Báo cáo tổng hợp về tổ chức sản xuất kinh doanh & thực trạng tổ chức kế toán của Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu hồng hà

Báo cáo tổng hợp về tổ chức sản xuất kinh doanh & thực trạng tổ chức kế toán của Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu hồng hà

Phần I : Đặc điểm chung của Công ty

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

1 Lịch sử hình thành:

Từ khi nền kinh tế Việt Nam vẫn còn trong cơ chế tập trung, quanliêu bao cấp, năm 1970 Công ty sản xuất và cung ứng vật liệu xây dựng HàNội đã ra đời dới sự quản lý của Sở xây dựng Hà Nội Khi mới thành lập,công ty đợc nhà nớc cấp 100% vốn hoạt động và hoạt động hoàn toàn theo

định mức, chỉ tiêu mà nhà nớc đa ra, rất máy móc

Nhng đến năm 1986, khi cải cách, chuyển đổi nền kinh tế sang nềnkinh tế thị trờng theo định hớng XHCN, Công ty cũng có sự thay đổi đáng

kể theo sự thay đổi chung của xã hội Công ty không chỉ sản xuất và cungứng vật t theo chỉ tiêu của nhà nớc mà còn tự giao dịch và sản xuất theo cáchợp đồng giao dịch để thu lợi nhuận, lúc này công ty chỉ đợc nhà nớc cấp70% vốn để hoạt động và vẫn trực thuộc sở xây dựng HN Đến năm 1992,công ty chính thức đăng ký hoạt động kinh doanh và đổi tên là công ty sảnxuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội, trụ sở chính là ở 75 Tô HiếnThành, quận Hai Bà Trng, Hà Nội theo quyết định số 3360 QĐ/UB ngày22/12/1992 với số vốn đăng ký là 4.526.000.000, trong đó vốn cố định là1.840.000.000, vốn lu động là 2.686.000.000 Tuy thời kỳ đầu thay đổi có

sự ngỡ ngàng và cha nắm bắt đợc cơ chế mới, công ty còn hoạt động cầmchừng và chậm chạp nhng với yêu cầu cấp bách của thị trờng về vật liệu xâydựng và với năng lực tiềm ẩn của 1 doanh nghiệp nhà nớc, Công ty đãnhanh chóng khẳng định vị thế của mình, tiếp tục thích nghi và khôngngừng trởng thành lớn mạnh

Để thực hiện nhiệm vụ đổi mới đất nớc, chỉ thị số 500/TTg ngày25/8/1995 và nghị định số 50/CP ngày 28/8/1996 đợc ban hành với nộidung đôỉ mới, sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nớc Khi công cuộc đổi mới đ-

ợc đa ra, không ít công ty không thể trụ vững, không ít công ty lung lay vìkhông thể thích nghi hay quá nhỏ để thích nghi, các công ty nhỏ có thể sápnhập với nhau, cùng hoạt động, cùng giải quyết khó khăn Công ty xuấtnhập khẩu Hồng Hà đựơc thành lập theo quyết định số 3159/QĐ-UB ngày21/11/1994 là một minh hoạ cụ thể cho vấn đề này Ra đời trong hoàn cảnhkhó khăn, Công ty xuất nhập khẩu Hồng Hà lại đi vào ngành đòi hỏi cónguồn vốn cao nên không có đủ điều kiện để tự phát triển, đã đề nghị đợc

sáp nhập với công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội trongcông văn số 179/BC ngày 09/07/1999 Và theo quyết định số 35/2000/QĐ-

UB ngày 18/04/2000, Công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng HNchính thức sáp nhập với công ty xuật nhập khẩu Hồng Hà, lấy tên là Công

ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà

Cuối năm 2001, công ty đã đợc nhận chứng chỉ ISO9002 sau khi thựchiện thành công chuyển giao công nghệ và ký hợp đồng t vấn với hãngAPAVE của Pháp, và cho đến giờ công ty vẫn không ngừng mở rộng vàphát triển

Nh vậy công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà làdoanh nghiệp nhà nớc, đợc chính thức thành lập năm 2000, theo quyết định

số 35/2000/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố HN, trụ sở chính đặt tại

số 75 Tô Hiến Thành, quận Hai Bà Trng, thành phố HN với số vốn đăng kýkinh doanh là 4.256.000.000 VNĐ, trong đó vốn cố định là1.840.000.000VNĐ, vốn lu động là 2.686.000.000VNĐ Hiện nay thì sốvốn kinh doanh của Công ty đã lên tới

2 Chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động:

Từ khi mới ra đời, Công ty đã là cơ sở cung cấp nguyên vật liệu chủyếu nh cát, gạch, vật t thiết bị khác cho các cơ quan nhà nớc theo chỉ tiêu.Khi nền kinh tế chuyển đổi sang cơ chế thị trờng Công ty có thể tự giaodịch và sản xuất thêm Năm 1992, công ty chính thức đăng ký kinh doanhvới 6 ngành nghề chính bao gồm:

- Kinh doanh vật t thiết bị VLXD mã số 070401

- Sản xuất gạch men mã số 011202

- Sản xuất gạch lát đá ốp lát mã số 010903

- Khai thác cát xây dựng mã số 010901

- Kinh doanh vận tải đờn sông mã số 0502

- Kinh doanh vận tải đờng bộ mã số 0503

Với những ngành nghề kinh doanh trên Công ty đã đạt đợc nhiềuthành công, nhng nếu chỉ dừng lại ở đó thì vẫn cha tận dụng hết những tiềmnăng của Công ty

