Bài giảng Quản lý dự án Chương 5: Kiểm soát dự án

CHƯƠNG Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN KIỂM SỐT DỰ ÁN NỘI DUNG Giới thiệu cơng tác kiểm sốt dự án  Kiểm sốt chi phí theo phương pháp truyền thống  Kiểm sốt chi phí theo phương pháp giá trị thu  Bài tập  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SỐT DỰ ÁN Cạm bẫy báo cáo q lạc quan Khơng thời hạn Cơng việc hoạch định Tiến triển báo cáo Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Tiến triển đạt 3 SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SỐT DỰ ÁN Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề  Thấy sớm vấn đề phát sinh  Trao đổi thơng tin với bên liên quan  Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án  Rút học  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN VỊNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN KIỂM SỐT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá phê chuẩn Đánh giá phê chuẩn XÁC XÁC ĐỊNH ĐỊNH HOẠCH HOẠCH ĐỊNH ĐỊNH - Mục đích - WBS - Mục tiêu - Lập KH tài - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA - Nhân & tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần - Giám sát/ kiểm tra Kiểm sốt Đánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳ Đánh giá Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Đánh giá nhu cầu THỰC THỰC HIỆN HIỆN KẾT KẾT THÚC THÚC - Các hoạt động kết - Chuyển giao/ bàn giao - Đánh giá tác động - ĐG tiến độ việc thực - Khóa sổ - Bài học rút - Thanh tốn – – 10 năm sau - Giải vấn đề - Giao tiếp MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Có nhìn tồn diện hệ thống trạng dự án  Có đánh giá độc lập khách quan việc thực dự án  Thêm kinh nghiệm cho dự án tương tự  Đánh giá hiệu Ban quản lý Hệ thống giám sát dự án  Bài học trao đổi  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Là q trình nhận định dự án cách hệ thống khách quan về: Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Việc thực dự án tổng thể  Tính hiệu quả/ hợp lý chiến lược thiết kế dự án  Những ảnh hưởng/ tính bền vững kết  Những học, kinh nghiệm cần thiết   Cơng việc khơng thường xun  Có tham gia chun gia bên ngồi KIỂM SỐT DỰ ÁN Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Thu thập số liệu, thơng tin việc thực dự án, thay đổi mơi trường So sánh số liệu thu thập kế hoạch, tiêu chuẩn, tác động mong muốn Hiệu chỉnh GIÁM SÁT DỰ ÁN Q trình kiểm tra thường xun tiến trình dự án suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án  Mục tiêu: cung cấp thơng tin để định Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý thu mua Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản lý mơi trường PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý truyền đạt thơng tin Quản lý chất lượng Kiểm sốt thay đổi Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý nguồn lực Quản lý nhân lực Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Quản lý chi phí Kiểm sốt u cầu chất lượng  Kiểm sốt thời gian  Kiểm sốt chi phí  10 KHĨ KHĂN TRONG KIỂM SỐT DỰ ÁN Chỉ nhấn mạnh số yếu tố, vd: nhấn mạnh vào chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng  Quy trình kiểm sốt gặp phản đối/ khơng đồng ý  Thơng tin thường khơng xác khơng báo cáo đầy đủ  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thơng tin thiên lệch  Các nhà quản lý có quan điểm khác vấn đề tranh cãi  Các chế báo cáo thơng tin hạch tốn khơng  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 27 KIỂM SỐT DỰ ÁN Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống  Kiểm sốt chi phí dự án theo giá trị làm (kết hợp thời gian chi phí) Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  28 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG Sử dụng báo cáo chi phí giám sát cách riêng rẽ cơng việc/ nhóm cơng việc WBS  Nội dung báo cáo      Mơ tả cơng việc Tiến độ theo thời gian Ai người chịu trách nhiệm Ngân sách theo thời gian Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) u cầu Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  29 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG  Nhược điểm: Khơng cho biết khối lượng cơng việc hồn thành  Khơng cho biết chi phí tương lai muốn hồn thành dự án  CP thực tế giai đoạn 14.000 USD Sự khác biệt giai đoạn 2.000 USD CP tích lũy theo kế hoạch đến thời điểm 25.000 USD CP tích lũy thực tế Sự khác biệt tích lũy đến thời điểm 4.000 USD 29.000 