Hoạch định, xây dựng chương trình

Hoạch định là một chức năng cơ bản của quản lý, là một tiến trình tư duy về điều mong muốn đạt được và làm thế nào điều đó sẽ được hoàn thành. Cả ngành quản lý và ngành công tác xã hội đều thừa nhận rằng hoạch định hiệu quả là cần thiết cho việc sản xuất và cung ứng các dịch vụ xã hội. Nó là một bộ phận chủ yếu của việc thực hành công tác xã hội và được xem là cần thiết cho hoạt động của các cơ sở xã hội và việc cung ứng các dịch vụ xã hội.Hoạch định là vạch ra những việc cần làm trước khi tiến hành. Nó nối liền khoảng cách từ nơi chúng ta đang ở tới nơi chúng ta muốn tới. Đây là một tiến trình cần sự tham gia của những người thực hiện (là nhân viên xã hội thực hành trực tiếp hay tác viên cộng đồng); những người tiếp nhận các dịch vụ hay mục tiêu của hoạch định (thân chủ hay các nhóm có tổ chức); những người ra quyết định hay người làm chính sách; và nhà quản trị.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA XÃ HỘI HỌC

-*** -BÀI TẬP NHÓM

Môn: Quản trị Công tác xã hội

Đề bài: Hoạch định, xây dựng chương trình

và lập ngân sách

Giảng viên: PGS TS Nguyễn Thị Kim Hoa

Lớp: Cao học CTXH 2012 (lớp 1):

1 Lê Thu Ngân

2 Mai Thị Hiệp

3 Lê Thị Lan

4 Khổng Thị Hà

5 Nguyễn Minh Hoàng

Hà Nội, 12/2013

MỤC LỤC

I CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG MỘT CƠ SỞ AN SINH XÃ HỘI

I.1 Tầm quan trọng của công tác hoạch định

Hoạch định là một chức năng cơ bản của quản lý, là một tiến trình tư duy về điều mong muốn đạt được và làm thế nào điều đó sẽ được hoàn thành Cả ngành quản

lý và ngành công tác xã hội đều thừa nhận rằng hoạch định hiệu quả là cần thiết cho việc sản xuất và cung ứng các dịch vụ xã hội Nó là một bộ phận chủ yếu của việc thực hành công tác xã hội và được xem là cần thiết cho hoạt động của các cơ sở xã hội

và việc cung ứng các dịch vụ xã hội

Hoạch định là vạch ra những việc cần làm trước khi tiến hành Nó nối liền khoảng cách từ nơi chúng ta đang ở tới nơi chúng ta muốn tới Đây là một tiến trình cần sự tham gia của những người thực hiện (là nhân viên xã hội thực hành trực tiếp hay tác viên cộng đồng); những người tiếp nhận các dịch vụ hay mục tiêu của hoạch định (thân chủ hay các nhóm có tổ chức); những người ra quyết định hay người làm chính sách; và nhà quản trị

I.2 Những đặc điểm chung của tiến trình hoạch định

- Hoạch định xử lý sự thay đổi Hoạch định cố gắng dự báo làm thế nào nhu cầu và tài nguyên sẽ phát triển và thay đổi trong tương lai

- Hoạch định gồm đo lường và định lượng Nó cố gắng đo lường nhu cầu, đánh giá kết quả của các cách tiếp cận khác nhau và đo lường thành tích công việc sử dụng các mục tiêu đã thỏa thuận trước

- Hoạch định ảnh hưởng đến sự phân phối tài nguyên Hoạch định cần các nhà

ra quyết định suy nghĩ về phí tổn của mọi hoạt động

- Hoạch định đòi hỏi hành động Một kế hoạch đưa ra các hoạt động cần được theo dõi để đạt kết quả cụ thể

I.3 Vai trò của hoạch định

- Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một cơ sở xã hội Hoạch định cho biết hướng đi của cơ sở

- Hoạch định cho biết hướng đi của cơ sở: Đó là những vẫn đề liên quan đến ngân sách hoạt động và quá trình hoạt động của cơ sở Có sự hoạch định tốt, khoa học

và phù hợp đồng nghĩa với việc những hoạt động được lên kế hoạch sau đó sẽ được diễn ra một cách thuận lợi

- Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí

- Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức Nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường

- Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn

- Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức

- Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra

I.4 Phân loại hoạch định

I.4.1 Hoạch định chiến lược

Là hoạch định ở cấp độ toàn bộ cơ sở, nó thiết lập nên những mục tiêu chung của cơ sở và vị trí của cơ sở đối với môi trường

Hoạch định chiến lược là phương pháp được biết đến nhiều nhất và được sử dụng rộng rãi nhất để hoạch định trung và dài hạn trong các dịch vụ phục vụ con người Nó được xác định như là “một nỗ lực có kỷ luật để đưa ra những quyết định cơ bản và những hành động để hình thành và hướng dẫn một tổ chức sẽ như thế nào, làm

gì và tại sao lại làm việc ấy.” Bryson lưu ý rằng đặc điểm quan trọng nhất của hoạch định chiến lược là thúc đẩy phát triển tư duy chiến lược vốn giống như tư duy phản biện

Kế hoạch hoạt động chiến lược là kế hoạch mà nhà quản trị xác định mục tiêu hoạt động và cách thức tốt nhất để đạt đến nó trên cơ sở tài nguyên hiện có cũng như tài nguyên có khả năng huy động

 Kế hoạch hoạt động chiến lược là một tiến trình bao gồm:

1 Xây dựng sứ mệnh và viễn cảnh

Sứ mệnh là mục đích hoặc là lí do mà tổ chức tồn tại Một tuyên bố sứ mệnh liên quan đến việc trả lời những câu hỏi như: Chúng ta hoạt động những cái gì? Chúng

ta là ai? Chúng ta quan tâm đến cái gì? Chúng ta định làm gì? v.v Ví dụ, tổ chức Tầm nhìn Thế giới (World Vision) đặt ra tầm nhìn là tiến tới một xã hội nơi mà mọi trẻ em đều có cuộc sống đẩy đủ cả về thể chất lẫn tinh thần Những giá trị cơ bản mà Tầm nhìn Thế giới đặt ra và theo đuổi là đề cao con người, giữ cam kết với người nghèo,

đề cao các giá trị Cơ đốc giáo, đối tác tin cậy với các bên liên quan, minh bạch và hiệu quả trong quản lý, và luôn luôn đáp ứng nhu cầu của những người yếu thế

2 Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức

3 Hình thành mục tiêu chung

4 Tạo lập và chọn lựa các chiến lược để theo đuổi Trong vài năm trở lại đây, vấn đề giảm thiểu rủi ro thiên tai (DRR), thích ứng với biến đổi khí hậu (CCA) là chủ

đề nóng được nhiểu tổ chức quan tâm Lý do bởi đây là thách thức mang tính toàn cầu

và Việt Nam là một trong những nước bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi biến đổi khí hậu (nước biển dâng làm ngập đất ở vùng trũng thấp ven biển) Một số tổ chức (ví dụ như CIHP) mặc dù chưa từng có kinh nghiệm trong các hoạt động liên quan đến DRR và CCA cũng đặt ra các chiến lược hoạt động trong vấn đề này nhằm thu hút tài trợ quốc

tế, bởi các tổ chức quốc tế ưu tiên tài trợ lĩnh vực này Hay các vấn đề y tế công cộng như phòng chống HIV/AIDS, STIs/STDs, v.v đã trở nên bão hòa, nhu cầu can thiệp giảm khiến cho tài trợ cũng giảm, thì một số tổ chức (ví dụ như PHAD) chuyển hướng chiến lược sang thực hiện các hoạt động/chương trình liên quan đến phòng ngừa và

chữa trị các bệnh không lây truyền và các vấn đề sức khỏe đang trở nên phổ biến như tim mạch, tiểu đường, nghiện chất, béo phì, v.v

5 Phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu của tổ chức

Như Berman đã lưu ý, hoạch định chiến lược là một hệ thống các phương thức giúp các tổ chức và cộng đồng sắp xếp các ưu tiên phù hợp với những điều kiện thay đổi và những cơ hội mới Nó được sử dụng để:

- Phác họa một tương lai đáp ứng tốt hơn cho nhu cầu của họ và đưa ra những hướng hành động và chỉ dẫn;

- Tạo sự đồng thuận giữa các cá nhân và tổ chức khác chính kiến và hình thành các quan điểm khác nhau (ban điều hành, nhân viên, thân chủ, cộng đồng v.v.);

- Thúc đẩy các tổ chức đáp ứng một môi trường đang thay đổi;

