Mô tả công việc phòng nhân sự

Mô tả công việc phòng nhân sự

Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 1 of 17 Document name: MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ I/ Thông tin chung: Vị trí Thời gian làm việc Bộ phận Quản lý trực tiếp II/ Mục đích công việc Quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự của công ty. III/ Nhiệm vụ cụ thể: 1. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. 2. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. 3. Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. 4. Lập ngân sách nhân sự. 5. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. 6. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. 7. Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. 8. Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. 9. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 2 of 17 Document name: 10. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. 11. Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty. 12. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự. 13. Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty. 14. Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. 15. Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. 16. Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty. 17. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. IV/ Tiêu chuẩn: 1. Trình độ học vấn/chuyên môn: - Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên. - Vi tính văn phòng tương đương B trở lên. 2. Kỹ năng: - Kỹ năng lãnh đạo nhân viên. - Kỹ năng lập kế hoạch. - Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc. - Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo. - Kỹ năng giao tiếp tốt. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 3 of 17 Document name: 3. Kinh nghiệm: - Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh. - Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. 4. Phẩm chất cá nhân: - Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc. - Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác. - Sáng tạo trong công việc. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 4 of 17 Document name: MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN NHÂN SỰ I/ Thông tin chung: Vị trí Thời gian làm việc Bộ phận Quản lý trực tiếp II/ Mục đích công việc Thực hiện hoạt động nhân sự của công ty. III/ Nhiệm vụ cụ thể: 1. Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng: - Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký - Jập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP - Lập – gởi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho TP, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư - Lên danh sách phỏng vấn, thông báo ứng viên phòng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc. 2. Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc. 3. Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty: lưu hồ sơ CNV trong file theo bộ phận. Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng. 4. Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 5 of 17 Document name: 5. Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất cả CNV nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự như danh sách CNV hiện thời. 6. Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho CNV đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ đào tạo của CNV, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo. 7. Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP. 8. Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán. 9. Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp cho người lao động và tổ chức thực hiện. 10. Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan. 11. Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển TP duyệt, chuyển P.Kế toán để tính lương cho nhân viên. Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý. 12. Quản lý nghỉ phép của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS. 13. Quản lý nghỉ việc của CNV, cụ thể là: - Nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin nghỉ việc - Sau khi nhận biên bản bàn giao công việc, trình TP xem biên bản bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất cả CNV trong tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau khi TP xác định phương án trả lương nghỉ việc cho CNV, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phòng kế toán để trả lương. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 6 of 17 Document name: 14. Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn. 15. Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty. Nhận báo từ người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi từng loại báo, sau đó chuyển báo cho người nhận. 16. Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao. 17. Quản lý tổng đài theo qui định của Công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho CNV Công ty theo yêu cầu. 18. Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả. 19. Nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn. 20. Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp của công ty. 21. Lập lịch làm việc của Manager hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm việc cho các cá nhân có nhu cầu. Ghi lịch làm việc Manager lên bảng. 22. Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách. 23. Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công. IV/ Tiêu chuẩn: 1. Trình độ học vấn/chuyên môn: - Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành quản trị kinh doanh, quản lý công nghiệp, quản trị nhân sự, lao động tiền lương, hành chánh văn phòng. - Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên. 2. Kỹ năng: - Kỹ năng giao tiếp tốt. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 7 of 17 Document name: - Tin học văn phòng thành thạo. 3. Kinh nghiệm: - Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý nhân sự, hành chánh. 4. Phẩm chất cá nhân: - Trung thực, nhiệt tình công tác. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 8 of 17 Document name: MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HÀNH CHÁNH I/ Thông tin chung: Vị trí Thời gian làm việc Bộ phận Quản lý trực tiếp II/ Mục đích công việc Thực hiện hoạt động hành chánh của công ty. III/ Nhiệm vụ cụ thể: 1. Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tình hình công tác vệ sinh một tuần kiểm tra 3 lần theo mẫu của Phòng HCNS (2/4/6 buổi sáng). 2. Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng. Xác định định mức của các dụng cụ vệ sinh của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng. 3. Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác. Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác. Hàng tuần lập biên bản kiểm tra việc thu gom tác của công ty, báo cáo TP HCNS. 4. Làm thủ tục đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động hành chánh văn phòng. 5. Quản lý thực hiện hợp đồng giữ xe. Theo dõi số lượng xe trung bình gởi hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng, cách thức giữ xe, tư vấn áp dụng các biện pháp giữ xe an toàn cho CNV Công ty. Hàng tháng lập biên bản kiểm tra việc giữ xe của công ty. 6. Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức xã hội nghề nghiệp. Lập danh sách các cơ quan chính quyền đia phương theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng. Ghi chú các thời gian phải xây dựng mối quan hệ. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 9 of 17 Document name: 7. Quản lý hoạt động của đồng hồ treo tường. Lập sơ đồ các loại đồng hồ treo tường, thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn của pin để thay thế pin theo yêu cầu. 8. Quản lý hệ thống nước uống. Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng 2 tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng. 9. Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện. Quản lý hợp đồng thuê điện tại các văn phòng. Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện tại các văn phòng. Khi có thông tin cắt điện, lập thông báo trình TP kỳ và chuyển cho bộ phận liên quan trước ngày điện bị cắt để các bộ phận chuẩn bị công việc. Dán các chỉ dẫn sử dụng cho các công tắc tại các công tắc điện (ép keo trong). 10. Lập biên bản kiểm tra các toà nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình TP phương án sửa chữa, thay thế. 11. Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước 1 lần/ngày, lúc 11 giờ). Quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý sự cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng tại các văn phòng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền nước. 12. Quản lý sách thư viện. Lập danh sách các loại sách trong thư việc công ty, lập mã số các loại sách, lập sổ cho mượn sách. 13. Quản lý các loại hợp đồng của Phòng HCNS. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo. 14. Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra số bản đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp. Số bản công chứng tồn là 20. 15. Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút. Thư ký HC thông báo lịch họp ngay sau khi nhận được thông tin, lập thư mời họp (nếu được yêu cầu) và chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công. Trước khi cuộc họp diển ra thư ký HC có trách nhiệm nhắc lại các thành viên tham gia cuộc họp. Trường hợp các cuộc họp thường kỳ của BGĐ thì thư ký hỏi người chủ trì về thời gian họp và thông báo lại cho các thành viên khác được biết. Code : Version : 1.0 Dated : 10/01/2008 LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Page : Page 10 of 17 Document name: 16. Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng HCNS trừ VPP do tiếp tân làm thủ tục mua. 17. Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP HCNS. 18. Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax. 19. Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng. 20. Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho các bộ phận liên quan. 21. Thực hiện các công tác hành chánh do TP. 22. Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ bảy hàng tuần. 23. Thực hiện các công việc khác do BGĐ, Trưởng phòng phân công. IV/ Tiêu chuẩn: 1. Trình độ học vấn/chuyên môn: - Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoa học xã hội nhân văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng. - Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên. - Tiếng Anh trình độ A trở lên. - Có kiến thức về công tác hành chánh. 2. Kỹ năng: - Chữ viết đẹp rõ ràng. - Kỹ năng giao tiếp tốt. - Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt. - Sử dụng thành thạo Word, Excel. 3. Kinh nghiệm: - Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chánh, thư ký, tiếp tân. 4. Phẩm chất cá nhân: . name: MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN NHÂN SỰ I/ Thông tin chung: Vị trí Thời gian làm việc Bộ phận Quản lý trực tiếp II/ Mục đích công việc Thực hiện hoạt động nhân. Document name: MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ I/ Thông tin chung: Vị trí Thời gian làm việc Bộ phận Quản lý trực tiếp II/ Mục đích công việc Quản lý