USD Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN CP theo kế hoạch giai đoạn 12.000 USD 30 KIỂM SỐT CHI PHÍ THEO PP GIÁ TRỊ LÀM RA  Sự phát triển hệ thống PERT/COST  Tiêu chí hệ thống kiểm sốt chi phí tiến độ năm 1967   tổng hợp thời gian chi phí để đánh giá tiến triển DA Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN PP tiêu chí hệ thống kiểm sốt tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule Control System Criteria) 31 Khoảng thời gian trước tiến độ Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN CP/ giá trị tích lũy CP/ giá trị hoạch định Khoản đóng góp thêm Giá trị làm CP tích lũy thực tế Thời gian 32 CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ TIẾN TRIỂN DỰ ÁN lượng phân tích kết  Đại lượng phân tích sai lệch  Chỉ số kết cơng việc  Dự báo chi phí thực tương lai Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  Đại 33 Các đại lượng phân kết sai lệch theo phương pháp giá trị làm Thời điểm báo cáo 130 120 Ước tính chi phí hiệu chỉnh Chi phí vượt 110 100 90 80 70 BCWS ACWP 60 AV 50 SV CV 40 Thời gian chậm trễ dự kiến 30 BCWP 20 Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Chi phí tích lũy (%) Thời gian Thời gian hoàn thành hoàn thành dự kiến ban đầu hiệu chỉnh Ước tính chi phí lại 140 TV 10 0 10 11 12 Số tháng 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 34 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ  BCWS: chi phí dự tính cơng việc theo kế hoạch Số lượng nguồn lực tính theo đơn vị tiền hoạch định chi để thực cơng việc cụ thể khoảng thời gian định kế hoạch BCWS = Ngân sách dự tính cho tồn cơng việc x Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  % cơng việc hoạch định thời điểm xem xét 35 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ  ACWP: chi phí thực cơng việc thực giai đoạn thời gian   Nếu NVL mua trước? Nếu NVL mua trả chậm? Chi phí quản lý? Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  36 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ  BCWP: chi phí dự tính cơng việc thực  Ước = Ngân sách dự tính cho tồn cơng việc x tính giá trị làm thực tế: Sử dụng phán xét chủ quan  Dựa số lượng đơn vị sản phẩm làm  Sử dụng mốc tăng trưởng: giá trị định mức mốc dự án  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN BCWP % cơng việc thực làm thời điểm xem xét 37 CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH  Sai lệch tiến độ – SV SV = BCWP − BCWS Sai lệch chi phí – CV CV = BCWP − ACWP  Sai lệch kế tốn – AV AV = BCWS − ACWP  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  Sai lệch thời gian – TV TV = SD − BCSP   SD (Status Date): ngày đánh giá dự án BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà BCWS - BCWP 38 CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CƠNG VIỆC  Chỉ số kết tiến độ – SPI SPI = BCWP / BCWS Chỉ số kết chi phí – CPI CPI = BCWP / ACWP Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  39 Các số kết cơng việc dự án Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 40 DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI  Dự báo chi phí để hồn thành phần việc lại dự án FCTC (Forecast Cost to Complete Project)  BCAC (Budgeted Cost at Completion)   Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN ACWP ( BCAC − BCWP ) FCTC = ( BCAC − BCWP) x = BCWP CPI Chi phí dự báo cho tồn dự án FCAC = ACWP + FCTC  FCAC (Forecast Cost at Completion) 41 [...]... thủ tục cơng việc  Tài liệu kiểm sốt Bảng thời gian  Đánh giá thành quả đạt được  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  20 PHẠM VI KIỂM SỐT  Quản lý mơi trường:  Tài liệu hoạch định Những quy tắc và luật lệ  Các vấn đề về mơi trường  Tài liệu kiểm sốt  Những báo cáo về mơi trường Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  21 KIỂM SỐT DỰ ÁN  Kiểm sốt dự án Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu)  Bên ngồi: do... thành kiến/ thơng tin thiên lệch  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi  Các cơ chế báo cáo thơng tin và hạch tốn khơng đúng  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 27 KIỂM SỐT DỰ ÁN Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống  Kiểm sốt chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  28 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG Sử dụng các báo cáo... hoạch hiệu chỉnh So sánh tiến triển và mục tiêu Thỏa mãn? Khơng Thực hiện hành động hiệu chỉnh Có Dự án