Tiểu luận quản trị học QUẢN TRỊ sự THAY đổi

I. QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI 1. Quản lý sự thay đổi 1.1 Hiểu biết về sự thay đổi Trong hoạt động kinh doanh có một thực tế cơ bản, đó là một tổ chức hễ không thay đổi tất sẽ suy tàn. Hãy nhìn các công ty hùng mạnh trên thế giới hiện nay thì biết. Cách đây 10 hay 20 năm họ đang ở đâu? Họ đã phát triển, đã thay đổi mô hình kinh doanh, hoặc bỗng dưng xuất hiện? Những thương hiệu đã từng tồn tại khi bạn chưa vào đời nay sao rồi? Những hãng hàng không, ngân hàng, công ty sản xuất xe hơi, hoặc công ty công nghiệp nặng, họ đã làm thế nào để giảm chi phí và đương đầu với các đối thủ cạnh tranh càng ngày càng đáng gờm? Tất cả đều phải nhanh chóng thích nghi một cách sáng tạo với các sản phẩm, quy trình và quan niệm kinh doanh mới, bằng không sẽ tuột dốc trên thị trường. Vì vậy, thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của việc quản lý kinh doanh ngày nay. Để giữ được vị trí trong thị trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, các công ty và các cá nhân trong đó phải nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi. 1.1.1 Tại sao lại thay đổi Thay đổi ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của cuộc sống, vì vậy việc chủ động tiếp cận sự thay đổi là cách duy nhất để đảm bảo tương lai, cho dù đó là cá nhân hay công ty. Hãy tiếp cận sự thay đổi bằng tư tưởng cởi mở và học cách phát huy những yếu tố tích cực. Quản trị quá trình thay đổi là những kỹ năng kiểm soát sự thay đổi, có tác dụng hạn chế đến mức tối thiểu những ảnh hưởng tiêu cực, đồng thời khai thác triệt để những cơ hội, lợi ích mà sự thay đổi có thể mang lại. Các công ty cũng như các cá nhân hãy cởi mở với sự thay đổi, nhận thấy các tác dụng của nó và cần thay đổi một cách tự nhiên. 1.1.2 Nguyên nhân của sự thay đổi Để xử lý một cách hiệu quả khi tốc độ của sự thay đổi ngày càng tăng, chúng ta cần phải hiểu biết được các nguyên nhân sâu xa của sự thay đổi. Những thay đổi cụ thể trong nội bộ của một công ty và thị trường bên ngoài thường bắt nguồn từ sự thay đổi trong xã hội, kinh tế hay công nghệ. Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 2 Các nguyên nhân xã hội Xu hướng tiêu dùng và những xu hướng chung trong xã hội không những ảnh hưởng đến con người mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các công ty. Nó gây ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ và các loại hình kinh tế khác. Các nguyên nhân kinh tế Xu hướng thay đổi kinh tế toàn cầu hoá, cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước. Trong xu hướng thay đổi đó, thị trường và dòng tiền có thể biến động mạnh, hình thức cạnh tranh có thể thay đổi nhiều, công nghệ và phát minh có thể vượt qua những gì hiện có. Điều này buộc các công ty phải điều chỉnh theo những thay đổi bất ngờ ở mọi cấp. Các nguyên nhân về công nghệ Cách mạng công nghệ thông tin (IT) với tốc độ ngày càng gia tăng ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ và mua bán. 1.1.3 Nhận biết các nguồn thay đổi Thay đổi có thể đến từ nhiều hướng: từ cấp trên, hay cấp dưới trong công ty, từ sáng kiến cá nhân và từ bên ngoài. Thay đổi từ bên trong như chuyển huớng hoạt động của tổ chức. Thay đổi lớn thường xuất phát từ cấp cao nhất; hay từ nhân viên trong nội bộ công ty. Phản ứng với đối thủ cạnh tranh như sản phẩm mới, hạ giá bán sản phẩm… Phản ứng với môi trường xung quanh  Pháp lý: như chính sách của Chính phủ thay đổi; Cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước; Niêm yết trên thị trường chứng khoán các công ty đã được cổ phần hoá; Không được vừa kiểm toán vừa cung cấp dịch vụ kế toán…  Các nhà đầu tư: Áp lực về cổ tức; Bán cổ phiếu…  Khách hàng: Sự trung thành của khách hàng; Ý kiến đóng góp của khách hàng

QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

“Hã h c h i từ sự th y đ i

Đó là điề d y n ất sẽ lu n b t biế ”

Anth n J D’An elo

1 Quản lý sự tha đổi

1.1 Hiểu biết v sự thay đ i

Trong hoạt động kinh doanh có một thực tế cơ bản, đó là một tổ chức hễ không thay đổi tất sẽ suy tàn Hãy nhìn các công ty hùng mạnh trên thế giới hiện nay thì biết Cách đây 10 hay 20 năm họ đang ở đâu? Họ đã phát triển, đã thay đổi mô hình kinh doanh, hoặc bỗng dưng xuất hiện? Những thương hiệu đã từng tồn tại khi bạn chưa vào đời nay sao rồi? Những hãng hàng không, ngân hàng, công ty sản xuất xe hơi, hoặc công ty công nghiệp nặng, họ đã làm thế nào