Ngay sau khi sáp nhập Công ty tiếp nhận đồng thời các ngành nghềkinh doanh của công ty xuất nhập khẩu Hồng Hà cùng những trách nhiệm

đối với Công ty đó về vốn, tài sản, máy móc thiết bị, cán bộ công nhânviên, hồ sơ tài liệu, hợp đồng kinh tế…

Cùng với quyết định sáp nhập công ty, lĩnh vực hoạt động của công tycũng đợc xác định bao gồm các ngành nghề chính:

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, làm đại lý mua bán, ký gửivật t, thiết bị xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất

- Khai thác, kinh doanh cát xây dựng và cung ứng dịch vụ vận tảI ờng bộ, đờng thuỷ, dịch vụ bốc xếp

đ Xây dựng các công trình vừa và nhỏ về dân dụng, công nghiệp,giao thông, thuỷ lợi và công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, côngtrình san lấp mặt bằng

- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật t, máy móc thiết bị chuyên ngànhxây dựng

- Kinh doanh và dịch vụ về nhà ở, thể thao, vui chơI giải trí, khotàng bến bãi

- Tổ chức điểm thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, trông giữ ô tôtrong phạm vi đất của công ty quản lý

- Trồng rừng, sản xuất kinh doanh các sản phẩm chế biến từ gỗ, mâytre, len sợi, đồ da, may mạc, tóc giả, mi mắt nhân tạo và hàng thủcông mỹ nghệ khác; công ty đợc phép liên kết, liên doanh vớicác

tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc để mở rộng và phát triển sảnxuất kinh doanh

Nh vậy nhiệm vụ chức năng của Công ty cũng nh lĩnh vực hoạt độngcủa Công ty đợc mở rộng ra rất nhiều Đìêu này mở ra những cơ hội mớicho công ty nhng cũng đặt ra không ít khó khăn, thách thức, đòi hỏi công typhải có một bộ máy tổ chức, một phơng thức quản lý, hoạt động nhanhnhậy có hiệu quả Về bộ máy tổ chức của công ty nh thế nào và hoạt động

ra sao xin đợc giới thiệu ở phần sau, nhng rõ ràng công ty đã hoạt động cóhiệu quả, vì không ngừng phát triển mở rộng lĩnh vực kinh doanh

Nếu trớc kia Công ty phải đi mua nguyên vật liệu để chế biến thì naycông ty đã có thể tự khai thác chế biến và kinh doanh khoáng sản hoá chất

để làm vật liệu xây dựng Để thu hồi vốn, tận dụng vốn, Công ty đã thamgia chuyển giao công nghệ sản xuất vật liệu xây dựng, bán thanh lý nhữngdây chuyền công nghệ lạc hậu, dồn bổ sung vốn để du nhập dây chuyềncông nghệ hiện đại hơn t các nớc phát triển hơn Với hoạt động này Công

ty đã rất thành công trong việc tạo ra những sản phẩm mới phù hợp nhu cầuthị trờng, điển hình là tấm lợp AUSTNAM mà hiện nay mặt hàng này vẫn

rất đợc hoan nghênh trên thị trờng Tấm lợp AUSTNAM là sản phẩm của sựliên kết giữa công ty và Australia vào năm 1998, từ khi cha sáp nhập Công

ty còn tham gia vào lĩnh vực sản xuất kinh doanh nớc giảI khát nớc tinhkhiết và nớc khoáng, kinh doanh vật t thiết bị chuyên ngành nông lâmnghiệp, các mặt hàng điiện tử, điện lạnh, tin học Ngoài ra còn tham gia đàotạo nghề sản xuất tóc giả, mi mắt nhân tạo, may mặc… Những ngành nghềnày đợc bổ sung trong đăng ký kinh doanh năm 2001

Cho đến nay Công ty đã mở rộng phạm vi lĩnh vực hoạt động củamình và chắc chắn rằng khi có cơ hội công ty cũng sẽ tiếp tục mở rộng nữa,không ngừng phát triển, công ty đã sớm trở thành doanh nghiệp nhà nớccấp 2 Hy vọng sẽ có nhiều cơ hội hơn nữa cho công ty, có thể hoạt độngtốt, cạnh tranh có hiệu quả với các loại hình doanh nghiệp khác

3 Thị truờng tiêu thụ sản phẩm:

Với việc không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh, Công ty cũngkhông ngừng chiếm lĩnh thị trờng tiêu thụ sản phẩm dới nhiều hình thức màchủ yếu là hình thức quảng cáo, tiếp thị Tất nhiên khi mới ra đời thì phạm

vi hoạt động của Công ty chỉ ở trong nớc, và trong một vài thành phố, tỉnhthành quanh khu vực Hà Nội Khi đổi mới cải cách, Công ty hoạt động tự

