mô tả công việc phòng cung ứng

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG CUNG ỨNG I/ Thông tin chung: Bộ phận Quản lý trực tiếp II/ Mục đích công việc Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động thu mua, giao nhận hàng hóa, NVL của cô

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG CUNG ỨNG

I/ Thông tin chung:

Bộ phận

Quản lý trực tiếp

II/ Mục đích công việc

Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động thu mua, giao nhận hàng hóa, NVL của công ty./

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1 Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức điều hành kho bãi trong hệ thống sản xuất kinh doanh của Công ty

2 Điều hành, quản lý nhân viên phòng Mua và Cung ứng, kho bãi để thực hiện công tác chuyên môn

3 Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động SXKD trên cơ sở Ban Giám Đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và hiệu quả

4 Quản lý các Nhà cung ứng theo qui trình của công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển

5 Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty

6 Soạn thảo các Hợp đồng kinh tế ký kết với các Nhà Cung ứng

7 Quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động nhập – dự trữ – xuất – kiểm kê vật lực của hệ thống Kho của Công ty theo qui trình

8 Xây dựng và thực hiện hệ thống sổ sách Kho theo qui định của chế độ Kế toán Tài chính và

sự hướng dẫn của Kế toán trưởng Công ty

9 Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ và kịp thời theo qui định của Công ty Khi cần thiết phải thỉnh thị ý kiến và định kỳ hàng tháng báo cáo tình hình hoạt động của phòng cho Giám đốc Tài chính

cung ứng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, có tính đến tiết kiệm chi phí để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh

11 Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế – tài chính

IV/ Tiêu chuẩn:

1 Trình độ đại học trở lên

2 Kinh nghiệm ít nhất 5 năm trong ngành, 2 năm ở vị trí tương đương

3 Khả năng quản lý nhân viên tốt

4 Vi tính văn phòng, tiếng anh trình độ B trở lên

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VẬT TƯ

I/ Thông tin chung:

Bộ phận

Quản lý trực tiếp

II/ Mục đích công việc

Trực tiếp thực hiện hoạt động thu mua, giao nhận hàng hóa, NVL của công ty./

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1 Nhận các phiếu yêu cầu mua hoặc sửa chữa CÔNG CỤ - LINH KIỆN - MÁY MÓC THIẾT

BỊ từ các đơn vị nội bộ

2 Tìm nhà cung ứng, lấy báo giá, so sánh lựa chọn để có NCU phù hợp

3 Lập hồ sơ và trình ký NCU được chọn

4 Lập đơn đặt hàng khi đã được xem xét Khi tiến hành mua hàng phải thông qua và được sự đồng ý về chất lượng & giá cả của Trưởng phòng Mua & Cung ứng

5 Theo dõi tiến độ sửa chữa, lắp ráp, chạy thử

6 Lập các biên bản nghiệm thu, trình ký, hoàn tất hồ sơ sửa chữa

7 Thực hiện việc mua hàng đối với các yêu cầu phát sinh đột xuất hoặc số lượng ít mà nhà cung cấp không giao hàng được

8 Cập nhật thông tin liên quan đến các nhà cung cấp : năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển… để mọi thời điểm chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất

9 Sắp xếp kế hoạch sửa chữa, mua mới, đốc thúc giao hàng nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời yêu cầu SXKD của các đơn vị

10 Bằng các phương tiện tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới

11 Thực hiện một số công việc khác khi có yêu cầu của Trưởng phòng hoặc cấp có thẩm quyền

1 Tốt nghiệp Trung học phổ thông trở lên

2 Có tinh thần trách nhiệm, năng động trong công việc

3 Giao tế, ứng xử tốt và am hiểu thị trường hàng hóa liên quan

4 Kinh nghiệm ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN GIAO NHẬN

I/ Thông tin chung:

Bộ phận

Quản lý trực tiếp

II/ Mục đích công việc

Trực tiếp thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa, NVL của công ty./

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1 Nhận hoà hoá, hồ sơ tài liệu đầy đủ theo yêu cầu

2 Giao hàng hoá, tài liệu hồ sơ theo lịch phân công, theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất kinh doanh, của Trưởng phòng

3 Kiểm tra hàng hoá, hồ sơ, sau đó ký vào phiếu xuất và sổ giao nhận (nếu có)

4 Ghi đầy đủ tên hàng hoá, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào sổ giao nhận

5 Lưu giữ, vận chuyển hàng hoá, tài liệu hồ sơ cẩn thận Trong quá trình giao nhận, mang – vác hàng hoá cẩn thận tránh bị vỡ, rách, lủng v.v

6 Giao đầy đủ hàng hoá, tài liệu hồ sơ cho người nhận, sau đó yêu cầu ký tên vào sổ giao nhận của mình

7 Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hoá, tài liệu hồ sơ được giao đầy

đủ, đúng thời hạn

8 Lập sổ giao nhận gồm các nội dung: ngày, hàng hoá – chứng từ, nơi giao, nơi nhận, thời hạn, người nhận ký Trưởng phòng thu mua về những vấn đề phát sinh trong việc vận chuyển chứng từ và hàng hoá, xin ý kiến giải quyết

kháng

10 Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng thu mua giao

IV/ Tiêu chuẩn:

1 Trình độ học vấn/chuyên môn: Có bằng tương đương 12/12 trở lên

2 Kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp tốt Khả năng viết rõ ràng, sạch đẹp

3 Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí giao nhận hàng hoá

4 Phẩm chất cá nhân: Tác phong nhanh nhẹn Có sức khỏe tốt Trung thực và cẩn thận