để giảm chi phí và đương đầu với các đối thủ cạnh tranh càng ngày càng đáng gờm? Tất cả đều phải nhanh chóng thích nghi một cách sáng tạo với các sản phẩm, quy trình và quan niệm kinh doanh mới, bằng không sẽ tuột dốc trên thị trường Vì vậy, thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của việc quản lý kinh doanh ngày nay Để giữ được vị trí trong thị trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, các công ty và các cá nhân trong đó phải nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi

1.1.1 Tại sao lại thay đổi

Thay đổi ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của cuộc sống, vì vậy việc chủ động tiếp cận sự thay đổi là cách duy nhất để đảm bảo tương lai, cho dù đó là cá nhân hay công ty Hãy tiếp cận sự thay đổi bằng tư tưởng cởi mở và học cách phát huy những yếu tố tích cực Quản trị quá trình thay đổi là những kỹ năng kiểm soát sự thay đổi, có tác dụng hạn chế đến mức tối thiểu những ảnh hưởng tiêu cực, đồng thời khai thác triệt để những cơ hội, lợi ích mà sự thay đổi

có thể mang lại Các công ty cũng như các cá nhân hãy cởi mở với sự thay đổi, nhận thấy các tác dụng của nó và cần thay đổi một cách tự nhiên

1.1.2 Nguyên nhân của sự thay đổi

Để xử lý một cách hiệu quả khi tốc độ của sự thay đổi ngày càng tăng, chúng ta cần phải hiểu biết được các nguyên nhân sâu xa của sự thay đổi Những thay đổi cụ thể trong nội bộ của một công ty và thị trường bên ngoài thường bắt nguồn từ sự thay đổi trong xã hội, kinh tế hay công nghệ

- Các nguyên nhân xã hội

Xu hướng tiêu dùng và những xu hướng chung trong xã hội không những ảnh hưởng đến con người mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các công ty Nó gây ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ và các loại hình kinh tế khác

- Các nguyên nhân kinh tế

Xu hướng thay đổi kinh tế toàn cầu hoá, cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước Trong xu hướng thay đổi đó, thị trường và dòng tiền có thể biến động mạnh, hình thức cạnh tranh có thể thay đổi nhiều, công nghệ và phát minh có thể vượt qua những gì hiện có Điều này buộc các công ty phải điều chỉnh theo những thay đổi bất ngờ ở mọi cấp

- Các nguyên nhân về công nghệ

Cách mạng công nghệ thông tin (IT) với tốc độ ngày càng gia tăng ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ và mua bán

1.1.3 Nhận biết các nguồn thay đổi

Thay đổi có thể đến từ nhiều hướng: từ cấp trên, hay cấp dưới trong công ty, từ sáng kiến cá nhân và từ bên ngoài

- Thay đổi từ bên trong như chuyển huớng hoạt động của tổ chức Thay đổi lớn thường

xuất phát từ cấp cao nhất; hay từ nhân viên trong nội bộ công ty

- Phản ứng với đối thủ cạnh tranh như sản phẩm mới, hạ giá bán sản phẩm…

- Phản ứng với môi trường xung quanh

 Pháp lý: như chính sách của Chính phủ thay đổi; Cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước; Niêm yết trên thị trường chứng khoán các công ty đã được cổ phần hoá; Không được vừa kiểm toán vừa cung cấp dịch vụ kế toán…

 Các nhà đầu tư: Áp lực về cổ tức; Bán cổ phiếu…

 Khách hàng: Sự trung thành của khách hàng; Ý kiến đóng góp của khách hàng

Bảng 1.1 Những nguồn lực kinh tế - xã hội dẫn đến nhu cầu đổi mới trong tổ chức

tin liên kết con người

toàn cầu nhiều hơn

 Các dòng luân chuyển vốn toàn cầu nhiều hơn

BÃO HÒA KINH T NỘI ĐỊA

 Tăng trưởng nội địa chậm

 Nhiều nhà xuất khẩu hơn

 Nhiều quy định được bãi bỏ

SỰ SỤP ĐỔ CỦA

MỘT SỐ NƯỚC XHCN

 Nhiều quốc gia liên kết với hệ thống

tư bản chủ nghĩa hơn

 Tư hữu hóa nhiều hơn

TOÀN CẦU HÓA CÁC THỊ TRƯỜNG VÀ CẠNH TRANH

NHIỀU NGUY CƠ HƠN

SỰ THAY ĐỔI QUY MÔ LỚN HƠN TRONG CÔNG TY

Để phòng tránh nguy cơ và tận dụng cơ hội, các tổ chức phải tăng sức cạnh tranh Những phương pháp thay đổi thường thấy là:

