Đang tải... (xem toàn văn)
I. QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI 1. Quản lý sự thay đổi 1.1 Hiểu biết về sự thay đổi Trong hoạt động kinh doanh có một thực tế cơ bản, đó là một tổ chức hễ không thay đổi tất sẽ suy tàn. Hãy nhìn các công ty hùng mạnh trên thế giới hiện nay thì biết. Cách đây 10 hay 20 năm họ đang ở đâu? Họ đã phát triển, đã thay đổi mô hình kinh doanh, hoặc bỗng dưng xuất hiện? Những thương hiệu đã từng tồn tại khi bạn chưa vào đời nay sao rồi? Những hãng hàng không, ngân hàng, công ty sản xuất xe hơi, hoặc công ty công nghiệp nặng, họ đã làm thế nào để giảm chi phí và đương đầu với các đối thủ cạnh tranh càng ngày càng đáng gờm? Tất cả đều phải nhanh chóng thích nghi một cách sáng tạo với các sản phẩm, quy trình và quan niệm kinh doanh mới, bằng không sẽ tuột dốc trên thị trường. Vì vậy, thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của việc quản lý kinh doanh ngày nay. Để giữ được vị trí trong thị trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, các công ty và các cá nhân trong đó phải nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi. 1.1.1 Tại sao lại thay đổi Thay đổi ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của cuộc sống, vì vậy việc chủ động tiếp cận sự thay đổi là cách duy nhất để đảm bảo tương lai, cho dù đó là cá nhân hay công ty. Hãy tiếp cận sự thay đổi bằng tư tưởng cởi mở và học cách phát huy những yếu tố tích cực. Quản trị quá trình thay đổi là những kỹ năng kiểm soát sự thay đổi, có tác dụng hạn chế đến mức tối thiểu những ảnh hưởng tiêu cực, đồng thời khai thác triệt để những cơ hội, lợi ích mà sự thay đổi có thể mang lại. Các công ty cũng như các cá nhân hãy cởi mở với sự thay đổi, nhận thấy các tác dụng của nó và cần thay đổi một cách tự nhiên. 1.1.2 Nguyên nhân của sự thay đổi Để xử lý một cách hiệu quả khi tốc độ của sự thay đổi ngày càng tăng, chúng ta cần phải hiểu biết được các nguyên nhân sâu xa của sự thay đổi. Những thay đổi cụ thể trong nội bộ của một công ty và thị trường bên ngoài thường bắt nguồn từ sự thay đổi trong xã hội, kinh tế hay công nghệ. Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 2 Các nguyên nhân xã hội Xu hướng tiêu dùng và những xu hướng chung trong xã hội không những ảnh hưởng đến con người mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các công ty. Nó gây ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ và các loại hình kinh tế khác. Các nguyên nhân kinh tế Xu hướng thay đổi kinh tế toàn cầu hoá, cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước. Trong xu hướng thay đổi đó, thị trường và dòng tiền có thể biến động mạnh, hình thức cạnh tranh có thể thay đổi nhiều, công nghệ và phát minh có thể vượt qua những gì hiện có. Điều này buộc các công ty phải điều chỉnh theo những thay đổi bất ngờ ở mọi cấp. Các nguyên nhân về công nghệ Cách mạng công nghệ thông tin (IT) với tốc độ ngày càng gia tăng ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ và mua bán. 1.1.3 Nhận biết các nguồn thay đổi Thay đổi có thể đến từ nhiều hướng: từ cấp trên, hay cấp dưới trong công ty, từ sáng kiến cá nhân và từ bên ngoài. Thay đổi từ bên trong như chuyển huớng hoạt động của tổ chức. Thay đổi lớn thường xuất phát từ cấp cao nhất; hay từ nhân viên trong nội bộ công ty. Phản ứng với đối thủ cạnh tranh như sản phẩm mới, hạ giá bán sản phẩm… Phản ứng với môi trường xung quanh Pháp lý: như chính sách của Chính phủ thay đổi; Cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước; Niêm yết trên thị trường chứng khoán các công ty đã được cổ phần hoá; Không được vừa kiểm toán vừa cung cấp dịch vụ kế toán… Các nhà đầu tư: Áp lực về cổ tức; Bán cổ phiếu… Khách hàng: Sự trung thành của khách hàng; Ý kiến đóng góp của khách hàng
Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 1 Q Q U U Ả Ả N N T T R R Ị Ị S S Ự Ự T T H H A A Y Y Đ Đ Ổ Ổ I I “ “ H H ã ã y y h h ọ ọ c c h h ỏ ỏ i i t t ừ ừ s s ự ự t t h h a a y y đ đ ổ ổ i i . . Đ Đ ó ó l l à à đ đ i i ề ề u u d d u u y y n n h h ấ ấ t t s s ẽ ẽ l l u u ô ô n n b b ấ ấ t t b b i i ế ế n n . . ” ” A A n n t t h h o o n n y y J J . . D D ’ ’ A A n n g g e e l l o o I I . . Q Q U U Ả Ả N N L L Ý Ý S S Ự Ự T T H H A A Y Y Đ Đ Ổ Ổ I I 1 1 . . Q Q u u ả ả n n l l ý ý s s ự ự t t h h a a y y đ đ ổ ổ i i 1 1 . . 1 1 H H i i ể ể u u b b i i ế ế t t v v ề ề s s ự ự t t h h a a y y đ đ ổ ổ i i Trong hoạt động kinh doanh có một thực tế cơ bản, đó là một tổ chức hễ không thay đổi tất sẽ suy tàn. Hãy nhìn các công ty hùng mạnh trên thế giới hiện nay thì biết. Cách đây 10 hay 20 năm họ đang ở đâu? Họ đã phát triển, đã thay đổi mô hình kinh doanh, hoặc bỗng dưng xuất hiện? Những thương hiệu đã từng tồn tại khi bạn chưa vào đời nay sao rồi? Những hãng hàng không, ngân hàng, công ty sản xuất xe hơi, hoặc công ty công nghiệp nặng, họ đã làm thế nào để giảm chi phí và đương đầu với các đối thủ cạnh tranh càng ngày càng đáng gờm? Tất cả đều phải nhanh chóng thích nghi một cách sáng tạo với các sản phẩm, quy trình và quan niệm kinh doanh mới, bằng không sẽ tuột dốc trên thị trường. Vì vậy, thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của việc quản lý kinh doanh ngày nay. Để giữ được vị trí trong thị trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, các công ty và các cá nhân trong đó phải nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi. 1.1.1 Tại sao lại thay đổi Thay đổi ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của cuộc sống, vì vậy việc chủ động tiếp cận sự thay đổi là cách duy nhất để đảm bảo tương lai, cho dù đó là cá nhân hay công ty. Hãy tiếp cận sự thay đổi bằng tư tưởng cởi mở và học cách phát huy những yếu tố tích cực. Quản trị quá trình thay đổi là những kỹ năng kiểm soát sự thay đổi, có tác dụng hạn chế đến mức tối thiểu những ảnh hưởng tiêu cực, đồng thời khai thác triệt để những cơ hội, lợi ích mà sự thay đổi có thể mang lại. Các công ty cũng như các cá nhân hãy cởi mở với sự thay đổi, nhận thấy các tác dụng của nó và cần thay đổi một cách tự nhiên. 1.1.2 Nguyên nhân của sự thay đổi Để xử lý một cách hiệu quả khi tốc độ của sự thay đổi ngày càng tăng, chúng ta cần phải hiểu biết được các nguyên nhân sâu xa của sự thay đổi. Những thay đổi cụ thể trong nội bộ của một công ty và thị trường bên ngoài thường bắt nguồn từ sự thay đổi trong xã hội, kinh tế hay công nghệ. Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 2 - Các nguyên nhân xã hội Xu hướng tiêu dùng và những xu hướng chung trong xã hội không những ảnh hưởng đến con người mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các công ty. Nó gây ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ và các loại hình kinh tế khác. - Các nguyên nhân kinh tế Xu hướng thay đổi kinh tế toàn cầu hoá, cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước. Trong xu hướng thay đổi đó, thị trường và dòng tiền có thể biến động mạnh, hình thức cạnh tranh có thể thay đổi nhiều, công nghệ và phát minh có thể vượt qua những gì hiện có. Điều này buộc các công ty phải điều chỉnh theo những thay đổi bất