảo:

-CV 3107/PTC3 của Bộ Giáo Dục

-Hướng dẫn số 100/TT ngày 07/08/1993 của Sở Giáo Dục và Đào Tạo Thành phố Hồ Chí Minh

-Giáo trình Quản Lý Hành Chính của Học viện Hành Chính Quốc Gia

Âu Lạc ngày 29 tháng 04 năm 2007

Người thực hiện

Lương Thị Đức

NHẬN XÉT CỦA HIỆU TRƯỞNG

NHẬN XÉT CỦA PHÒNG GIÁO DỤC

9