Hướng dẫn sử dụng mạng văn phòng điện tử

Hướng dẫn sử dụng mạng văn phòng điện tử

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MẠNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

(Hệ thống quản lý văn bản và hỗ trợ điều hành trên môi trường mạng)

Bước 1: Nhập tên đăng nhập và mật khẩu

Bước 2: Click nút Đăng nhập

2 Đổi mật khẩu

Bước 1: Click biểu tượng “2 hình người” ở góc trên, bên phải, giao diện hiệnnhư sau:

Bước 2: Click biểu tượng hình chìa khóa, sau đó nhập mật khẩu cũ và 2 lần mật khẩu mới

Bước 3: Click nút “Đóng lại” khi đổi thảnh công

3 Xử lý công việc (văn bản) được giao

Tại màn hình sau khi đăng nhập, người sử dụng sẽ thấy ngay “Danh sách công việc (văn bản) mới” – như giao diện

Người dùng Click biểu tượng tại cột “Xử lý” để xử lý văn bản

Tại giao diện Xử lý văn bản này người dùng nhập nội dung Xử lý, và chọn tiến độ xử lý công việc sau đó Click nút “Cập nhật”

Trong quá trình xử lý văn bản nếu phải trình văn bản dự thảo thì Click nút

“Trình văn bản dự thảo”, văn bản dự thảo này sẽ được gửi vào phần trao đổi nội bộcùng với file văn bản đính kèm cần xử lý

Nếu người dùng từ cấp phó trưởng đơn vị trở lên thì sang Tab “Phân cấp xử

lý công việc” để giao việc cho cấp dưới

4 Tìm kiếm Văn bản đi/ đến

Để tìm kiếm Văn bản đi (đến) người dùng Click “Tìm kiếm văn bản đi (đến)” trên Menu trái

Tiếp theo nhập các thông số cần tìm như Số văn bản, số đến, ngày nhận, loạivăn bản, cơ quan ban hành, trích yếu….sau đó Click nút “Tìm kiếm”

Kết quả tìm kiếm hiện như sau, để xem chi tiết văn bản Click số văn bản cụ thể (màu đỏ) tại cột “Số văn bản”

5. Trao đổi nội bộ

Chức năng này dùng để trao đổi (có thể có văn bản đính kèm hoặc

không)

Click “Trao đổi nội bộ” trên Menu trái hoặc “TRAO ĐỔI NB” trên Menuchính, giao diện hiện như sau:

Menu ngang có các mục

Thêm mới trao đổi: Dùng để tạo mới 1 trao đổi

DS trao đổi đã nhận: Xem các trao đổi đã nhận cũ hơn

DS trao đổi đã gửi: Xem các trao đổi đã gửi cũ hơn

Giao diện trang Thêm mới trao đổi như sau, người dùng nhập Nội dung trao đổi, Chọn file đính kèm ( Click nút Browse… xong, click biểu tượng check màu xanh), Chọn cá nhân cần trao đổi, sau đó Click nút “Gửi”

Khi người dùng có 1 trao đổi nội bộ mới thì có thể xem ngay tại màn hình sau khi đăng nhập hoặc vào phần “DS trao đổi đã nhận”

6 Xem thông báo chung

Click “Thông báo” trên Menu trái, giao diện hiện như sau

Click cột “Nội dung tóm tắt” (màu đỏ) để xem chi tiết

7 Xem lịch công tác

Click “LỊCH CÔNG TÁC” trên Menu chính Mặc định là tuần hiện tại, người dùng có thể xem tuần khác trong mục “Tuần thứ”

8 Xem kết luận họp

Click “Kết luận họp” trên Menu trái, Click cột “Nội dung tóm tắt” để xem nội dung chi tiết

9 Xem bảng lương

Click “Bảng lương tháng” trên Menu trái, Click cột “Nội dung tóm tắt” để xem chi tiết (thường là file Exel, người dùng có thể mở trực tiếp hoặc download vềmáy)

B Các tính năng phân theo đối tượng sử dụng

I Giám đốc Sở hoặc tương đương (Xử lý văn bản đến: ý kiến bút phê

và giao việc)