 Chương trình chất lượng  Thay đổi văn hóa công ty

1.1.4 Phân loại sự thay đổi

Thay đổi được chia chủ yếu thành hai loại: từ từ và cấp thời Trong hai loại này được chia thành nhiều loại và có sự kết hợp giữa các loại với nhau

- Phân tích sự thay đổi

Cả thay đổi từ từ hay cấp thời có thể tùy thuộc vào sự phản ứng hoặc sự năng động sáng tạo tùy theo bạn thực hiện việc thay đổi một cách tự nguyện hay là do phản ứng lại với áp lực của

sự phát triền khác Trong thực tế, thay đổi thường kết hợp các yếu tố phản ứng và năng động

- Thay đổi tức thời

Là những thay đổi xảy ra bất ngờ và đáng kể đem lại kết quả rõ ràng Sự thay đổi có thể là về việc kinh doanh hay cơ cấu tổ chức mặc dù cả hai thường có khuynh hướng đi chung, thường

là những thay đổi có quy mô lớn nhưng không phải lúc nào cũng vậy Tuy nhiên, nếu hiện tại công ty đang thành công thì khó làm cho nhân viên có thể chấp nhận được sự thay đổi tức thời, hãy hoạch định toàn diện, cân nhắc các kỹ năng một cách chi tiết để giảm rủi ro

Hình 1.1: Thay đổi từ từ

 Bài học thành công khi thay đổi của KodaK

Khởi đầu và lớn mạnh

Với câu slogan “you press the button, we do the rest” (Tạm dịch: Bạn chỉ cần ấn nút, chúng tôi lo phần còn lại), George Eastman, người sáng lập ra công ty Eartman Kodak lừng danh toàn cầu, đã giới thiệu chiếc máy chụp hình đơn giản đầu tiên đến tay người tiêu dùng vào năm 1888 Và từ ấy, Eartman Kodak đã luôn luôn đi đầu trong việc cung cấp sản phẩm mới, phong phú, đa dạng nhưng lại đơn giản ai cũng có thể sử dụng được Nhờ vậy, chụp hình không còn là việc khó khăn dành riêng cho nhà chuyên nghiệp, mà chỉ là một cái “click“ rất đơn giản với tất cả mọi người

Khởi đầu sự nghiệp từ năm 1880, sau những va vấp ban đầu, Kodak đã vươn lên thành một trong những công ty hàng đầu thế giới về các loại máy chụp hình và phim ảnh tráng rửa Dựa trên các nguyên tắc: Sản phẩm đại trà với giá sản phẩm rẻ, xây dựng chiến lược phân phối toàn cầu, quảng cáo khắp nơi và luôn tập trung vào khách hàng, Kodak đã thành công trong xây dựng thương hiệu của mình Năm 2004, doanh thu thuần của Kodak là 13,5 tỷ USD, với hơn một nửa từ thị trường ngoài Mỹ

Kodak cũng đã đầu tư xây dựng hàng loạt nhà máy sản xuất tại các nước lớn như Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Nga… với tổng số hơn 54.800 nhân viên toàn cầu Sản phẩm Kodak có hầu khắp thế giới Ngoài ra, còn sản xuất các loại phim chụp dùng trong y tế, các loại máy in phun, các loại máy quét ảnh…

Khó khăn ập đến

Tuy hùng mạnh nhưng Kodak cũng lao đao với làn sóng máy và ảnh kỹ thuật số (Digital) dần thống lĩnh thị trường Để sống còn, Kodak buộc phải gấp rút đầu tư vào sản xuất dòng sản phẩm kỹ thuật số, bù đắp cho phần doanh thu đang bị sụt giảm thảm hại

Năm 2004, gần 61% doanh số 13,5 tỷ USD của Kodak - được thu từ các sản phẩm truyền thống (Như film, giấy ảnh) – đã tiêu tốn vào việc chăm lo “sức khoẻ“, hình ảnh truyền thống,

Hình 1.2: Thay đổi tức thời

các hình ảnh thương mại…của chính Kodak Tình hình quý 1 năm 2005 còn xấu hơn nữa, doanh thu giảm thu còn 3% nhưng chi phí cho mạng lưới điều hành đã mất đến 143 triệu USD Thời gian sắp tới, doanh thu dự đoán từ các sản phẩm truyền thống có thể còn tiếp tục giảm 17% nữa bởi các yêu cầu đặt hàng đều sút giảm nghiêm trọng

Đổi mới cấp thời…

Đứng trước tình hình khó khăn, với quyết tâm đổi mới kịp thời, Kodak cũng đã tung ra thị trường hàng loạt sản phẩm kỹ thuật số khá ấn tượng Doanh số dòng sản phẩm kỹ thuật số của Kodak đã tăng liên tục, cao hơn 44% so với cùng kỳ năm trước