do, thị truờng đợc mở rộng ra các tỉnh thành xa hơn, cung cấp cho nhiềukhách hàng với nhiều hình thức Khi hai Công ty sáp nhập, Công ty xuấtnhập khẩu Hồng Hà đã có cơ sở là Công ty xuất nhập khẩu, do đó Công tyvật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà có thuận lợi để mở rộng địabàn hoạt động ra nớc ngoài, nh các sản phẩm dệt may đã tiếp cận thị truờngcác nớc EU và các nớc quanh khu vực Công ty còn có văn phòng đại diện,chi nhánh ở các nớc Lào, Campuchia, Singapo Riêng đối với thị trờngtrong nớc thì Công ty có rất nhiều chi nhánh ở các tỉnh mọi miền đất nuớccùng rất nhiều cửa hàng giới thiệu sản phẩm, riêng trong thành phố Hà Nội,

và riêng mặt hàng may mặc, công ty đã có 11 cửa hàng giới thiệu sản phẩmtrên các tuyến phố chính nh Thái Hà, Trờng Chinh, Cầu Giấy… Các mặthàng khác nh tấm lợp AUSTNAM cũng có 7 cửa hàng giới thiệu sảnphẩm…

Nhìn chung, công ty có một phơng thức chiếm lĩnh thị truờng phù hợp,biết nắm bắt thị hiếu ngời tiêu dùng và chắc chắn lý do chính là vì sảnphẩm của công ty có chất lợng cao, mẫu mã cũng thích hợp, công ty mới cóthể nhanh chóng phát huy khả năng kinh doanh và khẳng định vị trí củamình nhanh nh vậy

4 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh:

Kết quả hoạt động của một công ty đợc đánh giá theo nhiều chỉ tiêu,nhng trong giới hạn chỉ cho phép tìm hiểu về 1 số chỉ tiêu đại diện nhnguồn vốn, doanh thu, thuế nộp nhà nớc, giá trị thu nhập đợc từ hoạt độngxuất nhập khẩu, lợi nhuận trong 3 năm trở lại đây, sau đây là những số liệuthu thập đợc:

Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm

và dự kiến năm 2003

Đơn vị 1000VNĐ

Qua những số liệu thu thập đợc, có thể thấy công ty đã không ngừngphát triển, và phát triển với một mức độ rất ổn định Tuy nhiên, nguồn vốncủa Công ty vẫn bị hạn chế nhiều, vì thực tế Công ty còn rất nhiều cơ hội vàtiềm năng để phát triển hơn nữa nhng không có đủ vốn để hoạt động, Công

ty rất cần sự hỗ trợ từ phía Ngân hàng Mặc dù hiện nay Công ty đã tậndụng phần lớn lợi nhuận thu đợc để quay vòng kinh doanh ( thờng chiếmkhoảng 60% lợi nhuận ròng thu đợc,), nhận vốn góp liên doanh từ trong vàngoài nớc nhng nguồn vốn vẫn cha đáp ứng đợc nhu cầu kinh doanh củaCông ty Đặc biệt Công ty vẫn cha phân bổ nguồn vốn đều cho các xínghiệp và các lĩnh vực kinh doanh Dự kiến đặt ra cho năm 2003 tuy có lớnnhng công ty vẫn cố gắng hoàn thành và nếu vẫn hoạt động nh hiện nay,việc đạt đợc chỉ tiêu này hoàn toàn không nằm ngoài khả năng của Công ty

II Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh:

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh nghiệpnhà nớc có bộ máy quản lý đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năngtheo sơ đồ dới đây:

Nh vậy, đứng đầu trong Công ty là Giám đốc Công ty, Công ty hiện nay chỉ có 1 Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung cả Công ty Giám

đốc là ngời đại diện hợp pháp cho Công ty trớc nhà nuớc và các cơ quan chủ quản cũng nh trớc đoàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty Giám

đốc Công ty có quyền hạn cao nhất trong Công ty, có quyền quyết định các vấn đề của Công ty và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài sản nguồn vốn của Công ty

Dới quyền Giám đốc và giúp việc Giám đốc, có thể thay mặt Giám đốc trong những tình huống bắt buộc là Phó giám đốc thờng trực Phó giám đốc thờng trực là ngời hoat động trực tiếp dới quyền Giám đốc, có quyền hạn hơn các Phó giám đốc khác và có thể quyết định thay Giám đốc những vấn

đề nảy sinh trong khi Giám đốc không thể trực tiếp điều hành đợc

Hai Phó giám đốc còn lại chịu trách nhiệm chung trong việc tổ chức chuyên sâu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ thành phẩm cùng 1 số các chuyên gia khác Mỗi Phó giám đốc phụ trách một khu vực riêng Một Phó giám đốc phụ trách tài chính, một Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh

Giám đốc

Phó giám

đốc th ờng

trực

Phó giám

đốc phụ trách tài chính

Phó giám

đốc kinh doanh

Các xí nghiệp trực thuộc

Phòng

hành

chính

Phòng tổ chức Phòng lao động và

tiền l ơng

Phòng kế hoạch

Phòng tài

chính kế

toán

Phòng kỹ thuật

Phòng kinh doanh XNK

Ban quản

lý dự án

Dới sự giám sát chặt chẽ của Giám đốc và các Phó giám đốc là cácphòng ban trong Công ty và các xí nghiệp trực thuộc Công ty Hiện naycông ty có 8 phòng ban và 7 xí nghiệp trực thuộc Mỗi phòng ban có chứcnăng và nhiệm vụ riêng Các xí nghiệp tổ chức độc lập song vẫn dới sự quản

lý chung của công ty, các xí nghiệp hoặc định kỳ, hoặc đột xuất theo yêucầu từ phía Công ty phải gửi báo cáo về tình hình hoạt động của xí nghiệplên cho Công ty kiểm tra Mặc dù vẫn kiểm tra định kỳ hàng tháng, hàngnăm, nhng công ty vẫn thờng xuyên kiểm tra bất ngờ để nắm bắt tình hìnhcác xí nghiệp thực tế hơn

