Tiểu luận: Hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý khách sạn Yêu cầu cập nhật danh mục dịch vụ Yêu cầu cập nhật phiếu đặt tiệc Yêu cầu cập nhật danh mục Yêu cầu cập nhật danh mục thức

Trang 1

TRƯ ỜN G ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MIN H

KHOA Q UẢN TRỊ KINH DOANH

- -

B ÁO CÁO TIỂU LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

8 Phan Vũ Thuận Yến MSSV: 33101024989

9 Vũ Lê Hải Yến MSSV: 33101024194

10 Nguyễn Hoàng Zico MSSV: 33101020807

11 Hoàng Thương Vũ MSSV: 33101026073

TP Hoà Chí Minh, 08/2010

Trang 2

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN G15

1 Mô tả hệ thống:

G15 là một khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, một nhà hàng bán đồ ăn thức uống, một sàn nhảy và một phòng giải trí Doanh số đạt được nhờ cho thuê phòng và bán đồ ăn, thức uống

Ban giám đốc đặc biệt quan tâm công việc của Phòng Tiếp tân Chính khâu này mà khách hàng liên hệ đặt phòng, tìm phòng thuê, nhận chìa khá phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ) và thanh toán tiền lúc rời khách sạn

Khách đặt phòng phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải phân tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ dành chỗ và hiện trạng của khách sạn để giải quyết yêu cầu của khách Cần phải biết khách có bao nhiêu người, từ ngày nào đến ngày nào, khách cần phòng hạng nào ( phòng hạng sang hay phòng bình dân), có yêu cầu gì đặc biệc không? Để dành phòng cho khách nếu đến thời điểm khách đến phòng còn trống ( phòng chưa ai đặt hoặc không còn khách ở)

Mỗi căn phòng tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có một biểu giá riêng Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu thuê phòng Mỗi phiếu thuê phòng chỉ lập cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này Trên phiếu thuê phòng cần phải ghi rõ khách được bố trí ở phòng nào, vào khoản thời gian nào ( ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra Nhân viên tiếp tân cho biết giá phòng của từng người hoặc cả nhóm ( nhóm

đi chung, mướn nhiều phòng và trả tiền chung)

Trang 3

Nếu khách có yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke…), nhân viên tiếp tân phải lập một bản kê Mỗi bản kê có một số thứ tự và lập cho một khách, ghi tất cả những dịch

vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu Bảng kê chi phí này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ

Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc, nhân viên tiếp tân phải lập một hóa đơn Trên hóa đơn ghi nhận những món mà khách yêu cầu Qua hóa đơn đó thể hiệncác yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bay trí, ) và từ đó nhân viên tiếp tân thỏa thuận với khách hàng đơn giá cho từng món Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này

Mọi thủ tục cũng diễn ra ở Phòng tiếp tân Lúc đó phiếu thuê phòng, bảng kê dịch vụ và hóa đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả Bộ phận phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận vào phiếu thuê phòng Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù họăc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại Khi khách hàng trả tiền thì một phiếu thu sẽ được lập Mỗi phiếu thu

có số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do ( thu của phiếu thuê phòng, bản kê, các hóa đơn nào) với số tiền thu được là bao nhiêu Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách, ký xác nhận vào phiếu thu, và lập thành 2 liên một liên

dữ lại còn một liên giao cho khách hàng

Ban Giám đốc muốn tin học hóa các công việc: đặt phòng trước, theo dõi sự lưu trứu, yêu cầu dịch vụ, đặt tiệc và thanh toán của khách hàng

Trang 4

2 Sơ đồ dòng dữ liệu bằng sơ đồ ngữ cảnh

Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Yêu cầu cập nhật danh mục

dịch vụ Yêu cầu cập nhật phiếu đặt tiệc Yêu cầu cập nhật danh mục Yêu cầu cập nhật danh mục thức

Hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Yêu cầu thuê phòng Trả lời yêu cầu thuê

Yêu cầu đặt phòng

Trả lời yêu cầu đặt

Khách

Yêu cầu dịch vụ Trả lời yêu cầu dịch Yêu cầu đặt tiệc

Trả lời yêu cầu đặt Yêu cầu trả

Yêu cầu báo Báo cáo Yêu cầu thông tin khách

Thông tin khách lưu

Yêu cầu cập nhật danh mục Yêu cầu cập nhật danh mục loại

Ban quản lý

Lập phiếu thu

Trang 5

3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách sạn (BFD)

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng hệ thống thông tin quản lý khách sạn 3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý đặt phòng

Quản lý tài nguyên hệ

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng quản lý phòng

Trang 6

3.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ thuê phòng

Hình 3.2: Sơ đồ chức năng quản lý thuê phòng 3.3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách lưu trú