1 Xử lý văn bản đến (Giao việc có văn bản đến)

Tại màn hình ngay khi đăng nhập hiện ngay “Danh sách VB đến chờ xử lý”, Click cột “Số văn bản” để xem chi tiết văn bản, Click cột “Xử lý VB” để xử lý (giao việc)

Giao diện “Xử lý văn bản đến” hiện như sau: Nhập ý kiến xử lý,chọn cá nhân thực hiện, chọn người chỉ đạo, chủ trì, phối hợp, thông báo, sau đó Click

“Cập nhật”

2 Giao việc phát sinh (Không có văn bản đến)

Click giao việc trên Menu trái, nhập Nội dung công việc, thời gian dự kiến, chọn cá nhân cần giao việc…, rồi bấm nút “Cập nhật” Nếu có thêm file đính kèm thì Click Tab “Thêm file đính kèm (nếu có)”

3. Theo dõi xử lý công việc

Click “Quản lý công việc” trên Menu chính, tiếp theo Click “Theo dõi xử lý

CV (VB)” trên Menu ngang

Click biểu tượng tại cột “Xử lý” để xem chi tiết tiến độ xử lý.

II Phó giám đốc Sở, trưởng, phó các đơn vị hoặc tương đương

1 Theo dõi tiến độ xử lý công việc của cấp dưới (thuộc lĩnh vực mình phụ trách)

Click “Quản lý công việc” trên Menu chính, tiếp theo Click “Theo dõi xử lý

CV (VB)” trên Menu ngang

Click biểu tượng tại cột “Xử lý” để xem chi tiết tiến độ xử lý.

2 Giao việc (Có văn bản đến)

Tại màn hình sau khi đăng nhập có “Danh sách Công việc (VB) mới”, Click cột “VB đến liên quan” để xem chi tiết văn bản, Click biểu tượng tại cột “Xử lý”

Tiếp theo, sang Tab “Phân cấp xử lý công việc (VB)”, Click nút “Giao việc”

Nhập nội dung công việc, thời gian dự kiến, chọn đối tượng giao việc, sau

đó Click nút “Cập nhật”

3 Giao việc phát sinh (Không có văn bản đến)

Click giao việc trên Menu trái, nhập Nội dung công việc, thời gian dự kiến, chọn cá nhân cần giao việc…, rồi bấm nút “Cập nhật” Nếu có thêm file đính kèm thì Click Tab “Thêm file đính kèm (nếu có)”

4 Trình văn bản dự thảo (Báo cáo kết quả thực hiện công việc)

Trong quá trình xử lý công việc nếu có văn bản dự thảo thì Click nút “Trìnhvăn bản dự thảo”

Giao diện hiện như sau, nhập nội dung, file văn bản dự thảo, chọn cá nhân cần gửi, sau đó Click nút “Gửi”

III Chuyên viên

1 Trình văn bản dự thảo (Báo cáo kết quả thực hiện công việc)

Trong quá trình xử lý công việc nếu có văn bản dự thảo thì Click nút “Trìnhvăn bản dự thảo”

Giao diện hiện như sau, nhập nội dung, file văn bản dự thảo, chọn cá nhân cần gửi, sau đó Click nút “Gửi”.

IV Văn thư

1. Quản trị văn bản đến

- Thêm mới:

Click nút “VB đến” trên Menu chính, sau đó Click nút “Cập nhật mới văn bản” trên Menu ngang

Nhập các thông số về văn bản như: Số, ký hiệu, loại văn bản…sau đó chọn

cá nhân xử lý văn bản, Click nút “Cập nhật”

- Sửa (Văn bản chỉ sửa được khi chưa xử lý)Click nút “VB đến” trên Menu chính, sau đó Click “Sửa thông tin văn bản văn bản” trên Menu ngang

Tìm kiếm thông số về văn bản cần sửa, khi có kết quả, Click biểu tượng tại cột “Sửa” để sửa

Sửa xong Click nút “Cập nhật”

- Kết xuất sổ văn bản

Click biểu tượng Exel ở góc dưới bên phải màn hình

2. Quản trị văn bản đi (tương tự văn bản đến)

- Thêm mới