Tài liệu Tài liệu Quản lý dự án. Chương 9: Kiểm soát dự án pptx

• Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực hơn • Qui mô công việc gia tăng • Giá thầu ban đầu quá thấp • Các báo cáo kém hoặc không đúng hạn • Họach định ngân sách không phù hợp • C

CHƯƠNG 9:

KIỂM SOÁT DỰ ÁN (PROJECT CONTROL)

_

I TỔNG QUAN:

Kiểm sóat dự án là họat động cuối của giai đọan triển khai trong chu kỳ họat động của dự án

Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:

• Mức độ thực hiện (Performance)

• Chi phí (Cost)

• Thời gian (Time)

VÌ SAO CẦN KIỂM TRA MỨC ĐỘ THỰC HIỆN?

• Các vấn đề kỹ thuật phát sinh

• Không đủ nguồn lực khi cần đến

• Các vấn đề về chất lượng xuất hiện

• Khách hàng yêu cầu thay đổi đặc tính kỹ thuật

• Sự phức tạp xuất hiện

• Các phát minh mới ảnh hưởng đến dự án

VÌ SAO CẦN KIỂM TRA CHI PHÍ?

• Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực hơn

• Qui mô công việc gia tăng

• Giá thầu ban đầu quá thấp

• Các báo cáo kém hoặc không đúng hạn

• Họach định ngân sách không phù hợp

• Công tác kiểm tra chỉnh sưả không thực hiện đúng lúc

• Chi phí đầu vào thay đổi

VÌ SAO CẦN KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN?

• Các khó khăn kỹ thuật cần nhiều thời gian hơn để xử lý so vơi khi họach định

• Thời gian ươc lượng ban đầu là quá lạc quan

• Trình tự công việc là sai

• Các đầu vào được yêu cầu (vật tư, nhân sự, thiết bị) không có khi cần đến

• Các công việc cần thiết phía trước đã không hòan

thành

• Khách hàng thay đổi yêu cầu => làm lại

• Luật lệ chính phủ thay đổi

Kiểm soát dự án = giám sát + so sánh + hiệu chỉnh Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting



 A Good thing, not domination !

 Giám sát: Thu thập, ghi chép và báo cáo thông tin liên quan đến tất cả các lãnh vực dự án => kiến

nghị cần thiết nhằm cài tiến hoạt động của dự án

 So sánh: các thông tin nầy với kế hoạch và các yêu cầu đề ra

 Hiệu chỉnh: Thực hiện các biện pháp hiệu chỉnh

nhằm đạt mục tiêu dự án

Có nhiều phần mềm giúp đở PM tăng tốc độ và hiệu quả giám sát dự án, eg: MS Project

2002 (Gantt Chart)  Giúp so sánh hiện trạng dự án với kế hoạch

QUÁ TRÌNH KIỂM SÓAT DỰ ÁN

Establish baseline plan (schedule, budget)

Start project Wait

until next

report period

Collect data on actual performance (schedule, costs)

Incorporate changes into project plan (scope, schedule,

budget)

Calculate updated project

schedule, budget, and forecasts

Are corrective actions

Analyze current status compared to plan (schedule, budget)

Identify corrective

actions and incorporate associated changes

No

Yes

“Project Management

is a proactive

approach to

controlling a

project”

Sử dụng kế hoạch DA ban đầu là cơ sở chính để điều phối dự án

Giám sát và cập nhật thường xuyên kế hoạch ban đầu

 phản ảnh hiện trạng của dự án

Chất lượng giao tiếp là yếu tố then chốt Mức độ thông tin tuỳ thuộc cấp quản lý

PM phải tham gia váo quá trình kiểm tra  đảm bảo các thay đổi là phù hợp, và được phê chuẩn

Chất lượng và mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống nhất và phù hợp với từng cấp trong nhóm dự án

CÁC THÔNG TIN CẦN PHẢI GIÁM SÁT

• Tình hình công việc so với kế hoạch

• Khối lượng công việc được hoàn thành

• Chất lượng công việc được thực hiện

• Các chi phí so với kế hoạch

• Thái độ của nhân sự tham gia trong dự án

• Sự hợp tác giữa các thành viên trong dự án

Ngoài công việc, tiến độ và chi phí:

 Lãnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong dự án

• Mức độ sử dụng trang thiết bị máy móc

Dự án càng phức tạp => tốn nhiều thời gian để giám sát và kiểm tra  Khắc phục: Báo cáo đơn giản



Mục đích của hệ thống giám sát là thu thập và báo cáo dữ liệu

Mục đích của hệ thống kiểm tra là xem xét sai lệch giữa thực tế và kế hoạch

CÁC DẠNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

3 dạng:

• Kiểm soát thời gian (Time)

• Kiểm soát chi phí (Cost)

• Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng

Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC

(Cost/Schedule Control System Criteria)

Kiểm soát bên trong (Internal control)

Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit



 thường dự án lớn, dự án chính phủ

MÔ HÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

Hệ thống đơn giản (simple system)

Hệ thống phức tạp cao cấp (high level system)

ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆTHỐNG KIỂM SÓAT TỐT

• Nên linh họat (flexible)

• Nên có chi phí hiệu quả (cost effective)

• Phải hữu ích thật sự

• Phải thỏa mãn các yêu cầu thực tế của DA

• Phải vận hành theo đúng thời gian

Qúa trình

Thông tin phản hồi

• Hệ thống họat động chính xác

VÌ SAO CẦN HỆ THỐNG KIỂM SÓAT?

• Đảm bảo tiến độ – chi phí – chất lượng công việc

• Thấy sớm những vấn đề đang tiến triển và sự

chậm trể của dự án  xử lý vấn đề

• Dể dàng trao đổi thông tin giữa các nhóm và

thành viên trong dự án

• Phản ứng nhanh hơn với các công việc không

phù hợp

• Tái khẳng định những cam kết

• Rút ra bài học cho những dự án khác

KIỂM SÓAT DỰ ÁN CẦN ĐƯỢC THỰC HIỆN NHƯ

THẾ NÀO?

Cần phải thực hiện thường xuyên trong suốt

chu kỳ hoạt động của dự án

Cần phải đưa vào trong kế hoạch dự án

Cần phải được hiểu và có sự tham gia của tất cả các thành viên của dự án

Cần phải gồm:

• Xem xét lại kế hoạch công việc

• Trao đổi thông tin và báo cáo thường xuyên giữa Ban QLDA và nhân viên

• Thăm hiện trường dự án

• Hệ thống giám sát và điều tra mẫu

CÁC DẠNG BÁO CÁO

a) Dạng thường xuyên (routine):

• Định kỳ (hàng tuần, hàng tháng…) hoặc theo các cột mốc thời gian

• Chính xác hơn: bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng các công việc

b) Dạng ngoại lệ (exception): 2 trường hợp:

• Thứ nhất, báo cáo sự cố trực tiếp cho những thành viên có trách nhiệm chính trong việc RQĐ

• Thứ hai, khi một quyết định được thực hiện trên cơ sở ngoại lệ và muốn thông báo cho các nhà quản lý

khác biết

 cần nhanh  hơi thiếu chính xác  không chính

thức

c) Dạng phân tích đặc biệt (special analysis):

• Phổ biến các kết quả nghiên cứu đặc biệt được thực hiện trong dự án

• Ví dụ: việc sử dụng vật liệu thay thế, đánh giá quá

trình sản xuất, năng lực các phần mềm mới

CÁC VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Chỉ nhấn mạnh đến 1 yếu tố (như chi phí, bỏ qua tiến độ hoặc chất lượng)

Qui trình kiểm soát gặp sự phản đối hoặc sự không đồng ý

Thông tin được báo cáo không chính xác hoặc không đầy đủ

Thái độ bảo thủ  thông tin bị thiên lệch, thành kiến

Quan điểm khác nhau giữa các nhà quản lý về các vấn đề còn tranh cải

Các cơ chế báo cáo thông tin và kế toán bị sai lệch

II KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN

Các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng lẽ cho mỗi nhóm công việc

Mỗi báo caó chi phí gồm:

 Mô tả công việc

 Tiến độ thực hiện

 Người chịu trách nhiệm

 Phân bổ chi phí theo thời gian

 Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, thiết bị…)

Với mỗi báo cáo chi phí: xem xét sự khác biệt giữa chi phí thực tế và chi phí đã được dự trù

 phân tích khác biệt về chi phí là chưa đủ (không biết % khối lượng công việc được hoàn thành & chi phí trong tương lai cần để hoàn thành dự án)