Hình 3.3: Sơ đồ chức năng quản lý khách lưu trú

1 Tra cứu thông tin khách hàng

2 Đổi phòng cho khách (Nếu khách có yêu cầu)

4 Cập nhật danh mục khách hàng

Trang 7

3.4 Sơ đồ chức năng trả phòng

Hình 3.4: Sơ đồ chức năng quản lý trả phòng 3.5 Sơ đồ chức năng quản lý tài nguyên hệ thống

Hình 3.5: Sơ đồ chức năn quản lý tài nguyên hệ thống

Quản lý tài nguyên hệ thống

Cập nhật danh mục dịch vụ

Cập nhật danh mục món ăn Cập nhật danh mục thức uống

Cập nhật danh mục Phòng

Cập nhật danh mục loại phòng

Quản lý trả phòng

1 Kiểm tra phòng và xác nhận phiếu thuê phòng

2 Cập nhật phiếu thu

Trang 8

3.6 Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ

Hình 3.6: Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ 3.7 Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc:

Hình 3.7: Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc

Trang 9

4 Sơ đồ dòng dữ liệu logic (DFD)

Các ký hiệu:

Quá trình xử lý dữ liệu

Tác nhân bên ngoài

Tác nhân bên trong

Trang 10

A1: Cập nhật phiếu đặt tiệc khi có khách hàng đặt tiệc

A2: Lưu phiếu đặt tiệc

A31: Cập nhật danh mục khách hàng ( nếu là khách hàng mới)

A311: Lưu thông tin khách hàng mới

A32: Cập nhật danh mục món ăn (nếu là món ăn mới)

A321: Lưu thông tin món ăn mới

A33: Cập nhật danh mục thức uống (nếu là thức uống mới)

A331: Lưu thông tin thức uống mới

Điều chỉnh phiếu đặt tiệc

B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt tiệc ( do sai sót trên phiếu đặc tiệc)

B2: Lấy phiếu đặt tiệc từ cơ sở dữ liệu lên cập nhật rồi lưu lại

Trang 11

A1: Tiếp nhận thông tin đặt phòng của khách hàng

A2: Từ chối yêu cầu của khách vì không còn phòng

A3: Cập nhật phiếu đặt phòng cho khách

A4: Lưu thông tin phiếu đặt phòng

A5: Cập nhật danh mục khách hàng nếu là khách hàng mới

A6: Lưu thông tin khách hàng

B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt phòng

B2: Lấy thông tin phiếu đặt phòng từ cơ sở dữ liệu lên điều chỉnh và lưu lại

Trang 12

A1: Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng của khách

A2: Cập nhật phiếu thuê phòng nếu khách đã đặt phòng

A3: Tra cứu thông tin phòng trống nếu khách không có đặt phòng

A4: Từ chối yêu cầu thuê phòng của khách khi không còn phòng

A5: Cập nhật phiếu thuê phòng khi còn phòng trống

A6: Lưu thông tin phiếu thuê phòng

A7: Cập nhật danh mục khách hàng nếu khách chưa có mã

A8: Lưu thông tin khách hàng

B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thuê phòng

B2: Lấy phiếu thuê phòng từ cơ sở dữ liệu lên cập nhật và lưu lại

4.4 Quản lý khách lưu trú:

4.4.1 Tra cứu thông tin khách lưu trú

Hình 4.4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tra cứu thông tin khách lưu trú

Danh mục khách hàng

Thông tin khách Quản lý khách lưu trú

Yêu cầu cập nhật thông tin khách lưu trú Ban quản lý

Trang 13

4.4.2 Đổi phòng cho khách:

Hình 4.4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu đổi phòng cho khách

A1: Tiếp nhận thông tin đổi phòng của khách

A2: Trả lời yêu cầu đổi phòng của khách

A3: Cập nhật lại phiếu đặt phòng nếu có phòng đổi cho khách

Trang 14

4.5 Quản lý trả phòng

Hình 4.5: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý trả phòng

A1: Khách hàng trả phòng

A2: Lấy thông tin từ phiếu thuê phòng

A3: Lấy thông tin từ bản kê dịch vụ

A4: Lấy thông tin từ phiếu đặt tiệc

Cập nhật phiếu thu Khách hàng

Phiếu thuê Bản kê dịch vụ Phiếu đặt tiệc

B2

Trang 15

4.6 Quản lý tài nguyên hệ thống:

Hình 4.5: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý tài nguyên hệ thống