được hồn thành? Có Khơng Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Thu thập thơng tin về dự án Kết thúc dự án Đánh giá dự án Kết luận KẾT THÚC 23 THƠNG TIN CHO VIỆC KIỂM SỐT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Khối lượng cơng việc đã hồn thành, chất lượng cơng trình  Thời gian và nguồn lực đã sử dụng  Rủi ro làm dự án khơng đúng theo... khăn có thể xảy ra Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Trễ tiến độ  Vượt chi phí  Nguồn lực thay đổi  24 SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN u cầu kỹ thuật: giữa u cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được  Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời gian thực tế  Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  25 CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHƠNG ĐÚNG THEO... phí được giao và chi phí tại thời điểm hồn thành  Ngân sách sửa đổi  Giá trị thu được  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Tài liệu hoạch định 16 PHẠM VI KIỂM SỐT  Kiểm sốt thay đổi: khi dự án tiến triển, phạm vi cơng việc được sửa đổi và kiểm sốt thơng qua:        Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  Những thơng tin về dự án Những phát biểu tác động Những báo cáo về sự khơng phù hợp Những u cầu và nhượng bộ về... và ngân sách thu mua sửa đổi  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ những khoản mục phải mua, đúng đặc tính kỹ thuật, đúng tiến độ và ngân sách 14 PHẠM VI KIỂM SỐT  Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời gian tạo ra những dự báo về nguồn lực  Dự báo nguồn lực  Sự sẵn có về nguồn lực  Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hòa   Tài liệu kiểm sốt Bảng thời gian  Biểu... PHẠM VI KIỂM SỐT  Quản lý việc truyền đạt thơng tin:  Tài liệu hoạch định Các kênh truyền đạt thơng tin  Danh sách tài liệu được kiểm sốt  Danh sách phân phối  Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo  Tài liệu kiểm sốt Sự chuyển giao  Biên bản của các cuộc họp  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  19 PHẠM VI KIỂM SỐT  Quản lý nguồn nhân lực:  Tài liệu hoạch định Cấu trúc tổ chức dự án  Ma trận trách... điểm hiện tại là 4.000 USD là 29.000 USD Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN CP theo kế hoạch của giai đoạn 2 là 12.000 USD 30 KIỂM SỐT CHI PHÍ THEO PP GIÁ TRỊ LÀM RA  Sự phát triển của hệ thống PERT/COST  Tiêu chí hệ thống kiểm sốt chi phí tiến độ năm 1967   tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển DA Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN PP các tiêu chí hệ thống kiểm sốt tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule... Criteria) 31 Khoảng thời gian trước tiến độ Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN CP/ giá trị tích lũy CP/ giá trị hoạch định Khoản đóng góp thêm Giá trị làm ra CP tích lũy thực tế Thời gian 32 CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ TIẾN TRIỂN DỰ ÁN lượng phân tích về kết quả  Đại lượng phân tích về sai lệch  Chỉ số kết quả cơng việc  Dự báo chi phí thực hiện tương lai Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  Đại 33 Các đại lượng phân kết quả... độc lập  Kiểm sốt cho ai?        Chính ban QLDA Cơ quan thực hiện (chủ dự án) UBND và các bộ phận chức năng liên quan Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ Các nhà tài trợ Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp Các cơ quan truyền thơng, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các nhóm quan tâm khác Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  22 QUY TRÌNH KIỂM SỐT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN BẮT ĐẦU ... khơng  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 27 KIỂM SỐT DỰ ÁN Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống  Kiểm sốt chi phí dự án theo giá trị làm (kết hợp thời gian chi phí) Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  28 KIỂM... cho dự án tương tự  Đánh giá hiệu Ban quản lý Hệ thống giám sát dự án  Bài học trao đổi  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Là q trình nhận định dự án cách hệ thống khách quan về: Chương. .. hiệu chỉnh Có Dự án hồn thành? Có Khơng Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Thu thập thơng tin dự án Kết thúc dự án Đánh giá dự án Kết luận KẾT THÚC 23 THƠNG TIN CHO VIỆC KIỂM SỐT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Khối lượng