ngờ ở mọi cấp. - Các nguyên nhân về công nghệ Cách mạng công nghệ thông tin (IT) với tốc độ ngày càng gia tăng ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ và mua bán. 1.1.3 Nhận biết các nguồn thay đổi Thay đổi có thể đến từ nhiều hướng: từ cấp trên, hay cấp dưới trong công ty, từ sáng kiến cá nhân và từ bên ngoài. - Thay đổi từ bên trong như chuyển huớng hoạt động của tổ chức. Thay đổi lớn thường xuất phát từ cấp cao nhất; hay từ nhân viên trong nội bộ công ty. - Phản ứng với đối thủ cạnh tranh như sản phẩm mới, hạ giá bán sản phẩm… - Phản ứng với môi trường xung quanh Pháp lý: như chính sách của Chính phủ thay đổi; Cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước; Niêm yết trên thị trường chứng khoán các công ty đã được cổ phần hoá; Không được vừa kiểm toán vừa cung cấp dịch vụ kế toán… Các nhà đầu tư: Áp lực về cổ tức; Bán cổ phiếu… Khách hàng: Sự trung thành của khách hàng; Ý kiến đóng góp của khách hàng Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 3 Bảng 1.1 Những nguồn lực kinh tế - xã hội dẫn đến nhu cầu đổi mới trong tổ chức T T H H A A Y Y Đ Đ Ổ Ổ I I C C Ô Ô N N G G N N G G H H Ệ Ệ Truyền thông nhanh hơn và tốt hơn Vận chuyển nhân hơn và tốt hơn Mạng lưới thông tin liên kết con người toàn cầu nhiều hơn H H Ợ Ợ P P N N H H Ấ Ấ T T K K I I N N H H T T Ế Ế Q Q U U Ố Ố C C T T Ế Ế Giảm thuế quan (GATT) Các đồng tiền liên kết với nhau bằng tỉ giá hối đoái Các dòng luân chuyển vốn toàn cầu nhiều hơn B B Ã Ã O O H H Ò Ò A A K K I I N N H H T T Ế Ế N N Ộ Ộ I I Đ Đ Ị Ị A A Tăng trưởng nội địa chậm Nhiều nhà xuất khẩu hơn Nhiều quy định được bãi bỏ S S Ự Ự S S Ụ Ụ P P Đ Đ Ổ Ổ C C Ủ Ủ A A MỘT SỐ NƯỚC XHCN Nhiều quốc gia liên kết với hệ thống tư bản chủ nghĩa hơn Tư hữu hóa nhiều hơn T T O O À À N N C C Ầ Ầ U U H H Ó Ó A A C C Á Á C C T T H H Ị Ị T T R R Ư Ư Ờ Ờ N N G G V V À À C C Ạ Ạ N N H H T T R R A A N N H H N N H H I I Ề Ề U U N N G G U U Y Y C C Ơ Ơ H H Ơ Ơ N N Cạnh tranh mạnh hơn Tốc độ nhanh hơn N N H H I I Ề Ề U U C C Ơ Ơ H H Ộ Ộ I I H H Ơ Ơ N N Thị trường lớn hơn Rào cản ít hơn S S Ự Ự T T H H A A Y Y Đ Đ Ổ Ổ I I Q Q U U Y Y M M Ô Ô L L Ớ Ớ N N H H Ơ Ơ N N T T R R O O N N G G C C Ô Ô N N G G T T Y Y Để phòng tránh nguy cơ và tận dụng cơ hội, các tổ chức phải tăng sức cạnh tranh. Những phương pháp thay đổi thường thấy là: Bố trí lại công việc Sáp nhập và tăng quy mô Tái cơ cấu Thay đổi chiến lược Chương trình chất lượng Thay đổi văn hóa công ty Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 4 1.1.4 Phân loại sự thay đổi Thay đổi được chia chủ yếu thành hai loại: từ từ và cấp thời. Trong hai loại này được chia thành nhiều loại và có sự kết hợp giữa các loại với nhau. - Phân tích sự thay đổi Cả thay đổi từ từ hay cấp thời có thể tùy thuộc vào sự phản ứng hoặc sự năng động sáng tạo tùy theo bạn thực hiện việc thay đổi một cách tự nguyện hay là do phản ứng lại với áp lực của sự phát triền khác. Trong thực tế, thay đổi thường kết hợp các yếu tố phản ứng và năng động - Thay đổi từ từ Thay đổi từ từ là thay đổi xảy ra chậm, trong một thời gian dài với một tốc độ đều đặn hay với những biến động nhỏ về cường độ. Nó có thể liên quan đến nhiều người hay chỉ một vài cá nhân, nhưng là một chương trình thay đổi hiệu quả nhất trong phạm vi toàn công ty, không bao giờ chấm dứt để nâng cao chất lượng sản phẩm, quy trình, giảm chi phí và nâng cao năng suất. Những cải tiến nhỏ có thể tiết kiệm rất nhiều. Thay đổi tức thời có thể xảy ra cùng lúc hoặc độc lập với thay đổi từ từ. - Thay đổi tức thời Là những