kiểm soát dự án

Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 1 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 1 1 KIỂM SOÁT DỰ ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN 2 2 NỘI DUNG NỘI DUNG   Sự Sự cần cần thiết thiết của của việc việc kiểm kiểm soát soát dự dự án án   Quy Quy trình trình kiểm kiểm soát soát dự dự án án   Kiểm Kiểm soát soát chi chi phí phí dự dự án án theo theo phương phương pháp pháp truyền truyền thống thống và và giá giá trò trò làm làm ra ra Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 2 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 3 3 THẢO LUẬN THẢO LUẬN   Anh/ Anh/ Chò Chò hãy hãy chia chia sẻ sẻ những những kinh kinh nghiệm nghiệm để để cho cho thấy thấy sự sự cần cần thiết thiết của của việc việc kiểm kiểm soát soát dự dự án án ? ? 4 4 SỰ CẦN THIẾT SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN   Đảm Đảm bảo bảo dự dự án án đạt đạt được được mục mục tiêu tiêu đề đề ra ra   Thấy Thấy sớm sớm những những vấn vấn đề đề nảy nảy sinh sinh đề đề có có thể thể có có những những hành hành động động xử xử lý lý chúng chúng   Trao Trao đổi đổi thông thông tin tin với với các các nên nên liên liên quan quan của của DA DA   Khuyến Khuyến khích khích nhân nhân viên viên , , tái tái khẳng khẳng đònh đònh cam cam kết kết vào vào mục mục tiêu tiêu DA DA   Rút Rút ra ra bài bài học học kinh kinh nghiệm nghiệm cho cho những những dự dự án án khác khác ( ( hiện hiện tại tại và và tương tương lai lai ) ) Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 3 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 5 5 SỰ CẦN THIẾT SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN 12345678910 100% 80% 60% 40% 20% Công việc được hoạch đònh Tiến triển được báo cáo Tiến triển đạt được Không đúng thời hạn % hoàn thành Thời gian 6 6 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT VÀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Bắt đầu Công bố kế hoạch đầu tiên Thu thập thông tin về dự án So sánh tiến triển và mục tiêu Thỏa mãn? Dự án được hoàn thành? Kết thúc dự án Đánh giá dự án Kết luận Kết thúc Thực hiện hành động hiệu chỉnh Công bố kế hoạch hiệu chỉnh Có Có Không Không Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 4 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 7 7 CHÚNG TA KIỂM SOÁT CHO AI? CHÚNG TA KIỂM SOÁT CHO AI?   Chúng Chúng ta ta kiểm kiểm soát soát cho cho ai ai ? ? – – Chính Chính Ban QLDA Ban QLDA – – Cơ Cơ quan quan thực thực hiện hiện ( ( chủ chủ dự dự án án ) ) – – UBND UBND và và các các bộ bộ phận phận chức chức năng năng liên liên quan quan – – Bộ Bộ chủ chủ quản quản , , Bộ Bộ đầu đầu tư tư , , và và các các cơ cơ quan quan có có liên liên quan quan trong trong Chính Chính phủ phủ – – Các Các nhà nhà tài tài trợ trợ – – Tư Tư vấn vấn - - Nhà Nhà thầu thầu - - Nhà Nhà cung cung cấp cấp – – Các Các cơ cơ quan quan truyền truyền thông thông , , tổ tổ chức chức xã xã hội hội , , nhân nhân dân dân đòa đòa phương phương , ,   Họ Họ cần cần biết biết điều điều gì gì ? ? Và Và vì vì mục mục đích đích gì gì ? ? Và Và thường thường xuyên xuyên như như thế thế nào nào ? ?   Chúng Chúng ta ta cung cung cấp cấp những những thông thông tin tin được được giám giám sát sát dưới dưới dạng dạng nào nào ? ? 8 8 THU THẬP THÔNG TIN THU THẬP THÔNG TIN   Khối Khối lượng lượng công công việc việc đã đã hoàn hoàn thành thành , , chất chất lượng lượng công công trình trình   Thời Thời gian gian và và nguồn nguồn lực lực đã đã sử sử dụng dụng   Rủi Rủi ro ro làm làm dự dự án án không không đúng đúng theo theo kế kế hoạch hoạch – – Trễ Trễ tiến tiến độ độ – – Vượt Vượt chi chi phí phí – – Nguồn Nguồn lực lực thay thay đổi đổi   Những Những khó khó khăn khăn có có thể thể xảy xảy ra ra Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 5 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 9 9 BẢNG THỜI GIAN Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99 Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch Dự án MS c.việc Mô tả Số giờ/ tuần % hoàn thành Ngày hoàn thành theo kế hoạch Ngày hoàn thành dự báo P21 A243 Mã hóa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soạn thảo tài liệu 20 90 1/4/99 29/3/99 Tổng số giờ 32 Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch MS công việc Mô tả Số giờ/ tuần Được đề nghò bởi Z99 Thiết kế module X 8 Giám đốc dự án Tổng số giờ 8 THU THẬP THÔNG TIN THU THẬP THÔNG TIN 10 10 THU THẬP THÔNG TIN THU THẬP THÔNG TIN Biểu mẫu xác đònh rủi ro Khả năng xảy ra Thời gian Mức ảnh hưởng Có khả năng (p > 50%)  Gần  Nghiêm trọng  Ít có khả năng (p < 50%)  Xa  Đáng kể  Không đáng kể  Phát biểu rủi ro Ảnh hưởng tiềm ẩn Đề xuất giải quyết các rủi ro Số hiệu dự án:______ Số hiệu rủi ro: ______ Ngày: _____________ Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 6 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 11 11 LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH TRỄ TIẾN ĐỘ  Thời tiết xấu  Thiết bò hư hỏng  Thiếu vốn  Khan hiếm nguyên vật liệu  Ước tính thời gian quá ngắn  Các công việc bò chểnh mảng 12 12 LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH VƯT CHI PHÍ  Vượt quá thời gian  Sử dụng nhiều nhân lực hơn  Sử dụng nhiều thiết bò hơn  Chi phí nhân lực cao hơn  Chi phí nguyên vật liệu cao hơn  Các công việc bò chểnh mảng Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 7 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 13 13 LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC THAY ĐỔI  Thiết bò hư hỏng  Nhân viên bò bệnh  Nhân viên nghỉ việc  Chi phí nhân lực cao hơn  Ước tính nguồn lực quá thấp 14 14 SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU   Yêu Yêu cầu cầu kỹ kỹ thuật thuật : : giữa giữa yêu yêu cầu cầu kỹ kỹ thuật thuật đưa đưa ra ra với với thực thực tế tế đạt đạt được được   Tiến Tiến độ độ dự dự án án : : giữa giữa thời thời gian gian dự dự kiến kiến với với thời thời gian gian thực thực tế tế   Chi Chi phí phí thực thực hiện hiện : : giữa giữa chi chi phí phí , , ngân ngân sách sách theo theo dự dự trù trù với với chi chi tiêu tiêu thực thực tế tế – – Kiểm Kiểm soát soát chi chi phí phí dự dự án án theo theo truyền truyền thống thống – – Kiểm Kiểm soát soát chi chi phí phí dự dự án án theo theo giá giá trò trò làm làm ra ra ( ( kết kết hợp hợp thời thời gianvà gianvà chi chi phí phí ) ) Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 8 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 15 15 THẢO LUẬN THẢO LUẬN   Anh/ Anh/ chò chò được được phân phân công công nhiệm nhiệm vụ vụ xây xây dựng dựng hệ hệ thống thống kiểm kiểm soát soát cho cho dự dự án án ( ( đã đã nêu nêu ở ở phần phần trước trước ). ). Hãy Hãy thảo thảo luận luận các các khía khía cạnh cạnh sau sau đây đây : : – – Thông Thông số số nào nào nên nên được được dùng dùng để để đo đo lường lường kết kết quả quả ? ? – – Các Các cách cách nào nào để để thu thu thập thập dữ dữ liệu liệu thích thích hợp hợp cho cho viêc viêc đánh đánh giá giá tình tình trạng trạng hiện hiện tại tại của của dự dự án án ? ? – – Các Các dữ dữ liệu liệu nào nào được được chọn chọn để để đánh đánh giá giá dự dự án án ? ? – – Dữ Dữ liệu liệu nên nên được được phân phân tích tích như như thế thế nào nào ? ? – – Các Các kết kết quả quả được được báo báo cáo cáo như như thế thế nào nào ? ? 16 16 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh Đánh giá giá dự dự án án là là quá quá trình trình nhận nhận đònh đònh về về dự dự án án một một cách cách hệ hệ thống thống và và khách khách quan quan : : – – Việc Việc thực thực hiện hiện dự dự án án trên trên tổng tổng thể thể – – Tính Tính hiệu hiệu quả quả và và tính tính hợp hợp lý lý liên liên tục tục của của chiến chiến lược lược và và thiết thiết kế kế dự dự án án theo theo mục mục tiêu tiêu trước trước mắt mắt và và dài dài hạn hạn – – Những Những ảnh ảnh hưởng hưởng và và tính tính bền bền vững vững trong trong tương tương lai lai của của kết kết quả quả dự dự án án – – Đánh Đánh giá giá dự