Trong năm 2004, thông qua tập đoàn Sony, Kodak đã xuất xưởng gần 5 triệu máy chụp hình digital, dẫn đầu thị trường Mỹ Nhưng mặt khác, vì các sản phẩm digital lời rất ít nên Kodak buộc phải tăng doanh số lên gấp nhiều lần để đảm bảo lợi nhuận cho mình Để minh hoạ cho chiến lược phát triển trong giai đoạn này, phó chủ tịch Kim Van Gelder nói: “Chúng ta cần phải liên tục giảm giá thành và đồng thời phải phát triển đổi mới thật nhanh Nếu không biết

tự đổi mới chúng ta sẽ chết

- Quản lý khủng hoảng

Nghĩa là thực hiện thay đổi tức thời để ngăn chặn tai họa Tốt nhất nên để một người hay một nhóm nhỏ nào có khả năng quyết định và hành động nhanh chịu trách nhiệm thực hiện việc thay đổi sau khi phân tích nhanh các yêu cầu quan trọng Tính chất của chương trình xử lý khủng hoảng cần phải được thông báo đầy đủ

- Thay đổi với sự phát triển

Sự phát triển là sự thay đổi: khi một công ty mở rộng, thay đổi là điều không thể tránh khỏi

Sự điều chính có thể là một tiến trình từ từ, có thể là hàng loạt thay đổi triệt để, phần lớn là sự kết hợp cả hai Một số thay đổi là tự nhiên và tương đối dễ dàng

- Thay đổi để chiến thắng

Nhiều sự thay đổi trong công ty, cả thay đổi từ từ và tức thời được thúc đẩy bởi sự mong muốn đạt được một số lợi thế và đánh bại đối thủ Một số lợi thế như là nhiều nguồn lực hơn,

Hình 1.3: Quản lý khủng hoảng

nhiều khách hàng hơn và ít chi phí hơn – phải đi cùng với sự phát triển Những yếu tố khác cũng có thể giúp đạt được lợi thế để chiến thắng như là công nghệ, dịch vụ, phân phối, năng suất, tiếp thị và tài chính Nó có thể đem lại chi phí và giá thành thấp hơn Yếu tố nào cũng có thể là yếu tố của thành công nếu bạn có đủ can đảm trở nên khác biệt

 Bài học từ Disney thay đổi dẫn đến thành công của họ ngày nay

Trong suốt 1 thời kỳ, khái niệm thay đổi, sáng tạo và tiến bộ không được tính đến Thay vì

đó, có một lực lượng nói rằng: "Hãy giữ nguyên như cũ và tránh làm hỏng kế hoạch" Kết quả thật là thảm hoạ Cổ phiếu Disney tụt xuống và là mục tiêu cho các đối thủ thù địch Như một chiến lược để tiến tới tương lai, ban lãnh đạo đã tuyển dụng một số nhà điều hành

Để chắc chắn, họ tôn trọng những thành công của những người tiền nhiệm Họ cũng tin tưởng rằng sự tôn trọng các di sản không có nghĩa là sống trong quá khứ

Những người mới tập trung vào sự sáng tạo và khuyến khích công ty khám phá cách tiếp cận mới Thay vì các công thức cũ rích của việc viết kịch bản, công ty đã thuê những tài năng tạo

ra các bộ phim như "Vua sư tử", "Nàng tiên cá", và "Đi tìm thuyền trưởng Nemo" Điều này

có nghĩa là để những tiêu chuẩn quyết định đã từng thành công trong thời kỳ của nó ra đi Từ

1937 đến 1979, hãng sản xuất Walt Disney đã có một chuỗi các bộ phim và các chương trình truyền hình Điều này đã thành công hơn 40 năm của việc đánh - quả - bóng - khỏi - công viên Ai dám gợi ý việc tạo ra bất kỳ thay đổi nào Sự khô cạn sáng tạo từ năm 1979-1984 đã đánh dấu sự chấm hết cho một kỷ nguyên và bắt đầu kỷ nguyên khác Nếu không vì sự sẵn sàng của nhóm quản lý mới để mạo hiểm có tính toán với việc quản lý sản phẩm, tiếp thị, bán hàng và kỹ thuật, công ty có thể đã biến mất Không ai "miễn dịch" được với những thay đổi thị trường

- Thay đổi tử bên trong

Trong nhiều trường hợp, có thể tạo nên sự thay đổi đáng kể trong chính nội bộ công ty Một trong những phương pháp tốt nhất để thiết lập cách suy nghĩ và làm việc mới, có khả năng thích ứng là phát triển một “Công ty luôn học hỏi” Đây là một công ty có cách suy nghĩ hướng đến sự thay đổi và điều này đã trở thành thói quen của mọi người

- Kết hợp sự thay đổi

Trong thực tế, hầu hết các thay đổi liên quan đến việc kết hợp nhiều loại thay đổi hay chuyển

từ loại này sang loại khác Quá trình này thường là một sự phản ứng, là phản ứng tức thời ban đầu khi khủng hoảng và sau đó là chương trình thay đổi từ từ

1.2 Ho ch định sự thay đ i

Để các chương trình thay đổi thành công, phải có hoạch định trước – trong ngắn hạn và dài hạn Mục tiêu càng rõ ràng, kế hoạch càng tốt