thay đổi xảy ra bất ngờ và đáng kể đem lại kết quả rõ ràng. Sự thay đổi có thể là về việc kinh doanh hay cơ cấu tổ chức mặc dù cả hai thường có khuynh hướng đi chung, thường là những thay đổi có quy mô lớn nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Tuy nhiên, nếu hiện tại công ty đang thành công thì khó làm cho nhân viên có thể chấp nhận được sự thay đổi tức thời, hãy hoạch định toàn diện, cân nhắc các kỹ năng một cách chi tiết để giảm rủi ro. Hình 1.1: Thay đổi từ từ Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 5 Bài học thành công khi thay đổi của KodaK Khởi đầu và lớn mạnh Với câu slogan “you press the button, we do the rest” (Tạm dịch: Bạn chỉ cần ấn nút, chúng tôi lo phần còn lại), George Eastman, người sáng lập ra công ty Eartman Kodak lừng danh toàn cầu, đã giới thiệu chiếc máy chụp hình đơn giản đầu tiên đến tay người tiêu dùng vào năm 1888. Và từ ấy, Eartman Kodak đã luôn luôn đi đầu trong việc cung cấp sản phẩm mới, phong phú, đa dạng nhưng lại đơn giản ai cũng có thể sử dụng được. Nhờ vậy, chụp hình không còn là việc khó khăn dành riêng cho nhà chuyên nghiệp, mà chỉ là một cái “click“ rất đơn giản với tất cả mọi người. Khởi đầu sự nghiệp từ năm 1880, sau những va vấp ban đầu, Kodak đã vươn lên thành một trong những công ty hàng đầu thế giới về các loại máy chụp hình và phim ảnh tráng rửa. Dựa trên các nguyên tắc: Sản phẩm đại trà với giá sản phẩm rẻ, xây dựng chiến lược phân phối toàn cầu, quảng cáo khắp nơi và luôn tập trung vào khách hàng, Kodak đã thành công trong xây dựng thương hiệu của mình. Năm 2004, doanh thu thuần của Kodak là 13,5 tỷ USD, với hơn một nửa từ thị trường ngoài Mỹ. Kodak cũng đã đầu tư xây dựng hàng loạt nhà máy sản xuất tại các nước lớn như Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Nga… với tổng số hơn 54.800 nhân viên toàn cầu. Sản phẩm Kodak có hầu khắp thế giới. Ngoài ra, còn sản xuất các loại phim chụp dùng trong y tế, các loại máy in phun, các loại máy quét ảnh… Khó khăn ập đến Tuy hùng mạnh nhưng Kodak cũng lao đao với làn sóng máy và ảnh kỹ thuật số (Digital) dần thống lĩnh thị trường. Để sống còn, Kodak buộc phải gấp rút đầu tư vào sản xuất dòng sản phẩm kỹ thuật số, bù đắp cho phần doanh thu đang bị sụt giảm thảm hại. Năm 2004, gần 61% doanh số 13,5 tỷ USD của Kodak - được thu từ các sản phẩm truyền thống (Như film, giấy ảnh) – đã tiêu tốn vào việc chăm lo “sức khoẻ“, hình ảnh truyền thống, Hình 1.2: Thay đổi tức thời Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 6 các hình ảnh thương mại…của chính Kodak. Tình hình quý 1 năm 2005 còn xấu hơn nữa, doanh thu giảm thu còn 3% nhưng chi phí cho mạng lưới điều hành đã mất đến 143 triệu USD. Thời gian sắp tới, doanh thu dự đoán từ các sản phẩm truyền thống có thể còn tiếp tục giảm 17% nữa bởi các yêu cầu đặt hàng đều sút giảm nghiêm trọng. Đổi mới cấp thời… Đứng trước tình hình khó khăn, với quyết tâm đổi mới kịp thời, Kodak cũng đã tung ra thị trường hàng loạt sản phẩm kỹ thuật số khá ấn tượng. Doanh số dòng sản phẩm kỹ thuật số của Kodak đã tăng liên tục, cao hơn 44% so với cùng kỳ năm trước. Trong năm 2004, thông qua tập đoàn Sony, Kodak đã xuất xưởng gần 5 triệu máy chụp hình digital, dẫn đầu thị trường Mỹ. Nhưng mặt khác, vì các sản phẩm digital lời rất ít nên Kodak buộc phải tăng doanh số lên gấp nhiều lần để đảm bảo lợi nhuận cho mình. Để minh hoạ cho chiến lược phát triển trong giai đoạn này, phó chủ tịch Kim Van Gelder nói: “Chúng ta cần phải liên tục giảm giá thành và đồng thời phải phát triển