dự án án luôn luôn luôn luôn bao bao gồm gồm cả cả việc việc rút rút ra ra những những bài bài học học và và kinh kinh nghiệm nghiệm cần cần thiết thiết Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 9 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 17 17 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Xác đònh Hoạch đònh Thực hiện Kết thúc Đánh giá nhu cầu Đánh giá phê chuẩn Đánh giá giữa kỳ Kiểm soát Đánh giá c.kỳ, báo cáo c. kỳ Đánh giá tiếp theo 2 - 5 - 10 năm sau -Mụcđích -Mụctiêu - Thiết kế DA -WBS -LậpKH tàichính - Thời gian biểu DA -Nhânsựvàtổchức - Kỹ thuật/ hậu cần - Giámsát/ kiểm tra - Các hoạt động và kết quả -ĐG tiếnđộvà việc thực hiện - Giải quyết vấn đề - Giao tiếp - Chuyển giao/ bàn giao -Khóasổ - Thanh toán -Đánhgiá tác động -Bàihọc rút ra 18 18 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN   Tại Tại sao sao cần cần đánh đánh giá giá DA ( DA ( giữa giữa và và cuối cuối DA) DA) – – Để Để có có 1 1 cái cái nhìn nhìn toàn toàn diện diện và và hệ hệ thống thống về về hiện hiện trạng trạng nhằm nhằm đưa đưa ra ra những những quyết quyết đònh đònh quan quan trọng trọng có có tính tính chiến chiến lược lược về về DA DA – – Để Để có có sự sự đánh đánh giá giá độc độc lập lập và và khách khách quan quan về về việc việc thực thực hiện hiện DA DA – – Để Để thêm thêm vào vào những những kinh kinh nghiệm nghiệm của của DA DA tương tương tự tự nhằm nhằm cho cho phép phép các các đề đề nghò nghò có có thể thể có có trên trên một một diện diện rộng rộng hơn hơn – – Để Để đánh đánh giá giá hiệu hiệu quả quả của của Ban QLDA Ban QLDA và và hệ hệ thống thống kiểm kiểm soát soát dự dự án án – – Để Để có có những những bài bài học học trao trao đổi đổi   So So với với kiểm kiểm soát soát , , việc việc đánh đánh giá giá DA DA được được thực thực hiện hiện không không thường thường xuyên xuyên bằng bằng nhưng nhưng toàn toàn diện diện hơn hơn , , và và thông thông thường thường có có sự sự tham tham gia gia của của các các chuyên chuyên gia gia bên bên ngoài ngoài Chương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểmsốtdự án 10 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 19 19 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN   Khung Khung đánh đánh giá giá cơ cơ bản bản – – Việc Việc thiết thiết kế kế và và lập lập kế kế hoạch hoạch dự dự án án   Mục Mục tiêu tiêu DA DA có có còn còn phù phù hợp hợp không không ? ?   Các Các giả giả đònh đònh trong trong thiết thiết kế kế DA DA còn còn đúng đúng hay hay không không ? ? – – Việc Việc thực thực hiện hiện dự dự án án   Dự Dự án án có có đạt đạt được được các các mục mục tiêu tiêu đề đề ra ra không không ? ? ảnh ảnh hưởng hưởng của của dự dự án án ? ?   Dự Dự án án có có bảo bảo đảm đảm các các yêu yêu cầu cầu chất chất lượng lượng hay hay kỹ kỹ thuật thuật không không ? ?   Hiệu Hiệu qủa qủa kinh kinh tế tế và và xã xã hội hội của của dự dự án án ? So ? So sánh sánh lợi lợi ích ích và và chi chi phí phí ? ? 20 20 – – Khả Khả năng năng bền bền vững vững của của dự dự án án – – Tính Tính hiệu hiệu quả quả của của hệ hệ thống thống giám giám sát sát DA DA đang đang thực thực hiện hiện – – Những Những ảnh ảnh hưởng hưởng và và tác tác động động hiện hiện có có và và có có thể thể có có của của dự dự án án – – Những Những bài bài học học kinh kinh nghiệm nghiệm ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN [...]... Bài giảng 25.1 Kiểm sốt dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc Mỗi báo cáo gồm: – – – – – Mô tả công việc Tiến độ theo thời gian Người chòu trách nhiệm Ngân sách theo thời gian Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bò, vật liệu) yêu cầu là gì? 21 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG... 2004-2005 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án 23 KIỂM SOÁT DỰ ÁN THEO GIÁ... Fulbright 2004-2005 DỰ BÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ TƯƠNG LAI FCTC 0 FCAC n BCAC SD BCWS BCWP ACWP FCTC (Dự báo chi phí cần thiết để hoàn