Các phòng ban của công ty thờng có tổ chức chung là 1 trởng phòng, 1phó phòng, và các nhân viên chuyên môn Cụ thể:

Phòng hành chính: có 1 trởng phòng, 1 phó phòng và 5 nhân viên đều

có trình độ đại học Phòng hành chính có nhiệm vụ tổ chức quản lý cáccông trình công cộng, quản lý sắp xếp các công tác cán bộ, chế độ sinh hoạtphí, tổ chức khối cơ quan, các vấn đề về BHXH, khen thuởng kỷ luật, việcthực hiện các chính sách của nhà nớc, phụ trách quản lý xây dựng cơ bản…

Phòng tổ chức: có 1 trởng phòng, 1 phó phòng, 3 nhân viên cũng đợc

phân nhiệm theo chức năng chuyên môn của từng ngời Trách nhiệm củaphòng bố trí cán bộ kỹ thuật, phối hợp với phòng lao động bố trí công nhânsản xuất, ký hợp đồng tiếp nhận nhân viên, thuyên chuyển, thực hiện biênchế của nhà nớc, theo dõi việc thôi việc, kết thúc hợp đồng của công nhânviên…

Phòng lao động tiền lơng, lên kế hoạch quĩ lơng, thởng, các khoản

phụ khác cho công nhân viên của công ty từ trên xuống dới theo qui địnhcủa nhà nớc và theo hợp đồng lao động với công nhân viên, xây dựng vàhoàn thiện đơn giá, định mức tiền lơng Theo dõi, kiểm tra lơng hàng tháng

đảm bảo có chế độ lơng công bằng, hợp pháp, hợp lý với sức lao động màngời lao động bỏ ra trong công ty nói chung và trong từng xí nghiệp nóichung Phòng lao động phải thờng xuyên phối hợp với phòng hành chính vàphòng tổ chức để nắm bắt sự thay đổi về số lợng, sắp xếp công nhân viên.Phòng lao động cũng thơng xuyên phải lên những kế hoạch về đời sống vậtchất tinh thần của cán bộ công nhân viên nh các dịp nghỉ đi tham quan, dulịch, nghỉ mát… Đồng thời phảI luôn quan tâm đến đời sống của cán bộnhân viên để có các hình thức trợ cấp, giúp đỡ khi cần thiết… Phòng này có

1 trởng phòng, 1 phó phòng và 4 nhân viên trình độ từ cao đẳng trở lên

Phòng kế hoạch : thờng xuyên tiếp cận thị trờng, tìm hiểu thị hiếu

của ngời tiêu dùng, lên kế hoạch về sản phẩm cho phù hợp, phối hợp cácchuyên gia phòng khoa học kỹ thuật để có kế hoạch hoàn chỉnh, dự trù kinhphí phảI cấp cho từng xí nghiệp để tiến hành sản xuất Đồng thời phải lêncác kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ thu hút thị trờng, giới thiệu, quảng cáo,tiếp thị sản phẩm dới các hình thức Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nắmchắc quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, thống kê định kỳ thành phẩm,bán thành phẩm, những vấn đề liên quan đên tiệu thụ sản phẩm khác… Phòng có 1 trởng phòng, 1 phó phòng, 8 nhân viên trình độ đại học

Phòng khoa học kỹ thuật: từ kết quả thống kê thực tế của phòng kế

hoạch về thị hiếu tiêu dùng, về các yêu cầu đối với sản phẩm mà Công ty

đã, đang và sẽ sản xuất kinh doanh , kết hợp dây truyền công nghệ hiện có

và có thể chuyển giao, mua mới để lên kế hoạch sản xuất sản phẩm hiệuquả nhất, tung ra thị trờng những sản phẩm có tính cạnh tranh cao nhất.Khi có các vấn đề trục trặc, sai sót trong công nghệ sản xuất kịp thời sử lý.Phải không ngừng tham khảo tìm kiếm, nắm bắt những dây chuyền côngnghệ mới để ứng dụng trong doanh nghiệp Định kỳ kiểm tra chất lợng, tìnhtình hỏng hóc, công suất hoạt động của các máy móc tài sản của công ty.Kiểm định chất lợng sản phẩm từ các xí nghiệp trớc khi đa vào tiêu thụ… phòng có 1 trởng phòng, 1 phó phòng, 6 nhân viên tốt nghiệp các trờng đạihọc ngành chuyên môn và trờng đào tạo nghề có năng lực

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: tiếp cận, tìm hiểu thị trờng trong

và ngoài nớc, lập kế hoạch xuất nhập khẩu và thực hiện các thao tác xuấtnhập khẩu Phòng có 1 trởng phòng, 1 phó phòng và 8 nhân viên trình độ