đổi mới thật nhanh. Nếu không biết tự đổi mới chúng ta sẽ chết. - Quản lý khủng hoảng Nghĩa là thực hiện thay đổi tức thời để ngăn chặn tai họa. Tốt nhất nên để một người hay một nhóm nhỏ nào có khả năng quyết định và hành động nhanh chịu trách nhiệm thực hiện việc thay đổi sau khi phân tích nhanh các yêu cầu quan trọng. Tính chất của chương trình xử lý khủng hoảng cần phải được thông báo đầy đủ. - Thay đổi với sự phát triển Sự phát triển là sự thay đổi: khi một công ty mở rộng, thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Sự điều chính có thể là một tiến trình từ từ, có thể là hàng loạt thay đổi triệt để, phần lớn là sự kết hợp cả hai. Một số thay đổi là tự nhiên và tương đối dễ dàng. - Thay đổi để chiến thắng Nhiều sự thay đổi trong công ty, cả thay đổi từ từ và tức thời được thúc đẩy bởi sự mong muốn đạt được một số lợi thế và đánh bại đối thủ. Một số lợi thế như là nhiều nguồn lực hơn, Hình 1.3: Qu ả n lý kh ủ ng ho ả ng Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 7 nhiều khách hàng hơn và ít chi phí hơn – phải đi cùng với sự phát triển. Những yếu tố khác cũng có thể giúp đạt được lợi thế để chiến thắng như là công nghệ, dịch vụ, phân phối, năng suất, tiếp thị và tài chính. Nó có thể đem lại chi phí và giá thành thấp hơn. Yếu tố nào cũng có thể là yếu tố của thành công nếu bạn có đủ can đảm trở nên khác biệt. Bài học từ Disney thay đổi dẫn đến thành công của họ ngày nay. Trong suốt 1 thời kỳ, khái niệm thay đổi, sáng tạo và tiến bộ không được tính đến. Thay vì đó, có một lực lượng nói rằng: "Hãy giữ nguyên như cũ và tránh làm hỏng kế hoạch". Kết quả thật là thảm hoạ. Cổ phiếu Disney tụt xuống và là mục tiêu cho các đối thủ thù địch. Như một chiến lược để tiến tới tương lai, ban lãnh đạo đã tuyển dụng một số nhà điều hành. Để chắc chắn, họ tôn trọng những thành công của những người tiền nhiệm. Họ cũng tin tưởng rằng sự tôn trọng các di sản không có nghĩa là sống trong quá khứ. Những người mới tập trung vào sự sáng tạo và khuyến khích công ty khám phá cách tiếp cận mới. Thay vì các công thức cũ rích của việc viết kịch bản, công ty đã thuê những tài năng tạo ra các bộ phim như "Vua sư tử", "Nàng tiên cá", và "Đi tìm thuyền trưởng Nemo". Điều này có nghĩa là để những tiêu chuẩn quyết định đã từng thành công trong thời kỳ của nó ra đi. Từ 1937 đến 1979, hãng sản xuất Walt Disney đã có một chuỗi các bộ phim và các chương trình truyền hình. Điều này đã thành công hơn 40 năm của việc đánh - quả - bóng - khỏi - công viên. Ai dám gợi ý việc tạo ra bất kỳ thay đổi nào. Sự khô cạn sáng tạo từ năm 1979-1984 đã đánh dấu sự chấm hết cho một kỷ nguyên và bắt đầu kỷ nguyên khác. Nếu không vì sự sẵn sàng của nhóm quản lý mới để mạo hiểm có tính toán với việc quản lý sản phẩm, tiếp thị, bán hàng và kỹ thuật, công ty có thể đã biến mất. Không ai "miễn dịch" được với những thay đổi thị trường. - Thay đổi tử bên trong Trong nhiều trường hợp, có thể tạo nên sự thay đổi đáng kể trong chính nội bộ công ty. Một trong những phương pháp tốt nhất để thiết lập cách suy nghĩ và làm việc mới, có khả năng thích ứng là phát triển một “Công ty luôn học hỏi”. Đây là một công ty có cách suy nghĩ hướng đến sự thay đổi và điều này đã trở thành thói quen của mọi người. - Kết hợp sự thay đổi Trong thực tế, hầu hết các thay đổi liên quan đến việc kết hợp nhiều loại thay đổi hay chuyển từ loại này sang loại khác. Quá trình này thường là một sự phản ứng, là phản ứng tức thời ban đầu khi khủng hoảng và sau đó là chương trình thay đổi từ từ. Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 8 1 1 . . 2 2 H H o o ạ ạ c c h h đ đ ị ị n n h h s s ự ự t t h h a a y y đ đ ổ ổ i i Để các chương trình thay đổi thành công, phải có hoạch định trước – trong ngắn hạn và dài hạn. Mục tiêu càng rõ ràng, kế hoạch càng tốt. 1.2.1 Tập trung vào các mục tiêu 1.2.2 Xác định nhu cầu thay đổi Thành công của một tổ chức, công ty phụ thuộc vào việc làm hài lòng 2 nhóm người: - Khách hàng: khách hàng không hài lòng sẽ tìm đến nhà cung cấp khác. - Nhân viên – khách hàng nội bộ: không hài lòng sẽ làm việc không hiệu quả hay rời bỏ công ty. Hãy khảo sát để theo dõi 2 nhóm người rồi hoạch định việc thay đổi. Tận dụng việc không hài lòng hỏi khách hàng Đánh giá chất lượng hỏi nhân viên X X Á Á C C Đ Đ Ị Ị N N H H C C Á Á C C H H N N H H Ì Ì N N C C Ủ Ủ A A B B Ạ Ạ N N Hiện tại chúng ta đang ở đâu? Hãy đánh giá t ừ nhi ề u quan đi ể m. Chúng ta muốn đi đến đâu? Hãy phát tri ể n s ứ m ệ nh công ty. Đo lường khoảng cách giữa hiện tại và lý t ư ở ng? Lư ợ ng hóa kho ả ng . Vạch ra những thay đổi chủ yếu và c ầ n thi ế t đ ể rút ng ắ n kho ả ng cách. Phát biểu các thay đổi thành lời và con s ố đ ể t ậ p trung ho ạ ch đ ị nh s ự . Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 9 1.2.3 Lựa chọn những thay đổi cần thiết - Chọn các lĩnh vực chính Quy luật Pareto cho rằng khoảng 20% các hoạt động tạo nên 80% vấn đề: nhằm mục đích xác định và tập trung vào những lĩnh vực chính này để tối đa hóa ảnh hưởng của sự thay đổi. - Điều chỉnh thay đổi Phải rõ ràng mục đích của bất kỳ thay đổi nào mà bạn dự kiến thực hiện. Sau khi điều chỉnh thứ tự ưu tiên của các đề xuất, bạn có thể quyết định thực hiện thay đổi ở những lãnh vực khác, miễn là có đủ nguồn lực và thời gian - Tránh quá tải Một vài thay đổi có thể tạo ra sự khác biệt giữa một môi trường làm việc buồn chán và một môi trường làm việc thú vị. Tuy nhiên, quá nhiều thay đổi có thể làm nhân viên cảm thấy quá tải. - Phải liên tục Lý tưởng nhất là có được một chương trình thay đổi tổng thể, luôn được liên tục xem xét lại mà trong đó nhiều dự án được thực hiện đồng thời. Không nên tạm thời ngưng ngay một dự án để bắt đầu dự án khác trong khi dự án khác chưa có cơ hội để phát huy. 1.2.4 Đánh giá phức tạp Để kế hoạch và quản lý thay đổi một cách hiệu quả, bạn cần đánh giá mức độ phức tạp một cách thực tế và những ai sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp. Rồi bạn cần phải chia nhỏ ra, lượng hóa và tổ chức thành nhiều phần nhỏ một cách rõ ràng và hiệu quả. 1.2.5 Lên kế hoạch lôi kéo nhân viên tham gia Những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi sẽ thay đổi thái độ và nhu cầu. Những chương trình thay đổi hiệu quả cần linh hoạt đủ để tương xứng với sự thay đổi này. Hoạch định cẩn thận những ai tham gia vào thực hiện việc thay đổi và tìm cách lôi kéo họ. 1.2.6 Chọn khung thời gian thực hiện Những loại thay đổi khác nhau cần những khoảng thời gian khác nhau. Là người chịu trách nhiệm xúc tiến sự thay đổi, bạn phải nhắm đến những mục tiêu dài hạn và cùng lúc hoạch định những thay đổi ngắn hạn chỉ cần vài tuần hay vài ngày để thực hiện – đặc biệt là những lúc khủng hoảng. 1.2.7 Thực hiện chương trình hành động Trên cơ sở những thông tin thu thập được, đưa ra một chương trình hành động chi tiết. Hãy làm cho chương trình được rõ ràng và gọn gàng, tận dụng những phương pháp hình ảnh để Nhóm 10 – Lớp đêm 05 K20 Trang 10 hoạch định và lên tiến độ thời gian. Hãy cân nhắc ý kiến của những người bị ảnh hưởng và xem xét lại kế hoạch của bạn thường xuyên. 