thành phần còn lại của dự án) = (BCAC - BCWP)/ CPI BCAC: Dự chi tại thời điểm hoàn thành DA BCAC: FCAC (Dự báo tổng chi phí cần thiết để hoàn thành dự án) = ACWP + FCTC 33 THẢO LUẬN Một dự án có sơ đồ thanh ngang như sau: Công tác A B C D E F G 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15... đến cuối tuần 4: Công tác A B E Chi phí thực tế 1.500 3.000 2.900 % công việc đã thực hiện 100% 100% (2/7) x 100% Hãy đánh giá tiến triển dự án về tiến độ và chi phí đến cuối tuần thứ 4 35 CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy... Kinh tế Fulbright 2004-2005 CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN SPI = BCWP/BCWS (chỉ số tiến độ) CPI = BCWP/ACWP (chỉ số chi phí) CPI 1,10 Tổng hợp chỉ số SPI và CPI Dự án tiến triển Dự án gặp vấn đề về tiến độ 1,05 tốt về tiến độ và chi phí 1,00 0,95 Dự án gặp vấn Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí 0,90 đề về chi phí Tuần 4 0,85 (0.82,0.83) Tuần 2 (0.88, 0.82) 0,80 Tuần 1 Tuần 3 (0.85, 0.78) (0.79,0.79) 0,75 0,75... tiến độ Giá trò làm ra Khoản đóng góp thêm Chi phí tích lũy thực tế Ngày hiện tại Thời gian Đường cong kiểm soát tiến trình và so sánh chi phi/ giá trò 24 12 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25.1 Kiểm sốt dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày và chi... AV = BCWS – AWCP – AV > 0 – AV = 0 – AV < 0 Dự chi lớn hơn thực chi Dự chi đúng bằng thực chi Dự chi nhỏ hơn thực chi SAI LỆCH THỜI GIAN – TV TV = SD – BCSP – TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch – SD (Status Date): Ngày xem xét – BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): giá trò tại đó BCWS = BCWP 30 15 Bài giảng 25.1 Kiểm sốt dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương... gian Thời gian hoàn thành hoàn thành dự kiến ban đầu hiệu chỉnh Thời điểm báo cáo 100 90 80 BCWS ACWP 70 60 AV 50 SV CV 40 Thời gian chậm trễ dự kiến 30 BCWP 20 TV 10 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Số tháng 32 16 Bài giảng 25.1 Kiểm sốt dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 DỰ BÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ TƯƠNG LAI FCTC... dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau: Chi phí theo kế hoạch Chi phí thực tế trong trong tuần 2 là: tuần 2 là: Sự khác biệt cuối tuần 2 là: 12.000 $ 14.000 $ 2.000 $ Chi phí tích lũy theo kế hoạch đến cuối tuần 2 là: Chi phí tích lũy thực tế đến cuối tuần 2 là: Sự khác biệt tích lũy đến cuối tuần 2 là: 25.000 $ 29.000 $ 4.000 $ 22 11 Bài giảng 25.1 Kiểm sốt dự án Thẩm định đầu tư phát triển... of the Work Performed): Chi phí dự toán của công việc đã làm BCWP = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét) 27 ƯỚC TÍNH GIÁ TRỊ LÀM RA TRONG THỰC TẾ Sử dụng phán xét chủ quan Dựa trên số lượng các đơn vò sản phẩm đã làm ra Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trò đònhmức của các mốc dự án Chú ý: Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ lệ . Chò Chò hãy hãy chia chia sẻ sẻ những những kinh kinh nghiệm nghiệm để để cho cho thấy thấy sự sự cần cần thiết thiết của của việc việc kiểm kiểm soát soát dự dự án án ? ? 4 4 SỰ CẦN THIẾT SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN   Đảm Đảm bảo bảo dự dự án án đạt đạt được được mục mục tiêu tiêu đề đề ra ra   Thấy Thấy sớm sớm những những vấn vấn đề đề nảy nảy sinh sinh đề đề có có thể thể có có những những hành hành động động xử xử lý lý chúng chúng   Trao Trao đổi đổi thông thông tin. phí phí trong trong tương tương lai lai sẽ sẽ là là bao bao nhiêu nhiêu nếu nếu muốn muốn hoàn hoàn thành thành dự dự án án . . KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG TRUYỀN THỐNG 24 24 KIỂM SOÁT DỰ ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA THEO GIÁ. 25.1 Kiểmsốtdự án 1 Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng 1 1 KIỂM SOÁT DỰ ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN 2 2 NỘI DUNG NỘI DUNG   Sự Sự cần cần thiết thiết của của việc việc kiểm kiểm soát soát dự dự án án   Quy