quản lý dự án - quản lý chi phí

1TS.LUONG DUC LONG 1 Chun đề : QUẢN LÝ CHI PHÍ Tác giả: TS. Lương Đức Long Đại học Bách Khoa TPHCM Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng. luongduclong@hcmut.edu.vn 2TS. LUONG DUC LONG 2 KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ DÖÏ AÙN: PHÖÔNG PHAÙP GIAÙ TRÒ ÑAÏT ÑÖÔÏC (EARNED VALUE METHOD) 3TS. LUONG DUC LONG S cn thit ca phng phỏp giỏ tr t c (Earned Value Method- EVM) Vn ỏnh giỏ qun lý chi phớ thc hin d ỏn khụng chớnh xỏc thng xy ra: khi chi phớ v tin trỡnh thc hin c bỏo cỏo tỏch ri. Vớ d: th bỏo cỏo chi phớ-thi gian 50% 75% 25% 100% Thụứi ủieồm caọp nhaọt 45% Thụứi gian Chi phớ Chi phớ 50% 50% 75% 50% 100% 0% T õy, cú th cú kt lun l d ỏn ang tit kim chi phớ, vỡ theo k hoch ta dựng 50%, nhng thc t ta ch dựng 45%. Vic d oỏn dng nh tt cho d ỏn hon thnh di ngõn qu ? 4TS. LUONG DUC LONG S cn thit (tt) Hỡnh nh khi bỏo cỏo tin trỡnh thc hin -thi gian. T õy, cú th cú kt lun l d ỏn ang chm tin , vỡ theo k hoch ta dựng 50% khi lng, nhng thc t ta ch lm c dựng 40% khi lng. D oỏn l d ỏn b kộo di. 50% 75% 25% 100% Thụứi ủieồm caọp nhaọt 40% Thụứi gian Tin trỡnh -Progress Chi phớ 50% 50% 75% 50% 100% 0% Cỏi gỡ xy ra nu 2 th trờn c tớch hp li, d ỏn ó lm c 50% thi gian v dựng 45% chi phớ, nhng ch t c 40% khi lng? S phõn tớch => d ỏn khụng ch chm tin m cũn vt chi phớ. T ú a ra mt du hiu rừ rng cho Giỏm c d ỏn phi ỏp dng nhng bin phỏp qun lý kim soỏt d ỏn. 5TS. LUONG DUC LONG Sự cần thiết (tt) Ví dụ này chỉ ra sự cần thiết để tích hợp việc quản lý chi phí và quản lý thời gian, tiến độ. Dựa vào thông tin chi phí riêng rẽ (không tích hợp với thông tin về tiến trình thực hiện) giám đốc dự án có thể mắc sai lầm khi đánh giá dự án. Khi kích thước dư án lớn và phức tạp. Nhu cầu 1 phương pháp tích hợp cả quản lý chi phí và tiến trình cho việc đo lường sự thực hiện dự án gia tăng. Chúng ta cần biết khi nào những biện pháp quản lý cần dùng đến, dùng nơi nào, và dùng với mức độ ra sao. Earned Value Method sẽ cung cấp cho chúng ta những thông tin về dự án và những dự đoán về tương lai dự án một cách hữu hiệu. 6TS. LUONG DUC LONG 6 Kim soỏt chi phớ bao gm tỡm hiu ti sao li cú s thay ic tớch cc v tiờu cc. Nú phi c kt hp thng nht vi cỏc quỏ trỡnh kim soỏt khỏc nh: quy mụ d ỏn, tin d ỏn, cht lng d ỏn v cỏc yu t cn kim soỏt khỏc trong d ỏn Kim soỏt chi phớ l nhng cụng vic bao gm: 1. Xỏc nh ng chi phớ c bn ca d ỏn, 2. Giỏm sỏt theo dừi chi phớ thc t, 3. Phõn tớch nhng nhõn tnh hng vic thay i chi phớ thc t so vi ng chi phớ c bn, 4. Thụng bỏo cho cỏc i tng liờn quan nhng thay i c phộp. 1.Giụựi thieọu : PHệễNG PHAP GIA TRề ẹAẽT ẹệễẽC 7TS. LUONG DUC LONG 7 Chi phớ ca d ỏn bao gm chi phớ trc tip, chi phớ giỏn tip, d phũng phớ, thu giỏ tr gia tng u ra v li nhun. Trong phng phỏp Earned Value Method (Phng phỏp giỏ tr t c) ch gii hn trỡnh by kim soỏt chi phớ trc tip liờn quan vi tng cụng vic trờn cụng trng trong c cu phõn chia cụng vic theo dừi phn vic ó lm. Cũn chi phớ giỏn tip (chi phớ lao ng giỏn tip, s dng trang thit b, chi phớ qun lý, ) khụng a vo h thng kim soỏt vỡ qun lý nhng khon ny l chc nng ca b phn k toỏn v c tớnh theo t l phn trm. 1.Giụựi thieọu : PHệễNG PHAP GIA TRề ẹAẽT ẹệễẽC 8TS. LUONG DUC LONG 8 1.Giới thiệu : PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC  Earned Value (EV) là giá trị của cơng việc đã hồn thành.  EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ với kế hoạc ban đầu (kế hoạch cơ sở –Baseline schedule)  Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án ( Dự án vượt chi phí ? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?).  Phương pháp giá trò đạt được (Earned Value method- EVM) được dùng để đáng giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm xem xét. 9TS. LUONG DUC LONG 9 EVM được thực thi bằng việc phân tích chi phí và tiến độ thực hiện với kế hoạc ban đầu (kế hoạch cơ sở – Baseline schedule) Giá trò đạt được BCWP (Budget Cost for Work Performed) của công việc được tính bằng cách nhân phần trăm khối lượng công việc đã thực hiện cho tới thời điểm hiện tại với chi phí dự trù (BAC) để thực hiện phần việc đó. Giá trò này gọi là chi phí dự trù để thực hiện phần việc đã được làm xét đến thời điểm cập nhật. BAC= Chi phí dự trù để hồn thành dự án theo kế hoạch(Budged At Completion - BAC). BAC là ước lượng chi phí ban đầu, là ngân quỹ được dùng để hồn thành cơng việc. 1.Giới thiệu : PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC 10TS. LUONG DUC LONG 10 Ví dụ 1: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là 1500 USD. Hôm nay là ngày thứ 9 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1350USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc. BCWP= 2/3*1500=1000USD. Ví dụ 2: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là 1500 USD. Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Lúc này chi phí thực tế là 1350USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc. BCWP= 2/3*1500=1000 USD. Bất kể nhà thầu làm như thế nào. Số tiền nhà thầu nhận được từ CĐT cho phần việc đã làm chỉ là BCWP. [...]... ACWP (chi phí thực tế Actual Cost for Work Performed) để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí (vượt chi phí, hay tiết kiệm chi phí) CV (Cost Variance) chênh lệch chi phí = sự khác nhau giữa chi phí thực hiện công việc đến thời điểm cập nhật (BCWP) và chi phí thực tế thực hiện công việc (ACWP) Nếu CV âm là vượt chi phí và ngược lại Ví dụ 1 (tiếp theo) => CV = BCWP -ACWP =10001350 =-3 50 => Vượt chi phí TS... tác/ một dự án) thực hiện với chi phí nhiều hơn chi phí dự trù và đã hoàn tất phần việc ít hơn so với phần việc làm theo kế hoạch Ví dụ như đã nêu CV =-3 50, SV =-5 00 => Nhiều hơn về chi phí, ít hơn về khối lượng Chi phí ACWP TV 0 ACWP BCWP BCWS BCWS BCWP STWP CV chỉ số phản ánh tình trạng tổng thể của dự án gọi là chi số chi phí tiến độ (CSI) CSI= CPI*SPI CSI>1 => Tình trạng dự án là chấp nhận được CSI DỰ án đang có vấn đề TS LUONG DUC LONG 15 Ví dụ 1 (tt) như trên: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục... phí để hồn thành dự án theo kế hoạch(Budged At Completion BAC) EAC= Chi phí ước tính để hồn thành dự án theo thực tế (Estimated At Completion - EAC) CV= Chênh lệch chi phí (Cost Variance – CV) SV= Chênh lệch tiến độ về khối lượng (Schedule Variance - SV) VAC= Chênh lệch chi phí hồn