đại học trở lên

Phòng kế toán tài chính: tổng hợp những đề nghị, kế hoạch, dự toán

sản xuất từ đó lên kế hoạch thu chi hợp lý, làm cơ sở cho Ban giám đốc cóquyết định đúng đắn trong việc quản lý nguồn vốn, tài sản cố định, tiềnmặt… của Công ty Định kỳ hoặc thờng xuyên kiểm tra, tổng hợp số liệu từcác xí nghiệp trực thuộc báo cáo để xác định kết quả kinh doanh của doanhnghiệp Tất cả các phòng ban đều phải thông qua phòng kế toán duyệt các

đề nghị chi thu, tạm ứng… phòng hiện có 1 trởng phòng, 1 phó phòng, 7nhân viên trình độ đại học và trung cấp

Ban quản lý dự án: quản lý mọi dự án của Công ty và xí nghiệp trực

thuộc Ban quản lý dự án có 4 nhân viên trình độ cao đẳng và đại học

Giám đốc các xí nghiệp trực thuộc Công ty vừă có trách nhiệm quản lýcác hoạt động sản xuất, tiêu thụ, kinh doanh của xí nghiệp, vừa có tráchnhiệm báo cáo lên công ty theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất.

Nh vậy tổ chức hoạt động của công ty khá chặt chẽ, hoàn chỉnh, ngay

từ khi mới ra đời cho đến nay, công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máyquản lý của mình cho hoàn chỉnh hơn, hoạt động có hiệu quả hơn

2 Tổ chức sản xuất kinh doanh:

Để có đợc sự đa dạng trong kinh doanh, có đợc hiệu quả trong nhiềungành nghề lĩnh vực kinh doanh, công ty phải có một bộ máy tổ chức tốt và

có một quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh hợp lý Trớc khi sáp nhập,công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội có 5 xí nghiệptrực thuộc, sau khi sáp nhập thì công ty có thêm 2 xí nghiệp nữa Hiện naycông ty có 7 xí nghiệp trực thuộc Mỗi xí nghiệp chuyên sản xuất một sốnhững mặt hàng phục vụ mục đích tiêu thụ trong nớc và nớc ngoài

Xí nghiệp vận tải và vật liệu Phúc Xá, với lợi thế về địa bàn hoạt

động, xí nghiệp chuyên sản xuất gạch lát, gạch men, gạch ốp lát, khai tháccát xây dựng Kinh doanh dịch vụ vận tảI chuyên chở vật liệu xây dựng Xínghiệp hiện có120 công nhân chính thức trong biên chế và khoảng hơn 100công nhân thuê ngoài và ký hợp đồng ngắn hạn

Xí nghiệp vận tải thuỷ Bạch Đằng, kinh doanh dịch vụ vận chuyển vật

liệu xây dựng mà chủ yếu là cát sỏi… từ nơi khai thác về bến … bằng cácphơng tiện đờng thuỷ, đờng bộ NgoàI ra còn có dịch vụ bốc xếp, dỡ hànghoá, thu gom bao bì… Địa bàn hoạt động chủ yếu ở khu vực sông Hồng Xínghiệp hiện có 100 công nhân viên trong biên chế và gần 200 công nhântheo hợp đồng ngắn hạn, ngoài ra xí nghiệp thờng xuyên thuê lao độngngoài đặc biệt khi xí nghiệp có nhiều hợp đồng cùng một thời điểm

Xí nghiệp xây dựng công trình, chuyên nhận xây dựng các công trình

vừa và nhỏ về dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, hạ tầng đô thị và san lấpcông trình… Ngoài ra Công ty có nhận thầu một công trình lớn, vừa, nhỏgiao cho xí nghiệp xây dựng, khi hoàn thành, xí nghiệp bàn giao cho công

ty và nhận thù lao khoán thầu Hiện nay xí nghiệp có 150 công nhân trongbiên chế thờng chia làm 4 đội xây dựng, tuỳ từng thời điểm mà xí nghiệp kýhợp đồng ngắn hạn với công nhân thuê ngoài Hiện nay xí nghiệp thờng

xuyên phải thuê ngoài vì đang có rất nhiều hợp đồng xây dựng mà công tynhận thầu bàn giao về cho xí nghiệp

Xí nghiệp vật liệu và dịch vụ Phơng Liệt, kinh doanh các dịch vụ cho

thuê công cụ, dụng cụ trong xây dựng, sản xuất vật liệu, làm đại lý nhận kýgửi vật liệu, vật t xây dựng, trang thiết bị nội thất… xí nghiệp hoạt động ởqui mô nhỏ, số lợng công nhân viên trong biên chế hiện chỉ có 80 ngời

Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, chuyên sản xuất các mặt hàng từ

gỗ, mây, tre… , sản xuất tóc giả, mi mắt nhân tạo, và các hàng thủ công mỹnghệ khác phục vụ xuất khẩu Xí nghiệp mới đây còn có thêm dịch vụ dạylàm tóc giả, mi mắt nhân tạo, hoạt động này mới bắt đầu nhng đã tỏ ra kháhiệu quả Hiện nay xí nghiệp chính thức có 180 công nhân viên, và số lợngkhông nhỏ thợ học việc

Xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp, chuyên sản xuất các mắt

hàng may mặc, đặc biệt hàng len xuất khẩu Ngoài ra với địa bàn hoạt độngtốt, xí nghiệp còn có thêm thu nhập từ việc cho thuê kho, bãi Xí nghiệpmới đây cũng có thêm hoạt động dịch vụ đa dạng tạo thêm thu nhập đáng

kể cho xí nghiệp Xí nghiệp hiện nay có 200 công nhân viên chính thức ,ngoài ra trong các tình huống cấp bách, xí nghiệp còn thuê ngoài sản xuất