- Xác định nhu cầu củng cố, tái tổ chức hoặc khôi phục sự cân bằng giữa các tổ chức cung cấp dịch vụ khác nhau

 Các hoạt động trong hoạch định chiến lược:

- Tái đánh giá sứ mạng của cơ sở và triển khai tầm nhìn tương lai của cơ sở;

- Đánh giá môi trường ngoại vi và sự cạn tranh;

- Đánh giá các hoạt động nội bộ và các dịch vụ cung ứng cho thân chủ; và

- Triển khai một kế hoạch bao gồm các chiến lược, nhiệm vụ, thành quả, khung thời gian và các bước thực hiện

 Bốn bước cơ bản trong hoạch định công ty do Robert H Schaffer 1 đưa ra

- Nghiên cứu – phân tích những điểm mạnh, điểm yếu và những yếu tố khác và xác định các cơ hội và rủi ro gây ra bởi các xu hướng bên ngoài

- Hình thành các mục tiêu – xác định công ty muốn đạt đến cái gì trong tương lai dài hạn

- Hoạch định chiến lược – triển khai một kế hoạch tổng thể chỉ ra làm cách nào

để công ty đến được mục tiêu cao nhất của nó

- Hoạch định tác nghiệp – đưa ra những bước đi mà mỗi phòng ban và bộ phận chức năng đảm nhiệm để thực hiện những kế hoạch chiến lược

1 Skidmore, op.cit p.51.

Một kế hoạch hợp nhất là kế hoạch toàn diện của cơ sở an sinh xã hội mà mọi

kế hoạch khác đều bắt nguồn từ nó

 Tám bước trong chu kỳ hoạch định dài hạn do Howard M Carlisle đưa ra

- Xác định chỗ đứng của bạn hôm nay đang ở đâu

- Xây dựng những giả thuyết liên quan đến các xu hướng và điều kiện tương lai

sẽ xảy ra

- Xây dựng và đánh giá lại các mục tiêu

- Hình thành các chiến lược để đạt mục tiêu

- Lên chương trình các hoạt động để đạt kết quả mong muốn

- Xác định các nguồn lực hỗ trợ cần để tiến hành các hoạt động ở bước 5

- Thực hiện kế hoạch

- Kiểm soát kế hoạch

I.4.2 Hoạch định tác vụ (Tác nghiệp)

Là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành Trong hoạch định tác nghiệp, người ta trình bày rõ và chi tiết cần phải làm như thế nào để đạt được những mục tiêu đã được đặt ra trong hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể mà cơ sở sẽ tiến hành để thực hiện hoạch định chiến lược

Hoạch định tác vụ gồm việc chuyển đổi những sáng kiến chủ yếu trong kế hoạch chiến lược thành những mục đích và mục tiêu cụ thể bao gồm những bước hành động cho nhân viên và những người khác thực hiện.2 Hoạch định tác vụ bao gồm những thành phần sau:3

- Tiến trình đã xác định và các mục tiêu đầu ra;

- Xác định trách nhiệm nhân viên để thực hiện kế hoạch;

- Một khuôn mẫu giám sát thân thiện để ghi nhận quá trình đã thực hiện;

- Xem xét liên tục việc vận hành kế hoạch chiến lược;

- Đánh giá liên tục đảm bảo kế hoạch hoạt động là thực tế; và

2 Ibid, p 353.

3 Allison, M & Kaye, J (1997) Strategic Planning for Nonprofit Organizations New York: Wiley.

- Tạo cơ hội liên tục để đưa ra những đề xuất cho những kế hoạch hàng năm trong tương lai

 Bảng tóm tắt các đặc điểm của hoạch định chiến lược và hoạch định tác

nghiệp

Qua bảng tóm tắt cho thấy, mặc dù các đặc điểm của chúng khác nhau, song quá trình hoạch định chiến lược và tác nghiệp có mối liên hệ với nhau rất chặt chẽ trong một hệ thống hoạch định thống nhất