1.2.8 Dự kiến các kết quả Sau khi phát triển kế hoạch thay đổi ban đầu, hãy suy nghĩ về các kết quả. Hãy kiểm tra các lợi ích so với các bất lợi, đánh giá tất cả công việc nền tảng và các yêu cầu để thực hiện kế hoạch và chuẩn bị các chương trình dự phòng những tình huống bất ngờ. C C H H U U Ẩ Ẩ N N B B Ị Ị C C Á Á C C K K Ế Ế H H O O Ạ Ạ C C H H D D Ự Ự P P H H Ò Ò N N G G C C Á Á C C T T Ì Ì N N H H H H U U Ố Ố N N G G B B Ấ Ấ T T N N G G Ờ Ờ N N h h ữ ữ n n g g đ đ i i ề ề u u x x ả ả y y r r a a n n g g o o à à i i k k ế ế h h o o ạ ạ c c h h C C h h u u ẩ ẩ n n b b ị ị đ đ ố ố i i p p h h ó ó Trao đổi Lãnh đạo nhóm không muốn hoặc không thể trao đổi đúng cách với nhân viên. Đảm bảo phải có hướng dẫn và hội thảo. Nếu không được, hãy thay thế lãnh đạo mới. Tài chính Chi phí tiết kiệm dự kiến cho việc cải tổ rất nhỏ thậm chí không có. Lập một kế hoạch dự phòng cho những kế hoạch thay đổi nhiều hơn nữa và điều đó có thể dẫn đến việc cần tiền nhiều hơn, và hãy thiết lập một hệ thống theo dõi nguyên nhân của những thiếu hụt. Thực hiện Nhân viên nói là sẽ tham gia chương trình thay đổi nhưng rất khó để mọi người thay đổi những thói quen đã thiết lập trước đó. Loại bỏ dần những phương pháp cũ khi bắt đầu các chương trình thay đổi để không còn sự chọn lựa nào khác ngoài việc sử dụng phương pháp mới. Cam kết Thông tin phản hồi và quan sát cho thấy sự nhiệt tình đối với chương trình thay đổi đáng báo động. Thiết lập hệ thống điều tra tìm hiểu nguyên nhân của sự xuống tinh thần đó và sẵn sàng điều chỉnh chương trình thay đổi nếu cần thiết. Chậm trễ Chương trình thay đổi bắt đầu chậm so với tiến độ một cách đáng kể. Xác định những vấn đề cần kiểm tra để phát hiện ra vấn đề cũng như thiết lập các hệ thống để sửa chữa và đẩy nhanh để bắt kịp tiến độ hay điều chỉnh lại tiến độ nếu cần thiết. Các bên thứ ba Chương trình bắt đầu thực hiện không tốt do ảnh hưởng của một nhà cung cấp rất quan trọng đối với sự thành công. Có thể lập một nhóm nghiên cứu các vấn đề và đảm bảo có sự tham gia của các nhà tư vấn nếu cần thiết Huấn luyện Không cung cấp đầy đủ các chương trình huấn luyện cần thiết, cả về số lượng và chất lượng. Có được sự trợ giúp từ bên ngoài để xem xét vấn đề huấn luyện và tổ chức các khóa huấn luyện mới để cải thiện tình hình càng nhanh càng tốt. [...]... một dự án II Quản trị việc kháng cự với sự thay đổi Mọi sự vật và hiện tượng quanh ta đang thay đổi, khi chậm, khi nhanh, mang lại những trải nghiệm mới mà có khi đó là những sự thích thú và cũng có lúc là những sự e ngại Mặc dù thay đổi là tất yếu, nhưng các sự thay đổi thường gặp phải các sự phản kháng chúng tạo ra áp lực cho quá trình thực hiện sự thay đổi. Cần phải nhận ra và xử lý những sự phản kháng... thay đổi Thay đổi đòi hỏi nỗ lực rất lớn Những nỗ lực đó sẽ phí đi nếu chương trình thay đổi bị bỏ dở, ngưng lại hay không tạo nền tảng để tiến xa thêm Những người lãnh đạo thành công hoạch định cho tương lai cũng như hiện tại và đưa sự thay đổi trở thành một phần văn hóa của công ty 2 Mô hình sự thay đổi 2.1 Mô hình thay đổi của Kurt Lewin Một trong những mô hình nền tảng cho sự hiểu biết thay đổi. .. việc thực thi quá trình thay đổi và việc quản lý nhóm trong thời kỳ thay đổi, xem đó là thí điểm cho việc nâng cao kỹ năng cá nhân Hãy mạnh dạn và dũng cảm Các tình huống thay đổi cần những người ủng hộ, những nhà quản lý có tầm bao quát để chấp nhận cái mới Người quản lý hãy trở thành một người ủng hộ sự thay đổi và giành tín nhiệm vì quản lý rất hiệu quả