Xí nghiệp chế biến lâm sản Triệu Sơn, chế biến lâm sản, khai thác

gỗ, khoáng sản, hoá chất phục vụ cho sản xuất nguyên vật liệu xây dựng.Sản xuất các mặt hàng nớc giải khát, nớc tinh khiết, kinh doanh các vật tthiết bị nông lâm nghiệp… xí nghiệp hiện nay có 120 công nhân viênchính thức và hơn 100 công nhân hợp đồng dàI và ngắn hạn

Sơ đồ 2: Sơ đồ về tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

Qua sơ đồ trên, các xí nghiệp trực tiếp dới sự điều hành quản lý củaCông ty nhng sản xuất vẫn độc lập, mỗi xí nghiệp có một qui trình côngnghệ sản xuất khác nhau Sau khi hoàn thành sản xuất, các xí nghiệp có thểtiêu thụ thành phẩm của mình hoặc giao cho Công ty để Công ty thực hiệngiao dịch kinh doanh, đặc biệt các hợp đồng xuất khẩu thì thờng phải thôngqua Công ty Giữa các xí nghiệp cũng luôn có sự giao dịch nội bộ với nhau,

nh xí nghiệp xây dựng công trình thì thờng mua nguyên vật liệu của các xínghiệp sản xuất nguyên vật liệu trong Công ty Hay xí nghiệp sản xuấtnguyên vật liệu xây dựng thì nhập các nhân tố đầu vào từ xí nghiệp chuyênkhai thác các vật liệu để sản xuất vật liệu xây dựng Chính hoạt động nội bộthờng xuyên bổ trợ cho nhau giữ các xí nghiệp làm cho tổ chức Công tycàng bền chặt và phát triển hơn

Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán

I Tổ chức bộ máy kế toán:

Mô hình tổ chức kế toán: do Công ty có qui mô lớn, địa bàn hoạt

động phân tán, do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty không

đơn giản, dới sự quản lý của nó còn có các xí nghiệp hoạt động sản xuất

Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà

XN dịch vụ

và vật liệu

Ph ơng Liệt

XN sản xuất hàng xuất khẩu

XN dệt may và dịch vụ tổng hợp

XN vận tải thuỷ Bạch

Đằng

XN chế biến lâm sản Triệu Sơn

tuơng đối độc lập nhng vẫn dới sự giám sát, chỉ đạo của Công ty nên môhình tổ chức kế toán của công ty là mô hình nửa tập trung nửa phân tán Vớihình thức tổ chức này, bộ máy kế toán của Công ty đợc kết cấu theo sơ đồsau:

có một mô hình tổ chức cơ bản gồm:

Một kế toán trởng có trách nhiệm báo cáo, trình duyệt sổ sách lênCông ty định kỳ và nếu có yêu cầu kiểm tra đột xuất Trong xí nghiệp, kếtoán trởng có quyền thay mặt Giám đốc phê duyệt các khoản thu chi, cũng

có trách nhiệm giám sát, kiểm tra , thống kê sổ sách, chứng từ kế toán… lên kế hoạch thu chi làm cơ sở hợp lý cho Giám đốc ra quyết định đầu t, sảnxuất

Tr ởng phòng tài vụ( Kế toán truởng)

cố

đinh

Kế toán tiền l

ơng

Kế toán công nợ&

thanh toán

Kế toán thành phẩm

và tiêu thụ

Thủ quĩ toán Kế

thuế

Kế toán tr ởng của các xí nghiệp trực thuộc

Một kế toán tổng hợp (những xí nghiệp có qui mô nhỏ thì kế toán ởng sẽ kiêm nhiệm trách nhiệm của kế toán tổng hợp) Kế toán tổng hợp cótrách nhiệm tổng kết, thống kê, đối chiếu sổ sách từ các kế toán chuyênmôn, khi đã kiểm tra thấy hợp lý sẽ đa lên Kế toán trởng.

Một thủ quĩ có nhiệm vụ quản lý quĩ tiền mặt, thu chi theo chứng thợp pháp, hợp lý Thủ quĩ chỉ đợc xuất tiền mặt trong truờng hợp có chữ kýcủă Kế toán trởng, Giám đốc

Một hoặc nhiều Kế toán tiền lơng tuỳ theo qui mô của xí nghiệp,thông thờng, cứ một Kế toán tiền lơng sẽ chịu trách nhiệm tính lơng cho

120 công nhân Kế toán lơng có trách nhiệm theo dõi khối lợng công việcmỗi công nhân qua bảng chấm công và các giấy tờ liên quan, qua đó kếthợp đơn giá tiền lơng mà nhà nớc qui định tính ra lơng, thởng phải trả chotừng công nhân

Một hoặc hai Kế toán hàng tồn kho theo dõi nguyên vật liệu, thànhphẩm, công cụ dụng cụ, thiết bị sản xuất hiện có trong kho Phối hợp vớithủ kho, theo dõi chất lợng, số luợng của hàng tồn kho, thờng xuyên xuốngkho kiểm tra, đôn đốc

Một hoặc hai Kế toán vốn bằng tiền Trong trờng hợp xí nghiệp chỉthu chi bằng tiền mặt thì chỉ cần một ngời theo dõi tiền mặt phối hợp vớithủquĩ