Kiểm soát-điều chỉnh chi phí:

- Giám sát hoạt động chi phí

- Bảo đảm có sự thay đổi hợp lý

- Thông báo những thay đổi, biến động đến người có thẩm quyền

- Công cụ kiểm soát chi phí: EV (Earned Value):

+ EV là một kỹ thuật đo lượng sự thực hiện dự án thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí

+ Cho ra một đường chi phí (Cost Base Line)

+ Các thuật ngữ trong EV:

Thuật ngữ Định nghĩa Cách tính

Giá trị trù tính

(PV-Planned

Value)

Chi phí dự trù cho công việc sẽ được thực hiện trong một thời gian định

trước Chi phí thực sự

(AC-Actual Cost)

Chi phí thực tế để thực hiện công việc Giá trị thu được

(EV)

Giá trị công việc đã được hoàn thành

PV x X% ngày hoàn thành

Biến động chi phí

(CV- Cost

Variance)

- CV<0: phát sinh chi phí

- CV>0: không phát sinh

CV = EV – AC

Biến động lịch

biểu (SV-

Schedule

- SV<0: chậm hơn lịch trình

- SV>0: nhanh hơn

SV = EV – PV

Variance)

Chỉ số thực hiện

chi phí (CPI-Cost

Performance

Index)

- CPI<1: vượt ngân sách

- CPI>1: không vượt

CPI = EV/AC

Chỉ số thực hiện

lịch

(SPI-Schedule

Performance

Index)

- SPI<1: hoàn thành sau lịch trình

- SPI>1: hoàn thành trước lịch

SPI = EV/PV

Ước tính chi phí

tại thời điểm hoàn

tất

EAC = BAC/CPI

Ước tính thời gian

hoàn tất

Ước tính thời gian ban đầu/SPI

Ví dụ:

CV CV = EV – AC = -7.500

SV SV = EV – PV = -2.500

CPI CPI = EV/AC = 0.5

SPI SPI = EV/PV = 0.75

III Rút ngằn thời gian thực hiện dự án:

1 Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án:

- Tăng nguồn lực: nhân lực, máy móc thiết bị

- Outsourcing (mua từ bên ngoài)

- Làm thêm giờ

- Làm việc năng nổ hơn

- Làm song song nhiều công việc

2 Lý do rút ngắn thời gian thực hiện dự án:

- Bị ấn định thời gian bởi doanh nghiệp/thị trường

- Được động viên bởi các lợi ích

- Những chậm trễ gây ra bởi các nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp

- Vượt mức tổng chi phí dự kiến

3 Biểu đồ thời gian-chi phí:

- Chi phí gián tiếp:

+ Overhead cost (quản lý, tiếp thị,…)

+ Loại chí phí này không liên quan đến từng gói công việc cụ thể

+ Thay đổi độc lập với thời gian thực hiện dự án

- Chi phí trực tiếp:

+ Liên quan trực tiếp đến từng gói công việc

+ Việc ấn định thời gian thực hiện từng công việc

sẽ làm tăng chi phí

4 Xây dựng biểu đồ thời gian-chi phí:

- Tìm tổng chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cho dự

án

- Các khó khăn gặp phải khi xác định chi phí trực tiếp:

+ Chọn lựa những công việc/sự kiện có thể được rút ngắn với chi phí tăng lên nhỏ nhất

+ Thời gian bình thường: có chi phí tương đối thấp, khả thi

+ Thời gian ngắn nhất (crash time): thời gian ngắn nhất có thể hoàn thành công việc

Slope = (crash cost – normal cost)/(normal time – crash time)

Cost-Time Trade-Off Example

* Chú ý:

- Đối với biểu đồ thời gian chi phí:

+ Chỉ nên sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị dự án

+ Không nên sử dụng sau khi đã bắt đầu thực hiện công việc

- Thời gian rút ngắn::

+ Việc xác định thời gian mang tính quyết định (rút ngắn quá nhiều có thể gây lẵng phí)

+ Việc rút ngắn thời gian có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm dự án

+ Chú ý đế yếu tố rủi ro trong quá trình rút ngắn thời gian

thực hiện dự án