trong quá trình thay đổi Hãy cho người khác... 2.1: Các mức độ cảm xúc phản ứng với sự thay đổi (1) Sự ổn định vào thời điểm thay đổi (2) Không thể phản ứng (3) Từ chối (4) Giận dữ (5) Thương lượng (6) Tuyệt vọng (7) Thử nghiệm (8) Chấp nhận 1.2 Các hình thức p hả n k há ng và cách xử lý Phản đối sự thay đổi có ba hình thức: - Phản đối do sự hiểu lầm hay dựa trên những phản đối bằng lý lẽ: tin đồn về sự thay đổi bị lan truyền trước khi lãnh đạo... giống như ngăn cản sự thay đổi trong khi hứa sẽ ủng hộ XỬ LÝ NHỮNG PHẢN ỨNG TIÊU CỰC ĐỐI VỚI SỰ THAY ĐỔI LOẠI PHẢN ỨNG CÁCH XỬ LÝ CÓ LÝ LẼ Hiểu nhầm các chi tiết kế hoạch, tin rằng sự thay đổi - Giải thích kế hoạch rõ ràng và chi tiết hơn là không cần thiết, không tin vào hiệu quả của kế - Dự kiến những gì có thể xảy ra nếu chương hoạch thay đổi, mong muốn kết quả không tốt trình thay đổi không thực hiện... trình thay đổi mang lại hiệu quả, tăng trưởng và an toàn như mong đợi 1 Dự đoá n các phản ứng Có rất nhiều cách mà mọi người phản ứng về sự thay đổi Một số người chủ động tìm kiếm sự thay đổi và sẵn sàng đón nhận nó; một số khác thì tránh nó bất cứ lúc nào có thể và một bộ phận công khai chống lại nó Nhưng tóm lại, hầu hết mọi người sẽ có sự "kháng cự" với việc thay đổi Luôn có một sức cản đối với sự thay. .. dụng nhân viên có tài Người quản lý có thể học cách hành xử hiệu quả để chính mình thực hiện được sự thay đổi, đồng thời giúp người khác Có thể nhóm những cách hành xử này thành ba nhóm chính: - Người quản lý nhìn lại chính mình Bước đầu tiên để giúp người khác thực hiện thay đổi là hãy tự giúp mình Những người quản lý cần hiểu rõ bản thân họ đang phản ứng thế nào và sự thay đổi ảnh hưởng đến họ thế nào... là: sự mất đi kì nghỉ lễ, chuyến du lịch dã ngoại của nhân viên; hay các chương trình công nhận sự đóng góp của nhân viên Khi các lợi ích và phần thưởng không tương xứng với những cố gắng để thực hiện sự thay đổi, số người trưởng thành trong các môi trường mà sự thay đổi để lại ấn tượng xấu, thì rõ ràng sẽ kháng cự lại nhiều hơn so với những người hưởng lợi hoặc sớm được học về việc ứng phó với thay đổi. .. phó với thay đổi 2 Vai trò của ng ười lãnh đạo trong quản lý sự thay đổi Khi sự thay đổi ảnh hưởng tới một tổ chức, hơn bao giờ hết các cấp lãnh đạo – từ cấp điều hành cao nhất cho đến các quản đốc – cần thể hiện được kỹ năng lãnh đạo của mình Vai trò của nhà quản lý là cực kỳ quan trọng trong việc dẫn dắt các nhóm và nhân viên vượt qua quá trình thay đổi để tổ chức có thể thực hiện các ý tưởng mới và... và xử lý hiệu quả nhiều hình thức phản kháng 1.4 Củng cố sự thay đổi Thực hiện thay đổi chỉ là giai đoạn sơ khởi Để đảm bảo sự thành công của một chương trình thay đổi, cần phải tổ chức các quy trình xem xét và cải thiện liên tục 1.4.1 Theo dõi tiến độ Đánh giá tiến độ thường xuyên và chính xác là điều cần thiết để đảm bảo rằng chương trình thay đổi có hiệu quả Chỉ đưa ra số liệu một cách thường xuyên . hay công ty. Hãy tiếp cận sự thay đổi bằng tư tưởng cởi mở và học cách phát huy những yếu tố tích cực. Quản trị quá trình thay đổi là những kỹ năng kiểm soát sự thay đổi, có tác dụng hạn chế. mà sự thay đổi có thể mang lại. Các công ty cũng như các cá nhân hãy cởi mở với sự thay đổi, nhận thấy các tác dụng của nó và cần thay đổi một cách tự nhiên. 1.1.2 Nguyên nhân của sự thay đổi. rất nhiều. Thay đổi tức thời có thể xảy ra cùng lúc hoặc độc lập với thay đổi từ từ. - Thay đổi tức thời Là những thay đổi xảy ra bất ngờ và đáng kể đem lại kết quả rõ ràng. Sự thay đổi có thể