1.2.1 Tập trung vào các mục tiêu

1.2.2 Xác định nhu cầu thay đổi

Thành công của một tổ chức, công ty phụ thuộc vào việc làm hài lòng 2 nhóm người:

- Khách hàng: khách hàng không hài lòng sẽ tìm đến nhà cung cấp khác

- Nhân viên – khách hàng nội bộ: không hài lòng sẽ làm việc không hiệu quả hay rời bỏ

công ty

Hãy khảo sát để theo dõi 2 nhóm người rồi hoạch định việc thay đổi

Tận dụng việc không hài lòng  hỏi khách hàng

Đánh giá chất lượng hỏi nhân viên

Đo lường khoảng cách giữa hiện tại

và lý tưởng? Lượng hóa khoảng

Vạch ra những thay đổi chủ yếu và cần thiết để rút ngắn khoảng cách

Phát biểu các thay đổi thành lời và con số để tập trung hoạch định sự

1.2.3 Lựa chọn những thay đổi cần thiết

- Chọn các lĩnh vực chính

Quy luật Pareto cho rằng khoảng 20% các hoạt động tạo nên 80% vấn đề: nhằm mục đích xác định và tập trung vào những lĩnh vực chính này để tối đa hóa ảnh hưởng của sự thay đổi

- Điều chỉnh thay đổi

Phải rõ ràng mục đích của bất kỳ thay đổi nào mà bạn dự kiến thực hiện Sau khi điều chỉnh thứ tự ưu tiên của các đề xuất, bạn có thể quyết định thực hiện thay đổi ở những lãnh vực khác, miễn là có đủ nguồn lực và thời gian

- Tránh quá tải

Một vài thay đổi có thể tạo ra sự khác biệt giữa một môi trường làm việc buồn chán và một môi trường làm việc thú vị Tuy nhiên, quá nhiều thay đổi có thể làm nhân viên cảm thấy quá tải

- Phải liên tục

Lý tưởng nhất là có được một chương trình thay đổi tổng thể, luôn được liên tục xem xét lại

mà trong đó nhiều dự án được thực hiện đồng thời Không nên tạm thời ngưng ngay một dự

án để bắt đầu dự án khác trong khi dự án khác chưa có cơ hội để phát huy

1.2.4 Đánh giá phức tạp

Để kế hoạch và quản lý thay đổi một cách hiệu quả, bạn cần đánh giá mức độ phức tạp một cách thực tế và những ai sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp Rồi bạn cần phải chia nhỏ ra, lượng hóa và tổ chức thành nhiều phần nhỏ một cách rõ ràng và hiệu quả

1.2.5 Lên kế hoạch lôi kéo nhân viên tham gia

Những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi sẽ thay đổi thái độ và nhu cầu Những chương trình thay đổi hiệu quả cần linh hoạt đủ để tương xứng với sự thay đổi này Hoạch định cẩn thận những ai tham gia vào thực hiện việc thay đổi và tìm cách lôi kéo họ

1.2.6 Chọn khung thời gian thực hiện

Những loại thay đổi khác nhau cần những khoảng thời gian khác nhau Là người chịu trách nhiệm xúc tiến sự thay đổi, bạn phải nhắm đến những mục tiêu dài hạn và cùng lúc hoạch định những thay đổi ngắn hạn chỉ cần vài tuần hay vài ngày để thực hiện – đặc biệt là những lúc khủng hoảng

1.2.7 Thực hiện chương trình hành động

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, đưa ra một chương trình hành động chi tiết Hãy làm cho chương trình được rõ ràng và gọn gàng, tận dụng những phương pháp hình ảnh để

hoạch định và lên tiến độ thời gian Hãy cân nhắc ý kiến của những người bị ảnh hưởng và xem xét lại kế hoạch của bạn thường xuyên

1.2.8 Dự kiến các kết quả

Sau khi phát triển kế hoạch thay đổi ban đầu, hãy suy nghĩ về các kết quả Hãy kiểm tra các lợi ích so với các bất lợi, đánh giá tất cả công việc nền tảng và các yêu cầu để thực hiện kế hoạch và chuẩn bị các chương trình dự phòng những tình huống bất ngờ

CHUẨN BỊ CÁC KẾ HOẠCH DỰ PHÒNG CÁC TÌNH HUỐNG BẤT NGỜ

Những điều x y ra ng ài kế ho ch Ch ẩn bị đối p ó

Trao đổi

Lãnh đạo nhóm không muốn hoặc không thể trao đổi

đúng cách với nhân viên

Đảm bảo phải có hướng dẫn và hội thảo Nếu không được, hãy thay thế lãnh đạo mới

Thực hiện

Nhân viên nói là sẽ tham gia chương trình thay đổi

nhưng rất khó để mọi người thay đổi những thói quen

đã thiết lập trước đó

Loại bỏ dần những phương pháp cũ khi bắt đầu các chương trình thay đổi để không còn sự chọn lựa nào khác ngoài việc sử dụng phương pháp mới