Một kế toán chi phí và tiêu thụ thành phẩm chuyên tập hợp chi phí sảnxuất sản phẩm, chi phí hoạt động dịch vụ, từ đó tính giá thành phẩm tiêuthụ Một số xí nghiệp khi thành phẩm hoàn thành thì tiêu thụ thẳng luôn,một số thì chuyển qua công ty, khi đó vẫn coi nh tiêu thụ bình thơng vàCông ty là khách hàng nhng phảI thu, phải trả sẽ theo dõi dới hình thức nộibộ

Ngoài ra tuỳ theo chuyên môn, ngành nghề sản xuất, dịch vụ cungcấp cụ thể, các xí nghiệp sẽ có thêm hoạc cắt giảm bớt nhng nhìn chung,

đây là mô hình chung mà hầu hết xí nghiệp thực hiện

Hàng tháng, hàng quí, hàng năm, Kế toán trởng của xí nghiệp sẽ báocáo lên kế toán Công ty, kế toán Công ty sẽ xử lý để tính ra kết quả hoạt

động chung của Công ty

Phòng kế toán của Công ty bao gồm một Trởng phòng, một Phóphòng, một kế toán tổng hợp, 8 nhân viên kế toán chuyên môn Nhiêm vụchức năng của từng ngòi nh sau:

Kế toán vốn bằng tiền có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi tiền

mặt, đối chiếu với tồn quĩ thực tế, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sóttrong quản lý và sử dụng quĩ tiền mặt Theo dõi, phản ánh tình hình tiền gửi

và tiền đang chuyển, tìm ra nguyên nhân gây ách tắc tiền đang chuyển… Nói chung, chức năng nhiệm vụ giống với kế toán vốn bằng tiền ở xí nghiệpnhng vì công ty lớn nên có sự khác biệt và phức tạp hơn

Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định

trong toàn công ty, tính toán, phân bổ đúng theo qui định của nhà nớc vềcác loại tài sản cố định, tham gia kiểm định, kiểm kê tài sản cố định, lên dự

án, kế hoạch sửa chữa, xây dựng, mua mới, cho thuê, đi thuê tài sản cố địnhcủa toàn công ty Hớng dẫn cụ thể cho kế toán các xí nghiệp theo dõi, tríchlập khấu hao đúng, hợp lý Xử lý kịp thời các tình huống thừa thiếu, hỏnghóc tài sản cố định

Kế toán tiền lơng, tính lơng, dự trù quĩ tiền lơng, thuởng, cho nhân

viên trong công ty công bằng hợp lý

Kế toán công nợ và thanh toán, thực chất là 2 nghiệp vụ theo dõi

phải thu, phải trả khách hàng, ngời cung cấp bao gồm cả thanh toán nội bộvới các xí nghiệp, điều tra về khả năng thanh toán của khách hàng, trích lập

dự phòng…

Kế toán tiêu thụ và thành phẩm theo dõi nhập, xuất thành phẩm từ

các xí nghiệp, hàng hoá mua về Tính, tập hợp các chi phí bán hàng, chi phíquản lý doanh nghiệp, chi phí khác để tính giá thành phẩm nhập xuất bán.xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ…

Thủ quĩ chức năng cũng giống nh thủ quĩ của xí nghiệp.

Kế toán thuế, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi đối

với Nhà nớc ở các xí nghiệp không có kế toán thuế và việc thực hiện nghĩa

vụ với Nhà nớc là hoàn toàn thông qua Công ty Thuế đợc nộp hàng tháng

Kế toán tông hợp là ngời đối chiếu từ chứng từ tới sổ chi tiết do các

kế toán chuyên môn thực hiện và Kế toán trởng của các xí nghiệp trìnhduyệt Thống kê và sắp xếp theo hệ thống các chứng từ sổ sách đó rồi đệtrình lên phó phòng

Phó phòng tài vụ, ngời trợ giúp Trởng phòng, một lần nữa theo dõi,

đối chiếu, kiểm tra xem xét những tài liệu do kế toán tổng hợp đa lên từ đóxác định kết quả kinh doanh của Công ty, tìm ra nguyên nhân lãi, lỗ tănggiảm, đề ra các phơng hớng giải quyết

Trởng phòng, nhiệm vụ chính của Trởng phòng kế toán là tổ chức bộ

máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lợng công tác kế toán, chịu tráchnhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty, thay mặtNhà nớc kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, qui định của Nhà nớc về lĩnhvực kế toán cũng nh lĩnh vực tài chính Trởng phòng là ngời lập báo cáo kếtquả kinh doanh để trình lên Ban giám đốc Xem xét, tìm hiểu nguyên nhânCông ty thành công hay thất bại, từ đó đa ra phơng hơng giải quyết, đặc biệt

là các biện pháp cắt giảm chi phí Kế toán trởng có quyền phổ biến chủ

tr-ơng và chỉ đạo thực hiện các chủ trtr-ơng về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu

kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đè liên quan đến tài chínhkhông phù hợp với chế độ qui định, có quyền yêu cầu các bộ phận kháccùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn kế toán nhng có liênquan đến bộ phận đó

II Tổ chức công tác kế toán:

1 Khái quát chung:

Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanhnghiệp nhà nớc phải áp dụng chế độ kế toán hiện hành Hiện nay công ty ápdụng chế độ kế toán theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 của Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Quyết

định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính về chế độ báocáo tài chính doanh nghiệp và Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày31/12/2001 của Bộ tài chính ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toánViệt Nam (giai đoạn 1)

Vì là một Công ty có qui mô lớn và có nhiều xí nghiệp trực thuộc nênCông ty áp dụng hình thức hạch toán nhật ký chứng từ là một hình thức tổchức chặt chẽ và áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên đối với hàng tồnkho

2 Nội dung công tác kế toán:

Cũng nh các doanh nghiệp độc lập khác, tổ chức kế toán của Công tycũng bao gồm 4 nội dung cơ bản:

*Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

*Tổ chức chứng từ kế toán

*Tổ chức sổ sách kế toán

*Tổ chức báo cáo kế toán

a Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:

Bắt đầu từ năm 2003, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản mới sửa đổitheo thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 Hệ thống tài khoản kếtoán áp dụng tại Công ty gồm : tài khoản loại 1 đến loại 9- tài khoản trongBảng cân đối kế toán, tài khoản loại 0- tài khoản ngoài Bảng cân đối kếtoán Tuy nhiên, vì đặc trng kinh doanh của mình, công ty còn bổ sungthêm những tài khoản cấp III, IV phù hợp và lợc bỏ những tài khoản không

sử dụng tới, làm cho hệ thống tài khoản của công ty sử dụng gọn nhẹ, dễtheo dõi Riêng tài khoản loại 0 Công ty không thay đổi Hiện nay công ty

đã có một hệ thống tài khoản tơng đối hoàn chỉnh

b Tổ chức chứng từ kế toán:

Vì Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức báo sổ từ các xí nghiệplên, nên tuy qui mô công ty là lớn nhng hệ thống chứng từ của công ty làkhông phức tạp Hệ thống chứng từ của Công ty bao gồm các chứng từ kếtoán theo mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành theo Quyết định số

1141 TC/QĐ-CĐKT và những chứng từ do Công ty tự bổ sung, sửa đổi phùhợp với yêu cầu quản lý của Công ty dựa theo Quyết định 1141 TC/QĐ-CDKT của Bộ tài chính Về tổ chức chứng từ, Công ty tổ chức nh một Công

ty độc lập với hoạt động thơng mại và ngoại thơng

Qui trình luân chuyển chứng từ kế toán của Công ty cũng tuân theoqui trình chung, đợc thực hiện từ việc lập chứng từ đến bảo quản lu trữchứng từ Cụ thê, qui trình đó đợc tiến hành nh sau:

Qui trình luân chuyển chứng từ

Tổ chức chứng từ phù hợp từng nghiệp vụ phát sinh  Tổ chức lậpchứng từ theo nguyên tắc đầy đủ, chính xác, rõ ràng  Tổ chức kiểm trachứng từ trớc khi vào sổ  Tổ chức sử dụng chứng từ vào các sổ liên quan

 Phân loại theo phần hành kế toán và theo thời gian đa vào hồ sơ lu trữ,bảo quản

c Tổ chức sổ sách kế toán:

Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống sổ kế toángồm:

+ Hệ thống sổ nhật ký chứng bao gồm các nhật ký chứng từ phản ánh toàn

bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của tài khoản, một

số nhật ký chứng từ có thêm cả cột theo dõi Nợ, số d đầu, cuối kỳ để theodõi chặt chẽ

+ Hệ thống sổ phụ nhật ký chứng từ là các bảng kê và các bảng phân bổ.Các bảng kê và bảng phân bổ này tuỳ từng phần hành mà có, có phần hànhchỉ có bảng kê, có phần hành chỉ có bảng phân bổ, có phần hành có cả bảng

kê và bảng phân bổ Các sổ bảng này đợc ghi chép hỗ trợ cho việc vào sổnhạt ký chứng từ và theo dõi chặt chẽ hơn những nghiệp vụ kinh tế phátsinh Số liệu của các bảng kê không đợc sử dụng để vào sổ cái

+ Hệ thống các sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết theo dõi chi tiết các tàikhoản cấp II,III… làm căn cứ cho kế toán vào nhật ký chứng từ

+ Hệ thống các sổ cái theo dõi tổng hợp theo từng tài khoản riêng Sổ cáichỉ đợc ghi một lần vào ngày cuối khoán sổ kế toán

Chu trình kế toán trên sổ kế toán đợc Công ty thực hiện chỉ tơng đốinghiêm túc từ việc mở sổ, ghi sổ, sửa chữa việc ghi chép sai trên sổ đếnkhoá sổ kế toán Tuy nhiên, trong việc sửa chữa sai trên sổ kế toán đợc kếtoán Công ty và kế toán các xí nghiệp thực hiện trong một vài trờng hợpcòn sai qui tắc, kế toán không tuân thủ nguyên tắc mà dùng bút phủ để sửa.Trong việc khoá sổ kế toán, kế toán còn thực hiện cha hoàn toàn đầy đủ cácthủ tục cần thiết, đặc biệt các vấn đề liên quan đến lập dự phòng và phân bổchi phí

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ đợc kháI quáttheo sơ đồ sau:

Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức

nhật ký chứng từ

Chứng từ và các bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ

Bảng

kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Sổ cái hợp chi tiếtBảng tổng