Các tính chất của hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp

Tính chất Hoạch định chiến lược Hoạch định tác

nghiệp

1 Ảnh hưởng của hoạch định Toàn bộ Cục bộ

4 Mục tiêu đề ra Lớn, tổng quát Cụ thể, rõ ràng

5.Thông tin để hoạch định Tổng hợp, không đầy đủ Đầy đủ, chính xác

7 Thất bại nếu xảy ra Nặng nề có thể phải

dừng hoạt động

Có thể khác phục

9 Khả năng của người ra quyết định Khái quát vấn đề Phân tích cụ thể tỷ mỉ

I.4.3 Hoạch định phòng ngừa

Hoạch định phòng ngừa là một hình thức hoạch định tác nghiệp nhằm biến khủng hoảng thành cơ hội cho tổ chức Ví dụ giảm ngân sách cơ sở, không thể bố trí người vào vị trí còn trống, v.v Viêc này cần quan tâm đặc biệt sử dụng cách tiếp cận liên ngành một cách có hệ thống:

- Tham khảo sứ mạng của cơ sở thường xuyên;

- Tìm kiếm thông tin có sẵn;

- Thúc đẩy sự tham gia tích cực của nhân viên và các nhà lãnh đạo không chuyên môn; và

- Tăng cường giám sát và theo dõi.4

4 Ibid p 355.

Đối với các sở xã hội là các tổ chức phi chính phủ và phi lợi nhuận hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển hiện nay, việc tìm các nguồn tài chính bền vững để duy trì hoạt dộng là một thách thức lớn đang đặt ra, đặc biệt là với các tổ chức trong nước Việt Nam đã trở thành nước có thu nhập trung bình, đời sống của người dân ngày một nâng cao, do vậy các nhà tài trợ quốc tế bắt đầu cắt giảm viện trợ cho Việt Nam Nguồn tài trợ bị cắt giảm sẽ khiến cho các tổ chức này gặp khó khăn trong việc triển khai hoạt động can thiệp phát triển cộng đồng và đe dọa sự tồn tại của

tổ chức Trên thực tế thì đã có một số quỹ tài trợ hoặc tổ chức quốc tế rút khỏi Việt Nam như Ford Foundation, Medicine du Monde, v.v Tổ chức Actionaid tại Việt Nam thậm chí còn xây dựng chiến lược huy động tài trợ từ trong nước để đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động ổn định trong tương lai Họ đã tiến hành khảo sát người dân trên toàn quốc về khả năng tài trợ cho lĩnh vực phát triển, xóa đói giảm nghèo thông qua các tổ chức phi chính phủ vào cuối năm 2013

Còn với các tổ chức phi chính phủ - phi lợi nhuận của Việt Nam, thách thức trong việc tìm kiếm nguồn lực tài chính để duy trì hoạt động càng trở nên lớn hơn, vì phần lớn ngân sách là đến từ các nhà tài trợ nước ngoài, trong khi các tổ chức của Việt Nam lại không có kênh huy động tài trợ giống như các tổ chức quốc tế (ví dụ kênh tài trợ thông qua chương trình bảo trợ trẻ như ở các tổ chức: Plan, World Vision, Child Fund, Actionaid, Good Neighbor, v.v., các quỹ tư nhân hoặc chính phủ các nước) và cũng chưa có cách, và phần nào đó là chưa có cơ chế, để thu hút tài trợ từ ngay trong nước

I.4.4 Hoạch định liên cơ sở

Hoạch định liên cơ sở là cần thiết để có sự phối hợp và hợp tác của các cơ sở nhằm cung cấp các dịch vụ xã hội một cách tốt nhất cho thân chủ Những nhà quản trị giỏi luôn tìm cơ hội hoạch định với các nhà quản trị khác nhằm tăng cường việc thực hành công tác xã hội, tránh sự trùng lắp không cần thiết và đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.5

Kế hoạch bộ phận dành cho những lĩnh vực đặc thù như Kế hoạch quốc gia về chăm sóc trẻ em, Kế hoạch chăm sóc người khuyết tật và các lĩnh vực khác Những kế

5 Skidmore, op.cit p.62.

hoạch này là sản phẩm của việc hoạch định liên cơ sở nơi thi hành luật pháp về sức khỏe, giáo dục và những lĩnh vực khác góp phần vào hình thành kế hoạch có liên quan tới nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm của họ

I.4.5 Phân loại hoạch định theo thời gian

Ngoài cách phân loại hoạch định theo các loại khác nhau thì còn có cách phân loại hoạch định theo thời gian Theo cách phân loại này, người ta chia ra:

- Hoạch định dài hạn: Là hoạch định cho thời gian thực hiện kéo dài từ 5 năm trở lên Ví dụ, trong Chiến lược quốc gia V giai đoạn 2012 – 2017, bằng phương pháp tiếp cận dựa trên quyền con người trong phát triển, tổ chức Actionaid đưa ra khẩu hiệu