Cam kết

Thông tin phản hồi và quan sát cho thấy sự nhiệt tình

đối với chương trình thay đổi đáng báo động

Thiết lập hệ thống điều tra tìm hiểu nguyên nhân của

sự xuống tinh thần đó và sẵn sàng điều chỉnh chương trình thay đổi nếu cần thiết

Các bên thứ ba

Chương trình bắt đầu thực hiện không tốt do ảnh

hưởng của một nhà cung cấp rất quan trọng đối với sự

thành công

Có thể lập một nhóm nghiên cứu các vấn đề và đảm bảo có sự tham gia của các nhà tư vấn nếu cần thiết

Huấn luyện

Không cung cấp đầy đủ các chương trình huấn luyện

cần thiết, cả về số lượng và chất lượng

Có được sự trợ giúp từ bên ngoài để xem xét vấn đề huấn luyện và tổ chức các khóa huấn luyện mới để cải thiện tình hình càng nhanh càng tốt

Khung thời gian

Cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới trở nên mất kiên

nhẫn về kết quả đạt được

Phải đưa vào những dự án có kết quả thấy được ngay lập tức và đảm bảo rằng tiến độ và sự thành công phải được phổ biến cho nhân viên biết

Giải quyết vấn đề

Những vấn đề khó khăn và không lường trước được

phát sinh và đe doạ toàn bộ kế hoạch

Hãy làm cho mọi người xem các khó khăn như là thử thách của việc thay đổi và sẵn sàng thành lập lực lượng cộng tác để giải quyết chúng

1.2.9 Dự kiến những phản đối về chương trình thay đổi

Chương trình thay đổi thường gặp phải sự phản đối Tuy nhiên bạn có thể hạn chế sự phản đối bằng cách dự đoán và hiểu được những hạn chế của nhân viên Hãy thực hiện những bước cần thiết để đưa một số phản đối vào trong kế hoạch của bạn và thu thập chứng cứ để trả lời 1.2.10 Thử nghiệm và kiểm tra các kế hoạch

Nếu không thử nghiệm và kiểm tra, các kế hoạch sẽ rất mạo hiểm và gần như chắc chắn sẽ dẫn đến kết quả không như ý Hãy dùng các chương trình thử nghiệm được thiết kế tốt cùng với việc theo dõi có phương pháp để củng cố và cải thiện kế hoạch tổng thể

1.3 Thực hiện sự thay đ i

Một chương trình thay đổi đạt hiệu quả cao nhất khi được thực hiện tốt Hãy trao đổi cẩn thận, theo dõi tiến độ, và sẵn sàng với bất kỳ thay đổi nào trong suốt chương trình

1.3.1 Trao đổi về chương trình thay đổi

Để chương trình được khởi đầu thật khéo léo: không nên nói quá nhiều Dù nhân viên có đang tham gia vào việc hoạch định hay không, hãy lôi kéo họ vào càng nhanh càng tốt, sử dụng nhiều phương pháp trao đổi

NHỮNG CÁCH TRAO ĐỔI VỀ CHƯƠNG TRÌNH THAY ĐỔI

PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG

Những mẩu tin trên tạp chí, báo, trên trang web và trên

video thể hiện sự thay đổi

Làm cho mọi người nhận biết và cung cấp thông tin để nhân viên có thể cập nhập và suy nghĩ về chương trình thay đổi

TRÌNH BÀY

Các buổi trình bày với nhóm nhỏ và lớn, được hỗ trợ

bằng các phương tiện truyền thông như được mô tả ở

trên

Truyền bá chương trình thay đổi một cách rộng rãi và làm cho những người bị ảnh hưởng hiểu được tình huống, hỗ trợ và tham gia

HUẤN LUYỆN

Các buổi huấn luyện, từ hội thảo về quản lý đến những

buổi huấn luyện kỹ năng tại nơi làm việc

Chuẩn bị cho những người bị ảnh hưởng và hỗ trợ cho chương trình thay đổi sắp tới trong khi đồng thời tạo

GIẢI QUYẾT KHÓ KHĂN

Phản hồi thường xuyên, giải quyết những khó khăn

của nhóm và tóm tắt tiến trình thực hiện

Để duy trì sự cam kết, hãy giải quyết vần đề Xúc tiến

và theo dõi sự thành công và thất bại của chương trình thay đổi

1.3.2 Phân chia trách nhiệm

Các chương trình thay đổi cần phải có người lãnh đạo và những thành viên luôn tận tụy

và nhiệt tình Dù là lãnh đạo hay là thành viên, họ là “những người xúc tiến sự thay đổi”

ở những vị trí quan trọng đóng một vai trò không thể thiếu được trong quá trình thay đổi

1.3.3 Tạo sự cam kết

Sự ủng hộ của mọi người rất cần thiết cho sự thành công của những dự án thay đổi Hãy

sử dụng các kỹ năng lãnh đạo để hình thành và tăng cường sự cam kết Hãy có thái độ tận tụy và tổ chức các cuộc họp và các hệ thống làm việc để khuyến khích và lôi kéo mọi người cùng tham gia

