lập kế hoạch tham gia một sự kiện ở ngoài văn phòng

Lập kế hoạch tham gia một sự kiện ở ngoài văn phòng Thậm chí nếu quan chức trong chính phủ nước bạn được mời đến tham dự một sự kiện ở bên ngoài, bạn cũng cần xem xét tất cả yếu tố liên

Lập kế hoạch tham gia một

sự kiện ở ngoài văn phòng

Thậm chí nếu quan chức trong chính phủ nước bạn được

mời đến tham dự một sự kiện ở bên ngoài, bạn cũng cần

xem xét tất cả yếu tố liên quan đến việc tham dự của quan

chức đó, kể cả giấy mời và tài liệu gửi báo chí trong đó

nói đến việc tham dự của quan chức đó

Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước

khi sự kiện bắt đầu Nhờ đó, họ có thể hỗ trợ thay mặt bạn

và tìm hiểu xem có thay đổi nào về chương trình không và

thông báo cho quan chức chính phủ Nếu không làm việc

này, bạn sẽ không thể kiểm soát được việc tham dự của

quan chức chính phủ Một phần quan trọng trong việc lập

kế hoạch tổ chức tham gia một sự kiện ở bên ngoài là

đánh giá giấy mời Hãy xem xét tình huống sau: một quan

chức chính phủ đi mất hàng giờ đồng hồ để đến đọc một

bài diễn văn trước những cử tọa mà ông ta cho rằng sẽ là

những người ủng hộ ông ta Nhưng khi đến nơi, ông ta

phát hiện ra rằng ông ta sẽ cùng phát biểu với những đối

thủ của mình, những người mà ông ta sẽ phải tranh cãi

trước những đại biểu tham dự không mấy thiện cảm

Không có nhân viên nào kiểm tra trước chương trình và vì

thế không ai biết rằng sự kiện trên thực tế đã diễn ra khác

với nội dung qua lời mời bằng miệng trước đó

Để ngăn ngừa những tình huống bất ngờ như vậy, nhiều

chính trị gia yêu cầu rằng tất cả các lời mời phải bằng văn

bản Nhờ đó, họ biết chính xác mình đang được đề nghị

làm việc gì và có thể trao đổi về việc tham dự theo nội

dung thư mời Sau đó, nhiều người mới trả lời bằng văn

bản thông báo về việc tham dự của họ

Khi một lời mời được chuyển qua điện thoại, người phát

ngôn báo chí hoặc lập kế hoạch có thể nói: "Chúng tôi chỉ

chấp nhận lời mời dưới hình thức văn bản Đề nghị

chuyển qua đường thư tín, fax hoặc thư điện tử thư đề

nghị có những thông tin sau đây"

 Tên của sự kiện

 Mục đích

 Ngày và thời gian Về phần này, nên tìm hiểu xem có

quy định chính xác hay không Ví dụ, nếu một hội

nghị được tổ chức trong vài ngày và một quan chức

được mời tham dự vào một ngày cụ thể nhưng vào

ngày đó quan chức này lại không thể tham dự được,

liệu có thể thay bằng ngày khác hay không?

 Địa điểm

 Số lượng đại biểu dự kiến tham gia

 Có các đại biểu khác hay không và họ là những ai

 Thông lệ có mời một vị khách phát biểu tại sự kiện

hay không Người đó có phải là quan chức cấp trên

của bạn không, ví dụ đó là một nguyên thủ quốc gia

 Vai trò của quan chức chính phủ là gì – sẽ đọc bài

phát biểu chính, là diễn giả duy nhất hay là một trong

số các diễn giả, sẽ phát biểu về chủ đề nào, v.v…

 Sự kiện đó có mời hay không mời báo giới tham gia

đưa tin

 Nếu đây là một sự kiện thường niên hoặc định kỳ,

các phương tiện thông tin đã nói gì về sự kiện này

trong những lần trước

Sau đó bạn có thể xem xét giấy mời và thay đổi những nội

dung mà bạn thích hoặc không thích, thương lượng trên

cơ sở nội dung thư mời Và bạn có thể phúc đáp bằng văn

bản về những nội dung mà bạn muốn chấp nhận và

những nội dung mà bạn sẽ tham dự