“Đoàn kết và hành động vì công bằng và phát triển” Actionaid thực hiện các cam kết của mình thông qua năm chương trình ưu tiên là 1) thúc đẩy các giải pháp sinh kế và nông nghiệp bền vừng; 2) nâng cao trách nhiệm giải trình và tình đoàn kết nhân dân nhằm thay đổi xã hội, tăng cường lãnh đạo trẻ và tín nhiệm xã hội dân sự; 3) thúc đẩy bình đẳng trong tiếp cận giáo dục chất lượng cho trẻ em; 4) ứng phó với tác động của thiên tai và biến đổi khí hậu bằng các phương pháp lấy con người làm trung tâm; 5) xây dựng các giải pháp xã hội và chính trị cho phụ nữ và trẻ em gái

- Hoạch định trung hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian từ trên 1 năm đến dưới 5 năm

- Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian dưới một năm Trong loại hoạch định này, người ta còn có thể phân chia thành:

+ Hoạch định cụ thể: Là hoạch định với những mục tiêu đã được xác định rất

rõ ràng Không có sự mập mờ và hiểu lầm trong đó Ví dụ, cơ sở quyết định có 5% trẻ trong năm nay sẽ được giới thiệu và có được việc làm, Vậy ngân sách, tiến độ, phân công cụ thể ra sao để đạt mục tiêu đó

+ Hoạch định định hướng: Là hoạch định có tính linh hoạt đưa ra những hướng chỉ đạo chung Ví dụ: Hoạch định trong việc tăng chất lượng cuộc sống cho trẻ trong năm nay thông qua việc tăng chất lượng bữa ăn, có các hoạt động mới và nâng cao về giáo dục, y tế, vui chơi giải trí

+ Hoạch định định hướng hay được sử dụng hơn hoạch định cụ thể khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi cơ sở đang ở giai đoạn hình thành

Lưu ý: Việc phân chia các loại hoạch định theo các tiêu thức trên đây chỉ mang

tính chất tương đối Các loại hoạch định có quan hệ qua lại với nhau Chẳng hạn, hoạch định chiến lược có thể bao gồm cả hoạch định dài hạn và ngắn hạn Tuy vậy, hoạch định chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn, trong khi hoạch định tác nghiệp phần lớn là những hoạch định ngắn hạn

I.5 Tiến trình hoạch định

1.5.1 Bước 1: Chọn lọc mục tiêu

Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức được phát triển dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau đây: chúng ta nên có những hoạt động nào? Chúng ta cam kết cái gì? Và kết quả nào Chúng ta cần đạt được? Mục tiêu chung cung cấp định hướng cho việc ra quyết định và nó có thể không thay đổi theo từng năm Các sứ mệnh và mục tiêu không được xây dựng một cách tách rời nhau Chúng được xác định dựa trên cơ sở đánh giá các cơ hội và đe dọa của môi trường và các điểm mạnh, điểm yếu

1.5.2 Bước 2: Xem xét các tài nguyên cơ sở

Xem xét tài nguyên là bước đóng vai trò rất quan trọng, vì dựa vào việc đánh giá xem xét tài nguyên như: tài chính, cơ sở vật chất, nhân sự thì lúc đó mới có thể xây dựng được các hoạt động mang tính khả thi cao Tất cả các hoạt động của cơ sở đều tùy thuộc vào nguồn ngân sách có được của cơ sở, vậy nên tài nguyên quyết định các hoạt động

Những tài nguyên này giúp tổ chức hoàn thành mục tiêu ra sao?

Sự hỗ trợ của cộng đồng cũng là một tài nguyên quan trọng, hay nói cách khác nguồn lực từ phía cộng đồng là tài nguyên mà các cơ sở phải cố gắng để có được Tài nguyên ở đây không chỉ là sự đóng góp về tiền bạc, vật chất mà còn là sự ủng hộ về mặt tinh thần, cung cấp nguồn lực cũng như tạo điều kiện trong các thủ tục giấy tờ để

cơ sở có thể thực hiện được các hoạt động một cách dễ dàng thuận lợi hơn

Thông tin cũng được xem là một tài nguyên

Tài nguyên nhân sự đóng vai trò cực kì quan trọng