1.3.4 Thay đổi văn hóa công ty

Văn hóa công ty được hình thành từ các ứng xử của nhân viên Hãy phát triển văn hóa công ty bạn bằng nhiều cách khác nhau để hỗ trợ cho chương trình thay đổi

 Bài học thất bại trong quản trị sự thay đổi

Năm 2002, Arrow Electronics cố gắng đầu tư cho một hệ thống Internet mới: Arrow.com Nhóm đổi mới đã được dành cho những nguồn lực và sự đối đãi mà những người khác không

có, và điều này lại diễn ra công khai trước đội bán hàng , những người cảm thấy bị đe doạ bởi

hệ thống bán hàng Internet Kết quả: một bức tường ngăn cách đã được dựng lên giữa hai bên Thời gian đã bị tiêu phí cho việc đấu đá lẫn nhau và giành giật khách hàng của nhau Vậy thông điệp đưa ra là bạn không thể xây dựng 2 nền văn hoá Mối liên hệ cá nhân phải được xây dựng giữa những người đổi mới và những người khác Trên thực tế, mỗi người đều

có đóng góp cho người khác

Trong hoạt động quản lý ở bất kỳ một tổ chức nào cũng đều chịu ảnh hưởng của bối cảnh văn hoá mà tổ chức đó đang tồn tại Thay đổi văn hoá chính là người đứng đầu tổ chức thực thi việc chiết ghép và tổ chức lại về văn hoá, thực hiện rộng rãi các quan niệm về giá trị và các nhân tố văn hoá thích hợp, tạo ra tác dụng tập hợp và khích lệ đối với nhân viên, từ đó thực hiện mục tiêu của tổ chức Sự thay đổi này chính là “xây dựng văn hoá doanh nghiệp” Văn hóa doanh nghiệp lại là một yếu tố có khuynh hướng “chống lại sự thay đổi” nên thay đổi văn hóa của tổ chức là một trong những thách thức lớn nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp Điều đó xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Thứ nhất, văn hóa doanh nghiệp cũng giống như những thói quen được hình thành trong nhiều năm, từ sự tương tác qua lại giữa các thành viên nên khó thay đổi

- Thứ hai, văn hóa doanh nghiệp chịu ảnh hưởng từ chính những người sáng lập doanh nghiệp Các giám đốc doanh nghiệp có xu hướng tuyển dụng những người cũng có phong cách giống họ, nên văn hóa đã được định hình của doanh nghiệp sẽ được các nhân viên mới góp phần củng cố và phát triển

- Thứ ba, các thành viên trong một tổ chức thường cảm thấy thoải mái với văn hóa hiện tại và thông thường chỉ khi có một sự kiện quan trọng tác động, chẳng hạn như: doanh nghiệp sắp

bị phá sản, bị mất hàng loạt khách hàng và doanh thu giảm sút mạnh thì mới có cơ hội thay đổi văn hóa doanh nghiệp

Để thay đổi văn hóa trong tổ chức của mình, các doanh nghiệp có thể tham khảo những vấn

đề cơ bản sau:

- Trước khi thay đổi văn hóa, phải xác định rõ khiếm khuyết trong văn hóa hiện tại của doanh nghiệp Nếp văn hóa mới của doanh nghiệp phải hỗ trợ việc thực hiện thành công chiến lược phát triển Doanh nghiệp đặt ra một tầm nhìn, sứ mệnh nào và cần điều chỉnh văn hóa ra sao

để thực hiện thành công tầm nhìn, sứ mệnh đó?

- Các cá nhân trong tổ chức phải đồng tâm thay đổi hành vi của họ để tạo ra một môi trường văn hóa doanh nghiệp như mong muốn Đây là bước khó khăn nhất trong quá trình thay đổi văn hóa doanh nghiệp

- Có hai yếu tố rất quan trọng để tạo ra sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp là sự ủng hộ của mọi thành viên và cách thức huấn luyện nếp văn hóa mới của các giám đốc điều hành Các giám đốc phải là những người đi đầu trong việc điều chỉnh hành vi của mình và phải nhất quán trong việc thay đổi Các thành viên cần phải hiểu rõ những gì được mong đợi từ họ và phải biết cách thể hiện những hành vi mới trong thực tế

Một số phương thức giúp các doanh nghiệp thay đổi văn hóa:

- Xây dựng những tuyên bố về giá trị và niềm tin Có thể tổ chức các nhóm thảo luận nhỏ theo từng phòng ban để chuyển tải sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của tổ chức thành lời nói

và giải thích những tác động của tuyên bố đối với công việc của từng nhân viên Việc làm này giúp cho các nhân viên có sự hiểu biết chung về môi trường văn hóa mà doanh nghiệp muốn xây dựng và những hành động, hành vi mà họ phải thực hiện để phản ánh cho được nếp văn hóa mới