A1: Yêu cầu cập nhật danh mục phòng

A2: Lưu thông tinh danh mục phòng

B1: Yêu cầu cập nhật danh mục loại phòng

B2: Lưu thông tin danh mục loại phòng

C1: Yêu cầu cập nhật danh mục dịch vụ

C2: Lưu thông tin danh mục dịch vụ

Cập nhật danh mục

dịch vụ

Cập nhật danh mục món ăn

Cập nhật danh mục thức uống

Danh mục dịch vụ Danh mục món Danh mục thức uống

Trang 16

D1: Yêu cầu cập nhật danh mục món ăn

D2: Lưu thông tinh danh mục món ăn

E1: Yêu cầu cập nhật danh mục thức uống

E2: Lưu thông tin danh mục thức uống

4.7 Quản lý dịch vụ

A1: Nhận yêu cầu dịch vụ của khách

A2: Lưu thông tin yêu cầu dịch vụ vào danh mục Bản kê dịch vụ

Trang 17

5.1 Quản lý đặt tiệc:

Lưu đồ giải thuật phát sinh số phiếu đặt tiệc

Hình 5.1: Sơ đồ logic quản lý đặt tiệc

Bắt đầu

Tạo mới phiếu đặt tiệc

Mở CSDL Phiếu đặt tiệc

CSDL chưa có mẫu tin phiếu đặt tiệc nào

Trang 18

Lưu đồ giải thuật cập nhật phiếu đặt tiệc:

Bắt đầu

Tạo phiếu đặt tiệc

Đã có số phiếu mới

Gán số phiếu mới

Kết thúc Chọn khách hàng

Khách hàng đã

có mã

Cập nhật danh mục khách hàng

Kết thúc

Chọn món ăn và thức

uống

Món ăn và thức uống

đã có trong danh mục

Kết thúc

Cập nhật danh mục món ăn và thức

Trang 19

Kết thúc Kết thúc

Gán số phiếu đặt phòng là mẫu phát sinh

kế tiếp(PDP0002)

Kết thúc

CSDL chưa có mẫu tin

Trang 20

hàng Gán số phiếu thuê phòng là mẫu

tin đầu tiên (PDP0001)

Kết thúc

Gán số phiếu thuê phòng là mẫu phát sinh

kế tiếp(PDP0002)

Kết thúc

CSDL chưa có mẫu tin

Khách hàng

đã có mã

khách hàng

Còn phòng trống

Kết thúc

S

Đ

Khách có đặt chỗ trước chưa

S

Đ

Trang 21

5.4 Quản lý khách lưu trú ( đổi phòng cho khách):

Hình 5.4: Sơ đồ logic đổi phòng cho khách 5.5 Quản lý tài nguyên hệ thống:

Bắt đầu

Tra cứu trong CSDL tìm phòng

Còn phòng trống

Kết thúc

Cập nhật phiếu thuê phòng

Gán số phòng là mẫu

tin đầu tiên (P0001)

Gán số phòng là mẫu tin kế tiếp (P0002)

Trang 22

Bắt đầu

Cập nhật danh mục phòng

chưa có mẫu tin

Gán mã loại phòng là mẫu

tin đầu tiên (LP0001)

Gán mã loại phòng là mẫu tin kế tiếp (LP0002)

Gán mã dịch vụ là mẫu tin

đầu tiên (DV0001)

Gán mã dịch vụ là mẫu tin kế tiếp (DV0002)

Trang 23

Gán mã món ăn là mẫu

tin đầu tiên (DV0001)

Gán mã món ăn là mẫu tin kế tiếp (DV0002)

Gán mã thức uống là mẫu

tin đầu tiên (DV0001)

Gán mã thức uống là mẫu tin kế tiếp (DV0002)

Trang 24

Kết thúc

Có đặt tiệc

Kết thúc Gán số phiếu thu

là mẫu tin kế tiếp (PT0002)

Trang 25

6 Xây dựng mô hình dữ liệu

6.1 Xác định tập thực thể

Dựa trên sơ đồ trên hệ thống thông tin quản lý khách sạn gồm những thực thể chính sau: Phòng, Loại phòng, Phiếu đặt phòng, Phiếu thuê phòng, Phiếu thu, Khách, Dịch

vụ, Phiếu đặt tiệc, Món ăn, Thức uống

Đối với các mối quan hệ n-n thì thêm thực thể mới vào để làm rõ thêm nghiệp vụ:

Trang 26

 Khách – Dịch vụ: Thêm thực thể Bản kê dịch vụ( để ghi nhận khách sử dụng những dịch vụ gì, ngày nào)

 Phiếu đặt tiệc- Món ăn: Thêm thực thể Dòng PDT/Món ăn

 Phiếu đặt tiệc – Thức uống: thực thể Dòng PDT/Thức uống

Trang 27

Tên loại phòng

Giá

Mô tả loại phòng

Trang 28

Mã khách hàng