thành dự án (Variance At Completion – VAC) TS LUONG DUC LONG 11 3 Đo lường chi phí thực hiện dự án? So sánh giá trò đạt... đến lúc này mới chi phí hết 1350USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc BCWP= 2/3*1500=1000USD CV= 100 0-1 350 =-3 50 SV= BCWP-BCWS =100 0-1 500 =-5 00 CPI=BCWP/ACWP=1000/1350= 0.74 SPI=BCWP/BCWS=1000/1500=0.67 CSI=CPI*SPI=0.49 KL: Đến thời điểm cập nhật, dự án đã hoàn thành được phần việc ít hơn phần việc phải làm theo kế hoạch, với chi phí cao hơn chi phí dự trù => Dự án đáng báo động,... bằng phần trăn hoàn thành theo kế hoạch ban đầu * chi phí ban đầu) ACWP = $1,613 ( chi phí thực tế tại thời điểm cập nhật) BCWP =$1,349 ( Bằng phần trăm khối lượng thực hoàn thành * chi phí ban đầu) CV = BCWP – ACWP = $1,349 - $1,613 = - $264 SV = BCWP – BCWS = $1,349 - $2,076 = -$ 727 TV = STWP- ATWP= 6.8 -8 =-1 .2 ( tuần chậm trễ) Vậy dự án đang vượt chi phí và chậm tiến độ TS LUONG DUC LONG 28 Các chỉ... 7 Tháng 8 9 TS LUONG DUC LONG 10 11 12 33 Các chỉ số liên quan: ACWP=68; BCWS=64; BCWP=54, BAC( cả công trình) =100 CPI = BCWP/ACWP= 54/68=0.79 < 1 => Vượt chi phí SPI= BCWP/BCWS=54/64= 0.84 Chậm tiến độ CV= BCWP- ACWP= 5 4-6 8 =-1 4 SV= BCWP-BCWS= 5 4- 64= -1 0 ETC (Chi phí ước tính để làm hết phần còn lại)= (BACBCWP)/ CPI= (10 0-5 4)/0.79= 58.22 EAC (Chi phí tổng cộng ước tính để hoàn tất = Chi phí. .. như bên dưới STT 1 Công việc – chi phí D Pred Loại đường (1000USD) ( tháng) Phần ngầm 24 2 Phần kết cấu khung 60 3 Phần hoàn thiện 16 4 6 2 - LT 1 TT LT 2 Thời điểm cập nhật cuối tháng 8 1 2 3 4 5 4 2 4 5 8 9 8 5 1 2 8 8 TT LT TT 6 7 8 9 10 11 12 8 12 12 10 10 10 14 12 8 Chi phí (LT) hàng tháng= 4 4 8 8 Chi phí (LT) cộng dồn= 4 8 16 24 Chi phí (TT) hàng tháng= 2 5 9 7 Chi phí (TT) cộng dồn= 2 7 16 23... BCWP 0 ACWP CV>0 - Chênh lệch chi phí Thời gian Thời điểm cập nhật TS LUONG DUC LONG 20 c Trường hợp CV0 Cho tới thời điểm cập nhật, công tác (hoặc tập công tác/ một dự án) thực hiện với chi phí nhiều hơn chi phí dự trù (do ACWP> BCWP) và đã hoàn tất phần việc nhiều hơn so với phần việc làm theo kế hoạch (BCWP>BCWS) Chi phí ACWP CV< 0- Chênh lệch chi phí BCWS SV > 0- Chênh lệch khối lượng ACWP... trong tương lai EVM có thể dự báo tình hình thực hiện dự án trong tương lai với đk tình trạng hiện nay Chi phí để hoàn thành phần việc còn lại (Estimated Cost To Complete -ETC) bằng chi phí dự trù ban đầu trừ đi giá trò công việc làm đựơc tới thời điểm hiện tại và hiệu chỉnh bằng chỉ số CPI ETC = (BAC-BCWP)/CPI = (BAC-BCWP)*ACWP/BCWP TS LUONG DUC LONG 23 Chi phí tổng cộng ước lượng- EAC (Estimate at completion) . quản lý chi phí và quản lý thời gian, tiến độ. Dựa vào thông tin chi phí riêng rẽ (không tích hợp với thông tin về tiến trình thực hiện) giám đốc dự án có thể mắc sai lầm khi đánh giá dự án. Khi. Dự án vượt tiến độ nhưng chi phí lại sử dụng cao hơn chi phí dự trù, hay ngược lại) Kết hợp cả hai chỉ số CPI và SPI => chỉ số phản ánh tình trạng tổng thể của dự án gọi là chi số chi phí. tích chi phí / tiến độ với kế hoạc ban đầu (kế hoạch cơ sở –Baseline schedule)  Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án ( Dự án vượt chi phí ? Dự án