- Giao tiếp hiệu quả, nghĩa là phải thong báo cho tất cả các nhân viên về quá trình thay đổi văn hóa của tổ chức nhằm đảm bảo sự cam kết của họ và thành công của quá trình chuyển đổi văn hóa Các nhân viên cần phải được biết những gì đang mong đợi từ họ và nó có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp

- Xem xét lại cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Chẳng hạn, trong một doanh nghiệp nhỏ có bốn bộ phận kinh doanh độc lập cạnh tranh lẫn nhau, nhưng phục vụ cho một số khách hàng nhất định Một tổ chức như vậy không thể làm cho việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp có hiệu quả

- Điều chỉnh cách công nhận và khen thưởng nhân viên Doanh nghiệp có thể phải làm điều này để khuyến khích nhân viên, điều chỉnh hành vi của họ cho phù hợp với môi trường văn hóa mới

- Xem xét lại tất cả các chính sách, chế độ lưu hành nội bộ để đảm bảo hệ thống chính sách phù hợp với môi trường văn hóa mới Chẳng hạn, doanh nghiệp không thể chỉ khen thưởng cho thành tích cá nhân nếu môi trường văn hóa mới đề cao tinh thần làm việc đồng đội Thực

tế hiện nay có nhiều công ty chuyển đổi rất nhanh chóng, từ nguy cơ phá sản chuyển sang làm ăn phát đạt Một trong những động cơ của quá trình chuyển đổi này là sự thay đổi văn hoá tổ chức

Trong tổ chức thì chủ thể quản lý chính là người tiên phong đi đầu để chuẩn bị mọi điều kiện cho quá trình thực hiện sự thay đổi của tổ chức đó

NHỮNG CÁCH ẢNH HƯỞNG ĐẾN HÀNH VI ỨNG XỬ CỦA NGƯỜI KHÁC

ĐƯA RA MỤC TIÊU Đưa ra các mục tiêu cá nhân cho nhân viên để họ tập

trung phấn đấu, việc đạt được mục đích sẽ giúp họ củng cố động cơ của mình

KHEN NGỢI Khen ngợi nhân viên một cách công khai hoặc riêng tư

để nhân viên tận tụy với công việc hơn Phải đảm bảo đưa ra các tiêu chuẩn cao và không bỏ qua những sai sót

SỰ THÚ VỊ Làm cho công việc thú vị bằng cách tổ chức ăn mừng,

dã ngoại, dán áp phích, phần thưởng, và đi thăm khách hàng để khuyến khích mọi người cùng tham gia

PHÂN CÔNG Phân công tạm thời hoặc cố định vai trò lãnh đạo hoặc

là người hỗ trợ để khuyến khích nhân viên mở rộng tầm nhìn và phát triển các kỹ năng

THƯỞNG Nên trả công hào phóng về những thành quả đạt được

Nhân viên có thể thay đổi nhanh chóng cách ứng xử khi được thưởng xứng đáng

CÁC ĐIỀU KIỆN Dời văn phòng, thiết kế lại hay trang trí lại, di chuyển

hay loại bỏ một số vật dụng khác để tạo nên không khí mới mẻ ảnh hưởng đến cách ứng xử của mọi người

THỦ TỤC Thay đổi cách bạn điều hành cuộc họp hay cách trao

quyền lực để liên kết mọi người trong công việc

1.3.5 Hạn chế sự phản kháng

Thách thức lớn nhất của người quản lý là vượt qua được những cản trở, đặc biệt là những cản trở về mặt tâm lý để chấp nhận sự thay đổi Tuy việc hoạch định cẩn thận có thể ngăn chặn được một số vấn đề, nhưng bạn vẫn cần phải nhận biết và xử lý hiệu quả nhiều hình thức phản kháng

1.4 Củ g cố sự thay đ i

Thực hiện thay đổi chỉ là giai đoạn sơ khởi Để đảm bảo sự thành công của một chương trình thay đổi, cần phải tổ chức các quy trình xem xét và cải thiện liên tục

1.4.1 Theo dõi tiến độ

Đánh giá tiến độ thường xuyên và chính xác là điều cần thiết để đảm bảo rằng chương trình thay đổi có hiệu quả Chỉ đưa ra số liệu một cách thường xuyên cũng chưa đủ: hãy nhìn vào những yếu tố ít hữu hình hơn và so sánh cả hai với những thanh tựu theo dự kiến

1.4.2 Xem xét lại các giả định

Không nên thiết lập các dự án thay đổi một cách cứng nhắc: nếu các chương trình đó không thoáng trong công việc thay đổi thì chắc chắn nó không thể duy trì được sự nhiệt tình lâu dài hay không thể đáp ứng được các yêu cầu thay đổi Thường xuyên đánh giá lại các chính sách dài hạn – điều này quan trọng cho sự thành công đúng với kế hoạch ban đầu

So sánh tiến độ với các mục tiêu ban đầu

Đảm bảo rằng mọi người vẫn hiểu và ủng hộ các mục tiêu đó

Liệt kê tất cả những khiếm khuyết và giao từng mục tiêu cho các nhóm cụ thể